5 2 8 daf rappø16 web by albertine kolendowska

Domaine de la formation Rapport Annuel 2016

En Bref par Daniel Chuard

Une petite révolution attendait les étudiants de première année ce printemps, avec le lancement du cours de Mise à niveau (MAN) destiné à aider les étudiants en échec à combler leurs lacunes. En 2016, le Domaine de la Formation et ses services se sont fortement investi pour l’élaboration de ce programme et son organisation, qui a notamment requis l’appui du Service académique en collaboration avec les sections et le DII pour libérer des salles d’enseignement et aménager un nouvel auditoire dans le bâtiment Batochime. Autre point fort de l’année 2016, le développement des formations continues pour les personnes qui n’ont pas de diplôme universitaire a nécessité l’adaptation des ordonnances actuelles. Le Domaine de la Formation a contribué à définir la notion de COS (Certificate of Open Studies) et a piloté les consultations pour la révision des textes légaux existants. L’ordonnance ainsi modifiée a été publiée le 1er mars 2017. Le projet de Students Center, un espace destiné aux étudiants et qui pourrait héberger les bureaux des associations, une salle polyvalente ou encore le guichet d’informations, a fait partie des dossiers phares de l’année écoulée. Le Domaine de la formation a participé au Comité de pilotage afin de contribuer à établir le concept et à le faire valider par la direction, le tout en communication avec les étudiants au travers de l’AGEPoly. Des étudiants qui se sont d’ailleurs particulièrement investis dans ce projet, notamment à travers les travaux réalisés dans le cadre du Super Studio du Master d’architecture.

Côté communication, l’année 2016 a été l’occasion de lancer un nouveau portail en ligne pour mettre en valeur nos enseignants et rassembler les actualités qui les concernent. Ce portail présente notamment les portraits des meilleurs enseignants de l’école, ainsi que les articles et reportages qui touchent à la formation à l’EPFL. Enfin, le Domaine de la Formation s’est impliqué dans la réorganisation liée au changement de présidence et a contribué à établir les missions de la nouvelle Vice-présidence pour l’éducation, tout en assurant, avec l’ensemble de ses équipes, la continuité des affaires courantes. Vous découvrirez plus en détail dans ce rapport les nombreuses activités effectuées par les unités du Domaine de la formation. Elles sont variées, faites de tâches bien définies et de projets innovants, de manière à soutenir les innovations apportées par notre école tout en assurant une bonne gestion des études.

VPE Vice-présidence éducation Ecole Bachelor Master Ecole doctorale

11 entités opérationnelles CEDE, CODEV, SCALA, EPFL+ECAL Lab

Formation continue 5 facultés, 2 collèges, 13 sections Domaine de la formation Centres

19 programmes doctoraux formations courtes et certifiées

Domaine de la formation – Gestion Daniel Chuard Dossiers formation Albertine Kolendowska Communication Sarah Bourquenoud Secrétariat Anne Remillet & Isabelle Tuor

Service de promotion des études Sabrina Rami-Shojaei Service académique Jean-Paul Festeau Service des affaires estudiantines vacant Centre de carrière Philippe Ory Discovery learning laboratories Pascal Vuilliomenet Centre de langues (mandat UNIL) Elisabeth Paliot Centre d’appui à l’enseignement Roland Tormey Gestion des associations Heidy Traill Aumônerie (mandat UNIL–EPFL) Xavier Gravend-Tirole & Alexandre Mayor Affaires juridiques Denise Flury Poffet & Frédéric George Bureau statistiques de la formation Laurent Ramelet

Domaine de la formation et ses services, état mars 2017

Table des matières 1 DAF direction, prestations et projets par D. Chuard, S. Bourquenoud & A. Kolendowska 7 Service de promotion des études (SPE) par S. Rami-Shojaei 11 Service académique (SAC) par J.-P. Festeau, C. Plessis & A. Bianchi 17 Service des affaires estudiantines (SAE) par H. Fielding & son équipe 23 Centre de carrière (CC) par Ph. Ory 27 Centre de langues EPFL (CDL) par E. Paliot 31 Centre d’appui à l’enseignement (CAPE) par P.-O. Vallès & R. Tormey 37 Aumônerie œcuménique UNIL-EPFL par A. Mayor & X. Gravend-Tirole 41 Affaires juridiques par D. Flury Poffet 47 Organisation et gestion informatique de la formation (OGIF) par L. Ramelet 51 Participation à des organes externes à l’EPFL

FORMATION.EPFL.CH DAF direction, prestations et projets par Daniel Chuard, Sarah Bourquenoud & Albertine Kolendowska

Le rôle principal du Domaine de la formation (DAF) est de mettre à disposition de la Vice-présidence pour l’Education et de la Direction de l’EPFL le soutien opérationnel et logistique nécessaire à la conduite de l’institution en matière de formation. En pilotant et en coordonnant les activités des unités administratives qui lui sont rattachées, le Domaine de la formation met en œuvre la stratégie de la Direction avec ses unités opérationnelles. Dans ce cadre, le Domaine de la formation avec ses unités s’assurent de la bonne gestion des dossiers, ainsi que d’apporter le support nécessaire aux étudiants et aux enseignants en ce qui concerne la pédagogie et la formation à l’EPFL. Dans ce cadre, il s’assure que les ressources financières et humaines sont adaptées aux besoins et aux objectifs exprimés. A la fin de l’année 2016, le Domaine de la formation regroupait 10 unités et groupes impliquant 78 personnes soit 65 EPT. Durant l’année 2016, la gestion de la bibliothèque de l’EPFL a été transférée au Vice-provost pour la recherche. Les enjeux liés à la gestion des données de la recherche et l’open science justifiant ce transfert. La gestion du service des affaires estudiantines a été reprise par Mme Helen Fielding suite au départ à la retraite de Mme Catherine Vinckenbosch. M. Christian Vez, aumônier a pris d’autres fonctions au sein de l’Eglise Evangélique réformée du canton de Vaud. Il a été remplacé par M. Alexandre Mayor qui collabore avec M. Xavier Gravend-Tirole.

RAPPORT ANNUEL 2016

Principales activités

Affaires associatives

Soutien à la Direction

Le Domaine de la Formation (DAF) a accordé en 2016 la reconnaissance EPFL à 2 nouvelles associations, venant ainsi compléter l’offre des activités déjà appréciable des plus de 80 entités animant le campus. Les nouveaux membres du cercle associatif sont :

Durant l’année 2016, le DAF a préparé 19 dossiers présentés en Direction par le Vice-président pour les affaires académique, le Délégué à la formation ou un(e) chef(fe) de service du DAF. De plus, une dizaine de préavis ou prises de position à l’intention de la Direction ont été formulés. Le DAF, en collaboration avec le bureau du Vice-président pour l’Education (Anciennement Bureau du Vice-provost pour la Formation), est régulièrement consulté afin de se positionner sur des sujets variés liés aux politiques de formation, telles que la qualité des études, l’enseignement, la situation socio-économique de nos étudiants (bourses et taxes d’étude), la mobilité étudiante, l’accès aux études pour les réfugiés etc. Ce sont principalement pour les séances de Swissuniversities et du CEPF que le Domaine de la formation est consulté. Il est à noter que le nombre de consultation a diminué depuis l’entrée en vigueur de la Loi fédérale sur l’encouragement des hautes écoles (LEHE) et la mise en place de la nouvelle conférence des recteurs des hautes écoles suisses (Swissuniversities) en janvier 2015. Ceci pourrait être expliqué par un plus grand nombre de sujets à traiter, ne concernant pas les universités, dus au regroupement des trois types de grandes écoles.

Relations avec le corps estudiantin Une des missions du Domaine de la Formation est de s’assurer que la voix des étudiants soit entendue à tous les niveaux de l’Ecole, que ce soit en réponse à des projets EPFL ou pour appuyer leurs demandes visant à des améliorations pour le corps estudiantin. Pour ce faire, au cours de l’année académique, le DAF rencontre une fois par mois l’AGEPoly (Association Générale des Etudiants de l’EPFL) afin de discuter autant de la politique de formation que de la vie étudiante sur le campus et des besoins en découlant. Ces rencontres permettent de prendre en considération les positions des étudiants, surtout lors de consultations lancées par la Direction. De plus, le DAF organise des rencontres semestrielles entre la Direction de l’Ecole et les représentants de l’AGEPoly, puis des Délégués de classe. Ces rencontres sont l’occasion pour ces entités de débattre directement avec la Direction de divers points au cœur de leurs préoccupations.

· Octanis. Le but de cette association est de promouvoir et faciliter le « rapid prototyping » et le « design thinking » en facilitant l’accès au matériel et aux ateliers pour les réalisations de produits et prototypes. · MESSAA (Association des étudiants et Alumni du Master en Gestion de l’Energie et Durabilité). L’association a pour principal but de promouvoir la visibilité du master MES auprès des étudiants EPFL ainsi que les organisations externes. Comme pour les autres associations, elle contribue à l’animation du Campus au travers des évènements organisés pour la promotion du master MES. S’engager dans une association d’étudiants demande beaucoup d’investissement alors que les études à l’EPFL sont exigeantes. Afin de permettre aux responsables des associations de gérer au mieux leurs affaires, le DAF propose à chaque rentrée universitaire des cours couvrant des domaines allant des finances aux réseaux sociaux, en passant par la communication interpersonnelle. Le DAF investit aussi l’énergie nécessaire pour répondre aux différents besoins des associations. En plus du soutien financier aux projets des associations pour un budget s’élevant à CHF 159 150 pour 2016, le DAF, en collaboration avec le DII et Médiacom, offre dans la mesure du possible les infrastructures nécessaires au bon déroulement de leurs activités (locaux, espace de stockage etc.). Néanmoins, au vue de l’évolution du nombre d’associations et du nombre d’étudiants, une forte pression est mise sur nos infrastructures, qui ne sont plus suffisantes pour répondre à la demande de locaux et d’espace de stockage. Dans ce contexte, un groupe de travail de l’AGEPoly a proposé à la direction de l’EPFL la création d’un nouveau bâtiment (Student centre) qui serait un centre de vie pour étudiants, offrant de l’espace pour les associations et leurs projets ainsi que pour certains services étudiants de l’école. Le concept a été favorablement accueilli par la direction de l’EPFL et a obtenu son soutien financier et logistique pour aller de l’avant. L’expérience associative développe de nombreuses compétences hors du cursus académique. Le DAF a

DOMAINE DE LA FORMATION

mis en place il y a plusieurs années un processus de valorisation de l’expérience associative : les postesclés sont mentionné dans le supplément au diplôme des étudiants.

Soutien de divers dossiers liés à la formation Le DAF collabore de manière étroite avec la Vice-présidence pour l’Education. Ci-dessous quelques illustrations de ces collaborations.

Mise en place du cours de mise à niveau (MAN) Le DAF a collaboré de manière étroite pour la mise en place de ce cours lancé dès la rentrée académique 2016-2017. Le Service académique ainsi que les Affaires juridiques ont été fortement sollicités pour s’assurer de la conformité des plans d’études et règlements, ainsi que de la disponibilité des auditoires. Ce cours offre la possibilité aux étudiants de première année se retrouvant en difficulté après le premier semestre de se préparer pour refaire la première année dans de bonnes conditions. Dans ce cadre, le DII, sur demande du DAF, a transformé l’ancienne bibliothèque de chimie située dans le bâtiment Batochim en un auditoire de 239 places qui sera utilisé pour la MAN.

Accès aux réfugiés Etant donné le contexte actuel de crise migratoire, l’EPFL a mis en place des mesures afin de permettre aux réfugiés qui aimeraient entreprendre des études d’accéder à nos cours. Ces personnes peuvent être admises au CMS après la réussite d’un test qui vérifiera si elles ont les compétences nécessaires pour suivre ces cours préparatoires. Le DAF a collaboré avec le CMS et le Vice-provost pour la formation pour la mise en place de ces mesures.

Certificat of Open Studies (COS) L’émergence des Massive open online courses (MOOCs) a permis d’ouvrir de nouvelles perspectives de formation, dans la formation continue. Un nouveau type de certification a été proposé par l’EPFL, le COS, qui ouvre de nouvelles formations certifiées à des personnes n’ayant pas de titre universitaire préalable. Ceci a nécessité une consultation externe et interne pour permettre la mise en place des bases légales et adapter l’ordonnance actuelle sur la formation continue. Cette dernière rentrera en vigueur au 1er mars 2017. Le DAF a étroitement contribué à la mise en place de ce nouveau certificat.

Vision internationale Le Domaine de la formation a repris, au travers du Service de promotion des études, la gestion des ac-

cords établis avec nos partenaires portant sur la mobilité et les doubles diplômes. L’équipe statistiques de la formation a, quant à elle, synthétisé les données issues de la formation, de la recherche et des accords pour les présenter avec une vision internationale pour répondre aux besoins de la Présidence.

Gestion des prix · Prix du meilleur enseignant de section : pour la deuxième année consécutive, les sections ont été invitées à élire leur meilleur enseignant. Ce dernier est ensuite automatiquement en lice pour le prix Crédit Suisse. Les portraits de chaque lauréat de section sont à découvrir sur le portail enseignement teaching.epfl.ch. · Prix du meilleur enseignant (Crédit Suisse Award for Best Teaching) : le financement de ce prix de CHF 10 000 est assuré au moins jusqu’en 2018 par la Fondation Crédit Suisse. Ce prix d’excellence représente un outil de valorisation de l’enseignement et de promotion de l’engagement des enseignants. De plus, le portail teaching.epfl.ch expose le travail du ou des lauréats du prix Crédit Suisse afin de mettre en avant l’excellence de l’enseignement à l’EPFL. · Prix Durabilis : prix qui récompense des projets d’étudiants de l’UNIL et de l’EPFL. Ce prix est géré conjointement par l’UNIL et l’EPFL depuis 2007. Il prime des projets d’étudiants présentant une approche intégrant les dimensions du développement durable. Le prix Durabilis est soutenu par la VPE, par la Direction de l’Université de Lausanne, ainsi que par la commune de St-Sulpice.

Communication A la demande du Vice-provost pour la formation, le DAF a mis en place un portail sur teaching.epfl.ch. Il a pour but de valoriser les enseignants et de présenter les axes stratégiques de l’enseignement à l’EPFL, en mettant en valeur sa qualité et ses aspects novateurs. Ce portail héberge notamment les portraits des lauréats de section et du Crédit Suisse Award for Best Teaching, et un canal d’actualités spécifique. Depuis le printemps 2016, une série d’articles sur l’enseignement a été publiée sur la home page de l’EPFL, sur les différents portails (enseignants, étudiants, associations ainsi que le site du DAF) et dans le journal interne EPFL Magazine. En 2017, la stratégie de communication sera particulièrement axée sur la valorisation de la qualité de l’enseignement, des projets novateurs comme les classes inversées, et du développement de l’enseignement made in EPFL, par exemple avec l’extension des Digital Learning Labs.

RAPPORT ANNUEL 2016

PROMOTION ET VALORISATION DE L’OFFRE DE FORMATION EPFL

Service de promotion des études (SPE)

FUTURETUDIANT.EPFL.CH

par Sabrina Rami-Shojaei

Le Service de promotion des études (SPE) a pour mission la valorisation des cursus de formation proposés par notre école à tous les niveaux (Bachelor, Master, Doctorat, etc.), au travers d’activités diverses allant d’évènements d’orientation ou de promotion des sciences, de production d’une large palette de supports de communication, de coordination de projets dans le cadre de la transition gymnases jusqu’au développement de partenariats internationaux et à la gestion de l’ensemble du portefeuille d’accords interinstitutionnels pour la formation. L’ année 2016 a été pour le SPE une année fructueuse avec l’aboutissement d’un certain nombre d’initiatives, une année innovante avec la mise en place d’une nouvelle formule de journées d’information destinées aux gymnasiens / lycéens, et une année de consolidation avec la mise en place de processus clairs dans l’évaluation et la gestion des accords interinstitutionnels.

RAPPORT ANNUEL 2016

Réalisations 2016 Evènements marquants Journées d’information destinées aux gymnasiens (novembre 2016, STCC) Ces journées ont attiré près de 3 000 participants des différentes régions de Suisse et de France au SwissTech Convention Center, pour découvrir la palette de formations proposées à l’EPFL. Des conférences interdisciplinaires (Energie, Data Science, Technologies médicales, Environnement et urbanisme) ont permis de mieux appréhender les enjeux globaux tout en introduisant les filières d’études qui y mènent. Une application mobile en trois langues avec le programme de la journée, un plan et un quiz ludique a été développée par PocketCampus. Une réflexion autour de la création de matériel promotionnel a abouti à la réalisation de supports de promotion pérennes (stands EL et CGC, rollups MT et SIE, posters PH, MA et SV).

International Fair (13-14 octobre, STCC) Près de 20 universités partenaires étaient présentes lors de cette nouvelle édition de l’EPFL international Fair, organisée dans le cadre du Forum EPFL. Parmi les universités représentées, on trouvait TUM, Université catholique de Louvain, Universitat Politécnica de Catalunya, Centrale Lille, CPE Lyon, DTU, ENS Lyon, Politechnino Milano, Centrale Supéléc, PSL Research University, Ecole Polytechnique X, Technische Universiteit Eindhoven, Kungl Tekniska Högskolan (KTH), Université de la Suisse Italienne et pour l’Amérique du Nord, UBC et Polytechnique Montréal. Cette journée a pour objectif d’informer nos étudiants sur les possibilités d’échange, et de permettre à nos partenaires internationaux de promouvoir leur institution comme destination d’échange. Cette année, des visites des Discovery learning Labs et de la Mooc Factory ont été proposées aux partenaires invités.

Forums d’orientation en Suisse romande Job-Info, Fribourg (01.02), Forum des étudiants, Sierre (02.02), Forum Horizon (18–19.02), Gymnase français de Bienne (23.06), Collège Calvin (04.11).

Forums d’orientation Suisse allemande Oberwil (20.01), Biel-Seeland (25.01), Thun (26.01), Forum Bildung Siders (03.02), Bern Neufeld (10.03), Kreuzlingen (07.09), Zug (14.09), Gym. Muttenz (29.09), Freies Gym. Bern (20.10), Studienmesse Baden (05.11), ZEBI Luzern (06.11), Hofwil (09.11), Köniz-Lebermatt (22–23.11), Soleure (29.11), Journées d’information ETH (07–08.09).

Participation à 23 forums en France dont 9 CPGE.

DOMAINE DE LA FORMATION

Promotion Mobilité, Master et PhD Coordination de plus de 30 forums mobilité, MIT Career Fair (06.02), Journée des Masters spécialisés (08.03), Forum Centrale-Supelec (07–08.04), TUM Partner Days (20–21.04), Spring Welcome Event (26–27.04), Forum de l’X (20.10), Infomarkt ETH (25 & 27.10), Autumn Welcome Event (28–29.09).

Activités de promotion internationale Accords et mobilité Un travail conséquent a été fourni pour la mise en place de règles de gestion des accords. Des modèles ont été élaborés avec le concours des juristes, un processus d’évaluation et de suivi a été établi ainsi qu’un protocole de signatures. L’EPFL compte actuellement 178 écoles partenaires dont 124 dans l’espace européen et 54 hors Europe. Dix nouveaux accords ont été conclus courant 2016 (dont Postech, UCAS, Accord de double diplôme HKUST, Accord de double diplôme ENS Lyon, KU Leuven) et une vingtaine ont été renouvelés (dont Uni Toronto, UBC, Georgia Tech, Tongji, TokyoTech, Poli Milan). Pour l’année académique 2015-2016, 447 étudiants EPFL ont pu partir grâce à ces accords (des chiffres comparables à l’année académique 2014–15), dont près de 230 vers des destinations européennes. De plus, le rayonnement international dont jouit notre école en fait une destination de choix pour beaucoup d’étudiants internationaux : 600 étudiants ont choisi l’EPFL comme destination d’échange, dont 428 étudiants européens. Une partie de ces étudiants incoming viennent pour une durée d’un semestre alors que nous encourageons nos étudiants à partir une année complète.

Stages de recherche comme outil de promotion de la mobilité Le programme de stages de recherche offre des stages rémunérés, au sein des laboratoires de l’EPFL, destinés à d’excellents étudiants d’universités partenaires et d’institutions internationales privilégiées. Le programme a de nombreux objectifs, notamment d’élargir et de renforcer les partenariats nord-américains, en offrant de nouvelles destinations de mobilité puis en rééquilibrant les flux d’étudiants. Il permet également de promouvoir nos programmes master et doctorat. En 2016, alors que le budget dédié à ce projet a été revu à la baisse au vu des priorités de la VPAA (de KCHF 120 à KCHF 50) des adaptations ont été apportées au programme par rapport aux deux éditions précédentes. Le SPE a travaillé directement avec des institutions ciblées pour réserver un quota de places d’échange et a cherché à impliquer les institutions dans le processus de sélection de leurs étudiants. La promotion a

été ciblée à l’Amérique du Nord et au Royaume-Uni, la durée des stages a été limitée à 3–4 mois au maximum et le processus de candidature a été optimisé.

a toujours autant de succès, avec une augmentation constante de la participation et plus de 100 participants à l’édition 2016.

En termes de stratégie de promotion, le SPE a collaboré avec l’ambassade de Suisse pour être représentée à Georgia Tech, et des présentations ont été données à UBC, et CMU, Uni Toronto, Waterloo, MIT. Nous avons accueilli 16 stagiaires provenant de Georgia Tech (1), Stanford (1), Berkeley (2), Carnegie Mellon University (2), MIT (2), McGill (1), Waterloo (2), UBC (2), de l’Université de Toronto (1), de Cambridge (1), de NUS (1). Le pourcentage élevé de participants d’Amérique du Nord (USA : 50%, Canada : 37,5%) est en adéquation avec les objectifs du programme, la promotion ciblée menée dans ces régions et les contacts directs développés avec certaines institutions.

Actions auprès des conseillers en orientation

Transition gymnases et promotion des sciences

· AGAB/ASOU : Contribution à l’organisation du colloque sur le sous-projet 4 de la CDIP, touchant aux collaborations Orientation / Gymnase / Universités. · CSFO : Journée de Formation continue des conseillers en orientation à l’EPFL (Physique / Chimie / Sciences de la Vie).

Supports de promotion, portail web et communication Identité graphique et support · Développement de nouvelles identités graphiques au niveau promotion internationale (affiches et flyers International Fair, Mobility, CPGE, Lycées, Research Internships).

Dix classes de gymnasiens ont été accueillies sur notre campus pour des visites d’immersion scientifique (visites de laboratoires, ateliers), (répartition régionale : 7 CH-all / 1 TI / 2 CH-rom). La collaboration avec le gymnase bernois de Köniz initiée en 2015 s’est poursuivie cette année avec la reconduction de la summerschool MINT. Les collaborations avec la SATW se poursuivent également dans le cadre des Tecdays organisés dans les gymnases.

Stages pour enseignants de gymnases Ce projet a pour but de consolider les liens entre les enseignants du secondaire II et de l’EPFL, en permettant une meilleure compréhension des méthodes d’enseignement et des raisonnements attendus à l’EPFL, ainsi que la prise de conscience des difficultés rencontrées par les gymnasiens devenus étudiants et par l’évaluation du rythme et de la force de travail exigés. Ce projet a été accueilli avec beaucoup d’enthousiasme par l’ensemble des parties prenantes et a permis la formalisation d’un partenariat avec le Canton de Vaud pour l’accueil d’enseignants de mathématiques et de physique sur une base régulière. Les premiers retours sont très positifs et nous encouragent à poursuivre le développement de cette initiative.

Rencontre 5 à 7 pour enseignants de mathématiques et de physique Cet évènement, qui rassemble les enseignants de mathématiques et de sciences physiques des gymnases romands ainsi que les représentants de nos sections de mathématiques et de physique autour de thématiques communes (sujets scientifiques, témoignages autour de projets de collaboration, questions sur la transition et les compétences de base requises)

· Développement de divers supports dans le cadre des journées d’information pour gymnasiens (flyers, bannière, affiches).

Production de diverses vidéos promotionnelles · Projet Solar Impulse : présentations de parcours d’ingénieurs dans une logique de promotion des métiers. · Vidéo de sensibilisation à la recherche sur le cancer du sein dans le cadre des portes ouvertes. · Interview de stagiaires et de professeurs dans le cadre de la promotion des Research Internships. · Interviews d’Alumni lors du Gala.

Portail Web · Intégration des pages internationales, liées à la mobilité et aux stages de recherche, au portail « Futur étudiant ».

RAPPORT ANNUEL 2016

· Optimisation des pages dédiées aux journées d’information. · Les sites Bachelor, Master et PhD continuent d’attirer un grand nombre de visiteurs, avec respectivement une moyenne mensuelle des visites à 23 000, 26 000 et 33 000. · La nouvelle application dédiée aux journées d’information pour gymnasiens et accessible via PocketCampus a été téléchargée par près de 20% des visiteurs (près de 3000 gymnasiens au total étaient présents). · Sur l’ensemble des sites du portail « Futur étudiant », on constate une augmentation d’environ 25% de la part de la navigation provenant d’appareils mobiles. · Le tour virtuel compte en moyenne 1500 visiteurs par mois, avec une forte progression des visites en provenance de Russie

Publications · Article stages de recherche, EPFL Magazine, octobre 2016 (page 26). · Article International Fair, EPFL Magazine, octobre 2016 (page 27). · Article Journées d’information, EPFL Magazine, décembre 2016 (page 34). · Article stages pour enseignants de gymnases, Natech, décembre 2016.

Projets 2017 Création d’un portail mobilité au niveau de l’école intégrant toutes les informations destinées aux échanges IN et OUT, aux stages de recherche, aux summerschools, etc. Production de recueils de présentation de nos formations par niveau (Ba, Ma, EDOC). Développement des journées thématiques dans les gymnases romands. Organisation de summerschools et winterschools : Mise sur pied d’une winterschool pour le Gymnasium Bäumlihof et d’une summerschool en robotique pour le Gymnasium Kirchenfeld. Réflexion autour des questions d’orientation en fin de secondaire I et de l’introduction de l’informatique comme branche fondamentale au gymnase. Réflexion autour des questions de genre et de diversité dans les filières de l’ingénierie. Consolidation de nos concepts de Summerschools et de journées thématiques dans les gymnases.

Données quantitatives du SPE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.8

Nombre d’évènements (public)

2014

2016

2015

Promotion Bachelor Séances d’information en Suisse romande Séances d’information en Suisse allemande Séance d’information au Tessin Séances d’information en France Journées d’information in situ, mars (transition) Journée d’information in situ, novembre (nouveauté) Journée thématique « Destination innovation » Visites de classe Promotion Mobilité Forums Mobilité International Fair Promotion Master et PhD Journée des Masters spécialisés Welcome Day nouveaux doctorants Forum Masters et PhD Visites étudiants internationaux 10

DOMAINE DE LA FORMATION

8 (3 094)

8 (3 500)

8 (3 400)

(937)

(900)

(800)

(280)

(200)

17 (1 100)

25 (1 700)

23 (1 400)

2 (2 500)

2 (2 800)

2 (2 200)

–

1 (2 800)

1 (1 500)

(800)

–

(236)

(322)

(300)

(800)

1 (1 200)

1 (1 500)

(174)

(180)

(115)

(205)

(200)

(110)

16 4

16 (140)

(128)

(102)

CLÉ D’ENTRÉE DE LA GESTION ACADÉMIQUE À L’EPFL POUR LES ÉTUDIANTS ET LE PERSONNEL ACADÉMIQUE

Service académique (SAC)

SAC.EPFL.CH

par Jean-Paul Festeau, Camille Plessis & Antoine Bianchi

La réorganisation des services aux étudiants a conduit au transfert de l’Office de la mobilité du Service des affaires estudiantines (SAE) au Service académique (SAC) au 1er janvier 2016 avec l’intégration de Coralie Link, Luisa Pizzillo et Eliane Reuille. Suite à la dissolution de l’unité des Relations internationales, le Service de la promotion des études (SPE) a repris la gestion des accords de mobilité pour l’Europe. Afin d’assurer une collaboration efficace sur le plan stratégique et opérationnel, des séances de travail bimensuelles avec le SPE ont été mises sur pieds. En février 2016, Sydne Schlumberger, préalablement à SAC–Examens / Projet de Master (PDM), a rejoint l’équipe SAC–BachelorMaster (SAC-BAMA), qui assume dès lors aussi la gestion des prix pour les étudiants. Dans le même temps, Loïc Solca a consacré une majeure partie de son activité à la confection des horaires d’examen. Vu l’augmentation des candidatures, Anne Remillet a renforcé l’équipe SAC–BAMA pour le traitement des dossiers dans les périodes les plus chargées. En fin d’année 2016, le recrutement d’une nouvelle personne en vue de remplacer Maureen Coleman (SAC– Examens/PDM), qui va prendre sa retraite fin juin 2017, a été lancé. L’année 2017 sera marquée par le départ à la retraite de Jean-Paul Festeau, Chef du Service académique. Ce dernier saisit l’occasion de ce rapport d’activité pour remercier sincèrement toutes les personnes qui ont contribué à son enthousiasme à travailler à l’EPFL pendant ces 37 années.

RAPPORT ANNUEL 2016

Réalisations 2016 Réforme de l’Ordonnance sur le contrôle des études La nouvelle Ordonnance sur le contrôle des études à l’EPFL est entrée en vigueur en 2016 avec comme point fort l’introduction du cours de mise à niveau (MAN) au deuxième semestre du cycle propédeutique (cours à plein temps obligatoire pour les étudiants n’ayant pas obtenu une moyenne de 3,5 à la fin du premier semestre sur toutes les branches du premier bloc). Les développements et les tests ont débuté, avec l’OGIF, pour que le nouveau système soit opérationnel sur IS-Academia à la fin des examens de la session d’hiver 2017.

Site web du Service académique Le site web a été réorganisé pour une meilleure lisibilité. Des photos ou dessins réalisés par les collaborateurs du Service académique ont permis d’illustrer le site.

Clarification du statut des étudiants externes Plusieurs séances avec les Ressources humaines et le Service de promotion des études (SPE) ont permis de définir et d’officialiser le statut à octroyer aux étudiants externes faisant un projet à l’EPFL. Le SAC gérera uniquement les candidatures des étudiants provenant d’une autre université, effectuant un projet exigé par l’école d’origine d’une durée minimum de deux mois. Ces étudiants auront soit le statut d’étudiant d’échange IN, s’ils viennent dans le cadre d’un accord de mobilité, soit le statut d’étudiant visiteur. Le statut d’étudiant « hors cadre », trop vague, est amené à disparaître.

Séances d’information sur les échanges auprès des étudiants EPFL Jusqu’en 2015, six séances d’information étaient organisées dans les sections. Cette année, afin d’optimiser le temps et les ressources alloués à ces séances, SAC-Mobilité a organisé une seule séance regroupant toutes les sections d’ingénierie et de sciences de base, et une séance pour la section d’Architecture. Environ 600 étudiants étaient présents au Forum du RLC, et 70 à la séance pour l’architecture. Les responsables mobilité ont tenu des séances spécifiques consacrées aux aspects académiques dans leur sec-

DOMAINE DE LA FORMATION

tion respective, auxquelles SAC-Mobilité a participé sur demande.

Nouvelle facturation semestrielle Bachelor-Master La facturation semestrielle Bachelor-Master a été entièrement transformée, avec la collaboration de l’OGIF et du Service financier, dans le but de répondre à différents besoins, notamment : · limiter les paiements par virement bancaire en permettant aux étudiants de régler la facture en ligne par carte de crédit, Postcard ou PayPal. · permettre aux étudiants de télécharger la facture et la preuve de paiement (au format PDF) depuis IS-Academia. · conditionner la prolongation de la validité de la carte Camipro et le téléchargement de l’attestation d’immatriculation au règlement de la facture. · fluidifier le traitement des paiements par le Service financier et le SAC en répartissant les échéances sur plusieurs semaines. · automatiser la gestion des frais pour paiement hors délai, des compléments (en cas de changement de statut de l’étudiant) et des remboursements. Ce projet a également été l’occasion de mieux définir le flux des tâches entre le Service financier et le SAC. Un court-métrage a en outre été réalisé dans le but de sensibiliser les étudiants à cette évolution. Bien que totalement nouveau, le paiement en ligne a été largement plébiscité par les étudiants, avec un taux d’adoption proche de 50%.

Scission d’un programme doctoral en deux nouveaux Le programme doctoral en Production et robotique (EDPR) a été scindé en deux nouveaux programmes dès le 1er janvier 2016. Le programme doctoral en Robotique, contrôle et systèmes intelligents (EDRS) reprend une grande partie des effectifs d’EDPR (même directeur de programme, même assistante administrative et 95% des doctorants). Le programme doctoral en Manufacturing (EDAM) est une complète création. Tatiana Dubi a été mandatée comme assistante administrative d’EDAM en complément de son poste actuel en EDMS. De nombreux ajustements ont été coordonnés avec l’OGIF, l’école doctorale, la gestion des accréditations et les services informatiques de l’EPFL afin de refléter ces changements dans les différentes bases de données et outils informatisés de l’école.

Nouvelle procédure et facilités de paiement pour les auditeurs des cours doctoraux Le Service académique a simplifié la procédure d’inscription et de paiement des finances de cours pour les auditeurs externes qui suivent des cours doctoraux. Les inscriptions sont désormais enregistrées directement par le Service académique, et les auditeurs peuvent effectuer en ligne le paiement de leur finance de cours, au lieu de devoir se rendre au Guichet des services aux étudiants de l’EPFL.

Attestations disponibles pour les doctorants sur leur portail IS-Academia Parmi les nombreux types d’attestations émis par le Service académique pour les doctorants tout au long de leur parcours académique, une analyse détaillée a permis d’identifier les documents les plus demandés et d’adapter leur contenu aux besoins exprimés par les doctorants ces dernières années. De plus, alors que jusqu’à présent seule une attestation annuelle était mise à disposition des doctorants, depuis l’automne 2016, six attestations supplémentaires sont disponibles en permanence sur le portail des doctorants, selon l’étape en cours de leur thèse (au début de la thèse, avant l’examen oral, après la soutenance publique, etc.).

Changement de poste au sein des programmes doctoraux Lorraine Dupart Domenjoz a rejoint le programme doctoral en Finance (EDFI) le 1er décembre en remplacement de Claude Zwicky, qui a fait valoir son droit à la retraite à la fin décembre 2016.

IS-Academia En plus des développements mentionnés plus haut, le Service académique a participé au développement et à l’évolution de différentes applications dans IS-Academia telles que : · Mise en pratique du nouveau processus de candidature d’échange OUT permettant aux candidats de déposer leur candidature pour un échange par le biais d’IS-Academia, ce qui conduit à informatiser le processus de sélection, la communication aux étudiants, la nomination auprès des universités partenaires, et la création des cursus de gestion d’échange OUT.

· Mise en place du logiciel CONFHOR pour la confection des horaires de cours et d’examens et la réservation ponctuelle des salles d'enseignement. · Suppression de la commune d’origine (pour les étudiants suisses) et du lieu de naissance (pour les étrangers) de tous les documents officiels, diplômes y compris. · Amélioration de la collecte des photos d’identité des candidats au Bachelor, au Master et aux échanges IN dans les formulaires. · Collecte systématique des numéros AVS de tous les étudiants immatriculés à l’EPFL (pour répondre aux nouvelles exigences de l’OFS). · Gestion en ligne des candidatures aux prix pour les étudiants. · Gestion de l’examen de candidature à la fin de la première année de doctorat. · Poursuite de l’optimisation de l’ergonomie du portail de l’évaluation des candidatures au doctorat et du portail de l’envoi des décisions par les programmes doctoraux aux candidats. · Elaboration du cahier des charges pour l’envoi de la thèse provisoire aux membres du jury de thèse au format électronique au lieu de papier.

Projets initiés L’année 2016 a été riche en divers projets qui ont été initiés et devront être réalisés en 2017 : · Changement du processus pour évaluer les dossiers de candidatures Master (utilisation d’un onglet du portail admin pour les sections et pour les membres permanents de la commission d’admission). · Changement des règles de calcul suite à la réforme de la première année en intégrant la mise à niveau (MAN) . · Refonte du formulaire de candidature pour les étudiants d’échange IN et visiteurs.

Commissions d’admission Après deux années de relative stabilisation, le nombre de candidatures Bachelor/CMS a à nouveau augmenté significativement en 2016. Cette augmentation est principalement attribuable à l’attractivité croissante de l’EPFL. Au niveau Master, le nombre de candidatures traitées, qui avait diminué en 2014, augmente depuis 2015. Pour le Bachelor/CMS, seuls sont comptés ci-après les dossiers présentés aux membres de la commission d’admission, et non ceux dont le titre présenté permettait une admission automatique.

RAPPORT ANNUEL 2016

2015

2016

509

630

Refusés Inscrits au CMS Inscrits en Bachelor

251

330

Inscrits en cycle sup.

114

138

2 336

2 520

1 621

1 792

394

427

321

301

Candidat au Bachelor / CMS

Admis pas venus Candidat au Master Refusés Inscrits en Master Admis pas venus

Dans le but de réduire l’impact de l’augmentation du nombre de candidatures sur la charge de travail, des améliorations sont constamment apportées aux formulaires de candidature en ligne et aux écrans de traitement de ces demandes.

Projets 2017 En 2017, le Service académique se consacrera notamment aux projets suivants : · Mise en place d’activités d’intégration pour les étudiants d’échange IN. · Modifications de tous les documents émis par le SAC (bulletins, diplômes, courriers, mails, attestations, etc.) suite à la nouvelle organisation de l’EPFL. · Création du Master en Data science de la section des Systèmes de communication. · Organisation de séances d’information pour les doctorants en fin de thèse. · Mise à jour des pages dédiées au parcours académique des doctorants sur le site de l’école doctorale. Le Service académique va également travailler activement aux évolutions suivantes, en appui à l’OGIF : · Mise en place d’un système de paiement automatisé entre IS-Academia et SAP pour tous les paiements émis par le SAC et le SAE. · Développement et implémentation du nouveau formulaire de candidature pour les étudiants d’échanges et visiteurs IN, puis mise en place et communication interne d’une procédure claire pour la gestion des étudiants venant faire un projet à l’EPFL. · Harmonisation graphique des formulaires de candidatures et de la gestion des données personnelles des étudiants. · Mise à jour et évolutions de la GED des étudiants (Alfresco). · Facturation des taxes d’immatriculation au doctorat et à l’examen oral de thèse avec paiement en ligne. · Intégration du contrôle anti-plagiat dans le processus de soumission de la version électronique de la thèse pour l’examen oral. · Poursuite de la mise à disposition de la thèse provisoire aux membres du jury de thèse au format électronique au lieu de papier. · Refonte du formulaire de candidatures EDOC. · Mise en place d’un système de gestion des rapports annuels de thèses sur IS-Academia.

DOMAINE DE LA FORMATION

Données quantitatives du Service académique Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

20.1

2016

2015 Bachelor et Master Candidatures (y compris « hors cadre ») Immatriculations (y compris « hors cadre ») Effectifs (y compris « hors cadre ») Enseignements gérés (plans d’études) Notes saisies Factures émises Cas traités par la conférence des examens Diplômes de Bachelor remis Diplômes de Master remis Mobilité (Bachelor et Master) Etudiants échange IN Etudiants échange OUT Bourses IN en CHF Bourses OUT en CHF + bourses CEPF Doctorat Candidatures Immatriculations Effectifs Enseignements gérés (plans d’études) Factures émises Notes saisies Diplômes remis Formation continue Candidatures Immatriculations Effectifs Factures émises Diplômes remis Enseignants Professeurs et MER Chargés de cours internes Chargés de cours externes et conférenciers FC Experts externes (projets de Master) Experts externes (thèses de doctorat) Courrier Courrier entrant

5 643

6 121

2 109

2 366

7 616

7 990

2 956

3 166

87 995

89 270

14 541

18 906 1

288

359

976

948

939

976

522

600

452

448

1 019 040

1 117 700

840 700

764 300

188 500

143 000

3 447 2

3 334

496

490

2 077

2 124

464

479

389

407

2 873

3 024

391

405

249

254

201

220

202

257

140

133

170

468

477

234

201

336

307

626

651

778

814

6 870

5 838

1 L’augmentation s’explique par le fait que les éventuels compléments (changement de statut de l’étudiant) et/ou frais pour paiement hors délai font maintenant l’objet de factures séparées. 2 Ce chiffre a été recalculé suite à un changement de méthode de comptabilisation du bureau des Statistiques de la formation. RAPPORT ANNUEL 2016

ACCUEIL LES ÉTUDIANTS ET RÉPOND À LEURS BESOINS, FAVORISE LEUR INTÉGRATION ET SOUTIENT LEUR PARCOURS À L’EPFL

Service des affaires estudiantines (SAE)

SAE.EPFL.CH

par Helen Fielding & son équipe

2016 a été une année de changement pour le SAE, avec le départ à la retraite de Catherine Vinckenbosch après 36 ans de service auprès des étudiants, et l’intégration du guichet des services aux étudiants et du bureau du logement au SAE sous la responsabilité d’une nouvelle cheffe de service. Parmi les points forts : · Recrutement en juin et formation de trois nouvelles collaboratrices : Sylvie Clavel, Jasmine Locatelli et Eva Bouhana qui remplacent Nathalie Miazza, Gabriel Macrina et Amandine Weissbrodt. · Refonte du site internet du bureau du logement, qui contient plus d’informations et est plus en phase avec les besoins des utilisateurs. · Formation « Accueil de l’étudiant en détresse » pour 69 personnes en contact direct avec les étudiants. · Organisation d’une conférence « Nos valeurs profondes : une énigme ? ». · Soirée d’accueil des boursiers d’excellence. · Reprise des demandes de visa et de la gestion des allègements de la période des études, gérés jusqu’ici par le SAC. · Organisation de la rencontre annuelle des services sociaux universitaires suisses.

RAPPORT ANNUEL 2016

Réalisations 2016 Guichet « Services aux étudiant-e-s » Le guichet est ouvert du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00 sans interruption pour répondre aux questions d’ordre académique et relatives aux prestations des services aux étudiants tout au long des études. Les requêtes complexes sont redirigées vers les spécialistes des services concernés. En 2016, le guichet a été ouvert durant 253 jours.

académique. Ce qui équivaut à 26 demandes par heure en moyenne, une réponse toutes les 2 minutes 20 secondes. Les questions concernent principalement les études à l’EPFL en général (36%) ainsi que le CMS et les études Bachelor et Master (35%).

70 403 demandes traitées

Demandes traitées 70 403 demandes ont été traitées, dont : · 83% de réponses directes données par le guichet. · 17% de demandes transférées à un spécialiste. 2016 est l’année qui a compté le plus de demandes traitées depuis la création du guichet en 2007. Ces chiffres sont proportionnels à l’augmentation du nombre d’étudiants.

36 %

demandes générales

demande hors SE

35 %

études CMS, BA, MA

social, soutien psy

doctorat

0.7%

bourse

cours & examens

0.1%

centre de carrière

9000

échanges

0.1%

formation continue

8000

logement

Demandes traitées

emails

présentiel

téléphone

7000

La moyenne des réponses données directement par le guichet sans avoir besoin de recourir aux services spécialisés reste stable à 83% en 2016. L’objectif des 80% de réponses directes est encore atteint cette année.

6000 5000 4000 3000 2000 1000 0

janv. fév. mars avril mai juin juil. août sept. oct. nov. déc.

Les pics d’activité durant l’année s’expliquent par les échéances suivantes. Février : début du semestre de printemps. Mars : réponses envoyées aux candidatures Master. Juin : fin du semestre de printemps et début de la session d’examen d’été. Juillet : dernier délai pour les candidatures Bachelor. Août : mise en place du nouveau système de facturation électronique, qui a généré cette année une augmentation inhabituelle du nombre de requêtes durant l’été.

formation continue 65%

demandes générales 88% 85% études

centre 68% de carrière

76% cours & examems 67% doctorat

bourse 77%

83% échanges

75% social, soutien psy 92% demande hors SE

66% logement

IS-Academia : tests et validation Les requêtes directes au guichet représentent 40% des demandes, les appels téléphoniques 17% et les courriels 43%. Cette proportion reste constante par rapport aux années précédentes. En moyenne, les personnes du guichet traitent 231 demandes par jour, avec un maximum de 715 demandes le 20 septembre 2016, le jour de la rentrée

DOMAINE DE LA FORMATION

Cette année encore, le guichet a fourni un support qualité à l’équipe d’IS-Academia en testant et validant avant leur déploiement : · Les évolutions des deux formulaire de candidature (Bachelor et Master). · Le formulaire d’inscription académique. · Le nouveau système de facturation électronique.

Audioguide Le parcours et les informations de l’audioguide ont été réactualisés. Les nouvelles constructions telles que le bâtiment Art Lab, l’aménagement de la place Cosandey et le réaménagement du bâtiment ME ont été ajoutés à la présentation.

Bureau du logement

juin à août, en période de pré-rentrée du semestre d’automne. · Téléphones : le nombre d’appels reçus est plus important durant les mois de juin à septembre, ainsi qu’en janvier, en raison des périodes de rentrées académiques. · Présentiels : plus importants de juillet à septembre en raison des départs et des arrivées Demandes traitées

Le service du logement est ouvert du lundi au vendredi et reçoit sur rendez-vous entre 10h et 17h. Il aide les étudiants, doctorants, post-doctorants, stagiaires, professeurs et hôtes académiques de l’EPFL dans leurs recherches de logement. Ses tâches principales sont : · Répondre aux questions concernant le logement en général. · Assurer la transmission des informations entre usagers. · Élargir l’offre à Lausanne et dans ses environs. · Assurer la pérennité des logements auprès des logeurs privés et institutionnels. · Fidéliser les logeurs privés et institutionnels. · Adapter les conditions de location aux besoins de la population EPFL. · Gérer la base de données d’annonces de particuliers en collaboration avec le bureau du logement de l’UNIL. Durant l’année 2016, 12 362 demandes ont été traitées, en majorité par email (10 650), suivi par les appels téléphoniques et les rendez-vous au bureau du logement. Ceci représente une augmentation de 17% par rapport à 2015. L’augmentation s’est faite principalement sur les échanges d’emails. Le bureau répond majoritairement aux demandes des étudiants étrangers qui font des recherches avant d’arriver en Suisse, mais également aux logeurs privés (12%) offrant une chambre chez eux, aux secrétaires de laboratoires (11%), aux partenaires privés offrant plusieurs logements ainsi qu’aux régies immobilières et résidences pour étudiants, avec qui il maintient toujours de très bons rapports. L’antenne EPFL Genève a sollicité l’aide du bureau pour mettre en place les informations relatives au logement à Genève, sur la même base de ce qui a déjà été mis en place pour Sion et Fribourg.

emails

présentiel

téléphone

1400 1200 1000 800 600 400 200 0

janv. fév. mars avril mai juin juil. août sept. oct. nov. déc.

Les étudiants et doctorants restent pour le moment les principaux demandeurs, suivis par les stagiaires et les post-doctorants. Le bureau continue également d’échanger de nombreux emails avec les logeurs privés.

Développements et nouveaux partenariats en 2016 · Study-O : une trentaine de nouveaux studios meublés à Ecublens ont été proposés à la location par un investisseur avec qui le bureau collabore déjà. · One+43 : 35 nouveaux studios meublés à Crissier et quelques appartements meublés en colocation ont été proposés par un nouvel investisseur. · Lueur de Cèdre : 17 nouvelles chambres et 11 studios meublés à Renens et Ecublens ont été proposés par un investisseur déjà partenaire du bureau. · En décembre 2015, le Starling Hotel a souhaité mettre fin à son mandat de gestion des chambres qu’il avait avec l’EPFL depuis 2010. Le bureau du logement a dû mettre en place de nouveaux partenariats afin de pouvoir continuer à offrir à la population EPFL les 7 chambres temporaires aux Estudiantines. La gestion de ces chambres s’effectue grâce à une collaboration avec le Swiss Tech Hôtel ainsi qu’avec divers partenaires privés. Collaboration avec des fondations privées : la FMEL, Planète Bleue et Les Estudiantines.

Les pics d’activité durant l’année s’expliquent de la façon suivante. · Emails : le nombre de demandes de la part des futurs nouveaux étudiants est le plus important de

RAPPORT ANNUEL 2016

Service Social Bourses En 2016, le SAE a permis à plus de 200 étudiants d’obtenir une bourse. Sont notamment gérées par le service : · Les bourses sociales (budget EPFL et FEE). · Les bourses d’excellence financées par l’EPFL. · La contribution de la Commission fédérale des bourses. · Les bourses d’excellence financées par des donateurs privés (7 bourses Novartis de CHF 57 200, 2 UPC Cablecom de CHF 10 000, 3 Haenny de CHF 15 000, 4 Werner de CHF 37 150 et 1 Rescif Care de CHF 10 400). · Collaboration avec 11 fondations privées : A3SFIT, Charles Rapin, Fondation Hans Wilsdorf, Fond du Sanatorium, Fondation Suisse des Etudes, Fond Marcel Jufer, FZMB, Giveka, Orlando Lauti, Luce Grivat, Vahabzadeh.

Consultation de soutien 480 entretiens individuels ont été effectués en 2016 pour répondre aux demandes d’étudiants. Les problématiques les plus courantes sont : · Difficultés et échecs académiques · Difficultés familiales et financières · Problèmes de santé physique ou psychique · Décès de parents et deuil · Problèmes d’intégration sociale · Conflits sur le lieu de travail · Aide à l’obtention et au renouvellement du permis de séjour · Harcèlement

Consultation psychothérapique pour étudiants UNIL-EPFL Un soutien psychothérapique sur le site de l’EPFL et sur le site de l’UNIL a été assuré par la Dr Sylvie Berney, médecin associée responsable de la consultation, ainsi que par Bénédicte Mochalas Gailland et Véronique Beretta, psychologues associées. Les consultations ont eu lieu en français, anglais et italien, et le nombre de demandes a continué d’augmenter en 2016. 335 étudiants et doctorants ont été vus en consultation en 2016 (contre 294 en 2015), parmi lesquels 19 personnes déjà suivies en 2015. Le total des consultations est de 1049 (925 en 2015) avec une moyenne de 3,1 consultations par cas (3,2 en 2015). Parmi les 316 nouveaux étudiants ayant demandé une consultation : · 174 (55%) sont de l’EPFL et 142 (45%) de l’UNIL. · 123 (39%) sont de nationalité suisse (22% pour l’EPFL uniquement).

DOMAINE DE LA FORMATION

· 46% sont au BA, 26% au MA, 28 % au doctorat (pour l’EPFL uniquement, ils sont 41% au BA, 20% au MA et 39% au doctorat). · 105 (33%) ont déjà eu un contact avec la psychiatrie.

Actions sociales et d’intégration Le SAE a continué à favoriser l’intégration de tous les étudiants par les activités suivantes :

Coaching · Soutien de la soirée de recrutement des 92 nouveaux coachs et organisation de leur formation. · Formation de 15 nouveaux supercoachs.

Journée d’accueil 2737 étudiants ont été invités à cette journée d’accueil et d’information sur l’école et les services, en coordination avec Mediacom, les sections, les services de l’école et les coachs.

Instruments de travail et développement personnel Le SAE a mis à disposition des étudiants les outils suivants pour les aider à réussir leurs études en gardant une bonne santé physique et morale : · Séminaire « Métier d’étudiant », donné sur quatre demi-journées avant la rentrée pour 400 nouveaux étudiants. · Séminaires « Instruments de travail », donné aux étudiants et doctorants au printemps et en automne, sur la lecture rapide, l’écriture efficace, et sur les méthodes de mémorisation. · Ateliers « Gestion du stress » sur quatre sessions et Techniques corporelles contre le stress au printemps et automne. · Participation aux frais de massage Shiatsu pour étudiants. · Deux ateliers « PhD = success », how to solve this equation/PhD Stress Management pour les doctorants.

Accueil des étudiants internationaux L’accueil spécifique des étudiants internationaux reste une priorité pour le SAE. Il est assuré par un soutien individuel tout au long de l’année, mais aussi par des moments forts : · International Day : 400 étudiants internationaux et nouveaux étudiants Master ayant étudié ailleurs en Suisse ont participé à cette journée, qui a pour but d’encourager l’intégration dans leur vie en Suisse, à Lausanne et à l’EPFL. · Programme d’accueil des boursiers de la Confédération : L’équipe du SAE a accueilli 31 nouveaux boursiers en septembre. Elle les a notamment ai-

dés à trouver un logement et a organisé 10 sorties culturelles afin de favoriser leur intégration. · Activités d’accueil pour doctorants : Deux visites organisées en collaboration avec le SPE et l’école doctorale ont été effectuées, l’une à Berne, avec visite du parlement et discussion avec un parlementaire, et la seconde au Château de Prangins, puis à la Haute École de viticulture et œnologie de Changins.

Service Social

Aménagement des études pour étudiants handicapés

Formation « Orientation client ».

2016 a connu une augmentation du nombre d’aménagements demandés et octroyés pour les étudiants en situation de handicap. Le Professeur Robert Dalang a rejoint la commission comme représentant du corps enseignant, et des contacts ont été pris avec des spécialistes et des réseaux externes.

Collaboration avec le CAPE et une nouvelle équipe pour préparer les séminaires « Métier d’étudiant ».

Réintégration des psychothérapeutes dans le bâtiment BP à partir de janvier et études des besoins d’augmentation du nombre de jours de consultations. Formalisation de la procédure d’aménagements aux études pour étudiants handicapés.

Reprise de la gestion complète des notifications des bourses d’excellence via IS-Academia.

Projets 2017 Guichet « Services aux étudiant-e-s » Communication aux nouveaux étudiants : en collaboration avec le SAC, revoir et améliorer la communication actuelle faite aux nouveaux étudiants admis pour la clarifier. Communication générale aux étudiants : participer au projet du DAF pour la refonte de la communication faite aux étudiants. Semaine d’immatriculation : participer, en collaboration avec le SAC, au déménagement de la semaine d’immatriculation et des stands d’information dans le bâtiment CO.

Bureau du logement Préparation d’un dossier synthétisant l’offre et les besoins en logement de la communauté EPFL, afin de proposer des plans de développements et d’établir la stratégie du bureau. Amélioration de la base de données des petites annonces en collaboration avec l’UNIL.

RAPPORT ANNUEL 2016

Données quantitatives des affaires estudiantines Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

10.9

Guichet « Services aux étudiant-e-s » Contacts directs Téléphones Emails Spécialistes Bureau du logement Nb d’annonces de logement proposées par les privés dans la base de données UNIL-EPFL (+ 5% par rapport à 2015) Nb de logements disponibles dans les foyers Nb de futurs logements supplémentaires en foyers pour l’année suivante Nb de logements proposés en exclusivité aux doctorants et étudiants de l’EPFL (foyers et partenariats privés) Coût moyen en CHF des loyers pour logements privés (chez les particuliers) (+ 0.8% par rapport à 2015)

2014

2015

2016

22 799

23 224

23 159 9 962

8 675

9 685

21 409

24 323

25 294

11 181

12 766

11 988

4 558

4 576

4 808

3 305

2 377

2 691

177

351

357

727

747

753

134

113

681 810

627 750

579 400

Service social Bourses Bourses EPFL–FEE BA-MA Bourses fédérales Nb de bourses excellence MASTER

nb d’étudiants montant CHF nb d’étudiants montant CHF nb d’étudiants montant CHF

Nb Fondation privées Aménagement des études Consultation psychothérapique Nb d’entretiens Consultations

nb UNIL nb EPFL nb hommes nb femmes

Consultation soutien Nb d’entretiens Accueil des étudiants internationaux (Masters et BCF) Journées / Evénements d’accueil spécifique Nb de personnes invitées Nb d’aide pour l’obtention de visa Accueil des étudiants internationaux (PhD) Journées / Evénements d’accueil spécifique Nb de personnes invitées

DOMAINE DE LA FORMATION

765 471

852 547

1 008 210

102

887 600

720 000

683 750

904

925

1 049

109

117

142

157

156

174

121

127

141

145

146

175

403

500

480

326

407

404

522

547

366

PONT ENTRE L’EPFL ET LE MONDE DU TRAVAIL

Centre de Carrière (CC)

CARRIERE.EPFL.CH

par Philippe Ory

En 2016, l’effectif du Centre de carrière a diminué de 4.8 EPT (7 personnes) à 3.8 EPT (6 personnes) entre le début et la fin de l’année. Notre Chargé des Relations Employeurs a quitté le service prématurément, en août, et ses missions ont été reprises par le chef du services.

RAPPORT ANNUEL 2016

Réalisations 2016 Services aux étudiants Le Centre de carrière continue à offrir de manière régulière une palette étendue de services aux étudiants.

Cours et séminaires · Atelier « Le dossier de candidature », organisé douze fois en 2016 (six fois pour les doctorants, six fois pour étudiants Master). Depuis 2014, cet atelier est également donné en anglais. · Atelier « Démystifier l’Assessment Center », organisé deux fois en 2016. · Séminaire « Réussir son entretien d’embauche », maintenant dispensé dans le cadre d’un des cycles de préparation au Forum EPFL (voir ci-dessous).

Prestations individuelles · Entretiens individuels de conseil en matière d’orientation académique, recherche d’emploi, préparation à l’embauche, débouchés, gestion de carrière, permis de travail, contrats de travail, etc. · Entretiens d’information sur l’EPFL et de promotion à l’intention des futurs étudiants et leurs familles. · Corrections de CV et de lettres de motivation. · Simulations d’entretien d’embauche. · Tests psychométriques (méthodologie Hélios / TMS et TalenToday).

Prestations collectives · Envoi d’offres d’emploi ciblées par e-mail (45). · Gestion du groupe EPFL Alumni sur le réseau de contacts en ligne LinkedIn (~200 nouveaux membres en 2016, soit plus de 9700 membres à fin 2016). · Information sur les évènements et manifestations liés à l’emploi via le site web du Centre de carrière. · « Tables Rondes Industries ». Séances d’information et de contact avec des représentants d’employeurs (généralement Alumni de l’EPFL). Ces manifestations ont maintenant lieu alternativement en français et en anglais. Cinq Tables Rondes ont eu lieu en 2016 : · « Travailler à l’étranger, est-ce bon pour le CV ? » avec quatre anciens étudiants ayant fait carrière en Suisse et à l’étranger qui ont partagé leur témoignage. · « Les Graduate Trainee Programs » avec Meggitt, Nestlé Suisse, SBB-CFF et ABB Switzerland. · « The most attractive employers to work for » avec Google, ABB, CERN, Boston Consulting Group, Novartis. · « The different facets of R&D » avec IMA Group, Nestlé, Helbling Technik.

DOMAINE DE LA FORMATION

· « Les métiers de la production, logistique, qualité » avec Rolex, Aleva Neurotherapeutics, Philip Morris International et SBB-CFF. Comme en 2015, le Centre de carrière a organisé une séance d’information sur les possibilités de réorientation offertes aux étudiants qui quittent l’EPFL avant le Bachelor (abandons, échecs, etc.). Cette séance a eu lieu le 23 février et sera reconduite de manière récurrente les prochaines années au vu de son succès (177 participants, comme en 2015).

Préparation des étudiants au Forum EPFL 2016 Comme les années précédentes, le Centre de carrière s’est chargé de la préparation des étudiants de l’EPFL en vue du Forum. Cette année, ce ne sont pas moins de neuf séminaires qui ont été proposés à nos étudiants dans le cadre de cette préparation, contre six l’an dernier. De plus, trois personnes du Centre de carrière ont participé aux semaines de préparation (Jobseeker Skills Weeks), qui permettent aux étudiants de faire corriger leur CV, de participer à une simulation d’entretien ou de demander des conseils individuels en matière d’insertion professionnelle auprès de spécialistes. · Séminaire « Réussir son CV » (9 mai 2016 , en français puis en anglais) · Séminaires « Lettre de motivation » (18 mai 2016, en français puis en anglais) · Séminaires « Entretien de recrutement » (19 mai 2016, en français puis en anglais) · Séminaire « Négocier son premier salaire » (28 septembre 2016, en français) · Séminaires « Réussir son Forum » (3 octobre 2016, en français puis en anglais) · Jobseeker Skills Week printemps (23–27 mai 2016) · Jobseeker Skills Week automne (3–7 octobre 2016)

Services aux employeurs En 2016, le Centre de carrière a reconduit son offre de services payants à l’intention des employeurs. Ces prestations ont pour but de faciliter l’embauche des diplômés EPFL tout en permettant le financement partiel du Centre. Pour mémoire, les prestations proposées sont de deux types.

Prestations de recrutement · Mailshots : e-mail d’offres d’emploi aux diplômants et aux jeunes diplômés. · Bourse à l’emploi en ligne sur la plateforme jobsforbrains.ch. · Evènements de recrutement sur le campus : présentations d’entreprises, journées de recrutement, etc. · Recherche active de profils.

· Multipost : diffusion d’un publipostage regroupant les emplois et stages offerts dans le cadre du Forum EPFL. Nous avons organisé un nombre record d’évènements de recrutement sur le campus en 2016 : 26 entreprises sont venues se présenter auprès de nos étudiants (contre 13 en 2015).

Sponsorships Deux niveaux de sponsorship, Gold et Silver, donnent accès à des prestations de visibilité auprès des étudiants ainsi qu’à certaines prestations de recrutement. Le nombre de sponsors est de 4 Gold et 8 Silver.

Données chiffrées Services aux étudiants - entretiens individuels 555 entretiens individuels (714 en 2014, – 22%) ont été menés par les conseillers du Centre de carrière en 2016, les entretiens de moins de 30 minutes n’étant pas comptabilisés. Les entretiens individuels durent en moyenne 90 min et se répartissent comme suit :

En plus de ces prestations payantes, le Centre de carrière conseille régulièrement et gratuitement les employeurs sur l’obtention facilitée de permis de travail pour nos diplômés non-européens, en vertu des modifications de la Loi sur les Etrangers introduites en 2011, encore mal connues des entreprises.

Thèmes des entretiens individuels

Enquêtes et statistiques Les résultats du rapport d’enquête sur l’insertion professionnelle des diplômés EPFL de la promotion 2014 (IP14) ont été présentés en Direction en juin 2016.

448

En août 2016, le Centre de carrière a lancé l’enquête sur l’insertion professionnelle des diplômés 2015 (IP15). Le rapport final sera rédigé pour fin avril 2017.

La diminution du nombre d’entretiens observée par rapport à 2015 résulte d’une incitation à suivre nos ateliers et nos séminaires plutôt que d’obtenir directement un entretien individuel sans préparation préalable. L’augmentation du nombre de séminaires proposés a permis de compenser cette baisse.

D’autre part, le rapport détaillé de l’enquête sur la réorientation des étudiants qui quittent l’EPFL prématurément (abandons, échecs, renvois, etc.) réalisée en 2015 est disponible à l’interne depuis mars 2016.

Programme de stages obligatoires d’ingénieurs Bien que le programme soit géré au quotidien par des coordinateurs au sein des Facultés, le Centre de carrière reste responsable de la coordination centrale (une collaboratrice à 20%). Cette année, quatre nouveautés concernant les stages obligatoires ont été introduite : · Formation des étudiants à la recherche de stages et à la préparation d’un dossier de candidature. · Mise en place d’attestations standardisées pour les demandes de permis de travail. · Fusion des bases de données employeurs ISAstages et Centre de carrière. · Etablissement d’un guide des bonnes pratiques concernant les projets de Master en entreprise.

Prépa. à l’embauche

Orientation académique

Orientation professionnelle

13 1

Réorientation académique Promotion

Services aux étudiants - tests psychométriques Cinq tests Helios ont été passés en 2016 (contre deux en 2015). Nous utilisons moins le test Hélios (payant) depuis que nous travaillons avec le test en ligne de la société TalenToday.com. Celui-ci est disponible gratuitement pour tous nos étudiants, et ceux-ci peuvent, s’ils le désirent, discuter des résultats avec notre conseillère formée à cette méthodologie. Toutefois, nous n’en faisons plus la promotion auprès de nos étudiants car les prestations gratuites disponibles pour eux et pour nous ont été considérablement réduites en 2016. Nous l’utilisons donc plutôt de manière ad-hoc, et non plus de manière systématique. En conséquence, seuls 83 étudiants de l’EPFL l’ont passé en 2016 (3183 au total depuis l’introduction en 2014).

RAPPORT ANNUEL 2016

Services aux étudiants - cours et ateliers Personnes présentes aux cours et ateliers Ateliers « Le dossier de candidature » Atelier « Démystifier l’Assessment Center »

229 197 32

Le séminaire « Entretien de recrutement » est maintenant donné dans le cadre d’un cycle de préparation au Forum et n’apparaît plus dans le tableau ci-dessus, de même que le cours « Comptabilité, Finance Gestion » qui n’est plus donné depuis la rentrée 2015. Les formations délivrées dans le cadre de la préparation à la recherche de stages n’apparaissent pas non plus dans le tableau. De plus, le Centre de carrière a organisé neuf séminaires en collaboration avec Forum EPFL : · 2 séminaires « Réussir son CV » · 2 séminaires « Lettre de motivation » · 2 séminaires « Entretien de recrutement » · 1 séminaire « Négocier son premier salaire » · 2 séminaires « Réussir son Forum » Ces séminaires ne faisant pas l’objet d’inscriptions ni de feuille de présence, nous procédons par estimations. Avec une participation moyenne de 75 personnes par séminaire, nous obtenons un total d’environ 675 participants à nos séminaires, auxquels s’ajoutent les 229 participants à nos ateliers. Au final, ce sont donc environ 900 étudiants qui ont bénéficié de nos formations.

Services payants aux employeurs et aux personnes L’ensemble des services fournis aux employeurs a permis de générer des recettes d’environ CHF 260 000, un revenu équivalent à celui de 2015 malgré l’absence de Chargé des Relations Employeurs pendant 4,5 mois. Depuis le transfert des services de conseil aux anciens étudiants au service des Alumni, et avec la suppression du cours Comptabilité, Finance et Gestion, nous n’avons facturé aucun service aux personnes en 2016.

Autres activités · Participation à la Journée des Gymnasiens et à la Journée d’Accueil de l’EPFL. · Participation à la journée nationale du réseau des centres de carrière suisses à Olten. · Participation à la Nuit des Carrières en soutien au Centre de carrière de l’Université de Neuchâtel. · Stand au Forum EPFL 2016, avec participation d’experts extérieurs dans le domaine des permis et du contrat de travail.

Projet 2015 Développement et délivrance de cours dans le domaine de l’insertion professionnelle pour le corps intermédiaire scientifique de l’Ecole, sous mandat du Service de Formation du Personnel. Accompagnement du personnel de l’EPFL en réinsertion professionnelle, sous mandat des RH. Création d’un cours de réseautage pour les étudiants.

Données quantitatives du centre de carrière Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

7 (1 janvier) / 6 (31 décembre)

4.8 (1er janvier) / 3.8 (31 décembre)

2014

2015

2016

361

451

229

575

555

448

Orientation académique Nb internes EPFL Nb externes EPFL Cours Nb internes EPFL Nb externes EPFL Insertion professionnelle Nb de conseils aux étudiants Nb de corrections de CV + simulations d’entretien

DOMAINE DE LA FORMATION

DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES EN LANGUES ET COMMUNICATION EN TANT QUE COMPÉTENCE-CLÉ TRANSVERSALE

LANGUES.EPFL.CH Centre de langues EPFL (CDL) par Elisabeth Paliot

Le Centre de langues de l’EPFL géré par l’Université de Lausanne (CDL) propose des formations variées pour tous les niveaux en lien avec les besoins académiques, professionnels et d’intégration sociale. Les langues enseignées sont l’allemand, l’anglais, le français et l’italien. Le Centre de langues est également impliqué dans des projets nationaux et internationaux dans le domaine des langues. Les missions principales du Centre de langues sont : · Encourager et promouvoir l’apprentissage des langues pour répondre aux défis de la formation universitaire, de la mobilité, de la vie professionnelle internationalisée multilingue et multiculturelle, et de l’apprentissage tout au long de la vie. · Permettre le développement de compétences de communication plurilingues et interculturelles, dans la perspective d’une utilisation compétente des langues dans des contextes multiples et pour des objectifs variés, ainsi que pour soutenir la mobilité et l’intégration sociale. · Développer des compétences en langues et communication en tant que compétence-clé transverse indispensable à toutes les formations. · Favoriser la formation continue des membres du personnel de l’EPFL dans ce domaine. · Offrir un service de consultance et de conseil pour l’administration et les facultés de l’EPFL pour des questions des langues, de communication et du plurilinguisme. L’équipe se compose de 21 enseignants fixes (4 allemand, 6 anglais, 10 français et 1 italien), de deux secrétaires de direction, Francine Allaire et Laure Richard, d’un ingénieur pédagogique, Luis Gonzalez, d’une responsable du site EPFL, Elisabeth Paliot et d’une directrice générale, Brigitte Forster Vosicki.

RAPPORT ANNUEL 2016

Le Centre de langues offre une formation de haut niveau répondant aux exigences de la communauté universitaire, par : · un développement général des compétences en langues et communication. · des cours modulaires axés sur des besoins spécifiques. · la préparation à divers examens et certificats. · l’apprentissage individuel en autonomie. · un développement des compétences de communication spécifiques pour différentes disciplines. L’enseignement dispensé se caractérise par : · une didactique stimulante – qui intègre les dernières méthodes innovantes et efficaces s’adressant à tous les types d’apprenants – orientée sur la pratique et adaptée à notre public. · une transparence et une cohérence des objectifs d’apprentissage et des acquis de formation des étudiants par la mise en relation avec des standards européens, notamment par l’utilisation du Portfolio européen des langues. · un développement de la capacité à apprendre en autonomie.

Réalisations 2016 Chiffres-clés Dossiers traités Nombre d’inscriptions placées Nombre de groupes (avec Espace multimédia) Nombre d’autonomies guidées Cours privés (en h) Attestations Nb périodes enseign. en groupe

4 598

– 3.3 %

3 581

– 1.7 %

309

– 0.3 %

+ 4.2 %

346

– 26.6 %

1 662

– 2.3 %

7 220

+ 0.3 %

Nouveautés dans l’offre « Coaching for Communicating in English in an Academic Context ». Ce cours destiné à un public académique (doctorants, chercheurs) permet d’améliorer des compétences de communication avec un accompagnement professionnel personnalisé et de travailler de façon indépendante sur ses objectifs personnels. « Preparing a 180s Thesis Presentation » / « Ma thèse en 180s ». Ce cours proposé en anglais et français est

DOMAINE DE LA FORMATION

destiné aux doctorants qui participent au concours Ma thèse en 180s (mediacom.epfl.ch/mt180). Le but de ce cours est d’offrir le soutien nécessaire aux participants afin de leur permettre de présenter leur recherche de manière concise, efficace et enthousiaste à un auditoire de non-spécialistes. « Projet de développement en Afrique : Agir et communiquer ». Ce cours-projet a pour but d’encourager les apprenants à explorer d’autres manières d’apprendre le français, tout en concevant et en réalisant, en collaboration une action d’utilité sociale. Il soutient concrètement l’Association SOS eau Giternanyi (sos-eau-giteranyi.org), en partenariat avec l’Association Ingénieurs du Monde.

Création de modules spécifiques A la demande du directeur du pôle EPFL Valais Wallis, quatre cours en français ont été conçus sur la base des analyses de besoin qui ont été effectuées auprès de 37 collaborateurs du pôle EPFL ValaisWallis. Les modules ont alterné entre une semaine en présentiel et une semaine à distance, incluant une session de groupe de 1 heure, en utilisant un logiciel de conférence et un suivi individualisé par courriel ou Skype. Un espace virtuel d’apprentissage a été créé, proposant des informations et documents en relation avec la formation, des activités d’approfondissement individuelles, des tâches individuelles et collaboratives portant sur des activités de communication et de compétence interculturelle, un journal apprentissage, etc.

Collaborations Le CDL a reconduit l’évaluation du niveau d’anglais des étudiants en première année bachelor. 1736 personnes ont passé le test à l’Espace multimédia entre les mois d’octobre et décembre 2016 345 tests de types divers ont été organisés par le CDL, aux demandes de l’Office de la mobilité, de la Faculté Informatique et Communications, de l’Ecole de Science de base et du Domaine de la formation. Dans le cadre de l’introduction des crédits ECTS pour des compétences transverses dans le catalogue des cours proposés par l’Ecole doctorale, des crédits langues sont dorénavant délivrés pour les cours suivants : · Academic Writing for doctoral students (2 ECTS) · Conference and seminar skills : presenting research in English (1 ECTS) · My thesis in 180 seconds (1 ECTS)

Dans le contexte d’un nouveau cycle d’auto-évaluation, et afin de mieux connaître les besoins des différentes sections de l’EPFL, , Brigitte Forster Vosicki et Elisabeth Paliot ont mené conjointement des entretiens de consultation avec les 13 adjoints des différentes sections en décembre 2015 et janvier 2016 Le Centre de langues EPFL a célébré son 10ème anniversaire le 13 octobre 2016. Cette journée a comporté une partie scientifique et une partie festive. La partie scientifique a notamment comporté une table ronde autour du thème « Les défis du plurilinguisme pour l’enseignement supérieur et la recherche ».

Projets 2017 Elaboration de nouveaux modules spécifiques pour étudiants, doctorants et collaborateurs Innovation pédagogique : Réorganisation des groupes de réflexion, travaillant plus spécifiquement à la mise en œuvre du plan d’action sur les cinq années à venir avec les objectifs suivants. · Critères d’évaluation et canevas de tâches. · Exploration des différents outils dans moodle · ePortfolio européen des langues. · PlurieL et EMA : autonomie de l’apprentissage et avenir EMA. · Communication et genres (types de texte), activités en ligne et MOOCS. · Pratiques pédagogiques : observation mutuelle, échange de bonnes pratiques, journée pédagogique. Continuation de la réflexion pour améliorer l’intégration des modules en langues dans les formations d’ingénieurs et d’architectes. Participation au projet « Beurteilung berufsspezifischer Sprachkompetenzen für Lehrpersonen für Fremdsprachen unterrichten 2015–2016 » (projet national). Participation au « Groupe Accompagnement Plurilinguisme (GAP) » de la Déléguée fédérale au plurilinguisme, Nicoletta Mariolini de la Confédération Suisse. Collaboration dans la Section des Politiques linguistiques et Centre européen pour les langues vivantes du Conseil de l’Europe : coopération dans des projets concernant le CECR.

RAPPORT ANNUEL 2016

Données quantitatives du centre de langues EPFL Personnes fixes

équivalents plein temps

12.05

Personnes à l’heure 21

Formations

dont 33 enseignants

heures travaillées

5 659

2014

2015

2016

8 262

8 124

8 048

240

234

240

Allemand

Anglais

140

128

138

Nb total périodes données 3 Nb groupes

Total

Français Italien 4

378

356

392

5 054

4 753

4 597

3 739

3 642

3 581

Allemand

655

779

742

Anglais

797

739

647

2 155

1 996

2 066

123

128

126

4 894

4 661

5 469

409

346

345

1 803

1 807

1 736

Nb attestations de présence

998

981

901

Nb attestations avec crédits

737

720

761

2 211

2 160

2 283

Nb groupes EMA accompagnées Nb périodes EMA en libre accès Participations Nb candidatures Nb apprenants placés

Total

Français Italien dont apprenants en autonomie guidée Nb utilisations EMA libre accès Nb tests externes

Nb évaluations anglais étudiants Bachelor 1 Attestations

Nb crédits distribués

Toutes les personnes ayant travaillé à l’heure durant l’année académique 2015–16 : enseignants à l’heure, étudiants horaires Période de prestations par année académique 3 Groupes et Espace multimédia accompagné 4 EMA = Espace multimédia pour l’apprentissage personnalisé 5 Périodes prévues pour les périodes multimédia structurellement intégrées aux modules 6 Tests pour les Facultés et services 2

DOMAINE DE LA FORMATION

CONTRIBUE À LA QUALITÉ DE L’ENSEIGNEMENT EN APPORTANT CONSEIL ET SOUTIEN AUX ENSEIGNEMENTS, SECTIONS, FACULTÉ ET LEURS PROGRAMMES

CAPE.EPFL.CH Centre d’appui à l’enseignement (CAPE) par Pierre-Olivier Vallès & Roland Tormey

La mission du Centre d’Appui à l’Enseignement est de mettre en œuvre les activités contribuant à la qualité de la formation à l’EPFL selon la stratégie élaborée par la VPAA avec une approche par facultés et par cursus d’études. Le Centre offre des services d’évaluation, de conseil et de formation pour les enseignants, les assistants doctorants, les post-doctorants et les étudiants, ainsi qu’un support pour le traitement automatisé des examens et des évaluations par lecture optique. Il mène également des activités de recherche et développement afin de permettre aux enseignants de développer leurs pratiques en s’appuyant sur les résultats de recherches sur l’apprentissage des étudiants.

Points fort de l’année 2016 · Le nombre d’enseignants rencontrés dans le cadre de l’évaluation des cours et du conseil continue d’augmenter, de 360 en 2015 à 371 en 2016. · L’introduction de 2 nouveaux cours doctoraux qui font partie du programme doctoral des étudiants. · Le développement du programme « Vos quatre premières semaines » et son évolution vers un livre. · L’augmentation du nombre d’enseignants qui font appel à notre expertise sur la préparation, la correction automatisée, ou l’archivage numérique des examens : de 33 en 2015 à 44 en 2016. · La résolution du problème de protection des données lié à l’utilisation des clickers, ce qui a permis d’offrir ce service à nouveau en 2016. L’introduction du nouveau système d’automatisation du feedback sur les cours (EvaSys) qui, grâce à une procédure plus rapide et standardisée, permet de répondre à plus de cours et d’enseignants.

RAPPORT ANNUEL 2016

Réalisations 2016 Évaluations et conseils personnalisés En 2016, 287 évaluations approfondies ont été menées par le Centre d’Appui à l’Enseignement. Au total en 2016, les demandes d’évaluations et de conseils personnalisés se présentent comme suit : 371 enseignants, dont 14 professeurs assistants « Tenure Track » (PATT), ont sollicité 441 évaluations ou conseils personnalisés qui ont généré le traitement de 13 246 questionnaires. L’utilisation d’autres sources de données que les questionnaires aux étudiants (évaluations approfondies) continue d’être développée en collaboration avec les enseignants pour leur proposer des retours complémentaires sur les cours. Ainsi, des entretiens de groupe (« focus groups ») sont utilisés pour recueillir des données plus qualitatives sur l’opinion et l’attitude des étudiants et d’explorer des aspects du cours tels que la charge de travail, la clarté des objectifs et l’adéquation des activités d’apprentissage. Les observations réalisées en classe permettent de contextualiser le retour fait par les étudiants et d’approfondir les techniques d’enseignement utilisées en classe. Enfin, l’analyse des documents de cours permet d’approfondir la façon dont est conçu le cours et d’obtenir un retour sur son organisation et ses supports. Le niveau de détail des informations obtenues via ces différentes techniques a été jugé particulièrement utile par les enseignants pour améliorer leurs cours.

Évaluation indicative Une nouvelle méthode d’évaluation indicative des cours a été introduite en 2015. Précédemment, la question de l’évaluation indicative était : « Dans l’ensemble, j’estime que cet enseignement est : », avec une échelle de réponse à six valeurs (mauvais/1,… satisfaisant/4,… excellent/6). Maintenant, le niveau exprimé par la question a été augmenté : « Globalement, je trouve que ce cours est bon », avec une échelle de réponse à quatre valeurs (pas d’accord du tout, plutôt pas d’accord, plutôt d’accord, tout à fait d’accord). Bien que le niveau exprimé dans la question ait augmenté et que l’on exige maintenant un positionnement clair du répondant (soit il est d’accord, soit il ne l’est pas), la vaste majorité des cours obtiennent une évaluation positive. Lors du semestre de printemps 2016, 638 enseignements ont été évalués avec un taux de réponse moyen de 48%. 85% des enseignements ont été jugés bons.

DOMAINE DE LA FORMATION

Pour l’automne 2016, 666 enseignements ont été évalués avec un taux de réponse moyen de 52%. 87% des enseignements ont été jugés bons. Ces résultats confirment l’opinion très positive des étudiants concernant l’enseignement à l’EPFL.

Ateliers de perfectionnement pédagogique (pour les enseignants) En 2016, le Centre a réalisé 15 ateliers de perfectionnement pédagogique destinés spécifiquement aux enseignants. Ces formations ont comptabilisé 151 enseignants.

Services aux sections Ci-dessous, les différentes actions qui ont été menées auprès des sections en 2016 : · Développement d’une méthodologie et d’un questionnaire pour l’évaluation approfondie conjointe des PDM (Projets de Master) et du travail d’énoncé théorique qui le précède. · Contribution à l’analyse de l’ensemble de la formation SHS, lors de la journée au vert CDH. · Construction des questions spécifiques à chaque section pour compléter le nouveau questionnaire d’évaluation approfondie standard.

Évènements « Bootstrap » Le « Bootstrap Day » offre aux nouveaux professeurs une opportunité de se familiariser avec les us et coutumes ainsi qu’avec les procédures et règlements de l’EPFL concernant l’enseignement, l’encadrement des étudiants, les examens, la conduite de leur laboratoire et la recherche de fonds. 19 d’entre eux ont participé à la session du 13 mai 2016.

Ateliers pédagogiques pour les assistants doctorants L’offre de formation pédagogique comporte deux ateliers d’un jour et deux ateliers de trois jours. Les ateliers d’un jour visent l’accompagnement des étudiants lors de la résolution des exercices, et la communication de type ex cathedra avec supports, respectivement. Les ateliers de trois jours offrent l’opportunité aux doctorants d’appliquer des méthodes reconnues par la recherche pédagogique des sciences et de l’ingénierie à leur propre contexte. L’atelier IUT (Introduction to University Teaching)

visent le développement d’un plan de cours cohérent et l’ISW (Instructional Skills Workshop) est un entrainement intense sur les stratégies d’enseignement interactives pour l’ingénierie.

Un second cours doctoral intitulé « Lecturing and Presenting in Engineering » a été approuvé en 2016 et sera donné dès 2017.

Une nouveauté est la création d’un accompagnement sur la durée sous la forme d’un groupe se réunissant une fois par mois. Tous les doctorants et post-doctorants qui ont assisté à un atelier avec nous sont invités à y participer, autour d’un repas informel à l’heure du midi, ce qui leur donne l’opportunité de développer leurs compétences avec la préparation et présentation d’un exposé interactif sur un thème de pédagogie universitaire pour ses collègues.

Tutorat

Au total en 2016, 260 doctorants et post-doctorants (contre 216 en 2015) ont assisté à 12 ateliers équivalents à 16 jours de formation (contre 15 ateliers ou 20 jours de formation en 2015).

Ateliers de préparation de la défense et de la soutenance de thèse Le nouveau format « session d’information » présente aux doctorants en fin de thèse, typiquement à 2–3 mois de leur soutenance, des conseils pour bien communiquer la contribution scientifique de leur travail de recherche au le jury et au public. En 2016, 146 doctorants ont assisté aux trois sessions.

Cours « How people learn » Le cours « How people learn I & II » est offert par Roland Tormey aux étudiants de master dans le cadre du programme SHS. Cet enseignement est très demandé par les étudiants, dont 60 ont été retenus pour l’édition 2015–2016 et 58 pour celle de 2016–2017.

Cours « Science and engineering teaching and learning » Pour la première fois en 2016, le CAPE a offert un cours crédité pour les assistants doctorants, dans le cadre de leur programme doctoral. Quinze étudiants ont participé à ce cours qui se base sur des résultats d’études scientifiques contemporaines dans le domaine de l’enseignement des sciences et de l’ingénierie au niveau universitaire. Les participants développent de nouvelles compétences en enseignement et s’approprient un cadre leur permettant d’améliorer ces compétences grâce à l’évaluation de leurs pratiques d’enseignement.

Le tutorat des exercices est généralisé pour tous les cours d’analyse et de physique générale de la 1ère année depuis l’automne 2012. Une formation est proposée par le CAPE pour les assistant-étudiants qui travaillent comme tuteurs. Plusieurs occurrences sont organisées au début de chaque semestre et la participation se fait sur la base du volontariat. Cette année, 77 tuteurs ont assistés à cet atelier interactif (contre 69 l’année passée). L’augmentation continue du nombre de participants à cette formation depuis sa création en 2014 témoigne de son succès auprès des étudiants mais aussi des enseignants d’analyse et de physique qui encouragent leurs tuteurs à y participer. Par ailleurs, les conseillers du Centre soutiennent les enseignants concernés pour mettre en place le tutorat en début de semestre. Un accompagnement spécifique a été mise en place auprès des tuteurs de trois cours de Physique Générale afin de leur apporter des outils pour enseigner aux étudiants une méthode systématique de résolution de problème. Des données sur la perception de ces séances par les tuteurs et sur l’utilisation de la méthode par les étudiants ont été collectées et feront l’objet d’une analyse en 2017.

Guide « Vos quatre premières semaines » La collaboration initiée en 2015 avec les enseignants de la section de Physique pour développer des ressources destinées à aider les étudiant-e-s de première année à acquérir les habitudes d’apprentissage nécessaire à leur adaptation à l’enseignement supérieur a été poursuivie. Ainsi, les étudiants de sept cours de Physique Générale ont reçu pendant les quatre premières semaines de leur cursus une série d’activités concrètes à réaliser afin de développer huit compétences spécifiques dont l’efficacité et l’importance sont appuyées par les résultats de recherches scientifiques. Des séances de coaching ont également été organisées pendant les semaines 2 à 5 du semestre pour permettre aux étudiants de bénéficier d’un support personnalisé dans le développement de leurs méthodes de travail.

RAPPORT ANNUEL 2016

Un livre compilant l’ensemble des conseils et ressources développées pour aider les étudiants à acquérir les « bonnes » habitudes d’apprentissage est en préparation et sera publié par les PPUR dans le courant de l’année 2017. Une proposition de MOOC complémentaire du livre a été soumise auprès de la MOOC Factory de l’EPFL.

Savoir-faire en Maths

Archivage des examens L’objectif de ce projet est de rendre plus pratique le stockage sécurisé des examens et des documents associés. La consultation des copies par les étudiants (sans possibilité de modification) en sera notamment facilitée. Durant l’année 2016, une étude technique a été réalisée dans le but

Le livre électronique « Savoir-faire en mathématiques : bien commencer ses études à l’EPFL » a été proposé à 2040 nouveaux étudiants de première année. Il a été téléchargé 2057 fois par des étudiants et 49 fois par des professeurs.

· D’intégrer ce futur système d’archivage au sein de l’infrastructure existante de l’école (intégration avec IS-Academia et Alfresco, le système de Gestion Électronique des Documents) · D’étudier en détail les contraintes techniques et légales de l’archivage numérique des examens.

Clickers

Le projet a été présenté au comité IT 4 Education en fin d’année 2016 qui l’a approuvé et validé la phase de conception.

Lors du semestre de printemps 2016, 46 personnes (contre 35 au printemps 2015) ont utilisé les clickers dans le cadre de 39 cours et événements confondus (contre 33 au printemps 2015), concernant un total d’environ 3508 participants (contre 2650 au printemps 2015). La tendance à l’augmentation de l’utilisation des clickers s’est donc confirmée lors du semestre de printemps comme les années précédentes.

Automatisation du traitement des examens par lecture optique Suite au déploiement du service de traitement automatisé des examens par reconnaissance optique de documents en 2015, plus de 17 000 copies d’examen ont été traitées en 2016, soit une augmentation de plus de 40% par rapport à 2015. Les services proposés incluent toujours la formation (sensibilisations aux spécificités des questions à choix multiple), le support pour la conception des examens (conseils sur le barème, les différentes versions d’examens) et la logistique autour des examens (impression, scan, correction automatisée) ; l’année 2016 a vu également l’introduction de nouveau services autours des examens : · Création d’une salle sécurisée dans les locaux de la Reprographie pour le stockage temporaire des examens. · Aide à la conception d’examens archivables numériquement par le marquage de chaque page de chaque copie avec des QR Code, permettant ainsi un traitement automatisé des copies scannées.

DOMAINE DE LA FORMATION

Équipement matériel et logiciel pour l’enseignement Le comité IT 4 Education a chargé un groupe de travail, piloté par le CAPE, d’étudier les problématiques liées aux équipements IT (matériel et logiciel) utilisés dans l’enseignement de type « présentation » (cours ex-cathedra, en auditoire ou dans une salle d’enseignement). Après une analyse des besoins et de l’existant à l’EPFL ainsi qu’une analyse de ce qui existe dans les autres institutions, le groupe de travail a présenté au comité trois propositions : le développement d’une offre standard d’équipement dans les salles d’enseignement, la création d’un guichet pour le supports aux enseignants et la mise à disposition de façon centralisée d’un ensemble d’informations sur les salles, les équipements et les processus associés. Ces propositions ont été globalement bien reçues par le comité, qui a décidé de les approfondir.

Enseignement fondé sur les données probantes Le travail de recherche effectué par les étudiant du cours « How people learn » a été présenté à la communauté du campus lors d’une exposition de poster le 1er juin 2016. Seize posters ont été présentés. De nombreux projets ont été suivis d’activités complémentaires : les données sur l’engagement des étudiants dans le programme des sciences humaines et sociales ont été utilisées par le Collège des Humanité ; les données sur la résolution de problème par les étudiants ont été utilisées par la section de

Physique ; l’étude sur l’impact du genre sur les interactions de groupes a été présenté à la conférence de la Society for Research in Higher Education (SRHE).

through an Interdisciplinary Program. International Journal of Engineering Education, vol. 32, num. 2(A), p. 1-11, 2016.

Durant l’édition 2016 des Journées Scientifiques et Pédagogiques (JSP), l’accent a été mis sur le support au développement de pratiques d’enseignement fondées sur les données probantes de la recherche. Des résultats de recherche sur l’enseignement par les pairs (peer instruction) dans les classes de grande taille ont notamment été présentés.

S. Cuendet and R. Tormey. Supporting Teacher Decision-Making Through Appropriate Feedback. In Grand Challenge Problems in Technology-Enhanced Learning II : “MOOCs and Beyond : Perspectives for Research, Practice, and Policy Making Developed” at the Alpine Rendez-Vous in Villard-de-Lans, p. 21-24, Springer Briefs in Education, 2016.

Publications I. Le Duc. Key Note : Stratégies pédagogiques favorisant l’apprentissage dans l’enseignement supérieur. CONGRES PEPS 2016 : Didactique des Hautes écoles – sports et mouvements Nouvelles pistes pour un enseignement adéquat dans les Hautes écoles, Haute Ecole Pédagogique, Lucerne, 2016. I. Le Duc, R. Tormey, S. R. Isaac, C. Hardebolle and I. Vonèche Cardia. Ready to face the world ? Lessons learnt from applying a Multi-Professional Shared Learning Test to first year Engineering and Science students at the Federal Institute of Technology in Lausanne, Switzerland. International Consortium for Educational Development (ICED) Conference 2016 Ethics, Care and Quality in Educational Development, Cape Town, South Africa, 2016. I. Le Duc, S. Bennoun, M. Feixas, P. Scherrer and V. Guerra. Educational Development Practices in Switzerland or Conquering the Swiss Alps of Higher Education. International Consortium for Educational Development (ICED) Conference 2016 Ethics, Care and Quality in Educational Development, Cape Town, South Africa, 2016. C. Hardebolle. Développement de l’utilisation des clickers à l’Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL). 29ème Congrès de l’Association International de Pédagogie Universitaire (AIPU), Université de Lausanne, Switzerland, 2016.

M. Raca, R. Tormey and P. Dillenbourg. Sleeper’s lag : Study on motion and attention. Journal of Learning Analytics, 3(2), 239–260. dx.doi.org/10.18608/ jla.2016.32.12.

Projets 2017 Projets d’innovation pédagogique : la stratégie pour l’éducation à l’EPFL met l’accent sur l’innovation pour développer un enseignement avec une base polytechnique forte, axé sur la pratique et adapté aux besoins de l’étudiant. Pour 2017, l’équipe du CAPE prendra part à plusieurs projets pédagogiques innovants qui favoriseront cette stratégie. Vidéos sur la classe inversée et les clickers : nous sommes en train de développer une série de vidéos d’un format court permettant de mettre en valeur de bonnes pratiques d’enseignement pour la classe inversée et l’utilisation des clickers. Apprendre à étudier : un livre compilant l’ensemble des conseils et ressources développées pour aider les étudiants à acquérir les « bonnes » habitudes d’apprentissage est en préparation et sera publié par les PPUR dans le courant de l’année 2017. Une proposition de MOOC complémentaire du livre a été soumise auprès de la MOOC Factory de l’EPFL.

I. Le Duc, S. R. Isaac, R. Tormey, C. Hardebolle and I. Vonèche Cardia. Évaluation de l’impact des cours ‘Enjeux Mondiaux’ dans le raisonnement éthique des étudiants de première année à l’École Polytechnique Fédérale de Lausanne. 29ème Congrès de l’Association International de Pédagogie Universitaire (AIPU), Université de Lausanne, Switzerland, 2016. A. Holzer, I. Vonèche Cardia, S. Bendahan, A. Berne and L. Bragazza et al. Increasing the Perspectives of Engineering Undergraduates on Societal Issues

RAPPORT ANNUEL 2016

Données quantitatives du CAPE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.3

Evaluations et conseils personnalisés Nb d’évaluations approfondies Nb de consultations Nb d’enseignants Nb de questionnaires Evaluations indicatives Nb d’évaluations Ateliers de formation Nb d’ateliers Nb de participants Clickers Nb de cours Nb de participants Conceptions & corrections automatisées d’examens Nb d’enseignants Nb d’étudiants 1 2

15 enseignants, 14 assistants et 4 étudiants. 151 enseignants, 260 assistants et 77 étudiants.

DOMAINE DE LA FORMATION

2014

2015

2016

248

242

287

347

360

441

331

371

12 894

13 246

1 337

1 327

1 304

34 1

446

485

488 2

105

4 150

9 295

7 196

3 436

12 065

17 197

316

LE SPIRITUEL AU ROYAUME DE LA RATIONALITÉ

Aumônerie œcuménique UNIL - EPFL

UNIL.CH/AUM

par Alexandre Mayor & Xavier Gravend-Tirole

L’aumônerie œcuménique de l’UNIL-EPFL est composée de trois aumôniers catholiques et de trois aumôniers protestants, correspondant à 2 EPT côté catholique et 2 EPT côté protestant. À l’EPFL, on compte Alexandre Mayor (100%) – qui a repris les fonctions de Christian Vez – du côté protestant, et de Xavier Gravend-Tirole (50%) et Giovanni Polito (dont 50% est dévolu au côté EPFL) du côté catholique. Les missions de l’aumônerie se déclinent en cinq axes majeurs : · · · · ·

Favoriser la coexistence et le dialogue interreligieux Réfléchir et nourrir le questionnement social, éthique et philosophique Permettre le ressourcement spirituel et organiser des retraites Contribuer à l’accueil, la convivialité et la fraternisation Participer à la vie des institutions

L’année 2016 fut une année de transition, avec le départ de Christian Vez. L’aumônerie le remercie chaleureusement pour tout ce qu’il a apporté à l’équipe ainsi qu’aux étudiants et collaborateurs de l’UNIL et de l’EPFL. Christian a été remplacé en août par le pasteur Alexandre Mayor, qui s’est rapidement intégré à l’équipe, reprenant et proposant plusieurs activités qui ont enrichi notre panel d’offres.

RAPPORT ANNUEL 2016

Réalisations 2016 Un premier point fort de l’année reste sans nul doute le trek dans le désert au Maroc. Organisée dans la vallée du Draa, la semaine de marche dans les dunes fut un moment exceptionnel de repos mental et de rencontres humaines profondes et uniques. Suite à la formation d’un aumônier à l’écopsychologie et l’écospiritualité (selon Joana Macy), des nuits d’immersion dans la nature (21–22 mai et 24–25 septembre) ont été organisées avec succès au pied du Jura. Accompagnés d’un guide de survie en montagne et d’une spécialiste des plantes sauvages, les étudiants ont pu goûter à l’autonomie en forêt, se régaler de mets aux plantes sauvages et dormir à la belle étoile. Avec les portes ouvertes de l’EPFL, l’aumônerie a proposé un jeu de connaissance des religions, ainsi qu’une exposition sur la non-violence et deux conférences sur les liens entre religions et violence.

Coexistence et dialogue interreligieux Deux fois par année, une soirée de dialogue interspirituel rassemble des étudiants venant du Groupe Musulman Universitaire (GMU), des Groupes Bibliques Universitaires (GBU), d’autres traditions religieuses ou ayant une pratique spirituelle, mais sans affiliation religieuse, ou athée. Dans le cadre de la soirée grillade de fin d’année de l’aumônerie, une célébration interreligieuse est préparée avec des étudiants de pays et de religions différents. Au mois de novembre, une exposition sur la non-violence fut inaugurée lors des journées portes ouvertes de l’EPFL les 5-6 novembre 2016. Une visite de différentes communautés religieuses (Bouddhisme, Hindouisme, Bahaïsme, Islam, Judaïsme, Christianisme) se poursuit, une fois par mois. Finalement, une grande partie du dialogue interreligieux se déroule plus informellement, au cours de repas ou de soirées. Les aumôniers sont régulièrement invités à différentes fêtes religieuses – indiennes, musulmanes et autres. Un aumônier était présent à la journée de lancement de l’association GMU (Groupe musulman universitaire) à l’Unil cette année.

Réflexions et questionnements Comme chaque année, une conférence a été organisée avec l’association Ingénieurs du monde sur le site de l’EPFL le 8 mars, dont le thème était « All that glitters is not gold ». Un nouveau concept a été exploré pendant le semestre du printemps : Break

DOMAINE DE LA FORMATION

& Brain (B&B), qui propose, le temps d’un midi, de prendre du recul sur ce que peut nous apporter la science au-delà du simple cadre de l’utile. L’aumônerie propose aussi, tous les mois, une soirée cinéma, dont le choix est déterminé par l’ouverture envers les différentes cultures, traditions ou religions. Suite au succès de l’année précédente, quatre nouvelles rencontres Dieu en débats ont été organisées à l’aumônerie de l’EPFL durant le semestre de printemps sur les tensions entre mission, témoignage et prosélytisme. Le concept a été rebaptisé Dieu en partage à l’automne afin de privilégier la dimension spirituelle plutôt qu’intellectuelle des échanges. Les sorties Grosses têtes en ville continuent, pour partager avec des étudiants des conférences et discuter ensuite des sujets abordés. Enfin, un groupe d’étudiants s’est réuni en fin d’année pour discuter des rapports entre science et foi sur les origines de l’univers et de la vie. Ils semblaient intéressés à poursuivre l’expérience l’année suivante.

Ressourcement, retraite et spiritualité Trois activités hebdomadaires ponctuent la vie spirituelle de l’aumônerie à l’EPFL : la prière de Taizé pour un moment de calme autour de quelques chants, prières et silences, l’Eucharistie célébrée chaque semaine durant les semestres, et une méditation guidée et animée par un aumônier. Quatre retraites ont également été proposées cette année : un week-end à Taizé, une retraite organisée par les universités de Lausanne et Genève au monastère de Bose en Italie, durant le congé de l’Ascension, une retraite à Crêt-Bérard et Puidoux sur des thèmes de l’avent, et un week-end d’initiation à la méditation chrétienne dans le Jura. Sans être des retraites, certains voyages ou sorties ont également permis des moments de ressourcement et de recueillement, comme durant le trek dans le désert, le week-end au Grand-St-Bernard, les nuits d’immersion dans la nature ou le week-end à la montagne. Enfin le voyage à Rome fut l’occasion d’assister, entre autres événements, à l’audience publique du pape François sur la place St-Pierre de Rome. De manière plus ponctuelle, on notera encore les célébrations officielles suivantes : le culte protestant de Pâques, la célébration interreligieuse lors des grillades d’été, et la célébration de Noël. Plusieurs étudiants et quelques collaborateurs ont demandé un accompagnement vers des actes ecclésiastiques. Enfin, dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les aumôniers offrent un accompagnement spirituel et humain aux étudiants et collaborateurs qui le demandent.

Accueil, convivialité et fraternisation Chaque lundi à midi dans les nouveaux locaux de l’Unil, la fortune du pot reste très appréciée des étudiants. Un grand nombre d’entre eux, et notamment des étudiants de première année, fréquentent aussi les locaux de l’aumônerie de l’EPFL lors des pauses de midi, pour réchauffer leur repas et manger dans la salle d’accueil. Le chœur gospel de l’aumônerie, Lep’s go, a continué ses activités, avec une trentaine de chanteurs qui se rassemblent une heure et demie par semaine durant les périodes de cours. Le chœur a chanté lors de la soirée grillades de l’aumônerie, à l’église catholique de Renens en mai, lors d’un culte à l’église StLaurent, sur des places de Lausanne pendant le mois de décembre, et pour la fête de Noël de l’aumônerie. Des activités festives sont régulièrement l’occasion de rencontres et de fraternisation : les raclettes d’accueil organisées en début de chaque semestre sur l’esplanade, la grillade d’été à la Grange pour une fête de fin d’année, et la fête de Noël, appelée EthNoël, à la salle polyvalente de l’EPFL. Les sorties d’un jour ou d’un week-end sont particulièrement appréciées des étudiants étrangers, pour qui c’est l’occasion de découvrir la Suisse ou l’Europe et de rencontrer d’autres étudiants : la sortie à la luge vers Les Avants, le week-end retraite au GrandSt-Bernard, la sortie en raquettes au Chasseron, le traditionnel week-end de marche en montagne à Taney, par deux fois la nuit d’immersion dans la nature, l’excursion à la Dôle à l’automne, la visite d’une cave à Chardonne, et l’excursion en Gruyères. Les voyages contribuent aussi beaucoup à l’approfondissement des liens et permettent de se rencontrer dans différentes dimensions humaines importantes. Outre le trek dans le désert au Maroc, un petit groupe s’est rendu à Marseille pour marcher dans les Calanques et dans la région de la Sainte Baume. Un autre groupe est parti en voyage à Rome en septembre.

Participation à la vie des institutions Les aumôniers ont tenu différents stands lors de journées spéciales : ils sont présents aux journées d’accueil des étudiants de l’UNIL et de l’EPFL, aux journées de la mobilité et aux Journées Découverte, et aux journées d’accueil Erasmus et des doctorants étrangers. Également à l’EPFL, des apéritifs de bienvenue ont été offerts en février et en septembre aux étudiants étrangers participant au cours de français. Les aumôniers ont aussi tenu un stand lors du rallye

organisé par l’Agepoly lors de la semaine d’intégration en septembre et ils ont tenu un stand ludique dans le cadre de la fête Vivapoly en mai. Les aumôniers participent par ailleurs à différentes commissions de leur Haute école de rattachement. À l’UNIL, les aumôniers ont participé aux rencontres de la commission culturelle et de la commission des affaires sociales et entretiennent une collaboration régulière et excellente avec le SASC, le SOC et les infirmières de l’UNIL. À l’EPFL, les aumôniers ont assisté régulièrement aux colloques du DAF, sont en relation régulière avec le Service des Affaires Estudiantines, ainsi qu’avec le Point Santé. La collaboration avec ces services se passe très bien.

Projets 2017 · Pour 2017, nous repartons dans le désert marocain en février. C’est l’occasion de nouer des liens d’une belle intensité. · Pareillement, au vu de ce qui a déjà été exploré en 2016, nous comptons poursuivre le développement de ce courant d’« écospiritualité » à travers des séjours d’immersion en nature et mettre sur pied un stage du type « Travail qui relie » de Joana Macy. · Une expérience de « Jeûne pour la terre » pendant le carême sera également proposée pour la première fois à l’EPFL : ce sera l’occasion de mieux se relier à soi-même, aux autres et à la terre. · Une attention particulière à la réalité migratoire est également souhaitée. Il s’agit de proposer à des étudiants ou toute autre personne de l’EPFL de s’engager de manière pratique auprès de migrants dans la région à travers un parrainage social, en collaboration avec Point d’Appui. · Afin de donner aux étudiants étrangers l’occasion de tisser des liens avec des locaux, un autre projet se profile : mettre en contact des individus ou familles de la région avec une personne en échange pour partager un repas et faire une sortie culturelle. · En septembre, une expédition à vélo s’organise en coordination avec les différentes aumôneries des universités suisses. L’idée consiste à converger depuis toute la Suisse jusqu’à Ranft, lieu de vie de Nicolas de Flue, saint patron de la Suisse, dont on fête le 600e anniversaire en 2017. · L’aumônerie aimerait renforcer les liens avec les groupes religieux existant sur le campus et proposer des activités mieux orientées pour les doctorants – souvent isolés du fait de la distance avec leur lieu d’origine et du travail demandé en thèse – en développant par exemple l’offre d’événements en anglais, dont c’est la langue pour 90% d’entre eux.

RAPPORT ANNUEL 2016

LÉGISLATION, CONSEILS ET APPUIS JURIDIQUES

Affaires juridiques

FORMATION.EPFL.CH/SERVICEJURIDIQUE POLYLEX.EPFL.CH

par Denise Flury Poffet

Les Affaires juridiques remplissent notamment les missions suivantes : · Avis ou prise de position pour toute question juridique en lien avec la formation pour les unités de l’EPFL. · Conseil, appui aux étudiants, doctorants, associations d’étudiants, enseignants, sections, programmes doctoraux, programmes de formation continue. · Examen du cadre légal des projets de l’EPFL en matière de formation. · Préparation des textes légaux de l’EPFL concernant la formation, organisation des consultations, gestion de leur procédure d’adoption au sein de l’EPFL et, cas échéant, auprès des autorités fédérales. · Rédaction ou vérification d’accords contractuels auxquels l’EPFL est partie, dans le domaine de la formation. · Traitement des contentieux. · Vérification ou rédaction de statuts pour les associations d’étudiants reconnues par l’EPFL.

RAPPORT ANNUEL 2016

Réalisations 2016 1. Dossiers · Participation à la création d’un Réseau des juristes de l’EPFL. · Appui d’un étudiant EPFL dans procédure de litige judiciaire l’opposant à son maître de stage (employeur externe). · Appui d’une section à la suite d’un examen avec vice de forme. · Correction de la pratique consistant à ex matriculer les étudiants en fin de parcours à l’EPFL vers une pratique consistant à définir d’emblée pour tous une durée d’immatriculation limitée au semestre, renouvelable tacitement. · Appuis ou rédaction de statuts pour quinze associations d’étudiants, dont un projet de statut pour l’Agepoly (Innovation Forum, Summit, CSSA, Aeropoly, PET, Hydrocontest, Junior Entreprise, OCHE, Solar, Adele, Octanis, Tree, Pixel, EBPT Group, Agepoly).’ · Appui et tâche de greffe pour un litige au doctorat du General Counsel. · Instruction d’une enquête sur une société à l’étranger. · Modèles de décision de refus admission. · Avis juridiques : · projet de recherche BIGDATA avec données d’étudiants. · caractère punissable du téléchargement de films par les étudiants. · synthèse sur la problématique des aménagements d’études en cas de handicap. · encadrement pour le projet de « Teaching assistance » par les doctorants. · réforme de la représentation des étudiants au sein des diverses commissions et organes de l’EPFL. · participation à la modification de la directive sur l’utilisation des moyens IT EPFL. · participation à la mise en œuvre des textes légaux pour la nouvelle organisation de l’EPFL. · Appuis pour différents traitements de demandes d’admission sur la base d’un diplôme étranger · Document de décharge pour la semaine d’intégration EPFL · Document d’autorisation pour l’utilisation de l’image d’étudiants · Contrat avec le SECO pour un projet de développement au Ghana : vérification · Accords d’échanges d’étudiants, vérifications des accords avec les universités suivantes : · UNI British Columbia, Canada · UCAS, Chine · USYD, Australie

DOMAINE DE LA FORMATION

· Georgiatech, Etats-Unis · NUS, Singapour · Tokyotech, Japon · Postech, Corée · UCLondon, Grande Bretagne · Wageningen (stages), Pays-Bas · Accords de doubles diplômes, vérifications des accords avec les universités suivantes : · Politecnico di Milan, Italie · Technische Universität München, Allemagne · Paris Palaiseau X, France · Appuis ponctuels pour décisions de l’école doctorale et du SAC, méfaits sur internet, conventions de PDM, surveillance des épreuves, bourse d’excellence, dispense religieuse, réclamation à propos de la communication sur une formation, droit sur un logiciel, inscriptions sur les diplômes, légalité d’une épreuve facultative, etc.

2. Textes légaux Révisions d’ordonnances · Ordonnance du CEPF sur les taxes, introduction taxe pour COS et taxe pour l’inscription à l’examen d’admission. · Ordonnance sur la formation Bachelor - Master, introduction Master en humanités digitales. · Ordonnance sur l’organisation de l’EPFL, abrogation. · Ordonnance sur la formation continue, introduction du Certificate of Open Studies. Explication : Une révision d’ordonnance nécessite, une fois un projet de modification rédigé, de faire une consultation interne à l’EPFL, puis une consultation externe auprès des offices fédéraux, ETHZ, Conseil des EPF et Swissuniversities. Le projet de modification entre en circuit de travail via le Centre de publication des lois fédérales puis passe dans les services de rédaction de la Chancellerie fédérale et traduction au Département DEFR en trois langues. Par exemple, pour la modification du texte de l’ordonnance sur la formation continue, 124 échanges d’emails ont été nécessaires entre les Affaires juridiques d’une part et les unités de l’EPFL et les autorités fédérales d’autre part.

Directives · Directive sur la reconnaissance des associations d’étudiants (rédaction d’un projet).

Règlements · Règlement Polymath et règlement sur le retrait précoce du cycle propédeutique, abrogation.

· Règlements de formation continue (avis, conseil et appui à la rédaction) : MAS en expertise immobilière, MSA avec UNIL, MAS Design Research for Digital Innovation, COS Villes africaines, CAS Healthcare Supply Chain Management. · Règlements d’études des sections, certaines vérifications.

Conventions et contrats (rédaction) · Convention Bourse Swisslife. · Convention Bourse Hassan Maki. · Convention EPFL – Jeunotel pour la location de chambres. · Contrat EPFL – FSLE pour la location de chambres. · Accord EPFL – HES-SO pour la direction de thèse. · Accord EPFL – CIO pour Atelier “Youth for reuse”. · Convention EPFL - Fondation suisse d’études.

3. Contentieux Le contentieux regroupe les procédures opposant formellement un étudiant à l’EPFL. On distingue les trois catégories suivantes : · les procédures disciplinaires de l’EPFL à l’endroit d’un étudiant (procédures internes à l’EPFL). · les procédures de contestation d’une décision de l’EPFL par un étudiant sous la forme d’une demande de nouvelle appréciation (DNA) ou d’une demande de réexamen (procédures internes) . · les procédures de contestation d’une décision de l’EPFL par un étudiant sous la forme d’un recours auprès de la Commission de recours interne des EPF (CRIEPF), puis du Tribunal administratif fédéral (TAF) et du Tribunal fédéral (TF) (procédures externes). S’ajoutent : · les plaintes et dénonciations pénales de l’EPFL (procédures externes) pour faux dans les titres. Les procédures de contestation internes qui ne revêtent aucun aspect juridique hors du commun sont assurées par le Service académique avec un appui des Affaires juridiques si nécessaire. Ces procédures sont ainsi comptabilisées dans les statistiques du Service académique et non dans celles du présent rapport. D’autre part, des dizaines de cas traités en amont par les Affaires juridiques ne débouchent finalement pas sur un contentieux (soit l’EPFL reconnait d’emblée le problème soulevé et peut le résoudre, soit l’étudiant renonce à contester après plus d’informations ou un premier avis juridique sur la question). Ces cas n’entrent donc pas dans les statistiques.

4. Cas 2016 Pour l’année 2016, les Affaires juridiques ont traité 32 procédures : 8 demandes de nouvelles appréciation, 9 procédures disciplinaires et 15 recours (cf. tableaux ci-dessous), dont 2 recours au Tribunal administratif fédéral contre des décisions de la Commission de recours interne des EPF (CRIEPF) déposés par les Affaires juridiques elles-même. Durant cette année, plusieurs cas sortant de l’ordinaire ont occupé les Affaires juridiques.

Affaire A : échec définitif au cycle propédeutique L’avocat de cet étudiant très clairement en échec définitif au cycle propédeutique a formé deux recours fleuves après une contestation interne et une demande de changement de section, tentant de mettre la pression sur les décideurs de l’EPFL. Il a tenté d’entrer également en contact avec le Vice-Président, à plusieurs reprises par différents moyens. Il a demandé la production de beaucoup de pièces concernant également des enseignements qui n’étaient pas en cause et des enseignements de l’année précédente qui étaient déjà sous l’emprise d’une décision en force de chose jugée. A notre étonnement, la Commission de recours a donné suite à ses demandes d’instruction complémentaire, chargeant l’EPFL – à notre avis inutilement tant l’étudiant était loin du seuil de réussite – de rechercher et produire des pièces non-pertinentes à nos yeux. L’EPFL a présenté une facture pour la recherche de pièces concernant la décision en force. En effet, cette recherche a sollicité des enseignants de l’année précédente ainsi que des adjoints ou secrétaires de trois sections. La Commission de recours a simplement ignoré cette facture. Elle a par contre refusé les pièces produites en anglais par l’EPFL et a demandé une traduction. Il s’est donc ajouté une facture de traduction de CHF 900 à la charge de l’EPFL. Finalement les recours ont été rejetés sans surprise. Néanmoins la CRIEPF n’a arrêté les frais de procédure qu’à CHF 500 pour chacun des deux recours, alors qu’elle est tenue de fixer les frais en fonction de l’ampleur et de la difficulté de la cause, de la manière de procéder des parties et de leur situation financière, pouvant aller jusqu’à un maximum de CHF 5 000.

RAPPORT ANNUEL 2016

Affaire disciplinaire B devant la Commission disciplinaire de l’EPFL Cette affaire disciplinaire, ayant mené à une expulsion d’étudiant, a nécessité un fastidieux travail et a occupé l’EPFL dès janvier, durant toute l’année. Elle n’est que la suite de l’affaire disciplinaire de 2015 concernant le même étudiant qui avait occupé plusieurs services de l’EPFL dès avril 2015 et qui avait mené à une première sanction de suspension d’études durant 9 mois prononcée par la Commission disciplinaire. Ces deux affaires ont fait subir un dommage à l’EPFL se montant à des factures de près de CHF 5 000 et à plus de 200 heures de travail. Elle a aussi montré que l’EPFL doit revoir ces processus pour mieux traiter les cas de comportement grave : ainsi il manque la possibilité à l’autorité disciplinaire de pouvoir prononcer, à l’encontre d’un étudiant expulsé, une interdiction de site en vue de protéger d’autres étudiants.

Affaire C Cette affaire remonte à 2014 et concerne un ex-étudiant en échec définitif au cycle propédeutique. Cet étudiant, après avoir tenté jusqu’au Tribunal fédéral, de remettre en cause la décision de l’EPFL, a essayé en 2016 de recommencer toute la procédure, en déposant un recours pour déni de justice contre l’EPFL. Malgré la teneur de l’art. 65 PA et contre toute attente, la CRIEPF a accordé l’assistance judiciaire gratuite à cette personne pour finalement déclarer le recours irrecevable. Un recours contre cette irrecevabilité est actuellement pendant au TAF qui a cependant refusé l’assistance judiciaire gratuite. Les chances de succès sont nulles depuis le départ mais le recourant continue d’occuper les tribunaux avec de multiples mémoires de plusieurs dizaines de pages à chaque fois.

Affaire D Une affaire de dépôt d’une « thèse » de doctorat vide de substance a beaucoup occupé le Affaires juridiques et l’Ecole doctorale. Finalement, le mémoire déposé en guise de thèse a été refusé et un recours contre cette décision déclaré irrecevable.

Affaire E Un étudiant en échange au master, d’une université de Scandinavie, n’a présenté qu’un projet dans une branche pour tout le semestre d’automne 2015. Il s’est avéré qu’il a totalement plagié le rapport d’une camarade. L’EPFL a envoyé un rapport de fraude à l’université d’origine et lui a demandé de rappeler son étudiant. Or elle ne l’a pas rappelé. L’EPFL a donc dû tolérer l’étudiant un semestre de plus mais lui a refusé le droit de s’inscrire aux examens.

Affaires F et G Pour deux affaires, l’EPFL a contesté la décision de la CRIEPF auprès du TAF. Dans un cas, la querelle porte une obligation faite à l’EPFL d’envisager une modification de l’arrondi d’un étudiant en échec. Dans l’autre, le litige porte sur la forme et la nature d’une décision de non admission d’un candidat à un master spécialisé commun entre l’EPFL et une autre école. Dans les deux cas, l’EPFL a contesté les dépens mis à sa charge. Le TAF se prononcera en 2017. Procédures internes : demandes de nouvelle appréciation Année Nb de contesta- Admises * Rejetées tions recevables ou retirées 14 2008 (moyenne) –2014 21 9 (43 %) 12 (57 %) 2015 8 2 (25 %) 6 (75 %) 2016 * l’EPFL a donné gain de cause à l’étudiant.

Procédures internes : procédures disciplinaires Année 2002 –2014 2015 2016

Nb de procédures

Nb Cursus étudiants & Section en cause

Décision

Comport Comport. Fraude Fraude Fraude Fraude Fraude Plagiat Plagiat

Expulsion Classé hors compétence EPFL Blâme & 5 crédits annulés Classé car échec définitif Refus d’inscription aux exam. & renvoi école d’origine Blâme & NA branches SHS (3 branches, 6 ECTS) Blâme & NA branches à option (4 branches, 9 ECTS) NA à la branche Blâme et menace d’expulsion

5.9 (moyenne)

11 1 2 1 1 1 1 1 2 1

Type de cas

Bachelor MA Bachelor MA Master Ing. comput. Propédeutique AR Erasmus GC Bachelor GM Master Ing. financière Mas. MTE & échange Doctorat EDEE

DOMAINE DE LA FORMATION

Procédures externes : recours Année Nb de recours Admis l’autorité a donné gain de cause à l’étudiant, au moins partiellement 12.8 2008 –2014 (moyenne) 24 3 * 2015 15 1* 2016

Rejeté l’autorité a donné gain de cause à l’EPFL

Non entrée en matière, irrecevabilité ou radiation

Reporté sur l’année suivante

CRIEPF 12 TAF 2 TF 1

CRIEPF 2 TAF 2 TF 0

* l’EPFL a contesté deux décisions de la CRIEPF auprès du TAF, avec jugements attendus en 2017.

Organisation de rencontre 2016 · Journée des Juristes des Universités romandes et HES-SO, 10.11 à l’EPFL.

Projets 2017 Rédaction d’une ordonnance sur la protection des données d'étudiants à l’EPFL.

Formations · Cours « Droit de la protection des données », UNIL, semestre d’automne, 6 ECTS. · Journée « Droit et Bureaucratie », UNIGE, 19.11. · Journée formation Réseau juridique de l’EPFL, Bois-Genoud, 28.06. · Journées formation Réseau juridique de l’EPFL, Commeire, 22–23.03. · Conférence « Protection des données », IDHEAP, 28.01.

Révision totale de la directive sur la représentation des étudiants. Rédaction de lignes directrices pour le traitement des cas de handicap.

Données quantitatives des Affaires juridiques Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

2 juristes (FG 100%, DFP 60%)

1.6

2014

2015

2016

Nb de séances EPFL auxquelles a participé le AJ (estimation)

210

180

160

Nombre de téléphones demandant réponse (estimation)

620

550

250

Nb d’emails avec réponse d’ordre juridique (estimation)

1 400

1 500

Nb d’organes externes à l’EPFL auxquels le AJ a participé pour au moins une séance (réseau juristes académiques romands / ETHZ / Conseil des EPF)

RAPPORT ANNUEL 2016

OUTIL DE GESTION ACADÉMIQUE UTILISÉ PAR L’ ENSEMBLE DES PERSONNES LIÉES AUX ÉTUDES

OGIF.EPFL.CH Organisation et gestion informatique de la formation (OGIF) par Laurent Ramelet

L’OGIF a pour mission de : · analyser les besoins métiers du Domaine de la formation et mettre en œuvre les solutions informatiques correspondantes. · participer activement au processus d’amélioration continue dans le cadre de l’organisation du domaine de la formation. · assurer le support aux utilisateurs des applications liées au domaine de la formation, particulièrement en ce qui concerne l’outil de gestion académique IS-Academia. · produire, présenter et faire évoluer les indicateurs statistiques du domaine de la formation. L’ équipe est scindée en deux groupes, les coordinateurs informatiques et les analystes statisticiens.

Statistiques de la formation Ce groupe est composé d’ Aline Blasco, Céline Lorini, Bertrand Vermot, Eric Bachmann et Charles-Antoine Kuszli. Les autres membres du groupe OGIF sont en support pour l’accès et l’interprétation des données académiques. La VPSI assure la gestion et l’exploitation de l’environnement Business Object. Les missions de ce groupe sont de produire et faire évoluer les tableaux de bords liés au DAF, fournir les analyses ponctuelles selon les besoins et finalement de fournir un appui aux gestionnaires des études et leur permettre d’extraire les données liées aux formations dispensées au sein de l’EPFL (outil BusinessObjects).

Informatique de la formation (IS-Academia) Ce groupe est composé de Somanoe Horth et Jean-Pierre Allegra, Stéphane Vollet et Florian Nicolet. Leur rôle est d’assurer le support opérationnel aux utilisateurs et de gérer les projets de développement qui garantissent la pérennité et la pertinence d’IS-Academia. Tim Brigginshaw, architecte système, assure la veille technologique de l’environnement IS-Academia et garantit la qualité du développement informatique. Nous disposons en outre des compétences de la société Equinoxe MIS pour le développement informatique et la valorisation d’IS-Academia. Chaque jour, ce sont plusieurs centaines d’utilisateurs qui en dépendent dans le cadre de leur gestion des études au sein de l’EPFL : les candidats aux études, les étudiants, les doctorants, les enseignants et tous les gestionnaires (répartis dans les sections, les programmes doctoraux ou dans les services centraux).

RAPPORT ANNUEL 2016

Réalisations 2016

Production pendant 20 semaines de la statistique du vendredi informant sur l’état des inscriptions au Bachelor et au Master.

Statistiques de la formation Mise en place de nouveaux outils d’analyse de données (Tableau) afin de fournir des tableaux de bords dynamiques, interactifs et conviviaux. Seconde version des tableaux de bords pour les indicateurs internationaux de l’EPFL en version papier et électronique Préparation du tableau de bord statistiques de la Formation, édition d’automne (89 pages) Analyse approfondie du résultat à l’examen propédeutique ainsi que des prévisions d’effectifs notamment pour le cours de mise à niveau (MAN) qui sera introduit au second semestre 2016–17.

Rapports statistiques annuels concernant : · l’analyse de prédiction des effectifs des nouveaux étudiants BA1, BA3, BA5 et MA1. · l’évaluation indicative de l’enseignement. · le centre de langue et l’évaluation du niveau d’anglais. · les charges d’enseignements. · L’ annuaire statistique des sections (sur demande). · Les offres de logement. · l’analyse de satisfaction des services fournis aux étudiants. Au total, ce sont 415 demandes d’analyse ou d’extraction de données qui ont été réalisées sur l’année 2016, soit 24% de moins qu’en 2015 (549). 2014

2015

2016

436

549

415

Rapports statistiques récurrents

Analyses statistiques ponctuelles

310

293

213

200

147

2014 (436)

2015 (549)

2016 (415)

Demandes d’analyse ou d’extraction de données

Projets Support pour extraction de données et analyses simples

Demandes reçues par l’OGIF (extractions de données et statistiques) 70 60 50 40 30 20 10 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

Par rapport à 2015, le nombre de demandes traitées a diminué de 24%. Les demandes de support, après avoir fortement augmenté entre 2014 et 2015, ont diminué de 27% entre 2015 et 2016. Le nombre de demandes de support atteint cependant près du double de ce type de demandes en 2014. Les demandes ponctuelles ont également diminué de 27% et restent en-deçà des années précédentes. Pour ce qui est de la provenance des demandes, le service académique en représente 40%, les sections et facultés 13% et la VPAA 14%. Ces proportions demeurent similaires à celles des années précédentes.

DOMAINE DE LA FORMATION

juil.

122

août

sept.

nov.

SAC BaMa

DAF / VPAA / Prés.

Sections / Facultés

SAC Doctorat

OGIF

SAE

Mediacom

Stages

Externe

VPRI

SPE

oct.

Autres

415 demandes traitées

déc.

Informatique de la formation (IS-Academia) Activités planifiées et réalisées :

Activités initialement non-planifiées mais réalisées :

· Nouvelle facturation Bachelor Master. · Nouveau module d’horaires (Confhor) pour les cours, examens, réservations ponctuelles et Mediacom. · Refonte ergonomique du portail des projets et simplification du processus de publication. · Mise à disposition de la version électronique des thèses aux experts. · Gestion de l’examen de candidature au doctorat. · Gestion des universités et des diplômes types. · Portail de traitement des candidatures Master pour les sections. · Recommandations du CEPF pour la gestion et le suivi de la modification des notes et des statuts d’admission. · Uniformisation du processus d’inscription pour les projets de master en entreprise. · Soumission des projets de master pour la sélection des prix en ligne. · Evolutions du formulaire de réinscription académique (incl. Traitement des mineurs et des orientations). · Refonte des attestations pour les doctorants. · Améliorations concernant la gestion des stages d’entreprise. · Version 3.0 du middle-tier Scala / Play.

· Saisie des notes en ligne pour les programmes doctoraux. · Gestion des enclassements pour la semaine ENAC. · Migration GED Alfresco, réécriture des web services · Intégration du nouveau processus de traitement des candidatures Master pour la commission d’admission. · Changement du mot de passe GASPAR dans la FRAC, demande VPSI pour garantir une modification annuelle.

Demandes d’évolutions mineures Chaque semaine de nouvelles demandes sont émises dans le cadre des séances de coordination qu’OGIF entretient régulièrement avec tous les intervenants concernés. Ces demandes sont présentées, discutées et, le cas échéant, prises en charge par OGIF. Ce sont généralement des évolutions mineures qui ne justifient pas un projet mais qui doivent néanmoins être suivies. En 2016, nous avons reçus 207 demandes d’évolution et en avons terminé 174. Ceci correspond à un taux de résolution moyen de 84%, contre 56% l’année dernière. Cette progression est due d’une part à la diminution du nombre de demandes reçues et d’autre part à une augmentation du nombre d’évolutions terminées (174 contre 155 en 2015). La diminution du nombre de demande d’évolutions reçues peut être en partie expliquée par l’augmentation soutenue de la couverture fonctionnelle d’IS-Academia ces dernières années.

Demandes d’évolution

demandes reçues

demandes terminées

35 30 25 20 15 10 5 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

RAPPORT ANNUEL 2016

La répartition des demandes d’évolutions par service est la suivante :

Projets 2017 Mise en œuvre des changements liés au cours de mise à niveau. Nouveau projet pour optimiser le transfert d’information entre le SAC et le SF dans le cadre des versements financiers académiques (chargés de cours, bourses, etc.).

207 demandes d’évolution

Intégration du contrôle anti-plagiat dans le cadre de l’examen final au doctorat en vérifiant de manière systématique chaque manuscrit de thèse proposé aux membres du jury. 129 53

SAC BaMa SAC Doctorat

Stages

Formation continue

SAE

Les demandes d’évolution pour les étudiants, les enseignants ou les sections sont relayées par les services administratifs. Les demandes émises par le Service académique représentent la grande majorité des demandes (88%). A noter une baisse important provenant des coordinateurs des stages

Refonte de la gestion des assistants-doctorants pour valoriser l’enseignement en allouant des crédits ECTS aux charges d’enseignement des doctorants. Déploiement du nouveau processus de facturation des taxes d’études pour le doctorat. Déploiement de la distribution électronique de la thèse aux membres du jury et évaluation en ligne.

Données quantitatives de l’OGIF Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

10.2

Analyses statistiques Nb de demandes de support pour extraction de données et analyses simples Nb de demandes d’analyses ponctuelles Nb de rapports statistiques récurrents IS-Academia

415 154 213 48

Nb de demandes d’évolution reçues

207

Nb de demandes d’évolution terminées

174

DOMAINE DE LA FORMATION

Participation à des organes externes Domaine de la Formation Externe à l’EPFL · · · · · ·

Réseau enseignement (Swissuniversities) Fondation Maison pour étudiants UNIL-EPFL Fondation de l’Espace des inventions, Lausanne Fondation pour les étudiants EPFL (FEE) Fondation Charles Rapin Coopérative des Estudiantines

Internes à l’EPFL · · · · · ·

Conférence des Directeurs de section (CDS) Commission doctorale (CDOCT) Commission de restauration Coordination logement Comité de pilotage IS-Academia Projects & Services Portfolio Management (PSPM)

Organisation et gestion informatique de la formation Externe à l’EPFL · User Group IS-Academia

Internes à l’EPFL · Membre du comité IT for Education · Segment manager « Formation » pour la viceprésidence des systèmes d’information

Service académique Externe à l’EPFL

· European Association of International Education (EAIE) · The Association for International Credential Evaluation Professionals (TAICEP) · UK NARIC

Internes à l’EPFL · · · · · · ·

Conférence des directeurs de sections (CDS) Commission doctorale (CDoct) Comité de pilotage IS-Academia Conférence des examens Bachelor et Master Commission d’admission Bachelor Commission d’admission Master Commissions d’admission Formation continue

Centre d’appui à l’enseignement Externe à l’EPFL · Réseau Romand de Conseil, Formation et Évaluation (R-CFE) · HEP- Vaud : échange entre pairs · Journée d’échanges sur l’évaluation des enseignements avec une équipe de conseillers pédagogiques de la région Auvergne-Rhône-Alpes (Grenoble et Lyon). · Swiss Faculty Development Network (SFDN), Roland Tormey, membre du bureau

Interne à l’EPFL · Conférence des directeurs de section (CDS) · Conférence des chefs de services

· Groupe technique de la statistique des étudiants de l’OFS · Groupe de travail CUSO-HES · Commission d’admissions et d’équivalences (CAE) de SwissUniversities · Réseau Etudes et handicap

RAPPORT ANNUEL 2016

Service des affaires estudiantines · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Fondation Charles Rapin Fondation Orlando Lauti Fondation Luce Grivat Fondation Zdenek et Michaela Bakala Fondation Vahabzadeh Fondation Giveka Fondation Charles-Edouard Guillaume Fondation pour les étudiants de l’EPFL (FEE) A3SFIT Fondation Erna Hamburger Fond du Sanatorium Suisse Fondation Maisons pour étudiants UNIL – EPFL Planète Bleue, Fondation du centre universitaire protestant Commission fédérale des bourses Commission cantonale des bourses d’études du Canton de Vaud International Relations Universités Suisses (IRUS) Agence nationale (Fondation CH) CEPF Conseil d’administration des Estudiantines

Centre de carrière · Membre de la Chambre Vaudoise de Commerce et d’Industrie (CVCI) · Membre du réseau des centres de carrières suisses (Career Services Network Switzerland CSNCH)

Centre de langues · ELC / CEL : European Language Council / Conseil Européen pour les Langues, celec.org · CERCLES : Confédération européenne des centres de langues dans l’enseignement supérieur · VALS / ASLA : Association suisse de linguistique appliquée, cercles.org · GI-ELHE : Organisation nationale suisse « Enseignement des langues dans les hautes écoles en Suisse » (GI-ELHE), un groupe d’intérêt dans le cadre de l’Association suisse de linguistique appliquée (VALS/ASLA). Cette association est membre à part entière de la CERCLES, ig-fhs-elhe.ch · AKDaF : Arbeitskreis Deutsch als Fremdsprache in der Schweiz, akdaf.ch

DOMAINE DE LA FORMATION

· LEDAFIDS : Verein der Lehrenden für Deutsch als Fremdsprache und Deutsch als Zweitsprache der Schweiz, ledafids.ch · BALEAP : British Association of Lecturers in English for Academic Purposes, baleap.org.uk · ETAS : English Teachers Association Switzerland, e-tas.ch · IATEFL : International Association of Teachers of English as a Foreign Language, iatefl.org · EUROCALL : European Association for Computer Assisted Language Learning, eurocall-languages.org · ADLES : Association en didactique des langues étrangères en Suisse / Verband Fremdsprachendidaktik Schweiz, fremdsprachendidaktik.org · Germano-folies, germanofolies.ch

Service de promotion des études · Responsable et membre de l’Interface gymnases · Membre de la commission d’admission en année supérieure · Membre de la commission d’admission Master · Membre de la commission de mobilité hors Europe · Membre de la commission d’octroi des bourses d’excellence · Membre du Jury du concours Science on the move · Membre du comité de l’association AGAB / ASOU (conseillers en orientation universitaire) · Commission de recours de l’Université de Lausanne (Membre représentant l’EPFL)

Affaires juridiques Externe à l’EPFL · · · ·

Réseau des juristes des universités romandes Switch Domaine des EPF Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence PFPDT

Internes à l’EPFL · · · ·

Groupe litiges du Risk Management Commission disciplinaire Conférence des Directeurs de section (CDS) Commission doctorale (CDOCT)

EDITION Sarah Bourquenoud, Daniel Chuard & Albertine Kolendowska GRAPHISME & IMPRESSION Anne-Sylvie Borter | Repro – Centre d’impression EPFL PHOTOS Jamani Caillet, Alain Herzog (pages 6, 16 & 46) Lausanne, mars 2017