2.2.2. Equipo de Trabajo del Proyecto

• Hacer seguimiento a los avances del proyecto reportados en las sesiones de seguimiento celebradas. • Garantizar el registro y la correcta medición de los indicadores del proyecto en la

Matriz de Monitoreo y Aprendizaje. • Hacer seguimiento al cumplimiento de las metas y proponer planes de mejoramiento o mantenimiento cuando se evidencien desviaciones. • Participar activamente en el diseño y construcción de actividades, indicadores y metas que permitan cumplir los objetivos del proyecto y garantizar que estén conformes con las líneas estratégicas del Plan estratégico de la Sede sur y con las del

Plan de Desarrollo 2020 – 2025. • Ayudar con el diseño del Equipo de trabajo del proyecto. • Aportar desde sus conocimientos, habilidades y valores, de tal manera que el proyecto se enriquezca y cumpla con los objetivos establecidos.

Equipo de Trabajo del Proyecto

El Equipo de Trabajo del Proyecto estará compuesto por el Sponsor de quién ya se definieron su rol y principales responsabilidades en esta guía y por el:

Secretario del proyecto

El Secretario del proyecto es el colaborador nombrado por el Sponsor con el fin de asistirle en las tareas de ejecución del proyecto, brindando asistencia administrativa y operativa.

Las principales responsabilidades que debe tener el Secretario son:

• Desarrollar la matriz de sesiones de seguimiento del proyecto y hacer seguimiento a la misma. • Convocar con una antelación de 15 días, las sesiones de seguimiento del proyecto y preparar las actas de este para su aprobación. Deberá garantizar que los miembros del Equipo de gestión del proyecto asistan a las sesiones de seguimiento. • Asistir a las sesiones bimensuales de seguimiento del proyecto; debe ser garante de los registros y memorias de este y levantará el acta con los compromisos para su aprobación. • Registrar en la Matriz de Monitoreo y Aprendizaje los avances y cumplimiento de indicadores y actividades. • Recolectar todas las evidencias y documentación resultante del desarrollo de las actividades para la elaboración de los informes respectivos. • Elaborar junto con el Sponsor los planes e informes del proyecto para presentar ante el Equipo de gestión del proyecto. • Solicitar los recursos, equipos e información necesarias para la correcta ejecución de las actividades del proyecto.

• Hacer seguimiento al cumplimiento de las tareas del equipo de trabajo y registrar su ejecución en el Plan de trabajo del proyecto que contiene el cronograma de actividades. • Asegurar la comunicación entre las partes. • Mantener y garantizar el archivo de toda la parte documental del proyecto. • Debe gestionar y preparar los espacios y materiales necesarios para la realización de las sesiones de seguimiento del proyecto. • Ayuda al Sponsor a definir las responsabilidades del Equipo de trabajo del proyecto, así como otras tareas de agenda. • Llevar un informe de la ejecución del presupuesto del proyecto para incorporar al informe de avances. • Realizar tareas administrativas relacionadas al proyecto, tales como elaboración de oficios y documentos administrativos y desarrollo de documentación aplicable al proyecto.

Profesor Líder, Estudiante Líder y Colaboradores Invitados

El Profesor líder, Estudiante líder y Colaboradores Invitados son los designados por el Equipo de gestión del proyecto para el acompañamiento de las actividades del proyecto, teniendo en cuenta “el principio de democracia participativa que propende por la participación de los miembros de la comunidad educativa en la vida universitaria, en la forma y los términos indicados en los Estatutos, Reglamento Orgánico, y la normatividad interna”36 y los mecanismos de participación de la comunidad educativa.

Son los responsables últimos juntos con el Sponsor y el Secretario de que el proyecto se ejecute de acuerdo a las actividades definidas y siguiendo los lineamientos impartidos por la coordinación y/o dirección del proyecto. Son colaboradores y actores de la comunidad educativa que, por su competencia, conocimientos, habilidades, servicio y demás cualidades a fines con el objetivo y actividades del proyecto, son fundamentales para los propósitos de este.

Las principales responsabilidades de estos colaboradores son:

• Coadyuvar desde su experiencia y competencia a desarrollar la parte operativa del proyecto (actividades y acciones), mostrando siempre compromiso, eficiencia, espíritu de servicio y profesionalismo. • Recolectar las evidencias necesarias en el cumplimiento de las actividades. • Hacer uso eficiente de los recursos. • Reportar al Sponsor las dificultades, desviaciones o fallas presentadas en el desarrollo de sus actividades con el fin de tomar las acciones de mejora necesarias. • Llevar registro en los formatos definidos, del cumplimiento de las actividades.

36 Según la Política de Gobierno Institucional UNIMINUTO.