Young QA

Rianne van Duren, QA Officer bij Dutch Nutrition Hoe zorg je ervoor dat je geen taak over het hoofd ziet?

Jonge kwaliteitsprofessionals stellen in deze rubriek een vraag aan een ervaren vakgenoot. Dit keer is dat Rianne van Duren van Dutch Nutrition: “Tijdens mijn studie voedingsmiddelentechnologie heb ik veel basiskennis verworven, maar niet hapklaar geleerd wat voor taken er allemaal precies bij een kwaliteitsfunctie horen. Ik heb nu wel meegekregen dat een kwaliteitsafdeling erg diverse taken heeft. Hoe zorg je ervoor dat je het overzicht houdt van de taken die bij QA horen en hoe zorg je ervoor dat je niks over het hoofd ziet?” Annaberth van der Steege van Marley Spoon geeft antwoord.

“Ik herken mijzelf volledig in je vraag. Toen ik voor het eerst ging werken op een kwaliteitsafdeling, werd de diversiteit in taken en onderwerpen mij pas écht duidelijk. Het klinkt cliché, maar voor een goed overzicht heb je een duidelijke processtructuur nodig. Je moet begrijpen waar een proces start en waar het eindigt, wat de in- en output is, en waar de potentiële risico’s liggen.

Vervolgens is het essentieel om deze potentiële risico’s meetbaar te maken en om te definiëren wie verantwoordelijk is voor welk proces. Daarnaast is het belangrijk om vast te stellen met welke interval de controles plaatsvinden en worden gerapporteerd. Hoe meer deze data digitaal wordt verzameld, hoe meer real-time je kunt rapporteren. Bij Marley Spoon houden we van data en werken we in onze afdeling met quality dashboards. Hierin zijn de resultaten zichtbaar voor iedereen binnen het team en de gehele organisatie. Als afdelingshoofd heb ik het overzicht en zie ik vrijwel meteen waar we als team op moeten focussen.

Daarnaast zitten we wekelijks met de teams samen om in detail naar de data te kijken. Ieder teamlid rapporteert zijn of haar data en de oorzaken van eventuele problemen. We maken vervolgens samen een actieplan om deze oorzaken te elimineren.

Het uitdagende en leuke van een baan op een kwaliteitsafdeling is dat wij te allen tijde de vrijheid hebben om een proces in te duiken. Om naar de WHY? WHY? WHY? te vragen en vervolgens weer uit te zoomen. Toch kan het altijd en overal gebeuren dat je iets over het hoofd ziet. Vaak is dit een scenario waar je in eerste instantie geen rekening mee hebt gehouden. Het is dan belangrijk om dit te bespreken met het team. Afhankelijk van de situatie en de ernst, organiseren we bij Marley Spoon zogenaamde post mortem-meetings. In deze bijeenkomsten ligt de focus op het identificeren van de oorzaken zonder met de vinger naar een individu of team te wijzen. Dit helpt ons om de controlepunten aan te passen, scherp te stellen en te communiceren. Zo zorgen we dat iedereen het overzicht weer heeft!

Om het risico van het ‘over het hoofd zien’ te elimineren, probeer ik zo goed mogelijk op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in voedingsmiddelenkwaliteit. Dit kan bijvoorbeeld via podcasts, nieuwsitems, conferenties etc. Ook is het goed om te doen wat je hier in VMT hebt gedaan, namelijk vragen stellen binnen je netwerk!”