
9 minute read
DOUANE Tegen het nieuwe DMS lopen experts en bedrijven te hoop - wat is er aan de hand?
Binnen nu en een jaar moet het bedrijfsleven werken met een nieuw systeem voor douaneaangiftes. Maar de twijfels nemen toe bij op zijn minst een deel van de bedrijven en adviseurs die er mee moeten gaan werken. De douane zelf is zich overigens van geen kwaad bewust. Maar om alles goed van start te laten gaan begint de tijd - zelfs na het laatste uitstel - nu toch echt te dringen.
TEKST FRANK THOOFT
Rommelige start van nieuw douanesysteem
Naast kritiek op de voortgang en communicatie wordt er ook getwijfeld aan de wettelijke basis van het nieuwe systeem. “Er is bijvoorbeeld nog steeds geen definitieve wetgeving, terwijl aanpassingen van alleen al IT-systemen zeker een jaar gaan vergen”, stelt Noël Egberts van Trade Facilitation. Hij legt de vinger op volgens hem zwakke plekken van het DMS (Douane Management Systeem) en pleit voor aanpassingen. “Het beoogde DMS leidt volgens ons tot een flinke lastenverzwaring op drie terreinen. Op het gebied van lead times, op het gebied van personeel en op het gebied van budgetten. Daarbij staat de omslag van maandaangifte naar dagaangifte in het DMS ook nog eens haaks op de Europese wetgeving, die wél maandelijkse aangifte toestaat. Wij vinden dat onacceptabel.”
LEAD TIMES
Regelmatig organiseert Egberts zelf een seminar waarbij hij de problematiek voor de beroepsgroep aankaart. “We gaan dan gedetailleerd in op de regelgeving en de gevolgen zoals wij die zien. In het kort: lead times zullen naar onze mening onnodig opgerekt worden doordat de handling in warehouses gecompliceerder wordt. Dat betekent tijdverlies, complexere logistieke stromen in het warehouse - lees: opstoppingen, of anders noodzakelijke uitbreidingen in ruimte - en dus hogere kosten.” Maar er is meer. “Daarnaast vergt het DMS meer personeel, en vooral ook meer deskundig personeel. Er is veel kennis verloren gegaan doordat de douane het klantconceptsysteem heeft vervangen door een customer service-systeem. Ik weet van Nederlandse bedrijven die nu al twijfelen of ze hun douanedepot hier wel moeten aanhouden. In landen als Hongarije zie je dat die mensen er wel zijn, en dat de douaneafhandelingen steeds meer daar gaan plaatsvinden. Het is de vraag of je blij moet zijn met die brain drain.”
SPECS NOG NIET BINNEN
Voorts plaatst Egberts vraagtekens bij de korte tijd die de wetgever nu heeft voorgesteld. “IT-systemen moeten worden aangepast, dat vergt minimaal drie maanden, maar ga ervan uit dat dat meer tijd kost. Een jaar is zo voorbij, met alle aanpassingen. Want de specs hebben we nog steeds niet. Maar het belangrijkste is: wat gaat dit allemaal kosten? Je zult er als ondernemer behoorlijk budget voor moeten vrijmaken. Budget voor de IT-ombouw, voor extra personeel cq. opleidingen en wellicht voor extra ruimte in je warehouse. Ik zie niet hoe ondernemers dat gaan bolwerken.”
DMS-ALLIANTIE
Egberts heeft een DMS-Alliantie opgericht, genaamd DMS Raad & Daad. Aan deze belangengroep nemen logistieke bedrijven deel, evenals juridische raadgevers. Een van de speerpunten van het pleidooi is het zogenaamd scenario C+, waarbij het controlemechanisme bij de douane weer terugkeert, evenals de persoonlijke dienstverlening zoals die voorheen ook bestond. Frank Heijmann, hoofd handelsrelaties bij de douane: “Het is een onjuiste veronderstelling dat we in Nederland niet de Europese wetgeving hoeven te volgen. Wellicht is die ontstaan doordat bedrijven nu nog - en dat geldt, let wel, tot de invoering van het DMS - met een verzamelstaat op het eind van de maand aangifte kunnen doen, dat noemen we de geautomatiseerde periodieke aangifte, GPA. Overigens gaat het daarbij al steeds om aangiften per dag, alleen zijn die nu nog op één verzamelstaat vermeld, die op het eind van de maand wordt geregistreerd. GPA gaat per 1 juli 2023 uit de lucht. Wie niet tijdig switcht naar DMS4.1 kan niet meer aangeven met die procedure – met alle gevolgen van dien.”
heid van de deadline. Schutten zit vanuit zijn werkgever Stratech Software Solutions met zestien andere softwareleveranciers in de Alliantie Douane Softwareleveranciers (ADS). Dat de implementatie werd uitgesteld naar 1 juli 2023 vindt hij positief; hij is echter niet te spreken over de douane, die steeds te laat met specificaties komt voor de softwareleveranciers. “Hierdoor krimpt de tijd die softwareleveranciers hebben steeds weer in voor elke fase van het traject, waardoor er steeds het risico ontstaat dat ze het niet halen; c.q. dat de bedrijven het niet halen om het te implementeren.”
BREXIT MAAKT HET ZWAARDER
Het jaar 2022 zou door het bedrijfsleven gebruikt moeten worden om op de oude voet nog de aangiften te doen, waarbij de douane die al transformeert naar het DMS; én de bedrijven moeten dit jaar benutten om hun systemen om te zetten, zodat ze per 1 januari 2023 in één keer zelf op de nieuwe manier aangifte kunnen doen. Schutten ziet dat somber in, laat hij weten. Zeker voor bedrijven die veel uit Engeland importeren heeft het DMS grote impact, doordat de maatregelen bovenop de al zware Brexit-formaliteiten komen. “Alleen al daarom vind ik het DMS zoals het er nu uitziet, niet acceptabel. Dat kan echt anders.”
OOK VOORDELEN IN DMS
Douanesoftwareontwikkelaar Arox geeft aan dat het omzetten van de bestaande programma’s meer impact heeft dan aanvankelijk was voorgeschoteld door de douane. DMS-specialist Jan-Bert van Dijken beaamt dat de specificaties vaak te laat werden gegeven door de douane. Komende april hebben zij de programmatuur echter wel gereed. “De kosten hiervoor kunnen wij weer niet op de klanten afwentelen; die moeten wij zelf dragen.” Zijn bedrijf leidt de medewerkers van zijn klanten zelf op in de nieuwe systematiek. Het nieuwe systeem heeft ook voordelen, zegt hij. Zo kan het bijvoorbeeld ook in een WMS worden geïntegreerd, wat dubbele registratie voorkomt. “Toch zie je vaak dat zowel de financiële afdeling als de logistieke afdeling er nu mee te maken gaan krijgen. Dat behoeft dus wel goede afstemming binnen het bedrijf.” Van Dijken ziet echter ook het ontbreken van genoeg mensen met de juiste ervaring (minimaal vijf jaar als douanedeclarant) bij de transporteurs als groot nadeel voor de bedrijven om het nieuwe DMS effectief in te voeren. Bedrijven die niet alleen exporteren maar ook importeren, krijgen volgens hem te maken met aanzienlijk meer werklast.
TESTVERSIES
Ook softwareontwikkelaar AEB laakt de trage aanlevering van de dataspecificaties door de douane, laat marketingmanager Michiel Sengers weten. “Aanvankelijk heeft de douane zelfs een gedeelte van het originele voorstel van de branche gewijzigd. Al met al is de tijd om aanpassingen door te voeren in systemen dus erg krap geworden, zowel voor ons als voor de bedrijven.” Heijmann reageert: “Vanaf 2016 zijn we bezig om de Europese verordening, het Douanewetboek van de Europese Unie, te volgen en te implementeren. Hiervoor hebben we regelmatig zeer nauw contact onderhouden met het bedrijfsleven, in het Overleg Douane bedrijfsleven, onder meer met de ADS-leveranciers. In februari 2021 hebben we de Europese eisen vernomen,
UITSTEL OP UITSTEL
Het aangekondigde nieuwe douane management aangiftesysteem (DMS) gaat, met een uitstel van een half jaar, uiterlijk per 1 juli 2023 in. Onder sommige ondernemers, adviseurs en softwareleveranciers is er echter onduidelijkheid. Zij zijn bang voor extra tijdsdruk en te laat aangegeven specificaties. De douane zelf stelt dat partijen door intensief overleg van elke stap op de hoogte zijn gesteld en dat bijvoorbeeld juist daardoor de inwerkingtreding met een half jaar is uitgesteld. en die hebben we vanaf maart 2021 gedeeld met de softwareleveranciers en bedrijfsleven via de publicatie van de MIG, de Message Implementation Guidelines.”
EXTRA HALF JAAR
Ria Leferink Op Reinink, verantwoordelijk voor de realisatie van DMS 4.0 en 4.1, vult aan: “Afgelopen december hebben we nog een update naar de softwareontwikkelaars gestuurd, plus de dringende mededeling: wacht niet met de omzetting van de systemen.” Heijmann: “We hebben met de 250 grote bedrijven waarvoor de verandering een grote impact heeft, naar de mogelijkheden voor omzetting gekeken, en veel sessies georganiseerd om tekst en uitleg te geven. Op deze manier zijn er werkbare modellen gevormd, die nu in DMS 4.1 hun beslag krijgen. Softwareleveranciers hebben echter zelf aangegeven dat ze de deadline van 1 januari 2023 niet gaan halen. Daarom hebben wij een extra periode van een half jaar ingesteld, en wordt de invoering naar uiterlijk 1 juli 2023 verschoven.”
BEGIN OP TIJD
Peter Italiaander van softwareontwikkelaar Pincvision vreest dat veel bedrijven in de problemen gaan komen, omdat ze de voorbereidingen op het nieuwe DMS uitstellen, deels omdat ze nog steeds niet weten wat de vereisten precies worden, deels omdat ze er geen prioriteit aan (kunnen) geven. Kijkend naar de huidige groep van GPA aangevers, onderscheidt Italiaander twee soorten bedrijven. “De bedrijven die nu een GPA-aangifte indienen maar relatief weinig aangifteregels hebben, zodat ze straks in de normale aangifteprocedure (DMS 4.0) gaan aangeven, en bedrijven die met veel aangiften en/of complexiteit te maken hebben - ongeveer tweederde van de markt -, die in DMS 4.1 gaan aangeven. DMS 4.0 is relatief straight-forward, maar ook zij moeten de software (laten) aanpassen en zich andere werkwijzen aanmeten.”
DUBBEL WERK
Probleem is volgens Italiaander echter dat de douane een planning gaat maken die nu nog niet exact bekend is bij de afzonderlijke bedrijven en die bijvoorbeeld kan betekenen dat je komende zomer de systemen moet gaan omzetten. “Dat kan personele problemen geven, kun je je voorstellen, zeker als je je niet hebt voorbereid. Daarnaast moet je als ondernemer de nieuwe werkwijze inplannen qua personele bezetting, qua opleiding en qua budgettering. Voor de andere categorie bedrijven, de grotere bedrijven, verandert er veel meer. Die komen in DMS 4.1 te zitten, en daar heb je onder meer mensen voor nodig die volgens de AEO-richtlijnen kunnen werken, zoals dat met de douane is afgestemd vanuit de AEO-vergunning. DMS vergt een continue en dagelijkse input door mensen die daar echt bedreven in zijn. En vergeet niet: voor elk soort bedrijf komt er een periode waarin je zowel volgens de huidige manier moet blijven aangeven, als volgens de nieuwe manier moet gaan werken. Dat betekent dubbel werk, misschien zelfs wel meer dan dubbel. Neem dus nu al contact op met je douaneadviseur en met je softwareleverancier. Anders moet je straks achter in de rij aansluiten”, aldus Italiaander. Leferink Op Reinink weerlegt dat: “Bedrijven krijgen geen dubbel werk; je hoeft voor elk goed maar één keer aangifte te doen. Niet een keer via het AGS én een keer via het DMS. We hebben samen met het bedrijfsleven een implementatieplanning opgesteld, zodat elk bedrijf weet wanneer dit de systemen moet omzetten.” Heijmann: “We krijgen echter van een bepaalde categorie bedrijven geen respons op de communicatie die we daarover met het bedrijfsleven voeren. We vermelden het dus zeker expliciet, maar ergens komt het niet aan of wordt het niet opgeslagen.”
OMSLAG HAALBAAR
Paul Jansen (Descartes) is positiever gestemd. Hij zegt: “De Nederlandse douane heeft zich te houden aan de Europese wetgeving, dus de omslag van maand- aangifte naar dagaangifte is onafwendbaar. Naar mijn mening heeft de douane haar uiterste best gedaan om de aanpassingen en de transitie naar het DMS goed door te geven aan het bedrijfsleven. Er is continu overleg geweest met ons als softwareontwikkelaars, zelfs ook in de coronaperiode de laatste jaren.” “Mijn ervaring met de douane is dat ze vrij open zijn en een handreiking doen naar het bedrijfsleven. Als softwareontwikkelaar werk je natuurlijk het liefst zo ver mogelijk van te voren om te kunnen testen en doorontwikkelen. Wat dat betreft heb je nooit genoeg tijd. Maar volgens mij zit iedereen in hetzelfde schuittje. Daarbij komt dat er niet alleen een DMS aan zit te komen. Er gaan meer systemen op de schop, maar ik denk dat softwareleveranciers het wel aankunnen. En ondernemers krijgen weliswaar meer gegevens te verwerken dan eerst, maar nieuwe programma’s maken dat weer gemakkelijker dan eerst. Ik denk dat de omslag zeker haalbaar is, zowel voor softwareleveranciers als voor ondernemers.”