Rapport d'activité by albertine kolendowska

Domaine de la formation Rapport Annuel 2012

En Bref par Daniel Chuard

Notre école est en perpétuelle évolution. Le changement est une de ses principales constantes et, assurément, une obligation pour rester à la pointe dans ses domaines d’activités. Depuis plusieurs années, les unités du Domaine de la formation ont intégré ce fait pour mettre en œuvre les évolutions qui touchent les études tout en assurant une excellente gestion des dossiers. Cette affirmation est confirmée par plusieurs enquêtes produites en 2012 qui montrent une très bonne évaluation des prestations fournies par les services du Domaine de la formation. Il en va des enquêtes CAMPUS-II et celle sur les services aux étudiants menées auprès des étudiants CMS, bachelor et master et de l’enquête ATMOS-II menée auprès des collaborateurs et des enseignants. L’année 2012 a vu la création du Service de promotion des études qui regroupe désormais l’ensemble des activités pour faire connaître les études du CMS, bachelor, master et doctorales. Le Décanat de l’école doctorale a non seulement vu l’arrivée de la Prof. Cathrin Brisken comme Doyenne qui succède au Prof. Jacques Giovanola, mais il s’est aussi réorganisé pour diminuer le plus possible ses tâches administratives en les reportant sur le Service académique et le secrétariat du Domaine de la formation.

Les unités du Domaine de la formation collaborent étroitement avec les sections et le Domaine immobilier et infrastructure pour accueillir au mieux les étudiants qui nous rejoignent. En novembre 2012, l’effectif total était de 9’484 étudiants, soit une augmentation de 8.2 % par rapport à 2011 (8’768). Ce rapport vous permet de prendre connaissance du travail effectué par les unités du Domaine de la formation, non seulement pour gérer la croissance des étudiants tout en leur assurant de bonnes conditions de vie, mais aussi pour mettre en œuvre les évolutions de nos formations. Je remercie vivement l’ensemble des personnes, internes et externes au Domaine de la formation, qui s’engagent fortement, avec entrain et professionnalisme, pour la bonne marche des études au sein de l’EPFL.

Table des matières

1 Prestations et projets du DAF (Direction) par D. Chuard, A. Kolendowska et M. Favre 7 Organisation et gestion informatique de la formation (OGIF) par L. Ramelet 13 Guichet des Services aux étudiants par A. Benoît 19 Service académique (SAC) par J.P. Festeau, C. Junillon et M. Kunath 23 Bureau du logement par Ch. La Roche 27 Service des affaires estudiantines (SAE) par C. Vinckenbosch 35 Centre de carrière (CC) par Ph. Ory 41 Information scientifique et bibliothèque (SISB) par I. Kratz 49 Centre de langues EPFL par E. Paliot 53 Service de promotion des études (SPE) par S. Rami-Shojaei et M. Frühauf 57 Service juridique par F. George 63 Aumônerie œcuménique UNIL-EPFL par M. Zufferey 69 Participation à des organes externes à l’EPFL

Note : le terme étudiant désigne le masculin et le féminin

I. Ca Resp Eco P. V hour onsabl le B uil eH Re a Eco . Sa le d chelor spons liomen deg M a o e Form b ctor t a hi l eM ster a a l t e . i on D J -

Organigramme du Domaine de la formation au sein de la Vice-Présidence pour les Affaires Académiques état 2013

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formation.epfl.ch

Prestations et projets du Domaine de la formation (DAF direction) par Daniel Chuard, Magali Favre et Albertine Kolendowska

Le rôle principal du Domaine de la formation (DAF) est de mettre à disposition du Vice-président pour les affaires académiques, des doyens de la formation et de la Direction de l’EPFL le soutien opérationnel et logistique nécessaire à la conduite de l’institution en matière de formation. En pilotant et en coordonnant les activités des unités administratives qui lui sont rattachées, le Domaine de la formation s’assure de la mise en œuvre de la stratégie de la Direction par les unités opérationnelles. Dans ce cadre, il s’assure que les ressources financières et humaines sont adaptées aux besoins et aux objectifs exprimés. Douze unités ou groupes étaient rattachés au Domaine de la formation en 2012 (voir organigramme état 2013 au verso de la page de couverture), impli-

RAPPORT ANNUEL 2012

quant 113 personnes, soit 96,15 équivalents plein temps (hors Centre sportif et auxiliaires Centre de langues). Plusieurs changements sont intervenus au sein des ressources humaines de l’état-major du Domaine de la formation pendant l’année 2012. Madame Sabrina Rami-Shojaei a été engagée à 100 % comme cheffe du Service de promotion des études. Monsieur Yan Luong (80 %) a été engagé comme community manager. Madame Magali Favre (100 %) a remplacé Monsieur Antoine Brunner pour le suivi des associations des étudiants, et a également pris en charge le secrétariat de l’Ecole doctorale. Madame Charlotte La Roche (100 %) a remplacé Madame Angélique Dublanc au sein du Bureau du logement. Enfin, Monsieur Thomas Robinot (100 %) a été engagé pour remplacer Madame Denise Burcher qui a quitté ses fonctions pour se consacrer à sa famille.

Principales activités du Domaine de la formation (Direction) Propositions à la Direction et prises de position Durant l’année 2012, le DAF a préparé 8 dossiers présentés en Direction par le Vice-président pour les affaires académiques ou par le Délégué à la formation. Il a formulé plus de 30 préavis ou prise de position à l’intention de la Direction ou de la Présidence concernant une vaste palette de questions liées à l’enseignement, au statut des étudiants, à la politique de formation, etc. (en particulier pour les séances plénières de la CRUS et les séances du CEPF).

Relations avec le corps estudiantin Relai entre la Direction, les vice-présidences et les étudiants, le DAF assure que la voix des étudiants soit entendue à tous les niveaux, particulièrement au sujet de projets qui les concernent directement. Il entretient des contacts étroits avec l’AGEPoly et travaille avec le pôle Représentation animé par l’association, en particulier lors des consultations lancées par la Direction. Deux rencontres entre la Direction et les délégués de classe ont été organisées en 2012, de même que deux séances réunissant la Direction et le comité directeur de l’AGEPoly. Ces réunions sont l’occasion pour les participants de débattre de politique estudiantine et des axes stratégiques de la Direction. 2012 fut à nouveau une année riche en activités pour nos associations d’étudiants, qui ont su rendre le campus dynamique en mettant sur pied de nombreux évènements culturels, professionnels et sportifs. Le Domaine de la formation a en partie contribué à leur réalisation par l’octroi de subventions à hauteur de CHF 185’000. En fin d’année, nous comptons 65 associations et commissions actives, dont quelques nouvelles arrivées : Start Lausanne (Promotion de l’entrepreneuriat), The Consulting Society (Information et promotion de l’industrie du Consulting), TREE (Table Ronde des Etudiants en Environnement), APML (Association des étudiants Polytechniciens Marocains de Lausanne). Des cours destinés aux associations d’étudiants ont également vu le jour lors du semestre d’automne. Des thèmes aussi variés que la comptabilité et la communication interpersonnelle ont été proposés en cours du soir, dans le but de fournir à nos étudiants les outils nécessaires pour une meilleure gestion de leur quotidien associatif. L’offre sera renforcée en 2013 avec l’introduction d’un cours sur la communication à travers les réseaux sociaux.

Soutien de divers dossiers liés à la formation Le DAF offre son support de manière soutenue à divers projets EPFL liés à la formation et aux étudiants et collabore de manière étroite avec les Décanats de l’Ecole Bachelor et Master et de l’Ecole doctorale. Ci-dessous un résumé des principales activités et projets : · Réseaux enseignement de la CRUS : Le DAF, en collaboration avec le Décanat Bachelor et Master, contribue activement aux différents projets CRUS liés à la formation. Cette dernière sollicite plusieurs fois par année les représentants des universités pour répondre à des questionnaires ou intégrer des groupes de travail sur des thématiques telles que les learning outcomes, la perméabilité entre les hautes Ecoles ou le passage du bachelor au master. Le DAF joue un rôle de représentation et de coordination de ces requêtes. · Evolution de l’organisation du Décanat de l’école doctorale : Le DAF, le Décanat de l’Ecole doctorale et le Service académique ont identifié l’ensemble des tâches nécessaires pour la bonne gestion des affaires et les ont réallouées de manière à attribuer les activités de gestion au SAC. Un nouvel adjoint a été engagé pour épauler le chef du SAC dans cette gestion des affaires doctorales et le secrétariat du Décanat de l’Ecole doctorale est dorénavant assuré par le DAF.

DOMAINE DE LA FORMATION

· Refonte de la directive sur les chargés de cours : Le DAF, en collaboration avec le Décanat Bachelor et Master et les Ressources humaines a mené à terme la refonte de la directive sur les chargés de cours. Les principales modifications concernent l’uniformisation du tarif des indemnités versées, l’inclusion des charges d’enseignements dans la description de fonction pour les collaborateurs EPFL et la possibilité de rémunérer tout ou partie des heures prestées pour assurer un excellent contrôle des études lorsque les effectifs sont nombreux. · Réforme du cycle propédeutique : Pour renforcer les apprentissages pratiques, le travail en groupe et les collaborations multidisciplinaires, l’EPFL sous l’impulsion du Décanat Bachelor et Master aura dès la rentrée 2013 une année propédeutique réformée et standardisée. Le DAF a contribué à l’aboutissement de ce projet en assurant une cohérence dans les plans d’études et se chargera du suivi opérationnel lors de sa mise en œuvre dès la rentrée académique 2013-2014. · Coordination des stages d’ingénieurs : Pour assurer une bonne coordination des stages d’ingénieurs au sein de l’EPFL une fois le projet de mise en place terminé, un poste à 20 % a été créé au sein du Centre de carrière pour accueillir Madame Catherine Marselli Pasquier qui prend en charge cette activité. · Projet d’augmentation des frais d’écolage : Les deux EPFs, appuyées par le Conseil des Ecoles polytechniques, mènent un projet pour augmenter les frais d’écolage. Le Domaine de la formation y participe activement en fournissant des projections sur les revenus financiers complémentaires résultant de ces augmentations ainsi que toutes les autres données requises par notre Direction pour avancer dans ce projet. Le DAF conduit un groupe de travail constitué d’étudiants, de membres de l’Assemblée d’école et de plusieurs responsables administratifs visant à faire des propositions sur l’utilisation des ressources complémentaires qui seraient issues d’une augmentation des frais d’écolage. · Mise en œuvre des recommandations de l’enquête Campus : Le DAF a collaboré de manière intense au déroulement de l’enquête CAMPUS menée en 2011. En soutien au Décanat Bachelor et Master, le DAF participe à la mise en œuvre des recommandations qui en ont découlées. · Prix du meilleur enseignant (Crédit Suisse Award for Best Teaching) : La coordination et la gestion du prix se déroulent sous la responsabilité du DAF. Ce prix d’excellence représente un outil de valorisation de l’enseignement et de promotion de l’engagement et des prestations des enseignants. La procédure du prix sera révisée en 2013. · Prix Durabilis : Le prix Durabilis (anciennement OUI-DD) a été rebaptisé en 2012. Une révision de la procédure est également prévue pour 2013. Ce prix EPFL-UNIL récompense des projets d’étudiants des deux universités qui intègrent une approche de développement durable. La gestion et la coordination du prix se déroulent sous la responsabilité du DAF en étroite collaboration avec l’Université de Lausanne.

Audits Le Domaine de la formation a participé à deux audits menés par les réviseurs internes du CEPF : Audit R1225 Controlling EPFL et Audit R1219 (contrôle des processus, y.c. SCI, signatures et visas)

Communication La newsletter du Domaine de la formation a compté 3 éditions. Le but de cette newsletter est de donner la possibilité aux personnes en charge des projets liés à la formation d’informer sur les changements et les nouveautés survenus dans leur service ou unité. Une réflexion sera menée en 2013 afin d’améliorer notre communication aux étudiants, principalement en ce qui concerne les critères de réussite académique.

RAPPORT ANNUEL 2012

ogif.epfl.ch

Organisation et gestion informatique de la formation (OGIF) par Laurent Ramelet

Outil de gestion académique utilisé par l’ensemble des personnes liées aux études à l’EPFL.

L’OGIF a pour mission de : ·· fournir un appui au Domaine de la formation dans le cadre de l’amélioration continue des processus et des fonctions liés au domaine des études.

·· répondre aux besoins des utilisateurs des applications liées au Domaine de la formation (notamment IS-Academia).

·· analyser les besoins métiers et mettre en œuvre des solutions informatiques.

·· analyser les données et produire des statistiques liées au Domaine de la formation.

L’ équipe est scindée en deux unités : les coordinateurs informatiques et les coordinateurs d’analyse statistique.

Statistiques de la formation Cette unité est composée de Madame Aline Stampfli (80 %) et de Monsieur Bertrand Vermot (100 %). Un appui occasionnel est fourni par la société Statoo Consulting pour les analyses complexes. Les autres membres du groupe OGIF sont en support pour les accès aux données des études. Le DIT assure la gestion et l’exploitation de l’outil d’infocentre Business Objects. Les missions de cette unité sont de : ·· produire et faire évoluer les tableaux de bord liés à la formation ·· fournir les analyses ponctuelles selon les besoins

·· fournir un appui aux gestionnaires des études et leur permettre d’extraire les données liées aux formations dispensées au sein de l’EPFL (outil Business Objects)

Informatique de la formation (IS-Academia) Cette unité est composée de Messieurs Jean-Pierre Allegra (100 %), Grégoire Clerc (80 %), Stéphane Vollet (100 %) et Florian Nicolet (100 %). Leur rôle est d’assurer le support opérationnel aux utilisateurs et de gérer les projets de développement qui garantissent la pérennité et la pertinence d’IS-Academia. Monsieur Tim Brigginshaw occupe le poste d’architecte système (100 %). Ses responsabilités sont d’assurer la veille technologique de l’environnement IS-Academia et de garantir la qualité du développement informatique. Nous disposons en outre des compétences de la société Equinoxe MIS pour le développement informatique et la valorisation d’IS-Academia.

RAPPORT ANNUEL 2012

Notre outil de gestion académique IS-Academia est utilisé par l’entier de la population académique. Chaque jour, ce sont plusieurs centaines d’utilisateurs qui dépendent de notre outil dans le cadre de leur gestion des études au sein de l’EPFL. Cela concerne les candidats aux études, les étudiants, les doctorants, les enseignants et tous les gestionnaires, qu’ils soient répartis dans les sections, les programmes doctoraux ou dans les services centraux.

Réalisations 2012 - Statistiques de la formation Les principales activités 2012 ont été : ·· la préparation des tableaux de bord statistiques de la formation ·· Edition de printemps (131 p.)

·· un rapport sur la croissance des effectifs avec une attention particulière sur la provenance des étudiants ·· la mise en place d’une analyse périodique de fréquentation des sites web du Domaine de la formation

·· Edition d’automne (86 p.) ·· la production pendant 18 semaines de la statistique du vendredi informant sur l’état des inscriptions au Bachelor et au Master

·· une analyse sur les déplacements des étudiants à l’étranger dans le cadre de leur projet de master ou de leurs stages

·· les rapports statistiques annuels concernant

·· une analyse sur les échanges de prestations entre l’EPFL et l’UNIL dans le cadre de la renégociation de la convention en vigueur

·· l’évaluation de l’enseignement ·· le Centre de langues et l’évaluation du niveau d’anglais ·· les charges d’enseignements ·· une première version de l’annuaire statistique des sections (une version pour chaque section)

Nombre de demandes reçues par OGIF

·· une analyse sur la perception de la qualité des services fournis aux étudiants ·· une étude sur les coûts des formations par plan d’étude

2009 (157)

(extractions de données et statistiques)

2010 (258)

2011 (348)

2012 (423)

50 40 30 20 10 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Au total, ce sont 423 demandes d’analyse ou d’extraction de données qui ont été réalisées sur l’année 2012 : Support pour l’extraction de données, la modification de rapports Business Objects ou statistiques simples

222

52 %

Demandes d’analyses statistiques ponctuelles

159

38 %

Production des rapports statistiques récurrents

10 %

Par rapport à 2011, les demandes statistiques ont augmenté de 22 % (423 en 2012 contre 348 en 2011). La popularité des services fournis demeure un défi de tous les jours et des efforts particuliers sont mis sur la priorisation et la planification des demandes. Nous continuons également de promouvoir l’utilisation de l’outil Business Objects notamment en organisant des séances de formation pour les utilisateurs occasionnels.

DOMAINE DE LA FORMATION

Réalisations 2012 – Informatique de la Formation (IS-Academia) Projets principaux ·· Gestion des pools d’assistants. Développement d’un nouveau module permettant aux sections et aux programmes doctoraux de gérer les engagements des assistants sur les cours de services notamment. ·· Suivi des projets de master avec une gestion des données d’expert par les enseignants, détail des notes de frais, processus de validation avec le Service académique et chargement du document par l’étudiant. ·· Saisie des notes par les enseignants. Mise en œuvre d’un projet pilote permettant aux enseignants de saisir les notes d’examens et de générer un protocole en ligne. ·· Gestion du suivi de fin de thèse. Extension des portails doctorants, enseignants et administrateurs. ·· Optimisation des horaires. Mise en place d’un logiciel d’aide à la décision pour la création et la modification d’horaires des données avec IS-Academia.

·· Gestion des accords de mobilité pour les accords avec nos universités partenaires. ·· Mise en place d’un mécanisme d’authentification à deux facteurs. ·· Création de nouveaux web services, notamment pour pouvoir afficher les horaires sur les bornes Camipro. ·· Nouvelle passerelle de données pour les salles entre ArchiBus (outil du DII) et IS-Academia. ·· Nouvelle fonctionnalité pour permettre un traitement optimal des candidatures Bachelor par la commission d’admission. ·· Evolution de l’environnement technique. Finalisation de la 5ème étape de l’évolution de l’architecture technique avec le déploiement en test d’une nouvelle couche applicative en Java/Scala. Le déploiement définitif sera effectué durant le premier semestre 2013 et permettra, en outre, de remplacer le serveur applicatif Oracle.

Evolutions principales ·· Evolution du formulaire de réinscription académique (FRAC).

·· Mise en place d’un processus de délégation pour la validation des inscriptions au CDL.

·· Evolution du portail étudiant (calendrier, exportation des horaires, ergonomie).

·· Traitement des candidatures pour les inscriptions Bachelor tardives.

·· Evolutions du portail enseignant (horaire des examens, détail des séances, ergonomie, intégration du portail des projets).

·· Formulaire d’inscription à l’examen de candidature et au cours Polymaths.

·· Amélioration du portail des stages (simplification, évaluation en ligne, publication automatique). ·· Nouveaux formulaires en ligne pour les inscriptions au cours PolyMaths.

·· Amélioration des recherches par nom et ajustement des noms officiels et des noms courants. ·· Mise en place des évaluations détaillées des enseignements IN et SC par le biais du nouveau portail des évaluations.

·· Amélioration des formulaires de candidature EDOC, Bachelor et Master et simplification du traitement administratif.

RAPPORT ANNUEL 2012

Depuis 2012, le service a mis en place un nouveau système de gestion des demandes d’évolution (Red mine). Ces demandes sont émises dans le cadre des séances de coordination qu’OGIF entretient régulièrement avec tous les intervenants concernés. Ces demandes sont présentées, discutées et, le cas échéant, prises en charge par OGIF. Ce sont généralement des évolutions mineures qui ne justifient pas un projet mais qui doivent néanmoins être suivies avec diligence.

Nombre de demandes d’évolution reçues

terminé

total

180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Au total, en 2012 nous avons enregistré 470 demandes d’évolution, dont : · 185 sont terminées · 59 ont été rejetées ou suspendues. La répartition par service est la suivante :

Service académique Doctorant

30 %

Service académique Ba-Ma

29 %

Stages

19 %

Centre de langues

13 %

Service aux étudiants

Guichet des étudiants

Valorisation Dans le cadre du mandat de valorisation d’IS-Academia, la société Equinoxe MIS a été invitée à répondre à un appel d’offre émis par l’Université Catholique de Lille, en France. Malgré un taux de change défavorable (cherté du franc suisse), l’offre présentée a été retenue et l’implémentation d’IS-Academia dans cette institution de plus de 6’000 étudiants va débuter courant 2013. Les utilisateurs d’IS-Academia restent la Haute Ecole Spécialisée de la Suisse occidentale, l’Université de Neuchâtel, la Haute école pédagogique du canton de Vaud, l’Institut universitaire des hautes études internationales de Genève, la Division des écoles du canton du Tessin, la Berner Fachhochschule et l’Ecole polytechnique fédérale de Lausanne. La Formation continue UNIL-EPFL a également rejoint IS-Academia et commencé à déployer IS-Academia dans le cadre du l’Executive MBA de HEC.

DOMAINE DE LA FORMATION

Projets 2013 La mise en place progressive de nouveaux processus de travail se poursuit, avec une attention particulière sur la coordination et la documentation des nombreux développements effectués. L’équipe IS-Academia a eu l’opportunité de suivre en 2012 une formation de deux jours sur la méthode de projet SCRUM. Les objectifs pour 2013 sont de continuer cette démarche en misant sur les méthodes agiles, qui se sont avérées très positives, et d’affiner notre application d’Hermès comme méthodologie de projet, plus particulièrement dans le cadre de la clôture des projets. En ce qui concerne IS-Academia, les projets principaux planifiés pour 2013 sont: ·· Mise en ligne du processus complet du suivi de fin de thèse ·· Finalisation de projet pilote de saisie des notes par les enseignants ·· Refonte du traitement des candidatures doctorales ·· Prise en main du logiciel d’optimisation des horaires et amélioration des interfaces avec IS-Academia ·· Conception d’un mécanisme de délégation des compétences pour les utilisateurs IS-Academia

·· Déploiement du serveur application Java/Scala en production et finalisation du projet d’évolution de l’environnement technique ·· Refonte du processus de facturation ·· Evolution des livrets de cours et en permettre l’édition par les enseignants ·· Développement d’un module pour traiter les candidatures postdoctorales pour la Commission de Recherche

Données quantitatives de l’organisation et gestion informatique de la formation Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

7.6

Analyses statistiques Nb de demandes de support pour extraction de données et analyses simples Nb de demandes d’analyses ponctuelles Nb de rapports statistiques récurrents

423 222 159 42

IS-Academia Nb de demandes d’évolution reçues Nb de demandes d’évolution terminées Nb de demandes de support répondues par e-mail

RAPPORT ANNUEL 2012

470 185 2’164

studying.epfl.ch

Guichet des services aux étudiants par Alexandra Benoît

Point de contact central pour les étudiants et doctorants EPFL : Répond et oriente les requêtes vers la bonne adresse.

Le Guichet est le principal point de contact pour tous les candidats aux études et les étudiants de l’EPFL. Il a pour mission d’accueillir et de renseigner les personnes intéressées par les formations dispensées à l’EPFL. Il répond notamment aux questions d’ordre académique et relatives aux prestations aux étudiants tout au long des études. Les requêtes complexes sont redirigées vers les spécialistes des services concernés. L’équipe se compose de six personnes : Aline Collin (100 %), Amandine Weissbrodt (100 %), Thomas Robinot (100 %), Tania Epars (80 %), Cristina Bongni (40 %), Alexandra Benoît (responsable, 100 %). Le Guichet est ouvert du lundi au vendredi, de 09h00 à 18h00 sans interruption. En 2012, cela a représenté 252 jours ouvrables.

Demandes traitées en 2012 Durant l’année, 69’205 demandes ont été traitées dont : · 57’048 réponses directes données par le Guichet (82 %) · 12’157 demandes transférées à un spécialiste (18 %)

Pour la première fois, le nombre de demandes pendant les quatre premiers mois de l’année s’est stabilisé autour de 5’000 demandes par mois. Cette situation est due à l’introduction du formulaire en ligne de candidature Bachelor et au travail de clarification fait sur celui du Master. Le mois de juillet reste toujours élevé avec le dernier délai des candidatures Bachelor. La rentrée académique génère sans surprise le pic d’activité le plus important de l’année.

RAPPORT ANNUEL 2012

Nombre de demandes traitées par mois

téléphone

presentiel

9’000 8’000 7’000 6’000 5’000 4’000 3’000 2’000 1’000 0

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Les requêtes directes au guichet représentent 42 % des demandes, les appels téléphoniques 16 % et les courriels 41 %. Cette proportion reste constante par rapport à l’année passée. Le Guichet a bouclé sa cinquième année d’activité et en 2012 le nombre de demandes traitées est le plus important depuis son ouverture. Au total, depuis la création du Guichet en juillet 2007, 268’555 demandes ont été traitées. En moyenne, les personnes du Guichet traitent 226 demandes par jour (stable par rapport à 2011), avec un maximum de 853 demandes le 18 septembre 2012, le jour de la rentrée académique. Ce qui équivaut à 25 demandes par heure (stable par rapport à 2011), une réponse toutes les 2 minutes 23 secondes.

Demandes par domaine d’activité Les deux principaux centres d’intérêts concernent les demandes générales sur les études à l’EPFL (45 %) et les demandes spécifiques sur le CMS, les études Bachelor et Master (25 %).

45 %

demandes générales

25 %

études CMS, BA, MA

cours, examens CMS, BA, MA

doctorat

logements

échanges

demande hors SE

social, soutien psy

bourse

centre de carrière

formation continue

DOMAINE DE LA FORMATION

Pourcentage de réponses directes La moyenne des réponses données directement par le Guichet sans avoir besoin de renvoyer aux services spécialisés reste stable à 82 % en 2012. L’objectif des 80 % de réponses directes est encore atteint cette année. bourse 76%

80% centre de carrière

logements 69%

social, soutien psy 77%

74% cours, examens CMS, BA, MA

96% demande hors SE

formation continue 67%

études CMS, BA, MA 83%

86% demandes générales

échanges 83%

75% doctorat

Réalisations 2012 · Rentrée académique : Mise en place d’un guichet temporaire Deux personnes ont été engagées durant la période de la rentrée académique avec pour mission : · Orienter les étudiants durant la semaine d’immatriculation · Identifier les demandes et les adresser au bon service · Répondre aux questions de premier niveau Ce binôme a soulagé le guichet principal de 2’412 demandes. Suite à ce succès, cette expérience sera reconduite pour la rentrée académique 2013. · IS-Academia tests et validation · formulaire de candidature Bachelor · formulaire d’inscription à l’examen d’admission · formulaire d’inscription à Polymaths · formulaire d’inscription académique du nouveau portail étudiant d’IS-Academia · Mise à jour constante des pages web destinées aux nouveaux étudiants CMS, Bachelor, Master et Echange. · Correction et relecture de l’édition 2012 de la brochure « Guide des études à l’EPFL ». Coordination avec le graphiste et les différents services aux étudiants. · Tenue d’un stand d’information lors des journées de visites pour gymnasiens organisées par la promotion Bachelor au mois de mars.

RAPPORT ANNUEL 2012

Jusqu’en 2012, le Guichet des étudiants s’occupait également de la partie Logistique des services aux étudiants. Depuis, le Service académique a repris cette activité, dont les principales missions sont : · Gestion du courrier · Mise sous pli et expédition des thèses · Numérisation et indexation du courrier (GED – Gestion électronique des documents) · Gestion de l’économat · Mises à jour diverses dans IS-Academia

Courrier reçu Le volume de courrier reçu en 2012 a fortement diminué suite à la mise en ligne du formulaire de candidature Bachelor.

Nombre de courriers reçus

2011

2012

2’500

2’000

1’500

1’000

500

janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Projet GED La totalité des dossiers existants d’étudiants actifs à l’EPFL a été numérisée durant l’année 2012. Désormais, le rattrapage est terminé et la numérisation se borne aux activités courantes.

Projets 2013 Mise à jour et amélioration des pages web pour nouveaux étudiants CMS, Bachelor, Master et Echange.

Mise à jour du contenu de l’audio guide destiné aux visiteurs du campus afin d’y intégrer le Quartier Nord.

DOMAINE DE LA FORMATION

Données quantitatives du Guichet des services aux étudiants Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.2 2011

2012

23’054 9’832 23’652 12’561

24’075 9’337 23’636 12’157

13’607

10’377

Guichet des services aux étudiants Contacts directs Téléphones e-mails Spécialistes Logistique des services aux étudiants Courrier

RAPPORT ANNUEL 2012

sac.epfl.ch

Service académique (SAC) par Jean-Paul Festeau, Cédric Junillon et Marcus Kunath

Clé d’entrée de la gestion académique à l’EPFL Pour les étudiants et le personnel académique.

Au 1er janvier 2012, M. Charles-Guillaume Nicole a été nommé pour remplacer Mme Tanasescu partie à la retraite à fin avril 2012. Une profonde réflexion a été menée entre le SAC, le DAF et le décanat de l’Ecole doctorale sur l’encadrement et le suivi des tâches des assistantes administratives des programmes doctoraux qui incombait jusqu’alors au décanat de l’Ecole doctorale. Il a été décidé de rattacher les 19 personnes concernées au Service académique, ce qui a eu pour conséquence le transfert de Mme Fabienne Allaire de l’EDOC au Service académique et à l’engagement au 1er septembre d’un second adjoint pour la partie doctorale en la personne de M. Marcus Kunath. L’augmentation sensible du nombre d’étudiants a nécessité la recherche de solutions pour gérer les horaires de cours tel que le dédoublement de cours, la mise en place de duplex entre plusieurs salles de l’EPFL, ou l’utilisation de la salle polyvalente. Les résultats de l’enquête Campus réalisée en 2011 ont été une source de satisfaction pour notre équipe par rapport aux efforts mis en place depuis la dernière enquête afin d’améliorer notre accueil aux étudiants. Alors qu’en 2004, le mécontentement était de 40 % au sujet de l’accueil de nos étudiants, ce chiffre est désormais tombé à 4 % (Guichet et SAC réunis), la preuve que la création du Guichet, la redistribution efficace des tâches et l’optimisation de nos ressources a porté ses fruits.

RAPPORT ANNUEL 2012

Réalisations 2012 Candidatures bachelor Pour la 1ère fois, les candidats au bachelor ont postulé entièrement en ligne et toutes les décisions et documents ont été envoyés par courrier électronique. Ceci a nécessité des ajustements de procédure et d’organisation interne au service. Tous les dossiers de candidature étant en ligne, des écrans de visualisation ont été développés, permettant à la commission d’admission d’évaluer efficacement les candidatures CMS/1ère année d’un côté et année supérieure de l’autre. Ceci a permis de ne plus faire circuler dans l’école des piles de dossiers et à tous les membres du jury de travailler en même temps.

Doctorat Pour optimiser la collaboration avec les assistantes administratives des programmes doctoraux, l’équipe du SAC-Doctorat a mis l’accent en 2012 sur une communication intensifiée : Outre les « petits-déjeuners » de travail semestriels, chacune des trois collaboratrices du SAC-Doctorat organise des rendez-vous réguliers avec « ses » assistantes portant sur tous les sujets d’actualité. À ceci s’ajoutent des séances de travail organisées par le SAC-Doctorat afin de former les assistantes aux nouvelles procédures et outils informatiques. Parmi les développements informatiques mis en route en 2012, il faut citer en premier lieu l’outil de gestion des candidatures dont la version améliorée dans IS-Academia a permis aux assistantes des programmes de traiter les dossiers des candidats d’une manière beaucoup plus efficace et rapide. L’année 2012 marque également le moment où les premiers doctorants IST-EPFL ont déposé leurs thèses après les avoir rédigées dans le cadre de la cotutelle entre l’EPFL et l’Instituto Superior Técnico à Lisbonne.

Calendrier académique L’ancien calendrier académique nécessitait la mise à jour de 8 documents différents, ce qui représentait une perte de temps considérable et une source potentielle d’erreurs. En collaboration avec le KIS, le calendrier académique a été intégré au Memento. Cette nouvelle formule permet de ne gérer qu’un seul fichier facilitant ainsi le chargement du calendrier dont les modifications sont ensuite mises à jour automatiquement dans le Memento.

IS-Academia Le Service académique a participé de façon ponctuelle au développement et à l’évolution de différentes applications dans IS-Academia telles que : ·· Mise en place du portail pour étudiants avec ergonomie repensée et FRAC complètement remaniée pour être ergonomique et compréhensible ·· Bulletins de notes : Optimisation du processus depuis le calcul des résultats jusqu’à l’impression des suppléments au diplôme

·· Projets de master : gestion électronique pour l’organisation des défenses des projets de master ·· Création de formulaires de candidatures en ligne pour Polymaths et examen d’admission. ·· Gestion de la plupart des programmes de formation continue gérés en collaboration avec la FCUE qui utilise maintenant IS-ACADEMIA

Gestion électronique de documents (GED) L’archivage électronique des dossiers papiers des étudiants bachelor et master est terminé. Tous les dossiers des étudiants de l’EPFL sont disponibles sur Alfresco et le partage d’informations avec les sections et les programmes doctoraux est opérationnel. L’archivage d’anciens documents papier du Service académique est en cours (règlements des prix, anciens livrets des cours, plans d’études, etc.).

DOMAINE DE LA FORMATION

Projets 2013 Le SAC va réfléchir et établir des propositions pour améliorer la lisibilité des bulletins de notes et du supplément au diplôme. Le SAC contribuera à la mise en place de la réforme de l’année propédeutique selon les directives du Décanat Bachelor et Master. Au niveau du doctorat, le SAC continuera à développer l’encadrement et la collaboration avec les assistantes administratives selon la nouvelle structure organisationnelle: Les échanges réguliers seront maintenus, un concept de formation sera établi et les voies de communication seront revues. De plus, le SAC mettra en œuvre la marche à suivre pour une interaction améliorée entre les assistantes, les Directeurs des programmes doctoraux et le Département des Ressources Humaines dans toutes les situations RH. Au niveau des outils informatiques, l’affinement du cahier des charges pour une gestion de suivi et de dépôt des thèses sur IS-Academia est terminé et le logiciel devrait être ouvert en 2013.

Développements IS-Academia Le Service académique va travailler activement sur les projets suivants en appui à l’OGIF : ·· Mise en place de la gestion des chargés de cours selon les nouvelles directives qui entreront en vigueur au 1er septembre 2013

·· Refonte du système de facturation pour faciliter le travail des collaborateurs tout en respectant les normes qualitatives en vigueur dans ce domaine

·· Thèses : gestion électronique de l’impression en collaboration avec la Reprographie et la Bibliothèque

·· Entamer les réflexions au sujet d’un paiement en ligne des finances de cours pour les étudiants

·· Impression automatique de certains bulletins dont la conception est encore manuelle aujourd’hui (formation continue, RAK, MNIS, etc.)

·· Piloter la phase de test de saisie des notes par les enseignants qui devrait être progressivement étendue à toutes les sections et tous les niveaux d’études

Commissions d’admission En complément aux statistiques des étudiants, le Service académique a géré un nombre toujours plus important de dossiers en vue de l’admission au bachelor ou au master. Seuls sont comptés ci-après les dossiers présentés dans les commissions d’admission. Les chiffres entre parenthèses sont ceux de l’année précédente. Commission Bachelor 2012 Master 2012 Master 2012

Nombre de dossiers

Refus

Admis CMS

Admis en 1ère année

Admis au cycle bachelor

103 (175) 1’903 (1850) 1’903 (1850)

35 (119) 1’275 (1227) 1’275 (1227)

21 (9)

13 (24)

34 (23)

Admis au cycle master

628 (623)* 628 (623)*

* au total, sur les 628 admis au master en 2012, seuls 278 sont réellement venus à l’EPFL

La commission d’admission bachelor étudie de moins en moins de dossiers en raison de l’expérience de ses membres et de processus bien rôdés permettant généralement de traiter un dossier avant cette réunion. De plus, cette année, la nouvelle interface IS-Academia a permis à tous les membres d’étudier les dossiers en même temps et donc de communiquer en amont de la commission pour se mettre d’accord. Enfin, les nouveaux critères d’admission au CMS/Bachelor ont fortement limité le nombre de dossiers devant être étudiés.

RAPPORT ANNUEL 2012

Données quantitatives du Service académique Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

16.1 + intérimaires représentant env. 0.1 2011

2012

4’841 2’002 6’610 2’635 66’795 11’664 705 (653 Ma. + 52 Ba.)

4’870 2’042 7’250 2’661 74’155 12’763 737 (667 Ma. + 70 Ba.)

3’109 474 1’975 385 331 2’795 331

3’170 483 2’041 417 348 2’833 348

243 169 183 54 1 18 145

297 170 184 41 1 14 134

453 250 503 2 438 652

475 294 649 2 445 686

BAMA Candidatures BA/MA/HC Immatriculations BA/MA/HC Effectifs Nb enseignements gérés (plans d’études) Notes saisies Nb de factures émises Diplômes remis EDOC Candidatures Immatriculations Effectifs Nb enseignements gérés (plans d’études) Nb de factures émises Notes saisies Diplômes remis EFC Candidatures examinées par le SAC Immatriculations Effectifs Nb de factures émises Nb de factures modifiées Diplômes remis Enseignants Nb de profs (MER, etc.) Nb de chargés de cours internes Nb de chargés de cours externes Nb d’experts externes (PDM) Nb d’experts externes (jury de thèse) 1

Le reste des factures est géré par la Fondation de la formation continue.

2 Dans un souci de cohérence maximale, les dates de prise en compte des chargés de cours ont été modifiées. Avec ces nouvelles dates, le chiffre 2011 aurait été de 544 et non de 503.

DOMAINE DE LA FORMATION

logement.epfl.ch

Bureau du logement par Charlotte La Roche

Accueil, conseil et soutien aux étudiants et doctorants dans leurs recherches de logement.

Le Bureau du logement a pour mission : ·· d’informer et conseiller les étudiants et doctorants de l’EPFL dans leurs recherches de logement ·· d’élargir l’offre à Lausanne et dans ses environs

·· de fidéliser les logeurs privés et institutionnels ·· d’adapter les conditions de location aux besoins des étudiants.

·· d’assurer la pérennité des logements auprès des logeurs privés et institutionnels Le Bureau du logement apporte conseil, répond aux diverses questions concernant le logement en général et assure la connexion des informations entre les étudiants. Il gère la base de données d’annonces de particuliers en alternance avec le Bureau du logement de l’UNIL. Le service du logement est assuré par deux collaboratrices à 100 %. Il est ouvert du lundi au vendredi et reçoit sur rendez-vous entre 10h et 17h.

Réalisations 2012 Durant l’année 2012, 13’976 demandes ont été traitées, en majorité par email, suivi par les appels téléphoniques et les rendez-vous au Bureau du logement. Le bureau répond majoritairement aux demandes des étudiants par rapport à leurs recherches avant d’arriver en Suisse. En plus des étudiants, il y a les demandes des secrétaires de laboratoire (12 %), mais aussi des contacts de logeurs privés offrant une chambre chez eux, des partenaires privés offrant plusieurs logements ainsi que des régies et les foyers étudiants avec qui le bureau maintient de bons rapports. Nous sommes également approchées par des investisseurs (une dizaine en 2012) désireux de créer des partenariats avec l’EPFL pour des logements étudiants. Nous informons ces personnes et les redirigeons, le cas échéant, vers la Fondation Maison pour étudiants Lausanne (FMEL) ou toute autre entité qui pourra répondre à leur demande et collaborer avec le Bureau du logement.

RAPPORT ANNUEL 2012

Demandes et pics d’activités

téléphone

presentiel

1’800 1’600 1’400 1’200 1’000 800 600 400 200 0 janv.

fév.

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Explications Email : juin, juillet, août et septembre sont les périodes d’envoi du mailing automatique des annonces de logement et donc la période de pré-rentrée académique de septembre pendant laquelle le nombre de demandes de la part des nouveaux étudiants est le plus important. Téléphones : janvier, février, juillet, août et septembre correspondent aux périodes de pré-rentrées académiques. Beaucoup de parents et d’étudiants nous appellent pour avoir des informations. Présentiels : mars correspond à la journée des gymnasiens ; juillet et septembre, au départ et à l'arrivée des étudiants.

Suivi des partenariats établis en 2011 UNIL : la collaboration concernant la gestion de la base de données commune et son développement se poursuit. En 2012, grâce au contrôle régulier des deux bureaux, 35 annonces frauduleuses ont pu être refusées. Camping : les logements d’urgence en bungalow ont à nouveau été très sollicités cette rentrée 2012 et l’expérience sera reconduite pour la rentrée 2013. Aucune vacance locative cette année. CHUV : la collaboration s’est très bien passée, mais le CHUV souhaite récupérer ses logements pour ses propres besoins dès la fin du contrat, en octobre 2013. FSLE : le taux d’occupation des 7 chambres temporaires est de 100 %. Il n’y pas eu une seule vacance locative et cette solution a pu dépanner 55 personnes à leur arrivée.

Développement et nouveaux partenariats en 2012 · 4 nouveaux partenariats ont été établis par le Bureau du logement pour un total de 36 chambres et studios, meublés et non-meublés, dont 6 chambres meublées uniquement pour les doctorants. · A noter que ces partenariats n’ont nécessité la signature d’aucun contrat, ni demande de couverture de déficit de la part de la Fondation pour les étudiants de l'EPFL (FEE). Ils sont uniquement basés sur un rapport de confiance et de priorité entre les logeurs et le Bureau du logement. · Une dizaine d’investisseurs ont approché le Bureau du logement dans le courant de l’année 2012. Ces derniers ont été renseignés et redirigés le cas échéant. · Un système de mailing semi-automatique pour l’envoi des listes de logements aux étudiants n’ayant pas encore leurs accès GASPAR a été mis en place.

DOMAINE DE LA FORMATION

· Au vu de la demande grandissante des logements courte durée en été, le Bureau du logement a créé une liste pdf regroupant les annonces avec disponibilité jusqu’au 1er septembre au plus tard. Il a été décidé que cette liste de chambres à louer serait envoyée uniquement à la demande de secrétaires en recherche pour des stagiaires. En effet, nous avons constaté que même en dehors des périodes de rentrée académique, l’offre de chambres à louer reste conséquente et qu’il était dommage de laisser des places vacantes alors que des stagiaires se trouvent dans la difficulté de trouver un logement. · Le site du logement a été entièrement remanié afin de tenter d’optimiser la communication des informations aux étudiants.

Projets 2013 Journées des gymnasiens : suite à l’affluence autour du stand « logement » lors de ces journées en 2012, le Bureau du logement a décidé, pour 2013, de faire deux séances d’information générale par jour dans un auditoire. Logements du Quartier Nord : Le Bureau du logement travaillera étroitement avec les personnes qui gèreront le foyer du Quartier Nord ainsi que les chambres en parahôtellerie afin d’optimiser au mieux l’offre de logement aux étudiants et doctorants de l’EPFL. Logements courte-durée : Le Bureau du logement prépare un dossier à soumettre à la Direction concernant la problématique des logements courte-durée. Gestion de la location des 7 chambres temporaires aux Estudiantines : Courant janvier 2013, le Bureau du logement a repris la gestion complète de la location des 7 chambres courte-durée aux Estudiantines, précédemment gérées par le service du GSM de l’EPFL. Création d’une vidéo d’information sur le site « logement EPFL » : Ayant constaté la difficulté de faire comprendre de façon claire et précise aux étudiants et à leurs parents la marche à suivre dans leur recherche d’un logement, le Bureau du logement projette d’inclure une vidéo sur son site web.

Données quantitatives du Bureau du logement Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

Nb d’annonces de logement proposées par les privés sur 2012 dans la base de données UNIL-EPFL*

3’612

Nb de logements disponibles dans les foyers

2’459 987 386

Nb de futurs logements supplémentaires en foyers Nb de logements proposés en exclusivité aux doctorants et étudiants de l’EPFL (foyers et partenariats privés) Coût moyen des loyers Pour logements privés (chez les particuliers) Pour logements en foyers

CHF 650.CHF 645.-

* un rapport statistique détaillé concernant la base de données sera préparé par l’OGIF prochainement

RAPPORT ANNUEL 2012

sae.epfl.ch

Service des affaires estudiantines (SAE) par Catherine Vinckenbosch et son équipe

Accueil de tous les étudiants, pour répondre à leurs besoins, favoriser leur intégration, et soutenir leur parcours à l’EPFL.

Points forts 2012 · Amélioration des mesures d’aménagement des études pour personnes handicapées. · Optimisation du traitement des candidatures aux bourses d’excellence sur IS-Academia. · Mise en place du départ de Karin Juillerat en congé maternité d’avril à septembre 2012 et de son remplacement. · Remise des activités caregivers, help, et actions santé au DSPS. · Implémentation de la base de données dans IS-Academia répertoriant les accords échanges étudiants avec nos universités partenaires. · Application des nouvelles directives et procédures, suite à la participation intégrale de la Suisse au programme Erasmus et audit de l’Agence Nationale Fondation CH. · Implémentation du programme de promotion des échanges entre les institutions membres du domaine du conseil des écoles polytechniques (CEPF).

RAPPORT ANNUEL 2012

Réalisations 2012 1. Bourses Gestion des contributions budgétaires EPFL + Fondation pour les étudiants de l’EPFL (FEE) CHF 1’523’901 pour 430 étudiants comprenant : ·· Bourses EPFL – FEE : 113 étudiants BA-MA pour un montant de CHF 574’300.

avaient bénéficié d’une bourse pour un montant total de CHF 380’300).

·· Bourses d’excellence : 96 étudiants ayant bénéficié d’une bourse EPFL sur l’année pour un montant total de CHF 633’975. (erratum : en 2011, 70 étudiants

·· Encouragement à la mobilité hors Europe de 221 étudiants avec un montant de CHF 315’626.

Gestion de la contribution de la Commission fédérale des bourses CHF 905’447 pour 88 boursiers

Gestion des fondations privées · Fondation privées : mise au concours + gestion des candidatures pour 8 fondations · Erna Hamburger : Transmission du secrétariat général à l’Université de Lausanne

2. Consultation de soutien et consultation psychothérapique Consultation de soutien 475 entretiens effectués pour traiter les problématiques suivantes: ·· Décès d’un étudiant

·· Difficultés académiques

·· Suicide d’un proche

·· Problèmes de santé physiques ou psychiques

·· Dépendances (alcool, cannabis)

·· Questions autour de l’identité sexuelle (homosexualité)

·· Conflits familiaux ·· Situations familiales difficiles (parents à l’AI, à l’aide sociale, etc.) ·· Tentamen

·· Aide à l’obtention et au renouvellement du permis de séjour ·· Difficultés financières

Consultation psychothérapique pour étudiants UNIL-EPFL Points marquants : · Départ à la retraite du Dr Luc Michel le 31 juillet 2012, médecin responsable depuis 1985 · Remplacement par la Dr Sylvie Berney ayant régulièrement travaillé à la consultation depuis 2005 Durant cette année de transition, les consultations ont été assurées par des consultants aînés du service de psychiatrie générale : · Dr Laurent Michaud, chef de clinique, de janvier à juin · Dr Tatjana Franz, médecin assistante, de janvier à novembre · Véronique Beretta, psychologue associée de juillet à décembre · Dès novembre 2012, la Dr Sylvie Berney, médecin associée

DOMAINE DE LA FORMATION

155 étudiants ont été vus en consultation en 2012 (ils étaient 154 en 2010). Pour un total de 478 consultations, faisant une moyenne de 3 consultations par cas pris en charge. Parmi les étudiants ayant demandé une consultation : · 87 sont de l’EPFL et 68 sont de l’UNIL · 61 sont de nationalité CH ou binationaux, et 94 sont de 38 nationalités différentes. Les entretiens en anglais prennent donc une proportion de plus en plus importante · 65 sont des hommes et 90 sont des femmes · 47 (46 en 2011) ont déjà eu un contact avec la psychiatrie au cours de leur existence Prise en charge : · Suffisante pour 53 % (la prise en charge limitée est utile) · Insuffisante pour 47 % : Suivi complémentaire dans d’autres structures institutionnelles ou privées a été nécessaire Contact par email avec la consultation : de plus en plus d’étudiants optent pour ce moyen facile et discret d’avoir un conseil ou une consultation.

3. Actions sociales et d’intégration Coaching ·· Soutien dans l’organisation des soirées de recrutement des nouveaux coaches.

percoach » + ½ journée « Prévention face au risque suicidaire »).

·· Organisation de la formation des 100 nouveaux coaches (1/2 journée : « Rôle et impact du coach » + ½ journée : « Prévention face au risque suicidaire »)

·· Organisation du recrutement de « coaches masters » pour l’International Day de septembre. Il a été à nouveau très difficile d’avoir des MA2 pour s’occuper des MA1.

·· Organisation de la formation de 14 nouveaux supercoaches (1 journée : « leadership en tant que su-

Journée d’accueil ·· 2’547 étudiants ont été invités cette année (17 de plus qu’en 2011). ·· Accueils ayant eu lieu aux mêmes endroits que l’année passée, pour les BA et CMS sur la Place Nord, pour les Masters et échanges au Forum. ·· Pour la première fois, seuls les stands des services de l’école et services annexes ont eu la possibili-

té de tenir un stand au CO entre 10h30 et 13h00. L’événement a eu donc lieu sur 2 étages au lieu de 3 et les étudiants ont eu ainsi plus de temps pour les « questions administratives ». ·· La coordination et collaboration avec l’association coaching ainsi que les restaurateurs pour le repas avec les équipes de coaches s’est très bien déroulée.

Visa Soutien donné à 62 étudiants (50 masters et 12 échanges) dans leurs démarches administratives afin d’obtenir leur visa à temps.

4. Instruments de travail et développement personnel ·· Séminaire « Métier de l’étudiant » : Sur 2 jours avant la rentrée à destination des nouveaux étudiants (sauf CMS).

RAPPORT ANNUEL 2012

·· Séminaires « Instruments de travail » : Sur une journée les samedis (Speed reading, Efficient writing, Lecture rapide, Ecriture efficace, Mémoriser effica-

cement) à destination de tous les étudiants et doctorants. Ces cours ont compté une bonne fréquentation. ·· Les étudiants / doctorants disposant de peu de temps, il a été décidé, au lieu d’organiser des cours, de proposer une subvention à qui souhaiterait faire un cours de développement personnel. Deux étudiants ont bénéficié cette année d’un forfait de CHF 250.- chacun pour suivre un cours de coaching personnel.

·· Atelier « Evaluer son stress » : nouvel atelier proposé en fin septembre. Les personnes ayant participé ont eu l’avantage pour s’inscrire à l’atelier « Gestion du stress ». ·· Atelier « Gestion du stress » : maintenu et organisé 2 fois, en printemps et automne. La session d’automne a dû être annulée pour des raisons d’indisponibilité des intervenantes, les inscrits ont la possibilité de suivre le cours de printemps 2013.

5. Accueil des étudiants internationaux Pour la 7ème année consécutive, le SAE a organisé l’accueil des étudiants internationaux aux niveaux du master, des échanges et des boursiers de la Confédération dans le but de leur offrir la meilleure intégration possible et de répondre à la démarche qualité de l’EPFL. Un accent particulier a à nouveau été mis sur les effets du « choc culturel » qui touche tous les étudiants internationaux.

International day ·· Événement sur une journée, ayant lieu une semaine avant la rentrée ·· Nb de participants : 250-300 personnes ·· Informations transmises : Utilisation des bases de données de la Bibliothèque/Utilisation d’IS-Acade-

mia/Informations sur le choc culturel/Renseignements sur la ville de Lausanne. ·· Repas de midi servi au Forum Rolex, permettant ainsi des échanges conviviaux offrant la possibilité de faire connaissance avec les coaches master qui ont d’ailleurs été fortement sollicités

Programme d’accueil des boursiers de la Confédération ·· Accueil global des nouveaux boursiers programmé la semaine avant la rentrée permettant ainsi de leur donner des informations spécifiques

·· Tout au long de l’année, sorties culturelles organisées afin de favoriser leur intégration et leur épanouissement à l’EPFL (60 participants)

Camp de ski · 50 personnes ont pris part au camp de ski de 4 jours qui s’est déroulé en février.

6. Aménagement des études pour étudiants handicapés ·· Mise en ligne d’un formulaire de demande d’aménagement des études à transmettre en même temps que le certificat médical ·· Suite à une demande d’aménagement des études (faite lors de l’inscription en ligne à l’EPFL) envoi

par le SAE d’un email informatif sur la procédure et les délais à suivre ·· Amélioration des pages web concernées

7. Office mobilité Gestion Etudiants OUT et IN ·· Gestion de 368 dossiers d’étudiants EPFL partis en échange ou intéressés à partir (en 2011 : 326 dossiers OUT), ainsi que 497 dossiers d’étudiants étrangers reçus (en 2011 : 499 dossiers IN)

·· Implémentation du programme d’échange avec l’Australie ·· Implémentation du programme d’échange entre les institutions du domaine du CEPF

DOMAINE DE LA FORMATION

·· Application des nouvelles directives et procédures de la Commission de l’UE par l’intermédiaire de l’Agence Nationale, Fondation CH, suite à la participation intégrale de la Suisse au programme Erasmus depuis le 1er janvier 2011 et bouclement du premier exercice ·· Audit de l’Agence Nationale, Fondation CH sur l’implémentation des nouvelles directives du programme Erasmus. Rapport du contrôle positif ·· Analyse de la qualité des étudiants IN

·· Contrôle du minimum des crédits exigés aux étudiants IN (20 ECTS par semestre) ·· Organisation d’un atelier de sensibilisation interculturelle offert aux futurs étudiants OUT ·· Organisation d’une soirée regroupant tous les étudiants OUT en partance pour un échange en 20122013 ·· Réflexion et échanges avec divers interlocuteurs sur la création d’une plateforme d’échanges entre étudiants IN et OUT (facebook, forum, blog)

Promotion des échanges et information ·· Afin de promouvoir la mobilité OUT, les relations internationales (RI) ont invité 20 universités partenaires, dans le cadre du Forum, à tenir un stand. L’office de la mobilité était également présent pour renseigner les étudiants et assister les partenaires ·· Participation à un atelier organisé par l’UNIL avec des délégués de l’HEURO (The UK Association for Higher Education European Officers) afin de pro-

mouvoir les universités suisses auprès des partenaires britanniques ·· Organisation de 7 séances d’information sur les échanges dans les sections de l’EPFL (environ 700 étudiants) ·· Participation à des foires de promotion des échanges dans nos écoles partenaires par le biais de nos étudiants sur place, et envois de documentation à divers partenaires

Accueil et intégration des étudiants hôtes ·· Camp de ski organisé à Leysin en février pour tous les étudiants internationaux (49 étudiants)

·· Organisation de la soirée d’accueil des étudiants IN en février et en septembre

Gestion des accords de partenariats ·· Gestion des demandes d’accords d’universités européennes (35 nouveaux accords, 23 refus)

étudiants, intérêt de nos étudiants, soit 115 renouvellements et 28 annulations d’accords)

·· Evaluation de tous les accords échus et exécution des renouvellements ou des annulations sur la base de différents critères (balance des flux, qualité des

·· Implémentation d’une base de données dans IS-Academia pour répertorier les accords avec nos partenaires. Saisie partielle des données dans IS-Academia

Relations avec nos partenaires internes et externes ·· Participation à la conférence de la « European Association for International Education » (EAIE) à Dublin; tenue du stand de la CRUS ; visite de nos partenaires : UCD et DCU. Rencontre de 25 partenaires et participation à plusieurs conférences ·· Participation à la « Erasmus International Fair » au Polytechnique de Turin ·· Participation de Coralie Link à un atelier sur le thème « Including students with disabilities on international programs »

·· Participation à la journée Erasmus Suisse à Berne ·· Participation à la journée du jubilé 25 ans Erasmus à Berne ·· Participation à diverses séances de travail à l’Agence Nationale auprès de la Fondation CH à Soleure dans le cadre de Grace2 et Groupe de référence ·· Rencontre avec des membres de l’ambassade américaine à Berne

·· Participation aux séances IRUS à Fribourg et à Lausanne

RAPPORT ANNUEL 2012

Projets 2013 · Poursuite des mesures d’aménagement des études pour personnes handicapées · Poursuite de l’Optimisation du traitement des candidatures aux bourses d’excellence sur IS-Academia · Mise en place d’un coaching master · Formation d'une nouvelle collaboratrice en charge des étudiants internationaux dès février 2013 · Développement de l’International Day · Mise en place de la gestion des paiements des bourses d’excellence via Is-Academia. Saisie des accords de partenariats dans la base de données IS-Academia · Publication sur intranet des accords de partenariats dans le but d’améliorer la visibilité des possibilités d’échange auprès des étudiants : réflexion sur la mise en page des données en collaboration avec le KIS et son graphiste, IS-Academia · Suite à l’Audit de l’Agence Nationale, implémentation des quelques points à améliorer · Implémentation des nouvelles directives et procédures pour le nouveau programme « Erasmus for All » 20142020 · Promotion ciblée des échanges entre les institutions membres du domaine du CEPF, en collaboration avec l’ETHZ · Mise en place de l’envoi électronique des lettres d’admission aux étudiants d’échange IN via IS-Academia · Elaboration d’un rapport de séjour pour les échanges au projet de master. Publication de ces rapports sur intranet · Uniformisation de la procédure de candidature à un échange hors-Europe · Création d’une plateforme d’échanges entre étudiants IN et OUT en collaboration avec ESN

DOMAINE DE LA FORMATION

Données quantitatives des affaires estudiantines Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5 ; 6 (depuis septembre)

4.3 ; 5.3 (depuis septembre)

Office mobilité Nb Etudiants in Nb Etudiants out Séances d’information/bourses

nb de séances nb d’étudiants

Nb bourses Erasmus OUT

nb d’étudiants montant

Nb bourses Erasmus IN

nb d’étudiants montant

Nb bourses hors Erasmus OUT

nb d’étudiants montant

Nb bourses hors Erasmus IN

nb d’étudiants montant

Nb visites de partenaires à l’EPFL Nb visites hors EPFL Nb envois de documentation EFPL Nb d’accords partenariats nouveaux Nb d’accords partenariats renouvelés Nb d’accords partenariats rompus

2010

2011

2012

623 443 16 1’300 197 CHF 214’150 440 CHF 453’420 168 CHF 156’666 27 CHF 47’420 6 3 5 -

649 546 11 1’100 273 CHF 464’439 499 CHF 198’990 197 CHF 165’954 39 CHF 69’800 25 4 6 -

725 563 7 700 303 EUR 436’682 0 0 179 CHF 215’531 31 CHF 95’900 25 5 6 35 115 28

89 CHF 551’250 53 CHF 670’989 66 7 -

114 CHF 648’950 66 CHF 760’702 70 7 15

113 CHF 574’300 88 CHF 905’447 96 8 20

328 52 49 45 56

437 73 81 75 79

478 68 87 65 90

535

450

475

12 40 214

14 66 272

14 62 285

Service social Bourses EPFL - FEE BA-MA

nb d’étudiants montant

Bourses fédérales

nb d’étudiants montant

Nb de bourses excellence MASTER Nb Fondation privées Aménagement des études Consultation psychothérapique Nb d’entretiens Consultations

nb Uni nb EPFL nb hommes nb femmes

Consultation soutien Nb d’étudiants

Accueil des étudiants internationaux (Masters, PhD) Journées/Evénements d’accueil spécifique Nb d’aide pour l’obtention de visa Nb d’étudiants masters externes in

RAPPORT ANNUEL 2012

carriere.epfl.ch

Centre de carrière (CC) par Philippe Ory

Pont entre l’EPFL et le monde du travail.

Par rapport à 2011, le Centre de carrière a maintenu une activité partiellement réduite pour cause de manque prolongé de personnel. En effet, 2 collaboratrices ont vécu des maternités à risque qui les ont tenues éloignées du travail pendant 7 mois chacune, et 2 autres collaborateurs sont partis en cours d’année sans être remplacés. En conséquence, les ressources restantes disponibles ont été allouées en priorité aux services aux étudiants, au détriment des nouveaux projets. Il faut cependant noter que la phase de mise en place du programme des stages obligatoires au master a pu être menée à bien avec succès à fin 2012, comme prévu.

En 2011, le personnel du Centre de carrière a évolué de 5.8 équivalents plein temps (EPT) au 1er janvier à 2.6 EPT au 31 décembre. Un processus de recrutement de 2 collaborateurs a été entamé en novembre pour l’engagement début 2013 d’un(e) Chargé(e) des Relations Employeurs en remplacement du précédent titulaire, parti au 01/08/2012, ainsi que d’un(e) Conseiller(e) en insertion professionnelle supplémentaire pour faire face à l’accroissement du nombre d’étudiants et à la réduction du temps de travail de Mme Secrétan, passée de 100 % à 60 % en cours d’année.

RAPPORT ANNUEL 2012

Réalisations 2012 1. Services aux étudiants Le Centre de carrière continue à offrir de manière régulière une palette étendue de services aux étudiants. L’offre de services est restée la même qu’en 2011, à savoir:

Cours et séminaires · Atelier « Le dossier de candidature » organisé 8 fois en 2012 (4x pour PhD, 4x pour étudiants MS) · Séminaire « Réussir son entretien d’embauche » organisé 2 fois en 2012 · Ateliers « Communication en entreprise » : affirmation de soi, prise de parole en public, négociation, leadership, etc. (F. Robert) · Cours « Comptabilité, finance et gestion » (JM Schwab), également ouvert, à titre payant, aux participants extérieurs à l’EPFL · Atelier « Démystifier l’Assessment Center », organisé 1 fois en 2012

Prestations individuelles · Entretiens individuels de conseil en matière d’orientation académique, recherche d’emploi, débouchés, gestion de carrière, permis de travail, etc. · Entretiens d’information sur l’EPFL à l’intention des futurs étudiants et leurs familles (« promotion ») · Revues de CV et de lettres de motivation · Simulations d’entretien d’embauche · Tests psychométriques (méthodologie Hélios/TMS) permettant l’aide à l’orientation ou à la réorientation professionnelle.

Prestations collectives · Envoi d’offres d’emploi ciblées par e-mail · Gestion du groupe EPFL Alumni sur le réseau de contacts en ligne LinkedIn (1’300 nouveaux membres en 2012 soit près de 6’800 membres à fin 2012) · Information sur les évènements et manifestations liés à l’emploi via le site web du CC « Tables Rondes Industries », séances d’information et de contact avec des représentants des employeurs (généralement diplômés de l’EPFL). 6 Tables Rondes ont eu lieu en 2012 : · Les carrières dans le domaine de l’environnement, avec Maillefer & Hunziker, Association Ecoparc, CTDS, Ville de Nyon · Travailler dans la vente et le marketing, avec Comfone, Schindler Elevators, PTC, Procter & Gamble, Hayes · Travailler en Asie, avec 3 Alumni ayant travaillé en Chine, 1 à Taiwan · Gérer sa carrière, avec World Economic Forum, Career4Life, Tondar Chatenet Sàrl · Biotech, Medtech et Pharma, avec Edwards Lifesciences, Ferring, Celgene, Covance · Les Graduate Trainee Programs, avec Meggitt, CFF, Bombardier, IBM

DOMAINE DE LA FORMATION

· A titre de pilote, et afin de diminuer les délais d’attente des étudiants demandant des entretiens individuels en l’absence de Mme Secrétan, le Centre de carrière a temporairement introduit une nouvelle prestation : les Career advisory walk-ins. Les étudiants ont eu la possibilité de se présenter sans rendez-vous pour obtenir des réponses à des questions d’ordre général (salaires, permis de travail, sites web de recherche d’emploi, etc.) ainsi que des conseils rapides. Les séances ont eu lieu 5 lundis de suite de 12h00 à 14h00, dans une salle réservée à cet effet. Le bilan de l’expérience est mitigé, en ce sens que si les étudiants ont bien profité du service (une cinquantaine se sont présentés au total), il a fallu, pour 4 walk-ins, leur envoyer un rappel le matin même. La seule séance pour laquelle nous ne l’avons pas fait, un seul étudiant s’est présenté, et il avait été orienté vers le walk-in après être passé au CC le matin même. Il est clair que nous ne pouvons envoyer un e-mail chaque semaine à tous les étudiants de l’Ecole pour leur rappeler l’existence de cette prestation (par ailleurs appréciée) et il faudra donc trouver un autre moyen de la faire connaître si nous décidons de la réactiver.

Préparation des étudiants au Forum EPFL 2012 Comme les années précédentes, le Centre de carrière s’est chargé de la préparation des étudiants de l’EPFL en vue du Forum. · Séminaire CV (3 mai 2012 - en français et en anglais) · Semaine de corrections de CV (8 - 11 mai 2012) · Séminaire « Réussir son Forum » (27 sep. 2012 - en français et anglais) · Semaine de simulation d’entretiens de recrutement (2 - 5 oct. 2012)

2. Services aux employeurs En 2012, le Centre de carrière a reconduit son offre de services payants à l’intention des employeurs. Ces prestations ont pour but de faciliter l’embauche des diplômés EPFL tout en permettant le financement du Centre. Le départ de la personne en charge de ces services à fin juillet 2012 et son non-remplacement jusqu’à la fin de l’année ont toutefois conduit à une activité réduite dans ce domaine. Pour mémoire, les prestations proposées sont de 2 types:

Prestations de recrutement · Mailshots: e-mail d’offres d’emploi aux diplômants et aux jeunes diplômés · Bourse à l’emploi en ligne sur la plateforme www.jobsforbrains.ch · Recruitment Days: organisation de journées de recrutement sur le campus de l’EPFL · Recherche active de profils

Sponsorships Deux niveaux de sponsorship, Gold et Silver, donnent accès à des prestations de visibilité auprès des étudiants ainsi qu’à certaines prestations de recrutement. Le nombre de sponsors est de 4 Gold et 8 Silver. En plus de ces prestations payantes, le CC conseille régulièrement et gratuitement les employeurs sur l’obtention facilitée de permis de travail pour nos diplômés non-européens, en vertu des modifications de la Loi sur les Etrangers introduites en 2011, que beaucoup ne connaissent pas.

RAPPORT ANNUEL 2012

3. Enquêtes et statistiques Les résultats du rapport d’enquête sur l’insertion professionnelle des diplômés EPFL de la promotion 2010 (IP10) ont été présentés en Direction en juillet 2012. En août, le Centre de carrière a lancé l’enquête sur l’insertion professionnelle des diplômés 2011 (IP11). Un outil à base de macros Excel a été développé pendant l’année par le CC pour fournir automatiquement les chiffres et tableaux pertinents à partir des données brutes issues du questionnaire; il sera utilisé pour la première fois pour IP11. Le rapport final sera rédigé pour fin mars 2013.

4. Programme de stages obligatoires d’ingénieurs La mise en place des stages obligatoires s’est terminée en 2012 comme planifié. Durant l’année académique 2010-2011, tous les programmes d’ingénieurs ont introduit les stages obligatoires dans leurs plans d’études respectifs. A partir du printemps 2013, tous les ingénieurs fraîchement diplômés de l’EPFL auront donc normalement effectué un stage en entreprise pendant leurs études. Avec le départ de la personne en charge du projet à la fin 2012 s’est posée la question du maintien d’une coordination du programme en central, les différentes Facultés ayant acquis une grande expérience et une grande autonomie dans la gestion de leurs programmes de stages respectifs. Il a finalement été décidé qu’une coordination centrale restait nécessaire pour certaines activités (promotion auprès des entreprises, maintien des documents officiels communs, questions touchant aux permis, aux visas et aux assurances, modifications de la Bourse aux stages, etc.). Un poste occupant une personne à 20 % - 30 % sera donc créé au CC pour satisfaire ces besoins à partir de 2013.

Données chiffrées Services aux étudiants - entretiens individuels La demande de conseils individuels de la part des étudiants est restée forte en 2012. L’absence de la principale conseillère pendant 7 mois et la réduction de son temps de travail de 100 % à 60 % pour les 5 mois restants a toutefois résulté en une importante réduction du nombre total d’entretiens par rapport à 2011. Son remplacement partiel (1 personne à 40 % pendant 6 mois) ainsi que l’implication plus importante du responsable du CC dans les prestations de conseil et l’introduction des walk-ins ont néanmoins permis d’offrir une réponse adéquate aux demandes des étudiants. Ainsi, 477 entretiens individuels (vs. 626 en 2011) ont été menés par les conseillers du Centre de carrière en 2012, les entretiens de moins de 30’ n’étant pas comptabilisés. Ils se répartissent comme suit:

302

Préparation à l’embauche

120

Orientation professionnelle

Thèmes des entretiens

Réorientation académique Promotion

Orientation académique

Pour être complet, il faut également ajouter à ce chiffre les 54 étudiants ayant participé aux Career Advisory walk-ins, qui n’apparaissent pas dans le diagramme ci-contre.

DOMAINE DE LA FORMATION

Services aux étudiants - Tests psychométriques En l’absence de Mme Secrétan pendant la majeure partie de l’année, seuls 2 tests Helios ont été passés en 2012 (17 en 2011).

Services aux étudiants - cours et ateliers Présents Ateliers « Le dossier de candidature » 118 Séminaire « Réussir son entretien d’embauche » 80 Ateliers « Communication en entreprise » 39 Cours « Comptabilité, finance et gestion » 113 Atelier « Démystifier l’Assessment Center » 3 Total 353 (Note : Au vu de la faible participation au cours de communication en entreprise, et du fait du coût élevé de la charge de cours (env. CHF 25’000 par an), il a été décidé de suspendre celui-ci pour 2013)

De plus, le Centre de carrière a organisé 4 séminaires de préparation au Forum EPFL, 2 sur le thème du CV et les 2 autres sur la préparation au Forum. · 2 Séminaires CV (03/05/12), un en français et un en anglais

~ 150 participants

· 2 séminaires « Réussir son Forum » (27/09/12) en français et en anglais ~ 200 participants Le nombre de personnes ayant bénéficié directement de prestations du Centre de carrière en 2012, sous la forme d’entretiens individuels ou de cours, est d’environ 1’234 étudiants et Alumni (vs. 1346 en 2011).

Services payants aux employeurs et aux personnes · L’ensemble des services fournis aux employeurs a permis de générer des recettes d’environ CHF 258k soit une baisse de 19 % par rapport à 2011 (317k). Cette baisse s’explique par le départ à fin juillet du Chargé des Relations Employeurs et son non-remplacement, situation à laquelle il sera remédié en 2013. · Les services payants aux personnes consistent en frais de participation au cours « Comptabilité, finance et gestion » et en prestations de conseil à l’intention de nos Alumni (financées par l’A3-EPFL). · Cours « Comptabilité, finance et gestion » CHF 11k · Services aux Alumni / A3 CHF 3k · TOTAL CHF 14k

Autres activités · Participation à la Journée d’accueil de l’EPFL · Stand au Forum EPFL 2012 · Participation aux journées de l’EDCH et de l’EDMA à l’intention des futurs diplômés de ces deux écoles doctorales · Présentation du Centre de carrière à TU Münich

RAPPORT ANNUEL 2012

Projets 2013 · RH : réorganisation de l’équipe avec recrutement d’un(e) nouveau Chargé(e) des Relations Employeurs et d’un(e) second(e) conseiller(e) en insertion professionnelle · Introduction de workshops en anglais (rendus nécessaires au vu de la proportion croissante d’étudiants non-francophones)

Données quantitatives du centre de carrière Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

7 (1er janvier) ; 4 (31 décembre)

5.8 (1er janvier) ; 2.6 (31 décembre) 2010

2011

2012

119 70

133 34

54 1

292 20

349 21

326 27

110 404

69 390

120 302

Orientation académique Nb internes EPFL Nb externes EPFL Cours Nb internes EPFL Nb externes EPFL Insertion professionnelle Nb de conseils aux étudiants Nb de corrections de CV + simulations d’entretien

DOMAINE DE LA FORMATION

library.epfl.ch

Information scientifique et Bibliothèque (SISB) par Isabelle Kratz

information et documentation scientifique à disposition sur le campus.

La Bibliothèque de l’EPFL est une bibliothèque publique spécialisée dans les domaines d’étude et de recherche de l’EPFL. C’est un lieu de travail et d’étude qui privilégie l’accès à l’information, sous sa forme virtuelle et matérielle. Son équipe offre à chacun de ses utilisateurs un appui et des services utiles à la réussite de ses études, de ses recherches ou de son enseignement. Dédiée à la découverte, la Bibliothèque de l'EPFL favorise : · la maîtrise des outils et services aussi bien scientifiques que techniques · l’autonomie dans ses recherches d’information · la curiosité envers sa discipline et celle des autres.

Contexte général Après deux années de fonctionnement de la Bibliothèque au Rolex Learning Center (RLC), l’année 2012 a offert diverses opportunités pour établir un état des lieux des forces et faiblesses du service et pour amorcer les ajustements utiles, renforcer les points d’excellence et exploiter les marges de progression existantes. Le départ du chef de service en septembre 2011 a induit tout d’abord la mise en place d’une direction par intérim sous la responsabilité du Délégué à la formation, puis l’arrivée d’une nouvelle cheffe de service en mars 2012 : de nouveaux regards ont donc été portés sur l’existant. Avec l’arrivée de deux nouveaux chefs de secteur en fin d’année 2012, l’inventaire et le bilan ont été poursuivis. Deux constats majeurs ont ainsi été établis : La bibliothèque, malgré ou à cause de sa localisation dans l’emblématique bâtiment du RLC, s’est éloignée d’une partie de ses publics. Après la disparition des bibliothèques de faculté, certains liens étroits qui avaient été tissés avec les chercheurs ont été perdus. Bien que plébiscitée par les étudiants comme lieu d’étude, ces derniers ainsi que les chercheurs ont une vision parfois restrictive des services proposés par la bibliothèque, se limitant à la simple fourniture de documents papiers et électroniques et à des espaces de travail. Concernant l’organisation et le fonctionnement interne du service, la fusion d’un certain nombre d’entités pour créer la nouvelle bibliothèque de l’EPFL s’est faite selon des contraintes qui ont encouragé une forme de cloisonnement des secteurs ainsi qu’une dispersion de circuits et tâches. Sur la base de cette analyse, c’est un nouveau projet de service qui a émergé en 2012 pour mise en œuvre en 2013.

RAPPORT ANNUEL 2012

Réalisations 2012 1. Pilotage général Projet de service Un nouvel organigramme a été mis en place. Il favorisera la mise à disposition et la valorisation de services à valeur ajoutée offerts par la bibliothèque à ses publics. Les relations avec les chercheurs et enseignants seront redéfinies, les bibliothécaires devant aller à la rencontre de leurs publics. La constitution d’une équipe de bibliothécaires de liaison, chacun affecté à un domaine, a été préparée. Ils seront les intermédiaires entre les usagers finaux et la bibliothèque: ils porteront les services du SISB dans les lieux d’enseignement et de recherche de l’EPFL et y collecteront les besoins et la connaissance des usages qui viendront alimenter l’action de la bibliothèque.

Domaine EPF, Consortium des bibliothèques suisses, Réseau Nebis De nouvelles relations, toujours complexes mais moins tendues ont été établies avec l’ETHZ-Bib. Le projet KOBAR a été abandonné. Et, l’EPFL n’étant pas une composante de l’ETHZ, il faut renoncer à demander que les deux institutions aient accès à une même offre documentaire en ligne. En revanche, une nouvelle démarche a été faite par l’EPFL via le Domaine EPF pour que le Bureau du Consortium des bibliothèques suisses travaille en plus grande transparence et professionnalise son action. Cela a permis la création, à compter de 2013, de plusieurs groupes de travail associant les membres du Consortium.

Programmes nationaux La direction de la bibliothèque a suivi la phase finale de soumission de projets dans le cadre du Programme P-2 « Information scientifique: accès, traitement et sauvegarde », qui vise à « élaborer une stratégie nationale cohérente pour relever les multiples défis que représentent […] les développements des technologies de l’information et de la communication ». Le service ne participe toutefois pas pour l’instant au pilotage de ce projet ; la réflexion sur le programme a été lancée alors que l’ancien chef de service se préparait à partir.

2. Politique des collections Dans le cadre de la réorganisation globale de la bibliothèque, une nouvelle structuration des acquisitions a été décidée, distinguant la documentation imprimée d’un côté, les ressources électroniques de l’autre, leurs modes de gestion étant très différents.

Collections électroniques L’offre électronique augmente chaque année, selon les demandes de nos utilisateurs. On indiquera toutefois que : · Pour les étudiants, l’offre éditoriale en ligne reste insuffisante ou inadaptée · Chez les chercheurs, l’usage de l’e-book demeure limité · L’utilisation des revues en ligne continue à progresser Les coûts aussi augmentent et plus que les budgets institutionnels. L’EPFL doit actuellement faire face à de fortes augmentations de prix sur l’offre éditoriale, dont la production ne cesse de croître et de créer de nouveaux besoins. Ceci étant, pour certains packages très utilisés, l’augmentation de l’usage est proportionnellement plus importante que celle des coûts. L’accroissement du nombre d’étudiants et chercheurs de l’Ecole va faire basculer l’EPFL dans une catégorie supérieure de tarification chez la plupart des éditeurs. Il faut s’attendre à de fortes augmentations de coûts sur les licences, ce qui entraînera une augmentation des dépenses ou une diminution de l’offre (désabonnements).

DOMAINE DE LA FORMATION

Quelques chiffres

Downloads

2011

2012

1’600’000

Recherches

2011

700’000

1’400’000

+70.3%

1’200’000

600’000 500’000

1’000’000

400’000

-34.3%

800’000 300’000

600’000

200’000

400’000

+3.4%

200’000 0

+21.9%

100’000

Wiley STM

Elsevier Freedom

Coûts (en €uros)

Elsevier Scopus

2011

800’000

Remarque : l’éditeur Wiley a racheté un ensemble de titres en géosciences, ce qui explique en partie la forte augmentation en 2012.

+5.2%

600’000 500’000 400’000 300’000

+17.9%

200’000

+5.5%

100’000

Web of Science

2012

700’000

2012

+3.6%

Wiley STM (890 titres)

Elsevier Freedom (2’700 titres)

Elsevier Scopus (base de données)

Web of Science (base de données)

0.41 € / download

0.46 € / download

0.21 € / recherche

0.15 € / recherche

La hausse des coûts indiquée est classique et récurrente chaque année, et concerne tous les établissements académiques suisses. Il est toutefois à craindre que ceux-ci ne pourront bientôt plus suivre.

Infoscience et Open Access Les bibliothécaires jouent un rôle important dans l’enrichissement permanent d’Infoscience : diffusion de l’information sur l’archive institutionnelle, sensibilisation aux enjeux de l’Open access, formations au dépôt des publications, vérification des attributions automatiques, suivi des identités des laboratoires, etc. Ils contribuent ainsi à la valorisation de l’activité scientifique de l’établissement tout en élargissant les collections documentaires de l’EPFL. Le service consacre à la curation d’Infoscience de 0.7 à 1.5 ETP, toujours en étroite collaboration avec le DIT-KIS, également très investi dans ce dossier. En 2012, il y a eu 8’629 dépôts. La bibliothèque développe actuellement ses compétences afin d’aider les chercheurs dans leurs démarches de publication et soutenir la politique de promotion de l’Open Access prônée par l’Ecole.

Collections imprimées Le responsable de l’ancien secteur « Développement des Collections et Appui Académiques » (DCOL) a quitté l’EPFL le 31 août 2012. Son successeur, nommé au 1er novembre 2012, a eu pour objectif immédiat d’organiser le nouveau secteur des collections physiques: mise en place du nouveau circuit documentaire pour les documents imprimés, définition des cahiers des charges et répartition des activités pour chaque collaborateur. Par ailleurs une réflexion sur l’accès aux collections du sous-sol a été menée: depuis le déménagement des fonds -issus des multiples bibliothèques de facultés- vers le RLC, chacun d’entre eux possède toujours sa propre classification. Il serait essentiel de proposer un accès unifié et aisé à ces collections à la communauté scientifique et estudiantine de l’EPFL. Parallèlement, près de 10 % des documents conservés en libre accès au niveau sous-sol de la bibliothèque ne sont pas signalés dans les catalogues et moteurs de recherche : ces collections ne sont pas connues de nos publics.

RAPPORT ANNUEL 2012

L’enjeu porte donc sur une reprise de ces fonds (sélection, cotation, catalogage, etc.), toujours dans un souci de meilleure visibilité et de meilleure compréhension des fonds mis à disposition. On signalera l’importante opération de rapatriement de la collection des périodiques imprimés d’architecture suite au départ du responsable de la Bibliothèque d’architecture de l’ENAC (été 2012). Désormais la quasi-totalité des collections de périodiques imprimés est accessible à la bibliothèque, 7 jours sur 7 et 17 heures par jour.

3. Services aux usagers Formations La bibliothèque a poursuivi sa politique de formation des étudiants à l’information literacy, adaptant son action à chaque niveau du parcours universitaire. Il est en effet fondamental que de futurs membres actifs de notre société de l’information, a fortiori des futurs chercheurs, disposent des outils méthodologiques et intellectuels pour chercher, trouver, évaluer, utiliser, diffuser une information de qualité. Il en va de la fiabilité de la formation offerte par l’EPFL comme de la qualification de nos étudiants. Le nombre d’étudiants formés reste toutefois très insuffisant. La nécessité même de telles formations n’est pour l’instant pas reconnue au niveau de l’institution, et les efforts importants de la bibliothèque ont forcément une portée limitée. On regrettera le refus renouvelé fait à la bibliothèque de transformer certains locaux en une salle de formation, pourtant indispensable. Reconnaissons toutefois que l’équipe en charge de la formation aurait à ce jour des difficultés à faire face à une demande importante en formations (1.5 ETP dédié pour près de 10’000 étudiants). Malgré ces difficultés, la bibliothèque a continué à monter différentes formations, à la demande et en partenariat avec les professeurs, à tous les niveaux du cursus universitaire, les masters étant toutefois largement sous-représentés. Le principe de base de ces formations est d’augmenter les compétences informationnelles de chacun. Il s’agit de savoir rechercher dans les catalogues et autres bases de données, mais également de maîtriser les notions de gestion de références bibliographiques, de citation des sources, ou encore de se familiariser avec les problématiques plus larges de la publication (h-index, open-access, etc.). Afin de sensibiliser les étudiants qui ne peuvent être touchés directement par des formations, la bibliothèque organise aussi des accueils/présentations de la bibliothèque et de ses services : ces séances permettent au moins de signaler l’existence de la bibliothèque et d’informer que des compétences sont à disposition des étudiants. Les compétences en matière de formation de la bibliothèque ont paradoxalement été très demandées par différentes instances hors EPFL. Le SISB a formé 165 personnes hors EPFL dont 111 chercheurs. Suite à l'ordonnance fédérale sur les demandes d'expérimentation animale impliquant désormais la recherche obligatoire dans la littérature professionnelle, le Réseau des Animaleries Lémaniques s'est adressé aux bibliothèques scientifiques de la place et c'est la Bibliothèque de l'EPFL qui a mené le projet de création d'un cours à l'attention des chercheurs et directeurs d'expérimentation. La bibliothèque a formé une centaine de chercheurs.

Etudiants formés par le SISB en 2012 Nb total Nb étudiants % étudiants étudiants formés formés

Bachelor Master PhD

4’891 2’226 2’041

256 3 95

5.23 % 0.13 % 4.65 %

SISB, séances d'accueil 2012 58 PhD

110 CMS

203 Masters

644 Bachelors

1’015 étudiants accueillis

La CUSO (Conférence Universitaire de Suisse Occidentale) a également sollicité les services de la bibliothèque, en demandant de donner le séminaire proposé aux doctorants EPFL dans le cadre de son programme de formation. Il n'a malheureusement pas été possible de répondre positivement à la requête.

DOMAINE DE LA FORMATION

Diffusion de la culture scientifique La bibliothèque a mis en œuvre plusieurs opérations visant à promouvoir la culture scientifique et les collections de la bibliothèque, mais aussi à assurer une présence de l’EPFL dans les réflexions et débats sur des questions d’actualité comme l’Open Access ou les logiciels libres. Une journée sur le thème des Creative Commons a été organisée au Forum Rolex en octobre, rassemblant la communauté EPFL ainsi qu’un public plus large. Cette journée a favorisé les échanges sur les questions de droits d’auteur et de partage des contenus. Et, en relation étroite avec Médiacom-Evènements, la bibliothèque assure tous les mois des recherches bibliographiques pour « Sciences on tourne ».

Expertise : droit d’auteur, règles de citation, plagiat Sensibilisant déjà les étudiants lors de ses actions de formation aux règles de citation et à la citation, la bibliothèque a été sollicitée pour apporter son expertise dans la finalisation des documents EPFL sur ces sujets.

4. Informatique documentaire En novembre 2012, le chef de secteur en poste depuis de nombreuses années a pris sa retraite, et a été remplacé par un collaborateur au profil plus orienté sur l’architecture des systèmes d’information et avec une expertise sur l’informatique métier. La première partie de l’année a été centrée sur la préparation de cette passation de pouvoirs et sur les réorganisations nécessaires à cette occasion. Techniquement, un premier pas en direction d’une plus grande cohérence des choix techniques du service avec les choix techniques généraux de l’EPFL a été entrepris, passant en particulier de bases de données Filemaker à des solutions web basées sur MySQL pour la gestion du signalement des périodiques électroniques et des e-books, et basculant la gestion des thèses numériques d’une base locale à une gestion intégrée dans Infoscience. Parallèlement, un travail d’évaluation de pistes d’améliorations des services en ligne offerts aux publics de la bibliothèque a été entrepris. Un prototype de nouveau catalogue public a donc été mis en place en collaboration avec www.swissbib.ch, une nouvelle interface de recherche basée sur le logiciel Primo a également été testée pour le réseau Nebis, ainsi que le développement d’un prototype de géolocalisation des livres utilisant plan.epfl.ch. Le travail réalisé dans la première partie de l’année a permis ensuite d’établir un programme plus formel pour : · renforcer à l’avenir cette mise en cohérence entre SISB et informatique de l’EPFL, tant pour la gestion du parc public d’ordinateurs, que pour les solutions logicielles employées. Cela commencera par le site web de la bibliothèque, qui est un outil important ayant accueilli plus de 293’000 visiteurs uniques dans l’année. · doter la bibliothèque d’orientations générales visant à concentrer les efforts vers des services à forte valeur ajoutée pour le public et d’une infrastructure logicielle plus solide sur laquelle appuyer ces services.

RAPPORT ANNUEL 2012

5. Moyens Finances Pour l’année 2012, la bibliothèque s’est vu allouer un budget de CHF 4.685 Mio qui a été entièrement dépensé, notamment pour répondre aux besoins de nouveaux abonnements et archives électroniques ainsi que pour faire face à l’augmentation des coûts. Certaines opérations n’ont pu être réalisées comme le début du traitement rétrospectif des collections non cataloguées, faute de moyens humains.

Effectifs Grâce à l’aide de la DRH qui a autorisé le remplacement ponctuel de collaborateurs absents pour raison de santé et à la possibilité de récupérer un poste avec les collections d’architecture, le service a pu compter 33.4 ETP en fin d’année mais le reste du temps, l’équipe était constituée de 30 ETP réels environ. Le service est clairement en sous-effectif, ce qui va poser problème pour la mise en œuvre des projets à venir.

Ratio nb d’étudiants / ETP Bibliothèque 350 300 250 200 150 100 50 0 Lugano

EPFL

St Gallen

Genève

ETHZ

Berne

Bâle

Locaux Les espaces de bibliothèque dans le RLC continuent à être largement utilisés, prioritairement par les étudiants de l’EPFL et de l’UNIL. De nombreux indicateurs sont en hausse, traduisant l’utilisation intense de la bibliothèque: · 580’000 entrées (+ 10.5 %), · 45’214 sollicitations au guichet (+ 12 %) · prêts en légère augmentation par rapport à 2011 (73’974, soit + 3.9 %). L’augmentation du nombre d’étudiants tend à accroître la fréquentation avec un effet boomerang lors des périodes d’examens. Il devient de plus en plus difficile de maintenir la différenciation des espaces de travail ôtant ainsi au Rolex Learning Center une de ses grandes réussites, la coexistence d’espaces adaptés à des besoins et usages divers. Certaines offres de services restent insuffisantes: les espaces de travail en groupe sont sous-équipés en écrans et autre matériel informatique, et trop peu nombreux. Le parc d’imprimantes est clairement sous-calibré par rapport à l’usage, d’où des pannes fréquentes, mettant les lecteurs dans l’embarras et donnant une très mauvaise image du service rendu. Et il manque cruellement une salle de formation, comme déjà évoqué. Avec l’arrivée des collections de périodiques de l’ENAC, des déplacements de collections vers le sous-sol ont été rendus nécessaires et la bibliothèque manque de place au niveau supérieur pour la collection d’enseignement : il est impossible d’acheter autant d’exemplaires qu’il serait souhaitable.

DOMAINE DE LA FORMATION

Projets 2013 1. Pilotage, projet de service · Achever la réorganisation du service et l’évaluer · Amorcer la réflexion sur des indicateurs adaptés aux missions révisées de la bibliothèque · Déployer progressivement l’équipe de bibliothécaires de liaison, en fonction des effectifs disponibles · Développer les actions de communication de la bibliothèque · Apporter l’expertise de la bibliothèque dans le domaine de la bibliométrie, des droits d’auteur et afférents, et de la conservation des données de la recherche · Contribuer au programme national Information scientifique: accès, traitement et sauvegarde.

2. Collections · Proposer et formaliser une politique documentaire, avec indicateurs de suivi des collections · Défendre les intérêts de l’EPFL dans le cadre des actions du Consortium en investissant les groupes de travail préparant et accompagnant les négociations · Asseoir de nouveaux circuits documentaires · Faciliter l’accès aux collections physiques en homogénéisant les multiples systèmes de classification · Mettre en valeur les collections de la bibliothèque en définissant une politique de désherbage et en procédant au rétrocatalogage des fonds non inventoriés (20’000 documents minimum) · Continuer à faire avancer l’Open Access à l’EPFL

3. Services aux usagers · Structurer, formaliser, promouvoir et évaluer l’offre de formation à l’information literacy en l’adaptant aux demandes des enseignants et en diversifiant les supports et méthodes · Consolider le rôle de la bibliothèque en tant qu’acteur dans la politique culturelle de l’EPFL · Continuer à améliorer les services offerts sur place au public

4. Outils informatiques · Refondre le site web de la bibliothèque : passer d’un ensemble disparate de technologies à un outil de gestion web unique ; rendre plus facilement utilisables les produits et services à valeur ajoutée que la bibliothèque propose à son public · Retrouver la maîtrise de notre outil informatique métier, actuellement géré de manière centralisée par l’ETHZ-Bib dans des proportions qui empêchent la bibliothèque de rendre à ses publics les services, et les nouveaux services en particulier, qu’ils seraient en droit d’attendre. Ce sera à étudier/négocier avec le réseau Nebis et l’ETHZ-Bib.

5. Formation des personnels Pour mettre en œuvre tous ces projets, les spécialistes de l’information que sont les bibliothécaires devront être accompagnés dans la mise à jour de leurs compétences et dans l’évolution de leur rôle vis-à-vis des utilisateurs. Un plan de formation sera élaboré en 2013.

RAPPORT ANNUEL 2012

Données quantitatives de la bibliothèque Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

43 ; 41

34 1 ; 31 2

Nb d'heures travaillées par les assistants-étudiants

6’243 2011

2012

363 119 524’000 71’220 1’058 14’257 1’605 40’360 4’073 319’074 524’012 319’632 36 2’005

363 119 579’442 73’994 856 11’445 1’662 45’214 4’033 295’285 464’159 293’834 55 1’575

6’280 16’623 4

12’260 3 10’236

Services au public Nb de jours d’ouverture par an Nb heures d’ouverture par semaine Nb de visiteurs Nb de prêts Nb de documents fournis (hors PEB)

articles pages thèses

Nb de sollicitations aux guichets Nb de sollicitations au guichet virtuel (mails et téléphones) Nb de connexions à la page d’accueil de la Bibliothèque (Google Analytics) Nb de visites Nb de visiteurs uniques Nb de formations données ou de séances d’accueil tenues Nb de personnes formées ou accueillies

N N N

N N

Collections : acquisition Nb de nouveaux documents (monographies, DVD, etc.) Nb de nouveaux e-books Collections : état au Nb de documents (monographies, DVD, etc.)

31.12.2011

31.12.2012

391’647

330’000 420’000 20’000 4’733 533 11’156 7’264 4’222 52’580 52

Fonds global (approximation) Nb monographies à cataloguer (approximation)

5’109 967 4 11’219 4 4

Nb de titres de journaux papiers dont nb de titres vivants Nb de périodiques électroniques par abonnement dont nb de titres vivants Nb de périodiques électroniques « libres » signalés Nb d’e-books Nb de bases de données bibliographique

3’425 4 42’341 4 67 4

rem : N = nouvel indicateur 1

moyenne théorique sur l’année (en comptant les personnes absentes comme si elles étaient présentes). moyenne réelle sur l’année, donc ETP effectivement travaillés. 3 chiffre biaisé par l'arrivée de collections ENAC, LTH, etc. 4 les chiffres tirés de l’ancienne base de gestion de la bibliothèque sont à prendre avec beaucoup de précaution. 2

DOMAINE DE LA FORMATION

N N N

langues.epfl.ch

Centre de langues EPFL par Elisabeth Paliot

Promotion de l’apprentissage des langues, développement des compétences plurilingues et pluriculturelles.

L'année académique 2011/2012 – sixième période de prestations du Centre de langues – a vu l’élaboration d’une plateforme d’apprentissage du français en ligne pour l’intégration à la vie académique et sociale en Suisse romande. En outre, la mise en place d’un groupe de travail entre le Centre de langues, le Domaine de la formation (DAF) et le CRAFT a permis de mettre sur pied des stratégies dans le but d'améliorer la qualité des langues d'instruction des enseignants EPFL. Dans le cadre de sa mission, le Centre de langues : · Encourage et promeut l'apprentissage des langues pour répondre aux défis de la formation universitaire, de la vie professionnelle et de la mobilité · Permet aux étudiants et au personnel de l'EPFL de développer des compétences plurilingues et interculturelles dans la perspective d'une utilisation compétente des langues dans des contextes multiples et pour des objectifs variés · Soutient l'apprentissage tout au long de la vie.

Pour les quatre langues offertes (allemand, anglais, français et italien), le Centre applique une approche didactique interactive et centrée sur les apprenants et leurs besoins spécifiques. Il offre des formes d'apprentissage plurielles, extensives et intensives, accompagnées ou en libre accès, à des niveaux divers, et avec une intégration forte des nouvelles technologies, au travers de son espace multimédia pour l'apprentissage personnalisé et d’un environnement d'apprentissage virtuel pour l'acquisition des langues d’autre part.

RAPPORT ANNUEL 2012

Réalisations 2012 · 3'556 personnes ont suivi une formation, nombre plus au moins identique par rapport à 2011. Le nombre total de dossiers traités a augmenté d’environ 2 % · 228 groupes (avec un maximum de 15 participants par groupe) ont été ouverts ainsi que 69 périodes accompagnées à l'Espace multimédia (disposant de 30 places de travail) ; celles-ci ont été structurellement intégrées dans un certain nombre de formations. Somme toute, nous recensons 7’598 périodes enseignées, auxquelles s'ajoutent 296 heures de tutorat pour des formes d'apprentissage individuelles et 179 heures de cours privés · 1'681 attestations ont été distribuées (soit sans crédits pour une participation de 80 %, soit avec crédits si les conditions de contrôle continue sont remplies) · Dans l'Espace multimédia, 401 périodes ont été proposées pour l'apprentissage individuel en libre accès qui sont ouvertes à tous, indépendamment d'une inscription dans un groupe; 4’705 utilisations ont été enregistrées pour ces périodes (2010-2011 : 3'398) · Certains des modules existants ont été ajustés et des nouveautés ont été conçues, comme par exemple, un Atelier bilingue français-anglais · Parmi les 1'985 personnes qui ont participé à l’évaluation des cours, 99 % ont apprécié de manière positive la formation reçue (40.4 % ont trouvé le cours excellent, 51.6 % bon, 7 % suffisant) · Le Centre de langues a reconduit l’évaluation du niveau d’anglais des étudiants BA1 et CMS. 2’011 personnes ont passé le test à l’Espace multimédia entre les mois d’octobre et de décembre 2012 · 282 tests de types divers ont été organisés par le Centre de langues, en réponse aux demandes de l'Office de la mobilité, de la Faculté Informatique et Communications et du DAF · Plusieurs ajustements ont été apportés à l'outil de gestion IS-Academia : archivage des classes, automatisation des autorisations, facturation collaborateurs/assimilés aux collaborateurs · Remplacement du hardware, migration du système d’exploitation des ordinateurs à l’Espace multimédia · Création de divers documents d’aide et de ressource dans l’environnement virtuel de l’Espace multimédia : Vidéo « Comment constituer son Portfolio européen des langues, outils vocabulaire » · Elaboration d’une plateforme d’apprentissage du français en ligne pour l’intégration à la vie académique et sociale en Suisse romande · Mise en place de processus et création de documents pour optimiser l’apprentissage en autonomie par le groupe de travail autonomie · Modification des questionnaires d’évaluation · Reconceptualisation du support d’information papier afin de renforcer l’identité du Centre de langues par un visuel plus permanent · Dans le cadre de la création du groupe de travail entre le Centre de langues, le DAF et le CRAFT, un questionnaire d’analyse de besoins des enseignants non-anglophones (non-francophones) qui enseignent en anglais (français) dans des groupes multilingues et multiculturels a été élaboré. En outre, nous avons collaboré à un « Teacher training workshop », organisé par le CRAFT et intitulé "Teaching in a multilingual and muticultural environment".

Projets 2013 · En collaboration avec l'OGIF, continuer à adapter l'outil de gestion du Centre de langues dans IS-Academia, en particulier l'évaluation et le suivi des notes des étudiants en ligne · Mise en service de la Plateforme d’apprentissage du français en ligne

DOMAINE DE LA FORMATION

· Développement et mise en œuvre de nouveaux modules de français et d’anglais pour toute personne amenée à enseigner dans une langue qui n’est pas la sienne : "Enseigner du contenu académique en français (anglais) pour non-francophones (pour non-anglophones)", à partir du semestre de printemps 2013 · Développement et mise en œuvre de coachings linguistiques et de communication qui seront menés par le Centre de langues à partir du semestre de printemps 2013. Il s’agira d’une observation de l’enseignant en situation réelle dans sa classe, où les aspects communicatifs et linguistiques seront analysés.

Données quantitatives du centre de langues EPFL Personnes fixes

équivalents plein temps

11.7

Personnes à l'heure

Formations

dont 35 enseignants

heures travaillées

4’572 2008

2009

2010

2011

2012

6’701 206 26 69 103 8 48 418

7’444 224 32 69 116 7 63 342

7’971 243 29 68 138 8 66 296

7’275 224 27 69 119 9 66 350

7’598 233 27 63 129 9 69 401

4’018 3’050 404 954 1’582 110 52 2’120 235

4’196 3’280 475 951 1’750 104 50 2’681 203 1’225

4’606 3’651 443 945 2’147 116 40 3’002 191 1’286

4753 3’535 440 995 1’975 125 69 3’389 270 1’803

4’857 3’556 452 937 2’053 114 55 4’705 282 2’011

1’348 199 597

1’176 336 1’008

853 576 1’728

858 580 1’740

926 755 2’265

Nb total périodes données 3 Nb groupes

Total Allemand Anglais Français Italien

Nb groupes Espace multimédia accompagnées 4 Nb périodes Espace multimédia en libre accès Participations Nb candidatures Nb apprenants placés

Total Allemand Anglais Français Italien

Dont apprenants en autonomie guidée Nb utilisations espace multimédia libre accès Nb tests externes 5 Nb évaluations anglais étudiants 1ère année Attestations Nb attestations de présence Nb attestations avec crédits Nb crédits distribués 1

Toutes les personnes ayant travaillé à l’heure durant l’année académique 2011-2012 : enseignants à l’heure, étudiants horaires

Période de prestations par année académique

Groupes et Espace multimédia accompagné

Périodes prévues pour les périodes multimédia structurellement intégrées aux modules

Tests pour les Facultés et services

RAPPORT ANNUEL 2012

futuretudiant.epfl.ch

Service de promotion des études (SPE) par S. Rami-Shojaei et M. Frühauf

Organisation de manifestations, tant en interne qu’en externe, pour mieux faire connaître l’éventail des filières d’études enseignées à l’EPFL.

L’année 2012 aura été une année particulière pour le Service de promotion des études. Officiellement créé le 1er janvier, il prend son envol effectif avec l’arrivée au mois de septembre de Mme S. Rami-Shojaei, nouvelle cheffe de Service. Désormais, les promotions du bachelor, du master et du doctorat sont réunies sous un même toit avec pour objectif de développer une cohérence et une visibilité accrue des différentes actions et supports de promotion, de se concentrer sur des actions de promotion ciblées, à fort impact, et alignées à la stratégie institutionnelle.

Prestations (aspects choisis) 1. Actions de promotion Bachelor Lieu

Manifestation

Nombre de gymnasiens touchés

Suisse

Séances d’information en Suisse romande

Suisse

Séances d’information en Suisse allemande

Suisse

Séances d’information au Tessin – OrientaTI

France

Informations dans 10 lycées « post bac » (-50 %)

France

Informations dans 9 lycées CPGE « classes prépas » (-40 %)

EPFL

Journées de visite à l’EPFL en mars

EPFL

Infotag à l'EPFL, Giornata Informativa à l’EPFL

3’080 625 250 830 530 2’355 Suisse-allemands 190 Tessinois 40

(–1 %) (–36 %) (stable) (–51 %) (–49 %) (+8 %) (stable) (stable)

Remarque: Le nombre d’étudiants débutant les études bachelor en 2012 a encore progressé de 14 % par rapport à 2011. Cette année, la progression est essentiellement due aux étudiants non-résidents (+55 %) majoritairement en provenance de France; le nombre d’étudiants suisses et résidents recule légèrement (-1.5 %).

RAPPORT ANNUEL 2012

Au vu de cette évolution, le SPE a décidé de restreindre ses actions de promotion en France et de se concentrer sur les établissements prioritaires (principalement lycées frontaliers pour la promotion « postbac » et de très haut niveau pour les classes préparatoires). Pour ce qui est des actions menées en Suisse allemande, nous avons concentré nos efforts sur des évènements clés (tels que Infotag à l’ETH et les journées de visite à l’EPFL) et avons renoncé à des séances d’information « peu rentables » et à faible impact, comme par exemple la séance d’information organisée à Coire. D’autres actions ayant besoin d’être repensées et renégociées ont été suspendues provisoirement et seront reconduites en 2013 sur la base d’une stratégie globale et d’une approche plus systémique.

2. Actions de promotion Master Lieu

Manifestation

Nb de gymnasiens touchés

Amérique

Participation à 3 foires organisées par les ambassades suisses au Canada et au Chili

France

Stand au Forum des X

France

Stand au Forum Centrale- Supélec

Remarque : Le nombre de nouveaux étudiants master 2012 est en légère progression par rapport à l’année précédente (+4.1 %). En raison de la redéfinition de la politique de recrutement au niveau master (plus ciblé, par pôles de compétences, accent sur la qualité plutôt que la quantité, etc.), seuls les salons prioritaires ou organisés par de grandes écoles partenaires ont été assurés en 2012.

3. Actions de promotion du doctorat Une collaboration étroite avec le décanat de l’Ecole doctorale est établie afin de répondre aux besoins en promotion, de repenser le site web, de créer du nouveau support de promotion et d’accroitre la visibilité de l’Ecole doctorale et des programmes doctoraux.

Réalisations 2012 Cette année 2012 aura été marquée par deux périodes très distinctes: · La mise en veille des actions en attendant le démarrage effectif du Service en septembre · La redéfinition des missions et des priorités qui ont ensuite occupé le reste de l’année. De ces réflexions vont découler plusieurs grands projets pour 2013.

Parmi les réalisations 2012, citons: · Création d’un nouveau film de promotion pour les gymnasiens, réalisé par D. Monti, en remplacement du film de 2006 · Réédition et mise à jour de la brochure « Etudier à l’EPFL » · Reprise et réédition de la brochure Master ainsi que de tous les plans d’études · La participation à la Commission d’admission pour les admissions en année supérieure · La participation au Salon de l’Etudiant (Genève) ainsi qu’à la Cité des métiers (Genève) · L’organisation d’une petite dizaine de visites de classes à l’EPFL (en provenance de la Suisse allemande ou de l’étranger)

DOMAINE DE LA FORMATION

Au niveau de la cellule Gymnases · La collaboration avec le Gymnase de Köniz pour la mise sur pied d’une summer school destinée aux élèves de la classe « MINT » · L’accueil et le suivi des deux premiers enseignants arrivés à l’EPFL dans le cadre du projet de congé sabbatique

Au niveau de la promotion des sciences · L’organisation de la Nuit de la science 2012 à Genève, qui a attiré plusieurs dizaines de milliers de visiteurs les 7-8 juillet 2012 · L’initiative et le soutien financier (CHF 30’000) des ateliers du Bus des sciences destinés aux élèves de 7ème, 8ème et 9ème années. Cette collaboration avec l’unité de promotion des sciences auprès des jeunes (Mme F. Moser) est importante dans l’optique d’augmenter le nombre d’élèves dans les options scientifiques au gymnase. · La participation au Festival de robotique (EPFL)

Projets 2013 · Engagement / Renforcement du service : Avec la volonté de ne plus cloisonner le métier de promotion des études par filière, et d’organiser le service par domaine de compétences (tâches de représentation/communication, tâches de coordination, tâches opérationnelles, etc.) et avec une philosophie « project management » · Refonte de tout le matériel et supports de promotion afin de créer une nouvelle identité visuelle et une cohérence entre les filières (création d’une taskforce d’experts) · Identification et caractérisation de notre public cible et prioritaire, analyse des préférences et des comportements (ie focus groups), et développement d’actions ciblées pouvant répondre aux besoins et aux attentes de ces publics · Organisation d’évènements de promotion destinés au public interne, tel que la journée des masters spécialisés destinée à valoriser nos masters orientés métier auprès de nos étudiants bachelor. · Création de synergies avec différents services en interne afin d’augmenter l’impact de nos actions : échanges réguliers avec la mobilité afin d’exploiter les étudiants IN et OUT comme ambassadeurs, initiatives dans le cadre de la promotion des sciences afin d’agir en amont et de favoriser le choix des orientations scientifiques au gymnase, échanges réguliers également avec le service des relations internationales et participation à l’élaboration de partenariats stratégiques. · Mise en place d’alliances stratégiques avec des entités externes de promotion : SATW (TecDays), ASFI, swissnex, avec la volonté de s’appuyer sur ces structures pour sensibiliser aux études scientifiques, valoriser le métier de l’ingénieur et accéder à des cibles prioritaires (public suisse-allemand et public féminin) · Projet de création de comités de pilotage de la promotion au sein de chaque faculté afin de mieux identifier nos interlocuteurs privilégiés et de créer de réelles plateformes d’échange et de partage de l’information.

RAPPORT ANNUEL 2012

Données quantitatives du service de promotion des études Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

3 ; 4 (dès septembre)

2.1 ; 3.1 (dès septembre)

Bachelor – Nb séances & forum dans les gymnases en Suisse Equiv. Nb élèves Bachelor – Nb séances & forum à l’étranger (y compris Luxembourg) Equiv. Nb élèves Bachelor – Nb journées de visite EPFL

JDV en mars (sur 2 jours) JDV en déc (sur 1 jour) Equiv. Nb élèves

Matériel promo

Documentation « Etudier à l’EPFL » fr / all Brochure Master Demandes individuelles documentation papier

Web – Nb moyen visites par mois [Outil: google analytics]

bachelor.epfl.ch master.epfl.ch

16 3’955 20 1’510 2 1 2’565 8’395 600 200 16’287 14’785

(–38 %) (–7 %) (–44 %) (–48 %)

(+6 %) (–5 %) (–15 %) (+25 %)

DOMAINE DE LA FORMATION

polylex.epfl.ch/formation

Service juridique par Frédéric George

Législation et conseil-appui juridique aux affaires académiques.

Le Service juridique du DAF se compose de deux juristes, Denise Flury Poffet (60 %) et Frédéric George (100 %), ainsi que d’une secrétaire, Patricia Collet (20 %). Le Service a pour missions de donner des conseils et avis juridiques concernant les dispositions légales applicables en matière académique, administrative, de protection des données et de propriété intellectuelle notamment. Le service a en outre pour tâche de participer aux procédures de révision des textes légaux, de traiter les procédures de litiges et de participer à l’instruction des procédures disciplinaires en matière académique. Le Service remplit ses missions en fonction des demandes spécifiques des différents publics que sont notamment les étudiants, les doctorants, les associations d’étudiants, les enseignants, le Domaine de la formation, les Décanats Bachelor et Master, l’Ecole doctorale et de la formation continue, le CMS, les sections et les programmes doctoraux, la Secrétaire générale VPAA, le General Counsel, les fondations de l’EPFL.

Compte tenu de ce qui précède, l’activité principale du Service juridique est la suivante : · Conseils juridiques aux étudiants · Conseils juridiques aux enseignants · Conseils, avis ou autre appuis juridiques aux autorités de l’EPFL · Préparation de projets, révision et explicitation des textes légaux pour les autorités de l’EPFL · Appuis et/ou rédaction de divers actes juridiques, tels que des conventions ou des contrats en lien avec la formation · Traitement des litiges opposant un étudiant à l’EPFL, en tant qu’autorité d’examen et de décision à l’interne, et en tant que défenseur des intérêts de l’EPFL à l’externe · Traitement des procédures disciplinaires pour le compte des autorités de l’EPFL · Examen des statuts et conseils juridiques de fonctionnement aux associations d’étudiants EPFL · Maintenance de la page web Polylex

RAPPORT ANNUEL 2012

Réalisations 2012 1. Conseils, avis de droit ou autres appuis juridiques Mis à part ses conseils juridiques courants, le Service juridique du DAF a apporté son appui juridique pour les dossiers suivants : ·· Examen des divers accords avec l’UNIL (conventions CHEL, SVS, ResAl et Vital-IT) et tableau comparatif dans le cadre du projet « CHEL Plus » ·· Examen du cadre légal des relations de l’EPFL avec une entreprise privée

·· Examen d’un certificat d’équivalence ·· Calcul des redevances à payer à Suissimage par l’EPFL

·· Examen du contrat avec Swisscaution

·· Négociation pour l’obtention de l’autorisation cantonale pour le placement en faveur du Centre de carrière

·· Examen de la modification de diplôme suite à un changement d’état civil

·· Examen du cadre légal pour rendre obligatoire un test d’anglais

·· Modèles de décision de refus d’admission au Bachelor et Master

·· Etablissement de règles pour la création d’une section

·· Avis concernant la pratique ETHZ de non-reconnaissance des crédits Master d’autres universités

·· Etablissement de règles concernant les mentions religieuses dans les publications de doctorants

·· Avis concernant l’élévation des critères d’admission de première année pour les titulaires de diplômes étrangers

·· Examen de la convention EPFL-Coursera pour les MOOCs et propositions pour la mise en œuvre

·· Examen de la question du plagiat au doctorat dans le cadre d’une participation au groupe de travail EDOC sur ce sujet ·· Définition de la notion de plagiat, établissement des règles à respecter dans ce domaine et de leur communication, dans le cadre d’une participation au groupe de travail EPFL sur ce sujet ·· Conseils pour l’exclusion de doctorants et rédactions de cinq décisions d’exclusion ·· Avis et activité de greffe dans deux procédures internes pour manquement à la probité scientifique menée par la commission de recherche ·· Avis concernant l’accréditation d’un ex-étudiant handicapé ·· Avis concernant l’utilisation des termes « MAS », « DAS » et « CAS » pour séance CRUS ·· Examen de la redevance de droit d’auteur pour le projet EPFL d’archivage du festival Montreux Jazz ·· Examen de la question de la légalisation de documents et détermination de la procédure à suivre ·· Prise de position et lettre d’engagement pour risque et assurance concernant l’utilisation de « pocket bikes » dans un TP ·· Avis concernant la protection des données lors de l’utilisation d’adresses emails privées par l’association A3

·· Examen des conditions pour des visites de chantier avec étudiants ·· Etablissement de règles et conseils concernant les vidéos introductives pour l’inscription aux cours à option avant le début du semestre ·· Prise de position dans le cadre de la consultation concernant l’accord intercantonal et la convention entre la Confédération et les cantons sur la coopération dans le domaine des hautes écoles ·· Prise de position concernant la nouvelle ordonnance sur le contrôle des études ETHZ ·· Prise de position concernant l’abrogation de l’ordonnance fédérale sur la reconnaissance des certificats de maturité gymnasiale ·· Prises de position concernant l’avant-projet de loi fédérale sur la formation continue ·· Prise de position dans le cadre de la consultation pour l’ordonnance sur la formation continue et l’ordonnance sur la postformation ·· Recherche d’une conciliation avec l’UNIL pour les aspects financiers de la convention EMBA in MoT UNIL-EPFL. ·· Examen et modification du contrat cadre FSLE-EPFL pour le logement des étudiants ·· Examen et modification de l’accord ENS Lyon pour un concours commun

DOMAINE DE LA FORMATION

·· Examen et modification de la convention UNIGE CAS Radon ·· Négociation du contenu de la convention de stage avec IMEC Löwen ·· Aide à la résolution d’un litige au sein de l’association Toastmasters

·· Aide à la rédaction d’un règlement Agepoly-EPFL et conseils à l’Agepoly concernant le fonctionnement de l’association ·· Aide à la rédaction ou examens des statuts pour 9 associations d’étudiants (Junior Entreprise, IEEE, Agepoly, CQFD, TREE, START, AER, YUVA, APML)

2. Textes légaux et actes juridiques Ordonnances · Ordonnance sur l’admission : petite révision pour examen d’admission (suppression des modes d’interrogation dans l’ordonnance) · Ordonnance sur les taxes : préparation d’une révision de l’ordonnance sur les taxes en vue d’une augmentation des finances de cours

Directives ·· Directive concernant les chargés de cours : révision de fond de la directive

·· Principes pour l’intégrité scientifique et code de déontologie : révision de fond

·· Directive concernant les voyages d’études : petite révision

·· Directive régissant les associations d’étudiants reconnues par EPFL : préparation d’un projet de révision de fond

·· Directive concernant la formation doctorale : modification pour le défraiement du jury, la vidéoconférence à l’examen et les PATT

Règlements ·· Règlement CMS et règlement Polymaths : révision de la règle de retrait au propédeutique et modification des conditions d’admission. ·· Règlement Executive Master IGLUS : examen et modifications ·· Règlement MAS et CAS en expertise : examen et modifications ·· Règlement cadre Fondation FC et UNIL-EPFL (formation non certifiante avec crédits) : examen et modifications

·· Règlement d’études des sections : examen du règlement SV et préparation du dossier ·· Règlement d’études de la section SIF : modification concernant le stage d’ingénieur ·· Règlement FC CAS Global Chain : examen et modifications ·· Règlement Prix Géosuisse IGS-SIE : examen et modifications ·· Règlement Prix Rhyming : examen et modifications

Autres actes juridiques ·· Convention Bourse A3SFIT : rédaction ·· Conditions générales cartes CAMIPRO : révision ·· Convention de collaboration avec la Maison d’ailleurs : rédaction

RAPPORT ANNUEL 2012

·· Acte de donation d’un ex enseignant à la bibliothèque : rédaction ·· Contrat stage international : rédaction d’une clause d’arbitrage

3. Litiges Par « litige », on entend toute procédure opposant un étudiant et l’EPFL. On distingue les litiges suivants : · Demandes de nouvelles appréciations (DNA) ou de révisions · Recours à la Commission de recours interne des EPF (CRIEPF) contre une décision de l’EPFL · Recours au Tribunal administratif fédéral (TAF) et au Tribunal fédéral (TF) contre les décisions de la CRIEPF · Procédures disciplinaires de l’EPFL contre un étudiant · Autres procédures formelles externes, par exemple la plainte pénale ou l’action en responsabilité civile Les demandes de nouvelles appréciations ou de révisions sont les procédures formelles internes de contestation par un étudiant d’une décision académique de l’EPFL, le plus souvent concernant les résultats d’épreuves. Les recours sont les procédures formelles externes de contestation par un étudiant d’une décision de l’EPFL, de la CRIEPF ou du TAF. Le Service juridique intervient en tant qu’autorité d’examen et de décision dans la procédure interne de contestation (demande de nouvelle appréciation). Il défend les intérêts de l’EPFL dans les procédures externes (recours). Il mène l’instruction et rédige un projet de décision pour les cas disciplinaires. Pour l’année 2012, le Service juridique du DAF a traité 52 litiges ayant opposé un étudiant -ou plus- à l’EPFL : · 18 DNA et demandes de révisions (dont 11 DNA transmises par le Service académique) · 9 procédures disciplinaires · 25 recours Les trois tableaux qui suivent montrent, d’une part, les données concernant les procédures internes à l’EPFL (DNA, révision et cas disciplinaires) et, d’autre part, les procédures externes (recours).

Procédures internes : DNA et révisions Année

Nb de procédures

2008 à 2010

42 (moyenne)

Admis par l'EPFL (étudiant a eu gain de cause)

Rejeté par l’EPFL 1

Irrecevable

Retrait

La présentation du tableau avec les seules données de demandes de nouvelles appréciations et révisions ne permet pas la reprise des données des années antérieures, auxquelles les procédures disciplinaires étaient mêlées.

14 (moyenne)

2011

13 SJ 35 SAC

2 SJ 5 SAC

9 SJ 15 SAC

2 SJ 13 SAC

2 SAC

2012

50 (55)

18 SJ 2 32 SAC

6 (12 %)

5 SJ 1 SAC

34 (68 %)

13 SJ 21 SAC

9 (18 %)

9 SAC

1 (2.5 %)

1 SAC

Sur les 18 litiges traités au SJ, 5 venaient d’étudiants du CMS, 6 du Bachelor, 3 du Master et 4 de personnes hors EPFL. Mis à part 3 litiges concernant l’admission, 1 litige concernant une bourse et 1 litige concernant la situation d’un ancien doctorant, ces litiges avaient trait aux études.

Le Service académique (SAC) a traité 32 DNA (selon notre méthode de calcul, compte pour une demande, la contestation de plusieurs résultats par un étudiant à une date). De son côté, le Service juridique (SJ) a traité 18 DNA ou révisions. Afin de donner une vue complète des litiges étudiants à l’interne et permettre une comparaison avec les années antérieures, nous avons fait figurer le total des contestations internes traitées par le SAC et le SJ.

DOMAINE DE LA FORMATION

Les données de l’année 2012 montrent une faible augmentation pour les procédures de contestation internes. Une bonne collaboration et répartition des tâches avec le SAC nous permet de traiter nombre de cas en amont. Nous parvenons ainsi à éviter que certaines contestations mineures ne passent au stade de litige formel. Au final, les litiges sont de deux ordres : ceux pour lesquels l’étudiant dépose immédiatement une contestation formelle et ceux pour lesquels nous maintenons une position qui ne lui convient pas. Le tableau qui précède indique les cas disciplinaires dénoncés au Service juridique. Les données de l’année 2012 montrent une stabilité dans le nombre de procédures disciplinaires. Il est à noter que plusieurs problèmes de comportement ont été dénoncés. Pour ces cas, le règlement disciplinaire n’est pas toujours adéquat.

Procédures internes : procédures disciplinaires Année

Nb de procédures

Nb d'étudiants en cause

2011

Cursus

1 1 3 3 1 1 1 1 2012

Section

Type de cas

Décision

SV SV IC IC EL AR GC IN

Fraude Plagiat Fraude Fraude Fraude Plagiat Comportement Comportement

Note NA Note 0 au rapport 1x blâme et note 0 ; 2x blâme 1x blâme et note NA 1x note 0 ; 1x blâme ; 1x blâme et note NA Note NA Avertissement Avertissement

EDIC SC AR GC MT EDPR IN SV CO

Plagiat (cours) Fraude Fraude Plagiat Comportement Plagiat (cours) Fraude Fraude Plagiat

2x note 0 travail 6x blâme et note 0 test Blâme et note NA branche Blâme et note 0 au TP Blâme et arrêt collaboration Avertissement Blâme et menace suspension Notes NA à tous les exas de la session Blâme, note NA au travail et avertissement

15 2 6 1 1 1 1 1 1 1

EDOC BA BA (éch.) BA BA EDOC MA BA MA

Cinq cas dénoncés ont été classés du fait d’un manque d’éléments à charge ou réglés d’une manière alternative lorsque le règlement disciplinaire n’était finalement pas le bon outil pour sanctionner le comportement en cause :

11 1 1 7 1 1

RAPPORT ANNUEL 2012

BA MA (éch.) BA BA

AR MX CGC IN SC

Comportement Plagiat Fraude Comportement Comportement

Réglé sans procédure Classé Classé Réglé sans procédure Réglé sans procédure

Procédures externes : recours Admis par l'autorité de recours (étudiant a eu gain de cause)

Rejeté par l’autorité de recours (EPFL a eu gain de cause)

Non entrée en matière / Irrecevabilité / Radiation

Reporté sur l'année suivante

Année

Nb de procédures

2008 à 2010

12 (moyenne)

2011 2012 CRIEPF TAF TF

24 1 –

Sur les 25 recours, 1 a été déposé par un étudiant CMS, 8 par des étudiants Bachelor, 3 par des étudiants Master, 4 par des doctorants et 9 par des personnes hors EPFL. On dénombre 11 contestations ayant trait aux situations d’études au CMS, Bachelor ou Master, 9 contestations de non-admission à l’EPFL, 3 contestations d’exclusion de l’EDOC et 1 contestation des réserves à l’examen de thèse EDOC, ainsi que 1 contestation d’une décision disciplinaire de l’EPFL.

L’année 2012 a été marquée par un doublement des recours. Cette forte hausse est principalement due à l’augmentation des contestations de non-admission à l’EPFL, surtout de la part de candidats titulaires de diplômes étrangers. Ces contestations nous semblent significatives d’une envie toujours plus grande d’entrer à l’EPFL et d’une peine de certains candidats à admettre un refus alors qu’ils ont dû débourser une somme pour candidater. La plupart de ces contestations ont cependant été déclarées irrecevables ou radiées faute de paiement de l’avance de frais de procédure. Outre un cas ardu de non admission, le service s’est plutôt consacré à traiter des recours ayant trait aux études. Les recours contre les décisions d’exclusion de l’Ecole doctorale ont pesé particulièrement lourd en termes de temps, dès lors qu’il s’est agi de reprendre des faits ayant eu lieu sur plusieurs années. Par ailleurs, nous observons que, malgré nos réticences, la commission de recours interne des EPF (CRIEPF) fait de plus en plus un large usage de son pouvoir inquisitoire, même lorsque la demande de l’étudiant nous semble souffrir d’un manque évident de motivation. En 2012, nous confirmons notre bon ratio de l’an dernier : nous n’avons perdu qu’un seul recours. Ce chiffre indique que l’Ecole applique correctement ses règles.

données quantitatives du service juridique Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

1.8 2 juristes (FG 100 % et DFP 60 %) et 1 secrétaire (20 %) 2010

2011

2012

Nb d’organes externes à l'EPFL auxquels le SJ a participé pour au moins une séance (réseau juristes académiques romands / ETHZ / Fondation FC)

Nb de séances EPFL auxquelles a participé le SJ (estimation)

Nb de téléphones avec réponse d’ordre juridique (estimation)

200

435

Nb d’emails avec réponse d’ordre juridique (estimation)

220

186

100

FG 85 DFP 85

485

FG 285 DFP 200

815 *

FG 400 DFP 415

* Notre méthode de calcul ayant changé, les chiffres 2012 ne sont pas directement comparables aux années antérieures (nous estimons désormais tous les emails à contenu juridique et pas uniquement les avis juridiques). Contrairement à ce que laisserait à penser les chiffres, le nombre d’emails nous semble relativement stable.

DOMAINE DE LA FORMATION

unil.ch/aum

Aumônerie œcuménique UNIL-EPFL par Maria Zufferey

Le spirituel au royaume de la rationalité.

Tout au long de l’année 2012, l’aumônerie œcuménique était composée de 2.0 EPT côté catholique et 2.0 EPT côté protestant. A l’EPFL, 1 EPT protestant et 0.7 EPT catholique sont présents dans les locaux de l’aumônerie.

Réalisations 2012 1. Dialogue interreligieux Deux semaines thématiques autour de la musique sacrée dans les différents rites et religions ont été organisées au mois de novembre à l’EPFL et à l’UNIL par le groupe interreligieux, initié par les aumôniers : le Groupe Musulman Universitaire (GMU), les Groupes Bibliques Universitaires (GBU), des étudiants hindous et quelques étudiants athées. Les semaines ont été riches d’événements culturels et spirituels. Tout d’abord, une exposition sur la musique sacrée a été montée dans l’enceinte de l’UNIL et de l’EPFL. Des apéritifs ont été offerts à chaque vernissage (à l’Amphimax, l’Anthropôle et l’EPFL). L’événement fort de cette semaine a été la soirée de partage entre étudiants de différentes croyances et religions : chrétiens catholiques, protestants et évangéliques, musulman sunnites et chiites, hindous et athées. Cette soirée exceptionnelle a réuni une trentaine de personnes de tout horizon et s’est conclue par un buffet canadien multiculturel dans un climat chaleureux et amical. Suite à son succès, une soirée du même type a été organisée au mois d’avril autour du thème du lien avec la spiritualité vécue au quotidien, avec une même affluence de participants. Le total des personnes ayant pris part à l’ensemble de ces événements est estimé à environ 400. L’aumônerie est fière de compter comme référence pour les divers groupes religieux sur les campus. Elle permet l’organisation de leurs événements, la gestion des lieux de recueillement et la logistique de leur fréquentation.

RAPPORT ANNUEL 2012

2. Conférences-Débats Il n’y a pas eu de conférences organisées en 2012. A l’EPFL, un nouveau concept de rencontres mensuelles autour d’un professeur a démarré en septembre, intitulé : « parlez-moi de vous ». Trois professeurs y ont déjà participé et livré un peu de leur personne à travers un texte ou un auteur de leur choix. Le but de ces rencontres est de créer des relations humaines et conviviales entre professeurs et étudiants. Ce concept plaît aux étudiants et aux professeurs contactés qui essaient de participer à leur tour aux rencontres avec d’autres professeurs. Ces événements réunissent à chaque fois entre 20 et 30 étudiants. Deux aumôniers ont réalisé une exposition intitulée « Je crois savoir » portant sur l’avenir du dialogue entre science et foi. Cette exposition a été réalisée en partenariat avec Cèdres Formation pour les 50 ans de cet organisme. L’exposition a été installée à la cathédrale de Lausanne en septembre, puis en différents lieux du campus en octobre. En complément de cette exposition, un DVD a été réalisé, regroupant les interviews de 15 personnalités du monde scientifique, politique, théologique et philosophique, dont plusieurs professeurs de l’UNIL et le l’EPFL.

3. Ressourcement et Spiritualité Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les aumôniers accompagnent spirituellement et humainement certains étudiants et collaborateurs qui en font la demande. Environ 80 personnes ont été accompagnées dans ce cadre-là. À l’EPFL, la prière de Taizé a eu lieu tous les jeudis et réunit une quinzaine de participants en moyenne. Elle est suivie par un repas en commun dans les locaux de l’aumônerie. L’Eucharistie a été célébrée chaque semaine à l’EPFL durant les deux semestres de 2012. Le nombre de participants varie entre 6 et 12 personnes. 8 étudiants ont participé à un week-end de retraite au Carmel de Mazille en Bourgogne en novembre. 21 étudiants ont participé à un week-end de retraite à Taizé début juin.

4. Fête de Noël La fête de Noël, appelée EthNoël, a engagé l’ensemble des aumôniers. Elle était composée de trois moments distincts: · Une célébration réunissant plus de 200 personnes d’horizons et de cultures diverses · Un apéritif avec du vin chaud · Des mets et des animations ont été préparés par différents groupes d’étudiants répartis par pays : (Allemagne, Brésil, Iran, Pologne, Canada, Espagne, Erythrée, France et Suisse) Une vingtaine d’étudiants musulmans et hindous ont aussi participé à la fête de Noël, et certains ont apporté des spécialités de leurs pays à faire découvrir à l’assemblée. Cette présence a été très appréciée par les aumôniers et témoigne des bonnes relations établies de part et d’autre. La fête dans son ensemble a réuni environ 250 étudiants. Le 24 décembre, un aumônier a accueilli dans sa famille 5 étudiants étrangers venant d’Iran et du Brésil pour vivre ensemble la soirée de Noël.

5. Autour d’une table Les raclettes d’accueil sur l’Esplanade ont été l’occasion de rencontrer 600 personnes environ et surtout de se faire connaître. Ces actions sont appréciées des étudiants et sont un bon vecteur de médiatisation de l’aumônerie et de ses activités. La grillade d’été a réuni quant à elle 200 personnes à la Grange pour une fête de fin d’année réussie.

DOMAINE DE LA FORMATION

6. Escapades Il y a eu 1 week-end en raquettes à neige au Grand St-Bernard avec 12 participants. Une marche en montagne a eu lieu en été au Grammont rassemblant 12 personnes.

7. Théâtre et Chœur Gospel Deux activités théâtrales ont réuni des étudiants début 2012. Sur la lancée, de huit représentations de 2011, la pièce « Descartes et Pascal sur un plateau » de J.C. Brisville a été présentée à Neuchâtel ainsi que dans différents gymnases (Bulle, Payerne, Morges). Une autre pièce a été créée au printemps : « La nièce de Jephté », pièce de Christian Vez pour quatre acteurs et deux musiciens. Cette pièce reprend un épisode biblique en le questionnant. La pièce a été jouée à deux reprises à l’Espace Culturel des Terreaux de Lausanne. Ces deux projets ont permis aux différents protagonistes (acteurs, metteurs en scène et musiciens) de se confronter à des thématiques philosophiques et bibliques et d’offrir le résultat de leur travail au public. Ces deux pièces ont été proposées pour le Fécule 2012. Malheureusement « La nièce de Jephté » n’a pas retenu l’attention des organisateurs, et « Descartes et Pascal sur un plateau » s’est vu proposer une tranche horaire des plus inadéquates, ce qui a conduit à l’annulation de la représentation. Le chœur gospel de l’aumônerie (Lep’s go) a continué ses activités. Ce chœur était composé de 30 chanteurs au semestre de printemps, et de 35 au semestre d’automne. Il s’est produit lors d’un concert à l’église SaintLaurent à Lausanne en mai, lors de 2 cultes en décembre (dont un radiodiffusé), lors du culte d’installation des aumôniers protestants en mars, et lors des grillades d’été et de la fête de Noël de l’aumônerie. Les deux-tiers de l’effectif se sont renouvelés au début de chaque semestre.

8. Participation à la vie de l’institution Les aumôniers ont tenu un stand lors de la journée d’accueil des étudiants et deux apéritifs de bienvenue ont été offerts aux étudiants étrangers participant au cours de français. Les aumôniers ont tenu un stand lors du rallye organisé par l’Agepoly lors de la semaine d’intégration. Ils ont tenu un stand dans le cadre de la fête Vivapoly et ont participé activement aux journées santé. Ils ont assisté régulièrement aux colloques de la DAF.

Projets 2013 Les 18 mars et 25 avril 2013, deux conférences-débats sur la conscience réuniront des neurologues, des psychiatres, un généticien de grande renommée et un philosophe écrivain. En février, deux aumôniers iront découvrir le Sud de l’Inde, l’hindouisme et un ashram chrétien. Ils seront accompagnés par un doctorant indien de l’EPFL et 25 étudiants des deux campus.

Conclusion L’aumônerie a réussi à relever les défis du dialogue interreligieux et de la convivialité sur le campus. Elle a vu la fréquentation des étudiants augmenter dans la plupart de ses activités voire doubler dans certaines. Suite à la rencontre avec le Groupe de Suivi Institutionnel (GSI) du 28 mars 2012, les aumôniers demeurent dans l’incertitude quant à leur avenir sur le campus et quant à la question des locaux de l’aumônerie à la Grange de Dorigny et de leur affectation en 2013.

RAPPORT ANNUEL 2012

Participation à des organes externes

Domaine de la Formation

Internes à l’EPFL · Conférence des Directeurs de section (CDS)

Externe à l’EPFL · Réseau enseignement (CRUS) · Fondation Maison pour étudiants UNIL-EPFL

· Séance des chefs de service · Comité de pilotage IS-Academia · Coordination des stages d’ingénieurs · Coordination avec les sections

· Fondation de l’Espace des inventions, Lausanne · Fondation pour les Etudiants EPFL (FEE) · Coopérative des Estudiantines

Internes à l’EPFL · Conférence des Directeurs de section (CDS) · Commission doctorale (CDOCT) · Commission de restauration · Coordination logement

Service académique Externe à l’EPFL · Groupe des responsables pour les relevés statistiques « étudiants » (OFS) · Groupe de coordination interuniversitaire (avec la HES-SO)

· Comité de pilotage des systèmes d’informations, y compris son bureau

· Groupe de mise en application Bologne (CRUS-ECTS)

· Comité de pilotage IS-Academia

· Conférence de l’EAIE (European Association of international education)

organisation et gestion informatique de la formation

· Commission d’admissions équivalences (CRUS-CAE)

· UK-Naric

Internes à l’EPFL · Conférence des Directeurs de Sections (CDS) · Commission doctorale (CDOCT)

Externe à l’EPFL

· Comité de pilotage IS-Academia

· Projet Adaptation de la Statistique des Etudiants au Système de Bologne (ASBOS). Groupe des utilisateurs IS-Academia

· Conférence des examens · Commissions d’admission bachelor · Commissions d’admissions master · Commissions d’admission Formation continue

RAPPORT ANNUEL 2012

Service des Affaires Estudiantines

· Groupe d’intérêt de l’Association suisse de linguistique appliquée (VALS/ASLA) – Enseignement des langues dans les Hautes Ecoles en Suisse (GI-ELHE)

· Commission cantonale des bourses d’études du Canton de Vaud

· International Association of Teachers of English as a Foreign Language (IATEFL)

· Commission fédérale des bourses · Fondation Erna Hamburger – administration

· British Association of Lecturers in English for Academic Purposes (BALEAP)

· Fondation Maisons pour étudiants UNIL - EPFL

· English Teachers Association Switzerland (ETAS)

· Fondation du sanatorium suisse

· Verein der Lehrenden für Deutsch als Fremd- und Zweitsprache (DaF/DaZ) an Hochschulen in der Schweiz (Ledafids)

· International Relations Universités Suisses (IRUS) · Conseil d’administration des estudiantines · Fondation du Centre Universitaire Protestant

· Arbeitskreis Deutsch als Fremdsprache – Deutsch als Zweitsprache in der Schweiz (AkDaF)

· Agence Nationale (Fondation CH)

· Examens internationaux (Université de Cambridge, Institut Goethe, DELF/DALF, CELI) comme experts

information scientifique

· Réseau interfacultaire de soutien enseignement et technologies (RISET)

et Bibliothèque

· E-Assessment de eduhub (Switch)

· Conférence des suisses KUB-CBU

Bibliothèques

universitaires

· Bureau du Consortium pour le sauvetage des documents en cas de catastrophe COSADOCA · Koordination Auschuss NEBIS, Suisse · Représentant du SISB dans les séances de coordination NEBIS et auprès de la centrale du réseau CODUL-E (commission conjointe des bibliothèques UNIL-EPFL) · Conférence des responsables des acquisitions des bibliothèques universitaires suisses · Participation au groupe de travail « e-books » du consortium universitaire français Couperin .

· European Association for Computer Assisted Language Learning (EUROCALL) · Revue internationale de Pédagogie de l’Enseignement Supérieur (RIPES) · Commission pour les relations internationales et de la mobilité de la Direction de l’UNIL · Projet national : Berufsspezifische Sprachkompetenzprofile für Lehrpersonen, die Fremdsprachen unterrichten (COHEP et CDIP).

Service juridique Externe à l’EPFL · Réseau des juristes des universités romandes

Centre de langues

· Groupe de travail CRUS · Fondation Formation Continue

· « Modularising Multilingual and Multicultural Academic Communication Competence for BA and MA level » (MAGICC) – Projet du programme européen pour l’éducation et la formation tout au long de la vie 2011-2014, sous-catégorie de projets multilatéraux ERASMUS : Soutien du programme de modernisation pour l’enseignement supérieur · Confédération Européenne des Centres de Langues dans l’Enseignement Supérieur (CERCLES)

Internes à l’EPFL · Groupe litiges du Risk Management · Commission disciplinaire · Réseau des juristes du CEPF, de l’ETHZ et de l’EPFL · Conférence des Directeurs de section (CDS)

DOMAINE DE LA FORMATION

Edition Daniel Chuard, Albertine Kolendowska, Magali Favre Graphisme & impression Reprographie – Centre d'impression EPFL Photos © Alain Herzog Lausanne, avril 2013