Digitalisierung – IT

Lernen Sie Talita Landis kennen

Talita Landis ist seit dem 1. September 2021 Leiterin Immobilienbuchhaltung und Digitalisierung bei Auwiesen Immobilien AG. Zuvor war sie bei verschiedenen Immobilienunternehmen tätig und bringt über 14 Jahre Branchenerfahrung mit. Zudem hat sie das Studium zur dipl. Betriebswirtschafterin HF mit der Vertiefungsrichtung Digitalisierung erfolgreich abgeschlossen. Sie liebt es kreative Ideen umzusetzen und damit Projekte zum Erfolg zu führen.

Wieso ist gerade die Auwiesen Immobilien AG beim Thema Digitalisierung spannend? Bei Auwiesen habe ich die Möglichkeit zum bereits bekannten Bereich der Immobilienbuchhaltung ein neues und spannendes Aufgabengebiet in der Digitalisierung zu übernehmen und weiterzuentwickeln, was am Schluss ausschlaggebend für den Wechsel war.

Wo steht die Auwiesen beim Thema Digitalisierung? Das Projekt Kreditorenworkflow wurde per 31. Dezember 2021 erfolgreich eingeführt. Sämtliche Rechnungen aller Mandanten werden nun digital verarbeitet, was zu einer Qualitäts- und Effizienzsteigerung geführt hat. Zusätzlich wurde zu Beginn des Jahrs 2021 der Infopoint eingeführt, um den internen Informationsaustausch schnell und einfach digital zu kanalisieren. Mit der Cloud-Lösung planyourbusiness wurde der Budgetprozess wesentlich vereinfacht. Die Mitarbeitenden finden nun alle benötigten Informationen an einem

Ort und erhalten dadurch eine bemerkbare Zeitersparnis und bessere Transparenz.

Wohin bewegt sich die Auwiesen in diesem Bereich? Im Jahr 2022 wird das Projekt e-Dossier umgesetzt.

Mit dem Projektteam und dem externen Partner sind wir zurzeit in der Konzeptionsphase, welche Ende März 2022 abgeschlossen wird. Die nächsten Meilensteine sind die Umsetzung der Konzeption und die Schulung der Mitarbeitenden. Der grösste Bereich, die Bewirtschaftung, steht im Jahr 2022 im Fokus der Digitalisierung. Die Bereiche «Wohnen» und «Industrie & Gewerbe» haben eine detaillierte Übersicht über ihre einzelnen Aufgabenbereiche erstellt. Aus dieser Übersicht sollen die grössten Zeitfresser analysiert werden, um danach in die Evaluation der digitalen Hilfsmittel zu gehen, welche auf der einen Seite eine Zeitersparnis bringen sollen und auf der Anderen die Prozesse automatisiert und vereinfacht werden können. Zudem möchte die Auwiesen die interne Kommunikation auf einen Kanal umstellen. Dafür testet zurzeit ein Pilotteam Microsoft Teams, welches ein Projekt darüber abwickeln wird. Nach erfolgreichem Abschluss soll Microsoft Teams allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden.

Kreditorenworkflow

Seit dem 1. Januar 2021 ist der Kreditorenworkflow bereits für unser ERP System Abacus im Unternehmensbereich Auwiesen Immobilien AG und Win Elektro AG im Einsatz. Im Laufe des Jahres 2021 wurde der Kreditorenworkflow auch für die Liegenschaftsbuchhaltung und Investition/ Bau, welche mit der Software Garaio REM arbeiten eingeführt.

Mit dem Workflow bildeten wir den operativen sowie den Freigabeprozess in unserem Unternehmen ab. Die Kreditorenrechnungen werden zentral eingescannt, erkannt und verifiziert. Das System kann aufgrund der erkannten Informationen die Rechnungen automatisch an die zuständige Person zuweisen. Die Rechnung durchläuft danach den Prozess vom kontieren, freigeben und einer letzten Kontrolle durch das Rechnungswesen, bis hin zur Verbuchung im Endsystem Garaio REM oder Abacus. Zeitgleich wird die Rechnung und das dazugehörige Protokoll rechtsicher und schreibgeschützt archiviert. Durch die digitale Transformation des Kreditorenprozesses können diese Arbeiten nun Orts- und Zeitunabhängig erledigt werden, was zu einer Effizienz- und Qualitätssteigerung führt.

Vorteile Kreditorenworkflow • Organisationsmanager für Visum mit Kompetenzsummen • Transparenzerhöhung • Reduzierung Durchlaufzeit • Orts- und Zeitunabhängigkeit • Einheitliche Aufgabenabwicklung • Platzeinsparung da kein physisches

Archiv • Status jeder Rechnung ist ersichtlich Die grössten Herausforderungen bestand zum einen im Abbilden der komplexen Prozesse der Liegenschaftsbuchhaltung. So musste z.B. das System für den Prozess der Heiz- und Nebenkosten mit den zusätzlichen Kostenstellen und Perioden angepasst werden, da dieser so nur in einer Liegenschaftsbuchhaltung zu finden ist. Auch die Abbildung des Prozesses für die automatisch Erkennung der vielen unterschiedlichen Liegenschaften durch das System war nicht ganz einfach.Eine weitere Herausforderung war der Prozess der Freigaben. Hier profitieren wir heute von einem weiteren grossen Vorteil, da die Kompetenzsummen bei den vielen verschiedenen Kunden unterschiedlich und sicher geregelt werden können. Dies hilft den IKS Prozess für alle Eigentümer sicherstellen zu können.