Nieuwkomers snel aan de slag!

Iedere ondernemingsraad krijgt eens in de zoveel tijd te maken met nieuwe leden. Soms tijdens de zittingsperiode, soms na verkiezingen. Hoe raken zij snel thuis in de medezeggenschap?

Nieuwe or-leden moeten de medezeggenschap leren kennen, want dat is voor hen een onbekende wereld met eigen regels. Zij moeten ook hun collega or-Ieden leren kennen. Bij een grotere organisatie bestaat de kans, dat zij niemand kennen met wie ze gaan samenwerken. Het mag duidelijk zijn dat kennismaking en teamvorming voor de hand liggende stappen zijn om van de nieuwe or

Handige startlijst!

één geheel te smeden. Als de nieuwe leden goed en snel worden ingewerkt, kunnen ze van grote waarde zijn in de ondernemingsraad.

Ervaren leden

Meestal is er een vaste kern van or-leden met ervaring. Zij staan garant voor de continuïteit. Stoppen alle ervaren or-leden, dan is de overdracht van groot belang. Maak hier afspraken over

Het is handig als nieuwe leden de volgende informatie krijgen wanneer zij starten met het medezeggenschapswerk:

• De samenstelling van de ondernemingsraad en commissies (wie is wie);

• taakverdeling (dagelijks bestuur, rol ambtelijk secretaris, commissies, portefeuilles) binnen de or;

• faciliteiten (tijdsbesteding, vergaderen in werktijd, telefoon, scholing en dergelijke);

• wegwijs worden in het or-archief;

• het or-reglement en andere belangrijke stukken;

• laatste notulen van de or- en overlegvergadering;

• de laatste or-nieuwsbrieven;

• het testament van de oude or;

• een praktisch handboek met informatie over de medezeggenschap;

• vergaderdata en -frequentie;

• overzicht concern- en medezeggenschapsstructuur; en zorg dat de onervaren leden een vraagbaak hebben in de organisatie. De ervaren leden zijn een grote kennisbron, van wie nieuwkomers veel kunnen leren. Bedenk waar de nieuwe or-leden behoefte aan hebben. Hoe kun je kennis overdragen aan de nieuwelingen en hoe kun je de nieuwe leden van meet af aan betrekken bij het or-werk? Daar zou iedere ondernemingsraad over na moeten denken.

• lijst met contactpersonen.

Praktische zaken

Zodra een nieuw or-lid is benoemd, wil hij vooral een aantal praktische dingen weten: wanneer vergaderen we, hoe moet ik met mijn leidinggevende regelen dat ik vanaf nu ook tijd voor de or nodig heb, kan ik alvast stukken gaan lezen, hoe kom ik aan de wettekst? Dus zodra een (tussentijdse) vacature is vervuld, zorg ervoor dat een lid van het dagelijks bestuur het nieuwe or-lid zo snel mogelijk wegwijs maakt in deze praktische aangelegenheden. Geef het nieuwe lid een vast aanspreekpunt voor verdere vragen, een mentor. Het is handig wanneer er een lijstje is waarop de belangrijkste zaken en gewoontes van de or staan, ter ondersteuning van dit praktische inwerken

Geheimhouding

Het is raadzaam om de nieuwe or-leden bij te praten over hun positie als ondernemingsraadslid in de organisatie. En over de geschreven en ongeschreven regels die gelden binnen de or en het overleg met de bestuurder. Die kun je niet allemaal in de Wet op de ondernemingsraden vinden. Ze vloeien namelijk voort uit het dagelijkse medezeggenschapswerk. Zorg ook dat de nieuwkomers weten dat er soms geheimhouding geldt voor bepaalde onderwerpen. Dat is van belang, omdat or-leden soms door collega’s worden aangesproken. Een nieuweling voelt zich vaak onzeker over wat hij wel en niet kan vertellen. Soms geldt er geheimhouding, maar aan de andere kant moet je met de achterban kunnen praten. Maak nieuwkomers duidelijk hoe de or de spelregels van geheimhouding hanteert.

Testament

De nieuwe or-leden weten niet goed wat er allemaal gaande was en wat de werkwijze van de ondernemingsraad is. De inhoud van het or-werk, de procedures, de taakverdeling, de vergaderorde en de afspraken met de bestuurder moeten daarom eventueel opnieuw afgesproken worden. Hoe is dat te voorkomen? Dat kan door een goede overdracht van de ‘oude’ or met behulp van een or-testament. Daarin staan met welke onderwerpen de oude ondernemingsraad inhoudelijk bezig was en welke actie de nieuweling(en) ten aanzien van de verschillende onderwerpen zou moeten ondernemen.

Overlegvergadering

Een belangrijk deel van het or-werk speelt zich af rondom de overlegvergadering. Het is goed om aan te geven welke overleggen er plaatsvinden met de bestuurder en hoe die in de regel verlopen. Bespreek hoe een nieuw orlid zich kan voorbereiden op het overleg. Welke onderwerpen vindt de ondernemingsraad het belangrijkst? Wat verstaan de or en de bestuurder onder dit onderwerp en valt het onder het instemmings- of adviesrecht? Het is voor nieuwkomers ook interessant om te weten hoe de agenda tot stand komt. Om meteen mee te doen kan het nieuwe lid ook een agendapunt voor zijn rekening nemen. Het is handig dat de nieuwkomer dit samen met een ervaren or-lid doet. Zo maken nieuwkomers zich snel het or-werk eigen.

Achterbancontact

Een or-lid zit er namens de achterban. Maar maak duidelijk dat de onderne-

Inhoud testament van de or

Om de overdracht goed te laten verlopen, kun je een testament opstellen. Dit blijft beschikbaar als de oude or-leden uit het zicht zijn. In een or-testament kunnen aan bod komen:

• ontwikkelingen die in de organisatie gaande zijn

• ontwikkelingen die in de bedrijfstak gaande zijn

• de visie van de oude or op deze ontwikkelingen

• de onderwerpen die de or heeft aangekaart

• de stand van zaken van deze onderwerpen

• aanbevelingen voor verdere afhandeling

• de verhouding tussen de or en het bestuur/de raad van commissarissen

• een overzicht van uitgebrachte adviezen per onderwerp

• een lijst van geraadpleegde deskundigen

• huishoudelijke reglement van or en commissies

• contacten van de or buiten het bedrijf mingsraad er niet is om individuele problemen van collega’s te behandelen. Leg uit hoe de or daarmee omgaat. Als collega’s een or-lid aanklampen met niet-or-kwesties, moet je weten hoe je daarmee omgaat. Wanneer het gaat om een collectieve zaak, kan de nieuwkomer het in de or bespreken. Zoals al is aangegeven kan een or niet altijd alles met de achterban delen. Besteed daaraan de eerste tijd voldoende aandacht. Dit kan door aan het einde van iedere vergadering en OV met elkaar kort te sluiten wat er naar buiten gebracht kan worden.

• de verhouding met de or-achterban.

Trainingen

Belangrijk is dat het nieuwe or-lid inzicht krijgt in de rechten en bevoegdheden van de or. De meeste opleidingsinstituten bieden open trainingen aan van één of twee dagen voor nieuwkomers in de ondernemingsraad. Deze trainingen zijn leuk om andere nieuwelingen te ontmoeten, de eerste ervaringen uit te wisselen en snel op de hoogte te komen. Is bijna de hele or nieuw, dan kun je het beste starten met een gezamenlijke training op maat. Vergeet dan niet aandacht te besteden aan kennismaking en teambuilding. Een training zorgt er niet voor dat de nieuwkomers helemaal klaar zijn voor het or-werk, maar het helpt wel. Ervaring opdoen is ook belangrijk. Een goede inwerkperiode helpt daarbij.

WANNE VAN DEN BIJLLAARDT

OPLEIDINGSCOÖRDINATOR

OR ACADEMY

WWW.OR-ACADEMY.NL

MEDE-AUTEUR VAN ‘DE OR IN 153 VRAGEN EN ANTWOORDEN’

Or

GGZ Friesland zoekt het strategisch gesprek