SISTEMAS DE GOBIERNO

Protocolo familiar

En una empresa familiar los órganos de gobierno son el dueño o los dueños, no hay reglas pre acordadas para aquellos puntos que son relevantes y estratégicos, no hay un protocolo familiar, no se planean las reuniones, no tienen reglas de etiqueta sobre lo que se puede y no se puede hacer.

En general, la gente llega a las reuniones y se discuten los puntos de la reunión, las propuestas y se pasa de lo racional a lo emocional y ahí es cuando las relaciones en empresas familiares se empiezan a poner en dificultad.

El propósito de establecer un protocolo familiar es tener un acuerdo entre los accionistas, entre la familia, que siente las bases para dirigir la toma de decisiones y resolver cuestiones críticas, pensando que quiero que la empresa trascienda, que el patrimonio familiar siga creciendo y primordialmente minimizar los conflictos que afectan la unidad familiar y que es uno de los detonantes de la mayoría de las crisis en empresas familiares.

Podemos decidir que todos los temas que se consideran relevantes y estratégicos se debatan y decidan a través de un Consejo de Familia, que puede tener representación proporcional, por ejemplo el número de miembros por acciones, por familia, etcétera.

Lo puede presidir su fundador y si no existe, el Consejo determinará que decisiones se pueden tomar con la mayoría simple o con dos tercios de los votos. Si el fundador vive, muchas veces se reserva el derecho de veto, porque finalmente es su compañía y puede tener temores que vayan más allá de lo que diga un Consejo de familia. También

Las familias que trabajan en sus negocios no se evalúan por qué son propietarios, y esto es un grave error. Es importante establecer un sistema de evaluación de los miembros de la familia hay que considerar, que pasa en caso de fallecimiento o si son dos o tres los socios.

Tener este protocolo familiar por escrito, es muy importante para el futuro de los descendientes. Estás reuniones pueden ser convocadas por el 20% de los accionistas o por los miembros de la familia. Debemos anticipar que van a ha - ber situaciones irreconciliables y como vamos a manejarlas. Es importante también asignar un mediador, que debe estar pre designado por el Consejo y por consenso, tiene que ser alguien que no este identificado por estar subjetivamente a favor de alguna de las partes. Este es un ejemplo solo para sugerir cómo se puede estructurar un protocolo en una empresa familiar.

El protocolo puede incluir también el sistema de Gobierno, determinar si se requiere un Consejo de familia o no se necesita, si se tiene una política para incorporar familiares al negocio o a medida que los hijos se hacen grande se incorporan, qué pasa con la familia política, yernos, nueras, etcétera.

Las familias que trabajan en sus negocios no se evalúan por qué son propietarios, y esto es un grave error. Es importante establecer un sistema de evaluación de los miembros de la familia que forman parte del negocio. también debe estar definida la política de dividendos y compensaciones, es bueno escribir algo al respecto que ayude a evitar que en el futuro retiren recursos monetarios de la compañía, poniendo en riesgo la sobrevivencia de la segunda generación. Estos son ejemplos de lo que se debería incluir en el protocolo familiar.

Consejo de familia

A medida que la empresa crece y que la familia sea grande, es importante tener un Consejo de Familia. Este es un foro para tomar decisiones relevantes y se determinará quiénes son los que participan, qué se va a debatir en este foro, cómo manejamos procesos y programas de aprendizaje, desarrollar y supervisar planes de sucesión, formación de otros líderes, selección de candidatos, las evaluaciones de desempeño, el Consejo de Familia tiene muchos roles potenciales y de ahí se puede partir a un Consejo de Administración, donde participen personas externas, que obviamente agreguen valor y que aporten objetividad.

Reglas de etiqueta

Sirven para poner orden a la comunicación y que no sea caótica. También es muy importante tener un protocolo de cómo dar retroalimentación para no herir sentimientos, para no estar a la defensiva, poder hablar de las cosas con objetividad, poner los problemas sobre la mesa sin que se generen emociones negativas.

Otra regla de etiqueta es que primero la información se distribuya antes. Sirve para el que va a plantear los temas lo tenga escrito, poner aunque sea unas líneas, esto lo ayuda a clarificar sus ideas. Al que los que escuchan los ayudará a entender de qué se va a hablar y empezar a hacerse una idea de lo que se va a tratar y definir su posición respecto al tema. Por otro lado las emociones bajan y es mucho más fácil atacar el problema, en lugar de atacar al mensajero.

Dentro de las reglas de etiqueta debemos considerar ser escuchamos con atención. Cuando hay alguien que habla los respetamos, pero el que habla tiene que saber que la palabra es medida, que no puede empezar a hablar y apropiarse de la reunión, enfocar el problema, sin ofender a los presentes aunque hayan sido parte del problema y los que escuchan lo deben hacer sin defenderse, porque si uno ofende y los demás se defienden no se va a ningún lado o en el peor de los casos terminan muy mal.

Es importante considerar la diversidad, tener gente que tenga visiones diferentes nos puede ocasionar un dolor de cabeza, pero es buena la diversidad de pensamiento, de formación, todo eso es esencial, porque cada uno ve la realidad con sus propios ojos y esa mirada nos hace ver las cosas de un modo, que puede no ser la realidad, a veces es nuestra verdad exclusivamente.

La diversidad nos amplía el horizonte y nos facilita tomar mejores decisiones. Desde esa perspectiva el Consejo tomará las decisiones superiores, orientará y supervisará, al que ejecuta y lleva adelante el plan. Los gerentes son los que están en la operación

Finalmente entender que el fundador no puede imponer su criterio porque creó la empresa. A medida que la empresa se hace más grande, es mucho más importante manejar el proceso de cambio y lograr que la gente esté convencida sobre lo que hay que hacer, en lugar de andar indicándole todo el tiempo lo que tiene que hacer, porque de esa manera la empresa solo funciona a partir de los premios y los castigos y no hay motivación.

MARZO ¡INICIAMOS NUEVOS GRUPOS!