Vernieuwend en snel schakelen?

Een nieuwe oplossing bedenken voor de tekorten op de arbeidsmarkt. Iets wat nog niet eerder geprobeerd is, wat snel uit de grond gestampt moet worden en waar best nog wat haken en ogen aan zitten. Hoe doe je dat op een goede manier als or en organisatie?

KwadrantGroep, een zorgorganisatie in Friesland, biedt zorg, ondersteuning en behandeling op locaties en bij cliënten thuis. Er werken zo’n 6300 medewerkers en rond de 12000 cliënten ontvangen zorg. Krapte op de arbeidsmarkt en een toenemende vraag naar zorg zetten ook hier de zorg onder druk. Om de kwaliteit van zorg op peil te houden en te voorkomen dat zorg moet worden afgeschaald, moeten zorgorganisaties slimmer en anders werken.

Zomer 2021 stond vooral de thuiszorg van de KwadrantGroep het water aan de lippen. De zomerroosters waren klaar maar 90 diensten konden niet ingevuld worden door een tekort aan mensen. Wanneer er geen actie werd ondernomen, zou een gedeelte van de zorg aan thuiswonende cliënten afgeschaald moeten worden. Door de corona- crisis was er beleidsmatig ruimte gemaakt om anders te werken. KwadrantGroep bedacht binnen die ruimte een gedurfde oplossing om de continuïteit van zorg te waarborgen en tegelijk de werkdruk van de verzorgenden en verpleegkundigen te verlagen. Een vernieuwende manier van werken die hen de HR Zorg Award 2022 opleverde.

Voorwaarden voor de uitwerking

Or-voorzitter Ellen Reitsma en vicevoorzitter Richtsje Hansma vertellen hoe de ondernemingsraad bij dit proces werd betrokken. ‘Vanaf het allereerste begin zijn we samen opgetrokken met de organisatie,’ vertelt Ellen Reitsma. ‘Het idee was dat ongediplomeerde zorghulpen de minder complexe taken zouden overnemen van gediplomeerde zorgprofessionals: verzorgenden IG en verpleegkundigen. Zoals ondersteuning bij wassen, aankleden en het aan- en uittrekken van steunkousen. Zo kregen de reguliere thuiszorgteams ruimte om complexere zorg te blijven leveren.’ ‘Cruciaal hierin was dat de bestuurder ons direct goed heeft meegenomen in dat er iets moést gebeuren. Iedereen voelde de noodzaak. Het afschalen van de zorg is het laatste wat je wilt doen. Dat je cliënten moet bellen om te vertellen dat er vanavond niemand kan komen.’

Ellen geeft aan dat het niet makkelijk was. De ondernemingsraad had namelijk net verkiezingen gehad en door corona moest alles digitaal. ‘We hebben bijna een jaar vergaderd terwijl we elkaar soms nog nooit live hadden ontmoet. Dit grote onderwerp van taakdelegatie kwam er extra bij, midden in de coronatijd met ook andere onderwerpen die veel aandacht vroegen. Dus dit was best wel een uitdaging. De noodzaak was duidelijk en hierdoor vond iedereen het een goed idee. We moesten vooral gaan kijken naar ‘hoe’. Wij hadden namelijk wel zorgen over de uitwerking van de taakdelegatie.’

Richtsje Hansma: ‘In het begin waren er nog geen officiële adviesaanvragen maar hebben we vooral gepraat over wat voor ons belangrijke voorwaarden waren om dit goed uit te rollen. Het is begonnen met een pilot in één team. Dat we hier direct zo in mee konden gaan, kwam door verschillende dingen. De Kwadrantgroep heeft verschillende kernwaarden, waaronder “Oprechte Aandacht” en “Kracht door Verbinding”. Dit zie je terug in hoe de bestuurders omgaan met de ondernemingsraad. We worden altijd in alle onderwerpen in een heel vroeg stadium meegenomen. De betrokken bestuurders en regiomanager zijn hiervoor misschien wel zes keer bij de or geweest. Om ons mee te nemen in de voortgang maar ook om te discussiëren over de vragen en zorgen van de or-leden. Ook waren ze altijd bereikbaar voor vragen. Niet dat het altijd goed gaat, maar wanneer soms dingen misgaan, gaan we hierover in gesprek en komen we daar altijd weer uit.’

Verantwoordelijkheden

‘Onze zorgen inzake dit onderwerp gingen vooral over de verantwoordelijkheden die bij de zorghulpen werden gelegd,’ vervolgt Richtsje. ‘Deze nieuwe collega’s zijn gemotiveerd in het werken met de cliënten maar ze hebben geen zorgachtergrond en geen zorgopleiding. Zeker omdat de pilot zou starten in de thuiszorg, waar de zorghulpen alleen op pad zouden gaan. Onze vragen werden serieus genomen en we kregen heldere antwoorden. De or heeft ook meegedacht over de verantwoordelijkheden die de zorghulpen zouden krijgen. Daarbij blijven de verzorgende IG en de (wijk)verpleegkundige altijd eindverantwoordelijk.’

Achter de schermen hebben de bestuurder en de regiomanager ook gesprekken gevoerd met het ministerie van VWS, Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en de zorgverzekeraar, om draagvlak te creëren voor het beleggen van taken bij een lager deskundigheidsniveau. Ellen

Reitsma: ‘Uiteindelijk kregen we voor het uitrollen van de pilot een adviesaanvraag. Deze hebben we alsnog kritisch bekeken. Het inwerktraject was voor ons een belangrijk punt: niet iedereen die dit werk wil doen, is geschikt ervoor. Door de coronamaatregelen was het moeilijk om een achterbanraadpleging te houden. Dit was ook ingewikkeld omdat het zo snel ging.’

Minuren

Collega’s waren in het begin niet allemaal positief over deze nieuwe manier van werken. “Ik ben drie jaar naar school geweest en iemand zonder zorgopleiding kan nu zomaar mijn werk gaan doen?” Ook waren zorgverleners bang om minuren op te lopen of misschien zelfs hun baan verliezen. Volgens de bestuurder was dat laatste niet aan de orde. En eventuele minuren van gediplomeerde zorgprofessionals door de nieuwe manier van werken, zouden kwijtgescholden worden. In teambesprekingen lichtten de managers de uitvoering van de pilot in de teams toe en ze beantwoordden alle vragen. Dit gaf rust en duidelijkheid.

Positief

Ellen vervolgt: ‘Uiteindelijk bleek de eerste pilot een doorslaand succes en kon iedereen de positieve effecten ervaren. Het zorgt voor veel meer rust op de route en geeft ruimte aan verzorgenden en verpleegkundigen om ook aan cliënt-overstijgende zaken toe te komen. Toen de organisatie een volgende pilot wilde starten bij meer teams, kregen we opnieuw een adviesaanvraag. Alhoewel er nu soms meer zorgverleners bij één client komen, zijn ook bijna alle cliënten positief over deze nieuwe manier van werken.’

Ontwikkelen

Richtsje: ‘Een positief effect van deze nieuwe manier van werken is dat de zorghulpen ook heel enthousiast zijn en meerdere mensen hebben aangegeven dat ze zich verder willen ontwikkelen door een opleiding te doen. Voor de Kwadrantgroep is dit ook een nieuwe manier van instroom van zorgcollega’s.’

Ellen: ‘Om als or op deze manier te kunnen meebewegen, moet er goed contact zijn tussen or en raad van bestuur. Dat contact is intensief en gebaseerd op transparantie en vertrouwen. Er is altijd een appje of een belletje over en weer wanneer er iets is. Ook wanneer zaken nog onzeker of onduidelijk zijn, worden we in het voortraject meegenomen. Wij zijn ook een transparante or, dus wanneer wij signalen krijgen uit de organisatie dan nemen we dat ook mee richting de bestuurder.’ Richtsje: ‘Tijdens vergaderingen kan het wel even vlammen maar we kunnen daarna ook weer goed met elkaar lunchen. We weten dat we elkaar nodig hebben.’