Logistiek
58
SEPTEMBER 2017
PRAKTIJK TEKST FERDI DEN BAKKER
UMCG KRIJGT MET ERP MEER ZICHT OP DATA- EN GOEDERENSTROMEN UMC Groningen is overgestapt op het ERP for Healthcare. De nieuwe bedrijfssoftware moet een lappendeken aan applicaties vervangen. Met de uitrol van het ERP van leverancier Xperthis krijgt het ziekenhuis naar eigen zeggen meer grip op voorraadniveaus en de fysieke goederenstroom. Jonny Mooi, hoofd distributie UMCG: “Met dit ERP kunnen we over de schuttingen van de eigen afdelingen heen kijken.”
H
et softwaresysteem moet niet alleen het applicatielandschap overzichtelijker maken, maar ook meer efficiency aanbrengen in de financiële en de logistieke processen. De ondersteuning voor het verouderde ziekenhuisinformatiesysteem liep ten einde en zette UMCG aan tot het starten van een aanbestedingstraject in februari 2016. De start van de ERP-implementatie volgde eind mei, begin juni. Voor Xperthis viel de noodzaak bij UMCG voor een moderner ERP prettig samen met de wens van de leverancier om over de grens uit te breiden. Op logistiek gebied bleek de UMCGcase niet af te wijken van die in de Belgische ziekenhuizen: op het financiële vlak moest het rekening houden met overheidseisen uit het Nederlandse rekenstelsel. Bij de implementatie werkte Xperthis samen met de consultants van de Nederlandse partner Deloitte. FATALE IMPLEMENTATIETERMIJN Hoewel de belangrijkste delen van het ERP live zijn, is nog niet alle functionaliteit in gebruik. Het doel was vooral om de kerndelen een half jaar voor de invoering van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) gereed te hebben. De invoering hiervan start in het najaar van 2017. Het relatief korte tijdsbestek dat beschikbaar was voor de uitrol, krap een jaar, was bovendien voorzien van een ‘fatale termijn’, ofwel 1 mei. “Het was al met al een uitdaging die een enorme impact had op het UMCG en de manieren van werken. Om eer-
lijk te zijn, vallen de veranderingen in het Logistiek Centrum Eemspoort nog mee, we werken hier met een eigen WMS. Wel kregen we te maken met een kluwen aan dataoverdrachttaken die we in de lucht dienden te houden”, aldus Mooi. Logistiek Centrum Eemspoort geldt als het belangrijkste voorraadhoudende punt van de zorginstelling.
HOOFD DISTRIBUTIE UMCG JONNY MOOI verwacht dat een hogere omloopsnelheid van de voorraad en een lagere voorraadhoogte de eerste zichtbare resultaten zullen zijn van de ERP-uitrol.
Hoewel het klaarstomen voor het gebruik van het EPD het belangrijkste doel was, zullen de logistieke én de kwaliteitsvoordelen groot zijn. Mooi: “Logistiek is natuurlijk vooral dataverwerking. We krijgen hiermee meer inzicht in de data- én goederenstromen. Een implantaat dat binnenkomt, koppelen we aan een patiënt. We weten beter waar onze spullen zijn en dat is belangrijk als je voorraden wilt afbouwen. Het is nu mogelijk om voorraad decentraal te registreren en af te boeken, en afdelingen hebben op hun beurt zo beter zicht op wat er beschikbaar is.” Mooi verwacht dat een hogere omloopsnelheid van de voorraad en een lagere voorraadhoogte de eerste zichtbare resultaten zullen zijn van de ERP-uitrol. INZICHT De kwaliteitsverbetering zal de komende twee, drie jaar doorzetten. Dat is althans de ervaring die Xperthis heeft opgedaan bij diverse Belgische ziekenhuizen. UMCG ziet die voorspelling ook in Groningen wel uitkomen. “Je moet toch even wennen aan de nieuwe manier van werken. De kennis van de oude processen is niet langer toereikend, we moeten nieuwe kennis opbouwen.” Mooi merkt al dat er minder belletjes zijn met vragen over wanneer artikelen arriveren bij een afdeling. Bijkomend voordeel van het verbeterde inzicht is dat het UMCG makkelijker kan voldoen aan de registratie van gevaarlijke stoffen. “Dat was eerder kunst en vliegwerk, nu wordt het eenvoudiger.”