n VEREIN – ABSCHIED NEHMEN
ELVIS ist im Ruhestand – Willkommen bei VereinOnline! Fast 33 Jahre lang nutzte der Bramfelder SV das „Elektronische Vereins-Informationssystem“ – kurz ELVIS. Elvis war ein treuer Freund unserer Verwaltungsmitarbeiter*innen. Doch auch in Version 13 und folgende wird ELVIS nicht zu einer Plattform ausgebaut, die sich für den Austausch der Mitglieder untereinander eignet. Dieser Grund war ausschlaggebend für die Entscheidung des BSV-Vorstandes, sich grundlegend neu zu orientieren.
Abschied nehmen von Alten...
Startschuss im Sommer 2019: Digitalisierungsprojekt der Alexander-Otto-Sportstiftung Gemeinsam mit unserem Nachbarverein TuS Berne bewarben wir uns um die Teilnahme am Digitalisierungsprojekt der Alexander-Otto-Sportstiftung und wurden im Sommer 2019 als einer von 15 Vereinen ausgewählt. Damit hatte der BSV die Chance auf eine finanzielle Förderung bei zeitnaher Umstellung. Es war schnell klar, dass nur eine Gesamtlösung aus Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Mitgliederportal und Buchungstool für Kurse und Plätze in Frage kam. Uns überzeugte das System von VereinOnline. org am meisten, weil es ein besonders entwicklungsoffenes System ist. Hier wird nicht „von der Stange“ gekauft, sondern es gibt für jedes Problem entweder bereits eine vorhandene Lösung oder eine kurzfristige Anpassungsmöglichkeit.
Beginn der Umsetzung im Frühjahr 2020
Nach Vorstandsbeschluss im Februar wurde Anfang März 2020 der Lizenzvertrag mit VereinOnline abgeschlossen. Im 2. Quartal gaben wir einigen Testusern die Gelegenheit, sich auf der Plattform mal umzuschauen und uns erste Rückmeldungen zu geben. Außerdem wurde die Migration der Daten aus ELVIS vorbereitet, getestet und geplant. Als Pilotprojekt wurde die Platzbuchung im Beachpark Bramfeld Anfang Juni in den Realbetrieb genommen. Zum 1. Juli trauten wir uns dann die Umstellung der Mitgliederverwaltung und der Buchhaltung zu. In über 3.000 Fällen bei knapp 3.800 Mitgliedern klappte dies auch auf Anhieb gut. Doch an einigen Stellen steckte der Teufel im Detail und wir mussten eine ganze Reihe von Korrekturen vornehmen, die bei einer Reihe von Mitgliedern zu Fehlbuchungen und manchmal überhöhten Abbuchungen geführt haben. Dafür bitten wir auch an dieser Stelle nochmals um Entschuldigung und um Verständnis. Die Umstellung der Sachkontenbuchhaltung musste aufgrund der akuten Notwendigkeit der Beitragskorrekturen etwas zurückgestellt werden. Doch auch hier sind wir dank des unermüdlichen Einsatzes von Nicole Ebert mittlerweile auf einem guten Weg, bis zum Jahresende die Übergangsprobleme zu bewältigen.
Schon jetzt haben wir damit begonnen, für jede Sportart direkt aus den Daten von VereinOnline die aktuelle Übersicht der Trainingszeiten zu erstellen. Für die Kommunikation an die „Noch-Nicht-Mitglieder“ wird das sehr hilfreich sein. Hinzu kommt, dass wir auch den Vereinseintritt in den BSV online ermöglichen möchten. Da es bei diversen Sportarten aber unterschiedlichste Anforderungen für diesen Prozess gibt, werden wir da noch ein wenig Zeit benötigen. Ab dem Frühjahr 2021 beabsichtigen wir, neben den Beachvolleyballfeldern auch die Belegung der Tennisplätze über VereinOnline zu verwalten und zu vermieten. Derzeit organisieren wir ein für alle BSV-Mitglieder offenes Online-Sportangebot unseres Aktiv & Gesund-Trainerteams. Außerdem werden wir sobald es „Corona“ uns erlaubt, auch unsere Kursangebote über die Plattform organisieren. Möglich sind für unsere Sparten z. B. eigene Newsletter, ein Sparten-Blog, eine gemeinsame Dateiablage für die Trainerteams, wo z. B. auch Trainingsinhalte dokumentiert werden können, oder auch nur den eigenen Mitgliedern zugängliche Bildergalerien, Chatgruppen und News-Feeds.
Der Datenschutz in einer Hauptrolle
Ein großer Vorzug von VereinOnline gegenüber einigen anderen Verwaltungs-Apps für Sportgruppen ist, dass die Datenschutzbestimmungen komplett eingehalten werden. Um persönliche Daten der Mitglieder sehen zu können, bedarf es einer erhöhten Rechtestufe. Selbstverständlich kann jedes Mitglied seine eigenen Daten ändern, die Rechnungen für die Vereinsbeiträge einsehen und ggf. ausdrucken, sowie jederzeit eine aktuelle Mitgliedsbescheinigung erstellen. Auf die Datenbasis kann notwendigerweise über das Internet zugegriffen werden; die Server stehen aber in Deutschland und das System wird mit den für derartige Daten heutzutage üblichen Verschlüsselungen geschützt. Mit VereinOnline ist es möglich, künftig auf nicht datenschutzkonforme Tools wie z. B. WhatsApp-Gruppen zu verzichten. Wir erwarten noch eine Weiterentwicklung der VereinOnline-App, um diese Funktionen vollständig bereitstellen zu können. Unsere Chance ist, dass wir selbst Einfluss auf die Entwicklung der App haben, denn unsere Wünsche genießen hohe Priorität beim Hersteller. Deswegen freuen wir uns, wenn uns viele Rückmeldungen der Mitglieder erreichen, was noch zu verbessern ist und welche Funktionen jetzt schon hilfreich sind. Wir sind sehr stolz auf das, was wir in nicht mal eineinhalb Jahren erreicht haben und danken insbesondere der Alexander-Otto-Sportstiftung, die uns sowohl mit den sehr hilfreichen Workshops als auch finanziell hervorragend unterstützt hat. Außerdem danke ich den ehren- und hauptamtlichen Kolleg*innen, die bereit sind, diesen nicht immer einfachen Weg mit zu gehen und die sich durch jede Anfangsschwierigkeit durchbeißen. Wie so oft im Sport: Ohne das Team läuft das nicht. Michael Sander Neues Tool: z.B. die Platzbuchung des Beachparks über Vereinonline
Sukzessiver Ausbau der Nutzung
Nach und nach beginnen unsere Abteilungen, die Möglichkeiten der Plattform zu entdecken und zu nutzen. Vor allem die Funktionen der Anmeldung für Trainingszeiten und die Verwaltung der Gruppe durch die Trainer*innen mit dem gleichen Datenbestand wie die BSV-Geschäftsstelle hat große Vorzüge. Auch die direkte Kontaktmöglichkeit mit den Mitgliedern der eigenen Sportgruppe, Abteilung oder auch des ganzen Vereins sind sehr wertvoll. Schon jetzt profitieren wir von der einfachen Möglichkeit, bestimmte Gruppen von Mitgliedern direkt und persönlich anzuschreiben, per Mail oder - wie bislang zwei Mal – per Papierbrief an diejenigen Mitglieder, von denen bei uns keine E-Mailadresse im System hinterlegt ist.
Und was kommt noch?
Die Digitalisierung unserer Verwaltung ist ein Prozess, der noch lange nicht zu Ende ist. Viele Ideen für zusätzliche Funktionen gibt es schon, viele weitere werden in den nächsten Wochen und Monaten noch entstehen. Als nächsten großen Entwicklungsschritt planen wir, die Aufwandsentschädigungen und Honorare unserer Trainer*innen und Übungsleiter*innen zu digitalisieren und damit die Abwicklung für alle Seiten zu vereinfachen.
14 | BRAMFELD aktuell
Wir bitten unsere Mitglieder um Prüfung der eigenen Daten, vor allem, ob die hinterlegte E-Mail-Adresse korrekt ist und regelmäßig abgerufen wird.
Frohe ten h c a n h i e W
