Issuu on Google+

12

secretaressenetwerk waardevolle tool Is de organisatie waar jij werkt rijp voor een secretaressenetwerk en was jij allang van plan om het voortouw te nemen? Realiseer je dan dat het opzetten ervan veel tijd en geduld kost. Die investering is echter méér dan de moeite waard!

14

juni 2013 | nummer 6 | jaargang 30

nog niet klaar voor de next level? Hoe ziet de toekomst van de managementondersteuner eruit? Is managementondersteuning nog wel nodig? In dit artikel lees je wat jíj moet doen om klaar te zijn voor de next level. Wakker worden. Dit artikel is je ‘personal wake-up call!’

28

yes, ik heb gefaald vandaag! Ben jij bang om fouten te maken en vind je dat een van de verschrikkelijkste dingen die je kan overkomen? Niets van aantrekken. Het is ontzetttend gezond om af en toe een goede uitglijder te maken. Roos Woltering vertelt je waarom!

Vakblad voor de professionele secretaresse

Oei ik groei! Je leven lang leren

kennis is de basis van alle leren, maar met kennis alleen ben je er nog niet. Je moet de kennis ook begrijpen; als je de letters van het alfabet kent, kun je immers nog niet lezen. kennis kun je op verschillende manieren opdoen. natuurlijk door een opleiding of training te volgen, maar ook onbewust, door toevallige ervaringen waar je iets mee kunt. en als je de smaak te pakken hebt, is leren alleen maar leuk! Je leven lang, iedere dag, leer je nieuwe dingen. Dat is leuk, natuurlijk. Maar let op: leren kost soms ook zweet en tranen. Je wilt iets bereiken maar het lukt je (nog) niet. Dat vraagt om doorzettingsvermogen; je kop schudden en weer doorgaan. Als je kennis en inzicht hebt, ga je het geleerde toepassen in de praktijk. Je gaat veel oefenen, Door het veel te doen, gaat het

steeds beter. Dán komt het moment dat je schrikt van je eigen succes. Dan verras je jezelf door de enorme groeispurt die je hebt doorgemaakt. Leren kan op vele manieren, maar weet jij welke manier jou helpt om een stapje verder te komen? In dit artikel komen de fasen in het leerproces aan bod en de verschillende niveaus en methoden van ‘het leren’. PAGinA 8

management support live! Management Support Live! (3 en 4 oktober) is de nieuwe naam voor het ongeevenaarde Management Support Event. Het programma staat als een huis, de workshops zijn bekend en ook wij zijn er (bijna) klaar voor. Wij kunnen je in ieder geval melden dat Management Support Live! in alle opzichten een ‘beleving’ wordt waar vooral interactie centraal staat. Schrijf je maar in. Wie dat vóór 30 juni doet, maakt kans op een toegangsbewijs voor twee personen voor de VIP Lounge en voor één van de gratis live sessies. Het uitgebreide programma vind je op PAGinA 24


Intensivering Promotie Drenthe is medegefinancierd door het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling en Samenwerkingsverband Noord Nederland, Koers Noord.

Op 3 oktober organiseren verschillende topaccommodaties in Drenthe voor het vierde jaar de unieke secretaressedag ‘Ster van Drenthe’. Op deze dag maak je niet alleen kennis met Drenthe als unieke vergader- en congresprovincie, ook ontvang je een flinke dosis tips die je helpen in jouw werkgebied. Uiteraard word je als ster ontvangen op deze prachtige locaties! Je kunt kiezen tussen 2 verschillende programma’s: Ben jij wel gevaarlijk genoeg? Over de ‘subtiele’ verschillen tussen mannen en vrouwen op kantoor en paralellen met de dierenwereld. Herkenbaar en om te lachen, maar ook stof om over na te denken. In balans en in je kracht ben jij een ‘gevaarlijke’ vrouw waar sowieso rekening mee gehouden wordt zonder dat je apestreken hoeft uit te halen. Hoe vaak doe jij het? Zijn vijf twitterberichten per week en een facebook pagina voldoende om je digitale (zakelijke) zichtbaarheid te vergroten? Of is de kunst van het persoonlijk netwerken minstens zo belangrijk? Leer de kneepjes van het digitaal- en persoonlijk netwerken. Uitgebreide informatie over het programma en aanmelden vind je op de site.

drenthe.nl/stervandrenthe


inhoud

PRAKTISCH 4

Signaal

OP GESPREK

36 Taalkwesties

Ooit, zes jaar geleden, solliciteerde ik bij een blad voor de bouw. Het was het eerste (en het laatste) sollicitatiegesprek dat ik meemaakte waarbij de interviewers meer praatten dan ikzelf. De twee die het sollicitatiegesprek met mij voerden hadden al tientallen mensen aan de tand gevoeld over hun cv en motivatie, en waren melig geworden door alle serieuze gesprekken en (zo stel ik me voor) de meest uiteenlopende figuren die ze waren tegengekomen. Lacherig stelden ze de ene vraag na de andere, elkaar in de reden vallend en soms gierend van de pret. Ze waren ook zo aardig me al te waarschuwen voor degenen met wie ik, bij bevonden geschiktheid, zou gaan samenwerken: ze hadden een hechte band (waren vier handen op één buik). Het zou erg moeilijk, zo niet onmogelijk, zijn om tussen hen te passen.

39 Vreemdetalentips

38 Spelling- en Taaltips 40 Softwaretips 43 Werk & Recht 44 Appladder

PROFESSIONEEL CARRIÈRE 8

Je leven lang leren Oei ik groei!

12 Intern secretaressenetwerk Waardevolle tool 14 Nog niet klaar voor de next level? Wakker worden! 17 Welk bedrijf past bij jou? Drie belangrijke vragen voor je loopbaan

Ik wist al vrij zeker dat ik dat helemaal niet wilde; ik had allang genoeg van hun gegrinnik. Ik twijfelde alleen nog of ik toen, op dat moment, zou opstappen of dat ik het gesprek zou uitzitten. Puur uit beleefdheid bleef ik zitten. Hun laatste vraag was: ‘Heb je affiniteit met de bouw?’ Daarbij keken ze me doordringend aan. Er hing heel wat van mijn antwoord af. Ik liet een stilte vallen en zei toen aarzelend maar eerlijk: ‘Nee.’ Toen vielen zij ook even stil. Ik vond het nodig om mezelf te verklaren. ‘Ik wil gewoon graag schrijven.’ Dat antwoord was voldoende. Onnodig om te melden dat ik niet werd uitgenodigd voor een tweede gesprek. Ze hadden gelijk. Ik zou mezelf niet eens hebben uitgenodigd voor een tweede gesprek. Ik was achteraf heel blij dat ik er níet terechtgekomen ben, want ik paste daar niet. En dat weet je niet als je je sollicitatiebrief schrijft (in mijn geval vanuit Australië waar ik op rondreis was), maar wel als je je binnen de muren van een bedrijf bevindt en je mogelijk nieuwe collega’s in hun natuurlijke habitat ziet. Het thema loopbaan van deze maand gaat iedereen aan, of je nu wel, niet of latent werkzoekend bent, je carrièrekeuzes doen ertoe. Lees bijvoorbeeld Riet Schupperts visie op het vak. Zij is Secretaresse van het Jaar 2013 en is weer fulltime gaan werken. Vind uit welk soort organisatie bij je past, en hoe je vervolgens een goede sollicitatiebrief schrijft, wat je mag verzwijgen (en wat niet) en hoe je solliciteert bij een buitenlands bedrijf. Uit de grond van mijn hart kan ik zeggen: wat ben ik blij dat ik bij Management Support terechtgekomen ben.

19 Honderd jaar Schoevers Van kantoorklerk tot co-manager 31 Samenwerken Moderne managementondersteuning bij een veranderende overheid 32 Stresshantering We puffen en we blazen want we zijn druk, druk, druk

PERSOONLIJK 26 Visie op het vak Vijf vragen aan... 28 Yes, ik heb gefaald vandaag Over waarom we fouten moeten maken 35 Ssst... stil verzuim Wat is het en wat doe je eraan? 43 Op de werkvloer 46 Column Huub van Mackelenbergh

Vera Bot, hoofdredacteur

SERVICE

PS Neem alsjeblieft de tijd om het loopbaanonderzoek en het salarisonderzoek in te vullen! Ze zijn te vinden op managementsupport.nl. Je bijdrage wordt zeer op prijs gesteld.

22 Community

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

45 Productnieuws 46 Colofon

3


SIGNAAl

Meer ouderen op de werkvloer Tussen 1990 en 2012 is de gemiddelde leeftijd op het werk fors gestegen, van 36,2 naar 41,4 jaar. Dat komt doordat meer ouderen aan het werk blijven. In 1990 werkte slechts een derde (35 procent) van de 50- tot 65-jarigen. In 2012 was dat aandeel bijna verdubbeld naar 62 procent, meldt het CBS. Werknemers in het openbaar bestuur en overheidsdiensten zijn met 43,7 jaar het oudst, op de voet gevolgd door werknemers in het onderwijs (43,2 jaar). De horeca kent met 31,1 jaar verreweg de laagste gemiddelde leeftijd. <

Favoriete bezigheden filedieren Frequente filerijders besteden hun tijd aan de volgende activiteiten: 1. Radio luisteren (72%) 2. Naar andere mensen kijken (34%) 3. Muziek luisteren (28%) 4. Telefoneren (25%) 5. Dagdromen (24%) Degenen die meer dan 20 kilometer enkele reis afleggen, beschouwen hun auto vaak als kantoor en klappen alvast de laptop open. Ruim een kwart van hen telefoneert. <

Relevante ervaring telt niet tijdens crisis Het aanbod van banen is op dit moment zo klein dat 12 procent van de jongeren genoegen neemt met een salarisverlaging. Of ze relevante werkervaring opdoen is voor jongeren met een bijbaan al helemaal geen doorslaggevende factor. Dit blijkt uit onderzoek van bijbanen.nl onder meer dan 1700 jongeren tussen de 18 en 25 jaar oud. De jongeren zijn door de economische crisis al blij als ze een baan hebben. Wat ze verdienen en of ze relevante werkervaring opdoen is van ondergeschikt belang. Slechts 25 procent van de respondenten heeft een baan die aansluit bij zijn studie, terwijl 64 procent dat graag zou willen. (Bron: pwdegids.nl) <

4

Verborgen talenten

Waar je ook voor solliciteert, je zult nooit de enige zijn die in aanmerking komt voor de job. In dat geval zijn het je extra talenten die de doorslag geven. Weet je niet wat jouw ‘verborgen talenten’ zijn, kijk dan naar onderstaande profielen van Brittany Schlacter van Business Insider. Je herkent er vast wel een waar jij je voordeel mee kunt doen! 1. De vlotte communicator; je communiceert via elk medium en naar elke doelgroep en draait daar je hand niet voor om. 2. De technologiegoeroe; wanneer zich op kantoor een IT-prpobleem voordoet, ben jij de eerste die te hulp schiet. 3. De grammaticafreak; je hebt de neiging elke grammaticale fout die je tegenkomt te corrigeren; een uiterst nuttige eigenschap op kantoor. 4. De innovator; je creëert ideeën uit het niets. Problemen oplossen is je passie waardoor je bij je werkgever wel een ‘potje kunt breken’. 5. De organisator; je hebt een kraakhelder bureau en kent elk bestand op je harde schijf van buiten. <

Omkoping en corruptie aan de orde van de dag

Bijna een kwart (23 procent) van de werknemers in Nederland denkt dat omkoping en corruptie wijdverbreid zijn in het bedrijfsleven in ons land. Dat blijkt uit onderzoek van advies- en accountantsbureau Ernst & Young. Eenzelfde percentage geeft aan dat bedrijven de cijfers manipuleren, hoewel slechts 8 procent dat ziet gebeuren binnen het bedrijf waar zijzelf werkzaam zijn. Wereldwijd gaan werknemers er veel vaker (59 procent) vanuit dat omkoping en corruptie aan de orde van de dag zijn, een op de vijf werknemers is zelfs op de hoogte van financiële fraude binnen zijn organisatie in het afgelopen jaar. De cijfers’ tonen aan dat onethisch gedrag overal voorkomt. Ondernemingen deinzen er niet voor terug hun financiële resultaten rooskleuriger voor te stellen dan zij werkelijk zijn, is de conclusie van Ernst & Young. <

Stagiair is het p..paaltje

De werkvloer blijkt een vijandige omgeving voor stagiairs; 20 procent wordt uitgescholden of gepest. Dat meldt het AD op basis van de Nationale Stagemonitor 2013, een onderzoek van de Erasmus Universiteit en Studentenbureau, een zoeksite voor stages. Uit het onderzoek onder 1400 mensen blijkt dat 20 procent van de studenten wordt uitgescholden, gekleineerd of genegeerd. Ook zijn ze soms slachtoffer van machtsmisbruik of roddelen. Studenten klagen daarnaast dat er tijdens de stage weinig contact is met de school. Ook weten ze niet welke eisen er aan hen worden gesteld. De bedrijven klagen eveneens, 80 procent is ontevreden en verwijt de school dat die nauwelijks van zich laat horen. Toch vinden studenten dat ze tijdens hun stage meer geleerd hebben dan tijdens hun hele opleiding. Ruim 40 procent houdt een baan over aan de stage. (Bron: ANP) <

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


SIGNAAl

Kantoormassage verlaagt bloeddruk

Een schoudermassage kan helpen de bloeddruk structureel te verlagen. Manueel therapeuten observeren het al decennia, maar neuro wetenschappers van de Universiteit van Leeds hebben het nu ook wetenschappelijk bevestigd. De nek- en schouderspieren blijken direct verbonden met een gebied in de hersenen waar processen als bloeddruk, hartslag en ademhaling worden geregeld. De onderzoekers toonden aan dat ontspanning van de nekspieren dit hersencentrum reguleert. (Bron: Management Team) <

Opleidingskeuze bepaalt inzetbaarheid

Voor jongeren bepaalt de opleidingskeuze voor een belangrijk deel de inzetbaarheid. Meer dan de helft van de tien populairste mbo-opleidingen geven weinig kans op een baan. Dat blijkt uit een inventarisatie van FNV Jong. ‘De kans op werk is sinds 2011 voor populaire opleidingen opnieuw slechter geworden. Toch zijn er meer studenten ingestroomd en zijn de opleidingen populairder geworden’, stelt de vakbond. Volgens FNV volgen ongeveer 72.000 jongeren een opleiding met minder dan 40 procent kans op werk in de desbetreffende sector. ‘De toenemende jeugdwerkloosheid vraagt om een breed scala aan maatregelen. Het goed opleiden van jongeren voor kansrijke beroepen is daar één van’, benadrukt de jongerenvakbond. Vooral de studierichtingen medewerker ICT-beheer, helpende zorg en welzijn, pedagogisch medewerker kinderopvang en onderwijsassistent bieden weinig kans op werk. <

Oudere werknemers blij met hun baan

Steeds meer werknemers maken zich zorgen over het behoud van hun baan. Deze zorgen zijn het grootst bij 50- tot 60-jarige werknemers. Tegelijkertijd zijn werknemers van deze leeftijd vaker enthousiaster over hun baan dan jongere werknemers. Dat blijkt uit de eerste resultaten van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2012, die eind vorig jaar is uitgevoerd door TNO en CBS. Uit de enquête kwam naar voren dat 32 procent van de werknemers zich zorgen over het behoud van hun baan maken. Dat is een verdubbeling ten opzichte van 2007. Zorgen over het behoud van de baan komen meer voor naarmate werknemers ouder zijn, en dan gaat het met name om werknemers van 50 tot 60 jaar. Eind 2012 was dit zo bij bijna 40 procent van de werknemers in deze leeftijdsgroep. <

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

Maak van je loopbaan geen hinkelbaan: tien tips

Een hinkelbaan verloopt volgens een vast patroon: van 1 naar 2, van 2 naar 3, enzovoort… en waag het niet een hokje over te slaan. Want dan treed je buiten de kaders! Als je werkend leven zo verloopt is dat niet bepaald uitdagend te noemen - om niet te zeggen dodelijk voorspelbaar. Hoe zorg je dat je loopbaan geen hinkelbaan wordt? 1. Werk bij de juiste organisatie. Kies een werkgever die HR als meer ziet dan salarisuitbetaler en recruiter. Is er ruimte voor opleidingen en persoonlijke ontwikkeling? Of is het woord ‘opleidingsbudget’ nog tien bruggen te ver? 2. Trek je eigen plan. Denk zelf actief na over je eigen ontwikkeling en over waar je wilt staan over drie jaar. Bedenk wat je daarvoor nodig hebt en hoe je dat wilt gaan bereiken. 3. Praat met je leidinggevende. In het kader van de wederzijdse verwachtingen is het goed om ideeën uit te wisselen over jouw loopbaan. Op welke fronten wil jij jezelf ontwikkelen en op welke vlakken ziet hij of zij kansen voor je? Vertel welke belangstelling je hebt en welke taken je eventueel op je wilt nemen. 4. Vergeet je hobby’s niet. Probeer een koppeling te maken tussen wat je in je vrije tijd graag doet en wat je op de werkvloer doet. Hoe kun je je belangstelling en kwaliteiten matchen met je zakelijke rol? 5. Geef niet te snel op! Als er in deze organisatie of onder deze manager geen doorgroeimogelijkheden zijn naar een andere functie, benut dan maximaal wat je wél hebt: zijn of haar vertrouwen, de kans om projecten te doen, te leren leidinggeven… 6. Onderhoud je netwerk. Ook als je nog geen idee hebt wanneer je deze organisatie verlaat, is het verstandig om goede contacten te onderhouden. Je weet nooit hoe of waar je mensen weer tegenkomt. Een goed LinkedInprofiel is altijd verstandig! 7. Blijf realistisch. Met een halfjaar werkervaring is de kans klein dat je in je volgende baan een groep van tien secretaressen zal aansturen. Toch hoef je er ook geen twintig jaar ervaring voor te hebben. Veel zelfkennis is nuttig: waar ben je goed in en waar liggen je ontwikkelpunten? 8. Documenteer wat belangrijk is. Niet elke organisatie of manager is even scherp op zaken als persoonlijke ontwikkelplannen of doelstellingen. Leg afspraken goed vast en zorg dat je functioneren regelmatig onderwerp van gesprek is. 9. Zoek een mentor en klankbord. Kijk om je heen wie in je organisatie of je netwerk veel ervaring heeft, of een goed vermogen om te reflecteren. Het fijn wanneer je met iemand kunt sparren 10. Houd voor ogen wat belangrijk is. Je werk is vast een belangrijk deel van je leven, maar je bent meer dan je baan en meer dan je verantwoordelijkheden op de werkvloer! < Door Karen Visser, werkplektrainer en professional organizer. Karen geeft met haar bedrijf New Broom trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. Ze is trainer bij Management Support en licentienemer van de trainingen van Het Betere Werken. Ook geeft ze advies bij de invoering van HNW-trajecten. New Broom is lid van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NPBO).

5


SIGNAAl

Hogere werkdruk en toch tevreden Administratieve professionals ervaren door de economische crisis veranderingen op de werkvloer. De meest voorkomende veranderingen zijn een hogere werkdruk (31 procent) en meer stress (31 procent). • 49 procent krijgt meer projecten, verantwoordelijkheden • 38 procent zegt dat projecten sneller af moeten • 27 procent zegt dat ze zich flexibeler moeten opstellen Toch blijft de mate van tevredenheid hoog. 55 procent is nu even tevreden met zijn/haar baan als vóór de crisis. 32 procent is minder tevreden dan voor de crisis. (Bron: 6minutes.be) <

Sollicitanten ergeren zich het meest aan... ... algemene afwijzingen waarbij de reden voor afwijzing niet concreet is. Dat blijkt uit onderzoek van Jobbird.com onder werkzoekenden. Het feit dat de ‘kandidaat’ helemaal geen enkele reactie ontvangt na gesolliciteerd te hebben, staat op twee. 3 procent van de ondervraagden is daar allerminst blij mee. Heb jij dat ook wel eens meegemaakt en volgde jij daarin je onderbuikgevoel? Goed gedaan! Uit onderzoek van de Universiteit van Tel Aviv blijkt namelijk dat het volgen van je onderbuikgevoel best effectief is. Het brein heeft vermoedelijk een systeem dat automatisch de positieve en negatieve factoren van elke optie afweegt. Bij het nemen van beslissingen kun je dus ‘ongestraft’ afgaan op je... onderbuikgevoel. <

Goeie grap Een collega wijst je op een onaardige manier terecht. Híj is kennelijk boos en jíj voelt de vlekken al in je nek schieten. Toch is dit een situatie die - als je het relativeert - zich uitstekend leent voor een goeie grap. Humor is een prima manier om stress op de werkvloer te reduceren. Lachen is gezond en het neemt de kou uit de lucht. Ziet jouw collega er de humor niet van in en kan hij de grap niet waarderen? Grote kans dat er meer aan de hand is. Het kan een signaal zijn dat ‘ie is opgebrand en regelrecht op een burn-out afstevent. In dat geval helpt humor ook niet meer. Hier geldt: voorkomen is beter dan blussen. Lachen is niet alleen leuk, je voelt je beter als je lacht, en dat komt de werksfeer ten goede. Absoluut! <

6

Niet iedereen gediend van opbloeiende liefdes op kantoor

Een derde van de kantoorromances mondt uit in een huwelijk. Dat blijkt uit onderzoek onder meer dan 4000 Amerikaanse werknemers door carrièresite CareerBuilder. 39 procent van de respondenten gaf aan in ieder geval één keer in hun carrière een relatie te hebben gehad met een collega. Het merendeel van deze relaties was tussen collega’s van hetzelfde niveau. 29 procent van de werknemers had een relatie met iemand in een hogere functie en 16 procent gaf toe dat ze uit waren geweest met hun baas. Ook in Nederland slaat de vonk regelmatig over op de werkvloer. Meer dan de helft van de werknemers zegt wel eens gevoelens te hebben gehad voor een collega, bleek uit onderzoek van de NationaleVacaturebank. Bijna een kwart gaf toe zelfs meer dan eens verliefd te zijn geweest op een collega. Bij 29 procent was de liefde wederzijds. Niet iedereen is echter gediend van opbloeiende liefdes op kantoor. Bijna een derde van de ondervraagden vindt dat dit niet door de beugel kan. Bovendien wordt liefde tussen collega’s in een op de tien gevallen niet geaccepteerd door de werkgever. Van de werknemers vindt ruim 60 procent een relatie tussen twee collega’s geen probleem. Tenminste... zolang het werk er niet onder lijdt. <

De eerste indruk kun je nooit meer overdoen

Ga jij voor een nieuwe stap in je carrière ‘op gesprek’ bij een potentiële werkgever, realiseer je dan dat je ‘een eerste indruk maar één keer kunt maken’. Binnen enkele seconden zet jij al een beeld van jezelf zeer. En natuurlijk wil je een prima ‘visitekaartje’ achterlaten. Doe met onderstaande 3 tips je voordeel. 1. Neem een positieve houding aan: glimlach, praat over positieve onderwerpen, zeg iets aardigs over de locatie, de organisatie of over je gesprekspartner. 2. Laat iets van jezelf zien. Je wordt interessanter en aansprekender wanneer je gepaste openhartigheid toont. Vertel over je passies en interesses, lach om je fouten of onhandigheden, laat weten wat je raakt en wat je bezighoudt. 3. Genoeg over jou. De beste manier om een goede indruk te maken is door je gesprekspartner een goed gevoel over zichzelf te geven. Wanneer de ander een goed gevoel overhoudt aan het gesprek, zal dit op jou afstralen. Dus toon belangstelling voor je gesprekspartner, geef complimenten en pas tempo en inhoud aan de reactie van je gesprekspartner aan. (Bron: www.intermediair.nl) <

Meer ‘in huis’ dan gevraagd

Een op de drie Nederlandse werknemers voelt zich onderbenut door hun baas. Deze groep zegt meer kennis en vaardigheden te hebben dan ze gebruiken tijdens hun werk, blijkt uit onderzoek van TNO. Vooral jongeren, mbo’ers, flexwerkers en werknemers in de horecasector voelen zich onderbenut. Ook in de sector vervoer en in commerciële beroepen zeggen werknemers vaker meer in huis te hebben dan gevraagd wordt in hun werk. Volgens TNO is het gevaar van onderbenutting dat vaardigheden en kennis vervagen, wat schadelijk is voor de economie. Het onderzoekscentrum raadt werknemers en werkgevers dan ook aan om onderbenutting te voorkomen, door bijvoorbeeld te zoeken naar alternatieve werkzaamheden, eventueel buiten de eigen afdeling of bij een ander bedrijf. 60 procent van de werknemers zegt in het onderzoek overigens wel te passen bij hun werk. 5 procent geeft aan zich juist overvraagd te voelen. (Bron: nuzakelijk.nl) <

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


SIGNAAl

Werknemer wisselt amper van werkgever

Het aantal werknemers dat van werkgever wisselt is sinds de jaren ‘90 van de vorige eeuw nauwelijks toegenomen. Het gaat nu om 13 procent van de werknemers, hetzelfde percentage als in 1994. Dit blijkt uit onderzoek van het Sociaal Cultureel Planbureau. Dat werknemers niet van werkgever wisselen betekent echter niet dat ze jarenlang hetzelfde werk blijven doen. Het aantal werknemers dat binnen een bedrijf van baan verandert groeit namelijk wel, van 10 procent in 1994 tot 17 procent nu. Waar in 1996 nog 22 procent van de werknemers na 3 jaar bij een werkgever nog geen vaste baan had, is dit in 2010 gestegen naar 33 procent. Na een dienstverband van vier jaar heeft 13 procent van de werknemers nog steeds geen vaste baan. Van de werknemers met zes tot tien jaar werkervaring heeft een derde nog steeds een tijdelijk dienstverband. Het is voor werknemers moeilijk zich in te dekken tegen het werkloosheidsrisico dat ze lopen, vindt het SCP. In het sociaal akkoord dat half april is gesloten, zijn met de werkgevers, werknemersorganisaties en het kabinet dan ook afspraken gemaakt om de negatieve effecten van de flexibilisering tegen te gaan. <

Alweer geen promotie

Naast een promotie grijpen waar je op hoopte is op zich al erg genoeg, maar niet begrijpen waarom je werd gepasseerd is nog veel erger. Brandy Lee interviewde 20 van haar favoriete executives over promoties en publiceert op haar Business Insider blog de zeven meest voorkomende redenen waarom mensen naast een promotie grijpen. 1. Je beschikt niet over de juiste vaardigheden voor de job; je hebt te weinig soft skills. 2. Je luistert niet naar feedback. Het is niet gemakkelijk om ‘opbouwende’ kritiek te aanvaarden. 3. Je bent niet professioneel genoeg. Hoe hoger op de carrièreladder, hoe professioneler je je moet gedragen - ook wanneer de baas niet kijkt! 4. Je bent geen initiatiefnemer. Als je hogerop wilt, dien je jezelf als probleemoplosser te profileren. 5. Je denkt niet zoals een manager; een manager geeft werkelijk om het bedrijf en doet zijn werk eerder om zijn departement succesvol te maken dan voor het geld. 6. Je denkt er recht op te hebben. Anciënniteit is allang niet meer de voornaamste factor. <

Merendeel organisaties niet bestand tegen hackers

93 procent van de organisaties is niet bestand tegen een aanval door hackers. Dit blijkt uit onderzoek van LBVD in het kader van de actie April Awareness. Hackers konden zonder problemen bij deze organisaties een WiFi-router plaatsen. Bij driekwart van de deelnemende organisaties kon vervolgens via deze router direct toegang worden verkregen tot het interne netwerk. Slechts in één geval werd de hacker tijdens de installatie van de router ontmaskerd en opgepakt. Gebleken is dat veel deelnemende organisaties wel (informatie)beveiligingsmaatregelen treffen, maar deze onvoldoende naleven. Zo had een organisatie een toegangscontrolesysteem bij elke ruimte, maar werd de deur van een vergaderruimte opengehouden door een stoel. In deze vergaderruimte konden de hackers met gemak een router plaatsen en daardoor verbinding maken met het netwerk van de deelnemer. April Awareness is onderdeel van een jaarlijks terugkerend onderzoek van adviesbureau LBVD naar de status van informatiebeveiliging. <

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

Handige links Nieuwe baan gevonden maar wacht jou alleen nog een assessment? Dan is het zaak dat je je goed voorbereid. Hoe je dat doet staat op www.assessmenttest. nl. < Staat je baan op de tocht en wil je weten van je rechten en plichten zijn? Op www.ontslagnet.nl staat wat je moet doen en vooral moet laten! < Heeft het bedrijf waar jij werkt grote plannen met jou? Anticipeer dan alvast op wat (misschien) komen gaat. Doe op www.leiderschapstest.nl alvast een test en kijk of je werkelijk de competenties hebt voor die leidinggevende functie. < Carrièretijgers hebben natuurlijk allang hun licht opgestoken via www.carrièretijger.nl. Jij nog niet? Toch een aanrader als je hogerop wilt. < Ook Ecabo, kenniscentrum voor beroepsonderwijs en bedrijfsleven, timmert flink aan de weg. Wel eens van een ‘kwalificatiedossier’ gehoord? Kijk op www.ecabo.nl en je bent weer helemaal ‘bij’. < Periodiekje erbij per 1 juli? Of moet jij stevig onderhandelen over een salarisverhoging? Veel zo niet alles over dit (hot) item vind je op www.loonwijzer.nl. < Mag jij je bemoeien met de ‘aanname’ van een nieuwe collega? Hoe kijk jij dan naar het cv van je collega in spe? Heb jij het cv voor je neus liggen en wil je weten of de informatie op waarheid berust? Raadpleeg www.cvchecken.nl. < Voor inspirerende trainingen en opleidingen hoef je niet ver te zoeken. Het aanbod op www.managementsupport. nl/opleidingen is gevarieerd en ongeevenaard! <

7


cARRIèRE

Je leven lang leren

Oei ik groei! Leren is leuk. Je ontdekt en verdiept je talenten en je kunt makkelijker meebewegen met veranderingen in je werksituatie. Leren doe je eigenlijk iedere dag, bewust of onbewust. Bewust door bijvoorbeeld trainingen te volgen of feedback te vragen aan collega’s. Onbewust door toevallige ervaringen waar je direct iets mee doet, of door gedrag te kopiëren van iemand die je waardeert. Leren kan op vele manieren, maar weet jij welke manier jou helpt om een stapje verder te komen? in dit artikel gaan we in op de fasen in het leerproces en op verschillende niveaus en methoden van leren. Tekst Els Frigge & Gunilla Blijsie

Je leven lang, iedere dag, leer je nieuwe dingen. Dat kan door een plotselinge ervaring; als je fietst in het donker zonder licht en je krijgt een vervelende aanrijding, leer je dat gauw af. Vanaf nu vergeet je nooit meer zonder licht te fietsen. Meer ongemerkt leer je als je be­ seft dat het drinken van meer water echt goed voor je is. Je zet steeds vaker iedere dag een kan water op je bureau, zo drink je meer, voel je je fitter en heb je minder hoofdpijn. Eigenlijk leer je dus altijd. Als je dit leerproces goed bestudeert, zie je dat er steeds vier fases zijn. (Zie het kader hiernaast.) Leerniveaus en leermethoden Leren verloopt via opeenvolgende niveaus. Als ik je vraag nu een uit­ draai te maken van de jaarcijfers, terwijl je nog nooit met dat speci­ fieke computerprogramma hebt gewerkt, zal dat een stressvolle klus worden die niet binnen een uurtje klaar is. Ik vraag je namelijk iets te doen waar je nog geen kennis van hebt en ook ontbreekt inzicht in hoe het programma in elkaar zit. In het onderwijs wordt gewerkt met leerniveaus, die daar taxonomie wordt genoemd. Het geeft aan wel­ ke niveaus je moet doorlopen om werkelijk met het geleerde uit de voeten te kunnen. Een van de meest gebruikte taxonomieën is die van Benjamin Bloom (zie de piramide van Bloom). Bloom geeft aan dat eerst kennis nodig is, dan inzicht en dan pas het toepassen van die kennis. Wil je daarna naar een nog hoger ni­ veau dan leer je dat door analyseren, evalueren en creëren. Per niveau gaan we aan de hand van twee voorbeelden kijken hoe je dit kunt leren. Het ene voorbeeld gaat over lezen en schrijven, het andere over het leren van onderhandelingsvaardigheden. Kennis Kennis is de basis van alle leren. Zonder het alfabet te kennen kun je immers niet leren lezen of schrijven. Zonder kennis van onderhandel­ technieken is het lastig om te leren onderhandelen. Al het leren be­ gint bij basiskennis. Kennis kun je op verschillende manieren verkrij­ gen, bijvoorbeeld door een training of opleiding te volgen, een handleiding of boek te lezen, vragen te stellen aan een deskundige of al googelend op internet. Je pikt ook heel veel kennis op door goed te luisteren naar anderen en door naar documentaires te kijken.

8

I onbewust onbekwaam In deze fase heb je niet in de gaten dat je über­ haupt iets gaat of moet leren op het terrein waar­ op je dat straks wel gaat doen. Hier weet je nog niet wat je niet weet. II bewust onbekwaam Hier ontdek je dat je ‘iets’ nog niet kunt of weet. Hoe kom je tot die ontdekking? Dat kan een con­ fronterend moment zijn, bijvoorbeeld als je mana­ ger vertelt dat je minder goed scoort op klantge­ richtheid. Of meer geleidelijk, omdat je ziet dat je collega haar klanten anders te woord staat dan jij. Je ziet in dat jij nog wat te leren hebt op dat ge­ bied. III bewust bekwaam Dit is de fase dat je bij jezelf observeert dat je iets al wel weet of kunt, wat je eerder nog niet kon. Na­ dat je op je collega hebt gelet hoe zij ‘vriendelijk en duidelijk’ haar klanten te woord staat, neem jij je dat ook voor. Waar je normaal je irritatie voelt op­ komen en je nog wel eens kunt gaan snauwen, tel je nu tot tien. En je hoort jezelf nu vriendelijk herha­ len wat de klant aan je vraagt. Dat gaat al goed! Je ziet dat je de goede weg bent ingeslagen. IV onbewust bekwaam Ongemerkt heb je je nieuwe gedrag of kennis ei­ gengemaakt. Bijvoorbeeld: je zit bij een cursus en een deelnemer vertelt over haar worsteling om beleefd te blijven tegen klanten. Je hoort jezelf roepen ‘ja, dat had ik vroeger ook!’ En plotseling besef je dat je zelfs niet meer geïrri­ teerd bent bij veeleisende klanten. Je blijft vrien­ delijk en duidelijk de klant te woord staan

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


cARRIèRE

Taxonomie van Bloom

Begrijpen/Inzicht Met alleen kennis kun je echter nog niet zoveel. Je moet de kennis ook begrijpen. Als je de letters van het alfabet kent, kun je nog niet lezen. Je moet begrijpen dat de letters in een bepaalde volgorde een woord zijn. Dat woord moet je óók begrijpen anders hebben de lettercombinaties geen betekenis. Alleen het hebben van theoriekennis over onderhandelen is ook on­ voldoende om de kennis te gaan gebruiken. Je moet leren begrijpen wat onderhandelingssituaties zijn, wanneer er onderhandelmogelijk­ heden zijn en in welke situatie je welke onderhandeltechniek kunt gebruiken. Begrijpen leer je bijvoorbeeld in trainingen door ervarin­ gen uit te wisselen, door casussen te bespreken, door opdrachten te doen waar je verbanden moet leggen, door met elkaar na te den­ ken wat er in een situatie gebeurt als… Begrijpen leer je ook door op je werkplek goed te observeren wat wel en niet werkt in bepaal­ de situaties. Dus ogen en oren open.

De piramide van Bloom

Toepassen Als je kennis en inzicht hebt ga je het geleerde zelf toepassen in de praktijk. Je gaat veel oefenen. Dat voelt soms heel onwennig. Kin­

deren doen daar niet zo moeilijk over. Als ze de letters van het alfa­ bet hebben geleerd en begrijpen hoe je daar woordjes mee maakt, gaan ze daar zelf mee spelen. Door briefjes te schrijven oefenen ze

Bewust Onbekwaam. In je werk realiseerde je je op een gegeven moment dat je iets moest veranderen want anders zou je je job niet vol kunnen houden. Hoe kwam die ontdek­ king? Monic Verschoor (officemanager STC) over haar leerproces: ‘Ik maakte veel te veel uren en werd erg moe. Er ontstonden  frustraties omdat hard werken niks leek op te leveren. Dit signaal werd opgepikt door een alerte collega en door ervaring uit het verleden, werd een coachingstraject aangeboden door de werkgever. We wisselden van manager en ik vond het lastig om met deze nieuwe manager te communiceren. Daarnaast moesten de kosten naar beneden en de efficiency omhoog en dus moesten alle zeilen worden bijgezet.’ Bewust Bekwaam. Je hebt de cursus Management Assis­ tent & Manager gevolgd om je kennis en kunde over je rol op het werk beter in te richten. De eerste dag van de trai­ ning had je het idee dat je alles al wel wist. De tweede dag had je toch een moment dat er ineens een kwartje viel. Ver­ tel daar eens over. Hoe essentieel was dat moment voor je? ‘De tweede dag deden we een oefening waarin persoonlijkheidsrollen werden besproken. Het werd me door het rollenspel ineens duidelijk. Wanneer ik, in plaats van met een resultaatgericht vinklijstje in de hand met mijn manager sprak, hem nu open vragen zou gaan stellen, zou het dan makkelijker zijn om met deze manager te communiceren?

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

Evalueren Analyseren Toepassen Begrijpen/inzicht

Oplopend leerniveau

‘Onbewust. In het begin van je job als secretaresse, voelde je je als een vis in het water. Je kende iedereen en was be­ trokken bij leuke projecten en je genoot ervan dat je je ken­ nis van zaken in je organisatie kon benutten.

Creëren

Kennis

Dat bleek inderdaad het geval en ik pas dat bij de betreffende manager nog steeds toe. Dat werkt prima. En ik ben gaan experimenteren bij meer mensen. Door even rustig te denken over het gedrag dat mensen vertonen en dan een ‘plan de campagne’ te maken, wordt het allemaal gemakkelijker.’ Onbewust Bekwaam. Inmiddels werk je al weer een aan­ tal jaren voor deze organisatie en hebt nu een leidinggeven­ de rol. Je werkt ook alweer jaren met de manager waar je toen secretaresse voor was. Dat inzicht wat je tijdens de training kreeg, hoe gebruik je dat nu in je werk? ‘Zoals ik eerder aangaf pas ik het principe van de persoonlijkheidsrollen nog steeds toe. Ik heb een betere relatie met de manager(s). Het is voor mij ook makkelijker geworden om aan te geven wie welke verantwoordelijkheden heeft en waar bij mij de grens ligt. In plaats van aangeleerd gedrag is het meer een gewoonte aan het worden. Dat heeft tot gevolg dat ik weer andere taken en verantwoordelijkheden kan nemen waardoor ik weer leer. Ik ben gegroeid in de afgelopen jaren.’ Leven lang leren. Je bent je nu aan het oriënteren op weer hele andere cursussen, bijvoorbeeld over leidinggeven. Hoe zie jij dat: een leven lang leren? ‘Ik vind het belangrijk om de kennis te blijven ontwikkelen op het gebied van managen en omgang met anderen. In gedrag zijn altijd voortschrijdende inzichten en ik denk dat het goed is dat bij te houden. Daarnaast probeer ik op financieel en administratief management ook bij te blijven. In de tijd van digitaliseren, het nieuwe werken, paperless office en dergelijke valt er nog veel te leren.’

9


KEEP IT SIMPLE.

MET HET NIEUWE VERGADERARRANGEMENT VAN NOVOTEL BENT U IN EEN KEER KLAAR.

Wanneer u druk bent, is vergaderen het laatste waarover u zich zorgen wilt maken. Daarom hebben wij een nieuw vergaderarrangement ontwikkeld dat geschikt is voor kleine bijeenkomsten. Het biedt alles dat u nodig heeft - WiFi, water, beamer, lunch, pauzes, zaalhuur, toegewijde medewerkers ĂŠn natuurlijk de kwaliteit die u van Novotel mag verwachten. En uiteraard maken wij, indien gewenst, een offerte op maat die geheel aansluit bij uw wensen.

WORD LID VAN ONS INTERNATIONALE LOYALTY PROGRAMMA VIA ACCORHOTELS.COM

Novotel.com/meetings


cARRIèRE

seriOus gaming Een serious game is een ervaringsspel met een ander primair doel dan puur vermaak. De game duidt op een spel waarin meerdere beslissers serieuze leerdoelen nastreven. Dit gebeurt in een afgebakende en beperkte context, van bijvoorbeeld een fictief en toch realistisch bedrijf. Kun je het je al voorstellen? Je gaat met een groep managementassistenten een serious game doen. Waarom? Omdat je wel eens uit je comfortzone wilt stappen en wilt oefenen en ervaring opdoen in een serieuze context, zoals een ander type bedrijf dan je gewend bent. Op dit moment onderzoekt Management Support hoe we een serious game kunnen ontwikkelen. Heb je ideeën? Laat het ons weten! Mail naar verabot@vakmedinet.nl.

het toepassen van hun kennis en inzicht en dat gaat met veel fouten gepaard, maar wie vindt dat erg? Niemand toch? Het is zelfs heel vertederend om een briefje van een kind te krijgen in fonetische taal. Door het veel te doen gaat het steeds beter. Met een communicatieve vaardigheid als onderhandelen is het net zo als je het gaat oefenen in de praktijk. Je doet iets wat je nog niet eerder bewust zo gedaan hebt. Kortom, je bent ‘bewust bekwaam’ aan het doen. Dat vraagt kinderlijk lef en doorzettingsvermogen. Juist van fouten maken leer je het meest. Dus als het onderhande­ len een keer niet lukt, is dat niet erg. Integendeel, je bent aan het leren en van elke ervaring word je wijzer. Toepassen kan in verschillende situaties. In een training kan dat door te oefenen met een trainingsacteur. Op je werk, maar ook in privésituaties, kun je bewust gaan oefenen met wat je geleerd hebt en anderen om feedback vragen. Je kunt ook zelf situaties creëren om zoveel mogelijk te oefenen. Vraag bijvoorbeeld een gesprek aan met je leidinggevende om te onderhandelen over je salaris of over nieuwe taken. Veel oefenen dus en niet bang zijn dat het een keer misgaat. Analyse Vanaf nu begint het ‘hogereschoolleren’. Je gaat verder dan de ver­ trouwde situaties. Je zoekt complexe situaties en past je handelen aan die situatie aan op basis van je kennis, inzicht en toepassings­ ervaring. Door nieuwe situaties te leren analyseren, leer je ingewik­ kelde patronen te herkennen en flexibel in te spelen op steeds weer nieuwe situaties. Voor het lezen en schrijven betekent dit dat je steeds moeilijkere boeken gaat lezen en steeds moeilijkere teksten kan schrijven voor verschillende doelgroepen. Om op een hoger niveau van onderhandelen te komen, zoek je voor jou nog onbekende onderhandelingssituaties. Dat kun je ook weer doen in zowel privé­ als werksituaties. Stap uit je comfortzone. Dit is ook in trainingen te oefenen met bijvoorbeeld serious games (zie ka­ der). Daar word je in een situatie gebracht die volledig nieuw voor je is en waarin je moet handelen op basis van steeds weer nieuwe en veranderende informatie.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

Evaluatie Op dit niveau leer je ideeën te vergelijken en daar zelf een mening over te vormen. Je onderzoekt alles wat je tot nu toe geleerd hebt en trekt hieruit je conclusies. In het voorbeeld van lezen en schrijven leer je op dit niveau een beargumenteerde mening te formuleren over de kwaliteit van geschreven stukken of de betrouwbaarheid van verschillende internetbronnen. Op school leer je dat vaak door een onderzoeksopdracht in de vorm van een paper of scriptie. In het voorbeeld van onderhandelen kun je bijvoorbeeld een visie­ stuk schrijven voor je organisatie over best practice: welke onder­ handelingstechnieken leiden tot het meeste succes in onze organi­ satie? Dit niveau van leren kom je vooral tegen in opleidingen en op de werkvloer. Trainingen zijn vaak te kort om dit niveau uit te diepen. Creëren En als laatste de top: iets nieuws creëren. Zelf een boek schrijven bijvoorbeeld of een hele nieuwe schrijf­ of onderhandelingsstijl ont­ wikkelen. Dit niveau kun je bereiken als je alle vorige niveaus doorlo­ pen hebt. Door veel oefenen, veel vallen en opstaan, veel observe­ ren en veel onderzoeken. Dan ben je mogelijk in staat om vanuit al het geleerde tot iets nieuws te komen, iets unieks. Op naar de top dus. Oei ik groei! We begonnen dit artikel met ‘Leren is leuk’. Maar let op, leren kost soms ook zweet en tranen. Waarom? Je voelt en weet wat je wilt bereiken, maar het lukt je nog niet! Doorzetten, je kop schudden en weer doorgaan. Steeds weer nieuwe mogelijkheden zoeken om je­ zelf te ontwikkelen. En schrik niet van je eigen succes! Want soms verras je jezelf door een enorme groeispurt die je hebt doorgemaakt, en waarvan je pas op een gegeven moment beseft; ja, dit had ik ja­ ren geleden wel anders aangepakt. Wat heb ik eigenlijk veel geleerd. Geniet daarvan! Els Frigge is onderwijskundige, trainer en adviseur bij Els Frigge, trainingen en HR projecten (www.elsfrigge.nl). Gunilla Blijsie is executive coach en trainer bij HRD Support (www.hrdsupport.nl/ www.krachtigsamenwerken.nl)

11


cARRIèRE

Intern secretaressenetwerk

Waardevolle tool

Ken je sommige collega-secretaressen alleen maar via telefonisch contact? Gaat het maken van een afspraak voor je manager soms moeizaam doordat jouw collega-secretaresse weinig flexibiliteit vertoont om er samen uit te komen? Heb je het gevoel dat jullie als secretaressen binnen de gehele organisatie veel meer kunnen uitwisselen, zodat ieders expertise optimaal voor de organisatie beschikbaar is? Willen jullie als doelgroep je meer zichtbaar maken in de organisatie, zeker in tijden van reorganisatie? Dan is het tijd voor een secretaressenetwerk! Tekst Kristine Ates*

Een secretaressenetwerk zorgt voor een krachtige verbinding tussen de secretaressen van de gehele organisatie. Je leert van elkaars kwaliteiten, je wisselt kennis met elkaar uit, je behartigt de belangen van jullie functie en stimuleert elkaar tot groei. Je leert elkaar beter kennen, je bouwt je netwerk uit en dat draagt direct bij aan een optimale ondersteuning van jouw manager. Zeker in tijden van reorganisatie is het belangrijk dat jullie je als secretaressen verenigen om zo als sterk platform te kunnen bijdragen aan de nieuw te vormen organisatie! Het investeren in een secretaressenetwerk kost geld en levert geld op, doordat processen veel soepeler en efficiënter verlopen en er dus productiever en met meer plezier gewerkt kan worden. Hoe pak je het aan? Er is iemand die het voortouw moet gaan nemen. Dat kun je alleen doen of je kunt een kleine projectgroep samenstellen. Dit kost natuurlijk tijd, enthousiasme, doorzettingsvermogen en geduld. Het is belangrijk dat eenieder zich daaraan committeert. Inventarisatie Inventariseer allereerst de behoefte en de verwachtingen van alle secretariaten en het management. Bezoek een aantal bedrijven waar al een secretaressenetwerk bestaat om eens een kijkje in de keuken van collega-secretaressen te nemen. Spreek eens met het management daar. Gebruik netwerken als LinkedIn, Facebook of landelijke secretaressenetwerksites om informatie in te winnen. Je hoeft niet opnieuw het wiel uit te vinden, leer van elkaar! Dus deze fase is echt alleen nog onderzoekend van aard. Sta open voor ideeën en mogelijkheden. Concrete ideeën Als je een beetje weet hoe het netwerk eruit zou kunnen gaan zien, benader collega’s dan persoonlijk en niet alleen via de e-mail. Leg de focus in de beginfase dan ook op het vinden van medestanders. Er zijn altijd collega-secretaressen die geen behoefte hebben aan een netwerk, houd er rekening mee dat vernieuwing meestal weerstand oproept. Geef die weerstand de ruimte en vraag wat nodig is om je collega’s mee te krijgen.

12

Organiseer een bijeenkomst en laat zien hoe het netwerk dat jij voor ogen hebt eruit kan komen te zien. Het is bijvoorbeeld een leuk idee om een secretaresse van een ander bedrijf als gastspreker uit te nodigen en haar vragen te vertellen over hoe het netwerk in haar bedrijf is opgezet en functioneert. Persoonlijke verhalen dragen enorm bij aan het verkrijgen van draagvlak. Nodig hierbij ook het management uit! Hoe meer het management betrokken wordt en de voordelen gaat inzien, hoe groter de kans dat ze er geld in willen ‘steken’.

seCretaresse CommunIty Yvonne van Pinxteren (Oracle): ‘Omdat wij als secretaressen op diverse niveaus, binnen Oracle tegen dezelfde zaken aanliepen en tips wilden delen, zijn wij een aantal jaren geleden gestart met de Secretaresse Community. Wij komen gemiddeld vier keer per jaar een dagdeel bij elkaar om te vergaderen over actuele zaken zoals bijvoorbeeld Het Nieuwe Werken, over de systemen of over andere zaken waar we tegenaan lopen. Daarna gaan we met de groep een hapje eten. De community wordt vanuit het management gesteund - wij krijgen een budget. Ook het management ziet in dat wij binnen Oracle een belangrijke schakel vormen. Verder organiseren we één keer per maand een koffiebijeenkomst waar we zaken bespreken die op dat moment actueel zijn. Het is voor ons als ondersteuners belangrijk om regelmatig samen te komen en met elkaar te sparren, maar ook heel erg leuk om elkaar te zien natuurlijk, want door de drukte komt dat er niet altijd van.’

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


cARRIèRE

een adressenlijst is handig. Hierin is kun je voor iedere manager vermelden wie zijn of haar secretaresse is, waardoor het plannen van afspraken en het regelen van andere aangelegenheden snel en soepel verloopt. Vermeld ook op het intranet wat de expertises van de individuele secretaressen zijn. Dan kun je gebruikmaken van elkaars kwaliteiten. Waarom zelf prutsen in Excel als jouw collega dat zo voor jou gepiept heeft? Laat het intranet bijhouden door de secretaressen zelf, dat draagt absoluut bij aan de betrokkenheid. Creëer daarnaast een zo breed en intensief mogelijk gebruik.

Branding Door het netwerk een eigen naam en logo te geven en de interne communicatie daarop te laten aansluiten, is het ook herkenbaar voor collega’s van andere afdelingen. Dat draagt flink bij aan de branding van jullie vakgroep binnen de organisatie. Collega’s weten jullie daardoor gemakkelijker en sneller te vinden. Werken vanuit het netwerk maakt het secretaressevak niet alleen leuker en uitdagender, maar ook makkelijker en efficiënter. activiteiten Er zijn tal van activiteiten te bedenken die in het secretaressenetwerk kunnen worden opgenomen. Denk hierbij aan het organiseren van workshops met interessante onderwerpen. Zo vang je twee vliegen in één klap: je professionaliseert je in je vakgebied én je versterkt de onderlinge contacten tussen de secretaressen. Als trainer geef ik zeer regelmatig dergelijke workshops en ik vind het elke keer weer verrassend om te ervaren hoe deze dagen een positieve bijdrage leveren aan het krijgen van meer begrip voor elkaar, collegialiteit, professionele samenwerking en werkplezier. Voor een goed onderhoud van je netwerk zijn twee workshops per jaar een minimale investering. Als de begroting het toelaat, zou één keer per kwartaal optimaal zijn. Als het gaat om scholing en opleiden is mijn ervaring dat secretaressen vaak hard moeten knokken om iets voor elkaar te krijgen. Zowel vanwege het budget als vanwege de tijdsinvestering. Ook hiervoor geldt: samen sta je sterker. Creëer met elkaar een visie ten aanzien van professionalisering en opleiding. Zet een goedwerkende en makkelijke secretaresseintranetsite op. Je kunt hier een handboek in opnemen met antwoorden op de meest uiteenlopende, vaak praktische zaken. Ook

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

En last but not least: zorg dat de site actueel blijft, alleen dán kan het netwerk vóór jullie werken. Met bijvoorbeeld een applicatie zoals Yammer kun je intern twitteren. Dit geeft de mogelijkheid om op een snelle manier informatie met elkaar uit te wisselen en hulpvragen aan elkaar te stellen of een interessant artikel te promoten. Doordat je aansluiting hebt op de kennis en ervaring van alle secretaressen, biedt het ontzettend veel kansen voor je eigen ontwikkeling als secretaresse. specialistische projectgroepen Binnen het netwerk kun je projectgroepen opzetten om specifieke zaken verder uit te zoeken en vorm te geven. Denk bijvoorbeeld aan een projectgroep die Het Nieuwe Werken voor de functie van de secretaresse gaat onderzoeken. Of een projectgroep die zich gaat bezighouden met Social Media. Als jullie netwerk een goede branding heeft, zul je ook gevraagd kunnen worden om deel te nemen aan projecten elders in de organisatie waar een inbreng vanuit de ondersteuning heel waardevol is. Begroting Maak een jaarplanning en een bijpassende begroting. Vergeet daar niet een post voor onvoorziene activiteiten in op te nemen. Zorg voor goedkeuring en leg zaken schriftelijk vast. en volhouden! Ben je enthousiast geworden en zie je het wel zitten om in jouw organisatie een mooi secretaressenetwerk op te zetten? Zoek dan enthousiaste collega’s, gebruik jouw flexibiliteit en creativiteit, heb geduld, blijf positief, maar wees vooral volhoudend! Het is even doorbijten, maar het levert echt iets heel waardevols op. < *Kristine Ates helpt je op het gebied van persoonlijk leiderschap in samenwerking en heeft zeer veel ervaring met het trainen en coachen van managementondersteuners. Haar persoonlijke manier van werken is betrokken, motiverend en praktisch. (www.kmktrainingen.nl)

13


cARRIèRE

Nog niet klaar voor de next level?

wakker worden! het is een uitdagende tijd: organisaties groeien en krimpen, het nieuwe werken wordt ingevoerd, steeds meer secretaressen gaan samenwerken in een team of in een grotere pool, managementondersteuning wordt uitbesteed, secretaressen verlaten organisaties zonder dat er vervanging komt. hoe ziet de toekomst van de managementsupporter er eigenlijk uit? Tekst Marianne Smits*

Het is een práchtige tijd! Juist omdat alles wat we al jaren doen, momenteel ter discussie staat. Moeten we voor het uitvoeren van ons werk wel altijd naar kantoor? Moeten we elkaar letterlijk in de ogen kijken om met elkaar te kunnen overleggen? Is managementondersteuning nog wel nodig? Deze vragen zorgen ervoor dat wij ‘wakker’ worden. En dat is nodig; want om je dromen waar te maken moet je immers eerst wakker worden. Benodigde bekwaamheden Door de veranderingen die ICT teweegbrengt hebben we daadwerkelijk ook de mogelijkheid om zaken anders te gaan doen. Vanachter je eigen werkstation kun je op elk moment dat jou schikt communiceren met de hele wereld. Technologie vormt geen belemmering, maar ‘wat moet ík dan kunnen om klaar te zijn voor the next level?’ vragen secretaressen me. Google je op bekwaamheden die je nodig hebt om je nu en in de toekomst staande te houden, dan kom je al snel bij de 21st century skills terecht. In alle modellen hieromtrent worden de volgende competenties als noodzakelijk benoemd: • (virtuele) samenwerking • communicatie • ICT-geletterdheid • sociale en/of culturele vaardigheden

hebt enorm veel in je mars. Blijf je echter rekenen op je huidige kwaliteiten, zonder ze te ontwikkelen en aan te scherpen, dan ligt werken op routine op de loer. Tijd dus voor actie: kijk maar eens hoeveel er in de afgelopen tien jaar al veranderd is in je functie. En dat heb je ook allemaal naar je hand gezet. Gebruik dus ook nu je zelfvertrouwen om deze nieuwe uitdagingen aan te gaan. Maar zet ze wel in de juiste context. Creëer een duidelijk doel voor jezelf. Want als je geen doel voor ogen hebt, weer je ook niet hoe je moet lopen. Een duidelijk doel is jouw eerste stap naar the next level. doel Als je een doel hebt, heb je een duidelijk beeld van wat jij wilt wat er in de toekomst gaat gebeuren.

Daarnaast worden creativiteit, kritisch denken en probleemoplossend vermogen nagenoeg altijd genoemd. Wil je van toegevoegde waarde blíjven, dan zul je, aldus Jeroen Busscher in zijn boek Onbeperkt houdbaar steeds moeten vernieuwen en ontwikkelen. Dan moet je kunnen samenwerken, helder communiceren, goed omgaan met ICT-hulpmiddelen en beschikken over sociale en culturele vaardigheden om in alle situaties op een prettige en constructieve wijze met mensen te kunnen omgaan. Daarbij creatief, proactief en kritisch kunnen meedenken en met oplossingen kunnen komen. ontwikkelen Zo opgesomd lijkt dit haast een provocatie. En om eerlijk te zijn is het dat ook wel een beetje. Jij bent managementondersteuner en

14

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


cARRIèRE

Daar kun je op anticiperen. Met jouw doel als uitgangspunt kun je zelf de toekomst beïnvloeden. Van: ‘u vraagt, wij draaien’ naar managementondersteuning met een duidelijke toegevoegde waarde voor jouw (nieuwe generatie) manager(s), andere stakeholders én voor jezelf. Je regisseert de perfecte uitvoering: aantoonbaar, meetbaar en onmisbaar! Klinkt mooi toch? Makkelijker gezegd dan gedaan zul je nu denken. Dat is ook zo. Nú echter is het moment aangebroken om over jouw meerwaarde in je organisatie na te denken, voor jezelf na te gaan waar jouw sterke punten liggen en wat voor jou de passie is die ervoor zorgt dat je iedere dag weer met plezier aan het werk gaat. Want je kop in het zand steken en denken dat de tijden van verandering wel weer voorbij gaan of dat wat je altijd deed ook in de toekomst voldoende zal zijn, brengt je in de gevarenzone. Heeft jouw organisatie dan nog voldoende vertrouwen in je om je te laten blijven? Zet je toekomst dus naar je eigen hand en dat doe je zó: 1. Einddoel De eerste vraag die je jezelf stelt gaat over het einddoel. Bijvoorbeeld: hoe wil je dat over je gesproken wordt als je de organisatie ooit gaat verlaten. Wat wil je dat er over je gezegd wordt in de speech van je leidinggevende? Imelda Marcos, de vrouw van de vroegere Philipijnse president, stond bekend om de duizenden paren schoenen die ze bezat… Niet benijdenswaardig om zo herinnerd te worden! Schrijf dus je eigen afscheidsspeech. Dat is een goede methode om je doelen helder te krijgen. 2. Inspiratiedocument Stel je eigen inspiratiedocument op. Zo’n document helpt je bij het formuleren van je specifieke, meer praktische doelen (zie punt 3). Je legt in je inspiratiedocument antwoorden op vragen vast. Bijvoorbeeld: waarom ben je managementassistente geworden? Je schetst jouw ideale toekomstbeeld: hoe zie jij jezelf als managementassistente over vijf jaar? Welke diensten zou jij graag willen aanbieden aan je stakeholders? Je legt in het document interessante artikelen vast die jou inspireren. Je neemt hyperlinks op met filmpjes waarin innovatieve ideeën worden uitgelegd. Je wordt lid van LinkedIngroepen als de Management Support Groep, Ontsecretaressen of Secretaresse 2.0.

PraktIschE doElEn voor jouw nExt lEvEl Je wilt herinnert worden als de managementassistente die een wezenlijke bijdrage heeft geleverd aan de productiviteitsverbetering in de organisatie. Je doel zou dan kunnen zijn om bijvoorbeeld: 1. over te stappen naar effectievere en papierloze vergaderingen. a. Je kunt starten met het inventariseren van alle overleggen binnen je afdeling of organisatie. b. Vervolgens bekijk je: - het aantal pagina’s A4 dat gemiddeld per vergadering wordt gebruikt voor agenda en alle bijlagen (maal het aantal deelnemers aan het overleg); - de tijd die de vergadering gemiddeld genomen duurt. c. Je organiseert een plek op de server waar alle deelnemers aan de vergadering toegang toe hebben. d. Je spreekt af dat de vergaderstukken voortaan digitaal minimaal drie dagen voor de vergadering klaarstaan op die plek. Iedere deelnemer zet zijn eigen in te brengen stukken op die plek klaar. e. Je spreekt af dat jij de relevantie en de duur per agendapunt doorneemt met de voorzitter en de agenda eveneens drie dagen van tevoren definitief klaarzet op de server. f. Je stemt af met de voorzitter dat voorbereiding van alle agendapunten door alle deelnemers aan de vergadering voorwaarde is. g. Je spreekt af dat iedereen de vergaderstukken heeft doorgenomen vóórdat ze naar de vergadering komen. Hierdoor zal de vergaderduur korter worden. h. Je bepaalt binnen welke termijn je dit gerealiseerd wilt hebben voor welke overlegvormen. i. Je rekent uit wat de besparing is in: - papierverbruik; - vergaderduur. j. Je communiceert het resultaat van jouw gerealiseerde doel. je kunt ook werken aan:

Dit document gebruik je als geheugensteuntje maar ook als een plek waar je je inspiratie vandaan haalt. Je vult dit document consequent aan met alles wat bijdraagt aan jouw visie. Dat kunnen tweets zijn, afbeeldingen, uitspraken van beroemdheden, foto’s van jouw idool, en alle andere reeds genoemde zaken.

2. het opzetten van een digitale archiefstructuur zodat documenten nog slechts eenmaal worden opgeslagen en binnen drie muisklikken door iedereen te vinden zijn. Het reduceren van de zoektijd naar documenten levert een wezenlijke productiviteitsverbetering.

3. Praktische doelen Je afscheidsspeech en het inspiratiedocument zijn de basis voor het formuleren van je praktische doelen. Deze praktische doelen formuleer je om vier redenen:

3. het verhogen van de Ict-geletterdheid door praktische tips uit te wisselen in overleggen en/of zelf korte trainingen te verzorgen voor je collega’s.

• Je focust door het stellen van een doel. De keuze om secretaresse te worden kan ingegeven zijn doordat je graag een baan wil hebben waarvoor je geen langjarige beroepsopleiding nodig hebt. Als je dan eenmaal werkt merk je hoe multidisciplinair dit

vak werkelijk is en verdiep je je weer in onderwerpen door aanvullende trainingen en opleidingen! • Doelen geven je energie. Je hebt meer daadkracht als je werkt aan duidelijke doelen.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

15


cARRIèRE

• Ze dragen bij aan je productiviteit. Werken met deadlines zorgt ervoor dat je je einddoel haalt. Zonder deadlines kan het voorkomen dat je werkzaamheden blijft uitstellen. • Doelen halen het beste in jezelf naar boven. We moeten uitgedaagd worden, voor we echt ons beste werk leveren. 1. Je biedt de personen die je spreekt de mogelijkheid jou te inspireren. Hun ideeën en suggesties dragen bij aan jouw beeld van next level managementondersteuning. 2. Je maakt jezelf nóg nadrukkelijker zichtbaar. 4. sMart Het formuleren van je doelen, doe je volgens de SMART-methode: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. 5. toekomstbeeld Je communiceert je toekomstbeeld zoveel mogelijk. Dus niet alleen naar je leidinggevende, maar ook tijdens de lunch met collega’s of tijdens de kantoorborrel. Dit dient twee doelen:

*Marianne H.M. Smits is als innovatiecoach en senior-adviseur bij AVK (www.avk. nl) dagelijks actief in het optimaliseren van werkwijzen in organisaties. Haar passie is effectief en digitaal werken en innovaties zoals Het Nieuwe Werken en het gebruik van social media.

traInEn En lEzEn Op 31 oktober verzorgt Marianne Smits de nieuwe training Next Level Managementondersteuning. Kijk op www.managementsupport.nl/opleidingen voor de details. Ook verschenen van haar hand de boeken: - Het opzetten van een secretaressepool - Manage uw werk; beter presteren door organiseren - Digitaal archiveren - Effectief digitaal vergaderen Informatie daarover vind je op www.managementsupport.nl/ shop. Verder is Onbeperkt houdbaar - Hoe blijf je succesvol? van Jeroen Busscher een aanrader. Informatie: Business Contact | EAN: 9789047005551.

6. Expect more Waarschuw iedereen: Expect more! Vanaf nu ben jij een Next Level Managementondersteuner! <

(advertentie)

nice to meet! Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid. We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

16

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

10-10-11 11:37

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


cARRIèRE

Drie belangrijke vragen voor je loopbaan

Welk bedrijf past bij jou? Je voelt het af en toe wel kriebelen op je huidige werkplek. Je bent wel toe aan een nieuwe uitdaging en een andere omgeving, maar waar zit jij helemaal op je plek? In dit artikel vind je drie vragen die je helpen je keuze te bepalen voor één van de 860.000 bedrijven in Nederland. Tekst Linda van der Wal | lindavanderwal.com

In Nederland zijn er ruim 860.000 bedrijven. Dat betekent dat er veel keuze is. Hoe weet je welk bedrijf bij jou past? Het belangrijkste is om te weten wat jij prettig vindt in je werk. Hier kun je meer inzicht in krijgen door te kijken welke elementen in je huidige werk goed bevallen en welke je graag anders zou willen zien. Als je weet wat jij belangrijk vindt in je werk kun je kijken wat voor soort organisatie bij jou past. De onderstaande drie vragen helpen je een richting kiezen. Daarna kun je gericht op zoek naar bedrijven die binnen dit profiel passen. Bovendien helpt het je om een goed antwoord te geven op de sollicitatievraag: ‘Waarom wil je bij ons werken?’ Vraag 1. Non-profit of profit? De eerste keuze die je kunt maken is non-profit of profit. In een commerciële omgeving ligt de nadruk vaak meer op resultaten en prestaties. Het is belangrijk om klanten snel en goed te helpen. Dat betekent aanpakken, klantgericht werken en soms een stapje harder lopen. Bij (semi)overheidsorganisaties is de organisatie vaak meer op de inhoud en op de regels gericht. Processen zijn vaak gestructureerd. Winst maken staat niet voorop. Je draagt bij aan zaken die in het algemeen belang zijn. Vraag 2. Welke branche? Vergelijk een advocatenkantoor en een marketingbureau. Het zijn allebei bedrijven in de commerciële hoek, maar ze verschillen sterk van uitstraling. Ook binnen de (semi)overheid zijn er grote verschillen. Een gemeente is anders dan een universiteit. Er zijn nogal wat verschillende sectoren waarin je aan de slag kunt. Om je keuze te maken helpt het om te kijken welke branches jou aanspreken. Misschien heb je affiniteit met de zorg of vind je de financiële dienstverlening interessant. Steeds vaker kun je ook kiezen voor een organisatie die internationale contacten heeft. Wil je graag in Nederland blijven, maar vind je het interessant om contact te hebben met mensen in het buitenland? Dan is een dergelijk bedrijf misschien wat voor jou. Vraag 3. Een klein of een groot bedrijf? In een klein bedrijf kun je vaak zo bij de baas naar binnen lopen. Er is een informele sfeer en je krijgt meer verantwoordelijkheid en meer verschillende taken. Een nadeel is dat je veel aan het werk bent met de-

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

zelfde mensen. Als het met iemand niet klikt, zit je wel aan die persoon vast. Bij grote bedrijven zijn de processen vaak meer vastgelegd. Ze hebben meer ruimte om bepaalde werkzaamheden uit te besteden. Dat betekent dat het werk zelf meer gespecialiseerd is. Een voordeel van een groot bedrijf is dat je meer ontwikkelmogelijkheden hebt. Bovendien zijn er meer collega’s om mee te netwerken en te lunchen. Werk is een belangrijk deel van je leven, daarom kun je het maar beter naar je zin hebben. Een passende bedrijfscultuur is van groot belang voor jouw tevredenheid in je baan. Besteed daarom vooraf energie in het vinden van de juiste match. Dat doe je door op een rijtje te zetten wat jij prettig vindt in je werk. Richt je daarbij niet alleen op wat je graag wilt doen in je functie, maar kijk ook naar de sfeer waarin je wilt functioneren en de branches die jij interessant vindt. Aarzel vooral niet om contact op te nemen met mensen die je meer kunnen vertellen over de plekken waar jij misschien zou willen werken. Oriënteer je ook goed op internet en stel zelf vragen tijdens het sollicitatiegesprek. Op die manier vind jij het bedrijf wat bij jou past. <

tIps EN INformatIE Zoek mensen in je omgeving die werken bij bedrijven waar jij mogelijk interesse in hebt. Vraag hen hoe het is om in een klein of groot bedrijf te werken. Of hoe het hun bevalt in de betreffende sector. Dat levert jou veel informatie op, die je kan helpen om je keuze te maken. Bovendien vinden de meeste mensen het leuk om te vertellen over hun werk. Wil je je kans op een baan vergroten? Zoek dan naar sectoren waar groei plaatsvindt. Niet op alle plekken in de economie gaat het slecht. Er zijn nog steeds bedrijven die flink groeien. Een voorbeeld van een groeisector zijn de nieuwe bedrijven in de Geestelijke GezondheidsZorg (GGZ). Op www.123test.nl vind je een bedrijfskeuzetest: www.123test.nl/bedrijfskeuze. Wil je meer lezen over het vinden van een nieuwe baan? Lees de klassieker Welke kleur heeft jouw parachute?, een boek van Richard Bolles, ook verkrijgbaar in de bibliotheek.

17


THE WORLD IS OUR HOME YOU ARE OUR GUEST

Kijk uit naar een ontspannen, diepe slaap die u normaal alleen op de grond verwacht. Wij garanderen op lange vluchten in Pearl Business Class volledig horizontale bedden met directe toegang tot het gangpad. Waarom wij zoveel moeite doen? Omdat u onze gast bent.

Dagelijks van Amsterdam naar Abu Dhabi en verder. +31 (0) 20 2035 444


cARRIèRE

Honderd jaar Schoevers

Van kantoorklerk tot co-manager Mantelpakje, grijs knotje en typen maar! Dat was mijn beeld van de secretaresse begin jaren 90 toen ik me aanmeldde voor de opleiding directiesecretaresse bij Schoevers in Nijmegen. Met dit schrikbeeld in mijn achterhoofd deed ik dat uiteraard niet geheel vrijwillig, maar onder dwang van mijn ouders. ‘Een gedegen opleiding’, vonden ze het. ‘Waarmee je altijd garantie hebt op werk’. Daar kregen ze inderdaad gelijk in. Tekst Marjo van Lijssel

Dit jaar bestaat Schoevers honderd jaar! In 1913 startte de grondlegger, de achttienjarige Adriaan Schoevers, met het opleiden van kantoorklerken vanuit de woonkamer in zijn ouderlijk huis in Amsterdam. Een mooie gelegenheid om eens terug te blikken op het vak van de secretaresse en een kijkje te nemen in de nabije toekomst.

Vrouwen sneller en nauwkeuriger Vooral mannen volgden in de beginjaren zijn opleiding stenografie en typen. Vrouwen behoorden immers niet te werken volgens de toen geldende maatschappelijke standaarden. Maar daar bracht de jonge Adriaan snel verandering in. In 1925 richtte hij de opleiding secretaresse op voor vrouwelijk Nederland. ‘Heel vooruitstrevend voor die tijd’, volgens Joyce Steenveld, huidig algemeen directeur van de Schoevers Groep. ‘Voor het eerst kregen vrouwen een alternatief aangeboden: werken in plaats van per definitie trouwen en kinderen krijgen.’ Vrouwen bleken zelfs sneller en nauwkeuriger te zijn in dit vak dan mannen. Mede door de toenemende industrialisatie, nieuwe kantoorapparatuur en de behoefte aan meer kantoorpersoneel, verdween de mannelijke kantoorklerk langzaam uit beeld. Adriaan Schoevers was zijn tijd ver vooruit. Hij zocht al meteen contact met het bedrijfsleven en de overheid om erachter te komen waar precies behoefte aan was. ‘Dat doen we nu nog steeds’, zegt Joyce Steenveld. ‘Ook maken we veel gebruik van klankbordgroepen. Een aantal keren per jaar nodig ik secretaressen uit het werkveld uit om te praten over hun vak. Ik

Joyce Steenveld: ‘Ik zie het als mijn persoonlijke missie om iedereen duidelijk te maken dat managen iets is wat je als manager samen doet met je ondersteuner’

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

vraag ze dan waar ze tegenaan lopen in de praktijk, waar we in onze opleidingen rekening mee moeten houden. Zo kunnen we voortdurend aansluiten bij en inhaken op veranderingen.’ Pittig Terug naar mijn eigen ervaringen met Schoevers. Toen ik in 1990 voor het eerst voor de deur stond voor het oude en beetje muffige - uit drie opgebroken woonhuizen bestaande - pand van Schoevers Nijmegen dacht ik: ‘Ach, een jaartje, dat doe ik wel even’. Maar het werd een zware bevalling. Na negen maanden werd ik, gevoelsmatig, ‘vrijgelaten’ uit een kantoordrilmachine. Maar ik was wel cum laude geslaagd als directiesecretaresse en compleet klaargestoomd voor de arbeidsmarkt. ‘Bij Schoevers heb ik leren werken’ is niet voor niets de gevleugelde uitspraak van oud-studentes van Schoevers. Je krijgt het inderdaad niet cadeau. De opleidingen zijn erg pittig. Als je van school komt, dan kun je ook wat. Je leert niet alleen maar theorie, maar wordt ook praktisch opgeleid. Dat was ook vroeger al zo. Toen Paula Veenhoven (69) in 1963 startte bij Schoevers in Amsterdam met de eenjarige opleiding directiesecretaresse, kreeg ze een enorm breed vakkenpakket aangeboden. ‘Van ’s morgens vroeg tot laat in de namiddag zat ik in de schoolbanken’, vertelt ze. ‘De opleiding was op hbo-niveau. Ik leerde onder meer stenograferen en het voeren van handelscorrespondentie in het Nederlands, Duits, Frans en Engels. Typen gebeurde nog op de ouderwetse mechanische typemachine. Met zo’n machine die je na elke regel met een hendel terug moest duwen naar de volgende regel. Je moest hameren op de toetsen, anders kreeg je geen letter op papier. Tikfouten mocht je niet maken, want verbeteren was bijna onmogelijk. Er bestond nog geen Tipp-Ex of verbeterlint. Bovendien werd de fout meteen ook zichtbaar op het carbonpapier dat erachter zat. In die tijd waren er namelijk ook nog geen kopieerapparaten.’ Brigitte Bardot Saai was het niet bij Schoevers. Ook niet in de zestiger jaren. ‘Tijdens de typelessen werd er muziek gedraaid van Brigitte Bardot’, herinnert Paula zich. ‘Op de maat van de tophit ‘Brigitte Bardot, Bardot...’ leerden we foutloos typen met het tienvingersysteem.

19


cARRIèRE

Blind. Geweldig! Ik was eigenlijk helemaal niet van plan om secretaresse te worden. Mijn ouders stimuleerden mij om de opleiding te volgen. Dus ik deed het om hen een beetje tevreden te houden. Ik wilde echter wel graag zelf de kost verdienen en dat lukte me na Schoevers goed. Tot mijn 63ste ben ik met plezier werkzaam geweest als directiesecretaresse. Tijdens mijn eerste baan bij een Chemisch Farmaceutische Handelsmaatschappij, ging het er op kantoor heel formeel aan toe weet ik nog wel. Wat een verschil met nu! Je

Schoevers bleek al snel een gedegen en praktijkgerichte opleiding. Ik vond het er geweldig. Mijn docenten brachten me de liefde bij voor het vak. Met de paplepel kreeg ik ingegoten hoe fundamenteel de functie is, hoe belangrijk het is om betrokkenheid te tonen en alles met een ‘smile’ te doen. Dat doe ik nu nog steeds, ook al voel ik nog zo’n persoonlijk leed. Ik blijf vriendelijk, geduldig en opgewekt. Dat kun je volgens mij alleen doen als je van je vak houdt. Streng was het bij Schoevers wel. Vooral mijn docente ‘machineschrijven’ kan ik me nog goed herinneren. Ze droeg een mantelpakje en had haar grijze haren opgestoken in een knotje. Met een liniaal in haar hand liep ze door de klas tijdens de lessen. Daar sloeg ze niet mee hoor! Ze corrigeerde alleen de stand van je handen als deze niet goed boven de typemachine stonden.’ Gezonde werkhouding Gelukkig voor mij klopte dit ‘schrikbeeld’ in de jaren 90 niet meer met de realiteit. De meiden uit mijn klas zagen er best hip uit en kwamen uit alle lagen van de bevolking. Ook de docenten waren vrij modern en vriendelijk, behalve de lerares steno. Die was nog behoorlijk van de oude stempel. Er werd al lesgegeven op computers. Internet was nog geen gemeengoed en notulen moesten we nog woordelijk en met de hand uitwerken. De meeste meiden waren bescheiden en bleven graag op de achtergrond. Dat paste toen bij de houding van een goede secretaresse. Tijdens telefoonrollenspellen, waarbij ik steevast de lastige klant speelde, deinsden ze nogal eens terug voor mijn theatrale woedeuitbarstingen. Een voorbeeldige secretaresse vond ik mezelf eerlijk gezegd niet. Tijdens toetsen schreef ik m’n armen vol met spiekbriefjes en mondelinge toetsen luisterde ik, dankzij de dunne en slecht geïsoleerde muurtjes, met gemak af.’

Paula Veenhoven: ‘Je kreeg bij Schoevers een eneorm breed vakkenpakket aangeboden. Van ‘s morgens vroeg tot laat in de middag zat ik in de schoolbanken’

sprak alle collega’s met u aan en het was ondenkbaar om de directeur bij zijn voornaam te noemen. Mijn taken bestonden vooral uit meertalig stenograferen en handelscorrespondentie. Daar was ik erg goed in. Kopiëren en telefoneren deed ik niet. De directeur nam zelf de telefoon op en het kopiëren van een document was een vak apart. Hier werden zelfs specialisten voor in dienst genomen. Kopieen moesten toen nog ontwikkeld worden in een donkere kamer. Notuleren behoorde ook nog niet tot de taak van de secretaresse. Sterker nog, er werd niet of amper vergaderd! De directeur was simpelweg de baas, dus hij nam besluiten. Daar was geen overleg voor nodig.’ Liefde voor het vak Schoevers stond anno jaren 60 en 70 bekend als een strenge en formele opleiding. De school had een ‘parelkettingenimago’. Logisch, de opleidingen werden alleen al vanwege de hoge prijs vooral bezocht door meisjes uit welgestelde kringen. ‘Mijn moeder, vroeger zelf secretaresse van de dorpsburgemeester, heeft hard gewerkt om mijn opleiding te kunnen betalen’, vertelt Marlies Meijer (52). ‘Ik moest van haar naar Schoevers en mocht niet naar een opleiding bij ons in de buurt. In eerste instantie baalde ik ervan dat ik elke dag naar Den Haag moest reizen. Nu ben ik mijn moeder dankbaar.

20

‘Ook had ik standaard ruzie met mijn stenolerares. Elke week gooide ze mijn schriften woedend door de klas. Ik was inderdaad geen stenotalent en mijn cijferlijst had meer weg van toto-uitslagen. Maar ik trainde zo hard dat ik op mijn examen met twee negens slaagde. Een maand later, na mijn eerste sollicitatie, was het al meteen raak. Ik werd aangenomen. Want met Schoevers op je cv kon het alleen maar kwaliteit zijn, vond mijn eerste directeur. Gelukkig heb ik hem nooit teleurgesteld. Want bij Schoevers was me een gezonde werkhouding bijgebracht die bestond uit flink aanpakken en proactiviteit tonen. Ik ben vijf jaar werkzaam geweest in het vak. Daarna maakte ik carrière in de PR en communicatie.’ Schoevers als kwaliteitsmerk Het is niet voor niets dat nog steeds in 40 procent van de vacatures voor secretaressen specifiek gevraagd wordt naar een Schoeversopleiding. ‘Door de kleinschaligheid, persoonlijke aandacht, goede docenten, contacten met het bedrijfsleven en de praktische aanpak, kunnen we de lat hoog leggen’, aldus Joyce Steenveld. ‘Dat is ons kwaliteitsmerk. Bij Schoevers kun je niet bukken. Als je niet lekker in je vel zit, of je bent juist ergens heel goed in, word je opgemerkt.’ Marlies Meijer is intussen doorgegroeid naar de functie van secretaresse Raad van Bestuur. Haar werkboek uit 1977 koestert ze nog steeds. ‘Het is mijn mascotte geworden’, verklaart ze. ‘Hoewel er van de toenmalige secretaressefunctie niets meer is overgebleven, draag ik het boek toch met me mee van werkplek naar werkplek. Het is enig om terug te zien hoe het werkveld van de secretaresse van vroeger eruit zag. We werden bijvoorbeeld onderwezen

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


cARRIèRE

op het gebruik van telexen, ponsinstallaties en frankeermachines. Ook moesten we standaard briefindelingen gebruiken. Dat werd heel streng gecontroleerd door de docenten. Ze noemden het ‘de Hollandse indeling op niet genormaliseerd papier’. Te lief voor woorden toch?!’ Het secretaressevak is de afgelopen honderd jaar behoorlijk veranderd. En nog steeds zijn er, met de komst van Het Nieuwe Werken en de toenemende digitalisering, belangrijke ontwikkelingen gaande. ‘De opleidingen passen we hier voortdurend op aan’, voegt Joyce Steenveld toe. ‘Het vakkenpakket is flink uitgebreid, omdat we het belangrijk vinden dat de managementondersteuner een gelijkwaardige partner is van de manager, adviserend en coördinerend, ook in de nieuwe digitale organisatie.’ Co-manager in plaats van secretaresse Nina van Dijk (22) slaagde drie jaar geleden voor de tweejarige verkorte hbo-opleiding Officemanagement bij Schoevers in Utrecht. Ze werkte daarna als secretaresse bij een bedrijf dat online cursussen ontwikkelt voor professionals over het signaleren, handelen en communiceren bij kindermishandeling en huiselijk geweld. ‘Sinds 1 maart ben ik als junior accountmanager aangenomen’, vertelt ze trots. ‘Ik heb nu de verantwoordelijkheid over de afdeling Hinke Harders: ‘Ik wist dat werkgevers Schoevers hoog hebben zitten, daarom koos ik ervoor daar mijn opleidingen te volgen’

ik besloot ook die richting op te gaan. Ik wilde wel goede papieren op mijn cv hebben staan. Ik wist dat werkgevers Schoevers hoog hebben zitten. Daarom koos ik ervoor daar mijn opleidingen te volgen. Het heeft me gevormd in mijn werkhouding. Bij Schoevers word je niet alleen onderwezen in het platte vakinhoudelijke zoals notuleren, typen en evenementen organiseren. De randvoorwaarden van een goede secretaresse staan ook centraal zoals prioriteiten kunnen stellen, over een helicopterview beschikken, efficiënt werken, als spin in het web functioneren en jezelf presenteren als het visitekaartje van een bedrijf. Ik pluk hier nu, als freelance secretaresse, de vruchten van.’

Nina van Dijk: ‘Ik heb nu de verantwoordelijkheid over de afdeling Sales en volgend jaar breidt mijn pakket zich nog verder uit’

Sales en volgend jaar breidt mijn pakket zich nog verder uit. Het is een promotie naar een managementfunctie, een geweldige uitdaging. Ik ben nu helemaal uit de ondersteuning. Mijn taken zijn intussen overgenomen door een andere secretaresse.’ Hinke Harders (29) volgde in 2006 en 2009 bij Schoevers de deeltijdopleidingen Managementassistent en Internationaal Executive Assistant. Ze koos uiteindelijk heel bewust voor het secretaressevak na een hbo-opleiding en een korte carrière in het toerisme. ‘Ik kwam er gaandeweg achter dat werken op een reisbureau niet bij mij paste’, legt ze uit. ‘Op een gegeven moment maakte ik de switch naar intercedent bij een uitzendbureau en daar zag ik heel wat vacatures voor secretaresse voorbijkomen. Die spraken me zo aan, dat

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

‘De secretaresse wordt zichtbaarder’ Qua werkethos, normen, waarden en kwaliteit zien de opleidingen van Schoevers er nog hetzelfde uit als tientallen jaren geleden. ‘We zijn actueel en volop bezig om het vak te upgraden’, volgens Joyce Steenveld. ‘Ik zie het als mijn persoonlijke missie om iedereen duidelijk te maken dat managen iets is dat je als manager samen doet met je ondersteuner. De nieuwe directeur wil ook graag een sparringpartner naast zich, een ondersteuner die meedenkt en adviseert op hoog niveau. We zien hierin een duidelijke verschuiving van mbonaar hbo-niveau. De secretaresse van de toekomst is mondiger en proactiever en krijgt een coördinerende en adviserende rol. Ze wordt ook zichtbaarder binnen de organisatie en zal zich uiteindelijk ontwikkelen tot co-manager.’ <

Schoevers is specialist in het ontwikkelen en bemiddelen van communicatieve, organisatorische, secretariële en commerciële talenten. Er zijn vestigingen in Amsterdam, Arnhem, Den Haag, Eindhoven, Rotterdam en Utrecht. Informatie www.schoevers.nl.

21


cOMMUNITy

KWESTIE Gezocht: een baan Ik ben momenteel hard op zoek naar een baan. 31,3% 46,3% 22,4%

Ja. Nee, ik zit nog goed. Ik ben latent werkzoekend.

Er hebben totaal 763 mensen gestemd.

Opleidingen 3 september, Utrecht Effectiever werken met de iPad Digitaal werken blijkt in de praktijk veel efficiënter en productiever, als je maar de juiste kennis hebt. In deze training krijg je praktische tips om als secretaresse de iPad optimaal te gebruiken . 5 september (startdag), Utrecht Personal assistant Drie belangrijke competenties van een Personal Assistant: jezelf en je kwaliteiten duidelijk kunnen neerzetten, Samenwerken en Resultaatgericht handelen. Daarover gaat deze vijfdaagse leergang. 10 september, Utrecht Masterclass Outlook 2010 In één dag krijg je de gouden tips om slimmer te werken met Outlook en de vele (vaak onbekende) functies optimaal en efficiënt te benutten. 10 september, Utrecht Proactief functioneren Initiatieven durven nemen, doelgericht kunnen werken, invloed uitoefenen, omgaan met weerstand, creatief zijn en grenzen durven stellen. Als je dat kunt, ben je pas echt proactief. En dat is wat steeds meer van je wordt verwacht.

Management Support Live! Ervaar de interactie Management Support Event heet nu Management Support Live! en is dé vakbeurs voor directiesecretaressen en managementondersteuners. Management support Live! is ook dit jaar een ware beleving met onder andere: • een netwerkplein waar je op verrassende wijze wordt uitgedaagd en getest; • een taalquiz die jou vertelt hoe het met jouw kennis van de Nederlandse taal is gesteld; • ‘Live cooking’ - kom kijken én proeven; • een VIP-lounge. Schrijf je vóór 30 juni in en maak kans op een gratis toegangskaart voor 2 personen en geniet van alle faciliteiten die de VIP-lounge biedt (hapjes, drankjes); • een uitgebreide beursvloer met innovatieve producten, diensten en gadgets; • 12 inspirerende workshops - zie het programma op pagina 24; • 14 gratis ‘Live-sessies’ (voorheen gratis mini-opleidingen); • de grootste en meest interactieve plek om te netwerken en vakgenoten te ontmoeten.

Management Support Live! vindt plaats op donderdag 3 en vrijdag 4 oktober a.s. Van 10:00 - 16:00 uur ben je van harte welkom in Jaarbeurs Utrecht, hal 5!

Meer weten? Kijk dan ook op www.managementsupport.nl/live

Voorbereiding personeelswerving Voordat je daadwerkelijk personeel gaat werven moeten er zaken helder zijn zoals:

Kijk op www.managementsupport.nl en klik op ‘checklists en tools’. Daar vind je diverse checklists op dit gebied.

• Is er echt sprake van een vacature?

• Welke taken zijn er voor de nieuw aan te trekken medewerker? • Is er alleen sprake van tijdelijke drukte? • Is een andere werkindeling mogelijk? • Kan de vacature niet intern vervuld worden? Daarna kun je een profiel van de eigen onderneming voor de kandidaat aanmaken en kun je een overzicht van de functieeisen samenstellen.

Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

22

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


cOMMUNITy

Alweer een vergadering?

DE MEETLAT

Niet alleen CEO’s verzuchten regelmatig: ‘alwéér een vergadering?’ Ook jij herkent dit vast wel.

1.

Te laat op het werk of bij vergaderingen komen.

2.

Een e-mail sturen aan een collega die recht tegenover je zit. Een manager die geen thee of koffie haalt voor anderen. Een broodje eten achter het bureau en dan een vieze werkplek achterlaten. Gebruik van managementtaal. Veel rookpauzes nemen. Ziek naar het werk komen, terwijl in bed blijven beter was geweest. Overmatig roddelen. Openlijk vertrouwelijke zaken bespreken. Kinderen meenemen naar het werk.

De werkelijke reden voor de allergie tegen vergaderen komt vaak voort uit het gevoel over de effectiviteit van de bijeenkomsten. Ze duren altijd té lang en leveren té weinig op. Is online vergaderen voor jou een optie? Houd je dan aan de volgende do’s en don’ts. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Bereid je goed voor

Wees op tijd Ken de technologie Lichaamstaal minder zichtbaar Wees geconcentreerd Blokkeer achtergrondgeluiden Noem je naam als je reageert Wees alert op vertraging Wees alert op kleding Reageer kort en bondig

maken. Ook wordt steeds vaker gebruikgemaakt van de iPad als handige tool voor papierloos vergaderen en werken. Bovendien blijkt digitaal werken in de praktijk veel efficiënter en productiever, tenminste... als je de juiste kennis hebt! Deze kennis kun je opdoen via de workshop ‘Effectiever werken met de iPad’ op Management Support Live! Kijk voor meer informatie op www.managementsupport.nl/live en klik op ‘workshops’.

‘Natuurlijk zijn er mensen die het moeilijk vinden om de grens te trekken tussen werk en privé’, stelt Henny van Egmond, partner bij adviesbureau Yolk die regelmatig adviesopdrachten uitvoert over Het Nieuwe Wer-

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

4.

5. 6. 7. 8. 9.

Bron: Brits Institute of Leadership & Management

BOEKENTIP

Het Nieuwe Werken is: balanceren tussen werk en privé

Dat is de conclusie uit het vijfde Nationaal Onderzoek Over Het Nieuwe Werken onder bijna 3000 werknemers bij bedrijfsleven, overheid, onderwijs, cultuur en welzijn.

3.

10.

Tips Er zijn veel verschillende webdiensten die online vergaderen, videogesprekken voeren en het delen van de desktop mogelijk

Het Nieuwe Werken blijft groeien. Steeds meer werknemers beslissen zelf waar en wanneer ze hun werk doen. Daarbij is het vaak lastig om de juiste balans in werk en privé te vinden en te houden. Toch neemt de angst af dat het tot meer stress en burn-out leidt. Nog maar een kwart van de ondervraagden denkt dat Het Nieuwe Werken hiertoe leidt, terwijl dat vorig jaar nog 31 procent was.

Top 10 irritaties op kantoor

ken. Het is zaak voor organisaties om met medewerkers goede afspraken te maken over bereikbaar en beschikbaar zijn.

Hoe spel je dat? Voor ambtenaren en scholen is de nieuwe spelling verplicht. Ook veel bedrijven en organisaties kiezen ervoor de officiële spelling te gaan gebruiken. Om goed beslagen ten ijs te komen geeft dit boek de wijzigingen en de meest voorkomende kwesties nog eens overzichtelijk weer.

(Bron: Werken 2.0).

Staat de deur van het Nieuwe Werken voor jou op een kier en wil je weten over hoe en wat? Management Support biedt op het gebied van Het Nieuwe Werken onder andere de volgende opleidingen:

ISBN: 9789462150713 Prijs: € 23,95 excl. btw

Bestellen: www.managementsupport.nl/shop

• Masterclass ‘Het Nieuwe Werken op het secretariaat’ • ‘Het Nieuwe Werken júist op het secretariaat’ • ‘Het Nieuwe Werken hoe ga je om met de veranderingen’

Kijk voor meer informatie op www.managementsupport.nl/opleidingen en zoek op Het Nieuwe Werken.

23


cOMMUNITy COMMUNITY

Management Support Live!

Ervaar de interactie! Ervaar de interactie! 3 & 4 OKTOBER 2013 HAL 5, JAARBEURS UTRECHT

LI VE! INSCHRIJVING GESTART! Tijdens Management Support Live! kun je weer deelnemen aan de 12 meest populaire workshops van Management Support. Je werkt in kleine groepen in korte tijd aan je persoonlijke ontwikkeling. Bekijk het programma, en zie waar nog plaats is. Log in op LinkedIn en zoek bij Event op Management Support Live! en klik op ‘attent’

Vermeld #MSLive13 in je tweet. Deze wordt dan op de site van Management Support Live! getoond

Word lid van onze Facebook fanpagina en blijf op de hoogte van de ontwikkelingen rond Management Support Live!: www.facebook.com/ managemsupport

24 20 24

1. Effectiever werken met de iPad Bouke van Kleef/Leo van den Broek Steeds vaker wordt gebruik gemaakt van de iPad als handige tool voor papierloos vergaderen en werken. De huidige technieken en Apps maken de overstap naar het papierloze kantoor dan ook steeds gemakkelijker. 2. Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaat! Ed Hartskeerl Wat houdt Het Nieuwe Werken in? Wat heb jij als secretaresse hieraan? Wat levert het je op? Je maakt kennis met alle onderwerpen die erbij komen kijken, zodat je na afloop professioneel mee kunt denken en eventueel direct kunt starten om Het Nieuwe Werken ook op jouw secretariaat tot een succes te maken.

3. Manage je mailbox in Outlook Dick van der Boer De hoeveelheid tijd die we kwijt zijn met het behandelen van e-mail, is in de afgelopen twee jaar meer dan verdubbeld. Hoe kun je je mail zo managen, dat er nog genoeg tijd overblijft voor andere dingen? Dat leer je in deze workshop. Je krijgt precies dié tips die zijn toegesneden op het gebruik van Outlook in jouw functie! 4. Werken in het papierloze kantoor Marianne Smits Alle aspecten van het werken in een digitaal kantoor komen aan de orde. Van het creëren van documenten op volledig spraak gestuurde wijze tot het beheren van documenten, dusdanig dat ze altijd én voor iedereen te vinden zijn. Voor alle aspecten van je werk krijg je handvatten aangereikt om je huidige werkwijze te optimaliseren. 5. Het opzetten van een secretaressepool Marianne Smits Deze workshop biedt je een bron van inspiratie voor het organiseren én het opnieuw vormgeven van de secretariële dienstverlening. Werken in een team en werken áls team wordt de norm.

www.managementsupport.nl/live JUNI 2013 MANAGEMENT SUPPORT MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


cOMMUNITy COMMUNITY

Ook voor managementondersteuners; samen werken als één team dat toekomstgerichte, professionele managementondersteuning biedt. Leer hoe je dit aanpakt en realiseert.

wilt doen. Je krijgt inzicht in wie nou werkelijk de macht heeft in jullie team. Ook leer je hoe je zaken bespreekbaar maakt en hoe je onprettig gedrag van anderen positief kunt beïnvloeden.

6. Werken in de cloud Marc Hector Op kantoor worden bewust en onbewust diverse cloudoplossingen ingezet. Tijdens deze workshop krijg je een duidelijk beeld van de (on)mogelijkheden en van de belangrijkste cloudtoepassingen. Je leert tevens wat de voordelen zijn.

10. Van perfectionist naar optimalist Roos Woltering We gaan, met als basis de theorie van Tal Ben-Shahar, aan de slag met de positieve tegenhanger van perfectionisme, het optimalisme. Als je als optimalist in het leven staat zal er meer uit je handen komen in minder tijd, durf je uitdagingen aan te gaan en krijg je als bonus meer plezier in je werk.

7. Bewust mondeling communiceren Angela Wijers Je leert je bewuster te worden van je eigen manier van communiceren. Hoe jijzelf duidelijker overkomt. En hoe je elkaar - al dan niet bewust - kunt beïnvloeden. 8. Persoonlijke effectiviteit Peter Vos Bereiken wat je wilt bereiken en voorkomen wat je wilt voorkomen! Daar draait het om in deze workshop. Je leert uit te maken welke gedragingen je persoonlijke effectiviteit in de weg staan en welk gedrag je effectiviteit bevordert. 9. Verbeter je samenwerking Gerda Bos Je krijgt inzicht in groepsdynamische processen binnen je team of organisatie. Je ontdekt aan welke onuitgesproken afspraken jij en je collega’s zich houden en maakt de keuze of je daar nog aan mee

PRIJS De prijs per workshop bedraagt € 245,- voor abonnees van Management Support. Niet-abonnees betalen € 275,-. De prijzen zijn incl. lunch (locatie MS Live!) en workshopmateriaal. Vermelde prijzen zijn excl. btw.

11. Mij krijgen ze niet gek! Geert Teunissen Regelmatig hebben we een opgejaagd gevoel, een gevoel van “ik zie het eventjes niet meer zitten”. In deze workshop gaan we in op hoe stress ontstaat, hoe het zich uit en vooral: wat je eraan kunt doen. Hoe kom je voor jezelf op en word je weerbaarder.

INFORMATIE Tijden De workshops vinden zowel in de ochtend als in de middag plaats. Ochtendprogramma: 09.30 - 12.00 uur Middagprogramma: 14.00 - 16.30 uur Je hebt zo voldoende tijd om je bezoek aan het MS Live! te combineren met één of meer workshops.

12. Digitaal Archiveren Bouke van Kleef Je leert hoe je een voor iedereen overzichtelijke indeling ontwerpt voor zowel je digitaal archief in Outlook als je papieren archief. Zoektijden behoren vanaf nu tot het verleden. Met de tips en technieken die je leert is het maken van je eigen mappenindeling een fluitje van een cent!

Inschrijven Schrijf je s.v.p in vóór 1 oktober. Zodra we je inschrijving ontvangen hebben, krijg je een definitieve bevestiging.

Kijk voor meer informatie of inschrijven op www.managementsupport.nl/live

Donderdag 3 oktober: 1. Effectiever werken met de iPad (beginners) 2. Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaat! 3. Manage je mailbox in Outlook 4. Werken in het papierloze kantoor 5. Het opzetten van een secretaressepool 6. Werken in de cloud 7. Bewust mondeling communiceren 8. Persoonlijke effectiviteit 9. Verbeter je samenwerking 10. Van perfectionist naar optimalist 11. Mij krijgen ze niet gek! 12. Digitaal Archiveren

Annuleren Verhinderd? Tot vier weken voor aanvang kun je kosteloos annuleren. Na vier tot twee weken voor aanvang ben je 25 procent van het inschrijfgeld schuldig. Daarna is annuleren niet meer mogelijk, maar mag wel een collega jouw plaats innemen. Meer informatie (0571) 271320 info@coconorganiseert.nl

Top 12 meest populaire workshops

MANAGEMENT MANAGEMENTSUPPORT SUPPORTJUNI JUNI2013 2013

LOCATIE De workshops vinden plaats op 3 en 4 oktober 2013 in Jaarbeurs Beatrixtheater Utrecht. Bereikbaar met Openbaar Vervoer (Utrecht Centraal Station) en op loopafstand van de Jaarbeurs/MS Live!.

ochtend

middag

✔ ✔ ✔

✔ ✔

Vrijdag 4 oktober:

ochtend

middag

✔ ✔ ✔

✔ ✔

✔ ✔ ✔

✔ ✔ ✔

✔ ✔ ✔ ✔ ✔

✔ ✔

✔ ✔ ✔ ✔

✔ ✔

25 21 25


VISIE

Visie op het vak

Vijf vragen aan... De komende maanden besteden we uitgebreid aandacht aan het secretaressevak: waar staan we? Waar gaat het heen met het vak. In deze rubriek komen ‘belangrijke spelers’ aan het woord. Zij geven hun visie. Deze maand is de beurt aan Riet Schuppert, Secretaresse van het Jaar 2013. I. Wat is op dit moment een belangrijke ontwikkeling in het secretaressevak? Het Nieuwe Werken! Dat is natuurlijk ook een maatschappelijke trend. Maar als secretaresse kun je je door Het Nieuwe Werken onderscheiden. Pak die kans van extra verantwoordelijkheid. Je kunt hierdoor andere keuzes maken die beter bij je passen. II. Hoe speel je hier zelf op in? Ik ga ‘s middags wel eens hardlopen en ‘s avonds ben ik dan weer aan het werk. Mailtjes die ik bijvoorbeeld op een vrije dag binnenkrijg op mijn Blackberry, scan ik toch. Als het nodig is, kom ik direct in actie, en anders de volgende dag op kantoor. Maar dan ben ik wél meteen op de hoogte van de prioriteiten, en de klus die ik als eerste oppak. De valkuil van HNW is dat je 24 uur bezig blijft met je werk. Daar moet ieder voor zich een modus in vinden. En dat lukt me goed. Mijn filosofie over HNW bevat drie vragen: wat is het beste voor de organisatie? Wat voor mijn directeur? En wat voor mezelf? III. Waar staat het vak over tien jaar? De techniek zal nog sneller veranderen. Het is dus zaak om bij te blijven. En directeuren hebben steeds meer behoefte aan een sparringpartner. Gelijkwaardigheid tussen manager en secretaresse wordt dus nog belangrijker. Secretaressen moeten meegaan met de ontwikkelingen in de organisatie. HBO-scholing kan hierbij helpen, maar door werkervaring kom je ook op hbo-niveau terecht, weet ik. Het is een samenspel tussen scholing en ervaring die je in staat stellen feedback te geven én erom te vragen en daadwerkelijk als sparringpartner op te treden. IV. Wat wil je meegeven aan de jongere generatie, pas opgeleide secretaressen?

26

Denk aan je persoonlijke ontwikkeling. Zelfvertrouwen en assertiviteit zijn broodnodig in dit vak. En durf om feedback te vragen! Vraag dóór: hoe wil je het hebben? Moet ik het anders doen? Heb een open houding en maak zaken bespreekbaar. Zo laat je elkaar groeien. Sta open voor opbouwende kritiek want daar leer en groei je van. V. En aan de generatie 40+? Ga mee met de techniek. Pak je verantwoordelijkheid en ga de diepte in. Zo maak je je baan leuker. Houd de ontwikkelingen bij. Haal veel uit jezelf door klussen naar je toe te trekken, meer verantwoordelijkheid te nemen. Zo groei je ernaartoe om sparringpartner te worden voor je directeur of manager. En wees je ervan bewust dat jouw stem wordt gewaardeerd. Dit wil ik nog even kwijt... Wees niet bang voor veranderingen: zie ze als kansen! <

AMBASSADEUR VAN HET VAK Het leven van Riet Schuppert (49), directiesecretaresse bij ING in Zwolle, stond even op zijn kop toen ze de finale bereikte van de Manpower/Experis Verkiezing Secretaresse van het Jaar. ‘Het was een hele happening’, vertelt ze. ‘Ik werd een paar weken echt geleefd, maar het is ontzettend leuk!’ Na haar zege afgelopen 18 april mag ze zich een jaar lang ambassadeur van het secretaressevak noemen. ‘Ik voel me zeer gewaardeerd. Mijn toenmalige duobaancollega heeft me opgegeven voor de verkiezing. We waren zo’n goede combinatie samen: verschillende types, maar daardoor vulden we elkaar aan. Echt een en een is drie. Vorig jaar ben ik na een reorganisatie fulltime gaan werken op het regiokantoor in Zwolle. Natuurlijk is het ook geweldig om alléén alle touwtjes in handen te hebben.’ Haar ambassadeurschap ziet ze als een mooie kans om het secretaressevak uit te dragen. ‘Ik raad iedereen aan met de tijd mee te gaan en zo mogelijk meer verantwoordelijkheid te nemen. Door de ontwikkelingen in de techniek liggen er ook meer kansen. Wil je in de uitvoering blijven hangen? Of wil je meer vertrouwen en meer verantwoordelijkheid?’

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


www.managementsupport.nl/opleidingen

PROACTIEF FUNCTIONEREN DIGITAAL ARCHIVEREN EVENEMENTEN ORGANISEREN WERKEN IN HET PAPIERLOZE KANTOOR PERSONAL ASSISTANT TAILORMADE WORKING VERSTERK JE PERFORMANCE EFFECTIEVER WERKEN MET DE IPAD OVERTUIGEND SCHRIJVEN DOELEN STELLEN, DOELEN HALEN POWERSECRETARESSE KEI IN TAAL NOTULEREN OP DE LAPTOP POWERASSISTANT NEXT LEVEL MANAGEMENTONDERSTEUNING OVERTUIGEND COMMUNICEREN TEAMLEIDER SECRETARIAAT EN NOG VEEL MEER!

www.managementsupport.nl/opleidingen

labels maken Eenvoudig professionele P-touch D200VP beletteringsysteem: Beleef meer plezier aan het ordenen van uw werkomgeving. Creëer snel en eenvoudig kleurrijke en slijtvaste labels voor verschillende items zoals ordners, archiefdozen, bewegwijzering en naamplaatjes. www.brother.nl


PSychOlOGIE

Over waarom we fouten moeten maken

Yes, ik heb gefaald vandaag! Tijdens de trainingen die ik verzorg voor secretaressen kom ik steeds vaker dames tegen die aangeven dat ze bang zijn om te falen en dat ze het maken van fouten zien als een van de meest verschrikkelijke dingen die ze kan overkomen. Niet alleen in werk, maar ook privé. Deze vrouwen moeten alles 100 procent perfect doen. Dit is niet alleen onrealistisch, maar ook onnodig. Sterker nog, is het niet ontzettend gezond om af en toe een goede uitglijer te maken? Tekst Roos Woltering

Vrouwen hebben twee keer meer kans op het ontwikkelen van faalangst dan mannen, maar over het algemeen kunnen we stellen dat het merendeel van onze samenleving een broertje dood heeft aan falen en fouten maken. Dit lijkt in de afgelopen decennia steeds meer toe te nemen. Een verklaring hiervoor is het voortschrijden van de prestatiemaatschappij, ontstaan in de tweede helft van de negentiende eeuw, waarin een hoge werkdruk en een sterk individuele concurrentiecultuur de boventoon voeren. We leren dat ons leven maakbaar is. We kunnen alles worden en zijn wat we maar willen en als ons iets niet lukt, hebben we dit volledig aan onszelf te wijten. We zijn volledig verantwoordelijk voor ons eigen geluk. Wie durft er dan nog te falen? Jij? Dat het leven maakbaar is, hebben we overgenomen uit het Angelsaksische model, een model dat ontstaan is in het land van de onbegrensde mogelijkheden: Amerika. Er is echter een groot verschil: in Amerika is falen veel meer geaccepteerd. Internetjournalist Alexander Klopping zei het 26 april j.l. nog in de DWDD university: in Silicon Valley hoor je er eigenlijk pas echt bij als je een faillissement achter je naam hebt staan. Google heeft mislukken zelfs verklaard tot bedrijfsprincipe. Dit bedrijf spoort zijn medewerkers aan om ideeen simpelweg gewoon uit te proberen. Als ze dat niet gedaan hadden, hadden we nu waarschijnlijk geen Gmail gehad. Uiteraard overleven de meeste ideeën de testfase niet en mislukken ze in een vroeg stadium, alleen wordt dit als volkomen normaal gezien en daarom doet het niet zo’n pijn als iets op

28

niets uitdraait. Ook IBM-oprichter Thomas Watson vertegenwoordigde het standpunt dat het verdubbelen van het foutenpercentage de snelste weg naar succes is. En Jack Welch, de ex-directeur van General Electric, ging zelfs zo ver om fouten te belonen1. Meer succes Fouten maken is dus goed! Maar waarom? De belangrijkste reden volgens Arjan van Dam, psycholoog en schrijver van het boek De kunst van het falen is dat je meer succes kunt hebben wanneer je goed met faalervaringen kunt omgaan en fouten durft te maken. Mensen die fouten durven maken leren beter en gemakkelijker en ontwikkelen zich hierdoor meer. Zij zijn beter in staat lering te trekken uit hun fouten doordat ze meer gefocust zijn op het proces dan op het resultaat. Hierdoor is de kans groter dat ze het de vol-

perfecTioNiSTeN eN fouTeN MakeN Vooral voor perfectionisten is een fout maken vaak het ergste dat ze kan overkomen. Een fout toont namelijk aan dat ze niet zo perfect zijn als ze van zichzelf zouden moeten zijn. Dit kan een perfectionist enorm onzeker maken en het ondermijnt hun behoefte aan controle. ‘Oh nee, ik kan falen, ik ben dus niet perfect, want dan zou ik geen fouten maken’. Vaak vinden perfectionisten ook de kleinste fout al onacceptabel door hun alles-of-nietshouding. Iets is goed of niet, en ook een minifout of de kleinste kritiek, kan ervoor zorgen dat ze het gevoel hebben dat hun werk slecht is of dat alles wat ze doen fout is: ‘Ik doe het ook nooit goed’. In de training van Management Support ‘Van perfectionist naar Optimalist’ besteden we uitgebreid aandacht aan faalangst en het leren maken van fouten. Data: 14 en 28 november. Informatie: www.managementsupport.nl/opleidingen

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


PSychOlOGIE

gende keer weer proberen en wél zullen slagen. Ook gaan mensen die fouten durven te maken meer uitdagingen aan. Het risico dat ze falen is niet iets dat hen afschrikt en alleen hierdoor is de kans dat zij slagen al groter. Bij slagen groeit je zelfvertrouwen, waardoor de kans dat je de volgende keer weer een uitdaging aanneemt alleen maar toeneemt. Je zelfvertrouwen groeit trouwens meer van het volbrengen van een taak waarvan je van tevoren niet zeker weet of je wel zult slagen, een taak die dus een bepaald risico met zich meebrengt. Op het moment dat je zeker weet dat je succes zult hebben, verwacht je de prestatie ook en is deze dus minder bijzonder. Leren boven presteren Goed om kunnen gaan met fouten maken, staat los van je intelligentie en je capaciteiten, maar niet van de ideeën die mensen hierover hebben. Psycholoog Carol Dweck maakte in de jaren 70 al onderscheid tussen mensen met een fixed mindset en een growth mindset. Mensen met een fixed mindset geloven niet dat hun intellectuele vermogens kunnen groeien, dit ligt vast, net zoals hun persoonlijkheid en karakter. Ze vermijden uitdagingen en als iets niet lukt concluderen ze al snel dat ze de capaciteiten missen of dat ze ‘nou eenmaal niet zo zijn’. Mensen met een growth mindset geloven dat je intellectuele vermogens, je persoonlijkheid en je capaciteiten kunnen groeien, zij genieten van uitdagingen en geloven dat doorzettingsvermogen nodig is om te kunnen slagen in het leven. Ondanks dat mensen een natuurlijke neiging hebben tot een mindset, kun je deze wel beïnvloeden en veranderen gedurende je leven. Volgens Dweck is het van belang je vooral te richten op het leer- en werkproces en dit te waarderen; niet alleen op het eindresultaat, de prestatie. Ook Arjan van Dam onderschrijft in zijn boek het belang van leren boven presteren. Falen wordt op deze manier een onderdeel van het proces naar succes. Als je je richt op leren en niet alleen op presteren, doe je meer moeite en geef je minder snel op. Je oogst namelijk al succes als je je eerste kleine stapjes zet en niet pas als je je einddoel hebt bereikt. Dit werkt belonend en motiveert je om door te gaan. Wat kun je eraan doen? De kunst is om op zo’n manier met faalervaringen om te gaan dat ze je zelfvertrouwen niet aantasten en ook je motivatie niet wegne-

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

SuDoku’S eN De fixeD/groWTh MiNDSeT Grote kans dat je wel eens een sudoku hebt proberen op te lossen. Het is ook waarschijnlijk dat je hier niet direct super succesvol in bent geweest, dat overkomt namelijk bijna iedereen. Vanuit de twee mindsets zijn de reactiepatronen echter heel verschillend. In de fixed mindset heb je het idee dat het vermogen om sudoku’s op te lossen vaststaat. Stel dat de eerste keer dat je een sudoku gaat maken geen succes is, dan kom je met deze mindset direct tot de conclusie dat je het niet kunt en dat je maar beter kunt stoppen. ‘Ik heb het geprobeerd, maar het is niets voor mij’. Met een growth mindset reageer je waarschijnlijk anders. Je geeft niet direct op maar je vraagt anderen om hulp, begint met een lager niveau, zoekt tips op internet en blijft het net zo lang proberen totdat het je wel lukt. Na verloop van tijd merk je dat je er steeds beter in wordt en je probeert steeds hogere niveau’s op te lossen. Waar herken jij jezelf in? 2

men. De ervaring moet je juist de volharding geven om het nog een keer te proberen, en nog een keer en nog een keer. Dit is essentieel: je kunt leren om te falen, anders zul je falen om te leren. Wat hierbij helpt is allereerst de strijd aangaan met je overtuigingen. Is het wel echt zo dat ik niet mag falen, is deze kleine fout nou echt het einde van de wereld? Ook het besef dat je zult moeten falen om echt succes te hebben, kan helpen. Hoe graag we het ook willen, de weg naar succes is meestal geen rechte lijn naar boven, maar een grillige, met bochten, die ook wel eens naar beneden afbuigt. Het besef dat het vol-

gen van deze weg de enige manier is om de top te bereiken, kan helpen je fouten te relativeren door je juist te realiseren dat je weer wat geleerd hebt. Namelijk dat het op deze manier niet werkt en dat het tijd is om een andere manier uit te proberen. Denk na over wat je anders had kunnen doen, maar ga niet eindeloos piekeren. Het opnieuw in praktijk brengen is belangrijker dan een diepgaande analyse. Ook het stellen van leerdoelen in plaats van prestatiedoelen kan je helpen beter om te leren gaan met falen en fouten maken. Het

WaT iS faaLaNgST? Onder faalangst wordt simpelweg verstaan: de angst om te falen en fouten te maken. Dit is op zich niet negatief, ieder mens is tot op zekere hoogte bang om te falen en heeft de drang dingen goed te doen. Bij faalangst is er echter sprake van irrationele angst die niet in verhouding staat tot de gestelde taak of opdracht. De belangrijkste en vaak vervelendste klacht die ontstaat door faalangst is dat je niet meer goed in staat bent helder na te denken: je denkvermogen blokkeert. Dit zorgt ervoor dat de resultaten uitblijven of sterk tegenvallen. Dit falen wordt dan gezien als bewijs/bevestiging dat je inderdaad niet in staat bent iets goed te doen, waardoor de angst in stand blijft of alleen maar groter wordt. We spreken in dit geval van negatieve faalangst. Er bestaat ook nog zoiets als positieve faalangst: hierbij helpt de aanwezige angst en de daarbij optredende spanningstoestand je juist om beter te kunnen functioneren. Een voorbeeld hiervan is plankenkoorts, voordat je ‘op moet’ heb je even geen idee meer waar je verhaal ook al weer over gaat. Je zorgvuldig ingestudeerde inleiding lijkt uit je geheugen gewist. Maar op het moment dat je je mond opendoet, komen daar de prachtige voorbereide volzinnen en is je angst als sneeuw voor de zon verdwenen. Je concentratie op het moment suprême neemt in het geval van positieve faalangst toe en ook tijdens de voorbereiding kan de stress een positief effect hebben.

29


PSychOlOGIE

grootste verschil tussen een leerdoel en een prestatiedoel is dat je bij een leerdoel gericht bent op het vergroten van je competenties, terwijl je bij een prestatiedoel meer gericht bent op het krijgen van een positieve beoordeling van je competenties (of het vermijden van een negatieve beoordeling). Iemand met een leerdoel stelt dat als je iets kunt leren en de ontwikkeling die je doormaakt (ook al gaat deze gepaard met fouten en met kleine stapjes vooruit) belangrijker zijn dan de uiteindelijke prestatie. En het mooie is dat iemand met een leerdoel uiteindelijk meer succes zal boeken en tegelijkertijd meer genoten heeft van de weg ernaartoe. Vergissen is menselijk Niet alleen jij bent menselijk. Een ander is dat ook. Grote kans dat je collega’s zich dus ook wel eens zullen vergissen en fouten zullen maken. En mits er sprake is van grove nalatigheid, bedenk dan: wat u niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet en neem de volgende regels in acht:

1. Reageer niet betweterig (‘ik zei toch dat je het beter op mijn manier kon aanpakken’), arrogant (‘als je wat langer meeloopt maak je dit soort fouten hopelijk niet meer’) of verwijtend (‘door jouw fout loopt het project weken vertraging op’). 2. Stel geen ‘waarom’-vragen die de ander in de hoek zetten. ‘Waarom heb je niet beter opgelet / je best gedaan / geluisterd / gepresteerd?’ zijn vragen waar meestal geen antwoord op te geven is en zullen er alleen maar voor zorgen dat de ander in de verdediging schiet. 3. Neem de ander niet direct het werk uit handen om het zelf af te maken. Hiermee creëer je hulpeloosheid. De volgende keer zal de ander namelijk nog steeds niet in staat zijn het zelf op te lossen en zal het graag aan jou overlaten. Wat je wel kunt doen is aangeven dat fouten maken nou eenmaal gebeurt en dat het zaak is zo snel mogelijk op zoek te gaan naar een oplossing. Kijk samen naar hoe de fout voor-

VergiSSeN iS MeNSeLijk Psychologen schatten dat ieder mens elk uur twee tot vijf fouten maakt. Oorzaken hiervan zijn bijvoorbeeld overbelasting, slaaptekort, gebruik van verkeerd materiaal, negatieve stress, afleiding, slecht geteste producten. komen had kunnen worden en welke lessen de ander hieruit kan trekken voor de toekomst. Vraag wat de ander nodig heeft om verder te komen in zijn leerproces en biedt waar mogelijk ondersteuning, zonder het direct over te nemen. Moedig aan het opnieuw te proberen en onderstreep het belang van het leerproces. < _____________________________________ Minder perfect, meer effect. Simone Janson, Pearson Education

1

2

De kunst van het falen, Arjan van Dam, Ambo

(advertentie)

Ervaar de interactie! 3 & 4 OKTOBER 2013 HAL 5, JAARBEURS UTRECHT

LI VE! Meld je nu aan voor Mangement Support Live! Het wordt in alle opzichten een beleving dus mis het niet!

managementsupport.nl/live

30

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


SAMENwERkEN

Moderne managementondersteuning bij veranderende overheid

Actieve rol voor secretaresse Herken jij dit? Je werkt bij een gemeente, waterschap, politie of een andere overheids­ instelling en je vraagt je wel eens af of het nooit eens ophoudt met al die veranderingen, reorganisaties en bezuinigingsrondes. Het één is nog niet klaar en geïmplementeerd of de volgende verandering kondigt zich alweer aan. Ondertussen vraag jij jezelf af hoe je je moet verhouden tot al die veranderingen: alles gelaten over je heen laten komen? Een actieve rol kiezen? Of je biezen pakken en naar een andere baan uitzien? Tekst Trudis Baart

Vele secretaressen werken bij de overheid en hebben de laatste jaren te maken met een organisatie die aan het veranderen is. Kostenbewustzijn is een eerste begrip dat zijn intrede deed, waarna er fors bezuinigd moest worden op materieel en personeel. Daarna volgde in rap tempo het begrip klantgericht; de organisatie moet zijn klanten serieus nemen en op allerlei manieren haar klanten van dienst zijn. Van aanbodgericht naar vraaggericht was een derde beweging die in gang werd gezet: de vraag van de klant werd leidend voor werkprocessen en producten die geleverd konden worden. En toen werd die klant ook nog eens fors mondiger: beviel het product of de houding van de aanbieder de klant niet, dan maakte hij of zij dit kenbaar. Enorme verschuivingen dus in het anders zo ‘suffe’ ambtenarenland. Naar buiten kijken Voor deze directies en MT’s betekent de huidige tijd dat zij meer naar ‘buiten’ moeten kijken: waar liggen de kansen en bedreigingen, wat kunnen we leren en wat kunnen we overnemen, wat doet de concurrent, wat zijn onze sterke en zwakke kanten en wat kunnen we doen om de organisatie te versterken? Directie en management zullen dus meer op pad gaan, hun kennis verbreden en verdiepen en de koers te bepalen. Taken managementondersteuner Ook voor managementondersteuners hebben dit soort organisatiewijzigingen natuurlijk grote gevolgen. Om maar eens iets te noemen: het werk van de managers waarvoor zij werken verandert. Die managers hebben naast hun gewone werk extra taken vanwege de organisatiewijziging. Dat betekent extra druk, minder tijd voor onderling overleg, heroriëntatie op de prioriteiten, meer delegeren, andere manier van leidinggeven, meer inzet van technologie en grotere spanning tussen werk en privé. Voor de managementondersteuner kan het bijvoorbeeld betekenen dat haar takenpakket drastisch wijzigt omdat de manager een aantal taken niet meer nodig acht of er simpelweg geen tijd of geld meer aan wil besteden. En dat zij haar manager minder ziet en regelmatig geconfronteerd wordt met nieuwe pakketten en apps op haar computer waarmee ze geacht wordt te kunnen werken.

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

Leren Je kunt lijdzaam toekijken hoe alle veranderingen in je werkomgeving zich voltrekken en de toekomst voor onzeker houden of je kunt een actieve rol op je nemen. Wat is wijsheid? Ik ben ervan overtuigd dat het beslist het meest verstandig is als je je blijft ontwikkelen. Door je regelmatig (kort) te laten scholen op bepaalde onderwerpen houd je je vakgebied bij en weet je hoe je kunt anticiperen op veranderingen. Actieve rol Daarnaast is een actieve rol binnen de organisatie ook verstandig: door een voortrekkersrol op je te nemen bij organisatiewijzigingen, zit je voorin de achtbaan en kun je misschien nog wat bijsturen in de door jou gewenste richting. Bovendien ben je dan een van de medewerkers binnen de organisatie die over nieuwe kennis beschikt en dus extra waardevol is. Denk bijvoorbeeld aan de invoering van Het Nieuwe Werken: neem zitting in een huisvestingswerkgroep, of in een communicatiewerkgroep, ga als ambassadeur de organisatie door met enthousiaste verhalen over deze nieuwe vorm van werken. Of ga uitzoeken hoe secretaressen met behulp van een Ipad het werk van hun manager kunnen inrichten en vergemakkelijken. Kortom: wees niet bang voor veranderingen. Laat je informeren. Zie de mogelijkheden en niet alleen de bedreigingen. Loop niet vast in de ‘ja-maarstand’ maar laat je prikkelen en uitdagen. Zo is de overheid bijvoorbeeld volop aan het veranderen. Ben jij daar werkzaam en kun je wel een steuntje in de rug gebruiken? De nieuwe training van Management Support ‘Moderne management­ ondersteuning bij een veranderende overheid’ is jou dan op het lijf geschreven. Modules die aan bod komen zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

De turbulente lokale overheid Je functie op zijn kop Het Nieuwe Werken en de lokale overheid Slimmer werken voor de secretaresse Communicatie maar dan anders.

Kijk voor nadere informatie op www.managementsupport.nl/opleidingen en schrijf je in. Dan zien wij elkaar in september! Tot dan! <

31


STRESShANTERING

We puffen en we blazen, want we zijn

druk, druk, druk Vraag aan iemand hoe het gaat en je krijgt als antwoord ‘Druk, druk, druk!’ Met andere woorden: té druk. Zeker in deze tijd van bezuinigingen en ontslagen moet met minder mensen meer werk worden verzet, waardoor de werkdruk toeneemt. Ook het beroep van secretaresse komt op de lijst van meest stressvolle beroepen voor. Directiesecretaresse Bianca Tops vertelt hoe zij omgaat met haar stressmomenten. Tekst Dick Spelt

De stress van piloten, brandweermannen en uitgezonden militairen is duidelijk, evenals die van sporters. Toch staat ook het beroep van administratief personeel en secretaressen op het lijstje ‘stressvolle beroepen’. Waarom? De reden ligt in de afhankelijkheid, het niet kunnen sturen en controleren van je werkbelasting. ‘De stressveroorzakers in mijn baan zijn vooral de lastminutewijzigingen’, zegt Bianca Tops, directiesecretaresse bij Uitzendbureau Unique. ‘In het beroep van secretaresse moet je veel vooruitkijken en anticiperen, zodat je weet wat er komen gaat. Helaas zijn er altijd van die dingen die op stel en sprong geregeld moeten worden. Dat is soms een stressfactor van jewelste. Ook e-mail is een stressveroorzaker. Ik krijg gemiddeld zo’n 150 mails per dag binnen. Die moeten snel worden afgehandeld en uit mijn inbox verdwijnen, anders raak ik het overzicht kwijt, en daar word ik onrustig van. Een stressvolle klus is ook het organiseren van een event, maar dat is dan weer stress waar ik na afloop energie van krijg.’ Stapsgewijs oppakken ‘De kunst is vooral om de situatie te herkennen en de juiste benadering te kiezen’, zegt ze. ‘Op het moment dat er te veel mensen aan mij trekken en aangeven dat hún zaken prioriteit hebben, ga ik alles verzamelen. Ik kijk eerst zelf wat prioriteit heeft en stem dat vervolgens af met mijn directeur. Hij kan zich daar meestal wel in vinden, waarna ik de punten stapsgewijs oppak. Om te voorkomen dat de betrokkenen constant aan mijn bureau staan om te vragen hoe het ervoor staat, houd ik ze wél op de hoogte van de status van hun opdracht. TIP: leer ook eens een keer ‘nee’ zeggen.’ Stressveroorzakers ‘Als ik onrustig word, weet ik dat ik te veel op mijn bordje heb liggen. Prioriteiten stellen werkt in dat geval voor mij het beste. Ik werk dan aan de hand van een lijstje. Heerlijk om dingen weg te strepen zodat er niets door m’n hoofd blijft malen. Ook een inbox die volstroomt is een teken dat ik het te druk heb. TIP: op www.meereffect.nl vind je handige tools om dit op te lossen én te voorkomen.’

32

TIMeManageMenT: 10 TIPS VOOr SlIMMer werken 1. Haal verzamelen en beslissen uit elkaar. Niet alles hoeft onmiddellijk te worden opgelost. Zet een bakje op het bureau en maak het eens per dag leeg. 2. Maak dingen af en spendeer niet eindeloos tijd aan taken. 3. Leer routine aan. Leg spullen op een vaste plek en maak sjablonen voor veelgebruikte documenten. 4. Zet alleen datum- en tijdgebonden zaken in je agenda. 5. Neem tijd om het werk te organiseren. Plan wekelijks tijd om de agenda door te nemen en de takenlijst op te schonen. 6. Houd rekening met ad-hocklussen. Spreek met collega’s eventueel momenten af waarop je niet bereikbaar bent. 7. Houd één takenlijst bij. Meerdere todolijsten zijn alleen maar verwarrend. 8. Formuleer eerstvolgende acties. Even nadenken voor je iets op de takenlijst zet. Heb je bijvoorbeeld een telefoonnummer nodig, zoek dat dan eerst op en noteer dat. 9. Maak afspraken over e-mail. Steeds naar de mail kijken leidt af. Spreek bijvoorbeeld af dat urgente zaken per telefoon worden gemeld. 10. Leg een kladblok op je bureau en schrijf op waar je op wacht. Je kunt niet alles onthouden. Een complete lijst voor bestellingen en vragen aan collega’s is handiger.

Een andere stressveroorzaker kan de ‘buitenwereld’ zijn; stresssituaties die het gevolg zijn van reacties van buiten het bedrijf of de organisatie. Dit kunnen reacties van cliënten, bedrijven of zelfs de publieke opinie zijn. ‘Ook bij ons gebeurt dat wel eens’, zegt Bianca. ‘Net als bij andere bedrijven zijn onze kandidaten en onze klanten het belangrijkst. Als er iets gebeurt bij een klant of met een kandidaat, wordt alles op alles gezet om dit op te lossen. Zo kregen wij laatst het verzoek voor een lastminute-interview van mijn directeur bij RTL-Z. Dan moet ik op stel en sprong de agenda leegmaken zodat hij daarbij aanwezig kan zijn.’

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


STRESShANTERING

rol van de baas Als secretaresse van de directeur heeft Bianca een belangrijke rol bij het oplossen van delicate kwesties. ‘Als het gaat om klanten en kandidaten wordt altijd gekeken naar een passende oplossing’, zegt ze. ‘Het kan zijn dat daarvoor een directielid moet worden ‘vrijgespeeld’. Het is mijn taak er te allen tijde voor te zorgen dat mijn manager zijn werk kan doen en daarvan geen hinder ondervindt.’ Te veel hooi op je vork Bianca prijst zich gelukkig dat zij een teveel aan werkstress kan bespreken met haar baas. ‘Met twee bazen zelfs’, zegt ze lachend. ‘Ik ondersteun twee directeuren die zeer alert zijn op het feit dat ik mezelf niet voorbijloop. Ik ben van nature iemand die graag alles naar zich toetrekt. Als zij zien dat ik te veel hooi op mijn vork neem, trekken ze aan de bel en kijken welke taken tijdelijk uitbesteed kunnen worden. Maar ik weet uit ervaring dat er na een stressvolle periode altijd weer een rustige tijd volgt. Vaak is het dus een kwestie van rustig volhouden en niet in paniek raken. Ik ben dan ook nog nooit ziek geworden van werkstress, met dank aan de tips van meereffect.nl. Ik heb mij geabonneerd op hun nieuwsbrief waarin bijvoorbeeld veel tips staan over hoe je je inbox kunt managen. Zoals ik al zei zorgt een inbox die op orde is voor rust en structuur in je werk. Van georganiseerd stressmanagement is bij Unique overigens geen sprake’, zegt Bianca. ‘Dat is toch meer je eigen verantwoordelijkheid.’ Crisis als stressaanjager De werkstress is de laatste jaren zéker toegenomen, vindt Bianca. ‘Met de crisis als één van de oorzaken. Overal wordt bezuinigd; het werk wordt niet minder, maar moet wel met minder mensen worden gedaan. Hierdoor krijgt iedereen er steeds meer taken bij. Of secretaresse en managementondersteuner nu tot de meest stressvolle beroepen horen? Ik weet het niet. Ik denk dat ieder beroep zijn eigen stressfactoren kent, zeker in deze tijd. Ik zou bijvoorbeeld ook niet in de schoenen van mijn algemeen directeur willen staan. De baan die hij heeft, lijkt mij écht extreem stressvol.’ Twee zoontjes De vraag is ook of stressgevoelens goed te bestrijden zijn. Je kunt maatregelen nemen om je werk beter te organiseren maar de spanning blijft in je lichaam zitten. ‘Het bestrijden van stressgevoelens is heel persoonlijk’, vindt Bianca. ‘Iedereen moet zijn eigen stress wegnemen op de manier die bij hem past. Ik ben zelf een alleenstaande moeder met twee zoontjes die mij lekker bezighouden.

Bianca Tops: ‘De functie van secretaresse brengt absoluut stress met zich mee, maar of dat nu meer is dan bij andere functies is nog maar de vraag’

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

Daarnaast train ik twee tot drie keer in de week in de sportschool. Mijn kids zorgen ervoor dat ik het werk loslaat als ik thuiskom. Dat moet ook, want zij hebben mijn onverdeelde aandacht nodig. Verder kan ik er met sporten alles even lekker uitgooien. Daarna voel ik me altijd weer goed en energiek.’ nieuw onderzoek: stress is nooit goed De heersende mening over stress was lange tijd dat een beetje stress goed is voor een mens en dat alleen té veel stress slecht is. De Amerikaanse psycholoog Robert Epstein is het daar echter hartgrondig mee oneens. ‘Stress is nooit goed. Daarom moeten wij het onder alle omstandigheden zien te voorkomen’, aldus Epstein in een recent onderzoek. ‘Wij zouden onder stress beter presteren, maar misschien zijn die prestaties zonder stress nog wel beter’, zegt hij. Daarbij is chronische stress naar zijn mening ontegenzeggelijk gevaarlijk voor lichaam en geest. Vaststaat dat stress een belangrijke risicofactor is voor hart- en vaatziekten, kanker en diabetes. Ook kan het leiden tot ernstige psychische problemen, zoals een burn-out, depressie en angststoornissen.’ laag stress-IQ Stress is in de hedendaagse maatschappij weliswaar niet te vermijden, maar wij kunnen wel vaardigheden leren om met dit soort stress om te gaan, denkt Epstein. Het probleem is volgens hem vooral dat de hedendaagse mens een abominabel laag stress-IQ heeft. Ons brein bezit namelijk een primitief stresssysteem dat evolutionair nog is ingesteld om ons te waarschuwen voor gevaren waarmee we te maken kunnen krijgen. ‘Dat waarschuwingssysteem slaat ook in onze tijd bij het minste of geringste op tilt waardoor wij onmiddellijk ‘in de stress schieten’ en willen vluchten.’ Dat vluchtgedrag kunnen wij volgens Epstein het beste vermijden met goede preventieve maatregelen. Neem bijvoorbeeld de tijd geregeld stil te staan bij wat je de komende dag, week, maand of het jaar te wachten staat. Hij heeft daarvoor onderstaand schema bedacht. Vooruitkijken Maak schema’s en plannen, verdeel taken, regel hulp en zorg dat je voldoende tijd hebt om alles goed uit te voeren. Elimineren Bronnen van stress herkennen, uitschakelen of omvormen. Beheersen Niet piekeren en geen redeneringen toelaten die stress oproepen. Ontspannen Regelen van en vasthouden aan je eigen manier van ontspannen. Bronnen: Elseviers Weekblad en www.meereffect.nl <

33


IN GELREDOME IS VERGADEREN EEN FEEST VOOR UW SMAAKPAPILLEN. Tongstrelende banketten. Cooking-on-the-spot. Kookworkshops. Dankzij onze topkoks is er op culinair gebied van alles mogelijk. Ook bepaalt u zelf in welke ambiance u wilt vergaderen. Onze nieuwe zalen richten we net zo gemakkelijk in voor een intieme vergadering of receptie als voor een grootscheeps congres of personeelsfeest. Meer weten? Bel 026 - 880 70 45 of kijk op GelreDome.nl.


ARbEIdSOMSTANdIGhEdEN

Wat is het en wat doe je eraan?

Ssst... stil verzuim! Tijdens een periode van economische tegenslag daalt het verzuim. Dat is tenminste de algemene stelling. En kijk je naar de verzuimcijfers dan klopt dat ook. In de meeste bedrijven is het verzuim de afgelopen jaren gedaald. Best opmerkelijk trouwens: de maatschappelijke problemen stijgen en het ziekteverzuim daalt. Is het dan zo dat de medewerkers minder problemen ervaren? Niets is minder waar. En daar zit ‘m de kneep. Tekst Jan van den Hogen | Arbo Unie

Door de economische tegenslag staan in Nederland circa 1 miljoen huishoudens ‘onder water.’ Hier wordt mee bedoeld dat de waarde van hun huis minder is dan de hypotheek die erop rust. Deze huishoudens hebben daardoor een latent financieel probleem. Bij verkoop blijven zij achter met een restschuld. Een ander zichtbaar effect van deze economisch tijd is de oplopende werkloosheid. Die is inmiddels hoger dan in de beruchte jaren 80. Menig medewerker maakt zich dus behoorlijk zorgen. Effect op duurzame inzetbaarheid Recent reageerde een ondernemer positief op de resultaten van een werkdrukonderzoek. Zijn eerste reactie was: ‘Zolang het verzuim daalt, valt het wel mee.’ En ben je een ondernemer die vooral denkt aan de korte termijn, dan denk je misschien: ‘Een beetje crisis maakt in ieder geval dat iedereen werkt.’ Maar pas op: daar kun je je als ondernemer flink in vergissen. Het is in deze tijd van economische tegenslag niet zo dat medewerkers die niet verzuimen ook altijd klachtenvrij zijn. Uit een aantal studies blijkt dat economische zorgen wel degelijk effect hebben op de productieve én duurzame inzetbaarheid van werknemers. Werken naar vermogen Het verzuim neemt af maar het presenteïsme neemt sterk toe. Met presenteïsme worden de medewerkers bedoeld die wel naar het werk komen, maar door klachten (medisch of niet medisch) niet naar vermogen kunnen werken. Uit studies van weten-

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

TIpS • • • • •

Wees alert op signalen van stil verzuim. Ga het gesprek met elkaar aan. Richt je samen op acties die naar oplossingen leiden. Een test of zelfreflectie kan helpen om inzicht te krijgen. Neem je verantwoordelijkheid op weg naar je volle werkvermogen.

schappers aan de Concordia University in Montreal blijkt bijvoorbeeld dat presenteïsme vaak samenhangt met baanonzekerheid. De omvang van dit soort verzuim wordt geschat op een factor 2 tot 3 van het regulier verzuim. En daarmee dus ook de kosten. Stil verzuim Behoorlijk wat medewerkers maken zich grote zorgen. En de medewerkers bij wie het financiële water tot aan de lippen staat maken zich zéér grote zorgen. Zorgen die ten koste gaan van de productiviteit op het werk. En nee hoor, men meldt zich echt niet ziek. ‘Ja hallo, ik kijk wel uit.’ Een minder wetenschappelijke benaming voor dit gedrag is ‘stil verzuim’. Een goed gekozen term. Dit verzuim in productiviteit houdt zich stil, het meldt zich niet en is dus

Financiële zorgen gaan wel degelijk ten koste van de productiviteit op het werk

ook niet in een registratie vast te leggen. Erger nog: je weet niet wie het betreft en aan wie extra aandacht moet worden besteed. Vitaliteit Hoe kun je omgaan met stil verzuim? Het advies is om juist nu te investeren in de vitaliteit van de medewerker. Wees om te beginnen alert op zorgsignalen van medewerkers. Voer bij aanhoudende signalen bijvoorbeeld een activerend gesprek (de essentie van een activerend gesprek is de vraag: ‘Wat ga je doen?’ met hem of haar. Bepaal vooraf goed of je die rol legt bij de leidinggevende of bij een vaardige coach. Bied de medewerker frequent testjes en momenten tot zelfreflectie en zorg ervoor dat je hem of haar helpt in het betekenis geven aan de resultaten. Dit hoeven geen dure en omvangrijke onderzoeken te zijn maar kan in allerlei vormen worden aangeboden. Doel is dat je als medewerker zelf in actie komt en verantwoordelijkheid neemt. Door bijvoorbeeld een gesprek aan te vragen met de leidinggevende of coach over wat je wilt doen. De werkgever kan daarbij actief faciliteren om het werken naar vermogen weer op te krikken. De aanpak van ‘stil verzuim’ is daarmee eenvoudig: doorbreek de stilte en ga het gesprek met elkaar aan. <

35


TAAlkwESTIES

Een overtuigende sollicitatiebrief schrijven Het is tegenwoordig echt bijzonder als je op sollicitatiegesprek mag komen. Hoe lukt het je om een van de weinige uitnodigingen voor zo’n gesprek binnen te slepen? Daarvoor moet je een wervende, overtuigende sollicitatiebrief schrijven. Hier vind je een selectie van do’s en don’ts, plus tips voor het curriculum vitae. Tekst Genootschap Onze Taal | www.onzetaal.nl

Een sollicitatiebrief schrijven is een knap kunstje. Want om veel tradi­ ties en elementen kun je nauwelijks heen. Je wordt geacht alle vereiste onderdelen in één A4’tje te verwerken en daarin moet je dan ook nog eens persoonlijk goed naar voren komen! Een moeilijke opgave dus. Het is laveren tussen voldoen aan een verplichte vorm en het lef heb­ ben voor de nodige originaliteit. Vaste onderdelen Besteed zorg aan de vaste onderdelen van de brief: maak geen fouten in de adressen, vermeld de naam van de aangeschrevene (met geslacht en voorletters of voornaam) en kies een duidelijke onderwerpregel. Omdat de ruimte beperkt is, is het heel belangrijk om je in de brief te concentreren op je belangrijkste sterke punten. Details horen thuis in je cv. Eigenlijk kun je in een sollicitatiebrief tussen aanhef en afsluiting maar vier onderdelen kwijt: 1. De verplichte inleiding: hoe je van de vacature weet en welke func­ tie je ambieert. 2. Jouw reden om te solliciteren: wat is je motivatie, waarom wil je deze functie zo graag hebben? Je kunt hier ook iets kwijt over jouw persoon. 3. Je professionele achtergrond: wat breng je mee, wat heeft een werkgever aan je? Vertel globaal hoe je werkt, wat je voor elkaar gekregen hebt en trek dit eventueel door naar je mogelijke nieuwe werkplek. 4. Een uitnodigende afsluiting: schrijf dat je natuurlijk meer wilt vertel­ len en graag je mogelijke collega’s ontmoet. Een duidelijke structuur in het middenstuk krijg je door je capaciteiten en je motivatie te scheiden. Wat je kunt, is natuurlijk essentieel voor je werkgever: kun je voldoen aan de eisen die in je nieuwe baan aan je gesteld worden? Dat moet je in je brief aantonen. Maar ook als persoon en collega moet je overtuigen: wil je daar echt graag werken, pas je bij het bedrijf en de nieuwe collega’s? Aan welk aspect je je opleiding en werkervaring kunt ophangen, blijkt bij het schrijven vanzelf. Formuleren Als je een grove opzet voor je brief hebt, moet je die concreet gaan uitwerken. Daarbij kun je niet echt leunen op standaardzinnen. Ze zijn er wel, maar ze kunnen je bijna alleen maar schaden: omdat ze niet onderscheidend zijn overtuigen ze de lezer ook niet. Presenteer je mo­ tivatie en competenties in je eigen woorden. Maar ook de introductie en de laatste alinea kunnen origineler dan ‘Naar aanleiding van uw advertentie op site X solliciteer ik hierbij naar de functie van Y’ of ‘Graag

36

licht ik mijn motivatie toe in een persoonlijk gesprek.’ Geef er, als je denkt dat de werkgever niet van de oude stempel is, een persoonlijke draai aan: • U zoekt een avontuurlijk ingestelde secretaresse, las ik op Mon­ sterboard. Dat is precies wat ik ben, én wat ik graag voor u en mijn nieuwe collega’s wil zijn. • Secuur en stressbestendig: dat zijn twee belangrijke eigenschap­ pen van mij in mijn werk. Ik was blij om te zien dat u zo’n office­ manager zoekt voor uw organisatie, want ik zou heel graag voor u werken. Laat ik me even voorstellen. • Schrijven kan ik prima. Maar in rechtstreeks contact ben ik net zo sterk. Daarom zou ik het geweldig vinden als u en uw collega’s in een gesprek met mij willen kennismaken. Of misschien belt u liever eerst even als u meer van mij wilt weten. Een sollicitatiebrief moet tot op zekere hoogte aan het genoemde vaste stramien voldoen ­ zeker in jouw vakgebied moet je laten zien dat je zo’n vast tekstgenre goed beheerst. Tegelijkertijd moet je binnen die structuur de vrijheid nemen om je te onderscheiden. Het hangt van de potentiële werkgever af welk evenwicht je daartus­ sen vindt. Solliciteer je bij een traditioneel bedrijf, zoals een gevestigde multinational of een advocatenkantoor? Experimenteer dan niet te veel. Bij een kleiner, jonger bedrijf of bijvoorbeeld bij een hippe of snelle afdeling (marketing, media) kun je moderner uitpakken en is een verwijzing naar je blog of een Twitteraccount (persoonlijk of professio­ neel) niet gek. Opmaak Gebruik voor je brief een heldere, moderne opmaak. Zet na elke alinea een witregel. Een tekst met een duidelijke indeling en voldoende wit­ ruimte oogt het prettigst. Wordt het op één bladzijde te priegelig? Een tweede kantje is niet per se een doodzonde. Geef de brief dan wel nog meer ‘lucht’: een ruimere regelafstand dan 1, ruime marges, en maak de alinea’s niet te lang. Taaltips Natuurlijk zijn taalfouten uit den boze; een brief met meerdere spelfou­ ten wordt door veel werkgevers op de stapel ‘afwijzen’ gelegd. Maar over de taal van de brief is meer te zeggen. Deze tips zijn belangrijk: • Schrijf persoonlijk. Je hebt het nu eenmaal over jezelf. Ik en mij(n) zijn onvermijdelijk; een afwisselende zinsbouw laat het beter klin­ ken. Blijf wel netjes en gebruik de u­vorm. • Schrijf actief en concreet. Zinnen met worden zijn niet verboden, maar gebruik ze met mate. Wees voorzichtig met afgezaagde vak­

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


TAAlkwESTIES

termen; je woorden moeten inhoud hebben. • Schrijf positief. Toon je enthousiasme over het bedrijf en vermijd negatieve motivaties (werkloosheid, sfeer op je huidige werk). • Schrijf sturend. Denk na over verbindings­ en signaalwoorden zoals daardoor, vervolgens en dus ­ daarmee kun je ervoor zorgen dat de tekst niet anders gelezen wordt dan je bedoeld hebt. • Vermijd tegenstellingen en nuances. Duidelijkheid gaat voor alles. Wees ook niet te genuanceerd of te gedetailleerd ­ dat zijn zelden ‘verkoopargumenten’.

Werkervaring en opleiding kun je op ongeveer dezelfde manier vorm­ geven. Bij beide onderdelen gebruik je de omgekeerde chronologische volgorde én hanteer je een ‘trechtervorm’. Dus: wat je nu doet of re­ cent gedaan hebt, staat bovenaan en krijgt de meeste ruimte. Oudere banen zijn vaak wat minder relevant. En voor opleidingen geldt: belicht, waar nodig en mogelijk, dingen die jou onderscheiden ­ extra vakken, je afstudeeronderwerp, latere cursussen. Alles wat jou laat opvallen tussen andere kandidaten is minstens zo belangrijk als de algemene niveau­eisen waaraan je volgens een werkgever moet voldoen.

Curriculum vitae Het cv is een onmisbare bijlage bij je brief, en volgens sommige werk­ gevers zelfs het belangrijkste onderdeel. Neem bij elke sollicitatie de moeite om het cv aan de vacature en de werkgever aan te passen. Welke onderdelen het cv moet bevatten, ligt eigenlijk erg voor de hand: persoonsgegevens, werkervaring, opleiding, en overige rele­ vante gegevens. Wat relevant is, kan per sollicitatie verschillen. Vrijwilli­ gerswerk vermelden kan bijvoorbeeld nuttig zijn: heb je een bestuursfunctie in een vereniging, of ben je trainer bij een sportclub, dan zegt dat iets over je organisatietalent of je maatschappelijke be­ trokkenheid. Maar een potentiële werkgever hoeft misschien niet te weten dat je van skiën houdt (stel dat je je been breekt) of van lekker koken. Beperk je tot wat bepalend voor jou is in je werk, en laat weg wat een werkgever zorgen kan baren: hoe wrang het ook is, mis­ schien is het niet overal een pre als je zegt dat je mantelzorger bent van een familielid of buurvrouw.

Verder lezen De boekwinkel en het internet lopen over van de sollicitatietips. Een paar goede bronnen zijn: • www.carrieretijger.nl/carriere/solliciteren/sollicitatiebrief­en­cv • www.intermediair.nl/keywords/sollicitatiebrief • www.leren.nl/cursus/solliciteren/sollicitatiebrief/ • www.managementsupport.nl/files/documenten/E­book_Sollicite­ ren.pdf • www.werk.nl/werk_nl/werknemer/meer_weten/solliciteren Zorg er tot slot voor dat je geen fouten in je brief laat staan. Het is al­ tijd verstandig om een of twee mensen je brief te laten lezen voor je hem verstuurt. En natuurlijk kun je zelf ook fouten vermijden door bij twijfel over spelling of formulering even te kijken op: woordenlijst.org, taaladvies.net of onzetaal.nl, of te mailen of bellen naar Onze Taal. <

(advertentie)

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

37


SPEllING- EN TAAlTIPS

Houd er rekening mee dat... Afgelopen maand gaf ik een opfriscursus Nederlands bij een gemeente in het midden van het land. Een van de deelnemers vroeg naar de schrijfwijze van houd in de zin Houd er rekening mee dat… De groep was verdeeld over het goede antwoord. Een mooie vraag dus voor deze Spelling- en Taaltips. Tekst Judith Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info

Hoe schrijf je houd in de zin Houd er rekening mee dat…? Houd in de zin Houd er rekening mee dat… staat in de gebiedende wijs. De regel voor de gebiedende wijs is vrij duidelijk en eenvoudig: de gebiedende wijs krijgt altijd alleen de stam. Houd schrijf je dus zonder t. Soms twijfel je misschien of er sprake is van de gebiedende wijs. Dan kun je het werkwoord vervangen door een vorm van lopen. Je hoort dan of er achter de stam een t staat. Kijk (of liever: luister) maar eens naar de volgende zinnen: Loop niet zo hard. Loopt u alstublieft niet zo hard. Je hoort en ziet dat er alleen in de tweede zin een t achter de stam staat (loopt). Bij een werkwoord dat geen d of t aan het eind van de stam heeft, kun je immers horen of er een t staat. Het is dus een handige manier om in plaats van Houd er rekening mee dat… in gedachten te zeggen Loop er rekening mee dat…. Natuurlijk is deze zin onzin maar hij maakt wel duidelijk dat houd geen t krijgt. Hoe moeten we back up files schrijven? We doen dit nu in drie losse delen omdat de spellingchecker het fout rekent als we het aan elkaar schrijven. Maar is dat juist? Back-upfiles is één woord. Het gaat hier namelijk om een samenstelling van back-up en files. Woorden die samen één betekenis hebben, schrijven we als één woord. Zoals je ziet, staat er in back-up een koppelteken. Dit staat er omdat back-up een samenkoppeling is van een basiswoord met een voorzetsel. Het Groene Boekje zegt hierover: ‘Sommige combinaties behandelen we als een samenkoppeling. Ze krijgen een koppelteken als het rechterdeel een Engels voorzetselbijwoord is.’ Back-up is een samenkoppeling van back en het Engelse voorzetselbijwoord up. Vandaar het streepje. Er zijn mensen die vinden dat je zo min mogelijk Engelse woorden in een Nederlandse tekst moet gebruiken. Toch mag het wel. Als je eraan twijfelt of je lezer de betekenis van het woord kent, geef dan de betekenis. Bovendien kun je het Engelse woord de eerste keer cursief zetten. Je lezer weet dan dat er een bijzonder woord staat. Bronnen: www.onzetaal.nl www.taalunieversum.nl www.woordenlijst.org <

38

TAAlTEST In deze rubriek heb je gelezen dat woorden als back-up een koppelteken krijgen. Maar het Groene Boekje maakt voor een paar van dit soort combinaties een uitzondering. Deze taaltest gaat helemaal over de schrijfwijze van woorden met een Engelse oorsprong. Weet jij de juiste spelling? Je vindt de antwoorden op pagina 41. 1. a. lay-out b. layout

12. a. countdown b. count down

2. a. pull-over b. pullover

13. a. corporate-governance-beleid b. corporate governancebeleid c. corporategovernancebeleid d. corporate-governancebeleid

3. a. breakdown b. break-down 4. a. bestpracticestudie b. best-practicestudie c. best-practice-studie d. best practice studie 5. a. back-up bestand b. back-up-bestand c. back-upbestand b. back up bestand

15. a. fairtradewinkel b. fair-trade-winkel c. fair-tradewinkel d. fair trade winkel 16. a. optinginsysteem b. opting-insysteem c. opting in systeem d. opting-in-systeem

6. a. would-be-actrice b. would-beactrice c. would be actrice d. wouldbeactrice

17. a. playbackshow b. play-backshow c. play-back-show

7. a. plug in b. plug-in 8. a. feedback b. feed-back 9. a. lay-outprogramma b. layoutprogramma c. lay out programma 10. a. cleandeskprincipe b. clean desk principe c. clean-desk-principe d. cleandesk-principe 11. a. stand-by b. standby

14. a. all-inpakket b. allinpakket c. all-in-pakket

18. a. homecinemasysteem b. home cinema systeem c. home cinemasysteem d. home-cinema-systeem 19. a. worst-casescenario b. worst-case-scenario c. worstcasescenario d. worst case scenario 20. a. warming-up-oefening b. warming-upoefening c. warming-up oefening d. warming up oefening

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


vREEMdETAlENTIPS

Solliciteren over de grens Nu de wereld kleiner wordt en grenzen vervagen, besluiten sommigen over de grens te solliciteren. In dit artikel kun je lezen waar je op moet letten wanneer je een cv en sollicitatiebrief naar Duitsland of Groot-Brittannië stuurt. En dat blijkt soms om meer dan alleen een grammaticaal correcte vertaling te gaan. Tekst Sander Schroevers

Hoewel je je het misschien niet realiseert, vraagt het schrijven van een cv in een andere taal méér dan alleen het vertalen van de woorden en het rekening houden met de grammatica. Engelstalige cv’s Deze zijn het beste te onderscheiden in Britse en Amerikaanse cv’s. Laatstgenoemde kenmerken zich meestal door een iets directer taalgebruik en door opname van enkele bij ons minder gangbare kopjes: ‘professional objective’ en ‘Community involvement’. Verder zijn Amerikaanse cv’s doorgaans ‘retrochronologisch’, dat wil zeggen dat men de recente ervaring of opleiding bovenaan noteert. Op Engelse cv’s zet je je naam als titel, en dus niet iets als Curriculum Vitae of zo. Direct daaronder komen je contactgegevens, en meteen daar weer onder staat eerst een kopje ‘Career objective’ of ‘cv summary’. Hier noteer je in maximaal twee zinnen je voornaamste kwaliteiten en/of carrièredoelen. Schrijf dat in de derde persoon enkelvoud. Een Engels cv telt slechts twee bladzijden, en hoeft niet ondertekend te worden. Daarnaast is het - onder invloed van de antidiscriminatiewetgeving - in Engeland niet toegestaan een foto toe te voegen of je leeftijd te vermelden. Ook verbiedt de Engelse privacywetgeving het om de contactgegevens van je referenten te noteren, tenzij je daarvoor schriftelijke toestemming hebt gekregen. Noteer eventueel onderaan je cv: ‘References available on request’. Vergeet verder niet je spellingcontrole op het juiste soort Engels te zetten, want dat maakt best wel uit. TIP: wie bij het schrijven van een cv een woordenboek raadpleegt, zal af en toe twijfelen. Om die onzekerheid weg te nemen, vind je op managementsupport.nl onder bonuscode 0613.1 vertalingen van de belangrijkste (cv-)termen, zowel in het Engels als in het Duits. Duitse cv’s In vrijwel iedere Duitse boekhandel of kopieerzaak zijn aparte mapjes (‘Bewerbungsmappe’) te koop voor het verzenden van een sollicitatie. Daar mag je inderdaad uit afleiden dat solliciteren bij de Oosterburen iets meer is dan een cv vertalen. Kopieën van diploma’s en bijbehorende cijferlijsten, eventuele certificaten, getuigschriften en werkgeversverklaringen zijn in Duitsland namelijk gewoon noodzakelijke bijlagen. Eventueel voeg je deze samen in één pdfbestand. Alleen bij een open sollicitatie (‘Initiativbewerbung’) volstaat een cv met begeleidende brief. Dan wordt op vrijwel elk cv rechtsboven een foto bevestigt, of zelfs op een apart los vel met contactgegevens. Voor Duitse cv’s is dan het kopje ‘hobby’s’ overbodig:

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

men vermengt privé en zakelijk nou eenmaal niet graag. Duitse personeelsfunctionarissen zijn overigens zeer gespitst op ‘gaten’ in je cv. Vermijd die dan ook! Optioneel in Duitsland is om een extra vel, de zogenaamde ‘Dritte Seite’ toe te voegen. Dat is een soort persoonlijk profiel, waar je in maximaal vijftien regels je persoonlijke motivatie of doelen kunt verwoorden. Verder is het in Duitsland gebruikelijk dat je bij veranderen van baan, een werkgeversverklaring meekrijgt met een gedetailleerde opsomming van je taakgebieden en een beoordeling van je leidinggevende. Als je in Duitsland aan de slag wilt gaan, raad ik je aan dergelijke documenten op te vragen bij je oude werkgevers. Dit omdat ze bij Duitse sollicitaties nu eenmaal belangrijk blijken. Tot slot is het gebruikelijk een Duitstalige cv te dateren, en van een handtekening te voorzien; als teken van authenticiteit. Solliciteren in Duitsland vraagt dus wat meer dan je misschien gewend bent, maar om de eerste selectieronde te doorstaan, zul je wel moeten. Goede Duitse internetbronnen zijn: www.bewerbung-tipps.com en www.bewerbungsdschungel.de. Europass In een poging om voor Brussel de diverse landeigen gebruiken eenvormig te maken, lanceerde de Europese Unie enkele jaren terug een Europees standaard cv, het zogenaamde ‘Europass’. Dat is een vrij uitgebreid cv-formulier, dat beoogt een duidelijk beeld van de capaciteiten en vaardigheden van een sollicitant te geven. Het is beschikbaar in diverse talen op www.europass.nl. <

TIPS • In het buitenland zal men niet altijd bepaalde afkortingen of een gerenommeerd bedrijf herkennen. Neem daarom een korte verklarende zin op. • Is het nodig om Nederlandse termen te vertalen? De instelling voor internationale diplomawaardering (COLO), raadt in ieder geval af om specifieke onderwijstermen/diplomabenamingen te vertalen. Het hoger onderwijs in andere lidstaten is namelijk vaak anders gestructureerd. Ook hier is zodoende een korte omschrijving raadzaam, eventueel onder verwijzing naar een plaatselijk bekende opleiding. Zoals bijvoorbeeld: ‘the Dutch equivalent to a British Bachelor of Arts (B.A.).’

39


SOfTwARETIPS

Sharepoint: het nieuwe archiveren Zit je ook wel eens te turen naar stapels papier op je bureau? Klik je ook je muisvinger lam bij het doorspitten van lange rijen mapjes op de netwerkschijf? Vraag je jezelf wel eens af hoe het komt dat niet iedereen dat probleem heeft? Laten we dan eerst even onderzoeken of je een ‘filer’ of een ‘piler’ bent. Tekst Roel Peeters

Ben je een ‘filer’ of een ‘piler’? Tom Malone beschreef in 1981 twee soorten kenniswerkers op basis van waarop zij documenten opbergen. De Filers zijn de archiveerders. Ze hebben alles in mappen (fysiek en digitaal). Zij houden van categorieën en labels. Het zijn de medewerkers die een clean desk hadden, nog voordat het woord werd uitgevonden. De Pilers zijn de stapelaars. Op een rommelig bureau ligt een grote stapel waarbij de recente documenten bovenaan liggen. Vaak hebben ze twee stapels: een stapel ‘in progress’ en eentje met de rest. Het gaat, hoe dan ook mis Filers lijken de boel meer onder controle te hebben. Maar: het ordenen van die hele informatiestroom is tijdrovend, vraagt concentratie en vaak moet nagedacht worden over weer een nieuwe categorie of map. Filers slaan vaak nutteloze informatie op in mappen ‘allerlei’ of ‘varia’. Digitaal kun je ze traceren aan de enorme hoeveelheid mapjes die ze hebben aangemaakt. Pilers hebben vaak dermate hoge stapels dat ze niet meer toekomen aan de onderste documenten. Het is ook erg moeilijk voor hen om iets op te zoeken. De oplossing ligt in het midden In dit artikel wil ik het enkel hebben over de digitale informatiestroom, niet de papieren. Daarin is makkelijk een combisysteem aan te brengen die de Filers en de Pilers bij elkaar brengt. Een systeem met de voordelen van het stapelen (recente info bovenaan) en de voordelen van het archiveren (op meerdere categoriën). Microsoft is er klaar voor. Nu jij nog Microsoft beveelt zelf aan om alle e-mailberichten netjes te laten staan in het postvak en ze te categoriseren. Het razendsnelle zoekvak in Outlook 2010 en de snelle mogelijkheden te filteren of sorteren met de verschillende velden, doen de rest. Oké, daarin kun je van mening verschillen. Maar voor de duizenden bestanden in het netwerk is echt wel iets anders nodig dan de huidige mappenstructuren. De groepsschijven zijn opgebouwd vanuit denkpatronen van andere mensen en zijn niet op meerdere wijzen te sorteren.

40

Heb je ook al gemerkt hoe lastig het is een document te zoeken in de mappenbrij van een ander? En stel dat de projectplannen in de betrokken groepen worden bewaard; hoe kan dan de dienst marketing snel een overzicht genereren van de projecten die dit jaar op stapel staan? Labels Door alle documenten te categoriseren met labels (= metadata) kun je ze hierop sorteren of filteren. Pilers die de recent toegevoegde documenten willen zien, sorteren gewoon op datum. Microsoft heeft dit met Sharepoint al jaren voorzien maar in de huidige informatieoverload gaan organisaties er vandaag pas massaal op over. Op de afbeelding een voorbeeld van een lijst in een map van de Windowsverkenner en dezelfde lijst die door middel van een filter uit enkele duizenden bestanden is geplukt.

Wat is Sharepoint? In zijn meest pure vorm is een Sharepointomgeving een bibliotheek met bestanden die gelabeld zijn met metadata (= categorieën). Ieder label staat in een kolom vermeld en daardoor kun je er op sorteren zoals je dat in een Excellijst zou doen. Vergelijk het met de lijstweergave die je nu hebt in je Windowsverkenner. Voorwaarde is dan wel dat je alle bestanden van labels hebt voorzien op het moment dat je deze opslaat. En daar knelt het eerste schoentje. Iemand, of een afdeling, heeft beslist welke metadata van belang is: waar wil je later op kunnen zoeken? Als je voor ieder document dat je opslaat verplicht meer dan vijf labels moet invullen, zul je al snel met heimwee naar je oude netwerkschijf verlangen. Gelukkig bepaal je als afdeling of projectgroep zelf welke en hoeveel labels je instelt en of het wel of niet verplicht is deze in te vullen. Vaak wordt voor dit klusje een sitemanager aangesteld die hiervoor de machtigingen heeft. Bedenk vooral dat het werk dat je hebt met opslaan van een document resulteert in sneller zoeken nadien. Sharepoint beter dan bieb In een bibliotheek staan boeken op leeftijd, schrijver, titel of genre. In Sharepoint kun je nog veel meer categorieën verzinnen. En als een

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


SOfTwARETIPS

boek in de bieb teruggezet wordt op een verkeerd rek, dan zoek je je te pletter. Een document dat in Sharepoint per toeval verplaatst is, vis je er zo weer uit op basis van de metadata die eraan gekoppeld is.

wie iets wijzigt, wat dat is en wanneer dat is gebeurd. In dat geval wordt bij het openen van een bestand gevraagd dit eerst uit te checken.

Ouderwetse mappen Het is nog steeds mogelijk om mappen te maken. Dit heeft bijvoorbeeld zin om de snelheid van opslaan te bevorderen en daarmee de gebruiksvriendelijkheid. Het is namelijk mogelijk om in te stellen dat documenten automatisch een reeks metadata meekrijgen die voor alle bestanden in een bepaalde map dezelfde zijn. Je hoeft vervolgens nog maar één of twee extra labels aan te duiden. En wanneer het gaat om duizenden bestanden worden meerdere mappen aangeraden om de performance te verbeteren. We willen namelijk graag ook nog snel werken, toch?

Er verschijnt een icoontje in de lijst om iedereen duidelijk te maken dat dit is gebeurd. Niemand kan op dat moment het document nog openen. Zelf krijg je ‘een concept’ mee dat je desgewenst op je laptop plaatst zodat je offline in de trein of thuis verder kunt werken (‘mijn lokale conceptmap gebruiken’). Je collega’s staan vervolgens voor ‘een gesloten deur’ en kunnen enkel nog zien wie er aan het werk is. Zodra je de zaak weer incheckt kies je of de wijzigingen moeten worden doorgevoerd of niet en wordt er een nieuwe versie van het document toegevoegd. Het is zelfs mogelijk tussentijds in te checken om een versie aan te maken maar wel uitgecheckt blijven om nog verder te werken (‘Het document uitgecheckt houden nadat deze versie is ingecheckt’). Zo kunnen anderen je vorderingen bijhouden.

Ingewikkelde interface

In een volgend artikel ga ik in op de mogelijkheid om lijsten te maken met acties, taken en een agenda. Die zijn dan specifiek voor een bepaald project of event. Deze kunnen dan vervolgens gedeeld worden met de betrokken personen en zelfs worden gekoppeld aan Outlook. <

Zoals wel vaker bij Microsoftomgevingen, verdient ook Sharepoint niet de prijs voor ‘eenvoudig en intuïtief programma’. De reden is altijd dezelfde: dit stukje software kan veel te veel. Sharepoint bevat immers veel meer dan enkel een bibliotheek met documenten. Naast een documentbibliotheek heb je ook afbeeldingenbibliotheken en formulieren. Verder zijn er nog massaal veel lijsten aan te maken. Er zijn taken- en actielijsten, enquêtes en discussies, en zelfs agenda’s en contactpersonen. Andere omgangsvormen Het is wel even anders werken. Voorheen dook je via ‘opslaan als’ in de netwerkschijven op de server. Nu kies je voor ‘opslaan in Sharepoint’, vervolgens kies je voor de juiste site en drop je het in een documentbibliotheek. Je moet dan ook nog even de juiste metadata aangeven. Dit is soms verplicht, soms niet. Een document openen gaat ook anders. Je kunt kiezen of je het online wilt bewerken (dat doe je in een ‘uitgeklede’ office-applicatie) of in de lokaal geïnstalleerde office-applicatie. Verder heb je ook de mogelijkheid (soms de verplichting) om in te checken. Inchecken en uitchecken Sharepoint voorziet erin dat documenten tegelijkertijd kunnen worden bewerkt. Vaak kiezen organisaties er liever voor dat er versiebeheer wordt toegepast op documenten. Zo kun je altijd traceren

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

ANTWOORDEN TAALTEST VAN PAGINA 38 1. a. lay-out 2. b. pullover 3. a. breakdown 4. a. bestpracticestudie 5. c. back-upbestand 6. b. would-beactrice 7. b. plug-in 8. a. feedback 9. a. lay-outprogramma 10. a. cleandeskprincipe 11. a. stand-by 12. a. countdown 13. c. corporategovernancebeleid 14. a. all-inpakket 15. a. fairtradewinkel 16. b. opting-insysteem 17. a. playbackshow 18. a. homecinemasysteem 19. c. worstcasescenario 20. b. warming-upoefening

41


Amsterdam

Rotterdam

Scheveningen

Cruquiusweg 67

Kievitslaan 25

Dr. Lelykade 5-13

1019 AT | Amsterdam

3016 CG | Rotterdam

2583 CL | Scheveningen

T +31(0)20 - 767 04 21

T +31(0)10 - 436 88 88

T +31(0)70 - 891 32 24

www.theharbourclub.nl


OP dE wERkvlOER

wERk & REchT

Treetje hoger Al is de leugen nog zo snel...

Spreken is zilver, zwijgen is goud... maar het is niet alleen goud dat er blinkt en verzwijgen kan nog wel eens tot vervelende situaties lei­ den. Vooral als je iets belangrijks verzwijgt tijdens een sollicitatiege­ sprek, en dát kan leiden tot ontslag...

Beste Roos, Mijn functie is veranderd van office­ manager in directiesecre­ taresse. Er lijkt weinig veranderd, maar ik voel me gehin­ derd door het feit dat ik niet weet hoeveel gezag ik heb. Als ik mijn collega’s vraag een deel van de lunch te regelen, ge­ beurt dat niet of met tegenzin. Ik heb misschien ook niet de juiste toon, omdat ik me al druk maak over het feit of ze het wel of niet zullen doen of over hoe ze zullen reageren. Als ik iets vraag wil ik dat het zonder discussie gedaan wordt, in alle redelijkheid. Zit het probleem tussen mijn oren? Bij wie moet ik dit aankaarten? Hoe tref ik wél de juiste toon? Groet, Monica Beste Monica, Gefeliciteerd allereerst met je promotie, een mooie stap, lijkt me. Maar het brengt je op dit moment gevoelsmatig ook in een lastige positie. Je zegt dat het je niet duidelijk is hoeveel gezag je hebt. Dat lijkt me een vraag die niet al te ingewikkeld te beantwoorden moet zijn. Stap naar je baas en vraag in hoeverre de verandering van functie ook verandering in positie ten opzichte van je collega’s betekent. En niet onbelangrijk, gaat het dan om formele of informele macht? Hierdoor weet je in ieder geval voor jezelf hoe de kaarten geschud zijn en misschien geeft dit je meer zelfvertrouwen in je communicatie. Zo’n verschuiving in hiërarchie zou overigens altijd officieel gemeld moeten worden aan een team, zodat iedereen weet waar die aan toe is. Uit je verhaal maak ik op dat dit niet is gebeurd. Als het niet te veel mosterd na de maaltijd is zou ik er alsnog een memo van je baas uit laten gaan. Overigens is het een gegeven dat werknemers - en vooral vrouwen - het vaak lastig vinden om vanuit een team leiding te moeten gaan geven aan ditzelfde team, of promotie te krijgen. Je was één van hen, en opeens ben je dat niet meer, terwijl er toch eigenlijk niet zoveel veranderd is, of wel? Vaak ontstaat hierdoor in eerste instantie rolverwarring en wordt er te formeel of juist te informeel omgegaan met de nieuwe ondergeschikten. Gun je collega’s de tijd om even te wennen aan de nieuwe situatie, maar laat het niet uit de hand lopen en spreek ze bijtijds aan op hun gedrag. Probeer voor jezelf helder te krijgen wat je nieuwe functie van je vraagt en durf dit met verve uit te dragen. <

Creatief cv Een leidinggevende merkt dat zijn ondergeschikte niet functioneert, waarop hij gaat spitten in het cv van de werknemer. Het blijkt dat de werknemer creatief is geweest met het ‘opwaarderen’ van zijn cv. Hierin staat onder meer dat hij zijn heao-diploma heeft behaald en een eigen bedrijf heeft gerund. De leidinggevende komt er echter achter dat het heao-diploma en het eigen bedrijf fabeltjes zijn, maar de werknemer was wél op dat niveau aangesteld. De werkgever vraagt daarop de kantonrechter de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Ook de kantonrechter vindt dat er een dringende reden is ontstaan. Het feit dat de werknemer heeft gelogen over zijn genoten opleiding en zijn vermeende eigen bedrijf, komt hem duur te staan. Gat in cv Ook de beruchte gaten in een cv kunnen méér zijn dan een werkloosheidsperiode van enkele jaren. Personeelsfunctionarissen moeten bij gaten in het cv natuurlijk op hun hoede zijn. Maar of dit altijd kan leiden tot ontslag, is de vraag. Zo ging een basisarts een dienstverband aan bij een zorginstelling. Tijdens zijn sollicitatie zwijgt de man over zijn strafrechtelijk verleden. De werkgever komt er een halfjaar na de indiensttreding achter dat de arts vijftien jaar in de gevangenis heeft gezeten wegens poging tot moord. Daarop schorst de werkgever de basisarts en verzoekt de kantonrechter de arbeidsovereenkomst te ontbinden vanwege een ernstige vertrouwensbreuk. Ook de rechter gaat daar in mee. Vooral het feit dat de arts werkzaam is bij een groep kwetsbare ouderen, geeft de doorslag. En de informatieplicht die de arts tijdens het sollicitatiegesprek had, woog ook zwaar. < (Door André Vergne)

Roos Woltering is psycholoog en houdt zich als trainer en coach bezig met het ontwikkelen van mensen op de werkvloer. Zij geeft workshops en trainingen en ontwikkelde een coachingsprogramma voor de jonge carrière vrouw. (www.rooswoltering.nl)

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

43


INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder Loopbaan Check | iOS (Gratis) Deze app helpt je bij je loopbaanontwikkeling met sollicitatietips en loopbaanadvies. Ook kun je hiermee een loopbaancoach bij jou in de buurt vinden. Aan de hand van een test van zo’n 15 minuten ontdek je of je loopbaan toe is aan een onderhoudsbeurt.

Bruto Netto Calculator | iOS (Gratis) Tijdens een sollicitatiegesprek zal in de gevorderde fase uiteraard ook het salaris ter sprake komen. Maar wat blijft er nou precies over bij een bepaald brutosalaris? Of hoe hoog moet het brutosalaris zijn om een bepaald bedrag netto over te houden? Deze app geeft hier snel antwoord op.

Core Quality | iOS (€ 4,59), Android (€ 3,99) Deze app van Daniël Offman gaat dieper in op zelfonderzoek door middel van het bekende kernkwadrant. Als je hier vaak mee werkt kan het een waardevolle aanvulling zijn. Doel van de app is het vertalen van het inzicht dat je kernkwadranten aanvankelijk opleveren naar de dagelijkse praktijk. Ook voor Android beschikbaar, onder de naam Kernkwadranten.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

Google Keep | Android (Gratis) Voor iedereen zonder olifantengeheugen is Google Keep een nuttige en eenvoudig te gebruiken oplossing om notities op je Androidtoestel bij te houden. De volgorde, kleuren en het formaat van de notities kun je zelf aanpassen. Daarmee kun je ook het belang van bepaalde berichten aangeven. Naast tekst kun je ook foto’s en checklists aan notities toevoegen.

De voordelen op een rij:

Banen.nl | iOS, Android (Gratis) Met deze app kun je in één keer meer dan 70 vacaturesites en ruim 50 sites van directe werkgevers doorzoeken. De gebruiksvriendelijkheid kan beter, maar praktisch is de app zeker. Een extra handigheidje is de e-mailfunctie. Daarmee kun je wekelijks per e-mail op de hoogte blijven van nieuwe vacatures binnen jouw zoekopdracht.

Skedule | Android (Gratis) Bij het volgen van een opleiding kun je handig gebruikmaken van apps om je lessenrooster bij te houden, zoals My Class Schedule en HuisWerk. Skedule, van Duitse afkomst, is vooral handig door de synchronisatie met Windows, Mac OS X en Linux. Je kunt hierin onbeperkte lessen en leraren invoeren voor iedere dag van de week, inclusief klaslokalen. Ook kun je taken aan lessen koppelen, handig voor bijvoorbeeld huiswerk.

n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

Simply Being | iOS (€ 0,89), Android (€ 0,69) Heb je behoefte om te ontspannen door middel van meditatie, bijvoorbeeld voorafgaand aan een spannende sollicitatie, dan is deze app een goed hulpmiddel. Simply Being begeleidt je bij meditatie met rustgevende muziek en prettige stem. Het geluid en de duur van de sessie kun je zelf instellen.

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

(Door Gertjan Groen)

44

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013


PROdUcTNIEUwS

Bongo hotspots Onvergetelijke belevenis in fraai cadeaudoosje Met de Selection by Bongo geef je de jarige, jubilaris of andere ‘gelukkige’ de keuze uit maximaal 100 wellness, culinaire of actieve belevenissen t.w.v. 25, 35 of 70 euro. Wie écht wil uitpakken kiest de Selection by Bongo hotels: een heerlijk weekendje weg voor 2 personen t.w.v. 100 euro. Je kunt het cadeau laten personaliseren of online aanbieden. Er is veel mogelijk en Bongo denkt met je mee! Kijk om te beginnen op www.bongo.nl/zakelijk, mail naar business@bongo.nl of pleeg een telefoontje naar (010) 403 53 68. <

mooi, praktisch en van goede kwaliteit Pen blijft populairste relatiegeschenk Iedereen heeft thuis of op het werk wel een pen met een bedrijfsnaam erop. Maar zodra de vulling leeg is, wordt ‘ie weggegooid. En dan... zoveel wordt er in dit digitale tijdperk niet meer geschreven met een pen. Dus een chique vulpen met je naam erop als verjaardagscadeau is ook niet meer van deze tijd. Toch is er een stijlvolle, nieuwe pen die zowel balpen, vulpen als stylus is. Zo maakte Troika® universele penhulzen waar de punt van een balpen of vulpen op gedraaid kan worden. Op de achterkant kan een rubber dopje gedraaid worden om als stylus te gebruiken. Zó is deze pen geschikt voor iedere situatie. De pen is beschikbaar is liefst 26 standaard designs. Als je hem dan ook nog laat graveren heb jij het populairste relatiegeschenk in handen! Je leest er alles over op www.homeijgifts.nl of op www.troika.de. <

Bunchmakers What you see is what you get Bloemetje versturen? Nou ja... bloemetje. Bunchmakers is een nieuw en eigenzinnig merk dat het nóg leuker maakt om relaties of vrienden te verrassen met een mooi boeket bloemen. Of je nu kiest voor een boeket van 15, 20 of 25 euro... elk boeket wordt precies zo samengesteld als de afbeelding belooft. De leus bij Bunchmakers is niet voor niets: ‘What you see is what you get’. Wil je dat zelf ervaren? Als relatie van Management Support biedt Bunchmakers je 50 procent korting op je eerste bestelling (max.1 boeket per klant). Alle boeketten worden in een centrale binderij in Nederland gemaakt met dagverse bloemen, direct van de kweker en namens jou verstuurd in een stoere cadeaubox met gratis kaartje en wenstekst. Laat je gegevens achter op www.bunchmakers.eu/ms en ‘see what you get! <

mooie dingen moeten Beschermd worden Leitz Complete Als je slim bent, bescherm je de dingen die je lief zijn, dat weet iedereen. Daarom komt Leitz met de Complete range. Speciaal ontworpen voor smartphones en tablet PC’s. De productlijn beschermt de dingen die je lief zijn en combineert elegantie met functionaliteit. De Leitz Complete Multicharger voor mobiele apparaten bijvoorbeeld is een multioplader voor gelijktijdig opladen van mobiele telefoons, iPods en tablet PC’s. Je kunt zelfs doorwerken op je apparaat tijdens het opladen. Dit mooie product is onlangs bekroond met de Reddot Design Award 2013, en terecht! Hebben? Kijk voor informatie op www.esselte.com. <

MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2013

45


colUMn

colofon

luie hersens

Management Support Magazine is al dertig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de managementassistent, de office- en bureaumanager en de directiesecretaresse. Het is een uitgave van Vakmedianet

Ik vraag me wel eens af hoe lui mijn hersens in de afgelopen jaren geworden zijn. Ben ik nog in staat om te leren? Ben ik nog in staat om ingewikkelde studieboeken in mijn hoofd te stampen? Ik ben bang dat het een hele kluif gaat worden en dat er heel wat moet gebeuren om de oude studietijd opnieuw te beleven. Ik bezit, vrees ik, heel wat luie hersentjes. Nu ben ik sowieso geen vent die leert uit boeken. Ik ben een echte doener die leert van ervaringen en vervolgens eens gaat kijken wat de theorie erover zegt. Die volgorde vind ik stukken prettiger dan omgekeerd. Eigenlijk zou een lts-metaalopleiding voor mij het beste geweest zijn qua leervorm. Maar omdat mijn hersens en mijn ouders vonden dat ik meer in mijn mars had (zonder de lts te diskwalificeren) ben ik toch maar een kans gaan wagen op de Sociale Academie, de hsao. Ik moet toegeven dat het aantrekkelijke lesrooster, de korte loopafstand van huis naar school en het aantal bekende studiegenoten zwaarder wogen in mijn studiekeuze dan de inhoud van de opleiding. Hoe langer de opleiding duurde, hoe hoger de punten, hoe praktischer, hoe gemotiveerder. Dus, afronden die handel. Toen dacht ik dat mijn diploma belangrijk was. Nu weet ik dat niemand er meer naar vraagt. Ik weet niet eens waar het papiertje ligt. Nu weet ik ook dat een leven lang leren belangrijk is. Ik dacht te stoppen met leren op mijn 21ste. Maar toen ik mijn studie afrondde begon ik pas met leren: levenservaring opdoen, mijn kop stoten, uitvinden waar ik goed in ben en wat ik leuk vind. Bepalen wat ik zeker nóóit meer ga doen in mijn leven. Keuzes durven maken. Leren van de mensen om me heen. Leren van trainingen. Leren van de kinderen. Af en toe eens stilstaan en reflecteren. Misschien moet ik wel een paar dagen in stilte doorbrengen en alleen maar denken, denken, denken. Mijn hersens mogen dan luier zijn en af en toe kraken, maar ik heb stellig de indruk dat ik veel meer leer. Slim hè? (Huub van Mackelenbergh)

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager. Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Hoofdredacteur Vera Bot - verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel - miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Redactieadres Postbus 448 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon (088) 584 09 43 / 44 Aan dit nummer werkten mee Kristine Ates, Trudis Baart, Gunilla Blijsie, Els Frigge, Gertjan Groen, Jan van den Hoogen, Marjo van Lijssel, Martijn Louws, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Sander Schroevers, Marianne Smits, Dick Spelt, André Vergne, Karen Visser, Linda van der Wal, Wouter van Wingerden, Judith Winterkamp, Roos Woltering, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak Publish Impuls Group - Cross Media Solutions Druk Velthuis Media, Raalte Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (06) 51 68 17 07 saskiabosker@vakmedianet.nl Irene Verhulst Telefoon: (06) 51 37 89 71 ireneverhulst@vakmedianet.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 94,- (excl. 6% btw, incl. verzending). Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd. Informatie: klantenservice@vakmedianet.nl, telefoon (088) 584 08 88. Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar. Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/digitaal. asp? Informatie over abonnementen Vakmedianet legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de (abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door Vakmedianet, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl Verzending en facturering Vakmedianet Partners Best Western, Conferentiecentrum Woudschoten, De Efteling, Golden Tulip, KPN, Schoevers en VCK Travel.

Algemene voorwaarden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 1382-3590 - Copyright 2013 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

46

MAnAGEMEnT SUPPoRT JUnI 2013


KPN zet telefonisch vergaderen op de agenda

1

Aanvragen

De voordelen: • Snel geregeld, dus u houdt tijd over voor andere activiteiten

• Boeken kan tot 15 minuten voor aanvang • U ontvangt altijd een reserveringsbevestiging • Operator assistentie mogelijk tijdens de

2 Bevestigen

3 Uitnodigen

Waarom KPN: • Dan weet u zeker dat u gebruik maakt van een betrouwbaar netwerk.

• Onze uitstekende service garandeert dat u altijd zorgeloos kunt bellen, zonder te veel te betalen

vergadering

• Geen investering nodig • Uw telefonische vergadering via KPN is besloten en alleen toegankelijk voor genodigden

Telefonisch vergaderen, dat spreekt voor zich.

Kijk voor meer informatie op kpnconferencing.nl of bel 0800-0156


GRATIS*

FASHION BUREAUACCESSOIRES Bij aankoop van geselecteerde Post-it of Scotch producten via Staples

! N I W WIN een personal shopper! en €750 winkelbudget Doe mee aan onze wedstrijd op www.easytoyouroffice.nl/3M en maak kans op uniek stijladvies en een shopping budget van 750 750€!

Actie geldig geldig voor voorPost-it® Post-it®Super Super Sticky, Sticky, Po st-it® Post-it® NotesNotes Joy, ScJoy, otch® Scotch® Magic™Tape Magic™Tape Value pack, Value Scotch® pack, C Scotch® rystal Clear Crystal ValueClear pack, Value Po st-it® pack, Z-Notes, Post-it® Z-Notes, In dex VValue alue Pack, v van 01/ 05/2013 t.e.m. 31/ 07/2013 voor aankopen via Staples. Post-it® Index Pack,an 01/ 05/2013 t.e.m. 31/ 07/2013 voor aankopen via Staples.


Management Support Magazine 06 2013