1.5.2 Het informatierecht

1.5.2 Het informatierecht De WOR kent de ondernemingsraad met betrekking tot verschillende onderwerpen en op verschillende momenten een informatierecht toe. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen het actieve informatierecht (informatie waarom de ondernemingsraad moet vragen) en passief informatierecht (die de ondernemingsraad zonder te vragen van de bestuurder behoort te krijgen). Dit overzicht beoogt op een rij te zetten op welke informatie de ondernemingsraad wanneer recht heeft.

Bij aanvang van de zittingsperiode

Basisinformatie over de ondernemer Op grond van artikel 31 lid 2 WOR is de ondernemer verplicht om bij het begin van iedere zittingsperiode schriftelijke basisgegevens van de onderneming aan de ondernemingsraad te verschaffen: ● De rechtsvorm1 van de ondernemer en de statuten van de rechtspersoon (tenzij het een publiekrechtelijke rechtspersoon is). ● In het geval de ondernemer een natuurlijk persoon is, een maatschap of een nietrechtspersoonlijkheid bezittende vennootschap, moet hij aan de ondernemingsraad de naam en woonplaats van die persoon, maten of vennoten verstrekken.2 ● Wanneer de ondernemer een rechtspersoon is, moet de naam en woonplaats van de commissarissen of de bestuursleden worden verstrekt. ● Als de ondernemer deel uitmaakt van een groep, dan moet de ondernemer gegevens verstrekken over de ondernemers in de groep, de zeggenschapsverhoudingen en de naam en woonplaats van degene die feitelijke zeggenschap kunnen uitoefenen over de ondernemer.3 ● Andere ondernemers of instellingen waarmee de ondernemer duurzame betrekking onderhoudt die belangrijk zijn voor het voortbestaan van de onderneming. ● Informatie over de organisatie van de onderneming, de naam en woonplaats van de bestuurders en van de belangrijkste leidinggevenden en de manier waarop de bevoegdheid tussen hen is verdeeld.

Als deze basisinformatie wijzigt, dan moet de bestuurder dit zo spoedig mogelijk melden bij de ondernemingsraad.

1 Het gaat hierbij om een natuurlijk persoon, een maatschap een vennootschap onder firma, een commanditaire vennootschap, een kerkgenootschap een besloten vennootschap, een naamloze vennootschap een vereniging, een stichting, een onderlinge waarborgmaatschappij, een corporatie, een rechtspersoon naar Europees recht of buitenlandsrecht of een publiekrechtelijke rechtspersoon. 2 Het is niet verplicht om het onderliggende vennootschaps- of maatschapscontract te verstrekken. 3 Deze gegevens worden bij voorkeur verstrekt in de vorm van een schematische weergave.

Jaarlijks ● Zo spoedig mogelijk nadat de (geconsolideerde) jaarrekening is vastgesteld, wordt daarvan een exemplaar aan de ondernemingsraad verstrekt. Ook moet dan worden verstrekt: het bestuursverslag, de accountantsverklaring, de statutaire regeling over de bestemming van de winst, een lijst van namen aan wie een bijzonder statutair recht van zeggenschap toekomt met een beschrijving van dat recht, een opgave van het aantal stemrechtloze aandelen en aandelen dat slechts een beperkt recht geeft tot deling in de winst of de reserves, een opgave van het bestaan van nevenvestigingen en de landen waar nevenvestigingen zijn (artikel 31a lid 2 en 3 WOR). Als de jaarrekening betrekking heeft op meerdere ondernemingen, dan moet de ondernemer informatie verstrekken over de mate waarin de onderneming heeft bijgedragen aan het gezamenlijke resultaat. ● Ten minste éénmaal per jaar verstrekt de ondernemer schriftelijk algemene gegevens over de aantallen en verschillende groepen van in de onderneming werkzame personen en het gevoerde sociale beleid in het afgelopen jaar (artikel 31b lid 1 WOR). ● Ten minste éénmaal per jaar doet de ondernemer mededeling omtrent zijn verwachtingen van de ontwikkelingen van de personeelsbezetting in het aankomende jaar en het in dat jaar te voeren sociale beleid (artikel 31b lid 2 WOR). ● Ten minste éénmaal per jaar verstrekt de ondernemer schriftelijk gegevens over de uitzendkrachten in de onderneming en de verwachtte ontwikkelingen van de aantallen uitzendkrachten (artikel 31b lid 3 WOR). ● Ten minste éénmaal per jaar én bij elke belangrijke wijziging verstrekt de ondernemer schriftelijke informatie over de hoogte en inhoud van de arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken van het personeel en de bestuurders (artikel 31d WOR).1 Ook moet het totaal aan vergoedingen voor het toezichthoudend orgaan worden verstrekt. Daarbij moet inzichtelijk worden gemaakt met welk percentage deze arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken zich verhouden tot elkaar en tot die van het voorgaande jaar. Dit geldt alleen voor ondernemingen waarin ten minste 100 personen werken.

Meerdere keren per jaar ● Ten minste tweemaal per jaar moet de ondernemer gegevens verstrekken omtrent de werkzaamheden en de resultaten van de onderneming in de voorgaande periode (art. 31a lid 1 WOR). ● Ten minste tweemaal per jaar moet de ondernemer zijn verwachtingen ten aanzien van de werkzaamheden en de resultaten van de onderneming in het komende tijdvak kenbaar maken aan de ondernemingsraad (artikel 31a lid 6 WOR).

1 In groepen van minimaal vijf personen om de privacy van de betrokken werknemers te waarborgen.

● Ten minste tweemaal per jaar verstrekt de ondernemer de begroting, de raming of het meerjarenplan (artikel 31a lid 7 WOR).

Op verzoek van de ondernemingsraad ● De ondernemer moet op verzoek van de ondernemingsraad tijdig alle informatie verstrekken die de ondernemingsraad (en zijn commissies) voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft (artikel 31 lid 1 WOR). De informatie kan eventueel onder geheimhouding worden verstrekt. Weigert de ondernemer om de informatie te verstrekken dan kan de ondernemingsraad, eventueel na bemiddeling van de bedrijfscommissie op grond van art. 36 een procedure bij de kantonrechter starten.

Tijdens advies- en instemmingstrajecten ● Bij de adviesaanvraag verstrekt de ondernemer een overzicht van de beweegredenen voor het besluit, de personele gevolgen ervan en de maatregelen die worden genomen om deze op te vangen (artikel 25 lid 3 WOR). ● De ondernemingsraad heeft in principe recht op alle informatie die hij nodig vindt voor de beoordeling van de adviesaanvraag. ● Indien het advies van de ondernemingsraad niet wordt gevolgd, dient de ondernemer aan te geven waarom hij ervan is afgeweken (artikel 25 lid 5 WOR). ● Bij het besluit dat er instemming wordt voorgelegd, verstrekt de ondernemer een overzicht van de beweegredenen voor het besluit, de personele gevolgen ervan en de maatregelen die worden genomen om deze op te vangen (artikel 27 lid 2 WOR). ● Na de beslissing van de ondernemingsraad moet de ondernemer zo snel mogelijk schriftelijk het definitieve besluit aan de ondernemingsraad kenbaar maken, inclusief de datum waarop hij het besluit gaat uitvoeren (artikel 27 lid 2 WOR).

Overig ● Wanneer de ondernemer voornemens is een externe deskundige een adviesopdracht te geven met betrekking tot het sociaal beleid moet hij de ondernemingsraad hierover informeren (artikel 31c).1 ● Zo spoedig mogelijk moet de ondernemer die voornemens is een uitvoeringsovereenkomst met betrekking tot pensioen vast te stellen, te wijzigen of in te trekken de ondernemingsraad hierover informeren (artikel 31f WOR).

Met betrekking tot het algemene informatierecht geldt dat de ondernemingsraad recht heeft op alle informatie die hij redelijkerwijs voor de uitvoering van zijn taken nodig

1 Indien het onderwerp betrekking heeft op één of meer van de aangelegenheden die in artikel 25 van de WOR zijn opgenomen, heeft ondernemingsraad ook een adviesrecht omtrent het verstrekken en formuleren van de adviesopdracht aan een externe deskundige.