5 2 8 daf rappø15 web by albertine kolendowska

Domaine de la formation Rapport Annuel 2015

En Bref par Daniel Chuard

L’EPFL a atteint pour la première fois le cap historique des 10'000 étudiants à la rentrée 2015, avec 1'726 nouveaux étudiants en première année, soit une hausse de 15 % par rapport à 2014. Des chiffres qui reflètent l’image positive de l’école en Suisse comme à l’étranger, l’augmentation des conditions d’admission pour les détenteurs d’un bac européen étant perçue comme un facteur d’attractivité plutôt qu’une barrière. Reste qu’une population totale de 10'150 étudiants représente un challenge particulier pour des infrastructures utilisées aujourd’hui au maximum de leur capacité ainsi que pour les personnes en charge de l’enseignement, de la gestion administrative des études et de l’appui donné aux étudiants.

mière fois l’an dernier un prix récompensant les meilleurs enseignants de chaque section.

L’engouement pour les cours de l’EPFL dépasse même les frontières du campus, puisque l’école a passé l’an dernier la barre du millionième inscrit à ses cours en ligne. Ces MOOCS (Massive Open Online Courses) gratuits ont été suivis depuis leur lancement en octobre 2012 par des apprenants de plus de 185 pays. Le Domaine de la formation s’investit pour soutenir ces approches pédagogiques novatrices et pour résoudre les défis qu’elles représentent, notamment sur le plan des certifications en ligne. Les MOOCs sont aussi de plus en plus utilisés par les professeurs sur le campus: plus de 4000 étudiants réguliers ont déjà suivi un cours en ligne. De plus, au vu de l’intérêt du public pour ce type de perfectionnement online, l’EPFL a repensé la structure de sa formation continue et intégrera en 2016 une « Extension School » qui offrira principalement des formations online.

Le Domaine de la formation a également travaillé l’an dernier avec les antennes de l’EPFL, à Sion, Genève, Neuchâtel et Fribourg, pour assurer le développement de services similaires à ceux proposés à Lausanne, comme l’aide pour trouver un logement, la possibilité de prendre des cours de langue ou la mise en place de bibliothèques relais pour emprunter des ouvrages grâce à un coursier. La réorganisation de la gestion des affaires internationales, des accords d’échanges pour nos étudiants avec les universités partenaires et des stages de recherche a également occupé le Domaine de la Formation l’an dernier, puisque cette responsabilité a été reprise par le Service de promotion des études. En parallèle à tous ces dossiers, les différents services du Domaine de la formation ont assuré leur travail de support auprès des élèves et des enseignants, ainsi que la gestion des affaires courantes, dont vous trouverez une présentation détaillée dans ce rapport.

Pour encourager le développement d’un enseignement « made in EPFL », l’école a décerné pour la pre-

L’harmonisation des cours polytechnique de l’année propédeutique et l’introduction d’examens coordonnés a été l’un des grands projets accompagné par le Domaine de la formation en 2015. Cette réforme de la première année se poursuit en 2016 avec l’introduction d’un cours de Mise à niveau pour les étudiants ayant une moyenne inférieure à 3,5 à la fin du semestre d’hiver. Obligatoire et suivi à plein temps au semestre de printemps, ce cours leur permettra d’acquérir les connaissances nécessaires pour recommencer leur première année sur de bonnes bases.

VICE-PRÉSIDENCE POUR LES AFFAIRES ACADÉMIQUES Ph. Gillet & N. Pichard

BUREAU DU VICE-PROVOST POUR LA FORMATION

BUREAU DU VICE-PROVOST POUR LA RECHERCHE

Prof. Pierre Vandergheynst

Prof. Andreas Mortensen

ECOLE BACHELOR MASTER

CMS

FORMATION CONTINUE

ECOLE DOCTORALE

RESEARCH OFFICE

COMMISSION DE LA RECHERCHE

DOMAINE DE LA FORMATION Délégué D. Chuard

DOSSIERS FORMATION

SECRÉTARIAT

A. Kolendowska

H. Traill & V. Severin

SERVICE DES AFFAIRES ESTUDIANTINES

SERVICE ACADÉMIQUE J.-P. Festeau

H. Traill

C. Vinckenbosch

ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION L. Ramelet

GESTION DES ASSOCIATIONS

CENTRE DE CARRIÈRE Ph. Ory

SERVICE JURIDIQUE D. Flury Poffet F. George

CENTRE DE LANGUES E. Paliot Mandat UniL

GUICHET SERVICES AUX ÉTUDIANTS

BUREAU DU LOGEMENT

INFORMATION SCIENTIFIQUE ET BIBLIOTHÈQUE

A. Benoît

Ch. Kneubühler-La Roche

I. Kratz

CENTRE D’APPUI À L’ENSEIGNEMENT R. Tormey

AUMÔNERIE UNIVERSITAIRE C. Vez & X. Gravend Mandat UniL - EPFL

SERVICE DE PROMOTION DES ÉTUDES S. Rami-Shojaei

Domaine de la formation et ses services, état 2015

Table des matières 1 PRESTATIONS ET PROJETS DU DAF DIRECTION par D. Chuard, A. Kolendowska & H. Traill 7 ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION (OGIF) par L. Ramelet 11 GUICHET DES SERVICES AUX ÉTUDIANTS par A. Benoît 15 SERVICE ACADÉMIQUE (SAC) par J.-P. Festeau, C. Plessis & A. Bianchi 21 BUREAU DU LOGEMENT par Ch. Kneubühler-La Roche & S. Cornaz 25 CENTRE D'APPUI À L'ENSEIGNEMENT (CAPE) par C. Hardebolle & R. Tormey 31 SERVICE DES AFFAIRES ESTUDIANTINES (SAE) par C. Vinckenbosch & son équipe 37 CENTRE DE CARRIÈRE (CC) par Ph. Ory 43 INFORMATION SCIENTIFIQUE ET BIBLIOTHÈQUE (SISB) par I. Kratz 51 CENTRE DE LANGUES EPFL (CDL) par E. Paliot 55 SERVICE DE PROMOTION DES ÉTUDES (SPE) par S. Rami-Shojaei 59 SERVICE JURIDIQUE par F. George 63 AUMÔNERIE ŒCUMÉNIQUE UNIL-EPFL par C. Vez & X. Gravend-Tirole 69 PARTICIPATION À DES ORGANES EXTERNES À L’EPFL

FORMATION.EPFL.CH DAF direction, Prestations et projets par Daniel Chuard, Heidy Traill & Albertine Kolendowska

Le rôle principal du Domaine de la formation (DAF) est de mettre à disposition du Provost, des Vice-provosts et de la Direction de l’EPFL le soutien opérationnel et logistique nécessaire à la conduite de l’institution en matière de formation. En pilotant et en coordonnant les activités des unités administratives qui lui sont rattachées, le Domaine de la formation met en œuvre la stratégie de la Direction avec ses unités opérationnelles. Dans ce cadre, le Domaine de la formation avec ses unités s’assurent de la bonne gestion des dossiers, ainsi que d’apporter le support nécessaire aux étudiants, aux enseignants et aux chercheurs en ce qui concerne la pédagogie et l’information scientifique. Dans ce cadre, il s’assure que les ressources financières et humaines sont adaptées aux besoins et aux objectifs exprimés. Douze unités et groupes étaient rattachés au Domaine de la formation en 2015, impliquant 124 personnes, soit 104 équivalents plein temps (hors Centre de langues). Pour l'ensemble de la communication sur l'enseignement, Madame Sarah Bourquenoud, journaliste de formation, a été engagée au 1er décembre 2015.

RAPPORT ANNUEL 2015

PRINCIPALES ACTIVITÉS Soutien à la Direction Durant l’année 2015, le DAF a préparé 18 dossiers présentés en Direction par le Vice-président pour les affaires académique, le Délégué à la formation ou un(e) chef(fe) de service du DAF. De plus, 10 préavis ou prises de position à l’intention de la Direction ont été formulés. Le DAF, en collaboration avec le bureau du Vice-provost, est régulièrement consulté afin de se positionner sur des sujets variés liés aux politiques de formation, telles que la qualité des études, l’enseignement, la situation socio-économique de nos étudiants (bourses et taxes d’étude), la mobilité étudiante, etc. Ce sont principalement pour les séances de Swissuniversities et du CEPF que le DAF est consulté. Il est à noter que le nombre de consultation a diminué depuis l’entrée en vigueur de la Loi fédérale sur l'encouragement des hautes écoles (LEHE) et la mise en place de la nouvelle conférence des recteurs des hautes écoles suisses (Swissuniversities) en janvier 2015. Ceci pourrait être expliqué par un plus grand nombre de sujets à traiter dus au regroupement des 3 types de grandes écoles.

Relations avec le corps estudiantin Une des missions du Domaine de la Formation est de s’assurer que la voix des étudiants soit entendue à tous les niveaux de l’Ecole, que ce soit en réponse à des projets EPFL ou pour appuyer leurs demandes visant à des améliorations bénéficiant le corps estudiantin. Pour ce faire, au cours de l’année académique, le DAF rencontre une fois par mois l’AGEPoly (Association Générale des Etudiants de l’EPFL) afin de discuter autant de la politique de formation que de la vie étudiante sur le campus et des besoins en découlant. Ces rencontres permettent de prendre en considération les positions des étudiants, surtout lors de consultations lancées par la Direction. De plus, le DAF organise des rencontres semestrielles entre la Direction de l’Ecole et les représentants de l’AGEPoly, puis des Délégués de classe. Ces rencontres sont l’occasion pour ces entités de débattre directement avec la Direction de divers points au cœur de leurs préoccupations.

Affaires associatives Le DAF a accordé en 2015 la reconnaissance EPFL à 2 nouvelles associations, venant ainsi compléter l’offre des activités déjà appréciable des plus de 80 entités animant le campus.

Les nouveaux membres du cercle associatif sont: · UASP (University Association for Spanish People). L’association s’est créée dans le but de rassembler les étudiants espagnols afin de les intégrer socialement et les aider dans leurs démarches administratives. De plus, ils aspirent à promouvoir la culture espagnole en proposant des activités ou célébrations en lien avec l’art et la tradition espagnole. · SHAPE (Société d’Hétéroclites Artistes Pratiquant l’Esquisse). Leur passion pour le dessin a poussé ce collectif à fonder une association pour partager leurs compétences en arts visuels en mettant à disposition un espace où les membres pourront se rendre régulièrement pour améliorer leur pratique grâce à des exercices encadrés. Cette association culturelle, groupe sous représenté à l’EPFL, est également reconnue par l’Université de Lausanne. La procédure de reconnaissance devient très sélective afin d’éviter la multiplication d’associations couvrant le même domaine ou des activités similaires au profit de partenariat ou d’intégration des activités complémentaires dans une entité existante. Six dossiers ont néanmoins obtenu un préavis favorable et doivent encore soumettre leurs statuts pour approbation avant d’être formellement reconnus ; 4 dossiers sont aussi actuellement à l’étude et 3 demandes de candidatures ont été refusées. Pour la première fois en 2015, une association (Hackers@epfl) a été dissoute au motif que le comité sortant (et fondateur) n’a malheureusement pas pu trouver suffisamment de nouveaux membres pour passer le relais. S’engager dans une association à côté de ses études n’est pas une mince affaire. C’est pourquoi, afin d’aider les comités à gérer aux mieux leurs activités et les responsabilités qui leurs incombent, le DAF propose à chaque rentrée universitaire des cours pour faciliter les outils de base pour mettre en place une expérience réussie. Les cours, hétéroclites et forts appréciés, couvrent le domaine financier, la communication interpersonnelle et la promotion par les réseaux sociaux. Le début de l’année académique 2015–16 a montré une volonté de croissance de la part des associations d’étudiants, qui s’observe par le record de participation à la semaine des associations et l’augmentation significative des demandes de financement pour de nouveaux projets. L’expérience associative est perçue comme une excellente formation extra académique, et les étudiants sont heureux de pouvoir demander une reconnaissance de cette expérience à travers la procédure de candidature à la valorisation de l’expérience associative, qui a connu un intérêt sans précédent en 2015.

DOMAINE DE LA FORMATION

Pour 2016, le DAF met en place avec la collaboration de la VPSI et le financement de la Fondation pour les Etudiants de l’EPFL (FEE) un projet de prêt de laptop pour les manifestations associatives sur le campus EPFL. Les associations n’ayant pas les moyens d’investir dans du matériel informatique pour couvrir leurs besoins accrus lors des manifestations, 5 laptop seront mis à leur disposition dans le cadre de leur activités. Le projet est en phase terminale et la plateforme de réservation en ligne sera testée par un groupe pilote durant le premier semestre.

Soutien de divers dossiers liés à la formation Le DAF collabore de manière étroite avec le bureau du Vice-provost pour la formation ainsi que l’école doctorale du bureau du Vice-provost pour la recherche. Ci-dessous quelques illustrations de ces collaborations. Réforme de la 1ère année : Le DAF contribue activement au bon déroulement de cette réforme, que ce soit au travers du Service académique ou du service juridique qui assurent la mise en œuvre de ces changements. Mise en place du cours de mise à niveau (MAN) : le DAF a collaboré de manière étroite pour la mise en place de ce cours qui sera ouvert dès la rentrée académique 2015/2016. Le Service académique ainsi que le service juridique ont été fortement sollicités pour s’assurer de la conformité des plans d’études et règlements et de la disponibilité des auditoires. Ce cours offrira la possibilité aux étudiants de première année se retrouvant en difficulté après le premier semestre de se préparer pour refaire la première année dans de bonnes conditions. Antennes EPFL : La difficulté d’accès aux documents et livres de la Bibliothèque due à la situation géographique des antennes EPFL est un problème qui a été soulevé par les chercheurs, principalement du site de Sion. Afin de remédier à cette situation, la Bibliothèque a mis en place un système de coursier entre les bibliothèques relais et les antennes. Le lecteur peut donc maintenant choisir une bibliothèque relai, située proche de l’antenne, où le document/livre peut être retiré. Ce système est actuellement en phase de test. Le DAF travaille aussi sur la mise en place d’un modèle de cours de langues de français et d’anglais destinés aux collaborateurs des antennes. Pour le moment, des cours ont été mis en place pour l'antenne Valais/Wallis suite à l'analyse de besoins réalisée par le Centre de langues EPFL.

RAPPORT ANNUEL 2015

L’antenne EPFL Valais/Wallis a aussi sollicité l’aide du Domaine de la formation pour mettre en place les informations relatives au logement à Sion ainsi que la gestion de la location de quelques chambres temporaires. La collaboration s’est très bien passée et l’expérience sera utilisée pour répondre aux besoins de l’antenne de Fribourg courant 2016. Gestion des prix : · Prix du meilleur enseignant de section : pour la première fois cette année, les sections ont été invitées à mettre en place une procédure pour primer le meilleur enseignant de leur section. Chaque lauréat de section est ensuite automatiquement en lice pour le prix Crédit Suisse. · Prix du meilleur enseignant (Crédit Suisse Award for Best Teaching) : le financement de ce prix de 10'000 CHF est assuré au moins jusqu’en 2016 par la Fondation Crédit Suisse. En 2015, la procédure du prix a été révisée. Les changements résident principalement dans la mise en place d’une liste de critères d’évaluation clairs et transparents, d’avoir en lice chaque lauréat de section dont un est ensuite primé par le comité du Jury du Crédit Suisse Award et enfin, par le changement de Présidence qui a été reprise par le Vice-provost pour la formation. Ce prix d’excellence représente un outil de valorisation de l’enseignement et de promotion de l’engagement des enseignants. · Prix durabilis : Prix qui récompense des projets d’étudiants de l’UNIL et de l’EPFL. Ce prix est géré conjointement par l’UNIL et l’EPFL depuis 2007. Il prime des projets d'étudiants présentant une approche intégrant les dimensions du développement durable. Le prix Durabilis est soutenu par la VPAA, par la Direction de l'Université de Lausanne, ainsi que par la commune de St-Sulpice.

Communication La newsletter du DAF a compté quatre éditions en 2015. Le nombre d’abonnés compte actuellement 152 membres. A la demande du Vice-provost pour la formation, le DAF a lancé un projet de valorisation de l’enseignement. Nous travaillons actuellement, en collaboration étroite avec Médiacom, sur la mise en place d’un portail enseignement destiné autant pour les personnes externes qu’internes à l’EPFL et qui aura pour but de valoriser les enseignants et leur travail ainsi que d’exposer la vision de l’excellence de l’enseignement de l’EPFL et ses axes stratégiques.

OUTIL DE GESTION ACADÉMIQUE UTILISÉ PAR L’ ENSEMBLE DES PERSONNES LIÉES AUX ÉTUDES À L’ EPFL

Organisation et gestion informatique de la formation (OGIF)

OGIF.EPFL.CH

par Laurent Ramelet

L’OGIF a pour mission de : · Analyser les besoins métiers du DAF et mettre en œuvre les solutions informatiques correspondantes. · Participer activement au processus d’amélioration continue dans le cadre de l’organisation du DAF. · Assurer le support aux utilisateurs des applications liées au domaine de la formation, particulièrement en ce qui concerne l’outil de gestion académique IS-Academia. · Produire, présenter et faire évoluer les indicateurs statistiques du domaine de la formation. L’ équipe est scindée en deux unités : les coordinateurs informatiques et les analystes statisticiens.

Statistiques de la formation Cette unité est composée d'Aline Blasco, Bertrand Vermot et Céline Ruegg. Un appui occasionnel continue d’être fourni par la société Statoo Consulting pour les analyses complexes. Les autres membres du groupe OGIF sont en support pour l’accès et l’interprétation des données académiques. La Vice-présidence pour les systèmes d’information (VPSI) assure la gestion et l’exploitation de l’environnement Business Object. Les missions de ce groupe sont de produire et faire évoluer les tableaux de bords liés au Domaine de la formation, fournir les analyses ponctuelles selon les besoins et finalement de fournir un appui aux gestionnaires des études et leur permettre d’extraire les données liées aux formations dispensées au sein de l’EPFL (outil BusinessObjects).

Informatique de la formation (IS-Academia) Cette unité est composée de Somanoe Horth, Jean-Pierre Allegra, Stéphane Vollet et Florian Nicolet. Leur rôle est d’assurer le support opérationnel aux utilisateurs et de gérer les projets de développement qui garantissent la pérennité et la pertinence d’IS-Academia. Tim Brigginshaw, architecte système, assure la veille technologique de l’environnement IS-Academia et garantit la qualité du développement informatique. Nous disposons en outre des compétences de la société Equinoxe MIS pour le développement informatique et la valorisation d’IS-Academia. Chaque jour, ce sont plusieurs centaines d’utilisateurs qui en dépendent dans le cadre de leur gestion des études au sein de l’EPFL : les candidats aux études, les étudiants, les doctorants, les enseignants et tous les gestionnaires (répartis dans les sections, les programmes doctoraux ou dans les services centraux).

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015

Analyse approfondie du résultat à l’examen propédeutique

Rapports statistiques annuels concernant : · l’analyse de prédiction des effectifs des nouveaux étudiants BA1, BA3, BA5 et MA1 · l’évaluation indicative de l’enseignement · le centre de langue et l’évaluation du niveau d’anglais · les charges d’enseignements · l’annuaire statistique des sections (sur demande) · les offres de logement · l’analyse de satisfaction des services fournis aux étudiants

Production pendant 20 semaines de la statistique du vendredi informant sur l’état des inscriptions au Bachelor et au Master.

Au total, ce sont 549 demandes d’analyse ou d’extraction de données qui ont été traitées sur l’année 2015, soit 26% de plus qu’en 2014 (436).

Statistiques de la formation Préparation des tableaux de bords statistiques de la Formation : · Edition de printemps (150 pages) · Edition d’automne (92 pages)

Demandes d’analyse ou d’extraction de données Rapports statistiques récurrents Analyses statistiques ponctuelles Projets Support pour extraction de données et analyses simples

Nombre de demandes reçues par OGIF (extractions de données et statistiques)

2013

2014

421 57 271 3 90

436 46 310 5 75

549 50 293 6 200

2013 (421)

2014 (436)

2015 (549)

70 60 50 40 30 20 10 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

SAC BaMa Sections / Facultés DAF / VPAA / Prés. SAC Doctorat

20 19 18 16

OGIF Stages Mediacom SAE

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Par rapport à 2014, le nombre de demandes traitées a augmenté de 26 %, malgré un effectif réduit (congé maternité d’une des collaboratrices du service). Les demandes de support (principalement des modifications de rapports) ont quasiment triplé, ce qui dénote un engouement toujours plus marqué pour les données de la formation.

Demandes traitées

165 90 82 45

juil.

16 10 9 59

Externe SPE EPFL Alumni Autres

Pour ce qui est de la provenance des demandes, le service académique en représente 38 %, les sections et facultés 16 % et la VPAA 15 %. Ces proportions demeurent identiques par rapport aux années précédentes.

DOMAINE DE LA FORMATION

Informatique de la formation (IS-Academia)

Activités initialement non-planifiées mais réalisées :

Activités planifiées et réalisées :

· Gestion des MOOCS avec nouveaux plans d’études « open courses », attestations et bulletins de notes · Portail d’aménagement des études pour les étudiants en situation de handicap. · Amélioration du portail pour la Repro et la Bibliothèque dans le cadre de la fin de thèse (suppression du bon de commande papier). · Refonte du modèle de cursus en Scala (dernier sprint du projet d’évolution technologique). · Adaptation des candidatures post-doctorales dans le cadre du 3ème appel pour le programme « EPFL Fellows ».

· Formulaire et portail pour les réservations ponctuelles. · Nouveau modèle de fiches de cours. · Interface AGEPOLY pour la gestion des membres et évolutions pour la gestion de l’élection des délégués. · Changement de la gestion des localités étrangères et des codes postaux. · Réorganisation des données des moyens de communications généraux et des adresses. · Nouveau formulaire de candidature pour les Bachelor. · Evaluations de l’enseignement – nouvelles évaluations indicatives, nouveau rapport individualisé pour les évaluations approfondies. · Refonte graphique du formulaire de candidature au doctorat. · Intégration du formulaire de réinscription académique au portail étudiant. · Evolution du portail de traitement des candidatures doctorales selon demande des programmes. · Publication individuelle de stage (destiné à un seul étudiant). · Evolutions de la gestion des stages selon demande des coordinateurs. · Amélioration de la gestion des contacts du PGPT. · Accès données APR pour le Research Office.

Demandes d’évolutions Chaque semaine, de nouvelles demandes sont émises dans le cadre des séances de coordination qu’OGIF organise régulièrement avec tous les intervenants concernés. Ces demandes sont présentées, discutées et, le cas échéant, prises en charge par OGIF. Ce sont généralement des évolutions mineures qui ne justifient pas un projet mais qui doivent néanmoins être suivies. En 2015, nous avons enregistré 276 demandes d’évolution, dont 155 sont terminées. Ceci correspond à un taux de résolution moyen de 56 %, contre 47 % l’année dernière. Le nombre de demandes a globalement diminué entre 2014 et 2015 puisqu’il est passé de 339 (2014) à 276 (2015).

Nombre de demandes d’évolution reçues

terminé

total

2013

2014

2015

janv.

fév.

RAPPORT ANNUEL 2015

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

La répartition des demandes d’évolutions par service est la suivante :

PROJETS 2016 Mise en œuvre des changements liés à la nouvelle ordonnance sur les études, notamment en ce qui concerne l’année propédeutique. Déploiement du nouveau processus de facturation des taxes d’études.

Demandes d’évolution

Refonte totale du portail des projets de master et de semestre pour les laboratoires. Gestion de l’examen de candidatures pour le doctorat. 138 57 49 14

SAC BaMa SAC Doctorat Stages SAE

9 6 1 1

Centre de Langues 1 Formation continue Guichet Centre de carrière

Bibliothèque

Les demandes émises par le Service académique représentent environ deux tiers de toutes les demandes (71 %). En seconde position, les demandes émises par les coordinateurs des stages représentent 18%.

Distribution électronique de la thèse aux membres du jury et évaluation en ligne. Nouveau portail de traitement des candidatures Master pour les sections, le SAC et la commission d’admission. Déploiement du nouveau module d’horaires pour les cours, les examens et les réservations ponctuelles.

DONNÉES QUANTITATIVES DE L’OGIF Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

8.8

Analyses statistiques Nb de demandes de support pour extraction de données et analyses simples Nb de demandes d’analyses ponctuelles Nb de rapports statistiques récurrents

549 206 293 50

IS-Academia Nb de demandes d’évolution reçues Nb de demandes d’évolution terminées

276 155

DOMAINE DE LA FORMATION

POINT DE CONTACT CENTRAL POUR LES ÉTUDIANTS ET DOCTORANTS EPFL : RÉPOND ET ORIENTE LES REQUÊTES VERS LA BONNE ADRESSE

STUDYING.EPFL.CH Guichet des services aux étudiants par Alexandra Benoît

Le Guichet est le point de contact principal pour tous les candidats aux études et les étudiants de l’EPFL. Il a pour mission d’accueillir et de renseigner les personnes intéressées par les formations dispensées à l’EPFL. Il répond notamment aux questions d’ordre académique et relatives aux prestations des services aux étudiants tout au long des études. Les requêtes complexes sont redirigées vers les spécialistes des services concernés. L’équipe se compose de six personnes : Aline Collin (100 %), Amandine Weissbrodt (100 %), Gabriel Macrina (100 %), Juliane Kuntschen (100 %), Cristina Bongni (40 %) et Alexandra Benoît (responsable 100 %, 80% à partir de juin). Le Guichet est ouvert du lundi au vendredi, de 09h à 18h sans interruption. En 2015, cela a représenté 253 jours ouvrable.

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015

Demandes par domaine d’activité

Demandes traitées

Les questions concernent principalement les études à l’EPFL en général (38 %) ainsi que le CMS, et les études Bachelor et Master (36 %).

Durant l’année, 69’998 demandes ont été traitées, dont : · 57’232 réponses directes données par le Guichet (81,8 %) · 12’766 demandes transférées à un spécialiste (18,2 %) Cette année est la plus importante en nombre de demandes traitées depuis la création du guichet en 2007. Pour la première fois également, la barre des 9’000 demandes par mois a été dépassée au mois de septembre. Ces chiffres sont proportionnels à l’augmentation du nombre d’étudiants. Le début du semestre en février, le dernier délai pour les candidatures Bachelor en juillet ainsi que la rentrée académique en septembre génèrent sans surprise des pics d’activité. Les requêtes directes au guichet représentent 41 % des demandes, les appels téléphoniques 17 % et les courriels 42 %. Cette proportion reste constante par rapport aux années précédentes. En moyenne, les personnes du guichet traitent 226 demandes par jour, avec un maximum de 758 demandes le 14 septembre 2015, le jour de la rentrée académique. Ce qui équivaut à 25 demandes par heure en moyenne, une réponse toutes les 2 minutes 23 secondes.

Demandes traitées

emails

téléphone

présentiel

9’000

Demandes traitées

38 % 36 % 7% 7% 4% 4%

demandes générales 2% études CMS, BA, MA 1% cours, examens CMS, BA, MA 0.7 % doctorat 0.2 % échanges 0.1 % logement

Pourcentage de réponses directes La moyenne des réponses données directement par le Guichet sans avoir besoin de recourir aux services spécialisés reste stable à 81,8 % en 2015. L’objectif des 80 % de réponses directes est encore atteint cette année. demandes générales 86% 83% études formation continue 58% centre 74% de carrière

70% cours & examems 73% doctorat

bourse 79%

8’000

demande hors SE social, soutien psy bourse centre de carrière formation continue

7’000

82% échanges

78% social, soutien psy

6’000 5’000

93% demande hors SE

4’000

65% logement

3’000 2’000 1’000 0

janv. fév. mars avril mai juin juil. août sept. oct. nov. déc.

DOMAINE DE LA FORMATION

PROJETS 2016

Calendrier académique Le guichet a participé au travail d’amélioration du calendrier académique. Le nouveau calendrier a été mis en ligne au mois d’août.

IS-Academia: tests et validation

Audio guide: le parcours et les informations de l’audio guide doivent être réactualisés. Une présentation du nouveau bâtiment du projet Under One Roof, l’aménagement de la place Cosandey et le réaménagement du bâtiment ME doivent y être ajoutés.

Cette année encore, le guichet a fourni un support qualité à l’équipe d’IS-Academia en testant et validant avant leur déploiement : · Le nouveau formulaire de candidature Bachelor. · Le formulaire de candidature Master. · Le formulaire d’inscription académique.

DONNÉES QUANTITATIVES DU GUICHET DES SERVICES AUX ÉTUDIANTS Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.2 2014

2015

22'799 8'675 21'409 11'181

23'224 9'685 24'323 12'766

Guichet des services aux étudiants Contact directs Téléphones e-mails Spécialistes

RAPPORT ANNUEL 2015

CLÉ D'ENTRÉE DE LA GESTION ACADÉMIQUE À L'EPFL POUR LES ÉTUDIANTS ET LE PERSONNEL ACADÉMIQUE

Service académique (SAC)

SAC.EPFL.CH

par Jean-Paul Festeau, Camille Plessis & Antoine Bianchi

L’année a été riche en mutations pour le personnel du Service académique. Camille Plessis a été engagée au 1er janvier pour remplacer Marcus Kunath comme adjointe au chef du Service académique pour la formation doctorale. Le 1er janvier également, Emma Sorrentino a remplacé Valérie Krier pour le support à l’équipe de SAC-DOCTORAT. Madame Sorrentino a très vite été promue assistante administrative au programme doctoral EDCE. Pour la remplacer, afin de gérer les candidats externes aux formations en ligne, aider à la réservation des salles et assister Elsa Sauthier, Loïc Solca, le collaborateur «couteau suisse» du SAC, a été engagé au 15 juin. A peine arrivé, il a contribué à la gestion des prix et à la préparation des horaires d’examen pour pallier l’absence de Sydne Schlumberger, en congé maternité depuis août. De plus, il a été nécessaire de procéder à l’engagement de plusieurs assistantes de programmes doctoraux, à la suite de départs volontaires ou à la retraite (voir ci-dessous). Durant cette année, les deux adjoints du SAC ont mené un important travail de réorganisation des fichiers utilisés par l’ensemble du service et d’amélioration des droits d’accès. Suite aux nouvelles disponibilités de Sydne Schlumberger dès son retour prévu en février 2016, une réorganisation entre SAC-BAMA et SAC-EXAMENS a été mise en place dès le début 2016. Loïc Solca travaillera d’une part pour les formations en ligne et la réservation des salles et d’autre part pour à la préparation des horaires d’examens. Sydne Schlumberger, quant à elle, va intégrer l’équipe SAC-BAMA. Une réorganisation des services aux étudiants a conduit au transfert de l’Office de la mobilité du SAE au SAC. Même si le transfert n’a été officialisé qu’au 1er janvier 2016, Jean-Paul Festeau et Antoine Bianchi ont commencé à travailler en 2015 avec Coralie Link, Luisa Pizzillo et Eliane Reuille pour une meilleure répartition des tâches entre les spécialistes de SAC-BAMA et du futur SAC-MOBILITE.

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015 COS : Certificates of Open Studies Le Service académique a contribué à la mise en place des COS (Certificates of Open Studies). Ils sont comparables aux CAS (Certificates of Advanced Studies) en termes de volume de crédits, mais sans prérequis universitaire nécessaire pour s’inscrire à ces cours. Le Service académique s’est chargé de l’enregistrement des candidats soit via l’AUF (Alliance universitaire française), soit directement à l’EPFL, ainsi que de l’enregistrement des notes et du suivi des livrables (bulletin de notes, registres, lettres, etc.). Le premier cycle de formation, intitulé « Gestion et planification de la ville africaine », est composé de 3 cours théoriques obligatoires, 3 ou 4 cours théoriques à choix et d’un travail personnel, le cursus devant totaliser 20 crédits équivalents ECTS. A la fin 2015 une vingtaine d’attestations ont été produites pour officialiser la réussite d’un cours spécifique.

Réforme de l’année propédeutique La nouvelle ordonnance sur les études à l’EPFL entre en vigueur en 2016. Le Service académique a déjà posé les jalons pour la gestion de la nouvelle année propédeutique avec l’introduction du cours de Mise à niveau (MAN) au 2ème semestre. Dès l’année académique 2016-2017, ce cours à plein temps sera obligatoire pour les étudiants n’ayant pas obtenu la moyenne de 3,5 à la fin du premier semestre sur toutes les branches du premier bloc de l'examen propédeutique.

Nouveau logiciel pour la confection des horaires des cours SAC-ETUDES a été largement sollicité pour tester le nouveau logiciel « ConfHor », qui devrait faciliter la confection des horaires des cours sur IS-Academia. Testé en parallèle avec le programme actuel, il devrait être utilisé pour l’horaire du semestre d’automne 2016.

Nouvelles exigences pour l’inscription au Master Afin de renforcer et de faciliter le contrôle des titres des candidats admis au Master, une nouvelle procédure d’inscription a été mise en place en 2015. Il est maintenant exigé des candidats qu’ils demandent à leur école de provenance de transmettre à l’EPFL, sous pli scellé, des copies certifiées conformes de leurs bulletins de notes de Bachelor. Cette pratique,

couramment appliquée dans les pays anglo-saxons, a été bien acceptée dans l’ensemble. Quelques difficultés se sont toutefois présentées avec un petit nombre d’écoles étrangères, qui étaient réticentes à accéder à cette demande. De plus il est désormais demandé à tous les candidats admis au Master sur la base d’un Bachelor chinois de faire authentifier leur diplôme via le CDGDC. Cette mesure est courante, notamment dans plusieurs hautes écoles suisses, et très bien acceptée par les candidats de Chine, habitués à cette exigence.

Echanges de pratiques avec l’ETHZ, l’UNIL et l’Université de Bâle En février 2015, le bureau des doctorants s’est rendu à Zürich pour rencontrer ses homologues de l’ETH et partager ensemble sur les pratiques de suivi académique des doctorants. Cette rencontre a notamment conduit à une discussion de fond sur le contrôle des documents d’admission au doctorat à l’EPFL. Pour la formation Bachelor et Master, des déplacements à l’UNIL (avec le Guichet des services aux étudiants) et à l’ETHZ (avec l’OGIF) ont permis de comparer nos pratiques avec celles de ces deux institutions partenaires, notamment au sujet des admissions et de la facturation semestrielle. À la demande de l’Université de Bâle, le SAC et l’OGIF s'y sont également rendus pour leur présenter le processus de candidature entièrement en ligne.

Changements de postes au sein des programmes doctoraux Pas moins de 6 programmes sur 18 ont changé d’assistantes administratives en 2015. · EDMI : Lucie Auberson a rejoint le programme en février en remplacement de Marie Halm, qui a choisi de quitter l’EPFL pour de nouveaux projets professionnels. · EDCE : Emma Sorrentino a intégré le programme en mars à la suite d’Isabelle Livet, qui a également quitté l’EPFL pour une réorientation de carrière. · EDNE : Alice Emery Goodman a rejoint le programme en mai en remplacement de Michèle Bonnard, qui a fait valoir son droit à la retraite. · EDFI : Claude Zwicky a intégré le programme en novembre en remplacement de Valérie Maillard, qui a rejoint le programme EDEE. · EDIC : Corinne Degott a quitté le programme EDEE pour se consacrer uniquement au programme

DOMAINE DE LA FORMATION

EDIC aux côtés de Cecilia Chapuis ; Evelyn Duperrex a, quant à elle, également fait valoir son droit à la retraite à fin décembre 2015. Ces mutations ont également été accompagnées de changements de directeurs dans les 7 programmes doctoraux suivants : EDPY, EDAR, EDMA, EDBB, EDNE, EDEE et EDMS.

Gestion des demandes de congés des doctorants Pour faire face au nombre croissant de demandes de congés des doctorants en cours de préparation de thèse (pour des stages en entreprise, la création de start-ups ou des congés pour raisons personnelles), une nouvelle procédure accompagnée d’un formulaire ad hoc a été mis en place en automne 2015. Cette uniformisation des pratiques vise à informer simultanément toutes les unités concernées : ressources humaines, laboratoires, programmes doctoraux, Ecole doctorale et Service académique.

Commissions d’admission La stabilisation du nombre de candidatures et d’admissions Bachelor / CMS constatée en 2014 s’est confirmée en 2015. Elle est principalement attribuable aux nouvelles conditions d’admission pour les titulaires de certificats d’études européens. Au niveau Master, en revanche, le nombre de candidatures traitées, qui avait diminué en 2014, a sensiblement augmenté en 2015 (+15 %). Pour le Bachelor / CMS, seuls sont comptés ci-après les dossiers présentés aux membres des commissions d’admission et non ceux dont le titre présenté permettait une admission automatique. Candidat au Bachelor / CMS Refusés Inscrits au CMS Inscrits en Bachelor Inscrits en cycle sup. Inscrits pas venus Candidat au Master

IS-Academia Le Service académique a participé au développement et à l’évolution de différentes applications dans IS-Academia telles que : · Mise en place d’un écran de gestion des étudiants en situation de handicap (« special needs ») dans le portail administrateurs (avec le SAE). · Développements de nouveaux outils de contrôle pour le suivi des étudiants. · Intégration des nouvelles orientations pour le Bachelor en Chimie et de la gestion des filières pour le Bachelor en Informatique et en Systèmes de communication. · Evolution des fiches de cours en ligne. · Mise en place des cursus de la formation « MOOCs for Africa ». · Mise en place d’un onglet de portail pour la réservation ponctuelle des salles. · Adaptation et amélioration du processus de fin de thèse, en particulier optimisation de la gestion des coordonnées des membres du jury de thèse saisis par les doctorants dans leurs portails. · Première partie de l’optimisation de l’ergonomie du portail de l’évaluation des candidatures au doctorat. · Finalisation des développements destinés à mieux organiser la gestion des stages en collaboration avec les coordinateurs.

RAPPORT ANNUEL 2015

Refusés Inscrits en Master Inscrits pas venus

2014

2015

524 250 140 43 17 74

509 251 91 43 10 114

2'032 1'367 367 298

2'336 1'621 394 321

Le traitement des candidatures Master étant complexe, en raison de la grande diversité des origines académiques des candidats, l’augmentation significative de leur nombre a représenté un excédent de charge de travail important pour les collaboratrices de SAC-BAMA. On constate également une nette diminution des inscriptions au CMS (– 35 %), due en partie à une augmentation des refus d’admission, et une forte augmentation des candidats qui renoncent à leur admission au CMS ou au Bachelor (+ 54 %).

PROJETS 2016 En 2016, le Service académique se consacrera notamment aux projets suivants : · Facturation semestrielle électronique et paiement en ligne intégrés à la FRAC. · Création d’un nouveau Master en Humanités. · Prise en compte du passage de 3 programmes de Master de 90 à 120 crédits (Microtechnique, Chimie et Physique). · Organisation du nouveau cycle propédeutique, avec l’entrée en vigueur de la MAN dès le printemps 2017 (délais d’inscriptions, horaires des cours et des examens, conditions de réussites et d’échecs). · Scission du Programme doctoral en Production et robotique (EDPR) en deux nouveaux programmes, Robotique, contrôle et systèmes intelligents (EDRS) et Manufacturing (EDAM). · Nouvelle procédure et facilités de paiement en ligne pour les auditeurs des cours doctoraux. · Suppression de la commune d’origine (pour les étudiants suisses) et du lieu de naissance (pour les étrangers) de tous les documents officiels, diplômes y compris. · Refonte du site web du SAC afin de fournir une meilleure information aux étudiants.

· Gestion de l’examen de candidature à la fin de la première année de doctorat dans IS-Academia. · Deuxième partie de l’optimisation de l’ergonomie du portail de l’évaluation des candidatures au doctorat et du portail de l’envoi des décisions par les programmes doctoraux aux candidats. · Envoi de la thèse provisoire aux membres du jury de thèse au format électronique au lieu de papier. · Mise à disposition des doctorants de plusieurs documents d'attestation via leur portail sur IS-Academia. · Mise en place d’un système de gestion des rapports annuels de thèses sur IS-Academia.

Le Service académique va également travailler activement sur les évolutions suivantes, en appui à l’OGIF : · Optimisation de l’ergonomie de l’écran d’évaluation des candidatures Master (intégrée aux portails enseignants et administrateurs). · Amélioration de la collecte des photos d’identité des candidats au Bachelor, au Master et aux échanges IN dans les formulaires. · Amélioration du suivi des étudiants « hors cadre », notamment pour intégrer les stagiaires académiques engagés dans les laboratoires (gérés actuellement par les RH), les research internships et les summer schools. · Intégration des réservations ponctuelles des salles et des horaires des examens dans le nouveau logiciel de confection des horaires ConfHor sur IS-Academia. · Mise en place d’un écran de gestion du suivi des étudiants nécessitant un aménagement particulier de leur cursus d’études. · Collecte systématique des numéros AVS de tous les étudiants immatriculés à l’EPFL (pour répondre aux nouvelles exigences de l’OFS). · Gestion en ligne des candidatures aux prix pour les étudiants.

DOMAINE DE LA FORMATION

DONNÉES QUANTITATIVES DU SERVICE ACADÉMIQUE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

17.7 2014

2015

5'067 1'938 7'511 2'810 87'192 14'420 419 979 868

5'643 2'109 7'616 2'956 87'995 14'541 288 976 939

3'988 470 2'032 452 430 2'629 428

3'694 496 2'077 464 389 2'873 391

272 211 201 93 113

249 201 202 99 133

469 246 341 579 860

468 234 336 626 778

8'879

8'870

BAMA Candidatures (y compris « hors cadre ») Immatriculations (y compris « hors cadre ») Effectifs (y compris « hors cadre ») Enseignements gérés (plans d’études) Notes saisies Factures émises Cas traités par la conférence des examens Diplômes Bachelor remis Diplômes Master remis PhD Candidatures Immatriculations Effectifs Enseignements gérés (plans d’études) Factures émises Notes saisies Diplômes remis FC Candidatures Immatriculations Effectifs Factures émises Diplômes remis Enseignants Professeurs et MER Chargés de cours internes 1 Chargés de cours externes et conférenciers FC 1 Experts externes (projets de Master) Experts externes (thèses de doctorat) Courrier Courrier entrant 2

1 Les effectifs des chargés de cours sont dorénavant calculés pour l’année académique écoulée, afin de ne plus comptabiliser deux fois ceux qui enseignent sur deux années académiques consécutives. Les valeurs pour 2014 ont été recalculées en conséquence. 2 La quantité de courrier entrant continue de diminuer. Ceci s’explique par la croissance de l’échange de documents par voie électronique et celle de l’utilisation de la GED par les sections et les programmes doctoraux. Nous remercions le bureau des Statistiques de la formation (OGIF), dont le travail nous a permis d’affiner et corriger le calcul de plusieurs données liées à la gestion des études. Les valeurs pour 2014 ont été recalculées selon les nouvelles méthodes.

RAPPORT ANNUEL 2015

ACCUEIL, CONSEIL ET SOUTIEN DANS LES RECHERCHES DE LOGEMENT DE LA POPULATION EPFL

Bureau du logement

LOGEMENT.EPFL.CH

par Charlotte Kneubühler - La Roche & Sébastien Cornaz

Le bureau du logement a pour missions d’informer et conseiller les étudiants et doctorants de l’EPFL dans leurs recherches de logement, et, depuis début 2014, d’apporter également conseil aux post-doctorants, stagiaires, professeurs et hôtes académiques de l’EPFL. Les autres missions du bureau du logement sont : · Répondre aux diverses questions concernant le logement en général · Assurer la connexion des informations entre les usagers · Elargir l’offre à Lausanne et dans ses environs · Assurer la pérennité des logements auprès des logeurs privés et institutionnels · Fidéliser les logeurs privés et institutionnels · Adapter les conditions de location aux besoins des usagers de l’EPFL · Gérer la base de données d’annonces de particuliers en alternance avec le bureau du logement de l’UNIL. Le service du logement est assuré par trois collaborateurs à 100 %. Il est ouvert du lundi au vendredi et reçoit sur rendez-vous entre 10h et 17h.

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015

Demandes et pics d’activités

présentiel téléphone emails

1’400

Demandes traitées Durant l’année 2015, 10’561 demandes ont été traitées, en majorité par email (8’245), suivi par les appels téléphoniques et les rendez-vous au bureau du logement. Ceci représente une baisse de 28 % par rapport à 2014. Cette baisse peut s’expliquer par une certaine augmentation de l’offre de logements par la FMEL (177 chambres en plus à Echandens) et par un gros travail de communication de la part du bureau du logement qui porte ses fruits. Le bureau répond majoritairement aux demandes des étudiants étrangers qui font des recherches avant d’arriver en Suisse. Le bureau du logement traite également les demandes provenant de secrétaires de laboratoires (12 % en 2015), et est aussi en contact avec des logeurs privés offrant une chambre chez eux, des partenaires privés offrant plusieurs logements divers ainsi que des régies et des foyers étudiants avec qui le bureau maintient toujours de très bons rapports. Des investisseurs (une vingtaine en 2015, en augmentation régulière depuis 2012) se sont aussi montrés désireux de créer des partenariats avec l’EPFL pour des logements étudiants. Le bureau du logement informe ces personnes et les redirige, le cas échéant, vers la FMEL (Fondation Maison pour Etudiants Lausanne) ou toute autre entité qui pourra répondre à leur demande. Grâce à une toute nouvelle collaboration avec l’Auberge de Jeunesse de Vidy, la location de cinq chambres temporaires a pu être mise en place. Ces chambres sont destinées à tous les statuts EPFL, particulièrement aux personnes cherchant un logement temporaire de quelques mois. Toutes les chambres ont été louées immédiatement, mettant à nouveau en évidence la forte demande de la population EPFL pour ce genre d’offre. Celles-ci affichent complet jusqu’à fin juillet 2016 avec des locations s’étendant de 1 à 6 mois maximum. L’antenne EPFL Valais / Wallis a sollicité l’aide du bureau pour mettre en place les informations relatives au logement à Sion ainsi que la gestion de la location de quelques chambres temporaires. La collaboration s’est très bien passée et l’expérience sera utilisée pour répondre aux besoins de l’antenne de Fribourg courant 2016.

1’200 1’000 800 600 400 200 0

janv. fév. mars avril mai juin juil. août sept. oct. nov. déc.

Explications Emails : de mai à août, soit la période de pré-rentrée académique de septembre, est la période durant laquelle le nombre de demandes de la part des futurs nouveaux étudiants est le plus important. C’est à ce moment que l’envoi du mailing automatique des annonces de logement a lieu. La pré-rentrée de février engendre également beaucoup de demandes en janvier. Téléphones : le nombre d’appels reçus est plus important les mois de juin à septembre ainsi qu’en janvier en raison des périodes de rentrées académiques. Présentiels : plus importants en mars avec la journée des gymnasiens, et de juillet à septembre avec le départ et l’arrivée des étudiants. Les tendances montrent que les demandes se répartissent sur plusieurs mois précédents les rentrées académiques et pas uniquement sur juillet et août comme cela était le cas par le passé. Nouvelle statistique : en 2014, nous avions introduit une nouvelle statistique pour connaître le statut des personnes qui nous sollicitent le plus. Il en ressort que les étudiants et doctorants restent pour le moment les demandeurs majoritaires, suivis par les stagiaires ainsi que les post-doctorants. Nous remarquons que les demandes des stagiaires ont dépassé celles des post-doctorants et que nous continuons également d’échanger de nombreux emails avec les logeurs privés.

1413 504 454 393 340 141 45 43 39 30

étudiants PhD stagiaires post-docs logeurs privés hôtes et autres hors-cadre collaborateurs profs agence immo.

Provenance des demandes

DOMAINE DE LA FORMATION

Suivi des partenariats UNIL : la bonne collaboration concernant la gestion de la base de données commune et son développement se poursuit. En 2015, grâce au contrôle régulier des deux bureaux, 13 annonces frauduleuses ont pu être détectées et refusées. Nous remarquons une baisse de tentative d’arnaque dans notre base de données de 50 % par rapport à 2014. Camping : les logements d’urgence en bungalow ont à nouveau été très sollicités à la rentrée 2015. Des périodes sans locataires ont cependant été observées pour la première fois au début de la mise en location. Cette constatation entrainera une révision de la période de réservation des bungalows, mais l’expérience devrait être reconduite pour 2016. Saint-Laurent : la location des 25 studios au centre de Lausanne est toujours un succès. Ils ont été occupés à 100% en 2015 et sont actuellement complets jusqu’en mai 2016.

Développement et nouveaux partenariats Le bureau du logement continue à mettre en place de nouveaux moyens de communication et de mise à jour du site afin d’optimiser le transfert d’information à la communauté. Base 7 : le nouveau logiciel de gestion des disponibilités qui a été introduit en 2014 permet à l’équipe du bureau du logement de gérer au mieux les disponibilités des logements qu’elle gère en partenariat. Chambres à l’Auberge de Jeunesse de Vidy : fin 2015, un partenariat avec l’Auberge de Jeunesse de Lausanne a été mis en place. Il s’agit de 5 chambres à disposition de tous les différents statuts EPFL. Les avantages résident dans la proximité de l’EPFL, la possibilité de louer aux couples, la flexibilité des conditions et la durée adaptée aux besoins (de 1 à 6 mois).

Collaboration avec le CHUV : fin 2015, une collaboration avec le CHUV a été réinstaurée. Cette institution disposant de logements vacants, le bureau du logement s’est vu offrir la possibilité de lui adresser des demandeurs. Environ 15 personnes ont sollicité ce service et toutes ont pu obtenir un logement. Nos services souhaitent bien entendu pouvoir poursuivre ce partenariat pour l’année 2016. Bois Chamblard : projet initié courant 2015 et finalisé en fin d’année. Le bureau du logement a été sollicité par le DII pour la mise en location d’une maison à disposition des collaborateurs EPFL. Une communication a été faite en ce sens pour une mise en location début 2016. Le bureau a été approché par une vingtaine d’investisseurs souhaitant recevoir des informations sur les besoins en logement de l’EPFL.

PROJETS 2016 Recherche de partenaires afin d’étoffer encore l’offre de logement disponible pour les statuts « hors étudiant » : stagiaire, post-doctorant, etc. Discussion en cours avec une agence immobilière concernant un projet de 16 studios à Renens pour le mois de juin 2016. Journées des gymnasiens : les séances d’informations sont un succès d’année en année. 556 personnes ont assisté aux présentations en 2015. Le concept sera réitéré en mars 2016 puis une nouvelle formule sera mise en place par le SPE pour novembre 2016. Élaboration et mise en place d’outils de communication concernant le logement à l’antenne EPFL Fribourg. Refonte du site internet du logement.

DONNÉES QUANTITATIVES DU BUREAU DU LOGEMENT Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

Nb d’annonces de logement proposées par les privés dans la base de données UNIL-EPFL Nb de logements disponibles dans les foyers Nb de futurs logements supplémentaires en foyers Nb de logements proposés en exclu. aux PhD et étudiants EPFL (foyers et partenariats privés) Coût moyen des loyers pour logements privés (chez les particuliers)

RAPPORT ANNUEL 2015

2014

2015

4’558 3’305 177 351

4’576 2’377 0 357

CHF 727

CHF 747 23

CONTRIBUE À LA QUALITÉ DE L'ENSEIGNEMENT EN APPORTANT CONSEIL ET SOUTIEN AUX ENSEIGNEMENTS, SECTIONS, FACULTÉ ET LEURS PROGRAMMES

CAPE.EPFL.CH Centre d’appui à l’enseignement (CAPE) par Cécile Hardebolle & Roland Tormey

La mission du Centre d’Appui à l’Enseignement est de mettre en œuvre les activités contribuant à la qualité de la formation à l’EPFL selon la stratégie élaborée par la VPAA avec une approche par facultés et par cursus d’études. Le Centre offre des services d’évaluation, de conseil et de formation pour les enseignants, les assistants doctorants, les post-doctorants et les étudiants, ainsi qu’un support pour le traitement automatisé des examens et des évaluations par lecture optique. Il mène également des activités de recherche et développement afin de permettre aux enseignants de développer leurs pratiques en s’appuyant sur les résultats de recherches sur l’apprentissage des étudiants.

Points fort de l’année 2015 · Conseil, support et service auprès de 331 enseignants. · Mise en place du nouveau service de support pour le traitement automatisé des questionnaires (examens et feedback des étudiants) par lecture optique. · Refonte du site web de l’unité. · Refonte du site web sur les « Clickers ». · Nouvelles formations pour les assistants doctorants. · Présentation de projets de recherche et développement sur l’apprentissage des étudiants menés en collaboration avec des enseignants de l’EPFL lors des JSP 2015.

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015 1. Services aux enseignants

Enfin, nos ateliers sont également proposés aux universités partenaires du Réseau Romand de Conseil, Formation et Evaluation de l’enseignement universitaire (R-CFE).

Évaluations et conseils personnalisés En 2015, 242 évaluations approfondies ont été menées par le Centre d’Appui à l’Enseignement (contre 248 en 2014, 170 en 2013 et 145 en 2012). Au total en 2015, les demandes d’évaluations et de conseils personnalisés se présentent comme suit : 331 enseignants (contre 316 en 2014 et 227 en 2013), dont 32 professeurs assistants « Tenure Track » (PATT), ont sollicité 360 évaluations ou conseils personnalisés (contre 347 en 2014 et 279 en 2013) qui ont généré le traitement de 12 894 questionnaires.

Évaluation indicative Lors du semestre de printemps 2015, 641 enseignements ont été évalués avec un taux de réponse moyen de 56 %. 91 % des enseignements ont été jugés satisfaisants, bons ou encore excellents. Pour l’automne 2015, une nouvelle question a été introduite, avec une nouvelle façon de mesurer si un cours est insuffisant. 686 enseignements ont été évalués avec un taux de réponse moyen de 58 %. 87 % des enseignements ont été jugés satisfaisants en utilisant le nouvel indicateur. Ces résultats confirment l’opinion très positive des étudiants concernant l’enseignement à l’EPFL.

Ateliers de perfectionnement pédagogique En 2015, le Centre a réalisé 24 ateliers de perfectionnement pédagogique destinés spécifiquement aux enseignants (contre 15 en 2014). Ces formations ont comptabilisé 200 enseignants (contre 132 en 2014). Notre offre d’ateliers destinés aux enseignants est toujours structurée autour d’un programme de 6 ateliers qui constituent une base en pédagogie de l’enseignement supérieur. Une attestation de participation aux « Effective Teaching in Higher Education Programme » est délivrée aux enseignants qui suivent ce programme. Suite à une demande du décanat BaMa et en collaboration avec l’OGIF et la Bibliothèque, nous avons mis sur pied des déjeuners pédagogiques pour présenter les logiciels anti-plagiat iThenticate et turnitin. En 2015, 36 enseignants ont participé à ces déjeuners. Par ailleurs, l’adresse ithen-help.prof@epfl.ch a été créée pour centraliser les possibles besoins de supports des enseignants.

Evénements Bootstrap Le « Bootstrap Day » offre aux nouveaux professeurs une opportunité de se familiariser avec les us et coutumes ainsi qu’avec les procédures et règlements de l’EPFL concernant l’enseignement, l’encadrement des étudiants, les examens, la conduite de leur laboratoire et la recherche de fonds. Seize d’entre eux ont participé à la session du 7 mai 2015. La soirée d’accueil des nouveaux chargés de cours externes n’a réuni que 4 nouveaux chargés de cours sur les 23 qui nous ont été communiqués, mais nous avons eu au cours de l’année des contacts avec 16 d’entre eux au total.

2. Services aux étudiants Ateliers pédagogiques pour les assistants doctorants L’offre de formation pédagogique proposée aux doctorants et post-doctorants a été élargie en 2014 afin de créer un ensemble plus complet et cohérent. En 2015, l’atelier « Teaching Toolkit 2 » est venu compléter notre offre, qui se compose maintenant de deux ateliers d’une journée (Teaching Toolkit 1 & 2) et de deux formations courtes de 3 jours chacune (Introduction to University Teaching et Instructional Skills Workshop). Le nouvel atelier « Teaching Toolkit 2 » est un atelier interactif d’une journée focalisé sur le développement des compétences pédagogiques nécessaires pour engager des groupes d’étudiants dans un enseignement de type ex cathedra en s’appuyant sur les principes de la motivation. Au total en 2015, 216 doctorants et post-doctorants (contre 101 en 2014) ont assisté à 15 ateliers équivalents à 20,5 jours de formation (contre 8 ateliers ou 16 jours de formation en 2014).

Ateliers de préparation de la défense et de la soutenance de thèse Dans le cadre de la promotion du développement des compétences et de connaissances pédagogiques des assistants doctorants, le populaire atelier « Préparation pour la présentation et la soutenance de thèse » a été transformé en deux sessions distinctes. La première est une demi-journée d’information destinée aux doctorants en fin de thèse, typiquement à 2-3 mois de leur défense, centrée sur des conseils pour faire face aux experts et pour cadrer la contribution

DOMAINE DE LA FORMATION

scientifique de leur travail de recherche. La deuxième session est une formation ciblant les compétences de présentation pédagogique intitulée « Teaching Toolkit 2 » (pour plus d’information, voir la section sur les ateliers pédagogiques ci-dessus).

étudiants a été collecté de manière à évaluer quelles adaptations sont nécessaires pour favoriser l’acquisition de ces compétences essentielles pour les étudiants de première année.

Savoir-faire en Maths En 2015, le CAPE a réalisé 5 ateliers sur la thèse (dont 1 session d’information au nouveau format) et 2 sessions « Teaching Toolkit 2 », en majorité donnés en anglais car c’est la langue plébiscitée par les doctorants. Une centaine d’étudiants au total ont suivi ces différentes sessions.

« How people learn » Le cours « How people Learn I & II » est offert par Roland Tormey aux étudiants de Master dans le cadre du programme SHS. Cet enseignement est très demandé par les étudiants, dont 60 ont été retenus pour l’édition 2015–16 (ils étaient 63 pour celle de 2014–15).

3. Support pédagogique et innovation

Le livre électronique « Savoir-faire en mathématiques : bien commencer ses études à l’EPFL » a été proposé à 1’929 nouveaux étudiants de première année et il a été téléchargé 1’926 fois au total.

Clickers Lors du semestre de printemps 2015, 35 personnes (contre 16 au printemps 2014) ont utilisé les clickers dans le cadre de 33 cours (contre 14 au printemps 2014), concernant un total d’environ 2’650 participants (contre 1'550 au printemps 2014). Lors du semestre d’automne 2015, l’utilisation des clickers a pris une ampleur sans précédent. Ainsi, ce ne sont pas moins de 65 personnes qui ont utilisé les clickers dans le cadre de 72 cours ou événements, concernant ainsi un total d’environ 6’637 participants.

Tutorat Le tutorat des exercices est généralisé pour tous les cours d’analyse et de physique générale de la 1ère année depuis l’automne 2012. Depuis l’automne 2014, suite à la décision de la CDS, une formation est proposée pour les étudiants-assistants qui travaillent comme tuteurs. Plusieurs sessions sont organisées au début de chaque semestre, et la participation se fait sur la base du volontariat. Cette année, 69 tuteurs ont assistés à cet atelier interactif (contre 56 l’année passée). Cette formation a été très appréciée par les participants, avec une évaluation globale de 5,6 sur 6. Par ailleurs, les conseillers du Centre soutiennent les enseignants concernés pour mettre en place le tutorat en début de semestre.

Guide « Vos Quatre Premières Semaines » Au début du semestre d’automne 2015, nous avons collaboré avec la section de Physique pour développer des ressources destinées à aider les étudiants de première année à acquérir les habitudes d'apprentissage nécessaire à leur adaptation à l’enseignement supérieur. Pendant les 4 premières semaines de leur cursus, les étudiants de la section de Physique ont reçu une série d’activités concrètes à réaliser, afin de développer 7 compétences spécifiques dont l'efficacité et l'importance sont appuyées par les résultats de recherches scientifiques. L’ensemble des ressources ainsi développées est disponible en ligne (cape.epfl. ch/guide-vos-4-premieres-semaines). Le feedback des

RAPPORT ANNUEL 2015

Ces chiffres sont le résultat d’importants efforts pour favoriser l’adoption de cette technologie, reconnue de longue date pour son efficacité pédagogique dans les cours ex-cathedra. Tout d’abord, les clickers ont été rendus visibles par leur utilisation lors d’évènements non liés à des cours (Journées Scientifiques et Pédagogiques, présélections du concours « Ma thèse en 180 secondes », etc.). Par ailleurs, nous avons également développé un site web complet d’informations pédagogiques bilingue français / anglais (clickers.epfl.ch). Enfin, afin de faciliter le prêt des clickers aux étudiants, la gestion des prêts a été transférée à la Bibliothèque de l’EPFL, qui a intégré ce matériel à son catalogue. Bien entendu, ces actions sont venues en complément du support pédagogique et technique et des formations que nous proposons depuis 2012.

Automatisation du traitement des examens par lecture optique Suite aux tests pilotes réalisés en 2014, le service de traitement automatisé des examens par reconnaissance optique de documents a été déployé complètement en 2015 : nous offrons ainsi conseil, formation et support à la fois pour la conception des examens et pour le processus technique de traitement des documents. Le service a été utilisé en 2015 pour traiter plus de 12’000 copies de test et d’examen (contre 3 400 copies pour 2014).

Mise à jour et développement du site web du CAPE et du site Clickers Suite à la refonte du Portail Enseignants en 2014, nous avons mené un projet de remise à jour complète de notre site web d’entité. Ce nouveau site cape.epfl.ch décrit maintenant de façon plus structurée l’ensemble des services que nous offrons selon les types de publics. Outre le programme de nos formations, ce site regroupe également un ensemble de ressources que nous avons développées pour les enseignants et pour les étudiants. Le site d’information sur les clickers clickers.epfl.ch a également bénéficié d’un lifting complet. Outre les informations aux étudiants concernant les prêts de clickers, ce site comporte maintenant une importante section d’informations pédagogiques et techniques à destination des enseignants. En particulier, les méthodes pédagogiques à utiliser avec les clickers, telles que l’instruction par les pairs (« Peer Instruction ») y sont décrites en détails. C’est actuellement l’un des premiers sites de ce genre à être bilingue français / anglais, les informations concernant les clickers étant le plus souvent disponibles en anglais uniquement.

Enseignement fondé sur les données probantes Lors des JSP 2015, un accent a été mis sur l’intérêt d’offrir aux enseignants un support pour développer leurs pratiques en s’appuyant sur des données issues de la recherche sur l’apprentissage des étudiants. Les résultats de six projets de collecte et d’analyse de données menés en collaboration avec des enseignants et des étudiants de l’EPFL ont été présentés aux enseignants et à la direction.

Groupe de travail sur le système d’évaluation Un groupe de travail de la CDS accompagné par le CAPE a été mis en place en 2014 afin de proposer des améliorations concernant le système d’évaluation des enseignements. A partir d’un état des pratiques internationales en la matière, le groupe a soumis différentes propositions à la CDS. Suite à l’adaptation des propositions par la CDS, une nouvelle directive a été établie et est actuellement soumise pour consultation auprès de l’Assemblée d’École. Son implémentation est prévue pour la rentrée de septembre 2016.

4. Expertises et congrès Collaborations et réseaux La 3ème Journée Scientifique de l’Association Internationale de Pédagogie Universitaire (AIPU) a eu lieu à l’EPFL le 12 février 2015 sur le thème « Faire évoluer

son enseignement ». Le CAPE a été activement impliqué dans l’organisation de cette journée. Suite à la demande de Swissuniversities (anciennement CRUS), nous avons animé deux ateliers sur la thématique des acquis d’apprentissage à l’occasion de la journée « Workload Reloaded » sur la charge de travail des étudiants, organisée le 11 mars 2015 à Berne. Nous avons également accueilli 13 collègues du Swiss Faculty Development Network (SFDN) pour un atelier sur la classe inversée et les MOOCS. Enfin, nous continuons à collaborer étroitement au sein du Réseau Romand de Conseil, Formation et Evaluation (R-CFE).

Publications Loya, A., A. Gopal, I. Shukla, P. Jermann and R. Tormey. 2015. ‘Conscientious Behaviour, Flexibility and Learning in Massive Open On-Line Courses’ Procedia, 191: 519-525. www.sciencedirect.com/science/article/pii/ S1877042815029614

Communications et participation à des congrès Comerford J., T. Batteson and R. Tormey. 2015. “Academic Buoyancy in Second Level Schools: Insights from Ireland”. 7th World Conference on Educational Sciences, (WCES-2015), 5–7 February 2015, Novotel Athens Convention Center, Athens, Greece. Stainier, N. 2015. « Le développement professionnel du conseiller pédagogique : quelles traces pour quels usages ? », Rencontre de formation continue pour les conseillers pédagogiques de Belgique, Suisse, Québec, France (BSQF), 23–27 Novembre 2015, Spa, Belgique. Tormey, R. 2015. “Engaging in getting better: Improving student self-direction” Keynote address to Swiss Faculty Developers Association Annual Meeting, 8 May, 2015, ETH Zurich. Tormey, R. 2015. “Using the Activating Student Knowledge Method (ASK) to improve learning in lectures”. 7th World Conference on Educational Sciences, (WCES-2015), 5–7 February 2015, Novotel Athens Convention Center, Athens, Greece. Tormey,R., I. Le Duc, S. R. Isaac, C. Hardebolle and I. Vonèche Cardia. 2015. “The Formal and Hidden Curricula of Ethics in Engineering Education”, 43rd Annual SEFI Conference, Orleans, France, 2015. www.sefi.be/conference-2015/CHAP%2022.%20 Ethics%20in%20engineering%20education/56039-%20 R.%20TORMEY.pdf

DOMAINE DE LA FORMATION

PROJETS 2016 Mise en place du logiciel EvaSys : Un système informatique pour gérer les évaluations approfondies de l’enseignement sera mis en place en 2016 sur la base du logiciel EvaSys. L’implémentation du système sera gérée conjointement par l’OGIF et le CAPE, avec pour objectif de mettre le système à la disposition des sections et du CAPE. En complément du nouveau système de scanning, EvaSys permettra un traitement plus rapide du feedback des étudiants. Nouveau cours pour l’Ecole Doctorale : Un nouveau cours appelé « Science and Engineering Teaching and Learning » pour les assistants doctorants a été proposé en collaboration avec l’Ecole Doctorale. Ce cours a pour objectif d’aborder les derniers développements dans les sciences liées à l’apprentissage et à l’enseignement des sciences et de l’ingénierie dans l’enseignement supérieur, et de permettre aux doctorants de développer des compétences spécifiques pour l’enseignement. Vidéos sur la classe inversée et les clickers : Nous prévoyons de développer des vidéos d’un format court permettant de mettre en valeur de bonnes

pratiques d’enseignement pour la classe inversée et l’utilisation des clickers. Ces vidéos seront réalisées à partir d’images tournées dans les salles de classe de l’EPFL, illustrant ainsi les méthodologies pédagogiques innovantes actuellement mises en œuvre par les enseignants de l’école. Projet « Archivage des examens » : L’objectif de ce projet est de rendre plus pratique le stockage sécurisé des examens et des documents associés. La consultation des copies par les étudiants (sans possibilité de modification) en sera notamment facilitée. Une proposition pour un système d’archivage sécurisé permettant de scanner et stocker électroniquement les examens sera développée et, après étude des différentes possibilités techniques, une mise en œuvre progressive du projet sera proposée début 2016. Projet « Equipement matériel et logiciel pour l’enseignement » : Les différents supports pour l’enseignement présents dans les auditoires sont hétérogènes de par leur nature, leur modèle ou leur version. L’objectif de ce projet est d’étudier les dispositifs à mettre en place pour répondre aux besoins des enseignants pour les différents types de présentations qu’ils réalisent lors des cours ex-cathedra.

DONNÉES QUANTITATIVES DU CAPE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.3

Evaluations et conseils personnalisés Nb de consultations

347

Nb d’enseignants

316 15'528

Nb de questionnaires Evaluations indicatives

1'337

Nb d’évaluations Ateliers de formation Enseignants

Assistants

Etudiants

Total

132

258

446

Nb d’ateliers Nb de participants Clickers Nb de cours Nb d’étudiants

42 4'150

Corrections automatisées d’examens Nb d’enseignants Nb d’étudiants

RAPPORT ANNUEL 2015

17 3'436

ACCUEIL LES ÉTUDIANTS ET RÉPOND À LEURS BESOINS, FAVORISE LEUR INTÉGRATION ET SOUTIENT LEUR PARCOURS À L’EPFL

Service des affaires estudiantines (SAE)

SAE.EPFL.CH

par Catherine Vinckenbosch & son équipe

POINTS FORTS 2015 Le projet de mise en place d’un portail pour la gestion des demandes d’aménagement des études s’est bien déroulé. Le montage et l’organisation avec SAC-Examen et l’OGIF s’est passé avec grande satisfaction. Le portail a été fonctionnel pour la rentrée académique 2015 et la gestion des demandes en est ainsi facilitée, documentée et accessible aux personnes en charge et en tout temps. Ce projet est une réussite. Le projet d’améliorer le soutien aux étudiants hors-Europe pour l’obtention de leur visa a pu être mis en place. Le SPOP envoie désormais au SAE une copie des lettres d’octroi de visa afin qu’elles puissent être transmises rapidement aux étudiants. En vue du départ de Catherine Vinckenbosch et Nathalie Miazza, la poursuite de la création/mise à jour des procédures internes a été un projet important et couvre maintenant les activités majeures du service. La mise en place de la formation pour doctorants « PhD = success, how to solve this equation ? » a été une réussite. Deux sessions ont eu lieu en 2015 et l’évaluation en est très positive. Informatisation du processus de candidature d’échange OUT dans IS-Academia. Vidéo de promotion présentant des témoignages d’étudiants de retour d’échange. Dissolution de l’Unité des Relations Internationales et transfert de la gestion des accords au SPE.

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015

2. Consultation de soutien et consultation psychothérapique

1. Bourses

Consultation de soutien

Gestion des contributions budgétaires EPFL + Fondation des étudiants (FEE) de l’EPFL CHF 1’527’000.– pour 481 étudiants comprenant : · Bourses EPFL – FEE, 114 étudiants BA-MA pour un montant de CHF 627’750.– · Encouragement à la mobilité hors Europe, 297 étudiants avec un montant de CHF 325’450.– · Bourses d’excellence, 70 étudiants ayant touché une bourse EPFL en 2015 pour un montant total de CHF 573’800.–

Gestion des bourses d’excellence financées par des donateurs privées CHF 146’200.– pour 21 étudiants comprenant : · Bourse Novartis, 10 étudiants pour un montant de CHF 83’800.– · Bourse Debiopharm, 3 étudiants pour un montant de CHF 15'000.– · Bourse Werner, 3 étudiants pour un montant de 11’400.– · Bourse UPC, 2 étudiants pour un montant de CHF 10’000.– · Bourse Recif-care, 1 étudiant pour un montant de CHF 16’000.– (cette bourse n’a pas fait l’objet d’une sélection par le comité. Voir avec la CODEV pour la source du financement) · Bourse Haenny, 2 étudiants pour un montant de CHF 10’000.–

500 entretiens individuels effectués pour traiter des problématiques suivantes : · Décès de parents de plusieurs étudiants · Etudiants en deuil · Hospitalisations d’étudiants · Conflits familiaux · Conflits sur le lieu de travail (collègues / superviseur) · Doctorants et étudiants en situation de harcèlement (vol de données, harcèlement sexuel, etc.) · Situations familiales difficiles (parents à l’AI, à l’aide sociale, etc.) · Difficultés académiques, doubles échecs · Problèmes de santé physiques ou psychiques · Questionnement autour d’une nouvelle parentalité · Problèmes d’intégration à un réseau social · Aide pour des formalités d’état civil en vue d’un PACS · Aide à l’obtention et au renouvellement du permis de séjour · Difficultés financières

Consultation psychothérapique pour étudiants UNIL-EPFL Durant cette année, les consultations ont été assurées par Mme Bénédicte Gailland et Véronique Beretta, psychologues associées ainsi que par la Dr Sylvie Berney, médecin associée responsable de la consultation. La consultation est ouverte depuis le 1er janvier 2014 : 4 demi-journées sur le site de l’EPFL ainsi que 4 demi-journées sur le site de l’UNIL.

Population Gestion de la contribution de la Commission fédérale des bourses · CHF 852’547.– de bourses pour 55 boursiers · CHF 25’000.– pour le crédit d’accueil · CHF 7’500.– pour l’allocation logement

Gestion des fondations privées Participation à 11 comités de fondations privées : · Mise au concours et gestion des candidatures pour Charles Rapin / Orlando Lauti / Luce Grivat / FZMB / Vahabzadeh / Giveka / Charles-Edouard Guillaume / Erna Hamburger · Membre du comité des fondations Fond du Sanatorium / FMEL / Planète Bleue / Erna Hamburger / Charles Rapin

294 étudiants et doctorants ont été vus en consultation en 2015 (266 en 2014) parmi lesquels 21 situations débutées en 2014 et 273 nouveaux cas. Le total des consultations est de 925 consultations avec une moyenne de 3,2 consultations par cas. 71 % des consultations ont eu lieu en français, 23 % en anglais, 6 % en italien. Parmi les 273 nouveaux étudiants ayant demandé une consultation : · 156 (53 %) sont de l’EPFL et 117 (47 %) sont de l’UNIL. · 105 (38 %) sont de nationalité suisse et 168 (62 %) sont de 44 nationalités différentes. · 127 (47 %) sont des hommes et 146 (53 %) sont des femmes. · 50 % sont au BA, 22 % au MA, 28 % au doctorat · 94 (34 %) ont déjà eu un soutien psychiatrique au cours de leur existence.

DOMAINE DE LA FORMATION

Prises de contact et sources d’information · 70 % ont appris l’existence de la consultation par internet. · 13 % par différents services de l’EPFL ou de l’UNIL. · 13 % via les professeurs, coachs. · 4 % par leur médecin généraliste. · 85 % ont pris rendez-vous par email contre 15% par téléphone. La consultation est intervenue dans le cadre de la formation pour les coachs sur le thème : « Souffrance psychique chez l’étudiant et prévention du suicide ». 80 coachs ont ainsi été sensibilisés. La consultation fait également un travail de liaison avec plusieurs services des Hautes Ecoles, le Département de psychiatrie du CHUV, les médecins privés. Un rapport plus complet est à disposition des personnes intéressées.

3. Actions sociales et d’intégration Coaching Soutien dans l’organisation des soirées de recrutement des nouveaux coachs. · Coachs : organisation de la formation des 80 nouveaux coachs sur deux demi-journées : « Rôle et impact du coach » et « Souffrance psychique chez l’étudiant et prévention du suicide». Cette année, une organisation différente au sein du coaching n’a pas permis au SAE de former 100 étudiants comme par le passé, faute de liste d’attente suffisante · Supercoachs : organisation de la formation de 11 nouveaux supercoachs avec une journée sur le thème « Leardership en tant que supercoach » et une demi-journée pour aborder le sujet « Souffrance psychique chez l’étudiant et prévention du suicide ». · Coachs master : Recrutement de 44 « coachs master » pour l’International Day de septembre. Leur présence en fin de matinée sur les stands et une répartition par sections ont été fortement appréciées par les nouveaux étudiants Masters, boursiers de la confédération et étudiants d’échange. La plupart des secrétaires et adjoints de section étaient également présents.

· Coordination avec coaching pour leur accueil sur cette journée.

Visa Soutien donné à 30 étudiants (25 masters et 5 échanges) dans leurs démarches administratives afin d’obtenir leur visa dans les délais. Ce chiffre a considérablement baissé, en raison notamment de la nouvelle structure mise en place avec le SPOP, soit l‘envoi des confirmations d’octroi des visas (17 masters et 30 échanges) directement aux étudiants concernés.

4. Instruments de travail et développement personnel Séminaire « Métier de l’étudiant » : organisé sur deux jours avant la rentrée, ce séminaire est destiné aux nouveaux étudiants, sauf le CMS. (350 personnes). Séminaires « Instruments de travail » donnés à cinq reprises sur une journée les samedis (Speed reading, Efficient writing, Lecture rapide, Ecriture efficace, Mémoriser efficacement) à destination de tous les étudiants et doctorants. Ces cours ont compté une bonne fréquentation. (5x 20 personnes). Atelier « Gestion du stress » sur 4 sessions, organisé 2 fois, au printemps et en automne (2x 20 personnes). Atelier « Automassage contre le stress » organisé 2 fois, au printemps et en automne (2x 30 personnes). Atelier « PhD = success, how to solve this equation » organisé 2 fois, à destination des doctorants (2x 15 personnes).

5. Accueil des étudiants internationaux Pour la 10ème année consécutive, le SAE a organisé l’accueil des étudiants internationaux de niveau Master, ainsi que des étudiants d’échanges et des boursiers de la Confédération. Objectif : leur offrir la meilleure intégration possible en accord avec la démarche qualité de l’EPFL. À nouveau, un accent particulier a été mis sur les effets du « choc culturel » qui touche tous les étudiants internationaux.

Journée d’accueil 2’530 étudiants ont été invités (contre 2’427 en 2014) · Accueils spécifiques du matin : BA / CMS / Passerelles accueillis au STCCS. Masters et échanges accueillis au Forum. · Information sur l’école et les services annexes : Au CO sur 2 étages entre 10h et 13h. · Accueils de l’après-midi : dans les sections.

RAPPORT ANNUEL 2015

International day Événement ayant lieu le mardi précédant la rentrée, sur un jour. Environ 400 participants. · Cette année, nous avons à nouveau convié les étudiants Master ayant étudié en Suisse ailleurs qu’à Lausanne, les informations transmises pouvant également leur être utile.

· Thèmes de la journée : utilisation des bases de données de la Bibliothèque, utilisation d’IS-Academia, présentation du SAE et de la consultation psychothérapeutique, informations sur le choc culturel. · Les stands par section ont favorisés les échanges et les rencontres entre étudiants de même section. La répartition des stands a également permis une bonne identification des coachs qui ont ainsi pu répondre de manière ciblée à davantage d’étudiants. Cette année, Le SAE a convié toutes les secrétaires et adjoints de section à se joindre aux coachs afin d’élargir l’offre de renseignement pour les nouveaux étudiants.

7. Office mobilité

Programme d’accueil des boursiers de la Confédération

Promotion des échanges et information

L’accueil global des nouveaux boursiers était programmé la première semaine de septembre, les boursiers débutant 15 jours avant les années précédentes, soit le 1er septembre. Cette rencontre permet de leur donner des informations spécifiques dès le début de leur année. Tout au long de l’année, des sorties culturelles sont organisées afin de favoriser leur intégration et leur épanouissement à l’EPFL (environ 30 participants par sortie).

Gestion Etudiants OUT et IN · Gestion de 434 dossiers d’étudiants EPFL partis en échange ou intéressés à partir (en 2014 : 441 dossiers OUT), ainsi que 576 dossiers d’étudiants étrangers reçus (en 2014 : 536 dossiers IN). · Informatisation du processus de candidature d’échange OUT dans IS-Academia, création d’un formulaire de candidature en ligne. · Organisation d’une soirée regroupant tous les étudiants OUT en partance pour un échange en 2015–16.

· Afin de promouvoir la mobilité OUT et les doubles-diplômes, 20 universités partenaires, ainsi que l’Office de la Mobilité et les Service de la Promotion des Etudes (SPE) ont tenu un stand au Forum. · Organisation de 7 séances d’information sur les échanges dans les sections de l’EPFL (environ 700 étudiants) · Dans le but de promouvoir les échanges OUT, création d’une vidéo de témoignages d’étudiants de retour d’échange, et publication sur le site web.

Accueil et intégration des étudiants hôtes Camp de ski 50 personnes ont pris part au camp de ski de 4 jours qui s’est déroulé en février.

· Camp de ski organisé à Leysin en février pour tous les étudiants internationaux (50 étudiants). · Organisation de la soirée d’accueil des étudiants IN en février et en septembre.

Activités d’accueil pour doctorants Dans le cadre de l’accueil spécifique des doctorants, organisé par le service de promotion des études, notre service a proposé deux sorties à Berne avec une visite du parlement, y compris une discussion avec un parlementaire ainsi qu’une visite guidée de la ville. Ces activités ont eu lieu en mai (46 participants) et en septembre (36 participants).

6. Aménagement des études pour les étudiants handicapés La mise en place d’un portail « aménagement des études » en 2015 a permis au SAE de gérer ces demandes de manière plus efficace, que ce soit dans la préparation de la commission, des demandes d’aménagement ou dans le traitement de ces demandes. Nous avons gagné en efficacité et en temps. Cette année, 58 étudiants ont reçu un aménagement.

Gestion des accords de partenariats · Gestion des demandes d’accords d’universités européennes (20 demandes dont 7 nouveaux accords). 7 accords de partenariats n’ont pas été renouvelés. · Implémentation de nouveaux accords aux USA / Canada.

Relations avec nos partenaires internes et externes · Participation à la conférence de la « European Association for International Education » (EAIE) à Glasgow; tenue du stand de Swissuniversities; visite de nos écoles partenaire Heriot Watt University et University of Edinburgh. Rencontre de 21 partenaires et participation à plusieurs conférences. · Participation aux séances IRUS à l’Université de Zurich et à l’Université de Neuchâtel. · Participation à la journée Erasmus Suisse à Soleure. · Participation à nombreuses séances de travail à l’Agence Nationale auprès de la Fondation CH à Soleure dans le cadre de Grace2 et Groupe de référence. · Participation à la foire internationale de l’ETHZ.

DOMAINE DE LA FORMATION

Réorganisation interne · Remise de la gestion des accords d’échange au SPE : séances de travail et encadrement. · Préparation du transfert de l’Office de la Mobilité au SAC : séances avec Jean-Paul Festeau et Antoine Bianchi.

Suite au changement de contact chez Mediacom pour nos demandes logistiques sur nos divers événements, information et veille accrue des prestations. Pour l’Office de la mobilité, intégration au SAC (déménagement, en-têtes lettres, cartes de visite, finance, communication interne et externe, etc.). Sondage auprès des étudiants IN sur leurs échanges à l’EPFL.

PROJET 2016 Intégration du nouveau chef de service et mise en place de la réorganisation. Recrutement et formation du remplaçant de Nathalie Miazza. Prise en charge des « aides pour visa » pour les CMS et Bachelors.

Mise en place d’une procédure de collaboration efficace avec le SPE et Antoine Fromentin. Mise en place d’une procédure claire pour la gestion des étudiants venant faire un projet à l’EPFL. Réflexion et mise en place d’activités d’intégration pour les étudiants d’échange IN

DONNÉES QUANTITATIVES DES AFFAIRES ESTUDIANTINES Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.5 2013

2014

2015

840 645 7 800 320 424’630

728 781 7 750 392 94’590 491’830 250 483’930 279 374’900 71 130’460 25 6 0 10 150 4

706 756 7 700 399 0 587700 494 946’200 297 325’450 57 135’000 23 4 0 7 5 7

Office mobilité Nb Etudiants IN Nb Etudiants OUT Séances d’information / bourses

nb de séances nb d’étudiants

Nb bourses Erasmus OUT

nb d’étudiants montant EUR + montant CHF nb d’étudiants

Nb bourses Erasmus IN (y.c CEPF)

montant CHF

Nb bourses hors Erasmus OUT

nb d’étudiants montant CHF

Nb bourses hors Erasmus IN

nb d’étudiants montant CHF

Nb visites de partenaires à l’EPFL Nb visites hors EPFL Nb envois de documentation EFPL Nb d’accords partenariats nouveaux Nb d’accords partenariats renouvelés Nb d’accords partenariats rompus

RAPPORT ANNUEL 2015

0 0 210 282’000 57 98’500 20 6 2 12 112 15

Service social Bourses EPFL - FEE BA-MA

nb d’étudiants montant CHF

Bourses fédérales

nb d’étudiants montant CHF

Nb de bourses excellence MASTER nb d’étudiants montant CHF Nb Fondation privées Aménagement des études

120 625’340 80 990’726 113 856’775 8 33

134 681’810 61 765’471 102 887’600 11 45

113 627’750 55 852’547 91 720’000

516 75 81 74 82

904 109 157 121 145

925 117 156 127 146

484

403

500

16 283 54

13 326 65

14 407 30

– –

2 522

2 547

Consultation psychothérapique Nb d’entretiens Consultations

nb Uni nb EPFL nb hommes nb femmes

Consultation soutien Nb d’étudiants Accueil des étudiants internationaux (Masters et BCF) Journées / Evénements d’accueil spécifique Nb de personnes invitées Nb d'aide pour l'obtention de visa Accueil des étudiants internationaux (PhD) Journées / Evénements d’accueil spécifique Nb de personnes invitées

DOMAINE DE LA FORMATION

PONT ENTRE L’EPFL ET LE MONDE DU TRAVAIL

Centre de Carrière (CC)

CARRIERE.EPFL.CH

par Philippe Ory

En 2015, l’effectif du Centre de carrière est resté stable avec 4.8 EPT (7 personnes). Une de nos conseillères nous a quittés pour rejoindre les RH de l’EPFL, mais elle a pu être remplacée assez rapidement, ce qui a permis de maintenir le niveau de prestations aux étudiants.

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015 1. Services aux étudiants Le Centre de carrière continue à offrir de manière régulière une palette étendue de services aux étudiants.

Cours et séminaires · Atelier « Le dossier de candidature » organisé 11 fois en 2015 (6x pour PhD, 5x pour étudiants en Master). Depuis 2014, cet atelier est également donné en anglais. · Atelier « Démystifier l'Assessment Center », organisé 2 fois en 2015. · Séminaire « Réussir son entretien d'embauche », organisé 3 fois en 2015, maintenant également en anglais. · Le cours « Comptabilité, finance et gestion » donné par Jean-Marc Schwab a été supprimé à la rentrée 2015, l’enseignant n’ayant pas souhaité le reconduire.

Prestations individuelles · Entretiens individuels de conseil en matière d'orientation académique, recherche d'emploi, débouchés, gestion de carrière, permis de travail, contrats de travail, etc. · Entretiens d'information sur l'EPFL à l'intention des futurs étudiants et leurs familles. · Corrections de CV et de lettres de motivation. · Simulations d'entretien d'embauche. · Tests psychométriques (méthodologie Hélios / TMS et TalenToday).

Prestations collectives · Envoi d'offres d'emploi ciblées par e-mail (29). · Gestion du groupe EPFL Alumni sur le réseau de contacts en ligne LinkedIn (~600 nouveaux membres en 2015, soit près de 9’500 membres à fin 2015). · Information sur les évènements et manifestations liés à l'emploi via le site web du Centre de carrière. · « Tables Rondes Industries » : séances d'information et de contact avec des représentants d’employeurs (généralement alumni de l'EPFL). Ces manifestations ont maintenant lieu alternativement en français et en anglais. 5 Tables Rondes ont eu lieu en 2015 : · Working in Aeronautics and Space (avec Pilatus, APCO Technologies, Swiss Space Systems Holding, Meggitt Sensing Systems et Swiss Space Center) · Chef de projet, qu’est-ce que c’est ? (avec BG Ingénieurs Conseils, Rolex, Elca informatique, Helbling Technik)

· Working in Biotech, Medtech and Pharma (avec Medtronic, Qloudlab, Ferring Pharmaceuticals, Baxalta) · Des Jobs auxquels vous n'auriez pas pensé (avec Swiss National Science Foundation, André Roland, GSK Consumer Healthcare, Future instruments) · Careers in sustainable energy (avec HES-SO Valais, Emch+Berger, SIG, Pöyry) De plus, cette année, le Centre de carrière a organisé 2 séances d’information sur les possibilités de réorientation offertes aux étudiants qui quittent l’EPFL avant le Bachelor (abandons, échecs, etc.). Ces 2 séances ont eu lieu le 26 février et le 3 mars 2015, et ont attiré un total de 177 personnes. Devant l’intérêt suscité par cette initiative, nous avons décidé de la reconduire en 2016.

Préparation des étudiants au Forum EPFL 2015 Comme les années précédentes, le Centre de carrière s'est chargé de la préparation des étudiants de l'EPFL en vue du Forum. Cette année,6 séminaires ont été délivrés à nos étudiants : · Séminaire « Réussir son CV » (6 mai 2015, en français puis en anglais) · Semaine de corrections de CV (11–13 mai 2015) · Séminaires « Réussir son Forum » (23 septembre 2015, en français puis en anglais) · Séminaires « Lettre de motivation » (28 septembre 2015, en français puis en anglais) · Semaine de simulations d'entretiens de recrutement (28 septembre au 2 octobre 2015)

2. Services aux employeurs En 2015, le Centre de carrière a reconduit son offre de services payants à l'intention des employeurs. Ces prestations ont pour but de faciliter l'embauche des diplômés EPFL tout en permettant le financement du Centre. Pour mémoire, les prestations proposées sont de deux types.

Prestations de recrutement · Mailshots : e-mail d'offres d'emploi aux diplômants et aux jeunes diplômés. · Bourse à l'emploi en ligne sur la plateforme jobsforbrains.ch · Recruitment Days : organisation de journées de recrutement sur le campus de l'EPFL. · Recherche active de profils. · Nouveau en 2015 : Multipost, un service de publi-postage pour annoncer aux étudiants les offres d’emploi disponibles au Forum EPFL.

DOMAINE DE LA FORMATION

Sponsorships

DONNÉES CHIFFRÉES

· Deux niveaux de sponsorship, Gold et Silver, donnent accès à des prestations de visibilité auprès des étudiants ainsi qu'à certaines prestations de recrutement. Le nombre de sponsors est de 4 Gold et 8 Silver.

Services aux étudiants - entretiens individuels

En plus de ces prestations payantes, le CC conseille régulièrement et gratuitement les employeurs sur l’obtention facilitée de permis de travail pour nos diplômés non-européens, en vertu des modifications de la Loi sur les Etrangers introduites en 2011, que beaucoup ne connaissent pas.

714 entretiens individuels (768 en 2014, – 7 %) ont été menés par les conseillers du Centre de carrière en 2015, les entretiens de moins de 30' n'étant pas comptabilisés. Les entretiens individuels durent en moyenne 90 minutes. Ils se répartissent comme suit :

3. Enquêtes et statistiques Thèmes des entretiens individuels

Les résultats du rapport d’enquête sur l’insertion professionnelle des diplômés EPFL de la promotion 2013 (IP13) ont été présentés en Direction en mai 2015. En août 2015, le Centre de carrière a lancé l'enquête sur l'insertion professionnelle des diplômés 2014 (IP14). Le rapport final sera rédigé pour fin avril 2016. D’autre part, le Centre de carrière a réalisé en 2015 une enquête sur la réorientation des étudiants qui quittent l’EPFL prématurément (abandons, échecs, renvois, etc.). Nous avons pour cela interrogé les étudiants s’étant trouvés dans une telle situation au cours des 10 dernières années académiques, afin de savoir ce qu’ils étaient devenus. Les principaux résultats ont été transmis à la direction en novembre et un rapport détaillé sera disponible durant le premier trimestre 2016.

4. Programme de stages obligatoires d’ingénieurs Bien que le programme soit géré au quotidien par des coordinateurs au sein des Facultés, le Centre de carrière reste responsable de la coordination centrale (une collaboratrice à 20 %). Cette année, deux axes spécifiques ont fait l’objet de notre attention : · Amélioration des fonctionnalités du portail en ligne, avec en particulier, l’implémentation des évaluations stagiaire / entreprise en ligne (fin des formulaires papier) et le développement d’une nouvelle interface entreprise plus conviviale. · Développement de métriques à des fins statistiques.

RAPPORT ANNUEL 2015

555 75 63

Préparation à l’embauche 18 Orientation académique 3 Orientation professionnelle

Réorientation académique Promotion

La légère diminution du nombre d’entretiens observée par rapport à 2014 s’explique d’une part par le transfert en cours d’année des activités de conseils aux anciens à EPFL Alumni, et d’autre part par la mise en place progressive d’une incitation à suivre nos ateliers plutôt que d’obtenir directement un entretien individuel sans préparation préalable.

Services aux étudiants - Tests psychométriques Seulement 2 tests Helios ont été passés en 2015 (6 en 2014). Le Centre de carrière n’utilise pratiquement plus le test Hélios depuis que nous avons commencé à travailler avec le test en ligne de la société TalenToday. com. Celui-ci est disponible gratuitement pour tous les étudiants, et ceux-ci peuvent ensuite, s’ils le désirent, discuter des résultats avec deux conseillères du Centre de carrière formées à la méthodologie. Ce test en ligne rencontre un grand succès : environ 600 étudiants de l’EPFL l’ont passé en 2015 (3’100 au total depuis l’introduction du partenariat en 2014).

Services aux étudiants - cours et ateliers Personnes présentes aux cours et ateliers Ateliers « Le dossier de candidature » Séminaire « Réussir son entretien d’embauche » Cours « Comptabilité, finance et gestion » Atelier « Démystifier l’Assessment Center »

Autres activités 458 164 142 123 * 29

* 116 étudiants inscrits + 7 participants externes sur l’année académique 2014–15

De plus, le Centre de carrière a organisé 6 séminaires de préparation au Forum EPFL : · 2 Séminaires « Réussir son CV » (6 mai 2015), en français et en anglais, environ 100 participants. · 2 séminaires « Réussir son Forum » (23 sept. 2015) en français et en anglais, environ 100 participants. · 2 séminaires « Lettre de motivation » (28 sept. 2015) en français et en anglais, environ 100 participants. L’augmentation du nombre d’ateliers et de séminaires délivrés par le Centre de carrière se traduit par une augmentation parallèle du nombre total de participants à nos offres de formation. Au final, le nombre de personnes ayant bénéficié directement de prestations du Centre de carrière en 2015, sous la forme d'entretiens individuels ou de cours, est d'environ 1’472 étudiants et Alumni (par rapport à 1’441 en 2014).

Services payants aux employeurs et aux personnes

· Participation à la Journée des Gymnasiens et à la Journée d'Accueil de l’EPFL. · Participation à la Career Services Week, Mazaryk University Brno (13–17 avril 2015). · Participation au Life Sciences Career Day de l’UNIL (09 mai 2015). · Participation à la journée nationale du réseau des centres de carrière suisses à Rapperswil (18 juin 2015). · Séance d’information sur les débouchés professionnels des docteurs EDCH (10 sept. 2015). · Participation à Euraxess « Researchers in Motion » en soutien au SOC de l’UNIL (14 oct. 2015). · Séance d’information sur les débouchés professionnels des docteurs EDMA (06 nov. 2015). · Participation à la Nuit des Carrières en soutien au Centre de carrière de l’Université de Neuchâtel (12 nov. 2015). · Stand au Forum EPFL 2015, avec participation d’experts extérieurs dans le domaine des permis de travail et de la création d’entreprise.

PROJET 2015 Refonte complète du site web (déjà prévue en 2015, reportée faute de temps). Mise en place d’un programme de conférences sur des thèmes généraux liés à l’insertion et à la vie professionnelles (comme le salaire ou les réseaux sociaux, par exemple).

L’ensemble des services fournis aux employeurs a permis de générer des recettes d'environ CHF 260 k, un revenu équivalent à celui de 2013, en diminution de 16 % par rapport à 2014 (309 k). Les services payants aux personnes consistent en frais de participation au cours « Comptabilité, finance et gestion » et en prestations de conseil à l’intention de nos Alumni (financées par EPFL Alumni). · Cours « Comptabilité, finance et gestion » CHF 5.0 k · Services aux Alumni (jusqu’à fin juin) (*) CHF 3.3 k · TOTAL CHF 8.3 k * Les séances de conseil aux Alumni ont été transférées à EPFL Alumni à compter du 1er juillet 2015 et ne font plus partie des prestations offertes par le CC depuis cette date.

( )

DOMAINE DE LA FORMATION

DONNÉES QUANTITATIVES DU CENTRE DE CARRIÈRE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

4.8 2013

2014

2015

68 6

63 5

72 3

226 11

361 12

451 7

101 520

99 575

63 555

Orientation académique Nb internes EPFL Nb externes EPFL Cours Nb internes EPFL Nb externes EPFL Insertion professionnelle Nb de conseils aux étudiants Nb de corrections de CV + simulations d’entretien

RAPPORT ANNUEL 2015

TOUTE L’INFORMATION ET LA DOCUMENTATION SCIENTIFIQUE À DISPOSITION SUR LE CAMPUS

LIBRARY.EPFL.CH

Information scientifique et Bibliotèque (SISB) par Isabelle Kratz

La Bibliothèque de l’EPFL est le centre de compétences et d’expertise en matière d’information scientifique et technique au service de l’enseignement et la recherche menés à l’EPFL. Dans un contexte en évolution permanente, elle donne, sur place et à distance, un accès large et aisé à l’information scientifique acquise ou produite par l’EPFL. Elle accompagne tous ses publics dans l’évaluation, l’usage, la production et la dissémination de l’information scientifique.

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015

2. Services aux usagers

En 2015, le SISB a poursuivi avec succès son objectif de (re)placer l’action de la Bibliothèque au sein même des activités de l’institution (études, enseignement, recherche).

Formations à la maîtrise de l’information

1. Orientations générales, axes forts d’action L’étude sur les orientations stratégiques du service pour les années à venir, initiée par la Vice-Présidence pour les affaires académiques, s’est terminée fin février 2015. Elle a confirmé, voire renforcé, les choix proposés par la Bibliothèque : maintenir/développer les services pour les étudiants comme pour les enseignants et les chercheurs ; étendre les formations de compétences informationnelles (Information literacy) ; poursuivre l’enrichissement des collections, avec un accent fort à mettre sur les ressources numériques ; accompagner les chercheurs dans leur activité de publication ; participer à la gestion des données de la recherche ; s’inscrire durablement dans les réseaux de bibliothèques pour mutualiser forces et moyens. En cohérence avec ces conclusions et en tenant compte de l’introduction d’un nouveau standard de catalogage pour la documentation imprimée, le service a entamé une réflexion sur une nouvelle organisation, plus à même de répondre aux besoins actuels et futurs de ses publics. La Bibliothèque s’est efficacement investie dans l’élaboration de projets à soumettre dans le cadre du programme national CRUS/P-2 « Information scientifique : accès, traitement et sauvegarde » (2014-2016), notamment sur la gestion des données de la recherche. Un premier financement a ainsi été obtenu.

L’action de formation à l’Information literacy continue d’être développée et formalisée. · Niveau Bachelor : les formations données dans le cadre des Enjeux mondiaux sont en pleine croissance, les supports de formation en ligne ont été repris, une interaction plus étroite avec les enseignants en intervenant dans leur cours a pu être mise en place, ainsi qu’un soutien accru aux étudiants lors de la préparation de leurs posters. · Niveau PHD : séminaire en 4 nouveaux modules (Recherche avancée, Ecriture collaborative, Comment et où publier, Données de la recherche). · Utilisation des logiciels anti-plagiat : le service a poursuivi son accompagnement des enseignants à l’introduction des outils de détection des plagiats tout en multipliant ses formations à la citation et au respect du droit d’auteur pour les étudiants. Augmentation des formations développées à la demande des enseignants ainsi qu’à la demande des usagers :

SISB, Personnes formées 2013, 2014 et 2015 2 gymnasiens 54 autres 54 PhD

1’588 personnes formées en 2015 594 en 2014 947 en 2013

271 MA

1’110 BA

Un service d’accompagnement pour les chercheurs de l’EPFL a été mis en place en parallèle pour les soutenir dans l’élaboration de leur plan de gestion des données. La Bibliothèque a poursuivi son implication dans les partenariats et réseaux de bibliothèques : relations mises en place avec le directeur de l’ETHZBIB nouvellement arrivé en mars 2015, apport d’expertises et de contributions sur différents dossiers traités à l’échelle nationale, dont les licences nationales, le projet SLSP (Swiss Library service Platform) et la révision de la Loi sur le droit d’auteur (LDA).

Personnes formées en 2014 et 2015

930

300 250 200 150 100 50 0

gymn.

STI

ENAC

CDM CDH pluri- ESC- autre disc. UNIL

DOMAINE DE LA FORMATION

Diffusion de la culture scientifique

Accueil des nouveaux étudiants : ces séances organisées en début de semestre permettent d’introduire les étudiants intégrant l’Ecole à l’utilisation des services offerts par la Bibliothèque.

· Open Science Workshops 2015 . Une série de workshops a été organisée les 3, 12, 17 et 26 novembre dans le but de faire connaître le mouvement Open Science et Open Data, et son intérêt pour les chercheurs. Au total, 70 personnes – 57 membres EPFL (dont 25 PhD) et 32 hors EPFL : · Reproducible Research using IPython · Open Access Publication: the Good, the Bad and the Ugly · DMPOnline · Data / Text mining · Entre réalité et fiction : Sherlock Holmes / Les Experts [l'effet CSI] . Collaboration entre l’Ecole des Sciences Criminelles, le musée Sherlock Holmes de Lucens et la Bibliothèque de l’EPFL, 8 octobre 2015, 129 participants, dont 29 de l’EPFL . · La Bibliothèque communique avec ses amis. Rencontre pour les bibliothécaires sur le thème de la communication (présentations, table ronde), 2 juin 2015, 71 participants.

SISB, Séances d’accueil 2013, 2014 et 2015

150 43 autres PhD EPFL 621 MA

90 CMS

3’142 étudiants accueillis en 2015 2’293 en 2014 1’136 en 2013

2’238 BA

Espace public · 1.14 Mio d’entrées à la Bibliothèque en 2015. Des événements diplomatiques en mars 2015 ont amené la Bibliothèque à fermer 6 jours. · Utilisation intense des espaces de la Bibliothèque et des services afférents dans le RLC. · Seul service de l’EPFL ouvert tout au long de l‘année, la Bibliothèque participe fortement au lieu de vie et d’étude plébiscité du « Rolex ». · Certains points problématiques ont pu être réglés, comme les questions autour du service d’impression défaillant et la mise en place de free-wifi. D’autres perdurent : espaces de travail en groupe insuffisants et sous-équipés en matériel multimédia, mobilier de l’espace de travail inadapté aux usages, guichet d’accueil du RLC offrant des heures d’ouvertures de plus en plus restreintes.

Communication et valorisation des services auprès des utilisateurs finaux · Présence remarquée aux journées d’accueil des nouveaux étudiants en septembre avec notamment la projection d’une courte vidéo « décalée » sur les services de base (ouverture, prêt, aide, etc.) dont un échantillon peut être vu sur notre compte Youtube. · Elaboration de nouveaux supports d’information et valorisation des ressources et services offerts, en conformité avec la nouvelle identité visuelle. · Mise en œuvre d’un prêt simplifié des clickers mis à disposition des étudiants par le CAPE (Centre d’appui à l’enseignement). · Structuration et développement des services pour les antennes EPFL adaptés à leurs besoins et à leur situation, avec des interventions à Fribourg, Genève, Neuchâtel et Sion.

3'197 entrées une journée moyenne à la Bibliothèque en 2015

75 demandes au guichet 18 demandes de code wifi

289 prêts et prolongations

3'079 feuilles imprimées ou photocopiées

481 jobs (impressions, photocopies et scans)

Photo © www.360-pano.ch

RAPPORT ANNUEL 2015

Liaison avec les facultés, sections Les bibliothécaires de liaison ont mené en 2015 un travail important autour : · des supports de communication, destinés à faire connaitre les services proposés à chaque communauté EPFL (lettres d’information, pages web thématiques regroupant services et ressources utiles pour chaque faculté et section, Rapport d’activité pour faire le point sur une année de service). · des collections pour en garantir la pertinence pour l’enseignement et la recherche à l’EPFL. Cette année a également été marquée par une implication croissante des bibliothécaires de liaison dans les dossiers relatifs aux données de la recherche et à l’Information literacy.

3. Soutien à la recherche La Bibliothèque a poursuivi ses actions de sensibilisation aux modes alternatifs de publication, aux questions relatives à la cession des droits dans les contrats de publications, aux coûts des périodiques, aux questions légales liées à l’utilisation de la documentation acquise.

Open access De nouvelles pages web ont été créées afin de donner une information claire aux chercheurs sur les différents modèles de publication, les aspects économiques ainsi que les contraintes légales.

TDM (Text and Data mining) Projet pilote autour du text and data mining en collaboration avec un professeur. La Bibliothèque l’a accompagné dans l’établissement et les négociations des conditions cadre avec l'éditeur.

Développement et valorisation du service d’aide à la publication Un point de contact a été créé afin de centraliser et répondre aux demandes d’expertise sur les droits d’auteur, de conseil sur les contrats et les modèles de publication : publish-support.bib@epfl.ch.

titutionnelle Infoscience, toujours très utilisée avec 16 millions de déchargements (chiffre stable par rapport à 2015). · Curation : 1277 sollicitations des curateurs (1081 en 2014). · Croissance de la base : 30 nouveaux laboratoires contactés; 10546 notices créées, 2898 fichiers déposés. · Suite aux nombreux changements au sein de la VPSI, une importante réflexion sur les buts et l'organisation d'Infoscience a débuté. En parallèle, le SISB s'est fortement impliqué dans la consolidation des demandes d'évolution recueillies auprès des utilisateurs et a participé à plusieurs projets (notamment l'amélioration de la gestion des brevets et celle des travaux de master d'architecture).

Soutenir la publication en Gold Open Acces Suite à l’analyse des pratiques de publication des auteurs EPFL, une proposition de projet a été faite pour la prise en charge partielle des frais de publication dans le cadre du modèle Gold Open Access. Ce projet a été approuvé par la direction académique en fin d’année et sera mis en œuvre à partir de 2016. Deux objectifs sont visés : · encourager la publication en Open Access, notamment pour une meilleure dissémination des résultats de recherche produits par l’EPFL et une réponse facilitée aux exigences des bailleurs de fonds. · participer au mouvement de bascule de l’édition vers l’Open Access, et ainsi contrer les éditeurs qui revendent très cher le travail des chercheurs, largement financé par des fonds publics. Faire savoir aux chercheurs EPFL qu’ils peuvent publier gratuitement en Open Access dans certaines revues, du fait de l’abonnement courant payé par le service : promotion des accords passés avec certains éditeurs importants. La Bibliothèque a également mis en place les relations nécessaires afin que les auteurs de l’Ecole puissent bénéficier du projet OpenAIRE « Pilot to support Gold Open Access publications for finalized FP7-funded projects ».

Membership ORCID pour l’Ecole Suite à une analyse des besoins, la Bibliothèque a pris en charge le membership ORCID pour l’EPFL afin de faciliter la généralisation de l’identifiant unique pour le chercheur et aider à l’identification juste des publications.

Aider à la publication en Green Open access Le service a poursuivi en 2015 son accompagnement aux chercheurs pour l'enrichissement de l’archive ins-

Données de la recherche Le projet national Data Life Cycle Management (DLCM) auquel la Bibliothèque de l’EPFL participe activement a été soumis le 15 février, et accepté par Swissuniversities le 22 juin 2015. · Le projet est doté d’un budget de plus de 10 millions CHF (2015-2018) et est le fruit de la coopération de différentes institutions suisses d’éducation supérieure (EPFL, ETHZ, Université de Zurich, Uni-

DOMAINE DE LA FORMATION

versité de Bâle, UNIGE, UNIL, HES-SO/HEG, SWITCH). · La Bibliothèque dirige le premier des cinq tracks du projet qui se concentre sur les bonnes pratiques et ressources à disposition pour optimiser la gestion des données en Suisse. En plus d’être active dans ce projet national, la Bibliothèque propose désormais un service d’accompagnement des chercheurs autour du Data Management Plan (DMP). Il s’agit d’un service pionnier en Suisse qui répond aux nouvelles exigences des bailleurs de fonds comme par exemple la Commission Européenne dans le cadre de son programme de recherche et d’innovation H2020. · L’équipe de la Bibliothèque dédiée aux données de recherche a rencontré plus d’une vingtaine de chercheurs et collaborateurs scientifiques en 2015 pour répondre de manière personnalisée à leurs besoins en matière d’outils, de formation et à leurs questions. Un point de contact unique a été créé. · Au total, 22 projets ont été suivis et plusieurs formations sur-mesure pour les chercheurs et leurs équipes ont été offertes, dont deux formations annuelles dans le cadre du Service de Formation du Personnel (évaluation des formations SFP: 9.2/10). La Bibliothèque a reçu des retours très positifs de la part des chercheurs qui ont recouru au service d'accompagnement. Les résultats de ces actions de sensibilisation et de formations et mettent en lumière l’avantage ainsi que la force d’un tel service d’accompagnement et de formation personnalisé pour les chercheurs et collaborateurs de l’EPFL.

4. Politique des collections La Bibliothèque a entamé en 2015 la refonte de la politique documentaire afin de la rendre conforme aux pratiques et besoins des usagers ainsi que qu'aux orientations stratégiques de la Bibliothèque. Une nouvelle Charte documentaire a ainsi été élaborée et validée afin de redéfinir le cadre des acquisitions documentaires.

Collections imprimées · Suite du travail sur les collections du sous-sol pour en faciliter l’accès. Plus de 31 000 documents ont été sortis en 2015 de la collection et tous les fonds sont désormais signalés dans le catalogue. Suite à ce nettoyage, un vaste chantier de fusion de ces collections a été entrepris, afin de leur appliquer un seul système de classification. Le plan de classement pour les collections courantes reléguées au sous-sol a également été revu. · Les catalogueurs ont été formés sur 7 jours à la nouvelle norme de catalogue RDA (Research description and access) en 2015. La Bibliothèque de l’EPFL a pris en charge et assuré cette formation (en français) pour l’ensemble du réseau NEBIS de Suisse Romande. · Diffusion du patrimoine historique : la Bibliothèque a élaboré le cahier des charges pour entamer la numérisation avec OCR (Reconnaissance optique de caractères) d’une sélection d’ouvrages de son fonds ancien.

Collections électroniques · Coopération accrue avec l’UNIL / BCU pour une offre de ressources électroniques mutualisée quand cela est possible : poursuite du projet tout au long de 2015 (définition des moyens techniques) et mise en œuvre prévue pour 2016. · Coûts des abonnements: l’augmentation des prix des abonnements suit une progression linéaire, sans surprise. · Usages et besoins des usagers : développement fonctionnel de la base de gestion, intégration des ebooks et des bases de données.

En 2015 l’usage des articles électroniques a subi une légère augmentation, mais la tendance générale sur les quatre dernières années reste à la baisse. Il est difficile d’expliquer cela : meilleur comptage des accès (améliorations des standards), ou une diminution des utilisations illicites non détectées par les plateformes, ou encore changements des pratiques des chercheurs liés aux nouveaux modèles de dissémination ouverte du savoir scientifique (accès via des archives ouvertes).

RAPPORT ANNUEL 2015

Coûts (en €uros) 800’000

2013 +4%

2014

2015

+5%

700’000 600’000 500’000 400’000 300’000

+9% +7%

200’000 100’000 0

en 2015: en 2014: en 2013:

Elsevier Freedom (journaux)

Wiley STM (journaux)

Elsevier Scopus (base de données)

Web of Science (base de données)

0.83 € / download 0.99 € / download 0.69€ / download

1.14 € / download 1.38 € / download 0.77 € / download

0.37 € / recherche 0.32 € / recherche 0.28 € / recherche

0.54 € / recherche 0.38 € / recherche 0.28 € / recherche

Downloads

2013

2014

2015

1’500’000

Recherches

2013

2014

2015

200’000 175’000

1’250’000

150’000

+25%

1’ 00’000 750’000

+4% +4%

+5% +1%

125’000

-28%

100’000

-22% -12%

-13%

75’000

500’000

-27%

50’000 250’000 0

-39% +30% Elsevier Freedom

Wiley STM

5. Outils informatiques métier · Mise en production du nouveau site web de la Bibliothèque de l'EPFL library.epfl.ch en septembre 2015 : architecture et contenus révisés, utilisation du système Jahia de l'EPFL. · En collaboration avec la centrale du réseau NEBIS à Zurich, tests des nouvelles règles de catalogage RDA. · Finalisation avec l’OGIF du projet d'export des thèses à partir d'IS-Academia pour chargement dans Infoscience. · Proposition puis support aux développeurs de l'application mobile Pocket Campus de l'EPFL pour intégrer la recherche dans les collections print et online de la Bibliothèque (mise en service nov. 2015). · Support renforcé tout au long de l'année aux bibliothécaires de liaison dans leurs activités relatives à

25’000 0

Elsevier Scopus

Web of Science

l'archive institutionnelle Infoscience, notamment pour l'intégration de nouveaux laboratoires (nouveaux inscrits doublés par rapport à 2014). · Remplacement des terminaux publics Sun par le système VMWare View, plus simple pour les utilisateurs et selon recommandation de la VPSI. · Poursuite de la virtualisation du parc informatique professionnel de la Bibliothèque.

DOMAINE DE LA FORMATION

PROJETS 2016 · Mettre en place la nouvelle organisation du service à compter de mars 2016. · Piloter la contribution EPFL dans le projet P2-DLCM (Data life cycle management) pour l’aspect Guidelines, Policies, et Data management plan et dans le projet P2-SLSP (Swiss Library service platform). · Communiquer sur les services offerts par la Bibliothèque et en faire une priorité. · Etudier et mettre en place une démarche qualité afin d’évaluer les performances de la Bibliothèque, d’aider à la décision et à l’établissement des orientations stratégiques futures.

pement des pages web dédiées au sujet, toujours en étroite collaboration avec le Research Office et la VPSI. Il s’agira aussi d’apporter la contribution de l’EPFL au projet DLCM, selon l’engagement pris par l’institution. Des réalisations notables sont attendues sur la construction du portail national consacré aux données de la recherche et sur ses premiers contenus. · ORCID : la Bibliothèque étudiera avec les instances recherche de l’EPFL la possibilité de promouvoir le système ORCID auprès des chercheurs et de faciliter au maximum la création de leur compte individuel. Cela contribuera à l’attribution exacte des publications à leurs auteurs et à leurs institution, et donc à la valorisation de la recherche menée à l’EPFL.

2. Services aux usagers

4. Politique des collections

· « Rent / book a librarian ! » : développement du service individualisé d’aide à la recherche et à la maîtrise de l’information. · Structuration et développement des services pour les antennes EPFL, avec notamment intensification des services à distance/guichet virtuel. · Elaboration de courts films de présentation des services de la Bibliothèque aux étudiants en collaboration avec ERACOM. · Développement et valorisation du guichet virtuel. · Amélioration et optimisation des guichets physiques : refonte des modalités d'ouvertures, liens avec le service helpdesk Poséidon, Myprint et l'accueil de l'EPFL, tous impliqués dans l’accueil au RLC. · Poursuite de la stratégie de communication sur les réseaux sociaux : ouverture de compte Twitter et LinkedIn, réflexion autour d’Instagram.

· Contrat cadre pour les acquisitions des monographies imprimées à conclure, avec pour objectif d’améliorer le service pour les usagers de la Bibliothèque (livraisons rapidesk, etc.). · Poursuite de la rédaction des documents cadre décrivant la politique d’acquisition. · Fin du travail sur les collections du sous-sol pour en faciliter l’accès aux usagers de la Bibliothèque. · Passage à la nouvelle norme de catalogue RDA (Research description and access) en 2016. · Valorisation de la collection d’e-books. · Coopération accrue avec l’UNIL/la BCU pour une offre de ressources électroniques mutualisée quand cela est possible. · Mutualisation des forces avec l’ETHBib pour la négociation de licences courantes communes (hors produits consortiaux).

1. Orientations générales, axes forts d’action

3. Soutien à la recherche · Text and data mining : poursuite de l'accompagnement des chercheurs, et participation à la task force pour la révision de la Loi sur le droit d’auteur afin que le TDM puisse être reconnu comme pratique légale (en suivant le mouvement européen en cours). · Poursuite du développement et valorisation du service d’aide à la publication, expertise sur les droits d’auteur, conseil sur les contrats de publication. · Données de la recherche : consolider le service d’accompagnement DMP avec la mise à disposition de nouveaux outils et la multiplication des actions de sensibilisation/communication ; dévelop-

RAPPORT ANNUEL 2015

5. Outils informatiques métier · Evolution du système intégré de gestion de bibliothèque : suivre le projet de plateforme nationale de service (lead : ETHZ-BIB) et participer à la réflexion en particulier au niveau romand. Poursuivre les améliorations de BEAST. · Catalogues et métadonnées : accompagner le passage au standard RDA. · Infoscience : participer à la sécurisation du système et à l'amélioration de ses fonctionnalités, en partenariat avec la VPSI (SI2020). · Conservation des ressources électroniques : en collaboration avec le secteur des collections et sur la base de l'étude réalisée en 2015, préparation de la mise en place d'une solution technique.

DONNÉES QUANTITATIVES DE LA BIBLIOTHÈQUE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

Nb d’heures travaillées par les assistants-étudiants

38.6

8’195 2013

2014

2015

363 119 3.6 1’025’172 6’342 7’759 120’249 723 10’213 5’014 37’049 4’344 413 12’826 198’176 1’258’834 51 947 8 1’136

363 119 3.6 1’390’988 11’692 7’358 106’007 531 7’860 4’445 34’268 4’141 513 14’821 176’688 1’120’005 37 2’175 23 2’293

357 119 3.6 1’141’471 10’800 7’718 103’302 477 6’721 4’399 26’814 3’532 430 6’260 171’597 1’099’238 72 1’625 29 3’142

3’050 8’611

10’588 5’955

9’094 8’946

412’621 270’733 16’637 13’321 4’739 532 11’238 7’354 61’191 50

361’581 263’282 1’562 36’307 4’739 609 12’684 8’800 67’146 35

319’913 249’234 – 35’564 4’414 579 11’980 7’667 75’292 34

Services au public Nb de jours d’ouverture par an Nb heures d’ouverture par semaine ETP bibliothécaires dédiés aux guichets Nb d’entrées dans la Bibliothèque Nb d’usagers inscrits : nouveaux inscrits uniquement Nb d’emprunteurs actifs sur la totalité des inscrits Nb total de prêts Nb de documents fournis (hors PEB)

articles pages thèses

Nb de sollicitations aux guichets...

en espaces publics virtuel (mails et téléphones)

Nb de contentieux traités Nb de demandes code wifi au guichet de la Bibliothèque Nb de photocopies, scan ou impressions

jobs pages

Nb de formations données Nb de personnes formées Nb de séances d’accueil tenues Nb de personnes ayant participé aux séances d'accueil Collections : acquisition Nb de nouveaux documents (exemplaires) Nb de nouveaux e-books * Collections : état au 31 décembre Fonds global (estimation) Nb de monographies imprimées (exemplaires) * Nb de monographies à cataloguer (estimation) Nb de documents éliminés (exemplaires) Nb de titres de périodiques imprimés * dont nb de titres vivants Nb de titres de périodiques électroniques accessibles * dont nb de titres vivants Nb d’e-books * Nb de bases de données bibliographique *

* les chiffres tirés de l'ancienne base de gestion de la Bibliothèque sont à prendre avec beaucoup de précaution.

DOMAINE DE LA FORMATION

PROMOTION DE L'APPRENTISSAGE DES LANGUES, DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES PLURILINGUES ET PLURICULTURELLES

LANGUES.EPFL.CH Centre de langues EPFL (CDL) par Elisabeth Paliot

Le Centre de langues de l’EPFL, géré par l’Université de Lausanne, a pour mission de : · Encourager et promouvoir l'apprentissage des langues pour répondre aux défis de la formation universitaire internationale et de la mobilité ainsi que de la vie professionnelle et de l'apprentissage tout au long de la vie. · Permettre le développement des compétences de communication plurilingues et interculturelles, dans la perspective d'une utilisation compétente des langues dans des contextes multiples et pour des objectifs variés. · Développer des compétences en langues et communication en tant que compétence-clé transversale indispensable à toutes les formations. · Favoriser la formation continue des membres du personnel de l'EPFL dans ce domaine. · Offrir un service de consultance et de conseil pour l’administration et les facultés de l’EPFL pour des questions de langues et de plurilinguisme. Le Centre de langues offre aux membres de la communauté EPFL : · Une formation de haut niveau répondant aux exigences de leurs études, des échanges et / ou de leur travail actuel et futur, par un développement général des compétences en langues et communication, des cours modulaires axés sur des besoins spécifiques, la préparation à divers examens et certificats, l'apprentissage individuel en autonomie, et un développement des compétences de communication spécifiques pour différentes disciplines. · Une didactique stimulante qui intègre les méthodes éprouvées et les dernières innovations méthodologiques, s'adressant à tous les types d'apprenants, orientée sur la pratique et adaptée à notre public. · La transparence et la cohérence des objectifs d'apprentissage et des acquis de formation des étudiants par la mise en relation avec des standards européens - notamment par l'utilisation du Portfolio européen des langues. · Le développement de la capacité à apprendre en autonomie et des compétences interculturelles. · Au niveau institutionnel, l’expertise du Centre de langues apporte un soutien aux différents acteurs de l’école dans le domaine de la politique linguistique et de la communication. L’équipe se compose de 21 enseignants fixes (4 allemand, 6 anglais, 10 français et 1 italien), de deux secrétaires de direction, Francine Allaire et Laure Richard Zufferey, d’un ingénieur pédagogique, Luis Gonzalez, une responsable du site EPFL, Elisabeth Paliot et d’une directrice générale, Brigitte Forster Vosicki.

RAPPORT ANNUEL 2015

CHIFFRES-CLÉS 2015

RÉALISATIONS 2015

3'642 personnes ont suivi une formation, ce qui représente une baisse de 2.6 % par rapport à l’année 2014. Le nombre total de dossiers traités (4’753) a baissé de 6 %.

Certains des modules existants ont été ajustés et des nouveautés ont été conçues, par exemple, les modules « Donner une structure à vos idées – grammatisch korrekt und sicher kommunizieren » ou « Communiquer à l’écrit » en français

234 groupes (avec un maximum de 15 participants par groupe) ont été ouverts ainsi que 75 périodes accompagnées à l'Espace multimédia (disposant de 30 places de travail) ; celles-ci sont structurellement intégrées dans un certain nombre de formations. Au total, nous recensons 8’124 périodes enseignées, auxquelles s'ajoutent 361 heures de tutorat pour des formes d'apprentissage individuelles et 448 heures de cours privés. 1'701 attestations ont été distribuées (soit sans crédit pour une participation de 80 %, soit avec crédits si les conditions des contrôles continus sont remplies). Dans l'Espace multimédia, 356 périodes ont été proposées pour l'apprentissage individuel en libre accès; elles sont ouvertes à tous, indépendamment d'une inscription dans un groupe; 4’661 utilisations ont été enregistrées pour ces périodes. Parmi les 1’675 participants qui ont rempli une évaluation des cours, 98 % ont apprécié de manière positive la formation reçue (43,3 % ont trouvé le cours excellent, 45,8 % bon, 8,9 % suffisant). Le Centre de langues a reconduit l’évaluation du niveau d’anglais des étudiants BA1. 1’807 personnes ont passé le test à l’Espace multimédia entre les mois d’octobre et de novembre 2015. 346 tests de types divers ont été organisés par le Centre de langues, à la demande de l'Office de la mobilité, de la Faculté Informatique et Communications, de l’Ecole de Science de base et du DAF.

A la demande du responsable de Pôle EPFL Valais / Wallis, des cours de français ont été conçus sur la base des analyses de besoin qui ont été effectuées auprès de 37 collaborateurs du Pôle EPFL Valais / Wallis. Quelques modules du Centre de langues portant sur la compétence de communication académique et professionnelle ont été proposés pour compléter le catalogue de cours de l’Ecole doctorale. Ces cours crédités ont pour but de développer les compétences transversales des doctorants. Plusieurs ajustements et améliorations ont été apportés à l'outil de gestion IS-Academia, surtout au niveau des inscriptions des collaborateurs. En plus, un grand travail préparatoire a été effectué par Somanoe Ung Horth (OGIF), Elisabeth Paliot, Francine Allaire et Laure Richard (Centre de langues) pour développer un système cohérant intégrant toutes les données nécessaires à l’évaluation des étudiants depuis la création de documents administratifs de cours, la saisie de notes par les enseignants jusqu’à l’établissement automatique des attestations de cours. Un questionnaire a été élaboré en 2013–14 par deux représentants des doctorants Seyedeh Mohadeseh Taheri Mousav et Parag Rastog ainsi que par Elisabeth Paliot. 252 doctorants y ont répondu, permettant ainsi de mieux connaitre et définir les besoins de cette population par rapport à l'offre du Centre de langues et l’Espace Multimédia. Ces réponses et suggestions seront utilisées par le groupe de travail « Avenir EMA » afin d’apporter des améliorations. Des modules plus ciblés seront également proposés à cette population.

DOMAINE DE LA FORMATION

PROJETS 2016

Projets nationaux et internationaux

Mise en œuvre des cours intensifs de français pour les collaborateurs du Pôle Valais/Wallis. Les modules alterneront une semaine en présentiel et une semaine à distance incluant une session de groupe de 1 heure, en utilisant un logiciel de conférence et un suivi individualisé par courriel ou Skype. Un espace virtuel d'apprentissage sera créé, proposant des informations et documents en relation avec la formation, des activités d'approfondissement individuelles, des tâches individuelles et collaboratives portant sur des activités de communication et la compétence interculturelle, un journal apprentissage, etc.

Participation au projet « Berufsspezifische Sprachkompetenzprofile für Lehrpersonen für Fremdsprachen 2012-2014 » (projet coordonné par la Pädagogische Hochschule St. Gallen et co-financé par la Conférence suisse des directeurs cantonaux de l'instruction publique CDIP et la Conférence suisse des rectrices et recteurs des hautes écoles pédagogiques (COHEP).

En 2015–16, le Centre de langues a entamé un nouveau cycle d'auto-évaluation qui a comme objectif l'élaboration des stratégies de développement et un nouveau plan d'action qui porteront sur les 5 ans à venir. Il a débuté le 8 septembre 2015. Le Centre intègre l'ensemble de ses collaborateurs dans ce processus etanalyse systématiquement le feed-back donné par ses utilisateurs par rapport à son dispositif de formation. Dans ce contexte, et afin de mieux connaître les besoins des différentes sections de l'EPFL, Brigitte Forster Vosicki et Elisabeth Paliot ont mené conjointement des entretiens de consultation avec les adjoints des différentes sections en décembre 2015 et janvier 2016.

Coordination du projet « Modularisation des compétences de communication académique multilingue et multiculturelle pour les niveaux BA et MA » (magicc. eu) ; projet du UE Lifelong Learning Programme 2011 avec 9 partenaires européens, sous-catégorie projets multilatéraux ERASMUS : Soutien du programme de modernisation pour l'enseignement supérieur. Il a été sélectionné comme « success story » en novembre 2015 par un groupe d'experts du Directorate-General for Education and Culture de la Commission européenne sur la base de critères rigoureux en ce qui concerne la qualité et la pertinence des résultats du projet.

Elaboration de nouveaux modules pour étudiants, doctorants et collaborateurs en se basant sur les résultats des entretiens de consultation avec les adjoints des différentes sections. Innovation pédagogique : élaboration de tâches de communication plurilingue et leur introduction dans les modules. Transparence et comparabilité : Le groupe de travail « Canevas », composé d'enseignants de différentes langues, a été créé dans l'objectif de rendre encore plus claires et explicites les tâches qui servent de base à l’évaluation continue du Centre de langues. Les différentes catégories du canevas sont repensées et systématisées. Il y a notamment une amélioration par rapport aux exercices de mise en situation et aux critères d'évaluation. Célébration du 10ème anniversaire du Centre de langues EPFL le jeudi, 3 novembre 2016. Continuation de la réflexion sur une réelle intégration des modules de langues dans les cursus des facultés par la reconnaissance des crédits des cours de langues dans le cursus de l’étudiant.

RAPPORT ANNUEL 2015

DONNÉES QUANTITATIVES DU CENTRE DE LANGUES EPFL Personnes fixes

équivalents plein temps

11.8

Personnes à l'heure

21 Formations

dont 36 enseignants

heures travaillées

5’506 2013

2014

2015

8’057 236 39 51 138 8 71 352

8’262 240 40 51 140 9 76 378

8’124 234 48 49 128 9 75 356

5’010 3694 649 760 2’69 116 51 4’814 354 2’231

5’054 3’739 655 797 2’155 123 59 4’894 409 1’803

4’753 3’642 779 739 1’996 128 68 4’661 346 1’807

980 702 2’106

998 737 2’211

981 720 2’160

Nb total périodes données 3 Nb groupes

Total Allemand Anglais Français Italien 4

Nb groupes EMA accompagnées 5 Nb périodes EMA en libre accès Participations Nb candidatures Nb apprenants placés

Total Allemand Anglais Français Italien

Dont apprenants en autonomie guidée Nb utilisations EMA libre accès Nb tests externes 5 Nb évaluations anglais étudiants 1ère année Attestations Nb attestations de présence Nb attestations avec crédits Nb crédits distribués

Toutes les personnes ayant travaillé à l’heure durant l’année académique 2011-2012 : enseignants à l’heure, étudiants horaires 2 Période de prestations par année académique 3 Groupes et Espace multimédia accompagné 4 EMA = Espace multimédia pour l’apprentissage personnalisé 5 Périodes prévues pour les périodes multimédia structurellement intégrées aux modules 6 Tests pour les Facultés et services

DOMAINE DE LA FORMATION

PROMOTION ET VALORISATION DE L’OFFRE DE FORMATION EPFL

Service de promotion des études (SPE)

FUTURETUDIANT.EPFL.CH

par Sabrina Rami-Shojaei

L’année 2015 a été marquée par plusieurs changements au sein du Service de Promotion des Etudes. D’abord au niveau des ressources avec le départ et l'arrivée de collaborateurs, puis au niveau des tâches, avec la reprise de plusieurs activités au niveau international, suite à la réorganisation des relations internationales de l’école, dont le suivi des accords internationaux, l’organisation de l'international fair et la gestion des stages de recherche. En effet, les départs de Colin Grisel, responsable des projets marketing et de Justine Ciana, qui a assuré un mandat au niveau de l’organisation des évènements, et l’arrivée de Melina Monod, collaboratrice administrative, d’Emilien Candaux, responsable des évènements, d’Ainsley Brown, responsable des partenariats internationaux et de Clara Marc, assurant un mandat de spécialiste marketing, ont fait que 2015 a été une année de transition pour le service.

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015 Visites et évènements Organisation de plusieurs événements ou visites in situ, et présence à divers forums d’orientation, séances d’information dans les gymnases, lycées, forums internationaux organisés par des partenaires académiques ou encore les représentations suisses à l’étranger (swissnex, ambassades), et « mobility fairs » : · Forums d’orientation en Suisse romande. Forum de Sierre, Job Info Fribourg, Horizon, Collège Calvin, gymnase français de Bienne, Lycée de Porrentruy, etc. · Forums en France voisine. Sup’Info Pontarlier, Forum des métiers Evian, Forum des formations supérieures Annemasse, Forum Etudes et Métier Ferney, etc. et coordination de la présence d’étudiants ambassadeurs dans des forums dans des lycées en France, et lycées français à l’étranger (Singapour, Bruxelles, Brésil, UK, Espagne, Suisse-Zurich, Luxembourg, etc.) · Forums en Suisse allemande et Tessin. OrientaTi, Thun-Schadau, Seeland Biel, Thun-Seefeld, BernNeufeld, Informationstage Zurich, Informarkt Zurich, Muttenz, Zebi Lucerne, KS Soleure, HofwilBerne, koniz, Burgdorf, Kirchenfeld, Kantonschule Solothurn, Bâle, etc. · Visites de classes. KS am Burggraben, StGallen, Gymnasium Liestal, Gymnasium Köniz, KS Uri, KS Stadelhofen, KS Wettingen, KS Rämibühl, lycéennes canton du Jura, Bugnon, etc. · Visite d’étudiants internationaux : Tu Delft, ENS Cachan, Etudiants Summer School du CERN, etc. · Forums internationaux. Oxford, Imperial College, Cambridge, Carnegie Mellon, GeorgiaTech, MIT European Career Fair, Foire du Luxembourg, Forum de Vaduz, Swiss Education Fair Singapour, Ecole Centrale, Polytechnique Paris, Supelec, TUM Partner Days, Toronto & Montréal Go Global Fair, EHEF Indonésie, etc. et coordination de plusieurs forums de mobilité. · Evènements In Situ. Journées d’information pour gymnasiens et lycéens francophones, Journée des Masters spécialisés, Welcome day des doctorants, International fair, Infotag pour gymnasiens suisse allemands et tessinois-dernière édition sous cette forme. · Divers. Organisation du 5 à 7-rencontre des enseignants de mathématiques et de physique, participation à l’inauguration du campus Biotech, collaboration avec la SATW dans l’organisation des Tecdays, participation au festival des sciences,

représentation de l’EDOC au forum EPFL, organisation de visites autour de l’exposition Solar Impulse, etc.

Summerschool de Koeniz Cette Summerschool s’inscrit dans le cadre du programme MINT dont l’ambition est d'ancrer les sciences et la technique dans le bagage de culture générale de l’enseignement gymnasial et de renforcer ainsi l'attractivité des formations scientifiques. L'enseignement est donné en dehors des branches traditionnelles dans un cadre interdisciplinaire, encourageant la dimension pratique. Directement concernée par cette question de relève scientifique dans les gymnases suisses, l'EPFL a soutenu cette démarche en proposant cette semaine d'immersion. Sciences physiques, électronique, robotique, sciences des matériaux, programmation et analyses environnementales: le Service de promotion des études a coordonné la mise en place du programme en impliquant les enseignants de Köniz et de l'EPFL pour trouver des sujets adaptés. Au final, un choix d'activités variées a permis aux élèves d'entrer en contact avec des thématiques d'ingénierie, peu visibles au gymnase. L'accent a été mis sur la pratique et la résolution de problèmes réels: développement d'une application pour téléphone, balade en rivière à la recherche de polluants, découverte d'une planète lointaine à travers les yeux d'un robot.

Journée thématique au Collège Sainte Croix à Fribourg Le Collège Sainte-Croix à Fribourg accueillait cette année la deuxième journée « destination innovation », concept initié et organisé par le SPE. Les thèmes retenus par le Collège, Urbanisme et Environnement, Technologies médicales, Robotique et Humanités digitales, ont suscité un vif intérêt parmi les 800 gymnasiens, qui ont pu rencontrer des chercheurs, des étudiants, des entrepreneurs et plonger l'espace d'une journée dans le monde de la science et de la technique. Cette journée, organisée grâce à la collaboration efficace et très engagée du rectorat du collège, s'articulait autour de conférences plénières, de présentations de projets d'étudiants, et d'une exposition rassemblant des démonstrations de plus de 14 laboratoires de l'EPFL. En participant à ces différentes activités, les collégiens ont pu se rendre compte des aspects interdisciplinaires des projets de recherche; la thématique de l'innovation était également très présente avec six des projets / conférences en lien avec des start-ups prometteuses.

DOMAINE DE LA FORMATION

Marketing, outils et campagnes

Partenariats internationaux et suivis des accords

Réalisation sous forme de textes et de vidéos de plusieurs témoignages de jeunes alumni restituant leur expérience d’insertion professionnelle, ou de doctorants expliquant leur parcours ou encore l’originalité de leur recherche. Gestion du portail futur étudiant et du portail gymnases, et mise à jour régulière (Facts & Figures, Rankings, Structure des études, témoignages, évènements, brochures à télécharger, etc.), gestion d’un blog dédié aux innovations dans le domaine de l’enseignement, production de rapports de suivi et d’analyse du trafic web, mises à jour de tout le matériel promotionnel (affiches, posters, brochures de programmes, brochure générale, plans d’études simplifiés).

Reprise du projet des stages de recherche comme instrument de promotion et de développement de partenariats avec des institutions ciblées (MIT, Toronto, Waterloo, UBC, etc). Coordination du programme de stages de recherche 2016 : promotion ciblée, réception et évaluation des candidatures, placement des stagiaires. Reprise de la gestion des accords de mobilité : suivi, renouvellement, nouvelles demandes. Mise en place d'une procédure systématique d'évaluation des accords. Entretien du réseau de contacts internationaux : International fair, communication avec partenaires, visites sur place et prospection pour nouvelles opportunités d’échanges d'étudiants.

Tour virtuel Une visite virtuelle et multidimensionnelle de l’EPFL a été imaginée et réalisée par notre service. Ce projet a été motivé par la volonté de présenter l’EPFL comme un campus unique d’un point de vue scientifique, social ou géographique. Cet outil de promotion se veut un moyen original de découvrir l’EPFL de manière avant-gardiste et ludique, quel que soit l’endroit où l’on se trouve dans le monde, et de réaffirmer l’esprit d’ouverture et d’innovation de l’institution, et la variété / richesse de ses travaux et de ses acteurs. Pour le visualiser : virtualtour.epfl.ch.

Négociations et suivis d’accords de double diplôme : Plusieurs séances ont été organisées avec pour objectif de faire se rencontrer les équipes académiques autour d’initiatives de parcours de doubles diplômes. Dans ce cadre, des discussions ont été menées avec ENS Lyon, Polytechnique Paris, Polytechnique Montréal et TUM, sur des accords existants à dynamiser et promouvoir ou encore de nouvelles initiatives à développer. Plusieurs de ces projets sont actuellement en cours.

Partenariats locaux Promotion féminine Un focus group a interviewé plusieurs gymnasiennes romandes afin d’évaluer la pertinence des actions menées par notre école autour de la promotion féminine, et d’identifier des pistes de développement et d’amélioration. Plusieurs actions ont découlé de ces résultats, dont une campagne mettant en avant des profils d’étudiantes EPFL issues de l’ensemble des filières EPFL, contribuant à véhiculer une image plus féminine de notre école, avec comme message principal « EPFL Révélatrice de Talents ». Plusieurs gymnases et offices d’orientation nous ont d’ailleurs sollicités pour disposer de ces affiches.

Campagne diversité Plusieurs étudiants avec des parcours, des provenances et des objectifs très divers ont accepté de poser devant notre objectif pour illustrer la diversité de notre école, diversité qui fait sa spécificité et sa force. Notre service a voulu, à travers ces profils, illustrer que la diversité est aussi un moteur en termes d’innovation, de compétitivité et de qualité.

RAPPORT ANNUEL 2015

Rencontres Directeurs Gymnases de Thoune et de Neufeld, directeur Gymnase de Porrentruy, Direction du département de l’enseignement et de la sécurité du canton du VS, Direction générale de l’enseignement post-obligatoire du canton de Vaud et directeurs des gymnases vaudois, directeur du Lycée Denis de Rougemont Neuchatel, directrice du collège Ste Croix Fribourg.

Partenariat Valais / Stages scientifiques Le département de la formation de l’Etat du Valais et le service de promotion des études ont mis en œuvre une collaboration dans le cadre de la formation continue des enseignants de gymnases, avec pour objectif de consolider les liens entre les enseignants du secondaire II et l’EPFL. Cette collaboration s’inscrit dans une volonté de mettre en commun nos efforts autour des questions de transition Gymnase-EPFL, via : I. La compréhension mutuelle des méthodes d’enseignement et des raisonnements attendus II. La prise de conscience des difficultés rencontrées par les jeunes lors de la transition III. L’évaluation du rythme et de la force de travail exigés

Ces stages scientifiques, proposés aux enseignants de sciences (Mathématiques, Physique, Chimie, Biologie, Informatique) sous forme de journées d’immersion, offrent également la possibilité de participer avec un enseignant EPFL aux diverses activités liées aux cours, exercices ou travaux pratiques pour aller à la rencontre des nouveaux étudiants, ou développer ensemble des outils pédagogiques dédiés.

PROJETS 2016 Développement du concept de stages scientifiques pour enseignants de gymnases. Nouvelle édition des journées d’information, tout public confondu, au STCC en novembre. Création de Newsletters à des fins de promotion internationale et de promotion de la formation doctorale.

Communications

Optimisation du suivi des accords internationaux et analyse correspondante des flux.

Promotion Flash : mediacom.epfl.ch/flash-newspaper?mag=10287&page=28

Nouvelle édition de l’International Fair avec proposition d’évolution du concept.

International Fair Flash : mediacom.epfl.ch/flashnewspaper?page=16&mag=9607

Intégration des nouveaux cursus à notre palette d’offre de formation et adaptation des supports de promotion associés.

Summer school Flash : mediacom.epfl.ch/flashnewspaper?page=31&mag=9340

Consolidation de nos concepts de Summerschools et de journées thématiques dans les gymnases.

Journée thématique à Sainte-Croix La Liberté : rdp.epfl.ch/public/media/59857214.pdf La Télé : latele.ch/play?i=56748

DONNÉES QUANTITATIVES DU SERVICE DE PROMOTION DES ÉTUDES Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.8

Public (nombre d'évènements)

2013

2014

2015

3’100 800 280 1’400 2’294 281 200 –

3’094 (8) 937 (25) 280 (1) 1’100 (17) 2’500 (2) 277 (1) 300 (8) 1’500 (1)

3’500 (8) 900 (18) 280 (1) 1’700 (25) 2’800 (2) 280 (1) 300 (4) 800 (1)

200 150 – –

174 (1) 205 (2) – (32 ) – (16)

180 (1) 200 (2) – (32) – (16)

Promotion Bachelor Séances d'information Suisse romande Séances d'information Suisse allemande Séance d'information Tessin Séances d'information France Journée d'information In Situ Mars Infotag CH-All + Ti Décembre International Journées thématiques « destination Innovation » Promotion Master et PhD Journée des masters spécialisés Welcome Day nouveaux doctorants Forums Mobilité Forum Masters et PhD

DOMAINE DE LA FORMATION

LÉGISLATION, CONSEILS ET APPUIS JURIDIQUES

Service juridique

FORMATION.EPFL.CH/SERVICEJURIDIQUE POLYLEX.EPFL.CH

par Frédéric George

Le Service juridique du DAF est, pour les questions liées à la formation, à la disposition des étudiants, doctorants, associations d’étudiants, enseignants, sections, programmes doctoraux, programmes de formation continue, Délégué à la formation et services du Domaine de formation, Bureau du Vice-provost pour la formation, Ecole doctorale, Secrétariat général de la Vice-présidence pour les affaires académiques et General Counsel. Le Service juridique est actif dans le domaine du droit public, en particulier du droit administratif et du droit spécifique aux études, mais également en droit des contrats, de la propriété intellectuelle, de l’association et de la protection des données. Le Service juridique remplit notamment les missions suivantes : · Conseil, appui juridique ou prise de position pour toute question en lien avec la formation · Examen du cadre légal des projets de l’EPFL en matière de formation · Préparation des projets de textes légaux de l’EPFL concernant la formation et, le cas échéant, suivi de leur Procédure d’adoption auprès de l’EPFL et du CEPF · Rédaction ou contrôle d’accords contractuels pris par l’EPFL dans le domaine de la formation · Décision sur contestation d’étudiant auprès de l’EPFL · Détermination et, le cas échéant, défense des intérêts de l’EPFL dans le cadre des recours d’étudiants auprès des autorités de recours · Suivi des procédures disciplinaires et rédaction des projets de décision pour le compte du Président de l’EPFL · Vérification ou rédaction de statuts pour les associations d’étudiants reconnues par l’EPFL

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATIONS 2015 1. Conseils, appuis, avis de droit et gestion de dossiers · Registre numérique et physique des décisions disciplinaires de l’EPFL (organisation et gestion). · Admission au Bachelor et Master (divers avis et conseils). · Formation à distance, admission libre, crédits ECTS et attestation (divers avis et conseils). · Projet pour l’octroi de prix extraordinaire (avis et conseil). · Changement de section après échec (divers avis et conseils). · Communication des données personnelles d’étudiants à des fins scientifiques et communication entre universités et à des privés (divers avis et conseils). · Enseignement par les doctorants (avis et conseil). · Décision d’exclusions de l’école doctorale (divers avis, conseil et appui à la rédaction). · Modèles de décision de l’école doctorale (avis et conseil). · Piratage par des étudiants (divers avis et conseil). · Consultation de la copie d’examen (divers avis et conseils). · Archives des dossiers des doctorants (conseil). · Modèle d’autorisation à utiliser l’image de l’école (avis et appui à la rédaction). · Modifications de règles en cours d’année (divers avis et conseils). · Examens communs (divers avis et conseils). · Droit d’utilisation du nom (conseils). · Vidéosurveillance (divers avis et conseils). · Plateformes web privées en lien avec l’EPFL (avis). · Protection des données pour des recherches sur Moodle (avis et conseil). · Statut administratif de l’étudiant en procédure de recours (avis et conseil). · Litige entre un étudiant et une entreprise (conseil) · Commissions disciplinaires pour deux cas : trois audiences (organisation et greffe). · Loi sur la transparence (avis et conseil au CEPF et à la Bibliothèque EPFL). · Edition scientifique et loi sur la transparence (avis et audience de conciliation devant le préposé à la protection des données et à la transparence). · Classification des documents et archivage (avis pour participation à réunion Switch WG Law Zurich à la réunion de coordination du Domaine des EPF). · Questions du réseau des juristes des universités romandes (avis). · Statuts pour les associations d’étudiants suivantes : Etudiants espagnols, STIL, The Finance As-

sociation, Irrotationnels, Hydrocontest, Etudiants libanais, MESSAA, Ingénieurs du monde, SHAPE, EPIC (avis et appui à la rédaction). · Un appui ponctuel pour des cas divers et variés, notamment : publication, vol, problème avec le SPOP, problème d’un étudiant en échange, légalité de bonus et de barème, retrait d’une aide financière, prix, congé en cours d’étude, aménagement pour motif confessionnel, statut de délégué étudiant, taxes.

2. Textes légaux Lois · Loi sur les EPF : projet de révision partielle (rédaction de la synthèse des avis au sein de la direction.

Ordonnances · Ordonnance concernant l’admission : deux révisions partielles (restructuration d’un chapitre et introduction des admissions sur dossier pour profils exceptionnels) (rédaction et procédure d’adoption). · Ordonnance sur le contrôle des études : suite de la révision totale (rédaction et procédure d’adoption) · Ordonnance sur la formation : suite de la révision partielle et révision de l’Annexe (rédaction et procédure d’adoption). · Ordonnance sur la formation continue : révision pour l’introduction de « l’Extension school » (étude préliminaire). · Ordonnance sur le doctorat : révision pour la « teaching assistance » (étude préliminaire). · Ordonnance relative aux subsides pour les participations suisses aux programmes d'éducation, de formation professionnelle et de jeunesse de l'UE et pour la Maison suisse à Paris : révision totale (avis).

Directives · Directive sur l’évaluation de l’enseignement : projet de révision totale (rédaction)

Règlements · Règlement d’études du cours de mise à niveau de l’année propédeutique (rédaction). · Règlement de section CMS (avis, conseil et appui à la rédaction). · Règlements de formation continue EMBA, DAS et CAS, Moocs for Africa (avis, conseil et appui à la rédaction). · Règlement concernant la passerelle HES-EPFL 2015–16 (avis, conseil et appui à la rédaction). · Règlement de prix Bachelor Master pour la section Architecture (rédaction).

DOMAINE DE LA FORMATION

Conventions et contrats · Convention d’archivage AFS-EPFL (représentation au Domaine des EPF). · Contrat prix extraordinaire (avis, conseil et appui à la rédaction) et projet de règlement de la fondation pour ce prix (rédaction). · Contrat Coursera : aspects lié à la formation (avis et conseil). · Convention Master in Sport Administration (avis, conseil et appui à la rédaction). · Contrat EPFL-FSLE (avis, conseil et appui à la rédaction). · Accord modèle Joint PhD (avis, conseil et appui à la rédaction). · Convention de collaboration relative à l’aumônerie œcuménique UNIL-EPFL (avis). · Conditions Générales pour la plateforme de petites annonces EPFL (rédaction). · Convention MOOC EPFL-AUF (avis, conseil et appui à la rédaction). · Convention de remise des versions électroniques des thèses EPFL à la Bibliothèque nationale suisse (avis). · Contrat MOOC EPFL-IUCN (avis, conseil et appui à la rédaction). · Contrat EPFL-ASLOCA (avis). · Accord EPFL-HES (avis et conseil). · Accord EPFL-DIBRIS (avis et conseil). · Contrat de valorisation IS Academia (avis et conseil). · Accord Joint PhD EPFL-UCL (avis, conseil et appui à la rédaction.

3. Contentieux Le contentieux regroupe les procédures opposant formellement un étudiant à l’EPFL et traitées directement par le Service juridique du DAF. On distingue les trois catégories suivantes : · les procédures disciplinaires de l’EPFL à l’endroit d’un étudiant (procédures internes). · les procédures de contestation d’une décision de l’EPFL par un étudiant sous la forme d’une demande de nouvelle appréciation (DNA) ou d’une demande de réexamen auprès de l’EPFL (procédures internes). · les procédures de contestation d’une décision de l’EPFL par un étudiant sous la forme d’un recours auprès de la Commission de recours interne des EPF (CRIEPF), puis du Tribunal administratif fédéral (TAF) et du Tribunal fédéral (TF) (procédures externes). Les procédures de contestation internes qui ne revêtent aucun aspect juridique hors du commun sont suivies par le Service académique avec un appui du Service juridique en cas de problème. Ces procédures sont ainsi comptabilisées dans les statistiques du Service académique. Pour l’année 2015, le Service juridique a eu à traiter 52 procédures : 21 contestations internes, 7 procédures disciplinaires et 24 recours (cf. tableaux ci-dessous). En outre, il a déposé deux plaintes pénales. Il est à signaler que des dizaines de cas traités en amont ne débouchent finalement pas sur une procédure de contestation formelle (soit l’EPFL reconnait d’emblée le problème soulevé, soit l’étudiant renonce à contester après plus d’informations ou un premier avis juridique sur la question). Ces cas ne rentrent donc pas dans les statistiques.

Procédures internes : contestations Année

Nb de contestations recevables

2008 2014

13.9 (moyenne) 15 21

2014 2015

Admises *

Rejetées ou retirées

6 (40 %) 9 (43 %)

9 (60 %) 12 (57 %)

* l’EPFL a donné gain de cause à l’étudiant

RAPPORT ANNUEL 2015

Procédures internes : procédures disciplinaires Année

Nb de procédures

2002 2014

5.9 (moyenne) 10 7

2014 2015

Nb Cursus d’étudiants & Section en cause

8 2 1 1 1 1 1 1

BA GC Hors cadre, Lab LEMA BA MA BA MA BA GC BA MT BA MT

Type de cas

Décision

Fraude Nuisance Comportement Comportement Comportement Comportement Fraude

Blâme et NA à branche de TP Avertissement Expulsion Suspension de 9 mois et menace d’expulsion Avertissement Blâme et menace d’expulsion NA à toutes les branches du semestre

Procédures externes : recours Année

Nb de recours

2002 2014

12.8 (moyenne) 18 24

2014 2015

Admis l’autorité a donné gain de cause à l’étudiant, au moins partiellement

Rejeté l’autorité a donné gain de cause à l’EPFL

Non entrée en matière, irrecevabilité ou radiation

Reporté sur l’année suivante

1 0

13 4

4 10

0 10

CRIEPF 23 TAF 1 TF –

Formations

· Directives études: Mises à jour suite à la réforme de la formation. · Rédaction d’une ordonnance sur la protection des données à l’EPFL. · Révision de la Directive interne concernant les épreuves d’examen à l’EPFL. · Révision de la Directive régissant les associations d’étudiants reconnues par l’EPFL. · Révision de la feuille d’information sur les procédures de contestation.

· Séminaire « Gestion du changement » (22–23 juin). · MOOC UNIGE via Coursera « Rédaction de contrats » (16 février au 6 avril 2015). · Séances « iThenticate ».

PROJETS 2016 · Ordonnance sur la formation continue: Révision pour le projet d’Extension school.

DONNÉES QUANTITATIVES DU SERVICE JURIDIQUE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

3 (2 juristes et 1 secrétaire)

1.7

Nb d’organes externes à l'EPFL auxquels le SJ a participé pour au moins une séance (réseau juristes académiques romands / ETHZ / Conseil des EPF) Nb de séances EPFL auxquelles a participé le SJ (estimation) Nombre de téléphones demandant réponse (estimation) Nb d’emails avec réponse d’ordre juridique (estimation)

2013

2014

2015

191 576 1’310

210 620 1’400

180 550 1’400

DOMAINE DE LA FORMATION

LE SPIRITUEL AU ROYAUME DE LA RATIONALITÉ

UNIL.CH/AUM Aumônerie œcuménique UNIL - EPFL par Christian Vez et Xavier Gravend-Tirole

L’aumônerie UNIL-EPFL est au service des deux Ecoles présentes sur le campus de Dorigny. Elle compte 4 EPT à son service. A l’EPFL, l’aumônerie peut compter sur Xavier Gravend-Tirole (50 %) pour le compte de l’Eglise catholique et sur Christian Vez (100 %) pour le compte de l’Eglise Evangélique Réformée du Canton de Vaud. Ce dernier quittera son poste au sein de l’aumônerie en juin 2016, pour suivre sa passion pour le théâtre et la musique. Les missions principales de l’aumônerie UNIL-EPFL sont les suivantes : · Assurer, dans un esprit œcuménique, une présence spirituelle sur le campus · Accompagner les remises en question existentielles · Etre disponible pour les étudiants et doctorants étrangers qui rencontrent des difficultés, et faciliter leur intégration · Favoriser et promouvoir la coexistence religieuse et le dialogue interreligieux · Gérer les espaces interreligieux

RAPPORT ANNUEL 2015

RÉALISATION 2015 1. Dialogue interreligieux Au mois de novembre, différentes activités ont été proposées à l’occasion de la semaine du dialogue interreligieux. A savoir : · Une exposition sur les fêtes des principales religions, présentée dans le hall SG. · Un moment de partage avec des étudiants appartenant à diverses croyances, religions et pensées autour du thème « Quelle est la fête de ma tradition que je préfère ? ». Au mois d’avril, une soirée de même type a été organisée autour du thème « Mes envies et mes choix : quelle rôle pour la spiritualité ? ». Environ 50 étudiants et collaborateurs ont participé à l’une ou l’autre de ces rencontres. Journées d’accueil : l’aumônerie s’est présentée comme un lieu de rencontre ouvert à tous. Les stands des musulmans et groupes bibliques se trouvaient côte-à-côte, proche de celui des aumôniers. Célébration interreligieuse : dans le cadre de la soirée grillades de fin d’année de l’aumônerie, une célébration a été préparée avec des étudiants de pays et de religions différents. Une fois par mois, nous avons proposé une activité-découverte : visites des communautés religieuses qui font partie du dialogue interreligieux dans le Canton de Vaud (Bouddhisme, Hindouisme, Bahaïsme, Islam, Judaïsme, Christianisme). Une soixantaine d’étudiants ont participé à ces rencontres de manière régulière ou occasionnelle.

2. Conférences-débats Cette année, quatre conférences ont été organisées sur le site de l’EPFL. · 9 mars, « Musulmans et chrétiens en Europe, quel dialogue possible ? », avec Christophe Roucou, directeur du Service des Relations avec l’Islam (SRI) à la Conférence des évêques de France (environ 25 participants). · 10 mars, « Planter des arbres et récolter des haricots », avec Poliner Augustin, haïtien engagé dans la protection du climat, conférence organisée en partenariat avec l’association Ingénieurs du Monde (environ 30 participants). · 18 novembre, « Reverdir l’humain pour soigner la terre », avec Michel Maxime Egger, qui travaille pour le développement durable et des relations Nord-Sud

plus équitables, conférence organisée en partenariat avec l’association UniPoly (env. 55 participants). · 17 décembre, « Comment penser l’effondrement ? » avec les collapsologues Raphaël Stevens, cofondateur de différents organismes travaillant sur les questions de résilience et d’adaptation à un monde de plus en plus turbulent, et Pablo Servigne, agronome de formation, chercheur indépendant. Conférence organisée en partenariat avec UniPoly (environ 120 participants). Durant le semestre d’automne, quatre rencontres « Dieu en débats » ont été organisées sur le sens de la mort de Jésus. Ces rencontres étaient animées par un doctorant de l’EPFL, dans le cadre d’une formation organisée par l’Église catholique. Une dizaine d’étudiants y ont participé. Sur un mode un peu similaire, cinq rencontres de discussion sur les grandes questions de la vie ont également été organisées sous le titre : « Funambules : la vie en équilibre ». Ces rencontres ont été fréquentées par une quinzaine d’étudiants. Enfin l’activité « Grosses têtes en ville » permet de partager avec des étudiants des conférences qui ont lieu en ville de Lausanne, et de poursuivre la soirée en discutant les sujets abordés autour d’un verre. Entre 15 et 20 étudiants ont participé à ces sorties.

3. Ressourcement et spiritualité Accompagnements : dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les aumôniers accompagnent spirituellement et humainement les étudiants et collaborateurs qui le demandent. Environ 50 personnes de l’EPFL ont été accompagnées dans ce cadre-là. La prière de Taizé a eu lieu tous les jeudis et réunit une douzaine de participants en moyenne. Elle est suivie par un repas en commun dans les locaux de l’aumônerie. L’Eucharistie a été célébrée chaque semaine à l’EPFL durant les deux semestres 2015. Le nombre de participants varie entre 8–15 personnes. La méditation guidée proposée chaque mercredi à midi réunit 15–20 personnes. Trois retraites ont également été proposées en 2015 · Deux fois à Taizé : 11 étudiants ont participé au week-end du mois de mars ; 8 à celui d’ octobre. · Un week-end d’initiation à la méditation selon trois traditions spirituelles (bouddhiste, hindoue

DOMAINE DE LA FORMATION

et chrétienne) a également été mis sur pied. Il fut donné à Crêt Bérard. 15 étudiants et doctorants y ont participé. De manière toute spéciale, une Veillée pour la paix a été organisée sur l’Esplanade de l’EPFL le 19 novembre, suite aux attentats de Paris du 13 novembre. Animée en grande partie par des étudiants, cette veillée a rassemblé environ 120 personnes et fut très appréciée. La fête de Noël, appelée EthNoël, a engagé l’ensemble des aumôniers. Comme d’habitude, elle a d’abord commencé par une célébration, puis un apéritif avec du vin chaud,, et des mets préparés par différents groupes d’étudiants répartis par pays ont été proposés. Enfin, les étudiants ont présenté des sketches pour un moment de spectacle. La fête dans son ensemble a réuni environ 250 étudiants.

4. Autour d’une table La raclette d’accueil de février a été remplacée par une soupe préparée et servie par les aumôniers et des membres du Groupe Musulman Universitaire : environ 200 personnes y ont participé. La raclette d’accueil de septembre a connu son succès habituel avec environ 300 participants. La grillade d’été a réuni environ 150 personnes à la Grange pour une fête de fin d’année. Chaque lundi à midi à la Grange, la fortune du pot a rencontré un franc succès. Elle a été organisée à 27 reprises, avec environ 50 participants. Nombre d’étudiants fréquentent les locaux de l’aumônerie lors des pauses de midi, profitant de réchauffer leur repas dans le four micro-onde mis à leur disposition, et mangeant dans la salle d’accueil. Beaucoup de contacts, discussions et rencontres ont lieu à ces occasions.

5. Escapades Les sorties d’un jour ou d’un week-end sont particulièrement appréciées des étudiants étrangers, pour qui c’est l’occasion de découvrir la Suisse ou l’Europe, et de rencontrer d’autres étudiants : · 10–12 juillet, le week-end de marche en montagne a rassemblé 16 participants à Taney. · 27 septembre, la journée à la Dôle a rassemblé 37 personnes, dont une majorité d’étudiants en échange. · 4 octobre, une excursion a emmené une trentaine de personnes, dont une majorité d’étudiants en échange, visiter une cave à Chardonne.

RAPPORT ANNUEL 2015

· Le 11 octobre, 24 étudiants ont participé à une excursion à la Dent-de-Vaulion. Les voyages contribuent aussi beaucoup à l’approfondissement des liens et permettent de se rencontrer dans différentes dimensions humaines importantes (fraternelle, réflexive, culturelle et spirituelle) : · 4–11 avril, 15 personnes, dont un professeur d’archéologie de l’UNIL, ont participé à un voyage en Italie du sud, préparé par un aumônier et un étudiant en archéologie. Une belle occasion de découvrir le Salento, une région très riche culturellement, et son histoire de l’antiquité à la période baroque. Les participants, d’origines très diverses (USA, Amérique latine, Chine, Iran, Europe, etc.), ont tissé de nombreux liens entre eux durant ce voyage. · 6–13 septembre, 17 personnes ont participé à un voyage à Jérusalem préparé par deux aumôniers et un étudiant en théologie. Un voyage riche en expériences, émotions et bouleversements intérieurs, où des liens très forts se sont noués entre participants.

6. Chœur gospel Le chœur gospel de l’aumônerie (Lep’s go) a continué ses activités et était composé d’une vingtaine de chanteurs au semestre de printemps, et de 25 au semestre d’automne. En cours d’année, il s’est produit lors de deux concerts, d’un culte, ainsi que lors des grillades d’été et d’EthNoël. Les deux tiers de l’effectif se sont renouvelés au début de chaque semestre.

7. Participation à la vie des institutions · Les aumôniers ont tenu un stand lors des journées d’accueil des nouveaux étudiants. · Des apéritifs de bienvenue ont été offerts en février et en septembre aux étudiants étrangers participant au cours de français. · Les aumôniers ont tenu un stand lors du rallye organisé par l’Agepoly lors de la semaine d’intégration. · Les aumôniers ont assisté régulièrement aux colloques du DAF et ils ont tenu un stand ludique dans le cadre de la fête Vivapoly.

PROJETS 2016 · Trek dans le désert du Maroc en février. · Rencontres « Bread and Break » organisées à midi autour d’un professeur et de ses recherches. · Marche en Provence en avril. · Voyage à Sarajevo en septembre.

Participation à des organes externes DOMAINE DE LA FORMATION

SERVICE ACADÉMIQUE

Externe à l’EPFL

· · · · ·

· Groupe technique de la statistique des étudiants de l’OFS · Groupe de travail CUSO-HES · Commission d’admissions et d’équivalences (CAE) de SwissUniversities · Réseau Etudes et handicap · European Association of International Education (EAIE) · The Association for International Credential Evaluation Professionals (TAICEP) · UK NARIC

Réseau enseignement (Swissuniversities) Fondation Maison pour étudiants UNIL-EPFL Fondation de l’Espace des inventions, Lausanne Fondation pour les Etudiants EPFL (FEE) Coopérative des Estudiantines

Internes à l’EPFL · · · · ·

Conférence des Directeurs de section (CDS) Commission doctorale (CDOCT) Commission de restauration Coordination logement Comité de pilotage des systèmes d'informations, y compris son bureau · Comité de pilotage IS-Academia

ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION Externe à l’EPFL · User Group IS-Academia

Internes à l’EPFL · Comité de pilotage du segment Formation (IT for Education) · Comité de pilotage IS-Academia · Séance des chefs de service · Coordination des stages d’ingénieurs · Coordination avec les sections et les programmes doctoraux

RAPPORT ANNUEL 2015

Internes à l’EPFL · · · · · · ·

Conférence des directeurs de sections (CDS) Commission doctorale (CDoct) Comité de pilotage IS-Academia Conférence des examens Bachelor et Master Commission d’admission Bachelor Commission d’admission Master Commissions d’admission Formation continue

BUREAU DU LOGEMENT · Conseil d’administration des Estudiantines

CENTRE D’APPUI À L’ENSEIGNEMENT

BIBLIOTHÈQUE CENTRALE (SISB)

Externe à l’EPFL

· Swissuniversities : groupe disciplinaire en Informatique dans le cadre du projet pilote de Développement de descripteurs spécifiques aux disciplines · Swiss Faculty Development Network (SFDN), secrétariat général et organisation de manifestations · AIPU-CH, section suisse de l’Association internationale de Pédagogie Universitaire · Réseau Romand de Conseil, Formation et Evaluation (R-CFE)

· Conférence des Bibliothèques universitaires suisses KUB-CBU · Bureau du Consortium pour le sauvetage des documents en cas de catastrophe COSADOCA · Commission des membres NEBIS, Suisse · Conférence des responsables des acquisitions des bibliothèques universitaires suisses · Consortium des bibliothèques suisses : groupe « licences » · Groupe suisse « Open access » · DLCM (Data Life cycle management, projet P2) : lead de la Bibliothèque de l'EPFL sur le track 1 « Guidelines policies and DMP » · SLSP (Swiss Library Service Platform, Projet P2) : représentation de l’EPFL dans le groupe de travail 1 « Prestations de services et modèle d’affaires » et dans le Sounding Board · Task force sur la révision du droit d’auteur (LDA) · Comité scientifique du Master Information documentaire, HEG Genève

Interne à l’EPFL · Conférence des Directeurs de section (CDS) · Conférence des chefs de services

SERVICE DES AFFAIRES ESTUDIANTINES · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Fondation Charles Rapin Fondation Orlando Lauti Fondation Luce Grivat Fondation Zdenek et Michaela Bakala Fondation Vahabzadeh Fondation Giveka Fondation Charles-Edouard Guillaume Fondation pour les étudiants de l’EPFL (FEE) A3SFIT Fondation Erna Hamburger Fond du Sanatorium Suisse Fond du Sanatorium Suisse Fondation Maisons pour étudiants UNIL – EPFL Planète Bleue – Fondation du Centre Universitaire Protestant Commission fédérale des bourses Commission cantonale des bourses d’études du Canton de Vaud International Relations Universités Suisses (IRUS) Agence Nationale (Fondation CH) CEPF

CENTRE DE CARRIÈRE · Membre de la Chambre Vaudoise de Commerce et d’Industrie (CVCI) · Membre du réseau des centres de carrières suisses (Career Services Network Switzerland - CSNCH)

Interne à l’EPFL · Copil IT for Education (séance jeudi 19 nov. 2015) · Copil IT for Research (1ère séance en janvier 2016) · Comité éditorial MOOCs

CENTRE DE LANGUES · ELC / CEL : European Language Council / Conseil Européen pour les Langues · CERCLES : Confédération européenne des Centres de langues dans l'enseignement supérieur · VALS / ASLA : Association suisse de linguistique appliquée · GI-ELHE : Organisation nationale suisse « Enseignement des langues dans les Hautes Ecoles en Suisse » – un groupe d'intérêt dans le cadre de la VALS / ASLA. Cette association est membre à part entière de CERCLES. · AKDaF : Arbeitskreis Deutsch als Fremdsprache in der Schweiz · LEDAFIDS : Verein der Lehrenden für Deutsch als Fremdsprache und Deutsch als Zweitsprache der Schweiz · BALEAP : British Association of Lecturers in English for Academic Purposes · ETAS : English Teachers Association, Switzerland · IATEFL : International Association of Teachers of English as a Foreign Language · EUROCALL : European Association for Computer Assisted Language Learning

DOMAINE DE LA FORMATION

SERVICE DE PROMOTION DES ÉTUDES · Responsable et membre de l’Interface Gymnases · Membre de la commission d’admission en année supérieure · Membre de la commission d’Admission Master · Membre de la commission de Mobilité Hors Europe · Membre de la commission d’octroi des Bourses d’Excellence · Membre du Jury du concours Science on the move · Membre du comité de l’association AGAB/ASOU (conseillers en orientation universitaire) · Commission de recours de l’Université de Lausanne (Membre représentant l’EPFL)

SERVICE JURIDIQUE Externe à l’EPFL · · · ·

Réseau des juristes des universités romandes Switch Domaine des EPF Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence PFPDT

Internes à l’EPFL · · · ·

Groupe litiges du Risk Management Commission disciplinaire Conférence des Directeurs de section (CDS) Commission doctorale (CDOCT)

RAPPORT ANNUEL 2015

EDITION Sarah Bourquenoud, Daniel Chuard & Albertine Kolendowska GRAPHISME & IMPRESSION Anne-Sylvie Borter | Repro – Centre d’impression EPFL PHOTOS Jamani Caillet, Alain Herzog (pages 6 & 30), Chris Blaser (page 20) Lausanne, mars 2016