Van Gils

Masters in audiovisual techniques

Na een lange coronaperiode is de terugkeer naar kantoor definitief ingezet. Maar de tijd dat we met z’n allen op kantoor aanwezig waren om uren te vergaderen in een duffe vergaderzaal lijkt voorgoed voorbij. “Onze manier van vergaderen is de laatste jaren enorm veranderd. Terwijl we vroeger meestal met een grote groep in één ruimte zaten, vergaderen we post-corona bijna standaard via een online tool. Programma’s als Microsoft Teams en Zoom zijn ontzettend populair geworden. Nu we steeds meer overgaan naar hybride werken, maakt de hybride vergadering ook zijn opmars. Dit heeft grote gevolgen voor de inrichting van de vergaderruimtes op kantoor,” weet Laurent Decavele. Hij is Director bij Van Gils, integrator van hoogwaardige en eenvoudig te gebruiken audiovisuele systemen.

Wat moeten we precies verstaan onder een hybride meeting?

“In de meeste bedrijven wordt thuiswerk gecombineerd met werken op kantoor. Een hybride meeting is een meeting waarbij een deel van de medewerkers aanwezig zijn op kantoor en een ander deel online deelneemt vanop een andere locatie, meestal hun home office.”

After a long corona period, our way back to the office has finally started. But the days when we were all sitting in the office for hours on end meeting in a dull meeting room seem to be gone forever. "Our way of meeting has changed dramatically in recent years. Whereas in the past we usually gathered in one room with a large group, post-corona meetings are now almost always held online. Programs like Microsoft Teams and Zoom have become incredibly popular. Now that we are increasingly moving towards hybrid working, hybrid meetings are also on the rise. This has major consequences for the design of the meeting rooms at the office," says Laurent Decavele. He is Director at Van Gils, integrator of high-end and easy-to-use audiovisual systems.

So, what exactly should we understand by a hybrid meeting?

"In most companies, working from home is combined with working at the office. A hybrid meeting is a meeting where one part of the employees is present in the office and another part participates online from another location, which is usually their home office."

Wat betekent de switch naar hybride vergaderen voor vergaderruimtes in bedrijven?

“Het volstaat niet meer om een vergaderzaal te voorzien van enkel een presentatiescherm aan de wand. Het verschil tussen vergaderen op kantoor en op afstand moet minimaal zijn. Daarom is het belangrijk om alle deelnemers optimaal te kunnen horen en zien, waar ze ook deelnemen. Het glashelder capteren van stemmen, een vlekkeloze screenshare en deelnemers goed in beeld brengen zijn drie prioriteiten waar we geen toegift op doen. Er zijn veel mogelijkheden, afhankelijk van de behoeftes van de klant. Denk aan het gebruik van richtmicrofoons, subtiel ingewerkt in het plafond van de vergaderruimte. Hierdoor is elke spreker duidelijk te horen zonder dat er microfoons in de weg staan. Een andere mogelijkheid is externe camera’s op basis van AI installeren, die volgen wie aan het woord is. Zo kunnen de deelnemers vanop afstand de vergadering nog beter volgen. Absorberende panelen of gordijnen zorgen er dan weer voor dat de medewerkers thuis geen storende achtergrondgeluiden uit de vergaderruimte horen.”

What does the switch to hybrid meetings mean for meeting rooms in companies?

"It is no longer sufficient to equip a meeting room with only a presentation screen on the wall. The difference between holding meetings in the office and remotely has to be minimal. That is why it is important to be able to hear and see all participants optimally, regardless of where they are participating. Crystal-clear voice capture, flawless screen-share and a proper visualisation of participants are three priorities that we do not compromise on. There are many possibilities, depending on the needs of the client. Think of the use of directional microphones, which are subtly embedded in the ceiling of the meeting room. This allows each speaker to be heard clearly without microphones getting in the way. Another possibility is to install external AI cameras following the speaker. This enables participants to follow the meeting even more closely from a distance. Absorbing panels or curtains on the other hand ensure that employees at home do not hear disturbing background noise from the meeting room."