3 minute read

2.2.1. Equipo Estratégico del Proyecto

Equipo Estratégico del Proyecto

El Equipo estratégico del proyecto es el responsable del éxito de este y tiene la autoridad necesaria para tomar decisiones e implementar las actividades establecidas en el proyecto. Este órgano en conjunto con la Dirección del proyecto es el encargado de aprobar la realización de cada fase y autoriza el inicio de la siguiente.

Advertisement

El Equipo estratégico del proyecto estará compuesto por 3 responsables, un Sponsor asignado por la Dirección del proyecto, un Secretario y la estructura (colaboradores) del área de Planeación34 de la Rectoría. Sus roles y principales responsabilidades son las que se describen a continuación:

Sponsor

Es el colaborador designado por la Dirección del proyecto por su capacidad de planeación, organización del trabajo, liderazgo para con el equipo de trabajo, capacidad resolutiva y su gestión a los resultados para coordinar toda la función estratégica del proyecto; su perfil debe ser a fin con el tema objetivo del proyecto, sus actividades y con el programa o unidad académica o administrativa a la que involucra el proyecto. Este debe velar por la organización del Equipo de trabajo del proyecto y por la correcta distribución del trabajo en pro del oportuno y eficiente desarrollo del proyecto.

El rol del Sponsor se resume en 3 aspectos importantes:

• Ayudar en la dirección y definición del objetivo y demás componentes estratégicos del proyecto. • Hacerse dueño del proyecto y promocionarlo a lo largo de UNIMINUTO. • Asegurar que los resultados esperados del proyecto sean obtenidos desde su ejecución.

Además, deberá cumplir con las siguientes responsabilidades:

• Ejercer la dirección estratégica y supervisión del proyecto. • Ser el principal vocero del proyecto, durante todas las fases de este y canal directo con la Dirección del proyecto al igual que con la comunidad educativa. • Asegurar la comunicación entre las partes. • Ayudar con el diseño del Equipo de trabajo del proyecto. • Gestionar los riesgos del proyecto, según criterios previamente establecidos en este. • Participar en actividades claves de la gestión del proyecto, tales como evaluaciones y mediciones, diseño de planes de mejoramiento y mantenimiento.

34 Estructura del área de Planeación: Compuesta por el Director de planeación, el Profesional de desarrollo estratégico, el Profesional de calidad y riesgos y el Coordinador de calidad académica.

• Controlar la correcta ejecución del proyecto, sus actividades, garantizando la medición de sus indicadores y reportando posibles fallas o desviaciones para su análisis con el Equipo de gestión del proyecto. • Aportar desde sus conocimientos, habilidades y valores, de tal manera que el proyecto se enriquezca y cumpla con los objetivos establecidos. • Coordinar la gestión de recursos, equipos e información de manera oportuna y eficiente. • Asignar tareas específicas a los colaboradores responsables del equipo de trabajo. • Preparar el presupuesto del proyecto para presentación y aprobación. • Ayudar en el diseño de las actividades de este, sus metas e indicadores de cumplimiento. • Supervisar la gestión de adquisiciones del proyecto. • Actuar de punto de contacto y comunicar el estado del proyecto a todo el Equipo de

Gestión del Proyecto. • Asistir a las sesiones bimensuales de seguimiento que se convoquen y presentar el informe de los avances, medición de indicadores y diseño de planes de mejora y mantenimiento asegurando la mejora continua del proyecto. • Construir o solicitar con el colaborador o responsable de programa o unidad académica o administrativa la documentación necesaria como evidencia del cumplimiento de las actividades del proyecto. • Elaborar junto con el Secretario del proyecto los planes e informes del proyecto para presentar en las sesiones de seguimiento. • Revisar y aprobar junto al Equipo de gestión del proyecto el informe a presentar a la Dirección del proyecto junto con la Matriz de Monitoreo y Aprendizaje. • Hacer la rendición de cuentas35 del proyecto de manera semestral y anual ante la

Dirección del proyecto.

Estructura del área de planeación

Esta estructura hace parte del Equipo estratégico del proyecto y su función tiene que ver con la garantía de la aplicación de los lineamientos estratégicos definidos por la Dirección del proyecto y los incluidos en el Plan de desarrollo 2020 - 2025, en el Proyecto Educativo Institucional, en el Plan Estratégico sede sur, en las políticas de UNIMINUTO (que apliquen) y demás componentes de planeación (Ruta 6), evaluación (SIAC), seguimiento (Matriz de Monitoreo y Aprendizaje, Plan de acción y rendición de cuentas), de tal manera que estén incluidos en el proyecto y armonizados con el mismo.

Además, tiene las responsabilidades de:

• Asistir a las sesiones bimensuales de seguimiento del proyecto que se convoquen y participar activamente en estas.

35 El proceso de rendición de cuentas se desarrollará de acuerdo con los lineamientos establecidos para este proceso por la UNIMINUTO en sus estatutos, PEI y demás.

This article is from: