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Domaine de la formation Rapport Annuel 2013


En Bref par Daniel Chuard

En novembre 2013, période d’observation des effectifs, le nombre total des étudiants était de 6% plus élevé que l’année précédente pour arriver au chiffre de 9'868 étudiants bachelor, master et doctorants. Nos effectifs sont en constante augmentation depuis 6 ans tout comme le nombre des étudiants de l’Université de Lausanne (1'340) qui suivent des enseignements assurés par l’EPFL. Cette augmentation, appréciée, induit toutefois une charge de plus en plus forte sur les enseignants et les assistants, le personnel administratif et les infrastructures. Les évolutions stratégiques de l’EPFL comme, par exemple, l’ouverture de plusieurs antennes à Genève et à Sion en attendant Fribourg, amènent de nouveaux défis pour permettre aux chercheurs qui seront délocalisés de poursuivre leur implication dans l’enseignement. Le développement des cours en lignes (MOOCs) doit être accompagné pour bien les intégrer dans les cursus et pour s’assurer de la probité du contrôle des études.

Gérer les affaires courantes et accompagner tous ces changements est un réel défi. La forte implication de nos collègues présents dans les autres vice-présidences, l’activité de l’ensemble des personnes du Domaine de la formation et l’appui de la Direction de l’EPFL permettent de relever ces défis. Que toutes ces personnes soient vivement remerciées pour leurs contributions qui nous permettent d’encadrer les études et d’apporter les appuis nécessaires aux étudiants et enseignants.


VICE-PRÉSIDENCE POUR LES AFFAIRES ACADÉMIQUES Ph. Gillet

FORMATION ECOLE BACHELOR MASTER

DOMAINE DE LA FORMATION

ECOLE DOCTORALE

FORMATION CONTINUE

Doyen H. Girault

Délégué D. Chuard

Doyenne C. Brisken

Doyen G. Margaritondo

DOSSIERS FORMATION

SECRÉTARIAT

A. Kolendowska

H. Alonso

SERVICE DES AFFAIRES ESTUDIANTINES

SERVICE ACADÉMIQUE

CENTRE DE CARRIÈRE

CENTRE D’APPUI À L’ENSEIGNEMENT

C. Vinckenbosch

J.-P. Festeau

Ph. Ory

R. Tormey

SERVICE JURIDIQUE

ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION

CENTRE DE LANGUES

AUMÔNERIE UNIVERSITAIRE

E. Paliot Mandat UniL

Mandat UniL-EPFL

INFORMATION SCIENT. ET BIBLIOTHÈQUE

SERVICE DE PROMOTION DES ÉTUDES

I. Kratz

S. Rami-Shojaei

D. Flury Poffet F. George

GUICHET SERVICES AUX ÉTUDIANTS A. Benoît

L. Ramelet

BUREAU DU LOGEMENT Ch. Kneubühler-La Roche C. Katona

Domaine de la formation et ses services, état 2013


Table des matières 1 Prestations et projets du DAF Direction par D. Chuard, A. Kolendowska et M. Favre 7 Organisation et gestion informatique de la formation (OGIF) par L. Ramelet 13 Guichet des Services aux étudiants par A. Benoît 17 Service académique (SAC) par J.-P. Festeau, C. Junillon et M. Kunath 23 Bureau du logement par Ch. Kneubühler-La Roche 27 Centre d'appui à l'enseignement (CAPE) par J.-L. Ricci et R. Tormey 33 Service des affaires estudiantines (SAE) par C. Vinckenbosch 39 Centre de carrière (CC) par Ph. Ory 45 Information scientifique et bibliothèque (SISB) par I. Kratz 53 Centre de langues EPFL (CDL) par E. Paliot 5 7 Service de promotion des études (SPE) par S. Rami-Shojaei 61 Service juridique par D. Flury Poffet 67 Aumônerie œcuménique UNIL-EPFL par M. Zufferey 75 Participation à des organes externes à l’EPFL

Note : le terme étudiant désigne le masculin et le féminin


formation.epfl.ch DAF direction, Prestations et projets par Daniel Chuard, Magali Favre et Albertine Kolendowska

Le rôle principal du Domaine de la formation (DAF) est de mettre à disposition du Vice-président pour les affaires académiques, des doyens de la formation et de la Direction de l’EPFL le soutien opérationnel et logistique nécessaire à la conduite de l’institution en matière de formation. En pilotant et en coordonnant les activités des unités administratives qui lui sont rattachées, le Domaine de la formation s’assure de la mise en œuvre de la stratégie de la Direction par les unités opérationnelles. Dans ce cadre, il s’assure que les ressources financières et humaines, sont adaptées aux besoins et aux objectifs exprimés.

RAPPORT ANNUEL 2013

Douze unités ou groupes étaient rattachés au Domaine de la formation en 2013, impliquant 115 personnes, soit 94.55 équivalents plein temps (hors Centre de langues). Fin 2013, le Centre de sports a été rattaché directement à la Vice-présidence pour les affaires académiques. L’ancien CRAFT a été éclaté en trois unités. Une consiste au Centre d’appui à l’enseignement (CAPE) qui a été rattaché au Domaine de la formation. Cette unité est composée de Mesdames Nadine Stainier, Ingrid Le Duc, Siara Isaac et de Messieurs Jean-Louis Ricci et Roland Tormey qui en assure la coordination.

1


Principales activités Propositions à la Direction et prises de position Durant l’année 2013, le DAF a préparé 9 dossiers présentés en Direction par le Vice-président pour les affaires académiques ou par le Délégué à la formation. Il a formulé plus de 20 préavis ou prise de position à l’intention de la Direction ou de la Présidence concernant un large éventail de questions liées à l’enseignement, au statut des étudiants, à la politique de formation, aux conditions d’étude etc. Le DAF est consulté principalement pour les séances de la CRUS et du CEPF mais est également consulté pour des avis ponctuels tout au long de l’année.

Relations avec le corps estudiantin Le DAF s’assure que la voix des étudiants soit entendue à tous les niveaux de l’Ecole et en particulier sur les sujets qui les concerne. Pour cela, le DAF rencontre, au cours de l’année académique, une fois par mois l’AGEPoly (Association Générale des Etudiants de l’EPFL) afin de discuter autant de la politique de formation que de la vie étudiante sur le campus. Ces rencontres permettent de prendre en considération l’avis des étudiants, surtout lors de consultations lancées par la direction. D’autre part, une rencontre entre la direction de l’Ecole et l’AGEPoly est organisée une fois par semestre de même qu’une rencontre entre la direction et les délégués de classe. Ces rencontres sont l’occasion de faire entendre au mieux la voix étudiante à tous les niveaux et de débattre sur la politique de formation instaurée par la Présidence de l’Ecole. La famille des associations d’étudiants s’est encore agrandie cette année, avec 5 nouvelles reconnaissances, à savoir EPFL Photonics Chapter, dont le but est la promotion du domaine de la photonique à l’EPFL, Of@CampusLausanne, regroupant les officiers du campus universitaire de Lausanne, AEGC - Association des Etudiants en Génie Civil, puis Hackers@EPFL, qui promeut la culture du hacking de façon éthique. L’AGEPoly a également créée 2 nouvelles commissions, Ingénieurs Nomades, qui encadre les étudiants participant au 4L Trophy, et la Dame Blanche, club d’échecs. Ce sont au total 67 associations et commissions actives qui ont animé le campus en 2013, en proposant plus de 60 évènements sur le site, grâce notamment à une contribution du Domaine de la formation équivalente à CHF 190'000.- . D’autre part, une nouvelle formation destinée aux associations d’étudiants a été proposée dès le semestre de printemps 2013, sur la communication à travers les réseaux sociaux. Ce module enseigne aux étudiants comment se servir efficacement des différents moyens de communication tels que facebook, youtube, twitter, etc pour promouvoir ses activités. Les cours de comptabilité se sont quant à eux orientés plus spécifiquement sur l’établissement du budget, du bilan et du compte de pertes et profits, domaines dans lesquels nos associations avaient plus particulièrement besoin d’un appui. Finalement, les cours de communication interpersonnelle, dont le contenu n’a pas changé depuis l’an dernier, ont reçu de très bonnes évaluations.

Soutien de divers dossiers liés à la formation Le DAF offre son support de manière soutenue à divers projets EPFL liés à la formation et aux étudiants et collabore de manière étroite avec les Décanats de l’Ecole Bachelor et Master et de l’Ecole doctorale. Ci-dessous un résumé des principales activités et projets. · OAQ/CTI : L’année 2014 sera marquée par le renouvellement de l’accréditation EPFL par les agences suisses OAQ (Organe d´accréditation et d´assurance qualité des hautes écoles suisses) et françaises CTI (commission des titres d'ingénieur). Le DAF fait partie intégrante de la préparation des travaux et s’implique activement depuis 2013 dans le suivi du projet et dans l’élaboration du document d’autoévaluation qui sera soumis aux experts d’audit.

2

DOMAINE DE LA FORMATION


· Gestion des risques : Après un projet mené en 2010, la Direction lance une révision de son analyse des risques au niveau de l’Ecole. Une réflexion au sein des services du DAF, des décanats de l’école bachelor master et de l’école doctorale a été menée afin d’identifier les principaux risques liés à ces domaines. Le DAF a été chargé de coordonner et piloter ce projet pour la formation. Le document final sera rendu à la direction au début de l’année 2014. · Le problème des salles d’enseignement devient de plus en plus aigu. Un suivi particulier a été effectué à la rentrée académique de septembre 2013 pour s’assurer que tous les cours avaient une salle appropriée. Malgré ceci, quelques problèmes de surcapacité ont été constatés. Dès-lors, le DAF a produit une analyse des besoins en salles d’enseignement en tentant de prendre en compte l’ensemble des évolutions connues à ce jour (nombre d’étudiants, nombre de formations, MOOCs et autres évolutions pédagogiques). · Le déploiement d’une partie des laboratoires dans les antennes soulève des questions pour l’enseignement. Comment ces professeurs et autres chercheurs vont interagir dans l’enseignement  ? Est-ce que les étudiants devront se déplacer et, dans l’affirmative, à quelles conditions ? Plusieurs questions et propositions ont été faites. Elles sont en cours de traitement avec les personnes concernées. · Le DAF et ses unités appuient le décanat de l’école bachelor master et les sections dans les réformes effectuées sur le cycle propédeutique. La logistique qui doit être mise en place pour les cours et examens communs est importante et plusieurs unités ont participé à la mise sur pied de nouveau cours sur les enjeux globaux. · La mise sur pied d’un nouveau Master en mathématiques pour l’enseignement sous la responsabilité de la section de mathématiques et la HEP Lausannoise a été menée par le décanat de l’école bachelor master avec un appui important du DAF pour définir l’accord qui a été signé entre les deux institutions et pour valider les plans d’études et règlement d’applications. Cette formation doit tenir compte des règles et contraintes des deux institutions. · Prix du meilleur enseignant (Crédit Suisse Award for Best Teaching) : Le DAF coordonne et gère ce prix depuis 7 ans déjà. Ce prix d’excellence représente un outil de valorisation de l’enseignement et de promotion de l’engagement et des prestations des enseignants. · Prix durabilis : Ce prix récompense des projets d’étudiants de l’UNIL et de l’EPFL comportant une approche développement durable. La révision du règlement du prix a été reconduite pour l’année 2014. Il est à relever que ce prix rencontre un vif succès et que la valorisation des projets primés a été renforcée par l’organisation d’une cérémonie de remise de prix offrant la possibilité aux lauréats de présenter leurs projets.

Communication La newsletter du Domaine de la formation a compté 4 éditions. Le but de cette newsletter est de donner la possibilité aux personnes en charge des projets liés à la formation d’informer sur les changements et les nouveautés survenus dans leur service ou unité. Le nombre d’abonné à notre newsletter compte actuellement 140 membres. Un travail a été mené afin d’améliorer la visibilité des informations concernant les critères de réussite académique. Ces derniers apparaissent dorénavant sur tous les sites des sections ainsi que sur la page web du Service Académique qui a été largement améliorée. L’année 2014 sera dédiée à une réflexion globale sur l’amélioration de notre communication aux étudiants, les travaux seront ouverts en premier lieu par une révision totale du portail étudiant. Le DAF publie aussi de manière ponctuelle des articles dans le Flash permettant ainsi de diffuser à un large public les actualités ayant trait à la formation et à la vie étudiante sur le campus.

RAPPORT ANNUEL 2013

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outil de gestion académique utilisé par l’ ensemble des personnes liées aux études à l’ epfl

Organisation et gestion informatique de la formation (OGIF)

ogif.epfl.ch

par Laurent Ramelet

missions de l'OGIF Fournir un appui au Domaine de la formation dans le cadre de l’amélioration continue des processus et des fonctions liés au domaine des études.

Répondre aux besoins des utilisateurs des applications liées au domaine de la formation (notamment IS-Academia).

Analyser les besoins métiers et mettre en œuvre des solutions informatiques.

Analyser les données et produire des statistiques liées au Domaine de la formation.

L’ équipe est scindée en deux unités : les coordinateurs d’analyse statistique et les coordinateurs informatiques.

Statistiques de la formation

Informatique de la formation (IS-Academia)

Cette unité est composée d'Aline Blasco (80 %) et de Bertrand Vermot (100 %). Céline Ruegg (100%) a été engagée en 2013 pour une durée d’un an afin de remplacer Madame Blasco durant son congé maternité. Un appui occasionnel continue d’être fourni par la société Statoo Consulting pour les analyses complexes. Les autres membres du groupe OGIF sont en support pour les accès aux données des études. Le DIT assure la gestion et l’exploitation de l’outil d’infocentre Business Object.

Cette unité est composée de Jean-Pierre Allegra (100%), Grégoire Clerc (80%), Stéphane Vollet (100%) et Florian Nicolet (100%). Leur rôle est d’assurer le support opérationnel aux utilisateurs et de gérer les projets de développement qui garantissent la pérennité et la pertinence d’IS-Academia.

Les missions de cette unité sont de : · Produire et faire évoluer les tableaux de bords liés au Domaine de la formation. · Fournir les analyses ponctuelles selon les besoins. · Fournir un appui aux gestionnaires des études et leur permettre d’extraire les données liées aux formations dispensées au sein de l’EPFL (outil Business Objects).

RAPPORT ANNUEL 2013

Tim Brigginshaw (100%) occupe le poste d’architecte système. Ses responsabilités sont d’assurer la veille technologique de l’environnement IS-Academia et de garantir la qualité du développement informatique. Nous disposons en outre des compétences de la société Equinoxe MIS pour le développement informatique et la valorisation d’IS-Academia. Chaque jour, ce sont plusieurs centaines d’utilisateurs qui en dépendent dans le cadre de leur gestion des études au sein de l’EPFL. Cela concerne les candidats aux études, les étudiants, les doctorants, les enseignants et tous les gestionnaires.

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Réalisations 2013 Statistiques de la formation La préparation des tableaux de bords statistiques de la formation : ·· Edition de printemps (109 p.) ·· Edition d’automne (93 p.) Les rapports statistiques annuels concernant : ·· l’évaluation indicative de l’enseignement ·· le centre de langue et l’évaluation du niveau d’anglais ·· les charges d’enseignements ·· L’annuaire statistique des sections (une version pour chaque section) ·· L’analyse périodique de fréquentation des sites web du domaine de la formation ·· Les offres de logement ·· L’analyse de satisfaction des services fournis aux étudiants

La production pendant 20 semaines de la statistique du vendredi informant sur l’état des inscriptions au Bachelor et au Master. Un rapport sur le taux d’occupation des salles d’enseignement. Une méthode et une analyse de prévision des effectifs étudiants Bachelor 5 et 6 et Master 1 et 2. Une méthode et une analyse permettant de produire des prévisions sur les effectifs des nouveaux étudiants, notamment sur la base des formulaires de candidatures. Un appui pour la production des chiffres concernant le projet U-Multirank

Au total, ce sont 412 demandes d’analyse ou d’extraction de données qui ont été réalisées sur l’année 2013 : Support pour l’extraction de données, la modification de rapports Business Objects ou statistiques simples

79

23 %

Demandes d’analyses statistiques ponctuelles

267

62 %

Production des rapports statistiques récurrents

59

14 %

Autres

7

1 %

Nombre de demandes reçues par OGIF

2009 (157)

(extractions de données et statistiques)

2010 (258)

2011 (348)

2012 (423)

2013 (412)

50 40 30 20 10 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Par rapport à 2012, le nombre de demandes statistiques sont restées stables (412 en 2013 contre 423 en 2012). Toutefois, le nombre d’heures consommées pour satisfaire à ces demandes a augmenté de manière significative, passant de 1’884 heures en 2012 à 2’870 heures en 2013. Les analyses entreprises dans le cadre des prédictions d’effectifs ont par exemple engendré plus d’un mois d’efforts. Bien que cette augmentation soit également expliquée par la mise à disposition d’un EPT de plus sur 7 mois de l’année 2013, elle dénote toutefois de la complexité croissante des analyses demandées.

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DOMAINE DE LA FORMATION


Informatique de la formation (IS-Academia) Intégration d’un outil contre le plagiat au processus de dépose électronique des projets de master.

Evolution de la gestion des plans d’études par drag & drop pour le service académique (SAC).

Mise en ligne progressive du nouveau processus de gestion de la fin de la thèse pour les doctorants et les directeurs de thèse.

Amélioration de la procédure d’inscription au projet de Master (PDM) par les étudiants.

Nouveau système de délégation de compétence pour certaines fonctions disponibles dans ISA notamment la gestion des projets de master, la saisie des notes, l’édition des fiches de cours et la gestion des assistants-doctorants.

Authentification forte pour saisie des notes et tableau de bord du statut de saisie pour le SAC. Module de gestion des absences pour les enseignants et les sections.

Création et gestion de formulaires concernant les demandes de voyage pour les étudiants et le personnel.

Automatisation de l’impression des diplômes pour la formation continue avec intégration du numéro de diplôme.

Election des délégués de classe depuis le portail des étudiants IS-Academia en collaboration avec l’AGEPoly.

Processus de validation des suppléments au diplôme pour les sections d’enseignement.

Nouveaux livrets des cours Bachelor-Master avec intégration d’un module dédié aux objectifs d’apprentissage en collaboration avec le Centre d’appui à l’enseignement.

Implémentation des nouveaux bulletins de notes.

Gestion des candidatures post-doctorales dans le cadre du programme « EPFL Fellows » pour le Research Office.

Evolutions fonctionnelles de la gestion des pools d’assistants.

Refonte du système de gestion des candidatures doctorales pour le programme EDCE.

Gestion améliorée du processus d’inscriptions aux stages et évolution du portail des stages.

Mise en ligne d’un nouveau portail dédié aux doctorants.

Demandes d’évolutions Depuis 2012, le service a mis en place un nouveau système de gestion des demandes d’évolutions (Redmine). Ces demandes sont émises dans le cadre des séances de coordination qu’OGIF entretient régulièrement avec tous les intervenants concernés. Ces demandes sont présentées, discutées et, le cas échéant, prises en charge par OGIF. Ce sont généralement des évolutions mineures qui ne justifient pas un projet mais qui doivent néanmoins être suivies avec diligence.

Nombre de demandes d’évolution reçues

terminé

total

60 50 40 30 20 10 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Au total, en 2013 nous avons enregistré 292 demandes d’évolution, dont 134 (46%) sont terminées et 43 (15%) ont été rejetées ou suspendues.

RAPPORT ANNUEL 2013

9


Comparaison du nombre de demandes d’évolutions

2012

2013

120 100 80 60 40 20 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Les mois de janvier et février 2012 étaient particulièrement chargés car ils suivaient l’ouverture de notre outil de gestion de demandes à nos principaux utilisateurs. Depuis le milieu de l’année 2012, le nombre de demandes reçues par mois reste stable, avec une légère recrudescence entre les mois de septembre et novembre, donc au début de l’année académique. La répartition des demandes d’évolutions par service est la suivante :

SAC Bachelor Master

43 %

Stages

22 %

SAC Doctorat

20 %

Centre de langues

6%

Affaires estudiantines

4%

Guichet des étudiants

4%

Formation continue

0.7 %

Centre de carrière

0.3 %

Les demandes émises par le Service académique représentent 63% de toutes les demandes. En seconde position, les demandes émises par les coordinateurs des stages représentent 22%.

Valorisation Dans le cadre du mandat de valorisation d’IS-Academia, la société Equinoxe MIS a été invitée à répondre à un appel d’offres émis par l’Institut Suisse de Police à Neuchâtel. Cette opportunité représente un pas intéressant vers le domaine de la formation professionnelle, et démontre une nouvelle fois l’attractivité d’IS-Academia pour le domaine de la formation en général. En parallèle, une délégation du canton de Genève s’est rendue à deux reprises au Tessin pour étudier leur implémentation d’IS-Academia. Des retours positifs ont été reçus et des discussions avancées sont en cours avec Equinoxe pour une implémentation similaire à celle entreprise au Tessin. En Suisse, les utilisateurs d’IS-Academia sont la Haute Ecole Spécialisée de la Suisse occidentale, l’Université de Neuchâtel, la Haute Ecole pédagogique du canton de Vaud, l’Institut universitaire des hautes études internationales de Genève, la Division des écoles du canton du Tessin, la Berner Fachhochschule, l’Ecole polytechnique fédérale de Lausanne, ainsi que la Formation continue UNIL-EPFL. Du côté français, l’Institut Catholique de Lille est en cours d’implémentation et prévoit de traiter les premières candidatures avec IS-Academia début 2014.

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DOMAINE DE LA FORMATION


Projets organisationnels Examens communs en questionnaires à choix multiples Durant la seconde moitié de 2013, l’OGIF a collaboré étroitement avec la section de mathématiques et le service de reprographie afin de tester la mise en place d’un examen à choix multiple. Diverses solutions logicielles et logistiques ont été étudiées dans le but de pouvoir garantir la mise à disposition d’un service adapté aux besoins des sections et des étudiants, ceci dans le respect des contraintes actuelles. Cette démarche a permis d’organiser un premier examen en commun durant la session d’hiver 2013-14, auquel plus de 1'600 étudiants ont pris part. Un logiciel libre a permis de concevoir des épreuves uniques à chaque étudiant. Une fois récoltée, chaque épreuve a été digitalisée pour être corrigée automatiquement. Cette première implémentation s’est déroulée à la satisfaction de la section concernée et servira de carnet de route pour la mise en place d’un service dédié.

Optimisation des horaires En collaboration avec le Service académique, OGIF a piloté la mise en place d’un outil logiciel libre d’aide à la décision (Unitime) pour aider à la création et la modification des horaires de cours. Les horaires générés ont pu être comparés aux horaires établis manuellement. Fonctionnellement, le logiciel Unitime a répondu aux attentes, permettant de calculer un horaire en respectant les contraintes et autres préférences relayées par le Service académique. Toutefois, il s’est avéré difficile de garantir la synchronisation des données relatives aux plans d’études, car celles-ci évoluent constamment pendant le processus de planification. Par conséquent, les versions d’horaire calculées n’ont pas été utilisées. Le projet continue avec l’horaire de printemps 2014, notamment pour trouver des solutions aux besoins ponctuels des grandes manifestations telles que Balelec.

Projets 2014 Refonte du module de facturation avec la mise à disposition des factures sous format électronique pour les étudiants.

Analyse anti-plagiat pour les thèses et mise en production finale du processus de fin de thèse pour tous les programmes doctoraux.

Création d’un nouveau portail pour les entreprises qui soumettent des stages pour nos étudiants.

Service en ligne permettant la reconnaissance des diplômes.

Mise à disposition des nouvelles fiches de cours pour les cours de l’école doctorale.

Mise en place d’un processus facilitant le recrutement et le traitement administratif des contrats de tuteurs.

Données quantitatives de l’oGIF Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

9

8.6

Analyses statistiques Nb de demandes de support pour extraction de données et analyses simples Nb de demandes d’analyses ponctuelles Nb de rapports statistiques récurrents

412 86 267 59

IS-Academia Nb de demandes d’évolution reçues Nb de demandes d’évolution terminées

RAPPORT ANNUEL 2013

292 134 11


point de contact central pour les étudiants et doctorants EPFL : Répond et oriente les requêtes vers la bonne adresse

Studying.epfl.ch Guichet des services aux étudiants par Alexandra Benoît

Le Guichet est le point de contact principal pour tous les candidats aux études et les étudiants de l’EPFL. Il a pour mission d’accueillir et de renseigner les personnes intéressées par les formations dispensées à l’EPFL. Il répond notamment aux questions d’ordre académique et relatives aux prestations des services aux étudiants tout au long des études. Les requêtes complexes sont redirigées vers les spécialistes des services concernés. L’équipe se compose de six personnes : Aline Collin (100%), Amandine Weissbrodt (100%), Thomas Robinot (100%), Marjorie Ebbayilé (80%), Cristina Bongni (40%) et Alexandra Benoît (responsable, 100%). Le Guichet est ouvert du lundi au vendredi, de 9h à 18h sans interruption. En 2013, cela a représenté 251 jours ouvrables.

RAPPORT ANNUEL 2013

13


Demandes traitées en 2013 Durant l’année, 68’374 demandes ont été traitées dont : · 55’924 réponses directes données par le Guichet (82 %) · 12’450 demandes transférées à un spécialiste (18 %) Le nombre de demandes reste stable par rapport à l’an passé malgré une croissance du nombre d’étudiants. La rentrée académique génère sans surprise le pic d’activité le plus important de l’année. Le mois de juillet reste toujours élevé avec le dernier délai des candidatures Bachelor.

Nombre de demandes traitées par mois

téléphone

presentiel

email

9’000 8’000 7’000 6’000 5’000 4’000 3’000 2’000 1’000 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Les requêtes directes au guichet représentent 42% des demandes, les appels téléphoniques 17% et les courriels 41%. Cette proportion reste constante par rapport aux années précédentes. En moyenne, les personnes du Guichet traitent 223 demandes par jour, avec un maximum de 784 demandes le 17 septembre 2013, jour de la rentrée académique. Cela équivaut à 25 demandes par heure (stable par rapport à 2012) et une réponse toutes les 2 minutes 25 secondes.

Demandes par domaine d’activité Les deux principaux centres d’intérêts concernent les demandes générales sur les études à l’EPFL (40%) et les demandes spécifiques sur le CMS et les études Bachelor et Master (28%).

14

40 %

demandes générales

28 %

études CMS, BA, MA

8%

cours, examens CMS, BA, MA

7%

doctorat

5%

logements

5%

échanges

4%

demande hors SE

1.4 %

social, soutien psy

1.2 %

bourse

0.3 %

centre de carrière

0.1 %

formation continue

DOMAINE DE LA FORMATION


Pourcentage de réponses directes La moyenne des réponses données directement par le Guichet sans avoir besoin de renvoyer aux services spécialisés reste stable à 82% en 2013. L’objectif des 80% de réponses directes est encore atteint cette année. bourse 78%

logements 69%

74% centre de carrière

social, soutien psy 75%

74% cours, examens CMS, BA, MA

94% demande hors SE

formation continue 71%

études CMS, BA, MA 82%

86% demandes générales

échanges 84%

71% doctorat

Réalisations 2013 Accueil et réponses téléphoniques Pour la première fois depuis sa création, le Guichet des services aux étudiants a fait appel à une société externe afin d’évaluer la qualité des réponses téléphoniques. Les résultats indiquent que les collaborateurs (-rices) sont correctement informé(e)s sur les processus et règlements qui régissent la vie académique de nos étudiants. En complément à cette évaluation, une formation a été donnée aux collaborateurs afin de revoir certains fondamentaux de l’accueil téléphonique et du présentiel. Elle a permis de reprendre les étapes principales d’une communication réussie et a donné des outils afin de mieux gérer les contacts difficiles.

Rentrée académique Mise en place d’un guichet temporaire avec pour mission de : · Orienter les étudiants durant la semaine d’immatriculation · Identifier les demandes et les adresser au bon service · Répondre aux questions de premier niveau

Journées portes ouvertes Tenue d’un stand d’information lors des journées de visites pour gymnasiens organisées au mois de mars et au mois de décembre par la promotion Bachelor.

IS-Academia Tests et validation du formulaire de candidature Bachelor et du formulaire de candidature Master.

Web Mise à jour constante des pages web destinées aux nouveaux étudiants CMS, Bachelor, Master et Echange et du Portail Etudiant.

RAPPORT ANNUEL 2013

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Projets 2014 Web Refonte de la structure et du contenu du portail étudiants.

Audio guide Mise à jour du contenu de l’audio guide afin d’y intégrer la visite du Quartier Nord.

Brochures informatives Participation à la rédaction de la brochure de présentation des filières disponibles à l’EPFL.

Données quantitatives du Guichet des services aux étudiants Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

6

5.2 2012

2013

24’075 9’337 23’636 12’157

23’162 9’739 23’023 12’450

Guichet des services aux étudiants Contacts directs Téléphones e-mails Spécialistes

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DOMAINE DE LA FORMATION


Clé d'entrée de la gestion académique à l'EPFL pour les étudiants et le personnel académique

Service académique (SAC)

SAC.epfl.ch

par Jean-Paul Festeau, Cédric Junillon et Marcus Kunath

Au niveau RH, plusieurs changements sont à relever. Tout d’abord, Mélanie Bernard a été engagée au 1er octobre pour remplacer Christian Gerber, qui après 29 ans à l’EPFL, part à la retraite à la fin 2013. Après tant d’années au Service académique et au vu de sa personnalité fort appréciée, une page se tourne dans le service. L’engagement de deux secrétaires a été finalisé pendant le 2ème semestre de 2013 pour pallier à deux congématernités annoncés pour 2014 et pour décharger le bureau SAC-DOCTORANT en pleine réorganisation. Enfin, la fin de l’année 2013 a été consacrée à trouver le remplaçant de Cédric Junillon, adjoint au chef du service académique, qui a décidé de partir sous d’autres cieux au 1er avril 2014. Par ailleurs, une activité importante a été menée avec Marcus Kunath pour d’une part stabiliser l’interaction des 21 administratrices des programmes doctoraux fraichement rattachées au service académique, et d’autre part pour revoir l’organisation interne sur la gestion académique des doctorants avec l’appui de Fabienne Allaire. Depuis 2012, le SAC a repris la charge de la logistique des services aux étudiants, dont les missions sont : · Gestion du courrier · Mise sous pli et expédition des thèses · Numérisation et indexation du courrier (GED – Gestion électronique des documents) · Gestion de l’économat · Mises à jour diverses dans IS-Academia

RAPPORT ANNUEL 2013

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Réalisations 2013 Exigences académiques et conditions de réussite Suite aux résultats de l’enquête Campus II menée du 1er au 7 novembre 2012 auprès des étudiants de l’EPFL, la question « J’ai été bien informé des règles et exigences académiques liées à la réussite de mes études EPFL » n’a recueilli que la note moyenne de 2.8 sur 6 aussi bien chez les étudiants débutants que chez les non-débutants. Un groupe de travail composé d’Aline Collin (guichet Services aux étudiants), Adrien Favre (étudiant en SSIE) et Jean-Paul Festeau (chef du service académique) a été mis sur pied avec comme objectif d’améliorer la visibilité et la communication des informations quant aux exigences académiques et conditions de réussite, et de faciliter la recherche d’information sur le web. Au final, les pages web du service académique sur les conditions de réussite ont été améliorées et une page par section a été créée afin que les conditions particulières et les prérequis de chaque section soient transparents.

Réforme de l’année propédeutique La réforme de la 1ère année a conduit le service académique à travailler étroitement avec les sections pour l’établissement des plans d’études, la confection des horaires de cours et l’organisation coordonnée des examens propédeutiques tels que l’Analyse, la Physique et la Chimie. Ce sont entre 1’000 et 1’800 étudiants qu’il faut disposer dans des salles d’examen le même jour. Pour optimiser cette vaste opération, des discussions sont en cours pour utiliser les locaux du Swiss Tech Convention Center lors de la session d’études ou l’une des salles omnisports du centre sportif de l’UNIL/EPFL. Les aménagements réalisés à la rentrée d’automne avec l’adaptation du Polydôme en salle d’enseignement, la densification et modernisation de quelques auditoires et la création de duplex entre des auditoires et des salles d’exercices a permis d’absorber l’augmentation du nombre d’’étudiants.

Soutien du service académique au décanat de l’Ecole Bachelor et Master Le service académique a soutenu activement le décanat Bachelor et Master dans le nouveau projet de remise à niveau des étudiants en situation d’échec à l’examen propédeutique. Il a également participé à la révision des conditions d’admission pour l’entrée en 1ère année, dont l’exigence du 14/20 pour les baccalauréats européens passe à 16/20 pour les postulants 2014.

Bulletins de notes Suite aux remarques tout à fait justifiées des étudiants sur la lisibilité des bulletins de notes, le service académique (avec l’aide de la reprographie) a concrétisé un nouveau modèle de bulletins de notes qui reprend la ligne graphique des suppléments au diplôme. Les premiers exemplaires sortiront en février pour les Bachelors et les Masters.

Étudiants avec handicap Au vu de l’augmentation importante des cas à traiter (+100% depuis 2012), le service académique, en collaboration avec le SAE, a amélioré le processus de déclaration d’un handicap de la part des étudiants.

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DOMAINE DE LA FORMATION


Horaire des cours Un groupe de travail, comprenant le chef du service académique et son adjoint BA/MA ainsi qu’un représentant du bureau SAC-ÉTUDES, a testé le logiciel UNITIME qui permettrait de confectionner automatiquement les horaires de cours. Malgré que ce logiciel soit certainement l’un des plus performants sur le marché, ce dernier semble peu applicable à la confection des horaires de cours à l’EPFL car les cours sont fortement imbriqués entre les facultés et les sections. En effet, l’établissement des horaires s’avère être d’une haute complexité, nécessitant une interaction avec les sections pour gérer des solutions de dernières minutes. Néanmoins, UNITIME continuera d’être testé pour des modifications d’horaires ponctuelles induites par des évènements tels que Balelec ou la journée d’accueil des gymnasiens. Cette phase de test a cependant été bénéfique pour le bureau SAC-ETUDES qui a nécessité une formalisation de toutes les contraintes à la conception des horaires, travail qui facilitera la confection des horaires de cours futurs.

Soutien du Service Académique au décanat de l’Ecole doctorale En 2013, l’intégration des assistantes administratives des écoles doctorales au service académique a été poursuivie. Notamment, une première série d’entretiens annuels d’évaluation a été menée entre les assistantes, le directeur du programme doctoral et l’adjoint du service académique ; cette approche sera poursuivie dans les années suivantes. De plus, le SAC a organisé plusieurs séances de formation (p.e. pour l’extraction statistiques dans Infoview ; le processus de fin de thèse ; la qualité des dossiers) et des activités de cohésion d’équipe. Au début 2013, il a été constaté que la plupart des règlements des programmes doctoraux étaient soit lacunaires, soit inexistants et sans fil rouge. Avec le décanat de l’Ecole doctorale, un modèle standard a été créé et mis à la disposition des 18 programmes. À ce jour, 13 règlements ont été validés ou sont en cours de validation. En outre, le service académique a collaboré avec le décanat de l’Ecole doctorale et le service de promotion des études afin d’améliorer la communication relative aux études doctorales ; le site phd.epfl.ch et la brochure de promotion des études ont été passés en revue. Enfin, étant donné la nécessité de vérifier l’authenticité des diplômes d’admission, le bureau des doctorants a mis en place une procédure de contrôle centralisé des diplômes et relevés finaux de tous les candidats au doctorat.

IS-Academia Le service académique a participé de façon ponctuelle au développement et à l’évolution de différentes applications dans IS-Academia telles que : · Saisie des notes par les enseignants · Mise en place de la gestion des chargés de cours selon les directives entrées en vigueur au 1er septembre · Phase pilote pour la gestion électronique du processus de fin de thèse · Coordination des cursus des programmes de formation continue avec la Formation Continue UNIL-EPFL (FCUE). · Suivi simplifié des mentors et des rapports annuels dans les programmes doctoraux

Numérisation des archives Maintenant que tous les dossiers des étudiants ont été repris, l’unité de logistique numérise les archives des documents de travail du service académique. Ainsi, les livrets de cours, plans d’études, et statistiques ont déjà été repris et sont donc consultables à tout moment depuis le serveur commun et protégés contre tout dégât. Le travail de numérisation se poursuivra, notamment avec les archives des prix décernés aux étudiants

RAPPORT ANNUEL 2013

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Projets 2014 Gestion du service Une attention particulière sera portée à la formation et à l’intégration du nouvel adjoint, et à l’exécution des tâches du bureau SAC-ÉTUDES qui ne pourra plus compter sur l’expertise de Christian Gerber. La réorganisation du bureau SAC-DOCTORANT tant au niveau de la répartition des programmes que de l’affectation des espaces sera l’une des tâches à réaliser en 2014.

Développements IS-Academia Le service académique va travailler activement sur les projets suivants en appui à l’OGIF :

·· Impression des bulletins de notes au nouveau format pour le doctorat et la formation continue.

·· Implémentation de la gestion électronique du processus de fin de thèse.

·· Mise en place progressive du portail dédié à la gestion et l’évaluation des candidatures au doctorat pour optimiser le travail des commissions d’admission.

·· Impression automatique de certains diplômes spécifiques dont la conception est encore manuelle aujourd’hui (formation continue, Master en gestion de l’énergie et construction durable, double diplôme avec Grenoble et Turin, etc.). ·· Refonte du système de facturation pour faciliter le travail des collaborateurs tout en respectant les normes qualitatives en vigueur dans ce domaine et développer le paiement en ligne des finances de cours pour les étudiants ainsi que la libération des attestations d’études une fois le paiement arrivé.

·· Refonte du formulaire de candidature au doctorat. ·· Amélioration du suivi des cotutelles et doubles diplômes dans IS-Academia. ·· Changement du principe de gestion des localités étrangères et leurs codes postaux, consolidation manuelle à effectuer par le SAC sur toute la base existante.

Commissions d’admission En complément aux statistiques des étudiants, le service académique a géré un nombre toujours plus important de dossiers en vue de l’admission au Bachelor ou au Master. Seuls sont comptés ci-après les dossiers présentés aux membres des commissions d’admission et non ceux dont le titre permettait une admission automatique. Les chiffres entre parenthèses sont ceux de l’année précédente.

Bachelor 2013 Master 2013

Nombre de dossiers

Refus

Admis CMS

Admis en 1ère année

Admis au cycle Bachelor

416 (390) 2’035 (1’903)

214 (201) 1’366 (1’275)

99 (75)

66 (66)

37 (48)

Admis au cycle Master

669 (628)*

* au total, sur les 669 admis au Master en 2013, seuls 275 sont réellement venus à l’EPFL Il a été décidé cette année de fournir les chiffres des dossiers Bachelors étudiés par les membres de la commission et non le nombre de dossiers discutés le jour J puisque ceci ne représente qu’une petite partie du travail effectué en amont, la commission ne servant qu’à discuter des cas où l’avis des membres divergeait. Les chiffres de 2012 servant ici de comparaison sont donc des chiffres à nouveau calculés et non ceux qui avaient été fournis dans le rapport d’activité 2012.

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DOMAINE DE LA FORMATION


Données quantitatives du Service académique Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

21

16.7 2012

2013

4’870 2’042 7’250 2’661 74’155 12’763 737 (667 Ma. + 70 Ba.)

5’035 2’053 7’721 2’855 82’605 1 13’809 959 (816 Ma. + 143 Ba.2)

3’170 483 2’041 417 348 2’833 348

3’424 464 2’058 442 414 2’815 414

297 170 184 41 14 134

249 178 236 88 29 178

475 294 649 445 686

479 288 602 545 1’132 3

10’377

9’333 4

BAMA Candidatures BA/MA/HC Immatriculations BA/MA/HC Effectifs Nb enseignements gérés (plans d’études) Notes saisies Nb de factures émises Diplômes remis EDOC Candidatures Immatriculations Effectifs Nb enseignements gérés (plans d’études) Nb de factures émises Notes saisies Diplômes remis EFC Candidatures examinées par le SAC Immatriculations Effectifs Nb de factures émises Nb de factures modifiées Diplômes remis Enseignants Nb de profs (MER, etc.) Nb de chargés de cours internes Nb de chargés de cours externes Nb d’experts externes (PDM) Nb d’experts externes (jury de thèse) Courrier Courrier entrant

Une partie des notes (environ 7 %) a été saisie par les enseignants et il est probable que dans les prochaines années, cette procédure

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s’étendant, le service académique se contentera de valider les notes et plus de les saisir ce qui fera gagner du temps.

Le service académique remet désormais un diplôme de bachelor aux étudiants qui changent de section entre leur bachelor et leur master,

2

ce qui explique que le nombre de diplômes de bachelor remis ait doublé.

Désormais, nous avons la possibilité de donner un chiffre exact alors qu’avant, ce n’était qu’une très vague estimation basée sur le

3

nombre de thèses défendues. L’évolution entre 2012 et 2013 ne veut donc rien dire et ne devrait pas être reprise bien qu’une augmentation est évidemment logique vu la croissance du nombre de thèses soutenues.

La quantité de courrier continue de diminuer ce que l’on peut expliquer par 2 raisons : la croissance de l’échange de documents par voie

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électronique et la popularisation de la GED au niveau des programmes doctoraux qui stockent désormais certains documents eux-mêmes plutôt que de les faire parvenir au service académique par courrier comme c’était le cas avant.

RAPPORT ANNUEL 2013

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Accueil, conseil et soutien aux étudiants et doctorants dans leurs recherches de logement

Bureau du logement

logement.epfl.ch

par Charlotte Kneubühler - La Roche

Le bureau du logement a pour mission d’informer et conseiller les étudiants et doctorants de l’EPFL dans leurs recherches de logement, d’élargir l’offre à Lausanne et dans ses environs, d’assurer la pérennité des logements auprès des logeurs privés et institutionnels, de fidéliser les logeurs privés et institutionnels et d’adapter les conditions de location aux besoins des étudiants. Le bureau du logement apporte conseil, répond aux diverses questions concernant le logement en général et assure la connexion des informations entre les étudiants. Il gère la base de données d’annonces de particuliers en alternance avec le bureau du logement de l’UNIL. Le service du logement est assuré par deux collaboratrices à 100 %. Il est ouvert du lundi au vendredi et reçoit sur rendez-vous entre 10h et 17h. Une troisième personne rejoindra l’équipe dès le 1er avril 2014 afin d’étendre les services du bureau aux stagiaires, post-doctorants et hôtes académiques.

RAPPORT ANNUEL 2013

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Réalisations 2013 Durant l’année 2013, 15’825 demandes ont été traitées, en majorité par email (12'185), suivi par les appels téléphoniques et les rendez-vous au bureau du logement. Ceci représente une augmentation de 13% par rapport à 2012. Le bureau répond majoritairement aux demandes des étudiants quant à leurs recherches avant d’arriver en Suisse. En plus des étudiants, il y a les demandes des secrétaires des laboratoires (15% contre 12% en 2012), mais aussi des contacts avec des logeurs privés offrant une chambre chez eux, des partenaires privés offrant plusieurs logements ainsi que des régies et les foyers étudiants avec qui le bureau maintient toujours de bons rapports. Le bureau du logement est également approché par des investisseurs (une dizaine à nouveau en 2013) dé-

sireux de créer des partenariats avec l’EPFL pour des logements étudiants. Nous informons ces personnes et les redirigeons, le cas échéant, vers la FMEL (Fondation Maison pour Etudiants Lausanne) ou toute autre entité qui pourra répondre à leur demande et collaborer avec le bureau du logement. Le DAF, avec la collaboration du bureau du logement, a soumis un dossier concernant le développement des services du logement. Il a obtenu un budget pour l’engagement d’une ressource supplémentaire à plein temps afin d’élargir les services aux stagiaires, post-doctorants et hôtes académique de l’EPFL La reprise des 7 chambres temporaires aux Estudiantines s’est très bien déroulée et le taux d’occupation est maintenu à 96%, tout comme en 2012.

Demandes et pics d’activités

emails

téléphone

presentiel

1’800 1’600 1’400 1’200 1’000 800 600 400 200 0 janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Explications Emails : juin à octobre sont les périodes d’envoi du mailing automatique des annonces de logement et donc la période de pré et post-rentrée académique de septembre pendant laquelle le nombre de demandes de la part des futurs nouveaux étudiants est le plus important. Téléphones : mai à septembre correspondent aux périodes de pré-rentrée académique. Beaucoup de parents et d’étudiants appellent pour obtenir des informations. Présentiels : mars correspond à la journée des gymnasiens ; juillet à septembre, au départ et à l'arrivée des étudiants.

Suivi des partenariats établis en 2012 UNIL : la collaboration concernant la gestion de la base de données commune et son développement se poursuit. En 2013, grâce au contrôle régulier des deux bureaux, 63 annonces frauduleuses ont pu être détectées et refusées. Ceci représente une nette augmentation comparé à 2012 (35 cas). Camping : les logements d’urgence en bungalow ont à nouveau été très sollicités pour cette rentrée 2013 et l’expérience sera reconduite pour la rentrée 2014. Aucune vacance locative cette année.

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DOMAINE DE LA FORMATION


CHUV : la collaboration s’est très bien passée, mais le CHUV souhaitait récupérer ses logements pour ses propres besoins dès la fin du contrat, en octobre 2013. Quelques 106 locataires ont pu bénéficier de ces logements et aucune vacance locative n’a été enregistrée. FSLE : le taux d’occupation des 7 chambres temporaires est de 100%. Il n’y pas eu une seule vacance locative et cette solution a pu dépanner 31 personnes à leur arrivée. C’est un roulement moins important que 2012 (55) qui s’explique par des séjours plus longs de la part des locataires en 2013.

Développement et nouveaux partenariats en 2013 Le bureau du logement continue à mettre en place de nouveaux moyens de communication et de mise à jour du site afin d’optimiser le transfert d’information à la communauté. Le bureau a été approché par une dizaine d’investisseurs désireux de créer un partenariat avec l’EPFL en tant que locataire principal. Aucune signature n’a été faite en 2013 car la situation actuelle du bureau ne le permet pas. Les logements proposés sont également majoritairement des projets de construction ou de rénovation ce qui implique des délais plus longs dans la disponibilité des logements.

Projets 2014 Formation et intégration de la troisième ressource du bureau du logement avec développement des offres aux stagiaires, post-doctorants et hôtes académiques. Journées des gymnasiens : suite au succès des séances d’information de mars 2013 (590 personnes présentes en 2 jours), l’expérience sera réitérée en mars 2014 dans les mêmes conditions. 66 logements du Quartier Nord : Le bureau du logement a déjà créé un contact avec Mme Durussel responsable du nouvel hôtel afin de connaître régulièrement leurs disponibilités. Signature de baux : Un projet de demande de signature de bail par le DII est en cours afin d’éventuellement élargir l’offre de logement pour notre communauté.

Données quantitatives du Bureau du logement Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

2

2

Nb d’annonces de logement proposées par les privés dans la base de données UNIL-EPFL Nb de logements disponibles dans les foyers Nb de futurs logements supplémentaires en foyers Nb de logements proposés en exclusivité aux doctorants et étudiants de l’EPFL (foyers et partenariats privés)

2012

2013

3’612

3’918

2’459 987

2’975 330

386

346

CHF 650.-

CHF 703.-

Coût moyen des loyers Pour logements privés (chez les particuliers)

RAPPORT ANNUEL 2013

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contribue à la qualité de l'enseignement en apportant conseil et soutien aux enseignements, sections, faculté et leurs programmes

CAPE.epfl.ch Centre d’appui à l’enseignement (CAPE) par Jean-Louis Ricci et Roland Tormey

L’équipe des 5 conseillers pédagogiques a été séparée du CRAFT (Centre de Recherche et d’Appui pour la Formation et ses Technologies) le 1er avril 2013 pour constituer une nouvelle unité : le CAPE - Centre d’appui à l’enseignement. Ce dernier est directement rattaché au Domaine de la formation. La mission du Centre est de mettre en œuvre les activités contribuant à la qualité de la formation à l’EPFL selon la stratégie élaborée par la VPAA avec une approche par facultés et par cursus d’études. Une après-midi d’inauguration du Centre a été organisée le 24 septembre sur la thématique « Pédagogie, compétences et qualité dans les accréditations des programmes » avec comme conférencier invité le professeur Bernard Remaud, ancien directeur de la CTI - Commission française des titres d’ingénieurs.

RAPPORT ANNUEL 2013

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Réalisations 2013 1. Services aux enseignants Évaluation indicative Le Centre a repris du décanat de l’Ecole Bachelor et Master (BaMa) le pilotage et la communication relative à l’évaluation indicative en ligne de tous les enseignements de Bachelor et de Master avec les enseignants et les sections. Pour l’automne 2013, 651 enseignements ont été évalués par 2'979 étudiants avec un taux de réponses moyen de 54% (56% sans les étudiants d’échange). Les résultats de 89% des enseignements jugés satisfaisants, bons ou encore excellents (12%) confirment l’opinion très positive des étudiants.

Évaluations et conseils personnalisés Les demandes d’évaluations et conseils personnalisés en 2013 se présentent comme suit : 227 enseignants dont 48 professeurs assistants « tenure track » (PATT), ont sollicités 279 évaluations - conseils qui ont généré le traitement de 10’074 questionnaires. La situation est globalement stable par rapport à 2012.

Questionnaire d’évaluation approfondie en ligne Le Centre et l’OGIF ont développé un questionnaire en ligne de 11 questions spécifiques. Il s’inspire de la recherche internationale et a été testé auprès d’enseignants et d’étudiants. Il est conçu de manière à être compatible avec les différents formats pédagogiques. Il est intégré à la base des données académiques IS-Academia. Il est à la disposition des sections depuis l’automne 2013 notamment pour la conduite des évaluations quinquennales des enseignements (cf. services aux sections).

2. Formations Ateliers de perfectionnement pédagogique  La nouveauté de notre offre d’ateliers de perfectionnement pédagogique destinée aux enseignants, est la définition du contenu de 6 ateliers qui constituent une base en pédagogie de l’enseignement supérieur. La demi-douzaine d’enseignants qui ont participé à ces 6 ateliers, ont préparé un dossier de réflexion sur les thématiques abordées. Une attestation de participation aux « Effective Teaching in Higher Education Programme » leur a été délivrée. Au total, 15 ateliers d’une journée ou d’une demi-journée ont été animés, comptabilisant 147 enseignants dont 87 de l’EPFL. La collaboration avec le Réseau Romand de Conseil, Formation et Evaluation de l’enseignement universitaire R-CFE, nous a permis d’accueillir 60 enseignants des Universités partenaires dans nos ateliers. 16 de nos enseignants ont participé à des ateliers proposés dans les Universités de Lausanne, Genève, Neuchâtel, et Fribourg.

Bootstrap Day Le “bootstrap day” offre aux nouveaux professeurs une opportunité de sa familiariser avec les us et coutumes ainsi que les procédures et règlements de l’EPFL en ce qui concerne l’enseignement, l’encadrement des étudiants, les examens ainsi que pour la conduite de leur laboratoires et la recherche de fonds. Six d’entre eux ont participé à la session du 9 octobre 2013.

3. Support pédagogique et innovation Tutorat Le tutorat des exercices est généralisé pour tous les cours d’analyse et de physique générale de la 1ère année depuis l’automne 2012. Les conseillers du Centre soutiennent les enseignants concernés pour former les tuteurs et mettre en place le tutorat en début de semestre. Une demi-journée de bilan du tutorat a été organisée le 7 juin, réunissant des représentants des sections de mathématiques et de physique, des enseignants et assistants doctorants, des conseillers du Centre et l’Adjoint du décanat de l’Ecole Bachelor et Master. Depuis la rentrée 2013, c’est le secrétariat du DAF, avec l’appui du SAC, qui attribue directement les enveloppes budgétaires aux directions des sections de mathématiques et de physique.

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DOMAINE DE LA FORMATION


Savoir-faire en Maths Succès total pour la diffusion électronique de l’ouvrage « Savoir-faire en mathématiques pour bien commencer à l'EPFL » par les PPUR. 1’770 nouveaux étudiants de première année sur 1’797 l’ont téléchargé.

Cliqueurs L’utilisation de cliqueurs a pris de l’ampleur. De ce fait, une nouvelle organisation impliquant l’AGEPoly a été mise en place en janvier 2013 afin de faciliter la logistique. Désormais, les étudiants sont responsables de leur propre cliqueur, sous forme d’un prêt sans frais pour la durée du semestre. Il reste encore à trouver une solution pour les étudiants provenant de l’université de Lausanne inscrits à des cours EPFL. L’année académique 2013 a comptabilisé environ 1’500 étudiants ayant bénéficié du prêt d’un cliqueur. Ceci leur a permis de participer plus activement à une vingtaine de cours dont les enseignants ont fait le choix d’utiliser les cliqueurs pour dynamiser leur cours.

Enjeux globaux Le Centre a participé à la création des nouveaux enseignements « Enjeux globaux ». Les buts de ces enseignements sont de permettre aux étudiants du 2ème semestre de la 1ère année d’exercer leur sensibilité et leur sens des responsabilités de futur ingénieur ou scientifique vis-à-vis des principaux enjeux globaux auxquels est désormais confrontée notre société. Ces enseignements permettront également de développer des capacités à mener des projets interdisciplinaires en groupes. Avec la Bibliothèque, le Centre a développé des vidéos sous forme de jeux et des ressources en ligne pour les aider à travailler en groupe, à planifier leur projet, à effectuer des recherches bibliographiques et à communiquer leurs résultats.

4. Services aux sections Évaluation quinquennale des enseignements Suite à l’enquête CAMPUS II, le Centre a été chargé par la Direction de mener une évaluation approfondie de tous les enseignements tous les cinq ans. Le but est de fournir un retour détaillé à chaque enseignant pour chacun de ses enseignements à un rythme quinquennal. Le choix des enseignements à évaluer chaque année et la conduite des opérations sont de la responsabilité des directions des sections. La 1ère tranche d’évaluations approfondies quinquennales a été menée à la fin du semestre d’automne 2013, avec le soutien du Centre.

Nouvelle fiche de cours avec acquis de formation De manière à favoriser l’approche compétences dans les plans d’études, une nouvelle fiche de cours a été mise en place par le décanat de l’Ecole Bachelor et Master avec le CAPE et l’Organisation et Gestion Informatique de la Formation (OGIF) directement dans la base de données IS-Academia avec une rubrique de spécification des acquis de formation visés. Les enseignants peuvent décrire leurs enseignements, avec une structure basée sur la taxonomie de Bloom, en précisant les compétences que doivent acquérir les étudiants. Les sections ont demandé à tous leurs enseignants de remplir ces nouvelles fiches au printemps 2013 pour tous les enseignements des programmes 2013-2014. Après cette opération, le bilan de fin novembre 2013 montre que 82% des enseignements des cursus Bachelor et Master comportent des acquis de formation formulés par les enseignants et validés par les sections.

5. Services aux étudiants Ateliers de préparation de la défense et de la soutenance de thèse Cet atelier, destiné aux doctorants en fin de thèse, fait l’objet d’une forte demande. En 2013, l’offre a été doublée, passant à 14 ateliers dont les 3/4 sont donnés en anglais. 110 doctorants au total l’ont suivi à leur grande satisfaction.

Formation ISW « Instructional Skills Workshop » Une nouveauté pour nous a été l’organisation d’ateliers de développement pédagogique pour les doctorants. L’importation de « Instructional Skills Workshop » du Canada par une doctorante de l’EPFL et d’anciens étu-

RAPPORT ANNUEL 2013

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diants EPFL nous a permis l’organisation de deux éditions. Ces ateliers participatifs et appliqués ont compté 13 doctorants et ont été fortement appréciés. Il est prévu d’élargir l’offre pour ce public.

« How people learn » Le cours « How people Learn I & II » est offert par Roland Tormey aux étudiants de master dans le cadre du programme SHS. Cet enseignement est très demandé par les étudiants dont 60 ont été retenus pour l’édition 2012-2013 et 63 pour celle de 2013-2014. Ils y étudient les aspects sociaux et psychologiques de l’apprentissage et mènent un projet de recherche au 2ème semestre. Plusieurs de ces projets contribuent au développement d’outils de support à l’enseignement. Un des plus remarquable a été présenté à la World Conference on Educational Sciences en février 2014.

6. Services à la communauté EPFL Des collaborateurs du Centre ont participé aux groupes de travail internes suivants : · Teaching bridge : groupe pour les labos disciplinaires et groupe pour les labos interdisciplinaires · Bibliothèque : deux ateliers sur la communication à des collaborateurs

7. Expertises et congrès Expertises Jean-Louis Ricci a été sélectionné en tant qu’expert pédagogique par l’AEQES – agence d’évaluation de la qualité de l’enseignement supérieur de la FWB – fédération Wallonie Bruxelles, pour l’évaluation des formations d’ingénieurs polytechniciens des cinq universités concernées. Cette évaluation s’est déroulée en plusieurs étapes de septembre 2012 à juin 2013 sous la forme d’audits suivis de la production des rapports d’évaluations. Jean-Louis Ricci est, depuis fin 2012 , membre du conseil d’orientation du CQPES – colloque sur les questions pédagogiques dans l’enseignement supérieur. Il a animé deux sessions de 3 communications à la dernière édition du colloque les 3-5 juin à Sherbrooke (Canada).

Communications et participation à des congrès Jean-Louis Ricci et Nadine Stainier  ont participé au séminaire biannuel de formation continue des conseillers en pédagogie universitaire francophones, BSQF, Québec (Canada), 30 septembre - 4 octobre 2013. Isaac, S. (2013) « Writing Effective Clicker Questions » Turning Technologies Users Conference, Dublin, November 4th 2013. Ricci, J.-L. (2013) « Améliorer l'enseignement par des enquêtes générales de satisfaction des étudiants », CQPES – colloque questions pédagogiques dans l’enseignement supérieur, Sherbrooke (Canada), 3 - 5 juin. Tormey, R. (2013) « Emotional intelligence, emotional feedback and teacher decision making », ProDoc Residential Seminar, Villars-de-Lans, January 28 - 30th. Tormey, R. (2013). « Les compétences des enseignants : une norme minimum ou un objectif auquel devraient aspirer tous les éducateurs ? », Association internatio-

nale de pédagogie universitaire Section Suisse - Journée Scientifique, Lausanne, 13 février 2013. Tormey, R. (2013) « Practice, reflexivity, Identity and Inequality » (Session Organiser and Chair), Congress of the Swiss Sociological Association, Bern, June 26 - 28 2013. Tormey, R. (2013) « Emotional dimensions of Human Rights Education » Mediterranean Academy of Diplomatic Studies Human Rights Summer School, Malta, July 3 - 11th. M. Raca, R. Tormey and P. Dillenbourg. (2013) « Student motion and it's potential as a classroom performance metric ». 3rd International Workshop on Teaching Analytics (IWTA), Paphos, Cyprus, September 17th.

Publications Corcoran, R.P and Tormey, R. (2013) « Does emotional intelligence predict student teachers' performance ? » Teaching and Teacher Education 35 (2013) : 34-42.

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Tormey, R. (2013) « The centre cannot hold : untangling two different trajectories of the ‘approaches to learning’ framework » Teaching in Higher Education (DOI :10.1080/13562517.2013.827648).

DOMAINE DE LA FORMATION


Liddy, M. and Tormey, R. (2013) « A question of knowledge », In : Mags Liddy & Marie Parker-Jenkins. Eds. Education that Matters ; Teachers, Critical Pedagogy

and Development Education at Local and Global Level. Oxford : Peter Lang, 2013. 23 - 48

Projets 2014 Restructuration du Portail enseignants. Accréditation des Masters : soutien au délégué à la qualité, aux services centraux et aux sections pour la préparation du rapport d’autoévaluation. Évaluations approfondies quinquennales : mise au point de l’accessibilité et de la mise en forme des résultats des évaluations avec le questionnaire en ligne. Développement de l’offre de formation des doctorants et des tuteurs : · augmenter le nombre de session ISW “Instructional Skills Workshop “ et mise en place d’ateliers spécifiques aux charges d’enseignements les plus courantes des assistants-doctorants · refonte de l’ABC du tutorat avec les sections de mathématique et de physique et repenser avec elles la formation des tuteurs. Global Issues : suivie des cours « Global Issues/ Enjeux Globaux » et gérer le contenu on-line relatif aux compétences transversales. Séminaire International sur l’enseignement : organisation à l’EPFL d’un premier séminaire international sur l’enseignement avec pour thème « l’enseignement de la conception ». Accompagnement des nouveaux enseignants : régulariser un « bootstrap day » pédagogique pour les nouveaux enseignants et nouveaux chargés de cours. Évaluations par cycles et par sections : développer en partenariat avec les sections l’évaluation par cycles et par sections décidée par la Direction suite à CAMPUS II.

Données quantitatives du CAPE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5

3.9

Evaluations indicatives répondants taux moyen de réponse Evaluation et conseils personnalisés questionnaires enseignants Ateliers de formation des enseignants participants Ateliers de préparation de la défense et de la soutenance de thèse Prêts de cliqueurs

RAPPORT ANNUEL 2013

participants

651 2979 54% 279 10074 227 15 147, dont 87 EPFL 14 110 1500 / semestre

31


accueil LES étudiants et répond à leurs besoins, favorise leur intégration et soutient leur parcours à l’epfl

Service des affaires estudiantines (SAE)

SAE.epfl.ch

par Catherine Vinckenbosch et son équipe

Points forts 2013 Poursuite des mesures d’aménagement des études pour personnes handicapées et mise en place de procédure d’aménagement pour doctorants.

Promotion des échanges entre les institutions membres du domaine du conseil des écoles polytechniques (CEPF).

Poursuite de l’optimisation du traitement des candidatures aux bourses d’excellence sur IS-Academia.

Publication sur intranet des accords de partenariats dans le but d’améliorer la visibilité des possibilités d’échange auprès des étudiants.

Mise en place d’un coaching master. Formation d’une nouvelle collaboratrice en charge des étudiants internationaux dès février 2013.

Mise en place de l’envoi électronique des lettres d’admission aux étudiants d’échange IN via IS-Academia.

Développement de l’International Day.

RAPPORT ANNUEL 2013

33


Réalisations 2013 1. Bourses Gestion des contributions budgétaires EPFL + Fondation des étudiants (FEE) de l’EPFL CHF 1'593’115.- pour 443 étudiants comprenant : · Bourses EPFL – FEE, 120 étudiants BA-MA pour un montant de CHF 625’340.· Encouragement à la mobilité hors Europe de 210 étudiants avec un montant de CHF 282’000.· Bourses d’excellence, 113 étudiants ayant bénéficié d’une bourse EPFL sur l’année pour un montant total de CHF 685’775.-

Gestion des bourses d’excellence financées par des fondations privées CHF 191’000.- pour 15 étudiants comprenant : · Bourse Novartis, 6 étudiants pour un montant de CHF 106'400.· Bourse Debiopharm, 4 étudiants pour un montant de CHF 40'000.· Bourse Russe, 2 étudiants pour un montant de CHF 26'400.· Bourse PWC, 1 étudiant pour un montant de CHF 5'000.· Bourse Werner, 2 étudiants pour un montant de 13'200.-

Gestion de la contribution de la Commission fédérale des bourses · CHF 990'726.- pour 80 boursiers

Gestion des fondations privées · Fondation privées : mise au concours + gestion des candidatures pour 8 fondations. Remarque : la mise en place de la gestion des paiements des bourses d’excellence via Is-Academia prévue dans les objectifs 2013 n’a pas aboutie car, actuellement, l’outil ne permet pas d’optimiser cette manipulation.

2. Consultation de soutien et consultation psychothérapique Consultation de soutien 484 entretiens individuels effectués pour traiter des problématiques suivantes : ·· Décès de plusieurs étudiants (soutien auprès de la ·· Difficultés académiques famille et des proches) ·· Problèmes de santé physiques ou psychiques ·· Hospitalisations d’étudiants ·· Questions autour de l’identité sexuelle, homo·· Conflits familiaux sexualité ·· Situations familiales difficiles (parents à l’AI, à ·· Aide à l’obtention et au renouvellement du permis l’aide sociale, etc.) de séjour ·· Tentamen ·· Difficultés financières

Consultation psychothérapique pour étudiants UNIL-EPFL Durant cette année, les consultations ont été assurées par Mme Bénédicte Gailland, psychologue assistante aînée ainsi que par la Dr Sylvie Berney, médecin associée. 156 étudiants ont été vus en consultation en 2013 (155 en 2012). Pour un total de 516 consultations, faisant une moyenne de 3,3 consultations par cas pris en charge. Parmi les étudiants ayant demandé une consultation : · 81 (52%) sont de l’EPFL et 75 (48%) sont de l’UNIL. · 64 (41%) sont de nationalité suisse et 92 (59%) sont de 42 nationalités différentes. · 74% des consultations ont lieu en français et 26% en anglais. · 74 sont des hommes et 82 sont des femmes. · 47 (30%) ont déjà eu un contact avec la psychiatrie au cours de leur existence.

34

DOMAINE DE LA FORMATION


Prise en charge : Rappelons que dès janvier 2011, les plages de disponibilité pour les étudiants sont passées de 3 à 4 demi-journées par semaine. L’augmentation des consultations constatée en 2011 (de 101étudiants en 2010 à 154 étudiants en 2011) suite à cette offre accrue s’est maintenue en 2012 (155 étudiants) et en 2013. Ces quatre plages horaires hebdomadaires ne nous ont pas permises de recevoir tous les étudiants souhaitant consulter et nous avons dû rediriger des étudiants vers le CCPP (Centre de consultation psychiatrique et psychothérapique du DPCHUV) et vers les urgences du Service de psychiatrie de liaison du CHUV. Contact par email avec la consultation : de plus en plus d’étudiants optent pour ce moyen facile et discret d’avoir un conseil ou une consultation. Ce contact permet d’évaluer plus vite les situations et d’orienter plus rapidement l’étudiant.

3. Actions sociales et d’intégration Soutiens divers Organisation de célébrations suite au décès d’étudiants internationaux en collaboration avec l’aumônerie.

Coaching Soutien dans l’organisation des soirées de recrutement des nouveaux coachs. Coachs : organisation de la formation des 100 nouveaux coachs (½ journée « Rôle et impact du coach » + ½ journée « Souffrance psychique chez l’étudiant et prévention du suicide »). Supercoachs : organisation de la formation de 11 nouveaux supercoachs (1 journée « Leardership en tant que supercoach » + ½ journée « Souffrance psychique chez l’étudiant et prévention du suicide »).

Coachs master : Recrutement de 30 « coachs master » pour l’International Day de septembre. La présence en fin de matinée sur les stands et une répartition par section ont été fortement appréciées par les nouveaux étudiants Masters, boursiers de la confédération et étudiants d’échange. Certaines secrétaires et certains adjoints de section ont été également présents, notamment lorsqu’il n’y avait pas de coachs Master.

Journée d’accueil 2’596 étudiants ont été invités cette année (49 de plus qu’en 2012)

Information sur l’école et les services annexes : Au CO sur 2 étages entre 10h30 et 13h00

Accueils spécifiques : Sur la Place Nord pour BA/CMS/ Passerelles HES et au Forum pour les Masters et échanges

La coordination et collaboration avec l’association coaching ainsi que les restaurateurs pour le repas avec les équipes de coachs s’est très bien déroulée.

Visa Soutien donné à 54 étudiants (39 masters et 15 échanges) dans leurs démarches administratives afin d’obtenir leur visa dans les délais.

4. Instruments de travail et développement personnel Séminaire « Métier de l’étudiant » : Sur 2 jours avant la rentrée à destination des nouveaux étudiants sauf le CMS. (350 personnes). Séminaires « Instruments de travail » : Sur une journée les samedis (Speed reading, Efficient writing, Lecture rapide, Ecriture efficace, Mémoriser efficacement) à destination de tous les étudiants et doctorants. Ces cours ont compté une bonne fréquentation. (5x 20 personnes).

RAPPORT ANNUEL 2013

Aucun étudiant/doctorant n’a profité de l’offre faite, soit de nous demander une subvention pour un cours particulier dispensé hors de l’EPFL. Cette prestation est donc stoppée, d’autant que le budget ne nous le permet plus. Atelier « Gestion du stress » : organisé 2 fois, en printemps et automne (2x 20 personnes). Nouveauté : atelier « Optimiser son potentiel d’apprentissage » en automne (20 personnes).

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5. Accueil des étudiants internationaux Pour la 8ème année consécutive, le SAE a organisé l’accueil des étudiants internationaux au niveau du Master, des échanges et des boursiers de la Confédération dans le but de leur offrir la meilleure intégration possible et de répondre à la démarche qualité de l’EPFL. À nouveau, un accent particulier a été mis sur les effets du « choc culturel » qui touche tous les étudiants internationaux.

International day Événement ayant lieu le jeudi précédant la rentrée, sur un jour.

thérapeutique/Informations sur le choc culturel/Renseignements sur la ville de Lausanne.

Forte augmentation du nombre de participants : de 250-300 personnes en 2012, nous sommes passés à env. 450 participants en 2013.

L’apéritif sous forme de stands par section a favorisé les échanges et les rencontres entre étudiants de même section. La répartition des stands a également permis une meilleure identification des coaches qui ont ainsi pu répondre de manière ciblée à davantage d’étudiants.

Informations transmises : Utilisation des bases de données de la Bibliothèque/Utilisation d’IS-Academia/ Présentation du SAE et de la consultation psycho-

Programme d’accueil des boursiers de la Confédération Accueil global des nouveaux boursiers programmé la semaine avant la rentrée permettant ainsi de leur donner des informations spécifiques.

Tout au long de l’année, sorties culturelles organisées afin de favoriser leur intégration et leur épanouissement à l’EPFL (environ 50 participants par sortie).

Camp de ski 50 personnes ont pris part au camp de ski de 4 jours qui s’est déroulé en février.

Activités d’accueil pour doctorants Dans le cadre de l’accueil spécifique des doctorants, organisé par le service de promotion des études, notre service a proposé deux activités : ·· 46 doctorants ont profité d’une visite du Château ·· 22 doctorants ont profité d’une sortie à Ballenberg de Prangins ainsi que d’une découverte de l’œnoloen juin. gie à l’Ecole de Changins en septembre.

6. Aménagement des études pour étudiants handicapés Amélioration du formulaire de demande d’aménagement des études, du site web, de l’information transmise dans le formulaire d’inscription à l’EPFL (obligation de dire si la personne a un handicap nécessitant un aménagement).

Procédure d’aménagement des études pour doctorants : mise en place procédure, page web, formulaire online. Chaque personne ayant coché la case « handicap » dans son formulaire d’inscription à l’EPFL reçoit un email informatif contenant la procédure à suivre et les délais.

7. Office mobilité Gestion Etudiants OUT et IN Gestion de 445 dossiers d’étudiants EPFL partis en échange ou intéressés à partir (en 2012 : 368 dossiers OUT), ainsi que 564 dossiers d’étudiants étrangers reçus (en 2012 : 497 dossiers IN). Programme Erasmus+ : prise de connaissance du nouveau programme, et adaptation des exigences de l’UE.

Promotion ciblée du programme d’échange entre les institutions du domaine du CEPF (création d’affiche, communication media, forum ETHZ). Organisation d’un atelier de sensibilisation interculturelle offert aux futurs étudiants OUT. Organisation d’une soirée regroupant tous les étudiants OUT en partance pour un échange en 2013-2014.

36

DOMAINE DE LA FORMATION


Publication sur intranet des accords de partenariats dans le but d’améliorer la visibilité des possibilités d’échange auprès des étudiants.

Elaboration d’un rapport de séjour pour les échanges au projet de Master. Publication de ces rapports sur intranet.

Mise en place de l’envoi électronique des lettres d’admission aux étudiants d’échange IN via IS-Academia.

Uniformisation de la procédure de candidature à un échange hors-Europe.

Promotion des échanges et information Afin de promouvoir la mobilité OUT, les Relations Internationales (RI) et l’office de la mobilité ont accueilli 16 universités partenaires dans le but de tenir un stand au Forum. L’office de la mobilité a tenu un stand pour promouvoir les échanges et assister les partenaires.

Restructuration du site web échanges suite au cours « Ecriture web ». Organisation de 7 séances d’information sur les échanges dans les sections de l’EPFL (environ 800 étudiants)

Accueil et intégration des étudiants hôtes Camp de ski organisé à Leysin en février pour tous les étudiants internationaux (50 étudiants).

Organisation de la soirée d’accueil des étudiants IN en février et en septembre.

Gestion des accords de partenariats Gestion des demandes d’accords d’universités européennes (28 demandes dont 12 nouveaux accords). Suite à une évaluation de tous les accords Erasmus, renouvellements ou annulations sur la base de différents critères (balance des flux, qualité des étudiants, intérêt de nos étudiants, soit 112 renouvellements et

15 annulations d’accords). Renouvellement de tous les accords Erasmus selon les nouvelles directives du programme Erasmus+ (112 renouvellements). Saisie des tous les accords dans IS-Academia.

Relations avec nos partenaires internes et externes Participation à la conférence de la « European Association for International Education » (EAIE) à Istanbul ; tenue du stand de la CRUS ; visite de notre partenaire, l’Université de Bogazici. Rencontre de 15 partenaires et participation à plusieurs conférences.

Participation à la journée Erasmus Suisse à Soleure.

Participation aux séances IRUS à l’ETHZ Zürich et à l’USI Lugano.

Participation au séminaire des universités germano-suisses à Berne.

Participation à diverses séances de travail à l’Agence Nationale auprès de la Fondation CH à Soleure dans le cadre de Grace2 et Groupe de référence.

Projet 2014 Organisation d’événements à destination des étudiants et étudiants internationaux. Objectifs : intégration, visibilité du service et de nos prestations. Extension de la consultation psychothérapique des étudiants : soutien dans la mise en place et amélioration des informations transmise sur notre page web en collaboration avec Dr Sylvie Berney, médecin associée en charge de la consultation. Dans le but de promouvoir les échanges OUT, création d’une vidéo, visible sur notre site web, d’étudiants partis en échange témoignant de leurs expériences.

RAPPORT ANNUEL 2013

Implémentation des nouvelles directives et procédures pour le nouveau programme "Swiss European Mobility Program" suite au gel de la participation au programme Erasmus+. Sondage auprès des étudiants IN sur leurs expériences à l’EPFL (académique, logement, vie personnelle). Réflexion sur une stratégie de financement des bourses pour attirer les étudiants IN (de nos universités privilégiées), suite à la baisse du budget et augmentation du nombre d’étudiants.

37


Données quantitatives des affaires estudiantines Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

7 ; 6 (jusqu’en février)

5.5 ; 5.3 (jusqu’en février)

Office mobilité Nb Etudiants in Nb Etudiants out Séances d’information/bourses

nb de séances nb d’étudiants

Nb bourses Erasmus OUT

nb d’étudiants montant

Nb bourses Erasmus IN (y.c CEPF)

nb d’étudiants montant

Nb bourses hors Erasmus OUT

nb d’étudiants montant

Nb bourses hors Erasmus IN

nb d’étudiants montant

Nb visites de partenaires à l’EPFL Nb visites hors EPFL Nb envois de documentation EFPL Nb d’accords partenariats nouveaux Nb d’accords partenariats renouvelés Nb d’accords partenariats rompus

2011

2012

2013

649 546 11 1’100 273 CHF 464’439 499 CHF 198’990 197 CHF 165’954 39 CHF 69’800 25 4 6 -

725 563 7 700 303 EUR 436’682 0 0 179 CHF 215’531 31 CHF 95’900 25 5 6 35 115 28

840 645 7 800 320 EUR 424'630 0 0 210 CHF 282'000 57 CHF 98'500 20 6 2 12 112 15

114 648'950 66 760'702 70 7 15

113 574'300 88 905'447 96 8 20

120 CHF 625’340 80 CHF 990'726 113 8 33

437 73 81 75 79

478 68 87 65 90

516 75 81 74 82

450

475

484

14 66 272

14 62 285

16 54 283

Service social Bourses EPFL - FEE BA-MA

nb d’étudiants montant

Bourses fédérales

nb d’étudiants montant

Nb de bourses excellence MASTER Nb Fondation privées Aménagement des études Consultation psychothérapique Nb d’entretiens Consultations

nb Uni nb EPFL nb hommes nb femmes

Consultation soutien Nb d’étudiants

Accueil des étudiants internationaux (Masters, PhD) Journées/Evénements d’accueil spécifique Nb d’aide pour l’obtention de visa Nb d’étudiants masters externes in

38

DOMAINE DE LA FORMATION


Pont entre l’EPFL et le monde du travail

Centre de Carrière (CC)

Carriere.epfl.ch

par Philippe Ory

L’année 2013 a été placée sous le signe d’une équipe renouvelée suite au départ de 3 personnes l’année précédente. Cela a permis de renforcer les services aux étudiants et de relancer l’activité de démarchage et de représentation auprès des employeurs par rapport à 2012. En 2012, le personnel du Centre de carrière (CC) a évolué de 2.6 EPT au 1er janvier à 4.8 EPT au 31 décembre. 2 nouveaux collaborateurs ont été engagés à 100%, Mme Briancourt en tant que conseillère en insertion professionnelle et M. Hartfield en tant que chargé des relations employeurs. De plus, Mme Marselli-Pasquier, déjà coordinatrice du programme des stages pour la faculté des Sciences de Base, a accepté de reprendre à 20% la fonction de coordinatrice centrale de ce programme.

RAPPORT ANNUEL 2013

39


Réalisations 2013 1. Services aux étudiants Le Centre de carrière continue à offrir de manière régulière une palette étendue de services aux étudiants.

Cours et séminaires · Atelier « Le dossier de candidature » organisé 9 fois en 2013 (5x pour PhD, 4x pour étudiants MS). · Cours « Comptabilité, finance et gestion » (JM Schwab), également ouvert, à titre payant, aux participants extérieurs à l'EPFL. · Atelier « Démystifier l'Assessment Center », organisé 2 fois en 2013. · Le séminaire « Réussir son entretien d'embauche », prévu en avril 2013, a dû être annulé suite à l’incapacité du présentateur (accident P. Ory).

Prestations individuelles · Entretiens individuels de conseil en matière d'orientation académique, recherche d'emploi, débouchés, gestion de carrière, permis de travail, etc. · Entretiens d'information sur l'EPFL à l'intention des futurs étudiants et leurs familles ("promotion"). · Corrections de CV et lettres de motivation · Simulations d'entretien d'embauche. · Tests psychométriques (méthodologie Hélios/TMS) permettant l'aide à l'orientation ou à la réorientation professionnelle. Un partenariat avec TalenToday, plateforme proposant un test d’orientation professionnelle en ligne en français et en anglais, a été conclu en novembre. L’accès y sera proposé gratuitement aux étudiants dès la rentrée de février 2014.

Prestations collectives · Envoi d'offres d'emploi ciblées par e-mail (51). · Gestion du groupe EPFL Alumni sur le réseau de contacts en ligne LinkedIn (~1200 nouveaux membres en 2013, soit près de 8’000 membres à fin 2013). · Information sur les évènements et manifestations liés à l'emploi via le site web du CC. · Une expérience de correction de CV par groupes de 4 étudiants a été conduite pendant les mois de novembre et décembre 2013, afin de déterminer si l’on pouvait leur apporter une qualité de conseil équivalente à celle offerte en entretien individuel tout en gagnant du temps. Cette expérience, basée sur 4 ateliers-pilotes qui ont réuni 14 étudiants, ne s’est pas révélée concluante pour les raisons suivantes  : · le niveau de préparation des étudiants était inégal, ce qui tirait la productivité du groupe vers le bas. · certains étudiants ne sont pas venus, ce qui a forcé à réorganiser sur le moment le travail de groupe. · il y une complexité logistique supplémentaire à gérer pour que 4 personnes demandeuses d’une correction de CV soient toutes disponibles au moment où l’atelier est organisé, qui plus est dans la même langue (2 ateliers étaient en anglais et 2 en français). · il apparaît finalement que le temps de conseil personnalisé à consacrer à chaque participant pour améliorer son CV (et pas seulement pour en souligner les points faibles) est difficilement compressible. Nous avons donc décidé, par souci de simplicité et de qualité de service, de maintenir les séances de correction de CV individuelles. Les étudiants désireux d’obtenir une critique rapide de leur CV peuvent par ailleurs l’obtenir dans le cadre de la semaine de CV-check du Forum EPFL qui a lieu chaque année en mai. · "Tables Rondes Industries", séances d'information et de contact avec des représentants des employeurs diplômés de l'EPFL. 5 Tables Rondes ont eu lieu en 2013  : · Travailler dans la coopération et le développement (avec 3 Alumni ayant travaillé au CICR, SDC, Swiss Humanitarian Aid, Unicef et une représentante de Cinfo) · Carrières d’ingénieurs dans le monde du design (avec EPFL+Ecal Lab, FiveCo, Oxyde, fabric¦ch, ScienceVisuals)

40

DOMAINE DE LA FORMATION


· Carrière académique ou carrière en entreprise ?(avec 4 Professeurs de l’EPFL ayant travaillé chez Logitech, Philips, designlab-architecture et Fluid Automation Systems) · La R&D en entreprise (avec Rolex, ABB, Novartis, Bobst) · Les nouveaux métiers de l’IT (avec Swissquote, Expedia, Space3D, Galixo) · Un nouveau type d’événement, les Career Insights, similaire aux Tables Rondes Industries mais ne faisant pas forcément intervenir des alumni et se déroulant en anglais, a été agendé pour le mois de décembre mais a dû être annulé, 2 des 3 intervenants prévus s’étant désistés. Un nouveau Career Insight est néanmoins prévu en 2014. · Une grande soirée LinkedIn a été organisée par le CC en novembre, en partenariat avec des représentants de cette société, afin d’apprendre aux étudiants de l’EPFL à créer et optimiser leur profil sur ce réseau social et à l’utiliser pour décrocher un premier emploi. Le groupe EPFL Alumni sur LinkedIn leur a également été présenté, ainsi que les meilleures manières de l’utiliser pour réseauter avec ses 8’000 membres. Les étudiants ont pu poser des questions et discuter avec les intervenants autour d’un apéritif. La manifestation a été un grand succès avec environ 250 participants.

Préparation des étudiants au Forum EPFL 2012 Comme les années précédentes, le Centre de carrière s'est chargé de la préparation des étudiants de l'EPFL en vue du Forum  : · Séminaire CV (29 avril 2013 - en français puis en anglais) · Semaine de corrections de CV (30 avril - 3 mai 2013) · Séminaire "Réussir son Forum" (26 sep. 2013 - en français puis en anglais) · Semaine de simulation d'entretiens de recrutement (8 - 11 oct. 2013)

2. Services aux employeurs En 2013, le Centre de carrière a reconduit son offre de services payants à l'intention des employeurs. Ces prestations ont pour but de faciliter l'embauche des diplômés EPFL tout en permettant le financement du Centre. Pour mémoire, les prestations proposées sont de 2 types :

Prestations de recrutement · · · ·

Mailshots : e-mail d'offres d'emploi aux diplômants et aux jeunes diplômés. Bourse à l'emploi en ligne sur la plateforme www.jobsforbrains.ch Recruitment Days : organisation de journées de recrutement sur le campus de l'EPFL. Recherche active de profils

Sponsorships · Deux niveaux de sponsorship, Gold et Silver, donnent accès à des prestations de visibilité auprès des étudiants ainsi qu’à certaines prestations de recrutement. Le nombre de sponsors est de 4 Gold et 8 Silver. En plus de ces prestations payantes, le CC conseille régulièrement et gratuitement les employeurs sur l’obtention facilitée de permis de travail pour nos diplômés non-européens, en vertu des modifications de la Loi sur les Etrangers introduites en 2011, que beaucoup ne connaissent pas.

3. Enquêtes et statistiques Les résultats du rapport d’enquête sur l’insertion professionnelle des diplômés EPFL de la promotion 2011 (IP11) ont été présentés en Direction en avril 2013. Il a été demandé au CC de présenter une analyse des réponses collectées sur les 4 dernières promotions par programme Master en vue de la re-certification de ces programmes par l’OAQ. Le rapport sera fourni pour fin janvier 2014. En août 2013, le Centre de carrière a lancé l'enquête sur l'insertion professionnelle des diplômés 2012 (IP12). Le rapport final sera rédigé pour fin mars 2014.

RAPPORT ANNUEL 2013

41


4. Programme de stages obligatoires d’ingénieurs Durant l’année académique 2010-2011, tous les programmes d’ingénieurs ont introduit les stages obligatoires dans leurs plans d’études respectifs. Depuis le printemps 2013, tous les ingénieurs fraîchement diplômés de l’EPFL ont donc effectué un stage en entreprise pendant leurs études (pour mémoire, cela ne concerne pas les diplômés chimistes, mathématiciens et physiciens non-ingénieurs). Bien que le programme soit géré au quotidien par des coordinateurs au sein des Facultés, le Centre de carrière a recruté une coordinatrice centrale à 20% pour superviser les actions communes à toute l’EPFL liées à ce programme (promotion auprès des entreprises, maintien des documents officiels communs, questions touchant aux permis, aux visas et aux assurances, modifications de la Bourse aux stages, etc.)

Données chiffrées Services aux étudiants - entretiens individuels La demande de conseils individuels de la part des étudiants est restée forte en 2013. Le recrutement d’une nouvelle conseillère au début de l’année a néanmoins permis de mieux répartir les demandes entre conseillers, d’alléger la tâche du responsable du CC et de répondre plus rapidement aux demandes des étudiants. Ainsi, 693 entretiens individuels (vs. 477 en 2012) ont été menés par les conseillers du Centre de carrière en 2013, les entretiens de moins de 30' n'étant pas comptabilisés. Ils se répartissent comme suit : 520

Préparation à l’embauche

6

Réorientation académique

99

Orientation professionnelle

5

Promotion

63

Orientation académique

Thèmes des entretiens individuels

Services aux étudiants - Tests psychométriques 13 tests Helios ont été passés en 2013 (2 en 2012, Mme Secrétan ayant été absente 7 mois).

Services aux étudiants - cours et ateliers Ateliers « Le dossier de candidature » Séminaire « Réussir son entretien d’embauche » Ateliers « Correction de CV en groupe » Cours « Comptabilité, finance et gestion » Atelier « Démystifier l’Assessment Center » Total

Présents 126 (annulé) 14 80 * 17 237

* 69 étudiants inscrits + 11 participants externes sur l’année académique 12-13

42

DOMAINE DE LA FORMATION


Le cours « Communication en entreprise » n’est plus donné depuis 2013 pour cause de participation insuffisante. De plus, le Centre de carrière a organisé 4 séminaires de préparation au Forum EPFL, 2 sur le thème du CV et les 2 autres sur la préparation au Forum : · 2 Séminaires CV (29/04/13), un en français et un en anglais ~ 150 participants · 2 séminaires « Réussir son Forum » (26/09/13) en français et en anglais ~ 150 participants Le nombre de personnes ayant bénéficié directement de prestations du Centre de carrière en 2013, sous la forme d'entretiens individuels ou de cours, est d'environ 1’243 étudiants et Alumni (vs. 1234 en 2012)..

Services payants aux employeurs et aux personnes L'ensemble des services fournis aux employeurs a permis de générer des recettes d'environ CHF 270k soit une légère augmentation de 5% par rapport à 2012 (258k). Les services payants aux personnes consistent en frais de participation au cours « Comptabilité, finance et gestion » et en prestations de conseil à l’intention de nos Alumni (financées par l’A3-EPFL). · Cours « Comptabilité, finance et gestion » CHF 11k · Services aux Alumni / A3 CHF 3k · TOTAL CHF 14k

Autres activités · Participation à la Journée des Gymnasiens et à la Journée d'Accueil de l’EPFL · Stand au Forum EPFL 2013

Projet 2014 Introduction de nouveaux services payants à l’intention des employeurs.

Données quantitatives du centre de carrière Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

4 (1er janvier)  ; 7 (31 décembre)

2.6 (1er janvier) ; 4.8 (31 décembre) 2011

2012

2013

133 34

54 1

68 6

349 21

326 27

226 11

69 390

120 302

101 520

Orientation académique Nb internes EPFL Nb externes EPFL Cours Nb internes EPFL Nb externes EPFL Insertion professionnelle Nb de conseils aux étudiants Nb de corrections de CV + simulations d’entretien

RAPPORT ANNUEL 2013

43


Toute l’information et la documentation scientifique à disposition sur le campus

library.epfl.ch

Information scientifique et Bibliotèque (SISB) par Isabelle Kratz

La Bibliothèque de l'EPFL est une bibliothèque publique spécialisée dans les domaines d'étude et de recherche de l'EPFL. C'est un lieu de travail et d'étude qui privilégie l'accès à l'information, sous sa forme virtuelle et matérielle. Son équipe offre à chacun de ses utilisateurs un appui et des services utiles à la réussite de ses études, de ses recherches ou de son enseignement. Dédiée à la découverte, elle favorise : · la maîtrise des outils et services aussi bien scientifiques que techniques · l'autonomie dans ses recherches d'information · la curiosité envers sa discipline et celle des autres.

RAPPORT ANNUEL 2013

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Réalisations 2013 Si 2012 a été une année d’inventaire de la situation et de réflexion sur les nouvelles orientations du service, 2013 a vu se mettre en place la nouvelle organisation de la bibliothèque et le lancement des premiers projets inscrits dans l’orientation stratégique globale. L’objectif premier est de (re)placer l’action de la bibliothèque au sein même des activités de l’institution (étude, enseignement, recherche).

1. Pilotage du service Réorganisation du service en 4 secteurs achevée fin 2013. Les liens entre secteurs comme entre le service et son institution sont notamment assurés par les bibliothécaires de liaison, les guichetiers et autour de dossiers transversaux comme ceux relevant de l’informatique documentaire ou de la logistique. Déploiement progressif des 11 bibliothécaires de liaison qui portent les services du SISB dans les lieux d’enseignement et de recherche de l’EPFL et y recueillent les besoins et usages. Les domaines IC et STI ne peuvent être couverts pour l’instant. Développement des actions de communication de la bibliothèque, notamment autour de l’action des bibliothécaires de liaison et des problématiques liées à l’édition scientifique. Expertise apportée à l’institution dans le domaine · de la bibliométrie : la bibliothèque assure le pilotage du groupe de réflexion concernant la bibliométrie à l’EPFL, suite à la demande faite par le COPIL Infoscience. · des droits d’auteur et afférents : contribution significative à la mise en œuvre du site citations.epfl.ch et à la reprise des textes cadres de l’EPFL sur le sujet. · de la diffusion des données de la recherche. Contribution à la préparation du programme P2 CRUS « Information scientifique : accès, traitement et sauvegarde », en particulier pour les domaines e-publishing et données de la recherche. L’expertise de la bibliothèque EPFL en matière Open Access est désormais reconnue au niveau national. Présence renforcée de la bibliothèque de l’EPFL vis-à-vis du Consortium des bibliothèques suisses : investissement fort dans différents dossiers gérés par le Consortium Poursuite de la construction de relations fructueuses avec les autres bibliothèques du domaine EPF, notamment avec l’ETHZBib. Réflexion sur les statistiques et indicateurs amorcée fin 2013. Plan de formation continue interne 2014-2016 formalisé, sur la base des compétences et connaissances attendues d’un spécialiste de l’information au service des missions de l’EPFL.

2. Services aux usagers Formations à la maîtrise de l’information Formalisation et développement de l’offre de formation à l’information literacy dont · Niveau Bachelor : contribution à la préparation de la formation Enjeux mondiaux pour le volet des compétences transversales essentielles comme savoir trouver, gérer et utiliser une information de qualité. · Niveau PhD : élaboration d’un QCM permettant aux doctorants de tester leur niveau de connaissance en matière de maîtrise de l’information scientifique, dans le cadre de leur doctorat et de leurs futures publications. · Augmentation des formations développées à la demande des enseignants ainsi qu’à la demande des usagers : 947 personnes formées pour 51 formations de tous types.

46

DOMAINE DE LA FORMATION


SISB, Personnes formées 2012 et 2013

SISB, Personnes formées en 2013 350

58 autres 133 PhD

90 Master

300

17 gymnasiens

250

649 Bachelor

11 208

200 150 100 50 0

947 personnes formées en 2013 (374 en 2012)

43

CDM

ENAC

ESCUNIL

SB

STI

SV

pluri- gymn. autre disc.

95 17

Accueil des nouveaux étudiants : ces séances organisées en début de semestre permettent d’introduire les nouveaux étudiants à l’utilisation des services offerts par la bibliothèque.

SISB, Séances d’accueil 2012 et 2013 Présentation d’outils spécialisés  : organisation de sessions de présentation-formation à l’intention des doctorants et chercheurs sur des outils et bases de données spécialisés dont les potentialités sont souvent sous-utilisées. Le domaine SV a servi de pilote en 2013 : 2 séances, 2 outils (Biobase, Uniprot), 47 participants. La bibliothèque a dû suspendre l’activité de formation sollicitée par RESAL, formation qui portait sur la recherche dans la littérature professionnelle, recherche devenue obligatoire suite à l'ordonnance fédérale sur les demandes d'expérimentation animale. L’absence de salle de formation pénalise de plus en plus la réalisation d’une des missions importantes du service.

41 Masters

100 CMS

90 PhD

110 58

203

1’136 étudiants accueillis en 2013 (1’015 en 2012) 644 905 Bachelors

Communication et valorisation des services auprès des utilisateurs finaux · Réseaux sociaux : ouverture en septembre 2013 de la page Facebook de la bibliothèque. · Réflexion sur l’identité visuelle du service pour une meilleure visibilité/lisibilité. · Formation destinée à initier les principaux intervenants aux principes de base d’une politique de communication. · Elaboration de nouveaux supports d’information et de valorisation, pour les ressources et services offerts par la bibliothèque.

Diffusion de la culture scientifique · Conférence « Quelques mathématiciens suisses au fil de trois siècles » en lien avec l’exposition « 48 auteurs suisses : de Conrad Gessner (1516) à Franz Schüle (1860) » montée par la Bibliothèque, 20 février 2013 : 45 participants. · Journée logiciels libres, 10 octobre 2013 : 30 intervenants, 70 participants, retours très positifs. · Journée Open Access Day, 24 octobre 2013 : intervenants de qualité des instances européennes et suisses, de grands éditeurs ; sur les 116 participants, 35% étaient de l’EPFL. · 7 séances de « Science ! on tourne » préparées pour leur partie « bibliographie » par la bibliothèque.

RAPPORT ANNUEL 2013

47


Espace public · Utilisation intense des espaces de bibliothèque dans le RLC, prioritairement par les étudiants de l’EPFL et de l’UNIL.

une journée moyenne à la Bibliothèque en 2013

102 demandes au guichet

331 prêts et prolongations 2'824 entrées

35 demandes de code wifi

3'468 feuilles imprimées ou photocopiées

546 jobs (impressions, photocopies et scans)

Photo © www.360-pano.ch

· Seul service de l’EPFL ouvert tout au long de l‘année, la bibliothèque remplit correctement une de ses missions : offrir aux étudiants un cadre de travail largement accessible. · Certaines offres de services restent toutefois insuffisantes : les espaces de travail en groupe sont trop peu nombreux et sous-équipés en écrans et autre matériel informatique. · Le mobilier de l’espace de travail pose problème : il est cher et inadapté aux usages. · Amélioration importante du service de photocopie proposé aux usagers : en étroite collaboration avec le DITSB, le parc d’imprimantes a été augmenté, la fourniture de papier est garantie même pendant les week-ends.

3. Politique des collections Collections imprimées · Réorganisation approfondie du secteur, circuit du document simplifié et clarifié, redéfinition des fonctions et des cahiers des charges, procédures formalisées. · Mise à jour des contrats-cadres pour les acquisitions. · Constitution et démarrage des groupes de travail pour entamer les gros chantiers incontournables sur les collections : catalogage rétrospectif de fonds non signalés, préparation du désherbage et de la recotation des fonds du sous-sol. L’objectif est de passer de 20 systèmes de classement à 2 systèmes et d’avoir un fonds plus accessible car « nettoyé » et bien organisé. · En 2013, 13’321 documents ont été éliminés. Sur les 20’000 documents qui sont conservés à la bibliothèque sans figurer dans le catalogue, 3’400 documents ont été traités en 2013. · Fonds anciens : étude entamée sur l’intérêt d’une numérisation des collections patrimoniales dans une perspective scientifique, pédagogique et de conservation.

Collections électroniques · Mise en place du nouveau secteur, redéfinition des fonctions et des cahiers des charges, procédures formalisées. · Elaboration d’un outil d’analyse statistique pour enregistrer et analyser l’usage des ressources électroniques, et donc gérer les abonnements et acquisitions au plus près des besoins et des moyens. Plus de 100’000 titres ont été injectés dans cette base. · Suivi de l’augmentation de coûts de certaines licences du fait de l’accroissement du nombre d’étudiants et chercheurs de l’Ecole. L’EPFL est passée dans une catégorie supérieure de tarification chez la plupart des éditeurs. · Lourdes négociations de licences d’accès dans un contexte budgétaire serré, notamment avec Elsevier (dépenses EPFL : 1’250 KF). Sous la pression de la présidence et de la bibliothèque de l’EPFL, le Consortium suisse a été amené à pousser les négociations bien plus loin que dans le passé quant à l’accès à la Freedom collection, 2014-2016. Si le résultat final reste insatisfaisant, nous notons tout de même une progression. · Augmentation maintenue de l’offre électronique en fonction des demandes et besoins de nos utilisateurs.

48

DOMAINE DE LA FORMATION


· Utilisation des ressources en ligne : pour la première fois depuis des années, on constate un arrêt dans la croissance des chiffres de téléchargements, même si ceux-ci restent très importants. · Malgré une action particulièrement proactive de la bibliothèque de l’EPFL, l’offre éditoriale en ligne reste insuffisante ou inadaptée pour les étudiants de niveau Bachelor.

Coûts (en €uros) 800’000

2012

2013

+4.5%

700’000 600’000 500’000 400’000 300’000

+8%

200’000 100’000 0

en 2013: en 2012:

+5%

+4%

Elsevier Freedom (journaux)

Wiley STM (journaux)

Elsevier Scopus (base de données)

Web of Science (base de données)

0.72 € / download 0.48 € / download

0.80 € / download 0.48 € / download

0.28 € / recherche 0.23 € / recherche

0.29 € / recherche 0.25 € / recherche

Downloads

2012

1’500’000

2013

Recherches

2012

2013

200’000 175’000

1’250’000

150’000

1’ 00’000

125’000

750’000

100’000 75’000

500’000

-13%

-8%

50’000

250’000 0

-30% Elsevier Freedom

-35% Wiley STM

25’000 0

Elsevier Scopus

Web of Science

Open Access La signature de la Déclaration de Berlin par l’EPFL en janvier 2013 est venue soutenir les actions menées par la bibliothèque, en étroite collaboration avec le doyen de la recherche, pour sensibiliser les chercheurs aux enjeux de la publication de qualité en Open Access et les accompagner dans les mutations de la publication scientifique. · Infoscience : le service a contribué au maintien et à l’évolution de l’archive institutionnelle, extrêmement utilisée avec 15 Mio de déchargements en 2013, contre 8 Mio en 2012. · Curation : 916 sollicitations des curateurs, accompagnant la croissance de la base (22 nouveaux laboratoires contactés ; 12’270 notices créées en 2013, 2’360 fichiers déposés) · « Infoscience et moi » : propositions, échanges avec les utilisateurs finaux, promotion des nouveaux services profilés · Organisation de l’Open Access Day : voir ci-dessus · Ebauche de projet pour soutenir, d’un point de vue financier et organisationnel, la publication dans des revues de qualité en Gold Open Access · Promotion des accords passés avec certains éditeurs importants permettant aux chercheurs EPFL de publier gratuitement et en Open Access dans certaines revues · L’absence d’une politique institutionnelle officielle cadrant l’activité de publication des chercheurs de l’EPFL fragilise toutefois les initiatives de la bibliothèque.

Données de la recherche A court terme, les données de la recherche, brutes ou travaillées en vue d’une publication, vont venir constituer des collections, tout comme les revues ou les ouvrages. Elles vont très probablement bientôt être prises en compte dans l’évaluation de la recherche et sont d’ores et déjà exigées dans certains cas de vérification des

RAPPORT ANNUEL 2013

49


résultats scientifiques publiés. Les exigences d’une e-science « reproductible », avec des données partagées pour en permettre la réutilisation, se précisent de plus en plus. Dans ce domaine, la bibliothèque peut · mettre à disposition ses compétences en termes d’organisation de l’information · assurer l’analyse qualitative des dépôts thématiques de données existantes · renforcer l’accompagnement des chercheurs dans leur activité de publication (article et données afférentes) · suivre l’évolution des pratiques côté éditeurs, etc. La bibliothèque de l’EPFL a commencé à se mettre en ordre de marche pour pouvoir satisfaire à ce qui pourrait devenir une de ses nouvelles missions, notamment en organisant sa veille, en tissant des relations de travail collaboratif avec le SCSI/VPSI, en saisissant le comité de pilotage d’Infoscience de la question, etc. Ces initiatives restent toutefois embryonnaires, faute d’effectif à dédier au sujet.

4. Outils informatiques métier · Mise en place du nouveau secteur après le départ du responsable informatique en poste depuis de nombreuses années, avec une redéfinition des missions et une réorganisation des fonctions de chacun. · Passage de la base de données interne de signalement et de gestion des périodiques électroniques et des e-books de Filemaker vers MySQL, dans un souci de plus grande cohérence avec les choix techniques généraux de l’EPFL. · Gestion des thèses numériques basculée d’une base locale à Infoscience. · Site web de la bibliothèque en cours de refonte : l’objectif est de passer d’un outil de gestion web unique basé sur des technologies difficilement maintenables à un système plus modulaire s'appuyant principalement sur le gestionnaire de contenu standard de l'EPFL (Jahia) et de rendre plus facilement utilisables les produits et services à valeur ajoutée que la bibliothèque propose à son public. La vacance du poste de responsable du secteur Informatique documentaire, chef dudit projet, pendant 6 mois, a induit un retard sur le dossier. Le nombre de visiteurs uniques est en baisse significative (51% à 142'000) : perte de trafic sur les thèses EPFL (déplacées sur Infoscience ; -99'000 pages visitées), forte baisse de l'utilisation du catalogue des périodiques (-83'000 pages), baisse de popularité de la page d'accueil (-65'000 visites). Il est urgent que la bibliothèque offre un site plus attrayant et utilisable. · Implémentation d’un outil découverte, Primo : ceci permettra à l’EPFL de reprendre la main sur certains aspects de son outil informatique métier pour rendre à ses publics les services (les nouveaux en particulier) qu’ils seraient en droit d’attendre. Le projet a été lancé en septembre 2013 sur la base d’une collaboration productive avec l’ETHZBib, sollicitée pour ouvrir un certain nombre d’accès à ses serveurs et bases. · Préparation d’un système d’authentification dans Nebis facilitée pour les usagers EPFL. · Déploiement sur les postes publics de la solution logicielle préconisée par le DIT.

Projets 2014 1. Pilotage · Bibliothécaires de liaison : poursuivre et consolider leur implantation dans les facultés, déployer les domaines non couverts à ce jour, promouvoir les services à valeur ajoutée. · Niveau de compétences des spécialistes de l’information : finaliser et mettre en œuvre les plans individuels de formation. · Bibliométrie : proposer à l’EPFL un projet d’organisation des études bibliométriques concernant l’activité scientifique de l’institution pour un résultat plus efficace et fiable. · Accompagnement de l’activité de publication : Infoscience, OA, Gold OA/APC. · Communication du service vers ses usagers : formalisation de la stratégie de communication, mise en œuvre. · Consolider et exploiter les principales statistiques sur l’activité du service. · Définir un ensemble d’indicateurs représentatifs de l’activité du service et de son évolution. · Projet CRUS P2 : influer sur les orientations stratégiques pour une meilleure défense des intérêts de l’EPFL. · Poursuivre la pression sur le Consortium pour en améliorer le fonctionnement et l’efficacité. · Fonctionnement interne : systématiser la démarche projet sur tous les dossiers d’envergure. · Communication interne au service : amélioration du partage des objectifs stratégiques, des réalisations.

50

DOMAINE DE LA FORMATION


2. Services aux usagers · Stabilisation du secteur avec intégration des questions relatives au bâtiment et la prise en charge globale de la fourniture de documents venant de/demandées par d’autres bibliothèques. · Formations information literacy : · Assurer une intégration de qualité des soft skills liées à l’information literacy dans la nouvelle formation des Enjeux mondiaux. · Poursuivre le développement des formations à l’intention des PhD. · Répondre aux demandes exprimées par les enseignants grâce à l’arrivée de forces supplémentaires. · Accompagnement des bibliothécaires de liaison, notamment dans : · L’organisation de présentation d’outils bibliographiques spécialisées et de formations. · Le développement de services nouveaux pour les facultés et sections. · Outils de communication : · Reprendre tous les supports de communication une fois que la nouvelle identité graphique aura été définie et produite. · Ajuster la politique du service en matière de médias sociaux.

3. Politique des collections · Acquisitions : poursuivre et consolider l’étude systématique des usages et des besoins avec des outils ad hoc. · Terminer le catalogage rétrospectif des collections non signalées dans le catalogue. · Entamer et largement avancer la réorganisation sur les collections du sous-sol : dédoublonnage, désherbage, recotation, soit 163’450 documents (monographies hors périodiques) à traiter. · Marchés documentaires : préparer fin 2014 l’appel d’offres à lancer en 2015 . · Open Access : suggérer à l’Ecole une précision du cadre de publication (charte, outils d’accompagnement) et soumettre un projet de centralisation des APC. · Données de la recherche : assurer une veille systématique sur le sujet, définir le rôle de la bibliothèque dans les services à apporter aux chercheurs pour la gestion et le partage des données, mettre en œuvre une concertation plus étroite avec les autres services concernés de l’EPFL, développer un rôle de conseil aux chercheurs.

4. Informatique documentaire · · · ·

Mise en place d’un système d’authentification simplifié à Nebis pour les usagers institutionnels. Ouverture au public de l’outil de découverte Primo. Achever l’outil de gestion des ressources électroniques. Site Web : basculement progressif des pages actuelles vers la nouvelle interface, développement de nouveaux services au travers de l’outil rénové. · Poursuivre la mise en adéquation du parc informatique avec les solutions préconisées par le DIT. · Accompagner la bibliothèque dans son déploiement de services dans le domaine des données de la recherche. · Participation au développement d'Infoscience : nouvelles sources potentielles pour les métadonnées (Scopus, Google Scholar, Arxiv...), base de connaissance des journaux, etc.

Données quantitatives de la bibliothèque Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

41

33.3 (théorique) ; 32.1 (réel) Nb d'heures travaillées par les assistants-étudiants

6’685 RAPPORT ANNUEL 2013

51


2011

2012

2013

363 119 3.6 524’000

364 119 3.6 579’442 5’913 6’544 110’000 786 11’427 1’662 41’400 4’033 10’091 191’371 1’099’572 28 374 9 1’015

364 119 3.6 579’442 6’342 7’759 120’249 723 10’213 5’014 37’049 1 4’344 413 12’826 198’176 1’258’834 51 947 8 1’136

6’280 16’623

12’260 2 10’236

3’050 8’611

391’647

420’000 330’000 3

412’621 270’733 3 15’645 16’637 13’321 4’739 532 11’238 7’354 61’191 50

Services au public Nb de jours d’ouverture par an Nb heures d’ouverture par semaine ETP bibliothécaires dédiés aux guichets Nb d’entrées dans la Bibliothèque Nb d’usagers inscrits : nouveaux inscrits uniquement Nb d’emprunteurs actifs sur la totalité des inscrits

7’553

Nb total de prêts Nb de documents fournis (hors PEB)

articles pages thèses

Nb de sollicitations aux guichets...

en espaces publics virtuel (mails et téléphones)

38’136 4’073

Nb de contentieux traités Nb de demandes code wifi au guichet de la bibliothèque Nb de photocopies, scan ou impressions

jobs pages

Nb de formations données Nb de personnes formées Nb de séances d’accueil tenues Nb de personnes ayant participé aux séances d'accueil Collections : acquisition Nb de nouveaux documents (exemplaires) Nb de nouveaux e-books * Collections : état au 31.12 Fonds global (estimation) Nb de monographies imprimées (exemplaires) * Nb d’exemplaires créés dans le catalogue

20’000

Nb de monographies à cataloguer (estimation) Nb de documents éliminés (exemplaires) Nb de titres de périodiques imprimés * dont nb de titres vivants Nb de titres de périodiques électroniques accessibles *

5’109 967 11’219

dont nb de titres vivants Nb d’e-books * Nb de bases de données bibliographique *

42’341 67

4’733 533 11’156 7’264 52’580 52

1

changement de mode de calcul. Un lecteur posant plusieurs questions est compté une seule fois. données fortement impactées par l'arrivée de collections ENAC. 3 la différence entre 2012 et 2013 s'explique par le fait qu'en 2012, on a comptabilisé également les statuts de lacunes, exclus en 2013. 2

* les chiffres tirés de l'ancienne base de gestion de la bibliothèque sont à prendre avec beaucoup de précaution.

52

DOMAINE DE LA FORMATION


promotion de l'apprentissage des langues, développement des compétences plurilingues et pluriculturelles

langues.epfl.ch Centre de langues EPFL (CDL) par Elisabeth Paliot

L'année académique 2012 - 2013 était placée sous le signe du développement de nouveaux modules de français et d’anglais pour toute personne amenée à enseigner dans une langue qui n’est pas la sienne : "Enseigner du contenu académique en français (anglais) pour non-francophones (pour non-anglophones)" dans le but d’améliorer la qualité des langues d'instruction des enseignants EPFL. On peut également ajouter l’élaboration de tâches de compétence de communication interculturelle et leur intégration dans les modules. En effet, le processus d’internationalisation actuel des Hautes Ecoles crée une situation nouvelle pour la formation universitaire : les groupes d’étudiants et de professeurs sont hétérogènes, multilingues et multiculturels. Par conséquent, il est indispensable d’acquérir non seulement des compétences en langue et communication mais aussi une compétence de communication interculturelle. Dans cette perspective, les enseignants du Centre de langues ont élaboré des tâches de communication interculturelle permettant aux apprenants de développer cette compétence à travers des simulations et jeux de rôle. Sur sa 7ème période de prestations au sein de l’EPFL, le Centre de langues de l’Université de Lausanne continue d’accomplir sa mission de : · Encourager et promouvoir l'apprentissage des langues pour répondre aux défis de la formation universitaire internationale et de la mobilité ainsi que de la vie professionnelle et de l'apprentissage tout au long de la vie. · Permettre le développement des compétences de communication plurilingues et interculturelles dans la perspective d'une utilisation compétente des langues dans des contextes multiples et pour des objectifs variés. · Développer des compétences en langues et communication en tant que compétence-clé transversale indispensable à toutes les formations. · Favoriser la formation continue des membres du personnel de l'EPFL dans ce domaine. · Se positionner dans la fonction de consultation et de conseil pour l’administration et les facultés de l’EPFL.

RAPPORT ANNUEL 2013

53


Le Centre de langues offre aux membres de la communauté EPFL : · Une formation de haut niveau répondant aux exigences de leurs études, des échanges et/ou de leur travail actuel et futur, par : · un développement général des compétences en langues et communication · des cours modulaires axés sur des besoins spécifiques · la préparation à divers examens et certificats · l'apprentissage individuel en autonomie · un enseignement des langues de spécialité pour différentes disciplines · Une didactique stimulante qui intègre les méthodes éprouvées et les dernières innovations méthodologiques, s'adressant à tous les types d'apprenants, orientée sur la pratique et adaptée à notre public. · La transparence et la cohérence des objectifs d'apprentissage et des acquis de formation des étudiants par la mise en relation avec des standards européens - notamment par l'utilisation du Portfolio européen des langues. · Le développement de la capacité à apprendre en autonomie et de la compétence interculturelle.

Réalisations 2013 3'694 personnes ont suivi une formation, ce qui représente une augmentation de 3.9% par rapport à l’année 2012. Le nombre total de dossiers traités a augmenté d’environ 3.2%. 236 groupes (avec un maximum de 15 participants par groupe) ont été ouverts ainsi que 71 périodes accompagnées à l'Espace multimédia (disposant de 30 places de travail) ; Celles-ci sont structurellement intégrées dans un certain nombre de formations. Somme toute, nous recensons 8’057 périodes enseignées, auxquelles s'ajoutent 276 heures de tutorat pour des formes d'apprentissage individuel et 440 heures de cours privés. 1'682 attestations ont été distribuées (soit sans crédits pour une participation de 80%, soit avec crédits si les conditions de contrôle continue sont remplies). Dans l'Espace multimédia, 352 périodes ont été proposées pour l'apprentissage individuel en libre accès ; elles sont ouvertes à tous, indépendamment d'une inscription dans un groupe ; 4’814 utilisations ont été enregistrées pour ces périodes. Certains des modules existants ont été ajustés et des nouveautés ont été conçues, par exemple, les modules « Enseigner du contenu académique en français (anglais) pour non-francophones (pour non-anglophones) ». Parmi les 1'994 participants qui ont rempli une évaluation des cours, 99.3% ont apprécié de manière po-

54

sitive la formation reçue (41.9% ont trouvé le cours excellent, 50.1% bon, 7.3% suffisant). Le Centre de langues a reconduit l’évaluation du niveau d’anglais des étudiants BA1 et CMS. 2’231 personnes ont passé le test à l’Espace multimédia entre les mois d’octobre et de décembre 2013. 354 tests de types divers ont été organisés par le Centre de langues, aux demandes de l'Office de la mobilité, de la Faculté Informatique et Communications, de la Faculté des Sciences de base et du DAF. Plusieurs ajustements ont été apportés à l'outil de gestion IS-Academia : validation de l’inscription d’un collaborateur par une autre personne que le responsable d’unité ou la facturation d’un cours à l’unité. Migration de Moodle 1.9 à Moodle 2.X et adaptations liées au niveau du dispositif de formation en ligne du Centre de langues PlurieL. Mise en service de la Plateforme d’apprentissage du français en ligne « ça joue » qui a pour but d’aider les étudiants universitaires non-francophones à se familiariser avec les structures de la langue française, de découvrir les aspects socioculturels suisse-romands et d’appréhender les us et coutumes de l'EPFL et de l'UNIL Développement d’un système d’évaluation des cours en ligne intégré à la plateforme d’apprentissage PlurieL.

DOMAINE DE LA FORMATION


Amélioration du support d’information papier afin de renforcer l’identité du Centre de langues par un visuel plus pertinent.

Création d’un groupe de travail sur l’avenir de l’Espace multimédia afin de pouvoir s’adapter au développement rapide des technologies et une accessibilité toujours plus facile au matériel d’apprentissage par Internet.

Projets 2014 Développement de nouveaux modules comme p. ex. « Présenter, discuter et débattre en allemand dans un contexte académique et professionnel ». Afin d’étoffer l’offre pour les collaborateurs de l’EPFL qui ont d’autres besoins que les étudiants ou doctorants, un nouveau module « Activating your English communicating skills » sera proposé. Amélioration des canevas de tâches et journées de standardisation destinées aux enseignants du Centre de langues afin de garantir la transparence et comparabilité. Préparation du 25ème anniversaire du Centre de langues UNIL qui sera célébré le 31 octobre 2014 par la mise en valeur des activités et projets réalisés pendant ce quart de siècle.

Préparation et co-organisation de la 13ème Conférence internationale de CercleS sur le thème du plurilinguisme « Language Centres in Higher Education : Exploring and Shaping Plurilingual Profiles and Practices » qui aura lieu du 4 au 6 septembre 2014 à Fribourg (http ://cercles2014.org/index.php/fr/). Réflexion sur les nouveaux moyens ou stratégies pour susciter la prise de conscience du corps enseignant EPFL sur l'importance d'une compétence de communication adéquate dans la langue d'enseignement. L’objectif étant de construire le savoir et l'expertise académique et disciplinaire afin de les encourager à profiter des formations et du soutien proposés. Lancement de la réflexion sur une réelle intégration des modules de langues dans les cursus des facultés en attribuant des crédits ECTS à ces cours.

Projets nationaux et internationaux Berufsspezifische Sprachkompetenzprofile für Lehrpersonen für Fremdsprachen 2012-2014 (projet national). Projet AAA Continuation Activity 2013 – Learning Infrastructure (SWITCH) (projet national). MAGICC – LLP 2011-2014 (projet européen).

RAPPORT ANNUEL 2013

55


Données quantitatives du centre de langues EPFL Personnes fixes

équivalents plein temps

26

12.3

Personnes à l'heure

1

22

heures travaillées

dont 36 enseignants

4’068 2011

2012

2013

7’275 224 27 69 119 9 66 350

7’598 233 27 63 129 9 69 401

8’057 236 39 51 138 8 71 352

4753 3’535 440 995 1’975 125 69 3’389 270 1’803

4’857 3’556 452 937 2’053 114 55 4’705 282 2’011

5010 3694 649 760 2’69 116 51 4’814 354 2’231

858 580 1’740

926 755 2’265

980 702 2’106

Formations 2 Nb total périodes données 3 Nb groupes

Total Allemand Anglais Français Italien

Nb groupes Espace multimédia accompagnées 4 Nb périodes Espace multimédia en libre accès Participations Nb candidatures Nb apprenants placés

Total Allemand Anglais Français Italien

Dont apprenants en autonomie guidée Nb utilisations espace multimédia libre accès Nb tests externes 5 Nb évaluations anglais étudiants 1ère année Attestations Nb attestations de présence Nb attestations avec crédits Nb crédits distribués 1

Toutes les personnes ayant travaillé à l’heure durant l’année académique 2011-2012 : enseignants à l’heure, étudiants horaires 2 Période de prestations par année académique 3 Groupes et Espace multimédia accompagné 4 Périodes prévues pour les périodes multimédia structurellement intégrées aux modules 5 Tests pour les Facultés et services

56

DOMAINE DE LA FORMATION


Promotion et valorisation de l’offre de formation EPFL

Service de promotion des études (SPE)

futuretudiant.epfl.ch

par Sabrina Rami-Shojaei

Missions Développer une stratégie de promotion des études EPFL cohérente, globale et adaptée à chaque niveau de formation (Bachelor, Master, Doctorat).

dant aux attentes de nos publics, en s’appuyant sur une ligne promotionnelle homogène et lisible et sur des événements ciblés.

Promouvoir et valoriser les études EPFL sur le plan international, national et en interne.

Promouvoir et coordonner les liens et la transition entre l'enseignement gymnasial et l'enseignement à l'EPFL.

Collaborer étroitement avec l’ensemble des partenaires afin de mener des actions de promotion répon-

Actions et outils promotionnels gérés par le service Création et gestion de supports de promotion relatifs aux programmes d'études EPFL (brochures, multimédias, etc.).

Participation aux salons et forums d’orientation et d'information sur les programmes d'études proposés par l'EPFL, au plan national et international.

Gestion des portails web bachelor.epfl.ch, master.epfl.ch, phd.epfl.ch, et gymnases.epfl.ch

Organisation de visites et séances d'information dans les gymnases, lycées, collèges et universités, en Suisse et à l'international.

Contribution à la présence de l'EPFL sur les réseaux sociaux. Organisation annuelle des journées d’information In Situ destinées aux Gymnasiens/Lycéens, et de visites ponctuelles ciblées.

Développement des relations et collaborations avec des partenaires clés (écoles, universités, autorités cantonales, organes de représentations suisses à l'étranger, etc.). Participation à des actions de promotion des sciences au niveau gymnasial.

RAPPORT ANNUEL 2013

57


Réalisations 2013 Renforcement du service : Engagement d’un chargé de projets marketing et d’une chargée de projets opérationnels. Création de comités de pilotage promotion par faculté. Cette démarche collaborative a pour objectif de faire contribuer les sections et les programmes doctoraux à la définition et mise en œuvre d’objectifs spécifiques de promotion et d’assurer un suivi des diverses actions de promotion. Restructuration de la cellule gymnases et création d’un nouveau portail web gymnases.epfl.ch qui a pour vocation de servir de plateforme d’échanges avec les professeurs de gymnases (matériel pédagogique à disposition, annonces d’événements dédiés, newsletter trimestrielle, etc.). Restructuration des 3 portails bachelor, master et doctorat : · Création d’une structure et d’une identité commune. · Hiérarchisation de l’information sur la base d’analyse quantitatives (analytics) et qualitatives (focus groups). · Mise à jour et clarification de contenus existants et création de nouveaux contenus. · Implémentation de différentes méthodes de tracking quantitatif (analytics, QR codes, etc.). Création de supports de promotion adaptés à l’offre de formation EPFL et respectant une identité visuelle commune : · Nouvelles brochures de promotion Ba, Ma, PhD. · Témoignages d’étudiants Ba, Ma, PhD, 23 films produits (youtube.com/EPFLstudents). · Outil web orientation permettant de comparer de manière intuitive des programmes d’études ou de cibler certains programmes par domaines scientifiques d’intérêt (bachelor.epfl.ch/orientation).

Présence sur le terrain au niveau national et international : · Participation à divers événements de promotion/information bachelor en Suisse, en France, au Lichtenstein et au Luxembourg (30 forums). · Organisation et animation de visites In Situ pour un public cible (10 visites). · Coordination de la participation de l’EPFL à de multiples study abroad fairs/forums grandes écoles (envoi de documentation, coordination avec universités partenaires, swissnex, ambassades suisses, choix et briefing des étudiants ambassadeurs) (30 évènements). · Organisation d’un Welcome Day pour l’accueil des nouveaux doctorants (2x/an). · Journées d’information In Situ pour gymnasiens romands et lycéens français (2’400 inscrits-Comparable à 2012) et journée dédiée aux gymnasiens CH-ALL et tessinois (280 inscrits contre 180 en 2012). · Organisation d’une journée des masters spécialisés (destinée à un public interne).

58

DOMAINE DE LA FORMATION


Projets 2014 Renforcement de la promotion des partenariats avec des universités clés (identifiées via listes établissements prioritaires des sections et programmes doctoraux), création d’opportunités de promotion sur des campus prioritaires et promotion de l’EPFL comme destination d’échange. Organisation d’évènements Marketing in situ (promotion double diplômes) et avec des partenaires ciblés. Organisation de notre présence à la Nuit de la Science 2014.

Organisation avec le gymnase de Köniz d'une première "summerschool" de gymnasiens CH-ALL. Extension de la cellule gymnases à la Suisse alémanique. Amélioration de l’impact de nos stands d’information avec intégration d’une dimension technologique innovante. Renforcement de la qualité de notre représentation en ligne (création d’un nouveau virtual tour, présentations en ligne en direct (type Webinar) avec ciblage géographique, etc.) et relayés sur les réseaux sociaux.

Accent sur les initiatives de promotion féminine.

Ces diverses initiatives impliquent une coordination avec des entités telles que les RI, Mediacom, le Bureau de l’égalité, les sections et facultés.

Données quantitatives du service de promotion des études Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

4 ; 5 (depuis septembre)

3.3 ; 4.3 (depuis septembre) 2011

2012

2013

(Public)

(Public)

(Public)

(Evenements)

3’120 990 150 2’800 2’180 162 -

3’080 625 250 1’360 2’355 182 -

3’100 800 280 1’400 2’294 281 200

6 15 1 13 2 1 5

-

-

200 150

1 2 20 10

Promotion Bachelor Séances d'information Suisse romande Séances d'information Suisse allemande Séance d'information Tessin Séances d'information France Journée d'information In Situ Mars Infotag CH-All + Ti Décembre International Promotion Master et PhD Journée des masters spécialisés Welcome Day nouveaux doctorants Forums Mobilité Forum Masters et PhD

RAPPORT ANNUEL 2013

1’000

59


Législation, conseils et appuis juridiques

Service juridique

formation.epfl.ch/servicejuridique polylex.epfl.ch

par Denise Flury Poffet

Principaux domaines de compétence

Principales activités

Dispositions légales en matière académique.

Donner conseils ou appuis juridiques aux : · étudiants, doctorants · enseignants · sections et programmes doctoraux · associations d’étudiants · services de la formation · décanats de l’école bachelor-master, de l’école doctorale et de la formation continue · secrétariat général VPAA ·· general Counsel

Droit administratif. Droit de protection des données. Droit de propriété intellectuelle. Droit contractuel. Procédures de révision des textes légaux. Procédures de litiges. Procédures disciplinaires en matière académique.

Préparer les consultations, révisions des textes légaux pour l’EPFL et le CEPF. Rédiger ou vérifier des conventions et des contrats en lien avec la formation. Examiner et corriger les statuts des associations d’étudiants EPFL. Instruire et rédiger les décisions pour les procédures internes à l’EPFL. Suivre les procédures externes et y défendre l'EPFL.

RAPPORT ANNUEL 2013

61


Réalisations 2013 L’année 2013 a été marquée par une augmentation de la ténacité des parties adverses qui ont multiplié les actes de procédure, ainsi que par un appui accru au Décanat de l’Ecole doctorale (EDOC).

1. Conseils, appuis, avis de droit et gestion de dossiers Site internet citation.epfl.ch de la Bibliothèque EPFL.

Structure du « Réseau d’excellence des sciences de l’ingénieur de la Francophonie » (RESCIF).

Plateforme Internet AGEPoly EPFHelp. Droit de consultation des copies d’examens. Traitement des cas d’étudiants malades à raison de plus de 50% du temps sur l’année académique. Bases légales pour l’ouverture de bibliothèque le dimanche. GED : règles pour l’épuration des dossiers à archiver. Pré doctorat à l’EPFL, requis légaux. Historique des dispositions concernant les finances de cours à l’EPFL.

Logements étudiants dans le cadre des activités de la FMEL (Fondation Maison pour Etudiants de l’UNIL et de l’EPFL). Tableau typologique des règles de l’Ecole doctorale (EDOC). Modèle de convention pour les projets de master. Statuts des associations d’étudiants suivantes : BSNL, Of@campusLausanne, AEGC, MTE, CQFD, Hackers@ epfl, CLIC, Student chamber orchestra, EtuRESCIF, EPFL Photonics Chapter. Associations d’étudiants, conseils en lien avec leurs activités sur le campus.

Décompte annuel des redevances Suissimage. Conditions de création d’une nouvelle section.

Mémo explicatif et de huit modèles de décisions pour l’EDOC.

Annulation et remplacement d’un examen de session.

Décisions d’exclusion EDOC.

Utilisation des données personnelles de participants au EMBA in MoT.

Greffe pour la commission disciplinaire.

Echanges d’avis et de documents sur demandes des juristes des universités romandes.

Tâches de greffe ponctuelles pour cas de fraude traités par la Commission de la recherche. Composition du jury de thèse EDOC.

Maintenance de la base de données Web Polylex. Cadre d’assurances pour étudiants réalisant un stage ou un projet de master dans un pays à risque du point de vue des conditions sanitaires. Convention bilatérale CH-Italie concernant l’admission sans conditions de certificats italiens aux EPF.

Question générale de la responsabilité dans le cadre de l’activité d’enseignement. Question générale de la responsabilité dans le cadre de l’activité associative. Rédaction pour la fiche de participation au concours EPFL « Thymio competition ».

Procédure à appliquer à l’encontre de deux doctorants ayant établi leur plan de thèse en commun.

Convention pour le stage en entreprise d’un étudiant.

Suivi de la situation académique d’un étudiant et ses multiples courriers problématiques.

Projet individuel d’un étudiant de plateforme internet de partage de documents.

Intégration du réseau d’alumni à l’EPFL.

Manifestations organisées sur le sol de l’EPFL.

62

DOMAINE DE LA FORMATION


Fonction de Maître d’enseignement et de recherche. Prix d’entreprise « Valeo Challenge »

Impact du futur régime uniforme pour la protection des titres et la reconnaissance des diplômes dans le domaine des hautes écoles Dépôt de plainte pour un faux diplôme.

2. Textes légaux Ordonnances Ordonnance sur l'admission : révision partielle art-1 et 2 pour l’augmentation des exigences d’admission des certificats de maturité européens. Collaboration avec l’ETHZ, l’Office fédéral de justice, consultations internes et externes, traductions, publications et communications.

Ordonnance sur le contrôle des études : analyse de faisabilité de divers projets de réforme du Décanat BaMa. Ordonnance sur l’organisation de l’EPFL : études avec l’Office fédéral de justice.

Ordonnance sur l’admission : révision totale, études et avant-projet.

Directives Directive sur les langues à l’EPFL : révision totale, projet, consultation interne, rapport à la direction de l’EPFL. Directive concernant les voyages d’études, révision partielle : projet, consultation interne, rapport à la direction de l’EPFL. Directive concernant l’intégrité scientifique : examen des propositions d’amélioration rédactionnelles de la part de la Commission d’éthique et analyse de la nécessité de pousser plus en avant la révision de cet instrument. Code d’honneur : analyse des modifications proposées par la Commission d’éthique.

Directive concernant l’évaluation de l’enseignement à l’EPFL : analyse des étapes de révision et contraintes légales internes et externes. Directive régissant les associations d’étudiants reconnues par l’EPFL : projet de révision totale. Directive concernant les manifestations à l’EPFL : esquisse de projet fixant le cadre légal en vue d’une révision totale. Directive concernant les titres académiques par l’EPFL : projet de révision partielle.

Règlements Règlements des facultés : projet d’introduction d’un article sur les commissions académiques et d’un article sur les Advisory Boards.

Règlements des programmes doctoraux EDIC, EDMT, EDAR, EDPO et EDFI : examen et appui à la rédaction.

Règlement PATT : second examen et propositions de modifications.

Règlement du prix Ryhming : examen et appui à la rédaction.

Règlement d’études 2013-2014 de trois sections : vérifications.

Règlement du prix CS Award : examen et appui à la rédaction.

Règlement d’études de la passerelle HES : examen et proposition de modification.

Règlement du prix Beton Holcim (convention) : examen et appui à la rédaction.

Règlements d’études des sections 2013-2014 : modifications de la partie dispositions générales avec le service académique. Règlement de la CDS : vérification et mise à jour.

Règlement du prix Syngenta : examen et appui à la rédaction.

RAPPORT ANNUEL 2013

63


Conventions et contrats Nouvelles conventions EPFL-UNIL CHEL et SVS : analyse et appui. Memorandum of Understanding entre EPFL PV-LAB et Arab Renewable Energy Commission : avis. Convention de création du Collegium International SMYLE entre EPFL, CNRS, UFC, ENSMM et UTBM : analyse et conclusions.

Conditions générales de Payonline du service financier lors de participations à une manifestation organisée par une unité de l’EPFL : analyse. Convention Debiopharm-EPFL : examen et appui à la rédaction. Contrat edX-EPFL : examen et avis. Contrat CERN-EPFL : examen sommaire et avis.

Convention de collaboration entre le DSPS et l’Institut universitaire romand de santé au travail : rédaction.

Textes légaux externes Projet de loi fédérale sur la formation continue : analyse et soutien à la préparation de la prise de position de l’EPFL.

Ordonnance sur la formation continue de l’ETHZ : prise de position de l’EPFL. Ordonnance sur le doctorat à l’ETHZ : prise de position de l’EPFL.

3. Litiges Par « litige », on entend toute procédure opposant un étudiant et l’EPFL, le plus souvent concernant les résultats. On distingue les litiges suivants : · Demande de nouvelle appréciation (DNA). · Recours à la Commission de recours interne des EPF (CRIEPF) contre une décision de l’EPFL. · Recours au Tribunal administratif fédéral (TAF) et au Tribunal fédéral (TF) contre une décision de la CRIEPF. · Procédure disciplinaire de l’EPFL contre un étudiant. · Autres procédures formelles externes, par exemple la plainte pénale ou l’action en responsabilité de l’EPFL contre un étudiant. Pour l’année 2013, les Affaires juridiques ont traité 40 litiges ayant opposé un étudiant -ou plus- à l’EPFL : · 12 demandes de nouvelle appréciation · 5 procédures disciplinaires impliquant 9 étudiants · 23 recours Les trois tableaux qui suivent montrent, d’une part, les données concernant les procédures internes à l’EPFL (DNA, cas disciplinaires) et, d’autre part, les procédures externes (recours). NB : Contrairement aux rapports des années précédentes, le présent rapport ne fait plus état des litiges gérés par le service académique (procédures de contestation de notes). Voir rapport annuel du service académique.

64

DOMAINE DE LA FORMATION


Procédures internes : demandes de nouvelle appréciation Admis par l'EPFL (l'étudiant a eu gain de cause)

Rejeté par l’EPFL *

Irrecevable

Retrait

13

2

9

2

0

2012

18

5

13

0

0

2013

12

2 (17 %)

10 (83 %)

0

0

Année

Nb de procédures

2008 2010

14 (moyenne)

2011

Procédures internes : procédures disciplinaires Nb d'étudiants en cause

Année

Nb de procédures

2002 2010

5 (moyenne)

2011

8

12

2012

9

15

2013

5

9

Cursus

Section

Type de cas

4 1 1 1

BA MA MA BA

MX GC MA IC

Fraude (plagiat) Fraude (plagiat) Fraude (plagiat) Fraude (en exa)

2

BA

IC

Fraude (en exa)

Décision

Blâme et note 0 rapport (4X) Note 0 travail Note 0 travail Blâme, NA à la branche et annulation des branches de session d’examens * Suspension d’une année et NA à la branche / Suspension de six mois **

* Décision annulée partiellement par la commission de recours interne des EPF, recours de l’EPFL au Tribunal administratif fédéral. ** Décision de la commission disciplinaire de l’EPFL. Environ cinq cas de mauvais comportement ont donné lieu à un avertissement et non pas à une sanction.

Procédures externes : recours Admis par l'autorité de recours (étudiant a eu gain de cause)

Rejeté par l’autorité de recours (EPFL a eu gain de cause)

Non entrée en matière / Irrecevabilité / Radiation

Reporté sur l'année suivante

13

0

5

8

0

2012

25

1

12

12

0

2013

23

2

7

4

10

CRIEPF TAF TF

21 2 0

Année

Nb de procédures

2008 - 2010

12 (moyenne)

2011

RAPPORT ANNUEL 2013

65


Formations Séminaire de légistique organisé par l’Université de Genève en collaboration avec l’Office fédéral de justice, 1ère partie, 28-29 novembre 2013. Cours sur la communication non verbale, 1 et 14 novembre 2013. er

Prise en charge d’une étudiante-stagiaire, titulaire d’un Bachelor en droit UNIL, 19 au 30 septembre 2013. Conférence de la Faculté I&C sur la surveillance électronique et les possibilités de protection légale, 30 septembre 2013.

Journée nationale sur le handicap et les études, Université de Bâle, 17 octobre 2013.

Projets 2014 Révision de l’ordonnance sur l’admission à l’EPFL. Révision de l’ordonnance sur le contrôle des études selon la réforme de la formation du Décanat BaMa. FAQ droit d’auteurs pour étudiants, doctorants et enseignants.

Révision de la directive régissant les associations d’étudiants reconnues par l’EPFL. Révision de la directive concernant les manifestations à l’EPFL (appui au DI). Typologie des contrats VPAA (appui à VPAA).

données quantitatives du service juridique Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

3 (2 juristes et 1 secrétaire)

1.7

Nb d’organes externes à l'EPFL auxquels le SJ a participé pour au moins une séance (réseau juristes académiques romands / ETHZ / Office fédéral de justice) Nb de séances EPFL auxquelles a participé le SJ (estimation) Nb de téléphones avec réponse d’ordre juridique (estimation) Nb d’emails avec réponse d’ordre juridique (estimation)

2011

2012 *

2013 *

4

3

3

77 435 186

100 485 815

191 576 1310

* Notre méthode de calcul ayant changé, les chiffres 2012 et 2013 ne sont pas directement comparables aux années antérieures (nous estimons désormais tous les emails à contenu juridique et pas uniquement les avis juridiques). Contrairement à ce que laisserait à penser les chiffres, le nombre d’emails nous semble relativement stable.

66

DOMAINE DE LA FORMATION


Le spirituel au royaume de la rationalité

unil.ch/AUM Aumônerie œcuménique UNIL - EPFL par Maria Zufferey

Tout au long de l’année 2013 l’aumônerie œcuménique était composée de 2.0 EPT côté catholique et 2.0 EPT côté protestant. A l’EPFL, 1 EPT protestant et 0.7 EPT catholique sont présents dans les locaux de l’aumônerie.

RAPPORT ANNUEL 2013

67


Réalisation 2013 1. Dialogue interreligieux Deux semaines thématiques autour de l’architecture du sacré dans les différents rites et religions, ont été organisées au mois de novembre à l’EPFL et à l’UNIL par le groupe interreligieux, initié par les aumôniers : le Groupe Musulman Universitaire (GMU), les Groupes Bibliques Universitaires (GBU), des étudiants hindous, des étudiants chiites et quelques étudiants athées. Les semaines ont été riches d’événements culturels et spirituels. Tout d’abord, une exposition sur l’architecture du sacré a été montée dans l’enceinte de l’UNIL et de l’EPFL. Des apéritifs ont été offerts à chaque vernissage (à Géopolis, l’Anthropôle et le Hall SG à l’EPFL). L’événement fort de ces semaines a été la soirée de partage entre étudiants de différentes croyances : chrétiens (catholiques, orthodoxes et évangéliques), musulmans (sunnites et chiites), bouddhistes et athées. Cette soirée exceptionnelle a réuni une quarantaine d’étudiants de différents pays et s’est conclue par un buffet canadien dans un climat chaleureux et amical. Une sortie aux fouilles du site archéologique de la Cathédrale de Genève et à l’Eglise orthodoxe. Suite à son succès, une soirée du même type a été organisée au mois d’avril autour du thème « cœur saint, cœur sain » avec une même affluence de participants. Le total des personnes ayant pris part à l’ensemble de ces événements est estimé à environ 500 personnes. L’aumônerie est une référence pour les divers groupes religieux sur les campus. Elle permet l’organisation de leurs événements et la gestion des lieux de recueillement.

2. Conférences-Débats Cette année, un cycle de deux conférences sur la conscience a été organisé avec des neurobiologistes, des psychiatres comme MM. Professeurs Pierre Magistretti François Ansermet et Jacques Besson ainsi que MM. Axel Kahn et Fabrice Hadjadj. Les deux conférences cumulées ont attiré plus de 500 personnes.

3. Ressourcement et Spiritualité Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les aumôniers accompagnent spirituellement et humainement certains étudiants et collaborateurs qui en font la demande. Environ 130 personnes ont été accompagnées dans ce cadre-là. À l’EPFL, la prière de Taizé a eu lieu tous les jeudis et réunit une douzaine de participants en moyenne. Elle est suivie par un repas en commun dans les locaux de l’aumônerie. Plusieurs étudiants ne pouvant participer le jeudi à cause de leur horaire, une prière mensuelle a été organisée le mercredi réunissant également 10 personnes. L’Eucharistie a été célébrée chaque semaine à l’EPFL durant les deux semestres de 2012. Le nombre de participants varie entre 8 et 15 personnes. Quelques méditations guidées ont également été proposées à l’EPFL durant l’automne, connaissant une fréquentation en hausse (une quinzaine en décembre). 8 étudiants ont participé à un week-end de retraite au Carmel de Mazille en Bourgogne en novembre. 8 étudiants également ont participé à un week-end de retraite à Taizé en novembre.

68

DOMAINE DE LA FORMATION


4. Fête de Noël La fête de Noël, appelée EthNoël, a engagé l’ensemble des aumôniers. Elle était composée de trois moments distincts : · Une célébration réunissant plus de 130 personnes d’horizons et de cultures diverses. · Un apéritif avec du vin chaud. · Des mets et des animations ont été préparés par différents groupes d’étudiants répartis par pays : Erythrée, Pologne, Belgique, France, Brésil, Algérie, Québec, Iran, Ukraine, Maroc, Madagascar, Sénégal, Allemagne, Suisse. Une vingtaine d’étudiants musulmans et hindous ainsi que des étudiants athées ont aussi participé à la fête de Noël, et certains ont apporté des spécialités de leurs pays à faire découvrir à l’assemblée. Cette présence a été très appréciée par les aumôniers et témoigne des bonnes relations établies de part et d’autre. La fête dans son ensemble a réuni environ 200 étudiants.

5. Autour d’une table Les raclettes d’accueil sur l’esplanade ont été l’occasion de rencontrer 600 personnes environ et surtout de se faire connaître. Ces actions sont appréciées des étudiants et sont un bon vecteur de médiatisation de l’aumônerie et de ses activités. La grillade d’été a réuni quant à elle 200 personnes à la Grange pour une fête de fin d’année réussie. Nombre d’étudiants fréquentent les locaux de l’aumônerie lors des pauses de midi, profitant de réchauffer leur repas dans le four micro-onde mis à leur disposition, et mangeant dans la salle d’accueil. Beaucoup de contacts, discussions et rencontres ont lieu à ces occasions.

6. Escapades En février, un groupe de 25 personnes a visité une partie de l’Inde du Sud, à la rencontre de la diversité religieuse et spirituelle du Kerala, et de ses magnifiques paysages. Une vingtaine d’étudiants suisses et étrangers étaient du voyage, issus de l’Unil et de l’EPFL. Une soirée de présentation du voyage a été organisée suite au retour. En juillet, le week-end de marche en montagne au Lac Tanay a rassemblé une quinzaine d’étudiants, 2 collaborateurs et un professeur de l’EPFL. En octobre également, une sortie d’un jour dans la région de Romainmôtier a rassemblé une trentaine d’étudiants.

7. Théâtre et Chœur Gospel En mars, une vingtaine d’étudiants a participé au projet « Passions » (oratorio original s’inspirant des vies de Martin Luther King et Etty Hillesum). Des étudiants jouaient les personnages principaux, d’autres chantaient dans le chœur en compagnie de choristes venant d’autres horizons. Les 3 représentations de cet oratorio dans les temples d’Yverdon-les-Bains, Morges et à l’église catholique d’Echallens ont connu un grand succès (environ 400 spectateurs à chaque représentation). Un CD souvenir a été édité. Le chœur gospel de l’aumônerie (Lep’s go) a continué ses activités. Ce chœur était composé de 30 chanteurs au semestre de printemps, et de 25 au semestre d’automne. Il s’est produit en mai lors d’un culte en ville à Lausanne et lors de 2 cultes en décembre (dont un radiodiffusé), lors des grillades d’été et de la fête de Noël de l’aumônerie. Les deux-tiers de l'effectif se sont renouvelés au début de chaque semestre.

RAPPORT ANNUEL 2013

69


8. Participation à la vie de l’institution Les aumôniers ont tenu un stand lors de la journée d’accueil des étudiants et deux apéritifs de bienvenue ont été offerts aux étudiants étrangers participant au cours de français. Ils ont également été présents aux journées d’accueil Erasmus et des doctorants étrangers. Les aumôniers tiennent également un stand lors du rallye organisé par l’Agepoly lors de la semaine d’intégration. Ils ont tenu un stand dans le cadre de la fête Vivapoly et ont participé activement aux journées santé. Ils ont assisté régulièrement aux colloques de la DAF. En décembre et à la demande d’un groupe d’étudiants à l’EPFL, une action en faveur des Philippines a été organisé en partenariat avec l’Agepoly. Les aumôniers ont offert une soupe à la courge pendant que les étudiants vendaient des fruits offerts par le traiteur M. Riffault et Mme Thiébaud du négoce. Cette vente a récolté environ 1200.-CHF versé en faveur de la chaîne du bonheur / action Philippines.

Projets 2014 Conférence avec Fabrice Hadjadj philosophe et écrivain, le 13 mars à 18h30 au CO1 à l'EPFL. Conférence du psychanalyste à renommée internationale et auteur de plusieurs ouvrages, Guy Corneau qui prononcera le 13 mai à 19h30 au SG sa conférence "Revivre". Après un cancer au stade 4, il racontera son expérience de la maladie et sa guérison. Pèlerinage à pied à Assisi la ville de François d'Assise pour Pâques 2014. Ascension à Paris entre les merveilles du Louvre et les grands boulevards. Voyage en Turquie en septembre 2014 accompagné par un professeur en archéologie de l'UNIL.

Conclusion L’aumônerie a vu la fréquentation des étudiants augmenter dans la plupart de ses activités. Les aumôniers se réjouissent de poursuivre leur collaboration et leurs activités sur le campus. Cependant, ils espèrent que les négociations suite à la dénonciation de la convention actuelle aboutissent à un partenariat solide et réussi. Les activités des aumôniers se poursuivront en 2014 toujours avec le même enthousiasme malgré l’incertitude quant à leur avenir sur le campus.

70

DOMAINE DE LA FORMATION


Participation à des organes externes Domaine de la Formation

Service académique

Externe à l’EPFL

Externe à l’EPFL

· · · · · ·

· Groupe des responsables pour les relevés statistiques « étudiants » (OFS) · Groupe de coordination interuniversitaire (avec la HES-SO) · Groupe de mise en application Bologne (CRUS-ECTS) · Commission d’admissions équivalences (CRUS-CAE) · Conférence de l’EAIE (European Association of international education) · UK-Naric

Réseau d’expert Bologne (CRUS) Réseau enseignement (CRUS) Fondation Maison pour étudiants UNIL-EPFL Fondation de l’Espace des inventions, Lausanne Fondation pour les Etudiants EPFL (FEE) Coopérative des Estudiantines

Internes à l’EPFL · · · · ·

Conférence des Directeurs de section (CDS) Commission doctorale (CDOCT) Commission de restauration Coordination logement Comité de pilotage des systèmes d’informations, y compris son bureau · Comité de pilotage IS-Academia

organisation et gestion informatique de la formAtion Externe à l’EPFL · Projet Adaptation de la Statistique des Etudiants au Système de Bologne (ASBOS). Groupe des utilisateurs IS-Academia

Internes à l’EPFL · · · · ·

Conférence des Directeurs de section (CDS) Séance des chefs de service Comité de pilotage IS-Academia Coordination des stages d’ingénieurs Coordination avec les sections

RAPPORT ANNUEL 2013

Internes à l’EPFL · · · · · · ·

Conférence des Directeurs de Sections (CDS) Commission doctorale (CDOCT) Comité de pilotage IS-Academia Conférence des examens Commissions d’admission bachelor Commissions d’admissions master Commissions d’admission Formation continue

Bureau du logement · Conseil d’administration des Estudiantines

Centre d’appui à l’enseignement Externe à l’EPFL · CRUS : groupe disciplinaire en Informatique dans le cadre du projet pilote de Développement de descripteurs spécifiques aux disciplines · Swiss Faculty Development Network (SFDN), secrétariat général et organisation de mainfestations · AIPU-CH, section suisse de l’Association internationale de Pédagogie Universitaire.

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Interne à l’EPFL · Conférence des Directeurs de section (CDS) · Conférence des chefs de services

Service des Affaires Estudiantines · Commission cantonale des bourses d’études du Canton de Vaud · Commission fédérale des bourses · Fondation Erna Hamburger · Fondation Maisons pour étudiants UNIL - EPFL · Fondation du sanatorium suisse · International Relations Universités Suisses (IRUS) · Fondation du Centre Universitaire Protestant · Agence Nationale (Fondation CH)

Bibliothèque Centrale (SISB) · Conférence des Bibliothèques universitaires suisses KUB-CBU · Bureau du Consortium pour le sauvetage des documents en cas de catastrophe COSADOCA · Commission des membres NEBIS, Suisse · Représentant du SISB dans les séances de coordination NEBIS et auprès de la centrale du réseau CODUL-E (commission conjointe des bibliothèques UNIL-EPFL) · Conférence des responsables des acquisitions des bibliothèques universitaires suisses · Consortium des bibliothèques suisses : groupe de négociation Elsevier

Centre de langues · ELC/CEL : European Language Council/Conseil Européen pour les Langues · CERCLES : Confédération européenne des Centres de langues dans l'enseignement supérieur · VALS/ASLA : Association suisse de linguistique appliquée · GI-ELHE : Organisation nationale suisse "Enseignement des langues dans les Hautes Ecoles en Suisse" (GI-ELHE) – un groupe d'intérêt dans le cadre de l'Association suisse de linguistique appliquée (VALS/ASLA). Cette association est membre à part entière de la Confédération Européenne des Centres de Langues de l'Enseignement Supérieur (CERCLES). · AKDaF : Arbeitskreis Deutsch als Fremdsprache in der Schweiz · LEDAFIDS : Verein der Lehrenden für Deutsch als Fremdsprache und Deutsch als Zweitsprache der Schweiz

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· BALEAP : British Association of Lecturers in English for Academic Purposes · ETAS : English Teachers Association, Switzerland · IATEFL : International Association of Teachers of English as a Foreign Language · EUROCALL : European Association for Computer Assisted Language Learning · RISET : Réseau interfacultaire de soutien enseignement et technologies · Examens internationaux (Université de Cambridge, Institut Goethe, DELF/DALF, CELI) comme experts · Commission pour les relations internationales et de la mobilité de la Direction de l'UNIL

Service de promotion des études · Rencontres avec les directeurs des gymnases vaudois, valaisans, fribourgeois, biennois et identification des besoins en terme de relève scientifique · Promotion du Cours de Mathématiques Spéciales via la fédération des écoles techniques suisses, pour une meilleure communication destinée au public maturités professionnelles · Adhésion à l’association suisse d’orientation universitaire (assemblée générale 2014 prévue à l’EPFL) · Participation au groupe de travail MINT de la CDIP (Maths, Info, Sciences Nat. et Technique) · Participation à l’organisation des Tecdays en Suisse romande (ateliers et conférences scientifiques dans les gymnases) en partenariat avec la SATW (académie suisse des sciences techniques) · Participation aux séances du groupe SUIM (Swiss Universities International Marketing)

Service juridique Externe à l’EPFL · Réseau des juristes des universités romandes · Groupe de travail CRUS · Fondation Formation Continue

Internes à l’EPFL · · · ·

Groupe litiges du Risk Management Commission disciplinaire Réseau des juristes du CEPF, de l’ETHZ et de l’EPFL Conférence des Directeurs de section (CDS)

DOMAINE DE LA FORMATION


edition Daniel Chuard, Albertine Kolendowska, Magali Favre graPhisme & imPression Anne-Sylvie Borter | Repro – Centre d'impression EPFL Photos Š Alain Herzog Lausanne, mars 2014


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