Ag2_2025_comunicación_sept_3

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Comunicaciónenlaindustriade laconstrucción:Minimanual

AdministraciónyGestióndeProyectos22025

Sección:ingenieroStolz

Cuadernopreparadoporing.LuisStolzconfinesacadémicos.

Septiembre2025

Cuadernoelaboradoporing.LuisStolz.Lasopinionesenelcontenidosonresponsabilidaddelautor.Procedendesuexperienciaencampodemásde30añosenlaindustria.

CONTENIDODELASSESIONES

Tema:Comunicaciónestratégica

Introducción

Definición

Importancia

Tiposdecomunicación

Actoresinvolucradosenunproyecto(genérico)

Mapadeactoresinvolucradosenunproyecto

Matriztácticadecomunicaciónporactor

Cómoseelaboranlasfichasdecomunicación

Fichasdecomunicación:10actores

Casosdeestudio:EjemploNo.1:Resuelto

CasoNo.2:Aresolver

Referenciasbibliográficas

Consideracionesadicionales

INTRODUCCIÓN

“Laindustriadelaconstrucciónesunecosistemademúltiplesnivelesde poder,responsabilidadyexpectativas.Poreso,lacomunicaciónnoesun simpleintercambiodeinformación:esuninstrumentodegestión estratégica.

Laclave:alinearlosobjetivosdelproyectoconellenguaje,elmedioyla frecuenciaadecuadosparacadaactor.

Notodosnecesitanlomismo,nidelmismomodo.”

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DEFINICIÓN

Lacomunicaciónenproyectosdeconstruccióneselconjuntode estrategiasorganizadasyadaptadasparaasegurarunflujofluido,real yefectivodelainformación.

Laestrategiaseprepararádetalformaque,todoslosactores involucrados(seantécnicos,directivos,trabajadores,autoridades,clientes ycomunidad),esténinformadosdesdeelprincipio(oantes)dela construccióndelproyectoconelfindealinearobjetivos,reducir incertidumbreygarantizarlaejecucióncoherente.

Síntesisdevariasfuentes.

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IMPORTANCIA

Evitaerrorescostosos:unainstrucciónmaltransmitidapuede significarsobrecostosoretrasos.

Generaconfianza:tantoconinversionistascomoconcomunidades yclientes.

Facilitalatomadedecisiones:informaciónclaraimplicadecisiones rápidas.

Reduceconflictos:alanticipardudasytransparentarriesgos.

Aumentalacohesióndelequipo:unmensajebiengestionadoes tambiénunactodeliderazgo.

“Enunproyectodeconstrucción,comunicaresconstruir:sila comunicaciónfalla,laobrafalla.”LS.

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TIPOSDECOMUNICACIÓN

1.Formal:actas,minutas,contratos,informestécnicos:asegura trazabilidad.

2.Informal:conversacionesdepasillo,mensajesrápidos:acelerala coordinacióndiaria.

3.Vertical:dedirectivoshaciaequiposyviceversa:denotaliderazgoe implicaretroalimentación.

4.Horizontal:entrecolegasdeunmismonivel:implicaygenera colaboraciónycoordinación.

5.Externa:conalcaldías,COCODES,clientes,medios:indica proyecciónymuestralegitimidad.

6.Digital:BIM,correo,appsdegestión:manifiestarapidez,archivo permanenteytrazabilidad.

7.Presencial:reuniones,visitasdeobra,asambleas:implicacercanía ymuestraconfianza.

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ACTORESINVOLUCRADOSENUNPROYECTO(GENÉRICO)

Losactoresdependerándeltipo,ubicación,magnitudeinteresesdeellos.Puedenexistirmásactores.(Notadelautor)

Nota:Lanumeraciónnoindicaningunajerarquía.

1.CEO

2.JuntaDirectiva

3.Gerentedeconstrucción

4.Cuadrosbajosdemando(supervisores,MO)

5.Técnicosdediseño(estructuras,hidráulica)

6.Equipointernodearquitectura

7.Equipodemercadeoyventas

8.Proveedores(materiales,equipo)

9.Contratistas(MT,SoilNailing,pintura)

10.Inversionistas

11.Institucionesfinancieras

12.Alcaldías

13.COCODES

14.Vecinosinmediatos

15.ONGs/Colectivos

16.Mediosdecomunicación

17.Entidadesambientales/patrimoniales

18.Sindicatos/Trabajadoresorganizados

19.Obrerosdecampo

20.Departamentolegal

21.Departamentodeinnovación/BIM

22.Sociosestratégicosexternos

23.Clientefinal

24.Familia

25.Opiniónpública

ACTORESINVOLUCRADOSENUNPROYECTO(GENÉRICO)

Gráficaconstruidaenfunciónde:Interés(ogradodeinvolucramiento)/(impacto)versusPoder(capacidaddedecisión/influencia)

ACTORES(stakeholdersoinvolucrados)YSURELACIÓNCONUNPROYECTOGENÉRICO

MANTENERINFORMADOS

Obrerosde campo

Vecinos inmediatos

Equipode mercadeoyventas

ONGs/colectivos, religiosos

Cuadrosbajosde mando

Técnicosdediseño

Equipointernode arquitectura

COCODES

Innovación/ BIM

Mediosde comunicación

Proveedores

Opiniónpública

Contratistas

Sindicatos/ trabajadores organizados

Entidades ambientales/ patrimoniales

Departamentolegal

Alcaldías

GESTIONARDECERCA

Inversionistas

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Gerente Construcción

Sociosestratégicos externos

Institucionesfinancieras /Bancos

JuntaDirectiva

CEO

MANTENERSATISFECHOS

Clientefinal
Familia

Matriztácticadecomunicaciónporactor

1–5:Nivelestratégico–técnicoalto

1.CEO:Reportesejecutivosmensuales(KPIs+riesgos),reuniones estratégicasbimensuales.Tono:breveyorientadoadecisiones.

2.JuntaDirectiva:PresentacionestrimestralesconVAN/TIRy avances.Tono:institucional,financiero.

3.GerentedeConstrucción:Reportesdiariosdeobra+reuniónde coordinaciónsemanal.Tono:técnico-operativo.

4.Cuadrosbajosdemando:Reunionesdiariasde15minutos máximo.Tono:claro,instruccionessinambigüedad.

5.Técnicosdediseño:RevisionesdeplanossemanalesvíaBIM+ bitácorastécnicasdigitales.Tono:detallado,normativo. Cuadernoelaboradoporing.LuisStolz.Lasopinionesenelcontenidosonresponsabilidaddelautor.Procedendesuexperienciaencampodemásde30añosenlaindustria.

Matriztácticadecomunicaciónporactor

6–10:Niveloperativo–productivo

6.Equipodearquitecturainterno:Sesionesdecoordinación quincenales+tableroenTrello/Asana.Tono:colaborativo,creativo.

7.Equipodemercadeoyventas:Briefingssemanales+materiales visualesdelavance.Tono:persuasivo,alineadoalanarrativade marca.

8.Proveedores:Órdenesdecompradocumentadas+llamadasde seguimientosegúnentregas.Tono:contractual,cordial.

9.Contratistas:Actasdeavancesemanales,visitasencampo.Tono: firme,técnicoytransparente.

10.Inversionistas:Newslettersmensuales+llamadastrimestrales conindicadores.Tono:financiero,seguridadenROI.

Matriztácticadecomunicaciónporactor

11–15:Nivelinstitucionalycomunitario

11.Institucionesfinancieras(bancos):Reportesdeflujodecaja mensuales+reunionessemestrales.Tono:técnico-financiero,sólido.

12.Alcaldías:Entregadeexpedientescompletosyreunionesen fasesclavedelproyecto.Tono:formal,jurídico.

13.COCODES:Reunionescomunitariasbimensualesconinfografías simples.Tono:pedagógico,cercano.

14.Vecinosinmediatos:Boletinesimpresos/mensajesmensuales+ líneadirectaparaemergencias.Tono:claro,empático.

15.ONGs/colectivos:Presentacionestrimestralessobreimpacto ambiental/social.Tono:transparente,negociador.

Matriztácticadecomunicaciónporactor

16–20:Nivelmediático–regulatorio

16.Mediosdecomunicación:Comunicadosdeprensaenhitos importantes,voceríaclara.Tono:breve,positivo,sintecnicismos.

17.Entidadesambientales/patrimoniales:Entregasdeestudios técnicos+reunionesformalesencadafase.Tono:técnico-legal.

18.Sindicatos/trabajadoresorganizados:Reunionesmensuales+ canalesdequejaformales.Tono:respetuoso,negociador.

19.Obrerosdecampo:Charlasdiariasdeseguridad+pizarrasde avanceenobra.Tono:práctico,motivador.

20.Departamentolegal:Reunionessemanalesderevisiónde contratosyriesgos.Tono:formal,preventivo.

Matriztácticadecomunicaciónporactor

21–25:Nivelestratégico–relacional

21.Departamentodeinnovación/BIM:Coordinaciónsemanalen plataformas+presentacionesdeavancesdigitales.Tono:técnicoinnovador.

22.Sociosestratégicosexternos:Reunionesmensualesde coordinaciónyevaluacióndeaportes.Tono:colaborativo, estratégico.

23.Clientefinal:Reportesquincenalesconfotos+recorridosde obraenfasesclave.Tono:confiable,transparente.

24.Familia:Conversacionessemanalesdebalancetrabajo-vida+ explicacionessencillasdelproyecto.Tono:honesto,humano.

25.Opiniónpública:Actualizacionesenredessocialesdelproyecto (mensualesoenhitos).Tono:positivo,cercano.

CómoseelaboranlasFichasde ComunicaciónEstratégicaporActor Genérica

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FormatodeFichaTécnicadeComunicación

N°/Actor:(Colocarnúmeroynombredelactor)

Rolenelproyecto:(Brevedescripcióndelpapelque cumpleelactor)

Niveldepoder:(Alto/Medio/Bajo)

Niveldeinterés:(Alto/Medio/Bajo)

Objetivodelacomunicación:(Listar2a3objetivos específicosdelacomunicaciónconesteactor)

Estrategiasdecomunicación:Estrategia1.Estrategia2. Estrategia3.

Canalesrecomendados:(Correo,reunionespresenciales, informes,software,etc.)

Frecuencia:(Diaria,semanal,mensual,porhitos,etc.)

Tonodelacomunicación:(Formal,técnico,breve, transparente,empático,etc.)

Riesgossifallalacomunicación:(Listabrevede consecuenciassilacomunicaciónnosemaneja bien)Últimaactualización:(Fecha)

Replanteodediseñodeformato(Stolz,2015) IdeasinicialesSerpell,2009.

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FichasdeComunicación EstratégicaporActor

Ejemplode10fichascríticas

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FichaNo.1:CEO

Rolenelproyecto:Máximaautoridadejecutiva. Definelavisión,losrecursosestratégicosytomalas decisionescríticas.

Niveldepoder:Muyalto.

Niveldeinterés:Medio-alto

Objetivodelacomunicación:Garantizarquela estrategiaglobaldelafirmaydelproyectoesté alineada.Informarriesgosylogrosclavedemanera sintética.

Estrategiasdecomunicación:Reportesejecutivos mensualesconKPIsdeavanceyriesgos.Reuniones bimensualesestratégicasdealtonivel.Canales recomendados:Correoejecutivo,presentaciones formales,reunionespresencialesovirtuales.

Frecuencia:Mensual(reportes)+bimensual (reuniones).

Tono:Breve,estratégico,orientadoadecisiones.

Riesgossifalla:Desalineaciónconlavisión corporativa,retrasosenautorizacionesclave.

FichaNo.2:JuntaDirectiva

Rolenelproyecto:Órganodegobernanza.Aprueba inversiones,supervisariesgosyretorno.

Niveldepoder:Muyalto

Niveldeinterés:Alto

Objetivodelacomunicación:Convencerdela viabilidadtécnicayfinanciera.Mostrarimpacto reputacionalycumplimientodenormativas.

Estrategiasdecomunicación:Presentaciones trimestralesconmétricasdeTIR,VANyROI. Resúmenesejecutivosconescenariosderiesgo. Canalesrecomendados:Informesfinancieros, presentacionesenPowerPoint,sesionesdejunta. Frecuencia:Trimestral(sesionesformales)+ actualizacionesextraordinariasenhitoscríticos.

Tono:Formal,financiero,conrespaldotécnico.

Riesgossifalla:Desconfianza,retirodeapoyo financiero,decisionesdefrenoalproyecto.

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FichaNo.3:Gerentedeconstrucción

Rolenelproyecto:Coordinaejecuciónenobra. Traducediseñoaoperación.

Niveldepoder:Alto

Niveldeinterés:Alto

Objetivodelacomunicación:Manteneralineación entrecronograma,recursosycalidad.Detectar desviacionesytomardecisionesinmediatas.

Estrategiasdecomunicación:Reportesdiariosen bitácoradigital.Reunionessemanalescontécnicosy contratistas.Canalesrecomendados:Presencial (visitasdeobra),WhatsAppparaemergencias,MS Project/BIM360.

Frecuencia:Diaria(bitácora)+semanal(coordinación formal)+mensual(informeejecutivo).

Tono:Directo,técnico,sinambigüedad.

Riesgossifalla:Sobrecostos,atrasosgraves, conflictosdecuadrilla.

FichaNo.12:Alcaldías

Rolenelproyecto:Entidadreguladora.Aprueba licencias,permisosysupervisacumplimientonormativo.

Niveldepoder:Alto

Niveldeinterés:Alto

Objetivodelacomunicación:Obtenerlicenciasy permisossinretrasos.Generarconfianzaen cumplimientolegalysocial.

Estrategiasdecomunicación:Expedientescompletosy claros.Reunionesenfasesclavedelproceso constructivo.Canalesrecomendados:Expedientes físicos/digitales,reunionesinstitucionales,oficios formales.

Frecuencia:Segúnhitosdelproyecto(inicio,supervisión, cierres).

Tono:Formal,jurídico,respetuoso.

Riesgossifalla:Retrasosdelicencias,multas, suspensióndeobra.

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FichaNo.23:Clientefinal

Rolenelproyecto:Principalbeneficiario.Definela satisfacciónglobaldelproyecto.

Niveldepoder:Alto

Niveldeinterés:Muyalto

Objetivodelacomunicación:Generarconfianzay seguridaddurantetodoelproceso.Mostraravances tangiblessinabrumarconjergatécnica.

Estrategiasdecomunicación:Reportesquincenales confotosygráficas.Recorridosenobraenfases clave.Canalesrecomendados:Correoconavances visuales,reunionespresenciales,videollamadas.

Frecuencia:Quincenal(avances)+enhitosclave (recorridos).

Tono:Transparente,cercano,técnico–simplificado.

Riesgossifalla:Pérdidadeconfianza,conflictos contractuales,imagennegativadelafirma.

FichaNo.10:Inversionistas

Rolenelproyecto:Aportancapitalyexigenretorno financierocompetitivo.

Niveldepoder:Muyalto

Niveldeinterés:Alto

Objetivodelacomunicación:Brindarconfianzay transparenciaenusodelcapital.Mostrar proyeccionesfinancierasclaras.

Estrategiasdecomunicación:Newslettermensual conindicadoresdeavance.Llamadatrimestralde resultadosyescenarios.Presentaciónanualcon cierrefinancierodelproyecto. Canales recomendados:Correoejecutivo,reunionesvirtuales, presentacionesformales.

Frecuencia:Mensual(resumen)+llamadatrimestral +anual(cierre).

Tono:Financiero,confiable,transparente.

Riesgossifalla:Desconfianza,retirodeinversión, conflictoscontractuales.

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FichaNo.11:Institucionesfinancieras/bancos

Rolenelproyecto:Proveenfinanciamiento, vigilanflujodecajaycumplimientode condicionescrediticias.

Niveldepoder:Muyalto

Niveldeinterés:Alto

Objetivodelacomunicación:Asegurarel cumplimientodeplazosdepago.Mantener credibilidadinstitucional.

Estrategiasdecomunicación:Reportedeflujode cajamensual.Entregapuntualdeestados financieros.Reuniónsemestraldeseguimientode condicionescrediticias.Canalesrecomendados: Oficiosformales,correoinstitucional,reuniones congerenciafinanciera.

Frecuencia:Mensual(reportes),semestral (revisión).

Tono:Técnico-financiero,formal.

Riesgossifalla:Bloqueodedesembolsos, aumentodeintereses,suspensióndelíneasde crédito.

FichaNo.13:COCODES

Rolenelproyecto:Representanalacomunidadlocal, medianentrevecinosyautoridades.

Niveldepoder:Medio

Niveldeinterés:Alto

Objetivodelacomunicación:Generarconfianza comunitaria.Mitigarconflictossocialesporimpactosde laobra.

Estrategiasdecomunicación:Reunionesbimensuales deactualizacióncomunitaria.Materialvisual simplificado(renders,infografías).Canalesde retroalimentaciónabiertos(teléfono,WhatsApp). Canalesrecomendados:Reunionespresenciales, presentacionescomunitarias,boletinesimpresos. Frecuencia:Bimensualoenhitoscríticos.

Tono:Pedagógico,claro,empático.

Riesgossifalla:Oposiciónvecinal,bloqueos,presión socialsobrealcaldías.

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FichaNo.19:Obrerosdecampo

Rolenelproyecto:Fuerzalaboraldirectaenla ejecucióndeobra.

Niveldepoder:Bajo

Niveldeinterés:Alto

Objetivodelacomunicación:Garantizar seguridadlaboralyproductividad.Motivaral personalyreducirrotación.

Estrategiasdecomunicación:Charlasdiariasde seguridad(“charladelos5minutos”).Pizarraen obraconavancesvisibles.Reconocimientopúblico delogroscolectivos.

Canalesrecomendados:Presencial,cartelerasen obra,mensajesdevozbreves.

Frecuencia:Diaria(seguridad)+semanal(avance).

Tono:Claro,motivador,práctico.

Riesgossifalla:Accidentes,bajamoral,atrasos porfaltadedisciplina.

FichaNo.24:Familia

Rolenelproyecto:Apoyoemocionalyafectivoal equipodirectivoytécnicoprincipal.

Niveldepoder:Bajo

Niveldeinterés:Muyalto

Objetivodelacomunicación:Mantenerequilibrio trabajo–vida.Evitardesgastepersonalenlargos proyectos.

Estrategiasdecomunicación:Conversaciones semanalesdeactualizaciónpersonal.Explicaravances ydemandasdelproyectoenlenguajesimple.Incluira lafamiliaenhitossimbólicos(ej.inauguración).

Canalesrecomendados:Conversacionespresenciales, llamadasfamiliares,actividadescompartidas.

Frecuencia:Semanal(conversación)+enhitosclave.

Tono:Humano,honesto,afectivo.

Riesgossifalla:Estréspersonal,rupturasfamiliares, pérdidademotivaciónprofesional.

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CasosdeEstudio:

EjemploNo.1:Caso1(resuelto)

CasoNo.2(Aresolverentérminosgrupales:gruposde4)

CasodeestudioNo.1:Problemadeplanosygestióndecomunicación estratégica:EJEMPLONo.1

Contexto

Unproyectodeedificiodeoficinasde12nivelesenlaCiudaddeGuatemala seencontrabaenfasedeejecución.Elequipointernodearquitectura habíaemitidounaactualizacióndeplanosqueincluíacambiosenel sistemadeclimatización.Dichosplanos,sinembargo,contenían inconsistenciasdecoordinaciónconlasinstalacioneseléctricasy estructurales.

Elcontratistaencargadodelainstalacióndeductosdetectóenobraque losplanosnoeranejecutables:lasrutasdeaireacondicionadochocaban convigasprincipales.Elerroramenazabaconatrasarelcronogramaen dossemanasyaumentarelcostoenQ.250,000pormodificaciones.

Analiceelcasopartiendode:

1)Identifiquelosactoresinvolucradosenelproblemayenlasolucióndel mismo.TIP:Todosutilizaronloscanalesdecomunicaciónrespectiva.

2)Planteeeldesarrollodelconflictoen4partes:Contratista–Gerentede construcción–equipodearquitectura–CEO

3)IntervencióndelCEO

IntervencióndelCEO

LaCEOentiendequeelconflictoafectalareputacióndelafirmacon inversionistasyelclientefinal.

Convocaareunióndecrisisconlostresactores:gerente,contratistay equipodearquitectura.

Tomaladecisiónde:

1)Reforzaralequipodearquitecturaconunconsultorexternoen coordinaciónBIM.2)Aprobarhorasextrapararedibujarplanosen72 horas.3)Compensaralcontratistaconextensióndeplazode5días(en lugarde14)paranodetenerobra.

Resultado:

1)Losplanoscorregidosseentregaronen3días.2)Elcontratistareanudó lainstalaciónconunretrasomenorde4días,absorbidoenlaholguradel cronograma.3)LaCEOreforzósuliderazgomostrandoresolución estratégica.4)Elgerentedeconstrucciónimplementóunnuevoprotocolo: revisióncruzadadeplanosenBIMantesdeemitircualquieractualización.

CasodeestudioNo.2:Fracasoenlagestión directivayresolucióndesdelagerenciade construcción(Gruposde4)

1)Contexto

Enelmismoproyectodeedificiodeoficinasde12niveles,losplanosde climatizaciónelaboradosporelequipointernodearquitecturatenían inconsistenciasqueafectabanlaejecuciónenobra.

Elcontratistadeinstalacionesadvirtióquelosductoschocabanconvigas principales,locualimplicabarehacertramosyposiblesatrasosdedos semanas.

Lagerentedeconstruccióndocumentólasituaciónyconvocóareuniónconel contratistayelCEOdelafirma.

2)Actoresinvolucrados

No.9Contratista:defiendesusplazosycostos.

No.1CEO:autoridadmáxima,preocupadoporla imagenyfinanzas.

3)Desarrollodelconflicto

Elcontratistallegaalareuniónmolesto,exigiendouna compensacióneconómicainmediatayextensióndeplazo.

1.Canal:intervencióndirectaenreunión.

2.Tono:confrontativo,defensivo.

No.3Gerentedeconstrucción:mediador técnicoentrecampoydirección.

No.6Equipodearquitecturainterno: responsabledelerrorinicial.

4)Obviamente,lareuniónesunfracaso.Sia ustedletocaraelpapeldegerentede construcción:resuelvalaproblemáticasiendo creativa/creativoymuytécnico/técnica.TIP: Piensefueradelacajay100%enfunciónde resolverencampo.

LaCEOrespondedemanerareactiva,responsabilizandoal contratistapornopreverensuejecución.

1.Canal:discursoautoritario.

2.Tono:impositivo,pocotécnico.

Ladiscusiónescala:

1.Elcontratistaamenazacondetenerlaobrasinose lereconocenlossobrecostos.

2.LaCEOamenazaconsancionescontractuales.

3.Resultadoinmediato:bloqueoyparálisisenla tomadedecisiones.

Referenciasbibliográficas

PMI–ProjectManagementInstitute.(2021).AGuideto theProjectManagementBodyofKnowledge(PMBOK® Guide),7thEdition.NewtownSquare,PA:PMI.

Serpell,A.(2013).AdministracióndeProyectosde Construcción(3ªed.).Alfaomega.Orientadoalsector construcciónenLatinoamérica,conénfasisenequiposde obraycoordinación.

Chamoun,Y.(2010).AdministraciónProfesionalde Proyectos.LaGuía.CDMX:McGRawHill

Levy,S.(2002,3ª.Ed.).Administracióndeproyectosde construcción.CDMX:McGrawHill.

Merritt,F.(1999).Manualdelingenierocivil.Tomo1. CDMX:McGrawHill.

Consideracionesadicionales:

Estedocumentohasidoredactado poreling.LuisStolzensutotalidad.

SeharecurridoalChatGPTpara ordenarlostemasymejorarlos aspectosderedacciónyestilodel documentocompletoenseptiembre 1al3de2025.

Lasfichastécnicasdelosactores sondelbancodeinformacióndel ing.Stolzmejoradosenformapor ChatGPT.

Loscasosdeestudiosoncasos realesquesepresentaronentre 2022y2024aloscualesnoselesha colocadonombresdelos involucradosysuscompañíaspara mantenerconfidencialidady aspectoséticosdelprocesode enseñanza.

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