PRESENTACIÓN

La Ruta de aceleración estratégica de proyectos es la herramienta de gestión que contiene los criterios, argumentos, lineamientos y enfoques con los que se pretende construir una estructura analítica para los proyectos y a la vez, una metodología clara de ejecución para cada componente y actividad definida en ellos, con el fin de dar aceleración estratégica al Plan de acción de la Rectoría Sur – Ruta 6 “Cultura institucional para la transformación” el cual desde “El Aprendizaje para la Transformación” gestó 71 proyectos aunado 1 que incorporó como eje temático transversal la filosofía de la institución, su identidad misional para la comunidad educativa de UNIMINUTO. Es así, que la Ruta de aceleración estratégica de proyectos se convierte en el catalizador que propenderá por el cumplimiento de la Rectoría frente a las iniciativas y megas establecidas por UNIMINUTO en su Plan de desarrollo, el cual determina la hoja de ruta para alcanzar los objetivos y propósitos planteados a 2025.

Este Plan (Plan de desarrollo 2020-2025) establece una apuesta para la Rectoría en el Plan estratégico sede sur, el cual se adopta por medio de una gestión por proyectos estratégicos2 que aporta una estructura de convergencia de las 37 iniciativas del plan y sus 9 bloques, por medio de 7 proyectos trasversales e integradores que permiten articular esfuerzos y recursos en la temática de cada proyecto. Esta gestión de proyectos3 facilita la ejecución del Plan estratégico de la Rectoría Sur y se convierte en su plan de acción4 que atiende los retos de cada línea y sus megas.

Con motivo de poder dar criterios conceptuales y metodológicos oportunos y prácticos, que dinamicen, organicen y aceleren el diseño, ejecución y cumplimiento de los proyectos definidos en el plan de acción de la Rectoría Sur, la ruta de aceleración desarrolla esta Guía conceptual y metodológica, la cual partió inicialmente de un análisis que logro determinar el método a aplicar para la gestión de los proyectos de la Ruta 6.

Es por eso por lo que esta guía adapta algunos lineamientos y principios de la metodología para la gestión de proyectos denominada PRINCE2, la cual determina un método de diseño, construcción, organización, ejecución, control, medición y evaluación de los proyectos por medio de fases, atendiendo unos principios básicos para su desarrollo e implementación.

1 Proyecto 1. Identidad misional, Proyecto 2. Desarrollo y fortalecimiento curricular, Proyecto 3. Apoyo a estudiantes, Proyecto 4. Desarrollo de capacidades desde el talento humano, Proyecto 5. Optimización de la infraestructura, Proyecto 6. Posicionamiento de la oferta y nuevas líneas de negocio, Proyecto 7. Relación con el sector eterno. 2 Proyectos estratégicos: Se encaminan al cumplimiento de los objetivos del Plan de Desarrollo y de los Planes Estratégicos de Sede; deben estar alineados con los retos, objetivos y líneas e indicadores estratégicos del sistema UNIMINUTO. Estos proyectos pueden ser de cualquier tipo, según las definiciones de UNIMINUTO, es decir, académicos, institucionales, de investigación, de proyección social o de planes de mejora. 3 Gestión de proyectos: Es un conjunto de metodologías para planificar, orientar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las fases de los proyectos de principio a fin, es decir en todo su ciclo de vida. 4 Plan de Acción Rectoría Sur: Ruta 6 “Cultura institucional para la transformación” – 7 proyectos estratégicos.

Esta metodología permite la articulación del valor misional con la estrategia, dándole a los proyectos unos enfoques sustanciales que permiten la sinergia y transversalidad no solo entre los componentes de cada proyecto, si no de estos a todos los niveles de la institución, alineando el plan de desarrollo, la cadena de valor, los riesgos, la calidad y la autoevaluación en cada proyecto.

Esta guía conceptual y metodológica establece unos principios para la gerencia estratégica de los proyectos en 2 dimensiones, la dimensión social y la dimensión de la gestión; desde la dimensión social establece el principio de la articulación, el principio sistémico y el de la cultura de la planeación. Desde la parte de la gestión establece como principios la definición de los propósitos, el aprendizaje en todo momento, organización funcional, planificación del trabajo, evaluación y calidad y adaptación.

La guía se presenta en 2 secciones, una conceptual que define la metodología PRINCE2, su historia, su filosofía basada en 7 principios y cómo esta desarrolla los proyectos por medio de 7 fases, en las cuales el control continuo, la organización, la gestión de la calidad, la planificación, la gestión de riesgos, la gestión del cambio y el control del progreso son parte importante durante toda la vida útil del proyecto. Una segunda sección que desarrolla la metodología adoptada a partir de PRINCE2 y de los lineamientos que UNIMINUTO ha desarrollado en su proceso de gestión de proyectos, lo que da forma al método a seguir para la aceleración de los proyectos de la Rectoría Sur. Esta sección presenta unas definiciones que muestran el contexto conceptual de la guía, brinda unos criterios metodológicos como enfoque para la construcción de los proyectos, los principios de gestión y de sistema en que se basa y describe cada una de las 6 fases constitutivas de la metodología.

Estas 6 fases parten de una fase previa en la cual se construye la estructura analítica y descriptiva del proyecto que permite llegar al pre-proyecto; una fase 2 de planificación en la cual se da la organización y dirección del proyecto por medio de una estructura de gestión; en esta fase se conforma el equipo estratégico que lleva la gerencia del proyecto y el equipo de trabajo quienes son los encargados de la ejecución de este. Además, se determinan los roles y responsabilidades de cada actor del proyecto. Una fase 3 que describe el inicio del proyecto en la cual se construye la documentación que soportará la base de la evidencia y las estrategias para la gestión del trabajo, la gestión de los riesgos, los resultados, la calidad, la comunicación y el control del proyecto. La fase 4 desarrolla el control del proyecto en todas sus fases y etapas, su progreso, resultados, calidad, riesgos y rendición de cuentas y da los parámetros para la evaluación y medición del proyecto y sus resultados. En la fase 5 se describe la gestión a la entrega de los resultados, la evaluación, registro y medición que se debe efectuar a estos. Por último, establece la fase 6 la cual corresponde al cierre, liquidación y aprendizaje del proyecto una vez este cumple su vida útil; esta fase detalla el cierre o restructuración del proyecto y la medición del impacto.