5 2 7 daf rappø14 web by albertine kolendowska

Domaine de la formation Rapport Annuel 2014

En Bref par Daniel Chuard

Après plusieurs années d’augmentation, l’effectif global des étudiants Bachelor, Master et doctorant s’est presque stabilisé par rapport à l’année précédente (+0.5% avec 9'921 étudiants). Cette stabilisation, bienvenue en ce qui concerne nos infrastructures, est due au durcissement des conditions d’admission au Bachelor pour les détenteurs d’un bac européen (moyenne générale d'examen est égale ou supérieure à 80% de la note maximale). L’ensemble des étudiants qui suivent des cours donnés par les enseignants de l’EPFL s’élève à 11'577 personnes (+1% par rapport à 2013). En plus des effectifs cités précédemment, ils englobent les personnes qui suivent le cours de mathématiques spéciales (CMS), plusieurs étudiants de l’Université de Lausanne et les personnes en formation continue courte. D’un autre côté, les cours en lignes poursuivent leurs essors avec de plus en plus de personnes qui suivent une formation à distance. Il sera probablement possible, dans un proche avenir, d’obtenir un titre EPFL en ayant suivi une partie voire tous les cours à distance. Dans ce cas, le Domaine de la formation apporte ses compétences pour gérer ces formations en conformité avec notre base légale. Le monde de l’information scientifique est en pleine ébullition. Que ce soit par des rapports de plus en plus tendus avec les éditeurs qui tentent d’imposer des conditions contractuelles irréalistes et par les enjeux de l’Open access relativement simples mais difficiles à mettre en œuvre par nos scientifiques.

L’ancienne conférence des universités suisses (CUS) a démarré un programme appelé «Information scientifique : accès, traitement et sauvegarde» qui alloue des fonds à des projets proposés par les hautes écoles suisses dans ce domaine. L’EPFL, au travers de la VPSI et de sa bibliothèque, participe, en collaboration avec d’autres hautes écoles suisses, à un de ces projets pour mettre en place au niveau national un système de gestion des données de la recherche (data life-cycle management : DLCM). Au-delà de la bonne gestion de ces données, ce projet est important pour répondre aux exigences de plusieurs bailleurs de fonds qui imposent la présence d’un plan de gestion des données (DMP) en retour de leurs financements.

2014 a vu le déroulement d’un audit mené par l’OAQ et la CTI. Le Décanat Bachelor et Master a piloté les travaux de préparation coordonnés par l’Adjoint au Vice-président pour la Qualité. Plusieurs unités du Domaine de la formation ont participées à ce projet en préparant des données statistiques, en synthétisant les rapports d’insertion professionnelle de plusieurs années et en décrivant leurs prestations. Parallèlement à ces projets, les services du Domaine de la formation ont gérés leurs dossiers et donnés le support attendu par les étudiants et les enseignants. Ce rapport synthétise leurs prestations et je les remercie vivement pour leur engagement.

VICE-PRÉSIDENCE POUR LES AFFAIRES ACADÉMIQUES Ph. Gillet

BUREAU DU VICE-PROVOST POUR LA FORMATION

BUREAU DU VICE-PROVOST POUR LA RECHERCHE

Prof. Pierre Vandergheynst

Prof. Andreas Mortensen

ECOLE BACHELOR MASTER

CMS

FORMATION CONTINUE

ECOLE DOCTORALE

RESEARCH OFFICE

COMMISSION DE LA RECHERCHE

DOMAINE DE LA FORMATION Délégué D. Chuard

DOSSIERS FORMATION

SECRÉTARIAT

A. Kolendowska

H. Alonso & M. Monod

SERVICE DES AFFAIRES ESTUDIANTINES

SERVICE ACADÉMIQUE J.-P. Festeau

M. Favre

C. Vinckenbosch

ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION L. Ramelet

GESTION DES ASSOCIATIONS

CENTRE DE CARRIÈRE Ph. Ory

SERVICE JURIDIQUE D. Flury Poffet F. George

CENTRE DE LANGUES E. Paliot Mandat UniL

GUICHET SERVICES AUX ÉTUDIANTS

BUREAU DU LOGEMENT

INFORMATION SCIENTIFIQUE ET BIBLIOTHÈQUE

A. Benoît

Ch. Kneubühler-La Roche

I. Kratz

CENTRE D’APPUI À L’ENSEIGNEMENT R. Tormey

AUMÔNERIE UNIVERSITAIRE C. Vez & X. Gravend Mandat UniL - EPFL

SERVICE DE PROMOTION DES ÉTUDES S. Rami-Shojaei

Domaine de la formation et ses services, état 2015

Table des matières 1 PRESTATIONS ET PROJETS DU DAF DIRECTION par D. Chuard, A. Kolendowska & M. Favre 7 ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION (OGIF) par L. Ramelet 11 GUICHET DES SERVICES AUX ÉTUDIANTS par A. Benoît 15 SERVICE ACADÉMIQUE (SAC) par J.-P. Festeau, A. Bianchi & M. Kunath 21 BUREAU DU LOGEMENT par Ch. Kneubühler-La Roche 25 CENTRE D'APPUI À L'ENSEIGNEMENT (CAPE) par C. Hardebolle & R. Tormey 31 SERVICE DES AFFAIRES ESTUDIANTINES (SAE) par C. Vinckenbosch 37 CENTRE DE CARRIÈRE (CC) par Ph. Ory 43 INFORMATION SCIENTIFIQUE ET BIBLIOTHÈQUE (SISB) par I. Kratz 51 CENTRE DE LANGUES EPFL (CDL) par E. Paliot 55 SERVICE DE PROMOTION DES ÉTUDES (SPE) par S. Rami-Shojaei 59 SERVICE JURIDIQUE par F. George 65 AUMÔNERIE ŒCUMÉNIQUE UNIL-EPFL par C. Vez & X. Gravend-Tirole 71 PARTICIPATION À DES ORGANES EXTERNES À L’EPFL

Note : le terme étudiant désigne le masculin et le féminin

FORMATION.EPFL.CH DAF direction, Prestations et projets par Daniel Chuard, Magali Favre & Albertine Kolendowska

Le rôle principal du Domaine de la formation (DAF) est de mettre à disposition du Provost, des Vice-provosts et de la Direction de l’EPFL le soutien opérationnel et logistique nécessaire à la conduite de l’institution en matière de formation. En pilotant et en coordonnant les activités des unités administratives qui lui sont rattachées, le Domaine de la formation met en œuvre la stratégie de la Direction avec ses unités opérationnelles. Dans ce cadre, le Domaine de la formation avec ses unités s’assurent de la bonne gestion des dossiers, d’apporter le support nécessaire aux étudiants et aux enseignants et chercheurs en ce qui concerne la pédagogie et l’information scientifique. Dans ce cadre, il s’assure que les ressources financières et humaines, sont adaptées aux besoins et aux objectifs exprimés. Douze unités ou groupes étaient rattachés au Domaine de la formation en 2014, impliquant 120 personnes, soit 100.1 équivalents plein temps (hors Centre de langues).

RAPPORT ANNUEL 2014

PRINCIPALES ACTIVITÉS Soutien à la Direction Durant l’année 2014, le DAF a préparé 19 dossiers présentés en Direction par le Vice-président pour les affaires académique, le Délégué à la formation ou un chef de service du DAF. Il a formulé 18 préavis ou prises de position à l’intention de la Direction ou de la Présidence concernant un large éventail de questions liées à l’enseignement, au statut des étudiants, à la politique de formation etc. Le DAF se positionne principalement pour les séances de la CRUS et du CEPF mais également pour des avis ponctuels tout au long de l’année.

Relations avec le corps estudiantin Le DAF s’assure que la voix des étudiants soit entendue à tous les niveaux de l’Ecole et en particulier sur les sujets qui les concerne directement. Pour cela, au cours de l’année académique, le DAF rencontre, une fois par mois l’AGEPoly (Association Générale des Etudiants de l’EPFL) afin de discuter autant de la politique de formation que de la vie étudiante sur le campus. Ces rencontres permettent de prendre en considération l’avis des étudiants, surtout lors de consultations lancées par la Direction. De plus, une rencontre entre la Direction de l’Ecole et l’AGEPoly est organisée une fois par semestre de même qu’une rencontre entre la Direction et les délégués de classe. Ces rencontres sont l’occasion d’avoir un lien direct entre la Direction et les étudiants pour débattre sur la politique de formation menée par la Présidence de l’Ecole.

Affaires associatives La famille des associations d’étudiants s’est encore agrandie en 2014. 8 nouvelles associations ont obtenu le label « reconnue par l’EPFL » ; elles sont donc à présent 78. Notons que le nombre de demandes de nouvelles reconnaissances d’associations fut relativement élevé en 2014. Ce sont près de 20 dossiers qui furent déposés au Domaine de la formation. Nous avons refusé 6 demandes pour divers motifs, tandis que d’autres dossiers, plus récents, sont encore en cours d’analyse.

L’offre associative s’est élargie, grâce aux reconnaissances suivantes: · OChE - Orchestre de chambre de l’EPFL et de l’UNIL Leurs concerts avaient débuté en décembre 2013 déjà et se sont poursuivis tout au long de l’année dans divers lieux, sur le campus de l’EPFL et de l’UNIL, dans l’Eglise de St-Laurent et l’Eglise évangélique méthodique de Lausanne ou la Chapelle du Valentin. · COUAC - Canardesque Ouvrage Universitaire Amicalement Cynique. Il s’agit du premier journal humoristique du campus. Il fut distribué gratuitement aux étudiants peu après la rentrée de février et son succès fut immédiat. Nos humoristes et talentueux dessinateurs se sont rapidement remis à la tâche pour la parution d’un deuxième numéro fin novembre, qui fut vendu au prix symbolique de CHF 1.-. · STIL - Salon des Technologies et de l’Innovation de Lausanne. Il fut créé dans le cadre du cours SHS « Gestion des organisations ». Son but est de présenter les produits et technologies de pointe découverts et développés au sein de laboratoires de recherche et d’entreprises européennes. L’évènement s’est déroulé en mai au Swiss Tech Convention Center (STCC), en présence de 55 exposants et près de 2'000 visiteurs. · Financial Engineering Society - Association des étudiants en Ingénierie financière. L’association s’est créée dans le but de promouvoir le master en Ingénierie financière de l’EPFL, de favoriser l’intégration des nouveaux étudiants de la filière et de les mettre en réseau avec les Alumni. · EPFL & UNIL Wine Society. Ces passionnés d’œnologie se sont regroupés pour la promotion de la culture œnologique, favoriser la découverte du vin à travers diverses manifestations et éveiller les sens des épicuriens qui ne se connaissent pas encore. · Solar - Préparation des étudiants à la compétition internationale Solar Decathlon. Le Solar Decathlon est une prestigieuse compétition d'habitat solaire ouverte aux hautes écoles et universités du monde entier. L’EPFL, au travers de la Faculté ENAC, a décidé de se lancer dans l’aventure pour l’édition 2017 grâce à un projet pédagogique intégré et multidisciplinaire organisé sur deux ans. · Dynamic - Association des étudiants en Microtechnique. L’association a pour but de réunir les étudiants de la section de microtechnique à travers diverses activités et de défendre leurs intérêts.

DOMAINE DE LA FORMATION

· ADSV - Association des Doctorants en Sciences de la vie. L’association s’est créée dans le but de rassembler les doctorants en Science de la Vie, puis de coordonner et soutenir leurs différentes actions sociales et scientifiques. En 2014, trois évènements phares de notre Ecole, nommément Polylan, Forum EPFL et le Bal des diplômés, ainsi que la première édition du Salon des technologies et de l’innovation de Lausanne (STIL) ont eu lieu pour la première fois dans le nouveau centre de congrès de l’EPFL, le Swiss Tech Convention Center (STCC). Finalement, comme à chaque semestre d’automne, nos étudiants impliqués dans la vie associative ont pu assister à divers cours de comptabilité, communication interpersonnelle et communication à travers les réseaux sociaux, cours qu’ils ont beaucoup appréciés. En 2014, nos associations d’étudiants ont pu bénéficier d’un soutien financier direct du Domaine de la formation d’environ CHF 195'000. Puis, quelques CHF 5'000 supplémentaires ont été ajoutés pour la mise en place des cours et la promotion de la vie associative sur le campus.

Soutien de divers dossiers liés à la formation Le DAF collabore de manière étroite avec le décanat de l’Ecole bachelor et master et le décanat de l’école doctorale *. Il offre son soutien à de nombreux projets liés à la formation. Ci-dessous quelques exemples de projets et d’activités auxquels il a pris part en 2014. · OAQ / CTI : Le DAF a participé activement aux travaux nécessaires pour le renouvellement de l’accréditation EPFL par les agences suisses OAQ (Organe d’accréditation et d’assurance qualité des hautes écoles suisses) et françaises CTI (commission des titres d’ingénieur) qui se sont déroulés du 24 au 27 novembre 2014. Le DAF a contribué à l’élaboration du document d’auto-évaluation et a pris part à la coordination et au suivi du projet. · Gestion des risques : L’analyse des risques et opportunités 2014 pour la formation a été mis à jour. Le DAF s’est chargé de coordonner et piloter ce projet pour l’ensemble des services de la formation. · Réforme de la 1ère année : Le DAF contribue activement au bon déroulement de cette réforme que ce soit au travers du Service académique ou du service juridique qui assurent la mise en œuvre de ces changements.

· Antennes EPFL : Le DAF a mené une réflexion en collaboration avec les responsables des antennes EPFL (Fribourg, Valais, Neuchâtel et Genève) pour identifier leurs besoins concernant les services et prestations à développer dans ces dernières. Plusieurs solutions ont été émises de la part des services du DAF pour pouvoir répondre aux besoins des étudiants, doctorants et collaborateurs qui seront déployés dans ces antennes. · Gestion des prix : · Le prix du meilleur enseignant (Crédit Suisse Award for Best Teaching) : le financement de ce prix de 10'000 CHF est assuré au moins jusqu’en 2016 par la Fondation Crédit Suisse. Ce prix d’excellence représente un outil de valorisation de l’enseignement et de promotion de l’engagement des enseignants. La procédure du prix sera revue en 2015. · Prix durabilis : Prix qui récompense des projets d’étudiants de l’UNIL et de l’EPFL. Ce prix est géré conjointement par l’UNIL et l’EPFL depuis 2007. Il prime des projets d'étudiants présentant une approche intégrant les dimensions du développement durable. Le prix Durabilis est soutenu par la VPAA, par la Direction de l'Université de Lausanne, ainsi que par la commune de St-Sulpice. · En 2014, la Vice-présidence pour les affaires académiques a lancé un projet pour mener une réflexion stratégique au sujet de l’information scientifique. Il a permis de définir les attentes des différentes parties, de répartir les rôles et de prioriser les travaux. Un plan d’action sera élaboré en 2015 avant d’entreprendre la phase de mise en œuvre qui va se poursuivre sur plusieurs années.

Communication La newsletter du Domaine de la formation a compté 4 éditions. Le but de cette newsletter est de donner la possibilité aux personnes en charge des projets liés à la formation d’informer sur les changements et les nouveautés survenus dans leur service ou unité. Le nombre d’abonnés à notre newsletter compte actuellement 142 membres. Le portail étudiant a fait peau neuve et a pour objectif d’être pour les étudiants EPFL une source d’information principale. Les travaux de révision de la version Web du calendrier académique sont sur le point d’être finalisés et une nouvelle version de ce calendrier sera en ligne dans le courant de l’année 2015.

* Ce rapport relate les activités réalisées en 2014, par conséquent, il utilise les terminologies utilisées pendant cette période.

RAPPORT ANNUEL 2014

OUTIL DE GESTION ACADÉMIQUE UTILISÉ PAR L’ ENSEMBLE DES PERSONNES LIÉES AUX ÉTUDES À L’ EPFL

Organisation et gestion informatique de la formation (OGIF)

OGIF.EPFL.CH

par Laurent Ramelet

L’OGIF a pour mission de : · Analyser les besoins métiers du DAF et mettre en œuvre les solutions informatiques correspondantes. · Participer activement au processus d’amélioration continue dans le cadre de l’organisation du DAF. · Assurer le support aux utilisateurs des applications liées au Domaine de la formation, particulièrement en ce qui concerne l’outil de gestion académique IS-Academia. · Produire, présenter et faire évoluer les indicateurs statistiques du Domaine de la formation. L’ équipe est scindée en deux unités : les coordinateurs informatiques et les analystes statisticiens.

Statistiques de la formation Cette unité est composée d'Aline Blasco, Bertrand Vermot et Céline Ruegg. Un appui occasionnel continue d’être fourni par la société Statoo Consulting pour les analyses complexes. Les autres membres du groupe OGIF sont en support pour l’accès et l’interprétation des données académiques. La Vice-présidence pour les systèmes d’information (VPSI) assure la gestion et l’exploitation de l’environnement Business Object. Les missions de ce groupe sont de produire et faire évoluer les tableaux de bords liés au Domaine de la formation, fournir les analyses ponctuelles selon les besoins et finalement de fournir un appui aux gestionnaires des études et leur permettre d’extraire les données liées aux formations dispensées au sein de l’EPFL (outil BusinessObjects).

Informatique de la formation (IS-Academia) Cette unité est composée de Jean-Pierre Allegra, Somanoe Horth, Stéphane Vollet et Florian Nicolet. Leur rôle est d’assurer le support opérationnel aux utilisateurs et de gérer les projets de développement qui garantissent la pérennité et la pertinence d’IS-Academia. Tim Brigginshaw, architecte système, assure la veille technologique de l’environnement IS-Academia et garantit la qualité du développement informatique. Nous disposons en outre des compétences de la société Equinoxe MIS pour le développement informatique et la valorisation d’IS-Academia. Chaque jour, ce sont plusieurs centaines d’utilisateurs qui en dépendent dans le cadre de leur gestion des études au sein de l’EPFL. Cela concerne les candidats aux études, les étudiants, les doctorants, les enseignants et tous les gestionnaires.

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014

Analyse approfondie du résultat à l’examen propédeutique.

Statistiques de la formation Préparation des tableaux de bords statistiques de la Formation : · Edition de printemps (127 pages) · Edition d’automne (93 pages) Création et production de la première version des indicateurs statistiques des Relations Internationales (279 pages) : · Ce projet a nécessité la mise en place d’un comité de pilotage qui s’est réuni à 4 reprises. · 11 indicateurs quantitatifs ont été identifiés, définis, compilés et analysés. En sus, un indicateur qualitatif concernant les initiatives internationales a été documenté. · La diversité des indicateurs retenus a demandé un effort de coordination particulièrement important afin de pouvoir compiler et analyser les données y relatives.

Production pendant 20 semaines de la statistique du vendredi informant sur l’état des inscriptions au Bachelor et au Master. Rapports statistiques annuels concernant : · l’analyse de prédiction des effectifs des nouveaux étudiants BA1, BA3, BA5 et MA1 · l’évaluation indicative de l’enseignement · le centre de langue et l’évaluation du niveau d’anglais · les charges d’enseignements · l’annuaire statistique des sections (une version pour chaque faculté) · l’analyse périodique de fréquentation des sites web du Domaine de la formation · les offres de logement · l’analyse de satisfaction des services fournis aux étudiants

2013

2014

421 57 271 3 90

436 46 310 5 75

2013 (421)

2014 (436)

Demandes d’analyse ou d’extraction de données Rapports statistiques récurrents Analyses statistiques ponctuelles Projets Support pour extraction de données et analyses simples

Nombre de demandes reçues par OGIF

2012 (443)

(extractions de données et statistiques) 50 40 30 20 10 0

janv.

fév.

mars

SAC

29 %

DAF / VPAA / Prés.

16 %

Sections / Facultés

16 %

EDOC

10 %

OGIF

Autres

23 %

avril

mai

Demandes traitées

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

Par rapport à 2013, le nombre de demandes traitées a légèrement augmenté (+ 3 %). Il faut toutefois noter que le projet des indicateurs internationaux a engendré plus de 500 heures de travail à lui seul. Pour ce qui est de la provenance des demandes, le Service académique en représente près d’un tiers (29 %). Les sections et facultés ainsi que la VPAA en général génèrent chacun 16% du total.

DOMAINE DE LA FORMATION

Informatique de la formation (IS-Academia)

Parmi les autres projets et évolutions, nous pouvons également relever :

2014 fut marqué par l’aboutissement de trois projets ambitieux. En juin, le projet de saisie des notes par les enseignants a été déployé à toutes les sections. Ceci a permis de réduire considérablement les risques d’erreur liés à la double saisie tout en réduisant le temps requis pour récolter et publier les notes. En parallèle, le processus a également gagné en efficience avec l’envoi des feuilles de notes par e-mail aux enseignants ce qui permet de réduire considérablement les coûts liés à l’impression et à la manutention de celles-ci. En juillet, ce fut au tour du projet concernant les étudiants en fin de thèse d’être déployé à tous les programmes doctoraux. Désormais, les doctorants soumettent leur thèse en version électronique pour validation auprès de leur directeur de thèse. Le nouveau système permet de garantir une traçabilité du document soumis pour l’examen oral et pour la version finale (impression et publication électronique auprès de la bibliothèque). Gage de qualité et d’efficience, ce nouveau système a permis de réduire le temps nécessaire au traitement administratif des doctorants en fin de parcours. Finalement, le portail destiné aux entreprises offrant des stages à nos étudiants a été entièrement revisité et mise en ligne durant le mois d’août. Avec une ergonomie repensée et une identité graphique cohérente avec celle du site EPFL, la mise en service de ce nouveau portail a reçu passablement d’éloges des utilisateurs. Ce sont plus de 6'000 personnes de contact qui utilisent régulièrement notre solution.

· Gestion du tutorat avec formulaire et génération de proposition d’engagement et améliorations diverses concernant la gestion des assistants. · Gestion des délégations de compétences pour les enseignants et notifications pour validations périodiques. · Gestion des données bibliographiques sur les fiches de cours pour faciliter le travail de la bibliothèque. · Fiches de cours 2.0 pour les programmes doctoraux. · Traitement complet des candidatures pour stages de recherche organisé par les Relations Internationales. · Améliorations requises pour la soumission des projets de master par les étudiants et le traitement de la confidentialité. Intégration finale avec la plateforme iThenticate pour un contrôle systématique de plagiat. · Améliorations pour les programmes doctoraux en ce qui concerne la communication des décisions aux candidats et gestion des mentors. · Extraction et génération des diplômes bachelor pour le Service académique et les sections. · Améliorations requises dans le cadre du traitement des candidatures post-doctorales du 2ème call « EPFL Fellows ». · Refonte du formulaire de candidature bachelor.

Demandes d’évolutions Chaque semaine de nouvelles demandes sont émises dans le cadre des séances de coordination qu’OGIF entretient régulièrement avec tous les intervenants concernés. Ces demandes sont présentées, discutées et, le cas échéant, prises en charge par OGIF. Ce sont généralement des évolutions mineures qui ne justifient pas un projet mais qui doivent néanmoins être suivies avec diligence.

Nombre de demandes d’évolution reçues

terminé

total

2013

2014

60 50 40 30 20 10 0

janv.

fév.

RAPPORT ANNUEL 2014

mars

avril

mai

juin

juil.

août

sept.

oct.

nov.

déc.

En 2014, nous avons enregistré 339 demandes d’évolution, dont 162 sont terminées. En comparaison avec l’année précédente ceci représente une augmentation de 16% du nombre de demande et de 21% de demandes terminées La répartition des demandes d’évolutions par service est la suivante : SAC BAMA SAC Doctorat Stages SAE Centre de langue Formation continue Guichet des étudiants Bibliothèque

Demandes d’évolution

43 % 24 % 21 % 4% 3% 2% 2% 1%

Les demandes émises par le Service académique représentent environ deux tiers de toutes les demandes (67%). En seconde position, les demandes émises par les coordinateurs des stages représentent 21%.

PROJETS 2015 La mise en œuvre des changements liés à la nouvelle ordonnance sur les études, notamment en ce qui concerne l’année propédeutique. La refonte du processus de facturation des taxes d’études et notamment la mise à disposition de nouveau moyen de paiement électronique. Le traitement des candidatures d’étudiants souhaitant partir en échange. Le déploiement de nouveaux services utilisés par l’application mobile PocketCampus. Un nouveau système de gestion des compétences pédagogiques pour les programmes d’enseignement. La gestion de l’examen de candidature pour les programmes doctoraux.

DONNÉES QUANTITATIVES DE L’OGIF Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

8.8

Analyses statistiques Nb de demandes de support pour extraction de données et analyses simples Nb de demandes d’analyses ponctuelles Nb de rapports statistiques récurrents

436 80 310 46

IS-Academia Nb de demandes d’évolution reçues Nb de demandes d’évolution terminées

339 169

DOMAINE DE LA FORMATION

POINT DE CONTACT CENTRAL POUR LES ÉTUDIANTS ET DOCTORANTS EPFL : RÉPOND ET ORIENTE LES REQUÊTES VERS LA BONNE ADRESSE

STUDYING.EPFL.CH Guichet des services aux étudiants par Alexandra Benoît

Le Guichet est le point de contact principal pour tous les candidats aux études et les étudiants de l’EPFL. Il a pour mission d’accueillir et de renseigner les personnes intéressées par les formations dispensées à l’EPFL. Il répond notamment aux questions d’ordre académique et relatives aux prestations des services aux étudiants tout au long des études. Les requêtes complexes sont redirigées vers les spécialistes des services concernés. L’équipe se compose de six personnes : Aline Collin (100%), Amandine Weissbrodt (100%), Gabriel Macrina (100%), Marjorie Ebbayilé (80%), Cristina Bongni (40%) et Alexandra Benoît (responsable, 100%). Le Guichet est ouvert du lundi au vendredi, de 09h à 18h sans interruption. En 2014, cela a représenté 251 jours ouvrable.

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014

Demandes par domaine d’activité Les deux principaux centres d’intérêts restent les demandes générales sur les études à l’EPFL (36%) et les demandes spécifiques sur le CMS, les études Bachelor et Master (34%).

Demandes traitées Durant l’année, 64’064 demandes ont été traitées, dont : · 52’883 réponses directes données par le Guichet (82,5 %) · 11’181 demandes transférées à un spécialiste (17,5 %) Pour la première fois depuis 2010, le nombre de demandes est en légère baisse. Cette valeur suit la diminution des nouveaux étudiants Bachelor. Notre important travail de refonte du Portail Etudiant a également permis de soulager le guichet en clarifiant l’accès à de nombreuses informations utiles. Le début du semestre en février, le dernier délai pour les candidatures Bachelor ainsi que la rentrée académique en septembre génèrent sans surprise des pics d’activité. Les requêtes directes au guichet représentent 43 % des demandes, les appels téléphoniques 16 % et les courriels 40%. Cette proportion reste constante par rapport aux années précédentes. En moyenne, les personnes du guichet traitent 211 demandes par jour, avec un maximum de 919 demandes le 15 septembre 2014, le jour de la rentrée académique. Ce qui équivaut à 23 demandes par heure (stable par rapport à 2013), une réponse toutes les 2 minutes 34 secondes.

Demandes traitées

emails

téléphone

présentiel

1’800

36.3 % 34.1 % 8.2 % 7.5 % 4.5 % 3.5 % 3.1 % 1.4 % 1.0 % 0.3 % 0.1 %

demandes générales études CMS, BA, MA cours, examens CMS, BA, MA doctorat échanges logements demande hors SE social, soutien psy bourse centre de carrière formation continue

Demandes traitées

Pourcentage de réponses directes La moyenne des réponses données directement par le Guichet sans avoir besoin de renvoyer aux services spécialisés reste stable à 82,5% en 2014. L’objectif des 80% de réponses directes est encore atteint cette année. demandes générales 88% 82% études formation continue 57% centre 72% de carrière

72% cours & examems 72% doctorat

bourse 85%

85% échanges

76% social, soutien psy 93% demande hors SE

68% logements

1’600 1’400 1’200 1’000 800 600 400 200 0

janv. fév. mars avril mai juin juil. août sept. oct. nov. déc.

DOMAINE DE LA FORMATION

Web - Refonte de la structure et du contenu du portail étudiant Un important travail de refonte du portail étudiant a été entrepris en collaboration avec le DAF, le KIS et l’AGEPoly. La structure et le contenu ont été optimisés afin de mieux répondre aux besoins et attentes des étudiants. Le nouveau portail a été mis en ligne à la fin du mois d’août.

PROJETS 2015 Ressources humaines Au mois de mars nous accueillerons une nouvelle collaboratrice. Après une période de formation et d’intégration, Mlle Juliane Kuntschen sera prête à répondre aux demandes de nos étudiants.

Aménagement des locaux

Visite virtuelle du campus

Suite à la construction de deux salles de conférences au rez-de-chaussée du bâtiment BP, un nouvel aménagement du couloir a été nécessaire afin d’accueillir le nombre important d’étudiants durant la semaine d’immatriculation.

Le guichet participera au projet de visite virtuelle du campus initié par le Service de la promotion des études.

Brochures informatives L’équipe du guichet a également participé à la refonte de la brochure de présentation des filières disponibles à l’EPFL.

Calendrier académique Le Guichet fait partie du groupe de travail visant à améliorer le calendrier académique en ligne. Le nouveau calendrier sera mis en ligne dans le courant de l’année 2015.

Audio guide Le parcours et les informations de l’audio guide ont été réactualisés. Une présentation du Quartier Nord y a été notamment ajoutée.

IS-Academia: tests et validation Cette année encore le guichet a fourni un support qualité à l’équipe d’IS-Academia en testant et validant avant leur déploiement : · Le nouveau formulaire de candidature Bachelor · Le formulaire de candidature Master · Le formulaire d’inscription académique

DONNÉES QUANTITATIVES DU GUICHET DES SERVICES AUX ÉTUDIANTS Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.2 2013

2014

23'162 9'739 23'023 12'450

22'799 8'875 21'409 11'181

Guichet des services aux étudiants Contact directs Téléphones e-mails Spécialistes

RAPPORT ANNUEL 2014

CLÉ D'ENTRÉE DE LA GESTION ACADÉMIQUE À L'EPFL POUR LES ÉTUDIANTS ET LE PERSONNEL ACADÉMIQUE

Service académique (SAC)

SAC.EPFL.CH

par Jean-Paul Festeau, Antoine Bianchi & Marcus Kunath

Au niveau RH, l’année a été riche en mutations. Melody Meyer a été engagée au 1er janvier au bureau des doctorants pour pallier la charge de travail en forte augmentation, le remplacement de Vanessa Maier en congé-maternité et en prévision du départ de Simona Bucurescu qui est partie à la retraite fin novembre, après 22 ans à l’EPFL. En février, Antoine Bianchi a remplacé Cédric Junillon au poste d’Adjoint au chef du Service académique pour le bachelor / master. Tiphaine Wicki-Chancerel a rejoint l’équipe de SAC-BAMA pendant 6 mois pour pallier le congé-maternité de Claudia Magro Martinez. Sydne Schlumberger a rejoint le service au 1er juillet comme binôme de Maureen Coleman qui était seule pour la gestion des examens et des prix. La fin de l’année 2014 a été consacrée à la recherche d’un remplaçant pour Marcus Kunath, Adjoint au chef du Service académique et en charge du doctorat, qui a décidé de partir sous d’autres cieux au 1er février 2015. C’est Camille Plessis qui reprendra ce poste au début 2015. Egalement, Valérie Krier a choisi de quitter le Service académique pour la fin de l’année pour obtenir un poste à 100% dans un service de l’EPFL. Emma Sorrentino la remplacera dès le début 2015. À part ces engagements, une activité importante a été menée avec les deux adjoints : · avec Marcus Kunath, pour consolider les interactions avec les 20 administratrices des programmes doctoraux et mener à bien le projet « Processus de gestion de fin de la thèse ». · avec Antoine Bianchi, pour gérer les nouveaux critères des admissions pour les diplômes de fin d’études européens, pour établir les règles régissant les stages et préparer les changements dans Is-Academia pour gérer les examens dans la nouvelle ordonnance en consultation. Enfin, le changement au niveau de la Direction de l’EPFL a eu un impact sur la gestion du service puisqu’un grand nombre de documents ont dû être modifiés pour tenir compte des nouvelles appellations dès le 1er janvier 2015.

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014 Nouvelles conditions d’admission à la formation Bachelor L’entrée en vigueur de nouvelles conditions d’admission à la formation Bachelor pour les candidats titulaires de certificats d’études européens a nécessité la mise en place de nouveaux processus pour la gestion de ces candidatures. Un important travail de clarification des règles à appliquer, en collaboration avec les juristes du DAF, a dû être entrepris. Les conditions d’admission différenciées (pour les candidats déjà domiciliés en Suisse au moment de leur candidature) ont fait l’objet d’une attention particulière. L’information aux candidats s’est faite par l’adaptation des pages web consacrées aux conditions d’admission, en collaboration avec les juristes et le SPE, ainsi que par le biais de très nombreux e-mails et échanges téléphoniques. Les dossiers potentiellement concernés par les conditions d’admission différenciées ont en outre été analysés de manière approfondie par le Service académique, en préparation de la Commission d’admission Bachelor.

Evolution du formulaire de candidature à la formation Bachelor Le travail engendré par l’introduction des nouvelles conditions d’admission à la formation Bachelor, en particulier l’information aux candidats, a mis en évidence la nécessité d’une évolution importante du formulaire de candidature à cette formation. La refonte de ce formulaire s’est faite principalement dans le but de préciser les données et documents exigés pour les différents profils de candidature. Le graphisme a également été revu pour rendre la lecture plus aisée. Ce nouveau formulaire sera utilisé pour les candidatures 2015. Il servira également de base pour une future refonte du formulaire de candidature à la formation Master.

Révision de l’Ordonnance sur le contrôle des études Le Service académique a été consulté régulièrement dans le cadre de la révision de l’Ordonnance sur le contrôle des études, qui inclut notamment l’introduction d’un cours de « mise à niveau » dans l’année propédeutique. Les implications pratiques des différentes révisions envisagées ont dû être évaluées, afin qu’elles puissent être prises en compte dans les décisions finales.

Production de diplômes pour tous les diplômés Bachelor Alors que l’EPFL ne délivrait jusqu’ici des diplômes de Bachelor qu’aux étudiants qui quittaient l’école après l’obtention de ce titre, la Direction a décidé que tous les diplômés Bachelor recevraient dorénavant un diplôme ad hoc. Ceci a nécessité la mise en place d’un processus automatisé pour la génération de ces diplômes et la communication avec les futurs diplômés, en collaboration avec l’OGIF. Un nouveau format de diplôme a été développé, qui permet de différencier ces diplômes des titres de Master et de doctorat. Constitués d’un unique feuillet A3 recto-verso, et doté d’une couverture gris foncé, les nouveaux diplômes de Bachelor ont été remis en novembre à tous les étudiants ayant réussi ce titre aux examens d’hiver et d’été 2014. Plusieurs sections ont choisi de remettre elles-mêmes ces diplômes lors de cérémonies internes. Le Service académique a pris en charge la distribution des autres diplômes.

Gestion des doubles diplômes au niveau Master L’EPFL multipliant ses partenariats avec des hautes écoles en Europe et au-delà, avec notamment l’ouverture de nombreuses voies de formation Master en « double diplôme », la gestion de ces cursus a dû faire l’objet d’une meilleure intégration sur IS-Academia et dans les procédures de gestion des candidats et des étudiants. Les étudiants concernés peuvent maintenant être facilement identifiés, et le contrôle de leur double inscription auprès d’une école partenaire peut se faire régulièrement, en collaboration avec les Relations internationales.

Examens au SwissTech Convention Center Le nouveau SwissTech Convention Center (STCC), inauguré au printemps 2014 sur le campus de l’EPFL, a été utilisé pour les examens propédeutiques d’Analyse, de Physique générale et de Chimie générale de la session d’été. Ce nouvel espace a permis de regrouper, dans un même lieu, la plupart des étudiants examinés pour une même branche. La logistique de ces examens a été prise en charge par le Service académique, en collaboration avec les sections concernées et l’équipe du STCC. Le STCC a d’ores et déjà été réservé pour les sessions d’examens des cinq années à venir.

DOMAINE DE LA FORMATION

Doctorat La coordination des administratrices dans les programmes doctoraux a été de nouveau l’une des priorités de l’activité du SAC-DOCTORAT : Outre les entretiens annuels à titre individuel, deux séances d’information avec l’ensemble des administratrices et l’équipe du SAC-DOCTORAT ont eu lieu en 2014. Dans l’optique de renforcer la cohésion de l’équipe, une sortie de synergie a été organisée en juin 2014. Au niveau des procédures et outils, l’année a été fortement marquée par la mise en production du « Processus de fin de thèse », soit la gestion de l’étape finale de la thèse par le seul biais d’IS-Academia. Depuis le 1er juillet 2014, tous les doctorants à l’EPFL utilisent ce nouveau portail pour soumettre leur proposition de jury, télécharger les versions provisoire et finale de leur thèse et définir les détails de son impression et publication. La mise en place de ce processus a été accompagnée par une campagne de communication importante (FLASH, newsletters) ainsi que par des séances de formation ciblées. L’adaptation et l’amélioration continues du portail représenteront l’une des priorités de développement en 2015. Egalement en 2014, le SAC-DOCTORAT et l’OGIF ont développé un nouvel outil permettant aux commissions des programmes doctoraux de gérer de manière simplifiée l’évaluation des candidatures. Cinq programmes doctoraux l’ont tout de suite adoptée ; la mise en place progressive dans les autres programmes sera coordonnée par le SAC et l’OGIF au cours de l’année 2015.

· Intégration de tous les cursus dans la production automatique des diplômes de Master et de Formation continue · Mise en application des fiches de cours nouvelle mouture pour les cours doctoraux · Refonte du formulaire de candidature EDOC · Mise en place des fonctionnalités pour un suivi simplifié des candidats IST-EPFL · Portail de l’évaluation des candidatures EDOC · Portail de l’envoi des décisions EDOC · Gestion dans IS-Academia du mid-term report du programme doctoral en Chimie et génie chimique

Processus de gestion de fin de la thèse Un effort particulier a été fait pour que le déploiement de ce module IS-Academia se passe dans les meilleures conditions possibles. Ce projet est une réussite.

Gestion des stages en entreprise Vu la complexité de la gestion des stages, il a été nécessaire de mettre en place de nombreux outils de contrôle pour permettre tant aux sections qu’au Service académique de pouvoir suivre le cursus des étudiants. Cet effort se prolongera en 2015.

Logistique des services aux étudiants Les missions de cette unité sont la gestion du courrier, la mise sous pli et l'expédition des thèses, la numérisation et indexation du courrier (GED – Gestion électronique des documents), la gestion de l’économat et les mises à jour diverses dans IS-Academia.

Finalement, le bureau des doctorants au Service académique a eu le plaisir de réceptionner des mains de l’auteur Benjamin Blasco la 6'000 thèse rédigée à l’EPFL, un document qui illustre bien l’expansion de l’Ecole doctorale et le suivi étroit des quelques 2'000 thésards par le bureau des doctorants.

IS-Academia Le Service académique a participé au développement et à l’évolution de différentes applications dans IS-Academia telles que : · Refonte du formulaire de candidature à la formation Bachelor et au CMS · Automatisation du processus d’inscription aux examens de Bachelor et de Master · Mise en place d’un processus pour la production annuelle des diplômes de Bachelor, dorénavant délivrés à tous les diplômés

RAPPORT ANNUEL 2014

PROJETS 2015 Gestion du service La réorganisation de la direction de l’EPFL aura indubitablement un impact sur quelques fonctionnements et processus, aussi bien pour le bachelor / master et le doctorat que pour l’école de formation continue. Une attention particulière sera en outre portée au remplacement annoncé de plusieurs administratrices des programmes doctoraux.

nouvelles conditions d’admission pour les titulaires de certificats d’études européens. Seuls sont comptés ci-après les dossiers présentés aux membres des commissions d’admission et non ceux dont le titre présenté permettait une admission automatique.

Candidat au Bachelor / CMS Refusés Inscrits au CMS

Pour le bachelor / master, le Service académique sera particulièrement attentif aux changements qui seront engendrés par la refonte de l’ordonnance sur les études à l’EPFL.

Inscrits en Bachelor Inscrits en cycle sup. Inscrits pas venus Candidat au Master

Développements IS-Academia Le service académique va travailler activement sur les projets suivants en appui à l’OGIF : · Evolutions liées à la nouvelle Ordonnance sur le contrôle des études, dont la réforme de l’année propédeutique, pour son entrée en vigueur à la rentrée 2016. · Mise en place d’un portail de gestion des étudiants en situation de handicap (« special needs »), en collaboration avec le SAE. · Développement d’un nouveau processus de facturation des finances de cours et taxes d’études. · Evolutions des formulaires de candidatures Master et EDOC. · Amélioration de l’intégration des stages d’ingénieur dans la gestion des cursus et des résultats des étudiants Master. · Adaptation et amélioration du processus de fin de thèse, y compris l’éventuelle mise en place d’un accès sécurisé pour la version provisoire de la thèse. · Optimisation de l’ergonomie du portail de l’évaluation des candidatures EDOC et du portail de l’envoi des décisions. · Mise en place d’un système de gestion des rapports annuels dans IS-Academia. · Gestion de l’examen de candidature dans IS-Academia.

Refusés Inscrits en Master Inscrits pas venus

2013

2014

413 208 61 41 5 98

524 250 140 43 17 74

2'035 1'366 275 394

2'032 1'379 261 392

Une nouvelle méthode de calcul est utilisée dès cette année pour la Commission d’admission Bachelor / CMS, qui permet de prendre en compte tous les dossiers étudiés par les membres de la commission. La même méthode a été utilisée pour recalculer les valeurs de 2013, qui diffèrent donc de celles du rapport d’activité de l’an dernier. L’évolution des conditions d’admission au Bachelor prévoit un critère d’admission différencié pour les titulaires d’un certificat d’études européen qui résident déjà en Suisse pour un motif professionnel ou de regroupement familial avec une personne travaillant en Suisse (moyenne générale de 70 % au minimum, au lieu de 80 %). L’application de cette règle a nécessité l’étude approfondie de 95 dossiers par le Service académique, en amont de la Commission d’admission Bachelor / CMS. Sur les 95 dossiers étudiés, seuls 33 candidats pouvaient effectivement bénéficier d’une admission avec une moyenne dès 70 %. Seuls 18 de ces candidats ont effectivement profité de cet avantage, les autres ayant finalement obtenu une moyenne inférieure à 70 % (refusés), ou supérieure à 80 % (admis sans autre). Ces 95 cas expliquent la forte augmentation des dossiers traités en 2014 par rapport à 2013.

Commissions d’admission Contrairement aux années précédentes, 2014 n’a pas été marquée par une augmentation des candidatures aux formations Bachelor / CMS et Master. Ceci s’explique au niveau Bachelor par l’introduction de

DOMAINE DE LA FORMATION

DONNÉES QUANTITATIVES DU SERVICE ACADÉMIQUE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

16.7 2013

2014

5'035 2'053 7'721 2'855 82'605 13'809 275 143 816

5'067 1'938 1 7'511 2'858 87'192 13'519 419 979 2 868

3'693 464 2'058 442 414 2'815 414

3'988 3 470 2'006 452 430 2'629 428

249 178 236 88 29 178

272 211 201 93 33 113

459 288 602 545 1'132

469 4 295 734 579 860

9333

8879 5

BAMA Candidatures Ba / Ma / HC Immatriculations Ba / Ma / HC Effectifs Ba / Ma / HC Enseignements gérés (plans d’études) Notes saisies Factures émises Cas traités par la conférence des examens Diplômes Bachelor remis Diplômes Master remis EDOC Candidatures Immatriculations Effectifs Enseignements gérés (plans d’études) Factures émises Notes saisies Diplômes remis EFC Candidatures examinées par le SAC Immatriculations Effectifs Factures émises Factures modifiées Diplômes remis Enseignants Professeurs et MER Chargés de cours internes Chargés de cours externes Experts externes (projets de Master) Experts externes (thèses de doctorat) Courrier Courrier entrant

La diminution par rapport à 2013 s’explique principalement par l’évolution des conditions d’admission à la formation Bachelor. Des diplômes de Bachelor sont maintenant remis à tous les étudiants qui réussissent ce cursus, et non plus seulement à ceux qui quittent

1 2

l’EPFL ou changent de filière après la réussite de ce cursus, ce qui explique la différence importante avec l’année dernière.

La méthode de calcul des dossiers reçus ayant changé, ces chiffres ne sont pas à comparer avec ceux des années précédentes. 4 Une nouvelle méthode de calcul est utilisée dès cette année. La valeur 2013 a été mise à jour selon cette méthode. 5 La quantité de courrier continue de diminuer, ce que l’on peut expliquer par deux raisons : la croissance de l’échange de documents par 3

voie électronique et la popularisation de la GED au niveau des programmes doctoraux, qui stockent désormais certains documents euxmêmes plutôt que de les faire parvenir au Service académique par courrier comme c’était le cas avant.

RAPPORT ANNUEL 2014

ACCUEIL, CONSEIL ET SOUTIEN DANS LES RECHERCHES DE LOGEMENT DE LA POPULATION EPFL

Bureau du logement

LOGEMENT.EPFL.CH

par Charlotte Kneubühler - La Roche

Le bureau du logement a pour missions d’informer et conseiller les étudiants et doctorants de l’EPFL dans leurs recherches de logement, et, depuis début 2014, d’apporter également conseil aux post-doctorants, stagiaires, professeurs et hôtes académiques de l’EPFL. Les autres missions du bureau du logement sont : · répondre aux diverses questions concernant le logement en général · Assurer la connexion des informations entre les usagers · Elargir l’offre à Lausanne et dans ses environs · Assurer la pérennité des logements auprès des logeurs privés et institutionnels · Fidéliser les logeurs privés et institutionnels · Adapter les conditions de location aux besoins des usagers de l’EPFL · Gérer la base de données d’annonces de particuliers en alternance avec le bureau du logement de l’UNIL. Le service du logement est assuré par trois collaborateurs à 100% ; M. Sébastien Cornaz ayant rejoint l’équipe le 1er décembre. Il est ouvert du lundi au vendredi et reçoit sur rendez-vous entre 10h et 17h.

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014

Demandes et pics d’activités

présentiel téléphone emails

1’800

Demandes traitées Durant l’année 2014, 14’671 demandes ont été traitées, en majorité par email (11'782), suivi par les appels téléphoniques et les rendez-vous au bureau du logement. Ceci représente une baisse de 7 % par rapport à 2013. Cette baisse s’explique d’une part par l’augmentation de l’offre de logements par la FMEL (2 maisons ont ouvert en septembre 2014 pour un total de 330 chambres et studios) et par la baisse du nombre des étudiants dû en partie à cause des nouvelles règles d’admissions de l’EPFL en première année. Le bureau répond majoritairement aux demandes des étudiants quant à leurs recherches avant d’arriver en Suisse. En plus des étudiants, il y a les demandes des secrétaires des laboratoires (13 % contre 15 % en 2013), mais aussi des contacts avec des logeurs privés offrant une chambre chez eux, des partenaires privés offrant plusieurs logements divers ainsi que des régies et des foyers étudiants avec qui le bureau maintient toujours de très bons rapports. Le bureau du logement est également approché par des investisseurs (une quinzaine en 2014) désireux de créer des partenariats avec l’EPFL pour des logements étudiants. Nous informons ces personnes et les redirigeons, le cas échéant, vers la FMEL (Fondation Maison pour Etudiants Lausanne) ou toute autre entité qui pourra répondre à leur demande et collaborer avec nous. Grâce à la bonne collaboration entre le DAF, le DII, la VPAA et le bureau du logement, un contrat de bail pour 25 studios meublés au centre-ville de Lausanne, à la Rue St-Laurent, a été conclu par l’EPFL. Ces logements sont spécifiquement destinés aux stagiaires, doctorants, post-doctorants et hôtes académiques de l’école. Le montant des loyers des studios a été calculé afin d’inclure toutes les charges incombant à un locataire dans le but de faciliter l’accès au logement des personnes susmentionnées, sans frais annexes. Ces logements ont été meublés grâce à l’appui du DII, avec le financement de la VPAA. Tous les studios ont été loués en moins de 2 semaines, mettant en évidence la forte demande de la population EPFL. Ceux-ci affichent complet jusqu’au mois de novembre 2015 avec des baux s’étendant de 1 mois à 2 ans.

1’600 1’400 1’200 1’000 800 600 400 200 0

janv. fév. mars avril mai juin juil. août sept. oct. nov. déc.

Explications Emails : juillet à octobre sont les périodes d’envoi du mailing automatique des annonces de logement et donc la période de pré et post-rentrée académique de septembre pendant laquelle le nombre de demandes de la part des futurs nouveaux étudiants est le plus important. Téléphones : le nombre d’appels reçus est relativement identique tout au long de l’année. Les mois d’août à octobre sont cependant plus chargés à cause de la rentrée académique. Présentiels : mars correspond à la journée des gymnasiens ; juillet à septembre, au départ et à l'arrivée des étudiants. Les tendances restent les mêmes d’une année à l’autre. En 2014 nous avons introduit une nouvelle statistique pour connaître les statuts de personnes qui nous sollicitent le plus. Il en ressort que les étudiants et doctorants restent pour le moment en majorité, suivis par les post-doctorants et les stagiaires. Nous remarquons également des échanges d’emails fréquents avec les logeurs privés.

Suivi des partenariats établis en 2013 UNIL : la collaboration concernant la gestion de la base de données commune et son développement se poursuit. En 2014, grâce au contrôle régulier des deux bureaux, 26 annonces frauduleuses ont pu être détectées et refusées. Nous remarquons une baisse de tentative d’arnaque dans notre base de données de 58% par rapport à 2013. Camping : les logements d’urgence en bungalow ont à nouveau été très sollicités pour cette rentrée 2014 et l’expérience sera reconduite pour la rentrée 2015. Aucune vacance locative cette année.

DOMAINE DE LA FORMATION

Développement et nouveaux partenariats en 2014 Le bureau du logement continue à mettre en place de nouveaux moyens de communication et de mise à jour du site afin d’optimiser le transfert d’information à la communauté.

PROJETS 2015 Formation et intégration de la troisième ressource du bureau du logement avec développement des offres aux stagiaires, post-doctorants et hôtes académiques.

Base 7 : Un nouveau logiciel de gestion des disponibilités a été introduit. Il permet à l’équipe du bureau du logement de travailler sur un même support simultanément et y voir les disponibilités de nos divers logements.

Journées des gymnasiens : suite au succès des séances d’information de mars 2014 (690 personnes présentes en 2 jours), l’expérience sera réitérée en mars 2015 dans les mêmes conditions. Nous ajouterons cependant un stand fixe l’après-midi pour permettre aux retardataires de recevoir également les informations requises.

Le bureau a été approché par une quinzaine d’investisseurs souhaitant recevoir des informations sur les besoins en logement de l’EPFL.

Discussion en cours avec un foyer étudiant pour la location de quelques chambres réservées aux stagiaires de l’EPFL.

Comme mentionné plus tôt, un projet a vu le jour concernant la signature, par l’EPFL, d’un contrat de bail pour 25 studios au centre-ville de Lausanne, à la Rue St-Laurent. Ces logements sont spécifiquement destinés aux stagiaires, doctorants, post-doctorants et hôtes académiques de l’école et ont été loués en moins de 2 semaines. Ils sont complets jusqu’à fin octobre 2015. Le projet de signature de bail par le DII a ainsi abouti.

DONNÉES QUANTITATIVES DU BUREAU DU LOGEMENT Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

2 2012

2013

Nb d’annonces de logement proposées par les privés dans la base de données UNIL-EPFL

3’918

4’558

Nb de logements disponibles dans les foyers

2’975 330 346

3’305 177 351

CHF 703

CHF 727

Nb de futurs logements supplémentaires en foyers Nb de logements proposés en exclusivité aux doctorants et étudiants de l’EPFL (foyers et partenariats privés) Coût moyen des loyers pour logements privés (chez les particuliers)

RAPPORT ANNUEL 2014

CONTRIBUE À LA QUALITÉ DE L'ENSEIGNEMENT EN APPORTANT CONSEIL ET SOUTIEN AUX ENSEIGNEMENTS, SECTIONS, FACULTÉ ET LEURS PROGRAMMES

CAPE.EPFL.CH Centre d’appui à l’enseignement (CAPE) par Cécile Hardebolle & Roland Tormey

La mission du Centre d’Appui à l’Enseignement est de mettre en œuvre les activités contribuant à la qualité de la formation à l’EPFL selon la stratégie élaborée par la VPAA avec une approche par facultés et par cursus d’études. Le Centre offre des services d’évaluation, de conseil et de formation pour les enseignants, ainsi qu’un support pour le traitement automatisé des examens et des évaluations par lecture optique. Il mène également des activités de recherche et développement afin de permettre aux enseignants de développer leurs pratiques en s’appuyant sur les résultats de recherches sur l’apprentissage des étudiants. L’équipe compte 6 personnes, soit 5,3 équivalents plein temps. L’année 2014 a été marquée par le départ à la retraite de Jean-Louis Ricci et l’arrivée de deux nouvelles personnes en cours d’année : Cécile Hardebolle en tant que Conseillère Pédagogique et Pierre-Olivier Vallès en tant qu’Informaticien.

Points fort de l’année 2014 · Augmentation de 50% du nombre d’évaluations et de conseils personnalisés menés par le Centre par rapport à 2013. · Nouvelles formations pour les assistants doctorants et pour les étudiants tuteurs. · Nouveau service de support pour le traitement automatisé des questionnaires (examens, évaluations) par lecture optique. · Développement et lancement du nouveau Portail Enseignants. · Mise en place des informations sur l’usage du logiciel anti-plagiat iThenticate sur le web et des séances d’information sur le format « déjeuner pédagogique ». · Présentation de projets de recherche et développement sur l’apprentissage des étudiants menés en collaboration avec des enseignants de l’EPFL lors des JSP 2014.

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014 1. Services aux enseignants Évaluations et conseils personnalisés Suite aux décisions de 2013 de généraliser l’usage des évaluations approfondies, le système a été étendu progressivement à un nombre d’enseignements plus important. En 2014, 248 évaluations approfondies ont été menées par le Centre d’Appui à l’Enseignement (contre 170 en 2013 et 145 en 2012). Au total en 2014, les demandes d’évaluations et de conseils personnalisés se présentent comme suit : 316 enseignants (contre 227 en 2013), dont 40 professeurs assistants « Tenure Track » (PATT), ont sollicité 347 évaluations ou conseils personnalisés (contre 279 en 2013) qui ont généré le traitement de 15 528 questionnaires (contre 10 074 en 2013). Le nombre d’évaluations et de conseils personnalisés réalisés par le Centre a ainsi augmenté de près de 50% cette année.

Évaluation indicative Lors du semestre de printemps 2014, 641 enseignements ont été évalués avec un taux de réponses moyen de 52%. 89% des enseignements ont été jugés satisfaisants, bons ou encore excellents (13%). Pour l’automne 2014, 696 enseignements ont été évalués avec un taux de réponses moyen de 60%. 92% des enseignements ont été jugés satisfaisants, bons ou encore excellents (12%). Ces résultats confirment l’opinion très positive des étudiants concernant l’enseignement à l’EPFL.

Ateliers de perfectionnement pédagogique En 2014, le Centre a réalisé 15 ateliers de perfectionnement pédagogique d’une journée ou d’une demi-journée destinés spécifiquement aux enseignants. Ces formations ont comptabilisé 132 enseignants dont 80 de l’EPFL. Depuis l’année dernière, nous avons structuré notre offre d’ateliers destinés aux enseignants, avec un programme de 6 ateliers qui constituent une base en pédagogie de l’enseignement supérieur. Une attestation de participation aux « Effective Teaching in Higher Education Programme » est délivrée aux enseignants qui suivent ce programme. Suite à une demande du Décanat de l’école Bachelor et Master, et en collaboration avec l’OGIF et la Bibliothèque, nous avons mis sur pied des déjeuneurs pé-

dagogiques pour présenter les logiciels anti-plagiat iThenticate et turnitin. Les déjeuners ont été annoncés en 2014 et des séances continueront à être offertes suivant la demande des enseignants et/ou des sections. Par ailleurs, l’adresse ithen-help.prof@epfl. ch, a été créée pour centraliser les possibles besoins de supports des enseignants. Enfin, nos ateliers étant également proposés aux universités partenaires du Réseau Romand de Conseil, Formation et Evaluation de l’enseignement universitaire (R-CFE), nous avons pu accueillir 52 enseignants des Universités partenaires dans nos ateliers.

Bootstrap Day Le « Bootstrap Day » offre aux nouveaux professeurs une opportunité de se familiariser avec les us et coutumes ainsi que les procédures et règlements de l’EPFL en ce qui concerne l’enseignement, l’encadrement des étudiants, les examens ainsi que pour la conduite de leur laboratoire et la recherche de fonds. 14 d’entre eux ont participé à la session du 5 juin 2014.

2. Services aux étudiants Ateliers pour les assistants doctorants L’offre de formation pédagogique proposée aux doctorants et post-doctorants, qui ont typiquement beaucoup de contact direct avec les étudiants, a été élargie en 2014 afin de créer un ensemble plus complet et cohérent. Cette offre est composée des trois types d’ateliers suivants : · Teaching Toolkit : un atelier interactif d’une journée ayant pour objectif le développement des capacités à gérer les interactions en classe et à concevoir des exercices maximisant l’apprentissage des étudiants. · Introduction to University Teaching (IUT) : une formation de trois jours présentant les principaux concepts théoriques et approches pédagogiques à la base de l’enseignement et de l’apprentissage des étudiants dans l’enseignement supérieur. · Instructional Skills Workshop (ISW) : une formation intensive et pratique de trois jours dans laquelle les participants sont amenés à développer leurs compétences d’enseignants à travers des mises en situations centrées sur l’apprentissage des étudiants. Au total en 2014, 101 doctorants et post-doctorants de l’EPFL ont assisté à 8 ateliers (soit 16 jours de formation). De plus, grâce à notre collaboration avec l’UNIL, 7 doctorants ont suivi une formation en français. Finalement, nous avons également proposé un

DOMAINE DE LA FORMATION

atelier de formation de formateurs que 3 doctorants de l’EPFL ont suivi, ce qui leur a permis par la suite de contribuer à l’animation de l’atelier ISW.

Ateliers de préparation de la défense et de la soutenance de thèse Cet atelier est destiné aux doctorants en fin de thèse, typiquement à 2-3 mois de leur défense. C’est un atelier à succès qui fait l’objet d’une assez forte demande. En 2014, le Centre a réalisé 10 ateliers, en majorité donnés en anglais car c’est la langue plébiscitée par les doctorants. Une centaine d’étudiants au total l’ont suivi.

« How people learn » Le cours « How people Learn I & II » est offert par Roland Tormey aux étudiants de master dans le cadre du programme SHS. Cet enseignement est très demandé par les étudiants, dont 63 ont été retenus pour l’édition 2013-2014 et 63 pour celle de 2014-2015.

3. Support pédagogique et innovation Tutorat Le tutorat des exercices est généralisé pour tous les cours d’analyse et de physique générale de la 1ère année depuis l’automne 2012.

Automatisation du traitement des examens par lecture optique Un nouveau service aux enseignants pour le traitement automatisé des examens (QCM) par lecture optique des copies d’examen a été mis en place. Nous offrons ainsi conseil et support à la fois pour la conception des examens et pour la logistique technique du traitement des documents. Le service, mis en place au dernier trimestre 2014, a déjà été utilisé pour traiter plus de 3 400 copies d’examen.

Mise à jour et développement du Portail enseignants Le Portail Enseignants teaching.epfl.ch est un point de référence unique pour les enseignants de l’EPFL concernant les informations, règlements et recommandations pédagogiques sur l’enseignement. En 2014, nous avons mené un projet de mise à jour et de développement de ce portail, avec l’appui d’un groupe de travail composé d’enseignants et d’administrateurs. Le service juridique du DAF ainsi que l’équipe du KIS nous ont apporté leurs conseils ponctuels. La nouvelle version du portail a été mise en ligne en octobre et a suscité l’intérêt de la communauté enseignante, avec des pics de plus de 250 consultations par jour.

Vidéos sur le travail de groupe des étudiants Suite à la décision de la CDS, une nouvelle formation sur la base du volontariat pour les étudiant-assistants qui travaillent comme tuteurs a été organisée au début de l’année scolaire 2014-2015. 56 tuteurs ont assistés à cet atelier interactif. Cette formation a été très appréciée par les participants, avec une évaluation globale de 5,6 sur 6. Par ailleurs, les conseillers du Centre soutiennent les enseignants concernés pour mettre en place le tutorat en début de semestre.

Savoir-faire en Maths Le livre électronique « Savoir-faire en mathématiques : bien commencer ses études à l’EPFL » a été proposé à 1'800 nouveaux étudiants de première année, y compris cette année les étudiants de l’UNIL en Police Scientifique.

Suite à l’analyse des retours des étudiants sur les vidéos du cours « Enjeux mondiaux », nous avons repensé et réenregistré, avec l’appui du CEDE, des vidéos destinées à aider les étudiants à développer leurs capacités à travailler en groupe et à planifier leur projet.

Enseignement fondé sur les données probantes Lors des JSP 2014, un accent a été mis sur l’intérêt d’offrir aux enseignants un support pour développer leurs pratiques en s’appuyant sur des données issues de la recherche sur l’apprentissage des étudiants. Les résultats de six projets de collecte et d’analyse de données menés en collaboration avec des enseignants et des étudiants de l’EPFL ont été présentés aux enseignants et à la direction.

Groupe de travail sur le système d’évaluation Clickers L’utilisation des clickers a de nouveau pris de l’ampleur en 2014. Lors du semestre d’automne de l’année académique 2014-2015, 26 enseignants (contre 16 enseignants au semestre précédent) ont fait le choix d’utiliser les clickers pour dynamiser leurs enseignements, dont 10 enseignants qui les utilisaient pour la première fois. Ces enseignements concernaient 2'600 étudiants au total.

RAPPORT ANNUEL 2014

En 2014, un groupe de travail de la CDS a été mis en place afin de proposer des améliorations concernant le système d’évaluation des enseignements. A partir d’un état des pratiques internationales en la matière, le groupe a soumis différentes propositions à la CDS.

4. Expertises et congrès

PROJETS 2015

Publications

Refonte du site web du CAPE et du site web « Clickers » : Suite à la refonte du Portail Enseignants en 2014, nous allons mettre à jour le site web du CAPE afin qu’il reflète plus fidèlement nos activités. Le site clickers.epfl.ch bénéficiera également d’un lifting afin de fournir plus d’information aux enseignants.

Batteson, T. J., Tormey, R. and Ritchie, T. D. (2014) « Approaches to learning, metacognition and personality ; an exploratory and confirmatory factor analysis » in Procedia Social and Behavioural Sciences, vol. 116, p. 2561 – 2567, 2014. Isaac, S. and Tormey, R. (2014, in press) « Undergraduate group projects - challenges and learning experiences » World Congress on Engineering Education 2014, QScience Proceedings (ISSN 2226-9649). Raca, M., Dillenbourg, P. and Tormey, R. (2014) « Sleepers’ lag - study on motion and attention » 4th International Conference on Learning Analytics and Knowledge, Indianapolis, Indiana, USA, 2014. Tormey, R. (2014) « Critical Thinking and Development Education : How do we develop meta-cognitive capacities ? » in Development Education in Policy and Practice, p. 65-80, 2014.

Communications et participation à des congrès Isaac, S. and Tormey, R. (2014) « Understanding and addressing student group work challenges through learning analytics » 11th International Society for the Scholarship of Teaching and Learning (ISSOTL), October 22-25, 2014, Quebec City, Canada. Le Duc, I. (2014) « Bilan et analyse après 10 ans d’expérience de l’évaluation indicative à l’Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL), Suisse » 26ème colloque de l’Association pour le développement des méthodologies en évaluation en éducation, section Europe (ADMEES), Évaluation des enseignements dans le supérieur : l’usage d’un dispositif de type « détecteur de fumée » passé à la loupe, Janvier 15-17, 2014, Marrakech, Maroc. Loya, A., Gopal, A., Shukla, I., Jermann, P., Tormey, R. (2014) « Conscientious behaviour, flexibility and learning in Massive Open On-line Courses ». Paper presented at the Sixth World Conference in Educational Sciences, 5-7 February 2014, Valetta, Malta.

Support aux sections pour le traitement automatisé des examens et évaluations : Du matériel (ordinateurs portables et logiciels) pour la lecture optique sera déployé au sein d'une sélection de sections afin de faciliter le traitement des QCM dans le cadre d'examens écrits ou d'évaluations approfondies. Nous accompagnerons les sections concernées. Création de vidéos pédagogiques : Nous prévoyons de développer des vidéos d’un format court permettant de mettre en valeur de bonnes pratiques d’enseignement ainsi que des méthodologies pédagogiques innovantes actuellement mises en œuvre par les enseignants de l’EPFL Soirée d’accueil pour les nouveaux chargés de cours externes : Le nouveau Vice-provost pour la formation accueillera les nouveaux chargés de cours externes pour une soirée d’information prévue le 5 mars 2015. Support au développement d’une communauté de doctorants autour de la pédagogie : Le centre proposera un soutien aux doctorants et post-doctorants ayant suivi une formation pédagogique et qui souhaitent continuer dans leur développement grâce à une communauté d’échange et de pratique. Support au développement d’une communauté d’enseignants autour de la qualité de l’enseignement : Le centre projette de soutenir le développement d’une communauté d’enseignants dans l’objectif de valoriser et partager les bonnes pratiques concernant l’amélioration de la qualité de l’enseignement.

Tormey, R. and Le Duc, I. (2014) « The Activating Student Knowledge (ASK) method in lectures ». Paper presented at International Consortium for Educational Development 2014 Conference (ICED), 16-18 June 2014, Stockholm, Sweden.

DOMAINE DE LA FORMATION

DONNÉES QUANTITATIVES DU CAPE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.3

Evaluations et conseils personnalisés Nb de consultations

347

Nb d’enseignants

316 15'528

Nb de questionnaires Evaluations indicatives

1'337

Nb d’évaluations Ateliers de formation Enseignants

Assistants

Etudiants

Total

132

258

446

Nb d’ateliers Nb de participants Clickers Nb de cours Nb d’étudiants

42 4'150

Corrections automatisées d’examens Nb d’enseignants Nb d’étudiants

RAPPORT ANNUEL 2014

17 3'436

ACCUEIL LES ÉTUDIANTS ET RÉPOND À LEURS BESOINS, FAVORISE LEUR INTÉGRATION ET SOUTIENT LEUR PARCOURS À L’EPFL

Service des affaires estudiantines (SAE)

SAE.EPFL.CH

par Catherine Vinckenbosch & son équipe

POINTS FORTS 2014 Extension de la consultation psychothérapique des étudiants : soutien dans la mise en place et l’amélioration des informations transmise sur notre page web en collaboration avec Dr Sylvie Berney, médecin associée en charge de la consultation. Gestion du déménagement de la consultation psychothérapique. Intégrations de plusieurs donateurs dans le financement des bourses d’excellence. Suite à l’exclusion de la Suisse du programme Erasmus+ en février 2014, des mesures d’urgences ont été implémentées afin d’assurer la continuité du programme d’échanges d’étudiants en Europe. Communications et soutien aux étudiants IN et OUT, partenaires, collaborateurs, presse suite à l’incertitude générée par l’exclusion.

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014

2. Consultation de soutien et consultation psychothérapique

1. Bourses

Consultation de soutien

Gestion des contributions budgétaires EPFL + Fondation des étudiants (FEE) de l’EPFL CHF 1'763’910.- pour 492 étudiants comprenant : · Bourses EPFL – FEE, 134 étudiants BA-MA pour un montant de CHF 681’810.· Encouragement à la mobilité hors Europe, 279 étudiants avec un montant de CHF 374’900.· Bourses d’excellence, 79 étudiants ayant touché une bourse EPFL sur l’année pour un montant de CHF 707’200.-

Gestion des bourses d’excellence financées par des fondations privées CHF 180’400.- pour 23 étudiants comprenant : · Bourse Novartis, 10 étudiants pour un montant de CHF 95’400.· Bourse Debiopharm, 7 étudiants pour un montant de CHF 35'000.· Bourse Russe, 1 étudiant pour un montant de CHF 2’400.· Bourse PWC, 1 étudiant pour un montant de CHF 5'000.· Bourse Werner, 2 étudiants pour un montant de 32’000.· Bourse UPC, 1 étudiant pour un montant de CHF 5'000.· Bourse Recif-care, 1 étudiant pour un montant de CHF 5'600.-

403 entretiens individuels effectués pour traiter des problématiques suivantes : · Décès de plusieurs étudiants (soutien auprès de la famille et des proches) · Hospitalisations d’étudiants · Conflits familiaux · Conflits sur le lieu de travail (collègues / superviseur) · Situations familiales difficiles (parents à l’AI, à l’aide sociale, etc.) · Difficultés académiques, doubles échecs · Problèmes de santé physiques ou psychiques · Questions autour de l’identité sexuelle, transsexualité · Problèmes d’intégration à un réseau social · Aide à l’obtention et au renouvellement du permis de séjour · Difficultés financières

Consultation psychothérapique pour étudiants UNIL-EPFL Durant cette année, les consultations ont été assurées par Mme Bénédicte Gailland et Véronique Beretta, psychologues associées ainsi que par la Dr Sylvie Berney, médecin associée responsable de la consultation. Suite à la demande toujours plus importante de la part des étudiants nous sommes passés à 4 demi-journées sur le site de l’EPFL ainsi que 4 demi-journées sur le site de l’UNIL.

Population Gestion de la contribution de la Commission fédérale des bourses · CHF 765’471.- pour 61 boursiers Le nombre de boursiers est moins élevé que les années précédentes en raison du montant de bourse supérieur versé aux boursiers de la Confédération en post-doctorat

Gestion des fondations privées Participation à 12 comités de fondations privées en tout : · Mise au concours et gestion des candidatures pour Charles Rapin / Orlando Lauti / Luce Grivat / FZMB / Vahabzadeh / Giveka / Charles-Edouard Guillaume / Erna Hamburger · Membre du comité des fondations Fond du Sanatorium / FMEL / Planète Bleue/ Erna Hamburger

266 étudiants ont été vus en consultation en 2014 (156 en 2013). Pour un total de 904 consultations, faisant une moyenne de 3,4 consultations par cas pris en charge. 70% des consultations ont lieu en français, 24% en anglais, 6% en italien. Parmi les étudiants ayant demandé une consultation : · 157 (59%) sont de l’EPFL et 109 (41%) de l’UNIL. · 100 (38%) sont de nationalité suisse et 166 (62%) de 36 nationalités différentes. · 121 (45%) hommes et 145 (55%) femmes. · 48% sont au BA, 23% au MA, 29 % au doctorat · 87 (33%) ont déjà eu un contact avec la psychiatrie au cours de leur existence.

Mode de venue et source d’information · 68% ont connus la consultation grâce à internet · 15% par différents services de l’EPFL ou de l’UNIL · 12% via les professeurs ou coachs · 5% par leur médecin généraliste 74% ont pris rendez-vous par email contre 24% par téléphone

DOMAINE DE LA FORMATION

La consultation est intervenue dans le cadre de la formation pour les coachs sur le thème : Souffrance psychique chez l’étudiant et prévention du suicide. 100 coachs ont été ainsi sensibilisés. La consultation fait également un travail de liaison avec plusieurs services des Hautes Ecoles, le Département de psychiatrie du CHUV, les médecins privés. Un rapport plus complet est à disposition des personnes intéressées.

3. Actions sociales et d’intégration Coaching Soutien dans l’organisation des soirées de recrutement des nouveaux coachs. · Coachs : organisation de la formation des 100 nouveaux coachs (½ journée « Rôle et impact du coach » + ½ journée « Souffrance psychique chez l’étudiant et prévention du suicide »). · Supercoachs : organisation de la formation de 13 nouveaux supercoachs (1 journée « Leardership en tant que supercoach » + ½ journée « Souffrance psychique chez l’étudiant et prévention du suicide »). · Coachs master : Recrutement de 37 « coachs master » pour l’International Day de septembre. La présence en fin de matinée sur les stands et une répartition par section ont été fortement appréciées par les nouveaux étudiants Masters, boursiers de la confédération et étudiants d’échange. Certaines secrétaires et certains adjoints de section ont été également présents, notamment lorsqu’il n’y avait pas de coachs Master.

Journée d’accueil 2’427 étudiants ont été invités en 2014 (2’596 en 2013) · Accueils spécifiques : Pour la première fois l’accueil des BA / CMS / Passerelles a eu lieu au STCC et non sur la Place Nord. Pour les Masters et échanges il a eu lieu au Forum comme les années précédentes · Information sur l’école et les services annexes : Au CO sur 2 étages entre 9h et 13h.

Séminaires « Instruments de travail » : Sur une journée les samedis (Speed reading, Efficient writing, Lecture rapide, Ecriture efficace, Mémoriser efficacement) à destination de tous les étudiants et doctorants. Ces cours ont compté une bonne fréquentation. (5x 20 personnes). Atelier « Gestion du stress » : organisé 2 fois, en printemps et automne (2x 20 personnes). Atelier « Optimiser son potentiel d’apprentissage » en automne (20 personnes).

5. Accueil des étudiants internationaux Pour la 9ème année consécutive, le SAE a organisé l’accueil des étudiants internationaux au niveau du Master, des échanges et des boursiers de la Confédération dans le but de leur offrir la meilleure intégration possible et de répondre à la démarche qualité de l’EPFL. À nouveau, un accent particulier a été mis sur les effets du « choc culturel » qui touche tous les étudiants internationaux.

International day Événement ayant lieu le mardi précédant la rentrée, sur un jour. Environ 400 participants. Cette année, nous avons décidé de convier également les nouveaux étudiants Master ayant étudié en Suisse, ailleurs qu’à Lausanne, car les informations transmises pouvaient également leur être utiles. Informations transmises : Utilisation des bases de données de la Bibliothèque / Utilisation d’IS-Academia / Présentation du SAE et de la consultation psychothérapeutique / Informations sur le choc culturel. Les stands par section ont favorisés les échanges et les rencontres entre étudiants de même section. La répartition des stands a également permis une bonne identification des coaches qui ont ainsi pu répondre de manière ciblée à davantage d’étudiants.

Visa Soutien donné à 65 étudiants (35 masters et 30 échanges) dans leurs démarches administratives afin d’obtenir leur visa dans les délais.

4. Instruments de travail et développement personnel Séminaire « Métier de l’étudiant » : Sur 2 jours avant la rentrée à destination des nouveaux étudiants sauf le CMS. (350 personnes).

RAPPORT ANNUEL 2014

Programme d’accueil des boursiers de la Confédération Accueil global des nouveaux boursiers programmé la semaine avant la rentrée permettant ainsi de leur donner des informations spécifiques. Tout au long de l’année, sorties culturelles organisées afin de favoriser leur intégration et leur épanouissement à l’EPFL (environ 30 participants par sortie).

Camp de ski 50 personnes ont pris part au camp de ski de 4 jours qui s’est déroulé en février.

Dans le but de promouvoir les échanges OUT, interviews de 16 étudiants rentrés d’échange. Création d’une vidéo en cours.

Activités d’accueil pour doctorants

Accueil et intégration des étudiants hôtes

Dans le cadre de l’accueil spécifique des doctorants, organisé par le service de promotion des études, notre service a proposé deux activités à Berne (avec une visite du parlement, y compris une discussion avec un parlementaire ainsi qu’une visite guidée de la ville) en mai (45 participants) et en septembre (35 participants).

Camp de ski organisé à Leysin en février pour tous les étudiants internationaux (50 étudiants). Organisation de la soirée d’accueil des étudiants IN en février et en septembre.

Gestion des accords de partenariats

6. Aménagement des études pour les étudiants handicapés La procédure actuellement en place fonctionne très bien. Le nombre continuellement grandissant des demandes nous pousse à en réfléchir sa gestion. Le développement d’un GPS est prévu dans nos objectifs 2015.

7. Office mobilité Gestion Etudiants OUT et IN Gestion de 441 dossiers d’étudiants EPFL partis en échange ou intéressés à partir (en 2013 : 445 dossiers OUT), ainsi que 536 dossiers d’étudiants étrangers reçus (en 2013 : 564 dossiers IN). Programme Erasmus LLP : Mise en place d’un nouvel outil informatique de gestion des échanges 20132014 exigé par l’UE (mobility tool). Implémentation des nouvelles directives et procédures du programme « Swiss European Mobility Program » suite au gel de la participation au programme Erasmus+. Tâches supplémentaires: dès 2014 gestion du financement des bourses SEMP aux étudiants IN. Communications et soutien aux étudiants IN et OUT, partenaires, collaborateurs, presse suite à l’incertitude générée par l’exclusion. Organisation d’une soirée regroupant tous les étudiants OUT en partance pour un échange en 20142015. Promotion des échanges et information Afin de promouvoir la mobilité OUT et les doubles-diplômes, 19 universités partenaires, ainsi que l’Office de la Mobilité et les Relations Internationales (RI) ont tenu un stand au Forum. Organisation de 7 séances d’information sur les échanges dans les sections de l’EPFL (environ 750 étudiants).

Suite à l’exclusion de la Suisse du programme Erasmus+, reconduction de tous les accords européens (~150) dans le cadre du programme Swiss European Mobility Programme (SEMP). Deux universités partenaires n’ont pas désiré poursuivre la collaboration sous SEMP. Gestion des demandes d’accords d’universités européennes (31 demandes dont 10 nouveaux accords). 4 accords de partenariats n’ont pas été renouvelés. Implémentation de nouveaux accords aux USA / Canada / HongKong et double-diplômes.

Relations avec nos partenaires internes et externes Participation à la conférence de la « European Association for International Education » (EAIE) à Prague; tenue du stand de la CRUS; visite de notre partenaire, l’Université Technique de Prague (CVUT). Rencontre de 20 partenaires et participation à plusieurs conférences. Organisation de la séance IRUS à l’EPFL et participation à celle de l’UNI Genève. Participation à la journée Erasmus Suisse à Soleure. Participation à nombreuses séances de travail à l’Agence Nationale auprès de la Fondation CH à Soleure dans le cadre de Grace2 et Groupe de référence, afin de trouver de rapides solutions à l’exclusion de la Suisse au programme Erasmus+. Participation aux foires internationales du l’ETHZ et Ecole Centrale Paris. Participation aux séances de travail à Bruxelles dans le cadre des réseaux Eurotech et Cluster. Visites de plusieurs partenaires à Madrid : UPM, Université de Complutense et Université de Comillas.

DOMAINE DE LA FORMATION

PROJET 2015 Organisation d’événements pour informer les personnes en contact avec les étudiants sur nos prestations. Mise en place d’un GPS pour les aménagements d’études permettant une meilleure gestion des dossiers entre le SAE et le SAC ainsi qu’une optimisation du traitement des demandes et des rapports. Amélioration du soutien aux étudiants hors-Europe pour l’obtention de leur visa. Mise en place d’une procédure en interne afin de leur transmettre le document du Service de la Population qui leur confirme l’octroi de leur visa d’étudiant. Réflexion sur les formations liées au métier de l’étudiant et aux instruments de travail. Poursuite de la création des procédures internes.

Mise en place d’une formation pour doctorants pour assurer la réussite de leur doctorat « PhD = success, how to solve this equation ? » Dans le but de promouvoir les échanges OUT, finalisation de la vidéo, visible sur notre site web, d’étudiants partis en échange témoignant de leurs expériences. Sondage auprès des étudiants IN sur leurs échanges à l’EPFL. Réflexion et création d’un outil informatique pour la gestion des candidatures OUT, afin de faciliter la sélection. Mise en place d’une procédure officielle de gestion des étudiants venant faire un projet à l’EPFL, en collaboration avec le SAC et RHs. Réflexion et harmonisation des financements des étudiants faisant leur projet de master dans un cadre académique hors EPFL.

DONNÉES QUANTITATIVES DES AFFAIRES ESTUDIANTINES Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

5.5 2012

2013

2014

725 563 7 700 303 436’682

840 645 7 800 320 424’630

0 0 179 215’531 31 95’900 25 5 6 35 115 28

0 0 210 282’000 57 98’500 20 6 2 12 112 15

728 781 7 750 392 94’590 491’830 250 483’930 279 374’900 71 130’460 25 6 0 10 150 4

Office mobilité Nb Etudiants IN Nb Etudiants OUT Séances d’information / bourses

nb de séances nb d’étudiants

Nb bourses Erasmus OUT

nb d’étudiants montant EUR montant CHF nb d’étudiants

Nb bourses Erasmus IN (y.c CEPF)

montant CHF

Nb bourses hors Erasmus OUT

nb d’étudiants montant CHF

Nb bourses hors Erasmus IN

nb d’étudiants montant CHF

Nb visites de partenaires à l’EPFL Nb visites hors EPFL Nb envois de documentation EFPL Nb d’accords partenariats nouveaux Nb d’accords partenariats renouvelés Nb d’accords partenariats rompus

RAPPORT ANNUEL 2014

Service social Bourses EPFL - FEE BA-MA

nb d’étudiants montant CHF

Bourses fédérales

nb d’étudiants montant CHF

Nb de bourses excellence MASTER nb d’étudiants montant CHF Nb Fondation privées Aménagement des études

113 574’300 88 905’447 96 722’200 8 20

120 625’340 80 990’726 113 856’775 8 33

134 681’810 61 765’471 102 887’600 11 45

478 68 87 65 90

516 75 81 74 82

904 109 157 121 145

475

484

403

14 285 62

16 283 54

13 326 65

– –

2 522

Consultation psychothérapique Nb d’entretiens Consultations

nb Uni nb EPFL nb hommes nb femmes

Consultation soutien Nb d’étudiants Accueil des étudiants internationaux (Masters et BCF) Journées / Evénements d’accueil spécifique Nb de personnes invitées Nb d'aide pour l'obtention de visa Accueil des étudiants internationaux (PhD) Journées / Evénements d’accueil spécifique Nb de personnes invitées

DOMAINE DE LA FORMATION

PONT ENTRE L’EPFL ET LE MONDE DU TRAVAIL

Centre de Carrière (CC)

CARRIERE.EPFL.CH

par Philippe Ory

L’année 2014 s’est inscrite dans la continuité de la précédente, avec une équipe partiellement renouvelée en 2013 qui s’est bien intégrée et est devenue pleinement opérationnelle.

En 2014, l’effectif du Centre de carrière (CC) est resté stable à 4.8 EPT (7 personnes).

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014 1. Services aux étudiants Le Centre de carrière continue à offrir de manière régulière une palette étendue de services aux étudiants.

Cours et séminaires · Atelier « Le dossier de candidature » organisé 11 fois en 2014 (6x pour PhD, 5x pour étudiants MS). Depuis 2014, cet atelier est également donné en anglais. · Cours « Comptabilité, finance et gestion » (JM Schwab), également ouvert, à titre payant, aux participants extérieurs à l'EPFL. · Atelier « Démystifier l'Assessment Center », organisé 2 fois en 2014. · Séminaire « Réussir son entretien d'embauche », organisé 1 fois en 2014.

4 Tables Rondes ont eu lieu en 2014 : · Les métiers du conseil (avec 4 Alumni travaillant chez AWK, LeighFisher, Sofies et Boston Consulting Group) · Travailler dans une start-up ? (avec 4 Alumni travaillant chez Abionic, Mindmaze, QloudLab et QGel) · Les métiers de la finance et de la gestion (avec 4 Alumni travaillant chez Crédit Agricole, H.Advisory, Stigma Partners et Intuitive Surgical) · Working in the Fast Moving Consumer Goods (FMCG) Industry (avec 4 Alumni travaillant chez Nestlé, Delica/ Migros, Logitech et Nestea) Un Career Insight a également eu lieu en 2014, sur le thème « Loyalty vs. Mobility: what is best for your career? » avec des représentants des entreprises Elca, SIG et CareerPlus. Pour la première fois certaines de ces manifestations ont eu lieu en anglais.

Prestations individuelles · Entretiens individuels de conseil en matière d'orientation académique, recherche d'emploi, débouchés, gestion de carrière, permis de travail, contrats de travail, etc. · Entretiens d'information sur l'EPFL à l'intention des futurs étudiants et leurs familles ("promotion") · Corrections de CV et de lettres de motivation · Simulations d'entretien d'embauche · Tests psychométriques (méthodologie Hélios/TMS) permettant l'aide à l'orientation ou à la réorientation professionnelle. Un partenariat avec TalenToday, une plateforme proposant un test d’orientation professionnelle en ligne en français et en anglais, a été conclu fin 2013 et 2 conseillères du CC ont été certifiées pour la restitution des tests en 2014.

Prestations collectives · Envoi d'offres d'emploi ciblées par e-mail (39). · Gestion du groupe EPFL Alumni sur le réseau de contacts en ligne LinkedIn (~900 nouveaux membres en 2014, soit près de 8’900 membres à fin 2014). · Information sur les évènements et manifestations liés à l'emploi via le site web du CC. · « Tables Rondes Industries » et « Career Insights » : séances d'information et de contact avec des représentants d’employeurs et des Alumni de l'EPFL.

Préparation des étudiants au Forum EPFL 2012 Comme les années précédentes, le Centre de carrière s'est chargé de la préparation des étudiants de l'EPFL en vue du Forum : · Séminaire CV (30 avril 2014 - en français puis en anglais) · Semaine de corrections de CV (13 - 16 mai 2014) · Séminaire "Réussir son Forum" (23 sep. 2014 - en français puis en anglais) · Semaine de simulation d'entretiens de recrutement (29 sept. - 2 oct. 2014)

2. Services aux employeurs En 2014, le Centre de carrière a reconduit son offre de services payants à l'intention des employeurs. Ces prestations ont pour but de faciliter l'embauche des diplômés EPFL tout en permettant le financement du Centre. Pour mémoire, les prestations proposées sont de 2 types.

Prestations de recrutement · Mailshots : e-mail d'offres d'emploi aux diplômants et aux jeunes diplômés. · Bourse à l'emploi en ligne sur la plateforme jobsforbrains.ch · Recruitment Days : organisation de journées de recrutement sur le campus de l'EPFL. · Recherche active de profils

DOMAINE DE LA FORMATION

Sponsorships

DONNÉES CHIFFRÉES

· Deux niveaux de sponsorship, Gold et Silver, donnent accès à des prestations de visibilité auprès des étudiants ainsi qu’à certaines prestations de recrutement. Le nombre de sponsors est de 4 Gold et 8 Silver.

Services aux étudiants - entretiens individuels

En plus de ces prestations payantes, le CC conseille régulièrement et gratuitement les employeurs sur l’obtention facilitée de permis de travail pour nos diplômés non-européens, en vertu des modifications de la Loi sur les Etrangers introduites en 2011, que beaucoup ne connaissent pas.

La demande de conseils individuels de la part des étudiants a augmenté en 2014. Ainsi, 768 entretiens individuels (693 en 2013, +10.8 %) ont été menés par les conseillers du Centre de carrière en 2014, les entretiens de moins de 30 minutes n'étant pas comptabilisés. Ils se répartissent comme suit :

3. Enquêtes et statistiques Les résultats du rapport d’enquête sur l’insertion professionnelle des diplômés EPFL de la promotion 2012 (IP12) ont été présentés en Direction en mai 2014.

Thèmes des entretiens individuels

En août 2014, le Centre de carrière a lancé l'enquête sur l'insertion professionnelle des diplômés 2013 (IP13). Le rapport final sera rédigé pour fin mars 2015. D’autre part, en vue de la recertification de nos programmes Master par l’OAQ, le CC a présenté en janvier 2014 une synthèse des réponses collectées lors des 4 dernières enquêtes IP09-IP12.

4. Programme de stages obligatoires d’ingénieurs

575

Préparation à l’embauche

Réorientation académique

Orientation professionnelle

Promotion

Orientation académique

Bien que le programme soit géré au quotidien par des coordinateurs au sein des Facultés, le Centre de carrière reste responsable de la coordination centrale (1 collaboratrice à 20%). Un premier bilan chiffré sur l’évaluation mutuelle des stages et des stagiaires a montré la grande satisfaction de part et d’autre par rapport à ce programme. Il a fait l’objet d’un article de 4 pages dans le Flash du 19 novembre 2014.

RAPPORT ANNUEL 2014

Services aux étudiants - Tests psychométriques 6 tests Helios ont été passés en 2013 (13 en 2013). Nous utilisons moins le test Hélios depuis que nous avons commencé à travailler avec le test en ligne de la société TalenToday.com. Celui-ci est disponible gratuitement pour tous nos étudiants et ceux-ci peuvent, s’ils le désirent, discuter des résultats avec nos deux conseillères, qui ont été formées à la méthodologie. Ce test en ligne rencontre un gros succès : environ 2’500 étudiants l’ont passé en 2014 après que nous leur ayons annoncé sa disponibilité.

Autres activités · Participation à la Journée des Gymnasiens et à la Journée d'Accueil de l’EPFL · Séance d’information SV-Industry sur les débouchés professionnels des diplômés SV (25 novembre 2014) · Séance d’information sur les débouchés professionnels des docteurs EDCE (26 novembre 2014) · Participation et présentation à la Journée du Génie Civil (27 novembre 2014) · Stand au Forum EPFL 2014

Services aux étudiants - cours et ateliers Personnes présentes aux cours et ateliers Ateliers « Le dossier de candidature » Séminaire « Réussir son entretien d’embauche » Cours « Comptabilité, finance et gestion » Atelier « Démystifier l’Assessment Center »

373 156 84 * 97 36

* 85 étudiants inscrits + 12 participants externes sur l’année académique 2013-14

De plus, le Centre de carrière a organisé 4 séminaires de préparation au Forum EPFL, 2 sur le thème du CV et les 2 autres sur la préparation au Forum : · 2 Séminaires CV (30 avril 2014), un en français et un en anglais, environ 150 participants · 2 séminaires « Réussir son Forum » (23 octobre 2014) en français et en anglais, environ 150 participants Le nombre de personnes ayant bénéficié directement de prestations du Centre de carrière en 2014, sous la forme d'entretiens individuels ou de cours, est d'environ 1’441 étudiants et Alumni (vs. 1’243 en 2013).

Services payants aux employeurs et aux personnes L'ensemble des services fournis aux employeurs a permis de générer des recettes d'environ CHF 309k, soit une augmentation de 14.4% par rapport à 2013 (270k). Les services payants aux personnes consistent en frais de participation au cours « Comptabilité, finance et gestion » et en prestations de conseil à l’intention de nos Alumni (financées par l’A3-EPFL). · Cours « Comptabilité, finance et gestion » CHF 5.4k · Services aux Alumni / A3 CHF 5.6k · TOTAL CHF 11k

DOMAINE DE LA FORMATION

PROJET 2015 Introduction de métriques pour les stages Refonte complète du site web Mise à jour / anglicisation des ateliers Organisation d’une réunion nationale du CSNCH Participation accrue au Forum (journées des stands)

DONNÉES QUANTITATIVES DU CENTRE DE CARRIÈRE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

4.8 2012

2013

2014

54 1

68 6

63 5

326 27

226 11

361 12

120 302

101 520

99 575

Orientation académique Nb internes EPFL Nb externes EPFL Cours Nb internes EPFL Nb externes EPFL Insertion professionnelle Nb de conseils aux étudiants Nb de corrections de CV + simulations d’entretien

RAPPORT ANNUEL 2014

TOUTE L’INFORMATION ET LA DOCUMENTATION SCIENTIFIQUE À DISPOSITION SUR LE CAMPUS

LIBRARY.EPFL.CH

Information scientifique et Bibliotèque (SISB) par Isabelle Kratz

La Bibliothèque de l’EPFL est le centre de compétences et d’expertise en matière d’information scientifique et technique au service de l’enseignement et la recherche menés à l’EPFL. Dans un contexte en évolution permanente, elle donne, sur place et à distance, un accès large et aisé à l’information scientifique acquise ou produite par l’EPFL. Elle accompagne tous ses publics dans l’évaluation, l’usage, la production et la dissémination de l’information scientifique.

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014 En 2014 : le SISB a consolidé l’organisation mise en place en 2013, bouclé les premiers projets entamés sur la base des orientations stratégiques définies fin 2012 et poursuivi le déploiement des services rendus à ses usagers. L’objectif premier reste de (re)placer l’action de la bibliothèque au sein même des activités de l’institution (étude, enseignement, recherche).

1. Pilotage du service Une étude sur les orientations stratégiques du service pour les années à venir a été initiée par la Vice-présidence pour les affaires académiques et confiée à un consultant externe. Elle a induit et suscité réflexion et travail pour le service. Les premiers retours confirment la validité des axes stratégiques définis par le service en 2012 et mis en oeuvre à compter de 2013, tout en proposant une priorisation des actions à mener du fait du sous-effectif du service. En conséquence, la bibliothèque ne développera pas ses actions sur certains dossiers comme la bibliométrie. Un projet d’organisation des études bibliométriques à et pour l’EPFL a été soumis en juin 2014. Il a permis de lancer la réflexion sur la nécessité d’une bibliométrie de qualité à organiser au niveau de l’institution. Le service arrêtera là son investissement. Bibliothécaires de liaison : leur implantation dans les facultés a été poursuivie et consolidée. Depuis novembre 2014, tous les domaines sont couverts. De même, la bibliothèque a désormais des interlocuteurs désignés dans toutes les facultés. Les partenariats s’étoffent ; de nombreux services à valeur ajoutée sont en plein développement sur demande des sections et instituts, dont les formations à la maîtrise de l’information, ou le conseil sur des questions de droits d’auteur, contrats de publication, etc. Politique de communication du service vers ses usagers : la ligne graphique des supports de communication a été reprise pour promouvoir une image ouverte et dynamique de la bibliothèque.

travail (ETHZ, UNIGE, UNIL, UZH, UNIBAS, Switch) et a obtenu un premier financement en novembre 2014. La construction de relations fructueuses avec l’ETHZ s’est poursuivie ; elle a eu pour résultat notamment des prises de position communes pour négocier des achats documentaires électroniques, ou encore l’implémentation d’un outil de recherche unifiée propre à l’EPFL, basé sur les logiciels administrés par l’ETHZBIB.

2. Services aux usagers Formations à la maîtrise de l’information Formalisation et développement de l’offre de formation à l’information literacy dont : · Niveau Bachelor. Contribution à la formation Enjeux mondiaux pour le volet des compétences transversales essentielles comme savoir trouver, gérer et utiliser une information de qualité. Le service a développé pour la première fois des vidéos de formation. · Niveau PHD. Réalisation et mise en œuvre d’un QCM permettant aux doctorants de 4 parcours doctoraux de tester leur niveau de connaissance en matière de maîtrise de l’information scientifique, dans le cadre de leur doctorat et de leurs futures publications. · Augmentation des formations développées à la demande des enseignants ainsi qu’à la demande des usagers. 2’175 personnes formées pour 37 sessions de formation de tous types.

SISB, Personnes formées 2012, 2013 et 2014 69 27autres 15 gymnasiens 142 PhD MA

1’922 BA

2’175 personnes formées en 2014 947 en 2013 374 en 2012

Programme national CRUS / P-2 « Information scientifique : accès, traitement et sauvegarde » (46 Mio CHF, 2014 - 2016) : le service s’est efficacement investi dans l’élaboration de projets à soumettre dans le cadre du programme, notamment sur les problématiques « Open Access » et « Données de la recherche ». La bibliothèque pilote, dans ce cadre, l’un des groupes de

DOMAINE DE LA FORMATION

1’651

Personnes formées en 2013 et 2014 350 300 250 200 150 100 50 0

CDM

ENAC

ESCUNIL

STI

pluri- gymn. autre disc.

Accueil des nouveaux étudiants : ces séances organisées en début de semestre permettent d’introduire les étudiants intégrant l’Ecole à l’utilisation des services offerts par la bibliothèque.

SISB, Séances d’accueil 2012, 2013 et 2014 120 CMS

180 PhD

490 MA

2’293 étudiants accueillis en 2014 1’136 en 2013 1’015 en 2012

la bibliothèque, lancée en 2013, et ouverture officielle de la page Youtube de la bibliothèque en septembre, avec notamment une vidéo vue plus de 2’000 fois. A travers les différents réseaux le service a plus de 1’100 amis. · Elaboration de nouveaux supports d’information et de valorisation des ressources et services offerts par la bibliothèque. · Prise de contact avec les antennes de l’EPFL hors Campus Ecublens afin de leur offrir des services adaptés à leurs besoins et à leur situation.

Diffusion de la culture scientifique · Journée Open Data Day sur les données de la recherche (Open Research Data : the futur of Science), 28 octobre 2014 : 220 personnes ont assisté aux conférences et/ou aux ateliers, dont 63 % venaient de l’EPFL. Les retours ont été très positifs et les supports mis en ligne par la suite ont été visualisés 1’335 fois. · 2 Conférences : Horlogerie et transmission du savoir, 18 février 2014, 120 participants. Evolution des outils et ressources pédagogiques : quoi de neuf pour les bibliothèques ?, 3 juin 2014, 50 participants. · 4 séances de « Science ! on tourne » préparées pour leur partie « bibliographie » par la bibliothèque.

Espace public

1’503 BA

L’absence de salle de formation pénalise la réalisation de l’une des missions importantes du service.

Communication et valorisation des services auprès des utilisateurs finaux

· 1.3 Mio d’entrées à la bibliothèque en 2014. · Utilisation intense des espaces de la bibliothèque et des services afférents dans le RLC. · Seul service de l’EPFL ouvert tout au long de l‘année, la bibliothèque participe fortement au lieu de vie et d’étude plébiscité du « Rolex ». · Des services apparemment modestes rencontrent un vif succès auprès des lecteurs, comme la distribution de bouchons d’oreille antibruit : 89 paires écoulées/jour en 2014 (à partir d’octobre). · Cependant les points négatifs déjà signalés perdurent : espaces de travail en groupe trop rares et sous-équipés en écrans et autre matériel informatique, mobilier de l’espace de travail inadapté aux usages, service d’impression défaillant.

· Présence remarquée de la bibliothèque aux journées d’accueil des nouveaux étudiants en septembre 2014 avec notamment la projection d’une courte vidéo une journée « décalée » sur les sermoyenne à la Bibliothèque vices de base de la bi3'832 en 2014 entrées bliothèque (ouverture, prêt, aide, etc.) dont un échantillon peut être 94 vu sur Youtube. demandes (youtube.com/user/ au guichet 40 EPFLlibrary/playlists) demandes de code · Réseaux sociaux : sucwifi cès grandissant de Photo © www.360-pano.ch la page Facebook de

RAPPORT ANNUEL 2014

292 prêts et prolongations

3'085 feuilles imprimées ou photocopiées

487 jobs (impressions, photocopies et scans)

3. Politique des collections

Collections électroniques

L’année 2014 a été marquée par la faillite de l’agence d’abonnement travaillant pour l’EPFL. Pour maintenir le service aux usagers (accès en ligne, livraison de fascicules imprimés, etc.), la bibliothèque a mené avec célérité le processus pour trouver une autre agence, tout en protégeant les intérêts financiers de l’institution.

Collections imprimées · Une collection d’enseignement au top ! Le service a passé en revue toutes les fiches de cours pour en exploiter la partie bibliographique et a pu bénéficier d’un développement dans IS-Academia pour recevoir désormais automatiquement les mises à jour. Tous les documents prescrits par les enseignants sont disponibles à la bibliothèque. · Tout est dans le catalogue. L’ensemble des ouvrages conservés par la bibliothèque sont désormais signalés et donc accessibles. Plus de 15'000 documents ont été traités en 2014. · Collections valorisées : si c’est toujours un peu le labyrinthe dans les compactus du sous-sol, nous avons commencé à le simplifier. Plus de 36’000 documents ont été sortis en 2014 de la collection, car en plusieurs exemplaires, ou en mauvais état, ou obsolètes. · Diffusion du patrimoine historique : le principe de numériser, avec OCR (Reconnaissance optique de caractères), les ouvrages anciens qui ne seraient pas encore numérisés a été adopté et le travail débutera en 2015.

· Avancée sur les e-books pour les étudiants : le service a étudié avec les PPUR les possibilités de donner accès aux étudiants de l’EPFL à certains ouvrages prescrits et de publier une version électronique de titres très utilisés. · Usages et besoins des usagers : élaboration d’un outil d’analyse statistique pour enregistrer et analyser l’usage des ressources électroniques, et donc gérer les abonnements et acquisitions au plus près des besoins et des moyens. Plus de 100’000 titres ont été injectés dans cette base. · Avec l’augmentation du nombre d’étudiants, l’EPFL est passée dans une catégorie supérieure de tarification chez la plupart des éditeurs. Le service suit avec vigilance les augmentations induites et assure les négociations pour contrer les abus des éditeurs. · Outils bibliométriques : le service a organisé des tests d’Incites et de SciVAl, et élaboré des analyses de qualité de ces outils, en étroite coopération avec les unités EPFL prioritairement concernées. Un abonnement a été pris auprès de l’une de ces bases, et des négociations communes avec l’ETHZBIB ont été entamées sur l’autre. En 2013, nous avions remarqué une baisse dans l’utilisation des ressources en ligne, cette tendance se confirme pour 2014. Néanmoins, cette baisse peut être imputée à plusieurs facteurs, par exemple un meilleur comptage des accès (améliorations des standards), ou une diminution des utilisations illicites (mass downloads) non détectées par les plateformes.

Coûts (en €uros) 800’000 700’000

2012 +5%

2013

2014

+4%

600’000 500’000 400’000 300’000

+18% +9%

200’000 100’000 0

en 2014: en 2013: en 2012:

+5% +5%

+3% +4%

Elsevier Freedom (journaux)

Wiley STM (journaux)

Elsevier Scopus (base de données)

Web of Science (base de données)

0.99 € / download 0.69 € / download 0.46 € / download

1.38 € / download 0.77 € / download 0.41 € / download

0.32 € / recherche 0.28 € / recherche 0.23 € / recherche

0.41 € / recherche 0.31 € / recherche 0.30 € / recherche

DOMAINE DE LA FORMATION

Downloads

2012

2013

2014

1’500’000 1’250’000 1’ 00’000

-30%

750’000

-28%

500’000 250’000 0

-35% Elsevier Freedom

Recherches

-39%

Wiley STM

2012

2013

2014

200’000 175’000

-1%

150’000 125’000

-12%

100’000

-22% -12%

75’000 50’000

La bibliothèque fait savoir aux chercheurs EPFL qu’ils peuvent publier gratuitement en Open Access dans certaines revues, du fait de l’abonnement courant payé par le service : promotion des accords passés avec certains éditeurs importants. Ceci est le cas par exemple de la licence avec la Royal Society of Chemistry, dont le coût de la licence d’accès est entièrement reversé sous la forme de vouchers pour la publication en Open access dans leurs journaux

Données de la recherche

25’000 0

Deux objectifs étaient visés : · encourager la publication en Open access, notamment pour une meilleure dissémination des résultats de recherche produits par l’EPFL et une réponse facilitée aux exigences des bailleurs de fonds · participer au mouvement de bascule de l’édition vers l’Open access, et ainsi contrer les éditeurs qui revendent très cher le travail des chercheurs, largement financé par des fonds publics.

Elsevier Scopus

Web of Science

4. Services d’aide à la publication L’absence d’une politique institutionnelle officielle cadrant l’activité de publication des chercheurs de l’EPFL fragilise les initiatives de la bibliothèque qui a toutefois poursuivi ses actions de sensibilisation aux modes alternatifs de publication, aux questions relatives à la cession des droits dans les contrats de publications, aux coûts des périodiques.

Aider à la publication en Green Open access Le service a contribué à l’enrichissement de l’archive institutionnelle Infoscience, extrêmement utilisée avec 16 Mio de déchargements, contre 15 Mio en 2013 et 8 Mio en 2012. · Curation: 1’081 sollicitations des curateurs (916 en 2013), accompagnant la croissance de la base (14 nouveaux laboratoires contactés; 9’030 notices créées, 2’987 fichiers déposés). · « Infoscience et moi » : promotion des nouveaux services profilés.

Soutenir la publication en Gold Open access. Un projet pour prendre en charge une partie des APC (Author Publication Charges) payés par les auteurs souhaitant publier en Open access a été transmis en septembre 2014 aux instances de la recherche, toutefois refusé.

RAPPORT ANNUEL 2014

· Participation à la rédaction des projets Data Life cycle management (DLCM) soumis dans le cadre du programme CRUS-P2, mars 2014 et février 2015 · Rencontre avec plusieurs chercheurs de l’EPFL pour connaître leurs usages et besoins · Collaboration étroite avec la VPSI pour proposer les premiers outils de Data Management Plan (DMP-checklist) · Développement des compétences en interne pour assurer l’accompagnement des chercheurs

5. Informatique documentaire · Plus qu’une seule authentification GASPAR-NEBIS pour les usagers institutionnels : SSO mis en place · Ressources électroniques et ressources imprimées désormais accessibles via une recherche unifiée avec la mise en œuvre de l’outil Primo-Beast, juillet 2014, en étroite collaboration avec l’ETHZBIB. On compte 733 recherches par jour depuis l’ouverture de ce portail. · Remplacement des postes de travail publics par des terminaux plus pratiques pour les usagers. · Site Web de la bibliothèque : poursuite du travail pour passer sous Jahia, élaboration des nouveaux contenus. Les statistiques d'usages 2014 du site existant sont en forte augmentation mais sont largement biaisées par les mesures de sécurité accompagnant l'introduction du SSO (re-chargement du navigateur après quelques minutes d'inactivité) et donc non significatives.

PROJETS 2015 1. Pilotage du service · Intégrer les conclusions de l’audit mené fin 2014 pour affiner les priorités stratégiques du service. · Renforcer l’accompagnement des bibliothécaires de liaison pour leur faciliter les interactions avec les facultés / sections / instituts. · Piloter la contribution EPFL dans le projet P2DLCM pour l’aspect « Guidelines, Policies, et Data management plan ». · Faire de la communication sur les services offerts par la bibliothèque une priorité d’action. · Revoir la collaboration avec l’ETHZBIB à la lumière de la politique mise en œuvre par le nouveau directeur de cette bibliothèque.

2. Services aux usagers · Cours « enjeux mondiaux » : reprise des supports de formation en ligne en interaction forte avec les enseignants. Accompagnement des étudiants lors de la préparation de leurs posters à rendre en fin de formation. · « Rent / book a librarian » : Développement du service individualisé d’aide à la recherche et à la maîtrise de l’information. · Utilisation des logiciels anti-plagiat : le service poursuivra son accompagnement des enseignants à l’introduction des outils de détection des plagiats tout en promouvant ses formations à la citation et au respect du droit d’auteur pour les étudiants. · Moocs et droits d’auteur : coopération resserrée avec le CEDE pour aider les enseignants à bien publier leurs cours. · Mise en œuvre d’un prêt simplifié des clickers achetés par le CAPE aux étudiants. · Structuration et développement des services pour les antennes EPFL, avec notamment intensification des services à distance / guichet virtuel. · Elaboration d’un court film de présentation des services de la bibliothèque aux étudiants.

3. Politique des collections · Contrat cadre pour les acquisitions des monographies à conclure, avec pour objectif d’améliorer le service pour les usagers de la bibliothèque (livraisons rapides). · Mise à jour des documents de politique d’acquisition pour diffusion publique.

· Suite du travail sur les collections du sous-sol pour en faciliter l’accès. · Préparation des catalogueurs pour le passage à la nouvelle norme de catalogue RDA (Research description and access) en 2016. · Valorisation de la collection d’e-books. · Coopération accrue avec l’UNIL / la BCU pour une offre de ressources électroniques mutualisée quand cela est possible. · Conservation pérenne des ressources électroniques acquises par l’EPFL : démarrer la réflexion sur les solutions possibles.

4. Services d’aide à la publication · Open access : structurer et développer l’information mise à disposition des chercheurs sur l’Open Access · Etude sur la publication en Open Access Gold à l’EPFL · TDM : projet pilote autour du text and data mining en collaboration avec un chercheur · Développement et valorisation du service d’aide à la publication, expertise sur les droits d’auteur, conseil sur les contrats de publication.

5. Informatique documentaire · Evolution du système intégré de gestion de bibliothèque : suivre la réflexion qui va être menée au niveau national sur le système devant succéder à Aleph et au projet de plateforme nationale de service (lead : ETHZ-BIB) · Site web : ouvrir le nouveau site courant du 1er trimestre 2015 · Catalogues et métadonnées : préparer le passage au standard RDA dans le cadre NEBIS · Traitement des thèses électroniques : finaliser le nouveau système entre IS-Academia et Infoscience · Pocketcampus: développement d'une fonctionnalité de recherche dans les collections de la bibliothèque · Support aux utilisateurs d'Infoscience : aide aux bibliothécaires de liaison pour renforcer le service aux laboratoires · Parc informatique professionnel : remplacement de PCs classiques par des terminaux similaires à ceux utilisés pour le parc public pour en simplifier l'administration.

DOMAINE DE LA FORMATION

DONNÉES QUANTITATIVES DE LA BIBLIOTHÈQUE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

Nb d’heures travaillées par les assistants-étudiants

32.8

8’177 2012

2013

2014

364 119 3.6 649’812 5’913 6’544 73’852 786 11’427 1’662 41’400 4’033 10’091 191’371 1’099’572 28 374 9 1’015

363 119 3.6 1’025’172 6’342 7’759 120’249 723 10’213 5’014 37’049 1 4’344 413 12’826 198’176 1’258’834 51 947 8 1’136

363 119 3.6 1’390’988 11’692 7’358 106’007 531 7’860 4’445 34’268 1 4’141 513 14’821 176’688 1’120’005 37 2’175 23 2’293

12’260 2 10’236

3’050 8’611

10’588 3 5’955

420’000 330’000 4

412’621 270’733 4 15’645 16’637 13’321 4’739 532 11’238 7’354 61’191 50

357’877 263’282 14’462 1’562 36’307 4’739 609 12’684 8’800 67’146 35

Services au public Nb de jours d’ouverture par an Nb heures d’ouverture par semaine ETP bibliothécaires dédiés aux guichets Nb d’entrées dans la Bibliothèque Nb d’usagers inscrits : nouveaux inscrits uniquement Nb d’emprunteurs actifs sur la totalité des inscrits Nb total de prêts Nb de documents fournis (hors PEB)

articles pages thèses

Nb de sollicitations aux guichets...

en espaces publics virtuel (mails et téléphones)

Nb de contentieux traités Nb de demandes code wifi au guichet de la bibliothèque Nb de photocopies, scan ou impressions

jobs pages

Nb de formations données Nb de personnes formées Nb de séances d’accueil tenues Nb de personnes ayant participé aux séances d'accueil Collections : acquisition Nb de nouveaux documents (exemplaires) Nb de nouveaux e-books * Collections : état au 31 décembre Fonds global (estimation) Nb de monographies imprimées (exemplaires) * Nb d’exemplaires créés dans le catalogue

20’000

Nb de monographies à cataloguer (estimation) Nb de documents éliminés (exemplaires)

4’733 533 11’156 7’264 52’580 52

Nb de titres de périodiques imprimés * dont nb de titres vivants Nb de titres de périodiques électroniques accessibles * dont nb de titres vivants Nb d’e-books * Nb de bases de données bibliographique *

* les chiffres tirés de l'ancienne base de gestion de la bibliothèque sont à prendre avec beaucoup de précaution. 1

Changement de mode de calcul. Un lecteur posant plusieurs questions est compté une seule fois. 2 Données fortement impactées par l'arrivée de collections ENAC.

RAPPORT ANNUEL 2014

3 4

Augmentation due aux opérations de rétrocatalogage. La différence entre 2012 et 2013 s'explique par le fait qu'en 2012, on a comptabilisé également les statuts de lacunes, exclus en 2013.

PROMOTION DE L'APPRENTISSAGE DES LANGUES, DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES PLURILINGUES ET PLURICULTURELLES

LANGUES.EPFL.CH Centre de langues EPFL (CDL) par Elisabeth Paliot

La mission du Centre de langues de l’Université de Lausanne au sein de l’EPFL consiste à : · Encourager et promouvoir l'apprentissage des langues pour répondre aux défis de la formation universitaire internationale et de la mobilité ainsi que de la vie professionnelle et de l'apprentissage tout au long de la vie. · Permettre le développement des compétences de communication plurilingues et interculturelles, dans la perspective d'une utilisation compétente des langues dans des contextes multiples et pour des objectifs variés. · Développer des compétences en langues et communication en tant que compétence-clé transversale indispensable à toutes les formations. · Favoriser la formation continue des membres du personnel de l'EPFL dans ce domaine. · Offrir un service de consultance et de conseil pour l’administration et les facultés de l’EPFL pour des questions de langues et de plurilinguisme.

Le Centre de langues offre aux membres de la communauté EPFL : · Une formation de haut niveau répondant aux exigences de leurs études, des échanges et / ou de leur travail actuel et futur, par : · un développement général des compétences en langues et communication · des cours modulaires axés sur des besoins spécifiques · la préparation à divers examens et certificats · l'apprentissage individuel en autonomie · un développement des compétences de communication spécifiques pour différentes disciplines · Une didactique stimulante qui intègre les méthodes éprouvées et les dernières innovations méthodologiques, s'adressant à tous les types d'apprenants, orientée sur la pratique et adaptée à notre public. · La transparence et la cohérence des objectifs d'apprentissage et des acquis de formation des étudiants par la mise en relation avec des standards européens - notamment par l'utilisation du Portfolio européen des langues. · Le développement de la capacité à apprendre en autonomie et des compétences interculturelles.

RAPPORT ANNUEL 2014

CHIFFRES-CLÉS 2014

RÉALISATIONS 2014

3'739 personnes ont suivi une formation, ce qui représente une augmentation de 1.2 % par rapport à l’année 2013. Le nombre total de dossiers traités (5'054) a augmenté d’environ 1 %.

Certains des modules existants ont été ajustés et des nouveautés ont été conçues, par exemple, les modules « Présenter, discuter et débattre en allemand dans un contexte académique et professionnel » ; afin d’étoffer l’offre pour les collaborateurs de l’EPFL qui ont d’autres besoins que les étudiants ou doctorants, de nouveaux modules « Activating your English communicating skills » et « Technical English for maintenance staff » ont été proposés.

240 groupes (avec un maximum de 15 participants par groupe) ont été ouverts ainsi que 76 périodes accompagnées à l'Espace multimédia (disposant de 30 places de travail) ; celles-ci sont structurellement intégrées dans un certain nombre de formations. Somme toute, nous recensons 8’262 périodes enseignées, auxquelles s'ajoutent 313 heures de tutorat pour des formes d'apprentissage individuelles et 517 heures de cours privés. 1'735 attestations ont été distribuées (soit sans crédits pour une participation de 80%, soit avec crédits si les conditions des contrôles continus sont remplies) Dans l'Espace multimédia, 378 périodes ont été proposées pour l'apprentissage individuel en libre accès; elles sont ouvertes à tous, indépendamment d'une inscription dans un groupe; 4’894 utilisations ont été enregistrées pour ces périodes. Parmi les 1'687 participants qui ont rempli une évaluation de cours, 96.6% ont apprécié de manière positive la formation reçue (42% ont trouvé le cours excellent, 45.5% bon, 9.1% suffisant). Le Centre de langues a reconduit l’évaluation du niveau d’anglais des étudiants BA1. 1’803 personnes ont passé le test à l’Espace multimédia entre les mois d’octobre et de décembre 2014. 409 tests de types divers ont été organisés par le Centre de langues, aux demandes de l'Office de la mobilité, de la Faculté Informatique et Communications, de l’Ecole de Science de base et du DAF.

Plusieurs ajustements et améliorations ont été apportés à l'outil de gestion IS-Academia, surtout au niveau des inscriptions des collaborateurs mais aussi par rapport à la durée des cours : des cours spécifiques ont été demandés par certaines unités de l’EPFL qui durent 10 semaines ou deux semestres, pour lesquels des GPS différents seront créés. Réflexions sur des solutions pour développer des compétences de communication en français pour les antennes EPFL : le Centre de langues a proposé de possibles solutions pour les collaborateurs et doctorants qui travaillent dans les diverses antennes du Valais, Fribourg, Genève et Neuchâtel. Dans le but de mieux comprendre et cibler les besoins des doctorants, un questionnaire a été conçu en collaboration avec deux de leurs représentants. 252 réponses ont été récoltées. Les résultats seront analysés et des modules plus ciblés seront proposés à cette population. Célébration du 25ème anniversaire du Centre de langues le 31 octobre 2014, pendant laquelle les enseignants du Centre de langues ont présenté les multiples activités que le Centre offre aux étudiants et aux collaborateurs traitant de domaines tels que : approche pédagogique et didactique, évaluation visant la transparence et la comparabilité, communication interculturelle, nouvelles technologies et apprentissage des langues, communication pour les besoins académiques, ainsi qu'une plateforme unil.ch/cajoue ayant pour objectif de faciliter l'intégration des étudiants de mobilité en Suisse romande. Préparation et co-organisation de la 13ème Conférence internationale de CercleS sur le thème du plurilinguisme « Language Centres in Higher Education : Exploring and Shaping Plurilingual Profiles and Practices » qui a eu lieu du 4 au 6 septembre 2014 à Fribourg (cercles2014.org).

DOMAINE DE LA FORMATION

PROJETS 2015 Suite aux résultats de l’enquête menée auprès des doctorants en 2014, élaboration de nouveaux modules selon les besoins spécifiques de cette population. Innovation pédagogique : réflexion et élaboration de tâches de communication plurilingue. Création d’un groupe de travail sur l’avenir de l’Espace multimédia qui a pour objectif de réfléchir à l'utilisation de notre Espace multimédia en relation avec le développement rapide des technologies et une accessibilité toujours plus facile au matériel d'apprentissage par Internet. La question est : quelle est la plus-value de notre salle par rapport au matériel disponible ailleurs et comment la renforcer ? Réflexion à de nouveaux moyens ou stratégies pour susciter la prise de conscience du corps enseignant EPFL de l'importance d'une compétence de communication adéquate dans la langue d'enseignement ce, pour construire le savoir et l'expertise académique et disciplinaire afin de les encourager à profiter des formations et du soutien proposés. Lancement de la réflexion sur une réelle intégration des modules de langues dans les cursus des facultés, par le biais des crédits ECTS faisant partie des ECTS obligatoires d'un cycle, compte tenu de l'importance d'un profil plurilingue et pluriculturel adéquat dans le contexte de la mise en place de l'Espace européen d’enseignement supérieur, d'un monde de travail et d'une société internationalisés.

Projets nationaux et internationaux Participation au projet "Berufsspezifische Sprachkompetenzprofile für Lehrpersonen für Fremdsprachen 2012-2014 » (projet coordonné par la Pädagogische Hochschule St. Gallen et co-financé par la Conférence suisse des directeurs cantonaux de l'instruction publique CDIP et la Conférence suisse des rectrices et recteurs des hautes écoles pédagogiques (cohep). Coordination du projet « Modularisation des compétences de communication académique multilingue et multiculturelle pour les niveaux BA et MA » (magicc. eu) ; projet du UE Lifelong Learning Programme 2011 avec 9 partenaires européens, sous-catégorie projets multilatéraux ERASMUS : Soutien du programme de modernisation pour l'enseignement supérieur

RAPPORT ANNUEL 2014

DONNÉES QUANTITATIVES DU CENTRE DE LANGUES EPFL Personnes fixes

équivalents plein temps

11.8

Personnes à l'heure

22 Formations

heures travaillées

dont 34 enseignants

5’048 2012

2013

2014

7’598 233 27 63 129 9 69 401

8’057 236 39 51 138 8 71 352

8’262 240 40 51 140 9 76 378

4’857 3’556 452 937 2’053 114 55 4’705 282 2’011

5’010 3694 649 760 2’69 116 51 4’814 354 2’231

5’054 3’739 655 797 2’155 123 59 4’894 409 1’803

926 755 2’265

980 702 2’106

998 737 2’211

Nb total périodes données 3 Nb groupes

Total Allemand Anglais Français Italien 4

Nb groupes EMA accompagnées 5 Nb périodes EMA 4 en libre accès Participations Nb candidatures Nb apprenants placés

Total Allemand Anglais Français Italien

Dont apprenants en autonomie guidée Nb utilisations EMA libre accès Nb tests externes 5 Nb évaluations anglais étudiants 1ère année Attestations Nb attestations de présence Nb attestations avec crédits Nb crédits distribués

Toutes les personnes ayant travaillé à l’heure durant l’année académique 2011-2012 : enseignants à l’heure, étudiants horaires 2 Période de prestations par année académique 3 Groupes et Espace multimédia accompagné 4 EMA = Espace multimédia pour l’apprentissage personnalisé 5 Périodes prévues pour les périodes multimédia structurellement intégrées aux modules 6 Tests pour les Facultés et services

DOMAINE DE LA FORMATION

PROMOTION ET VALORISATION DE L’OFFRE DE FORMATION EPFL

Service de promotion des études (SPE)

FUTURETUDIANT.EPFL.CH

par Sabrina Rami-Shojaei

Le Service de Promotion des Etudes (SPE) poursuit sa stratégie de valorisation des formations EPFL en s’appuyant sur une identité et une communication homogènes et cohérentes, en ligne avec les exigences et les récentes évolutions structurelles de l’EPFL, du paysage académique local, national et international. Le SPE poursuit également ses efforts de consolidation des diverses collaborations internes et externes dans une volonté de répondre le mieux possible aux besoins stratégiques et promotionnels de nos cursus Ba, Ma et PhD au travers d’actions spécifiques et d’événements de promotion ciblés. Le SPE s’est investi particulièrement dans le renforcement du dialogue avec les gymnases, autour des problématiques de transition et de la définition des compétences requises pour amorcer des études à l’EPFL.

Rappel des actions et outils de promotion gérés par le service · Création et gestion de supports de promotion relatifs aux programmes d'études EPFL (brochures, multimédias,etc.). · Gestion des portails web futuretudiant.epfl.ch, bachelor.epfl.ch, master.epfl.ch, phd.epfl.ch et gymnases.epfl.ch. · Contribution à la présence de l'EPFL sur les réseaux sociaux. · Organisation annuelle des journées d’information In Situ destinées aux Gymnasiens / Lycéens, et de visites ponctuelles ciblées. · Organisation de la journée des masters spécialisés, des « Welcome Day » des nouveaux doctorants et de la promotion des doubles diplômes. · Participation aux salons et forums d’orientation et d'information sur les programmes d'études proposés par l'EPFL, au niveau national et international. · Organisation de visites, séances d'information et journées thématiques dans les gymnases, lycées, collèges et universités, en Suisse et à l'international. · Développement des relations et collaborations avec des partenaires clés (écoles, universités, autorités cantonales, organes de représentations suisses à l'étranger, etc.). · Participation à des actions de promotion des sciences au niveau gymnasial.

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014 Encourager les visites in situ d’« immersion » Plus d’une dizaine de visites de classes ont été organisées in situ en 2014. Ceci répond à une demande en augmentation d’immersion scientifique dans nos laboratoires et de contact direct avec nos scientifiques, au-delà des événements de promotion classiques destinés à informer sur la palette de formations offertes par l’EPFL. Cette immersion s’inscrit dans une volonté d’ouverture de l’EPFL aux jeunes gymnasiens, en collaboration avec les gymnases et les enseignants, afin de mieux appréhender la démarche scientifique et de se familiariser avec les formations via une approche plus pragmatique.

Actions de promotion ciblées au travers de nos réseaux internationaux et partenariats institutionnels Pour la promotion du Master et du Doctorat, la majorité des événements de promotion couverts par le SPE en 2014 ont été organisés en collaboration avec des institutions de renommée internationale avec lesquelles l’EPFL a signé des accords d’échange, de double diplôme ou de diplôme conjoint. Ceci a permis de privilégier la qualité en ciblant des étudiants provenant d’institutions de renom et de même rang que l’EPFL. Ces accords offrent à ces étudiants, sélectionnés à posteriori sur la qualité de leur parcours, la possibilité d’effectuer une partie de leur cursus à l’EPFL, et de bénéficier, dans le cadre par exemple d’un double diplôme ou d’un diplôme conjoint d’une formation complémentaire concrétisée par des titres reconnus à la fois dans leur pays d’origine et dans le pays d’accueil. Dans le but de communiquer également aux étudiants EPFL les possibilités de double diplôme avec ces écoles et universités partenaires, le SPE en collaboration avec les RI et dans le cadre de l’« International Fair » a mis sur pied un évènement de promotion des doubles diplômes, où chaque partenaire a pu présenter son institution, ainsi que les atouts et aspects techniques du partenariat.

Actions de promotion au travers de la valorisation de la recherche et de conférences traitant d’enjeux sociétaux Ce sont les gymnases valaisans qui nous ont accueillis pour cette première édition du nouveau concept de journées thématiques. Le but est de faire découvrir les formations EPFL à travers les recherches menées dans des domaines clés pour le futur, en mettant en avant les aspects interdisciplinaires de nos formations. L’objectif principal est de communiquer la passion de la science et de la technique. Placée sous la bannière « Destination Innovation », la journée s’est

articulée autour de 3 thèmes : l’énergie, les technologies médicales, la robotique / technologies de l’information. Un volet « exposition », avec une dizaine de démonstrations interactives animées par des chercheurs et des étudiants avancés (tous Valaisans), et un volet « conférences » avec des contributions de professeurs de ces différents domaines ont été proposés. Plus de 400 élèves ont ainsi pu assister à chaque conférence et les différents stands ont accueillis plusieurs centaines de visiteurs. La pertinence des questions et la qualité des échanges, ont témoigné de l’intérêt des gymnasiens mais aussi de la qualité des contributions des différents intervenants.

Actions de promotion féminine La promotion des études auprès du public féminin étant une priorité de l’école, le SPE travaille activement au développement de moyens de communication adaptés à ce public. Un poster mettant en valeur des femmes scientifiques dont les travaux ont un fort impact social et environnemental a été développé. Il est actuellement utilisé dans le cadre de la promotion du doctorat auprès du public féminin. Une campagne d’affichage destinée aux collégiennes et gymnasiennes, dont le concept a été développé fin 2014, est prévue courant 2015.

Coordinations de rencontres avec partenaires locaux · Organisation du « 5 à 7 » de mathématiques et de sciences physiques : Cette rencontre annuelle permet de renforcer les liens entres les enseignants des gymnases romands et les enseignants EPFL. Ce fut l’occasion d’échanger sur les partenariats gymnases-EPFL notamment dans le cadre de travaux de maturité, et de traiter de sujets plus globaux liés aux problématiques de transition, de contenus des programmes, de niveau requis et de performance. Les échanges se sont poursuivis autour d’un apéritif de réseautage. · Journée de l’AGAB : Le SPE a contribué à l’organisation du colloque annuel de l’AGAB / ASOU, l’Association Suisse de l’Orientation Universitaire qui s’est tenu le 24 novembre à l’EPFL. Plus de 80 conseillers en orientation de toute la Suisse sont ainsi venus s’informer des nouveautés à l’EPFL. Ils ont été accueillis par M. André Schneider, Vice-président EPFL qui a représenté la direction de l’Ecole ; Le Prof O. Blanke a donné une conférence très appréciée sur les neurosciences, et plusieurs visites de laboratoires ont complété le programme. · Rencontre annuelle avec les directeurs des gymnases vaudois et les représentants de la direction générale de l’enseignement post-obligatoire

DOMAINE DE LA FORMATION

du canton de Vaud . Cette rencontre a permis d’échanger avec les gymnases vaudois sur trois thèmes principaux : les effectifs EPFL / gymnases, les performances globales des étudiants de 1ère année EPFL et les questions de transition soulevées par l’analyses de ces données, ainsi que la question de la formation continue des enseignants dans le domaine des sciences et de la technique. Plusieurs pistes de collaboration ont découlé de cette séance. · Rencontre des professeurs de la Faculté Informatique & Communication et de la fondation Hasler : Chaque année, la Société Suisse de l'Informatique dans l'Enseignement (SSIE) organise avec la Faculté Informatique et Communications et le SPE une journée d’échange sur l’actualité scientifique dans le domaine de l’informatique, sur les méthodes d’enseignement et la promotion de l’informatique dans les gymnases. L’édition 2014 a été suivie d’un débat organisé par la Fondation Hasler sur le thème « Quelle formation en informatique pour le gymnase de demain ? ».

Coordination de l’interface gymnases (anciennement cellule gymnases) Une enquête visant à identifier les projets prioritaires avec les gymnases, a été soumise aux membres de l’interface gymnases de l’EPFL. La question de la transition Gymnase-EPFL est apparue comme étant prioritaire. Un groupe de travail a été mis en place et a identifié des éléments permettant de faciliter le passage du gymnase à l’EPFL en donnant aux gymnasiens et futurs étudiants les outils et moyens pour réussir au mieux cette transition. Dans le futur, des liens entre l’interface gymnases et la nouvelle « Education task force » doivent être établis.

Statistiques Web et monitoring des candidatures Bachelor, Master et Doctorat Nous observons globalement une augmentation de trafic sur le nouveau portail futur étudiant, avec pour le Bachelor, une nette augmentation du trafic au niveau de cantons tels que Fribourg, Valais, Neuchâtel. Pour le Master, nous observons également une constante augmentation des visites au niveau global, particulièrement marquée pour des régions telles que : Amérique du Nord (+40%), Allemagne (+50%), Italie, Liban, Espagne et Royaume Uni. Le site PhD est également très fréquenté depuis son lancement fin 2013, en ce qui concerne la provenance des visites, nous observons l’émergence marquée de régions comme Taiwan, Corée du Sud ou Allemagne. Ce portail destiné à tous les futurs étudiants est relativement récent, il faut donc un peu plus de recul pour pouvoir confirmer ces tendances et également établir un lien direct entre la fréquentation du site et la provenance des candidatures.

Développement d’outils et de supports de communication · Développement de matériel de promotion dans le cadre de la promotion de la mobilité. · Nouvelle brochure générale (Français, Anglais, Allemand) qui complète la palette des brochures de sections et programmes doctoraux développée courant 2013. · Nouveau look pour le portail futur étudiant avec une nouvelle rubrique témoignage d’Alumni.

Consolidation des liens avec les gymnases CH - All (Berne, Olten, Lucerne, Laufen et St-Gall) Toujours dans le cadre de la consolidation de nos liens avec les gymnases et dans le but d’identifier les besoins spécifiques de chaque gymnase en termes de promotion des études et d’informations sur les cursus proposés à l’EPFL, le SPE a approché plusieurs gymnases CH-All avec l’aide de professeurs EPFL actifs au sein de l’interface gymnases. Ces contacts ont généré plusieurs demandes et ont permis d’améliorer la diffusion des informations sur les événements proposés par le SPE et la participation à ces événements des élèves provenant de ces gymnases. Ces visites dans les gymnases vont se poursuivre en 2015. Il est à noter que les polémiques qui remettent en cause l'enseignement du français en CH-All, ainsi que des taux d'échec en augmentation, ne facilitent pas la promotion auprès de ce public.

RAPPORT ANNUEL 2014

· Amélioration de l’impact de nos stands d’information, en s’appuyant sur notre nouvelle identité visuelle, en privilégiant la modularité (nouveau stand disponible).

PROJETS 2015 Renforcer nos actions de promotion à l’international et développer des stratégies spécifiques par public et par région en fonction des priorités école et des besoins de chaque programme. Renforcer la partie monitoring de nos actions et assurer une veille du paysage académique local, national et international afin de mieux penser nos actions de promotion. Finaliser le tour virtuel en privilégiant une solution évolutive, flexible et proposant une immersion qui restitue bien l’atmosphère du campus, sa diversité et son foisonnement au niveau recherche et formation.

Repenser nos journées d’information destinées aux gymnasiens qui arrivent trop tard dans le calendrier, et optimiser la durée et les contenus de ces journées afin qu’elles puissent être adressées à tous les gymnasiens et lycéens (CH-R, CH-ALL, Ti, Int.). Poursuivre les efforts de dialogue avec les Gymnases et collèges sur les questions de transition et d’orientation. Avancer dans la réflexion et le développement de supports de communication adaptés à la promotion des études auprès du public féminin. Développer le concept des journées thématiques dans plusieurs régions de Suisse.

DONNÉES QUANTITATIVES DU SERVICE DE PROMOTION DES ÉTUDES Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

4.3 2012

2013

2014

Public

Evenements

3’080 625 250 1’360 2’355 182 -

3’100 800 280 1’400 2’294 281 200 -

3’094 937 280 1’100 2’500 277 300 1’500

8 25 1 17 2 1 8 1

200 150 1’000

174 205 ? 1’150

1 2 21 20

5’000

Promotion Bachelor Séances d'information Suisse romande Séances d'information Suisse allemande Séance d'information Tessin Séances d'information France Journée d'information In Situ Mars Infotag CH-All + Ti Décembre International Journées thématiques « destination Innovation » Promotion Master et PhD Journée des masters spécialisés Welcome Day nouveaux doctorants Forums Mobilité Forum Masters et PhD Promotion grand public Nuit de la science

DOMAINE DE LA FORMATION

LÉGISLATION, CONSEILS ET APPUIS JURIDIQUES

Service juridique

FORMATION.EPFL.CH/SERVICEJURIDIQUE POLYLEX.EPFL.CH

par Frédérique George

Le Service juridique du DAF est, pour les questions liées à la formation, à la disposition des étudiants, doctorants, associations d’étudiants, enseignants, sections, programmes doctoraux, programmes de formation continue, Délégué à la formation et services du Domaine de formation, Bureau du Vice-provost pour la formation, Ecole doctorale, Secrétariat général de la Vice-présidence pour les affaires académiques et General Counsel. Le Service juridique est actif dans le domaine du droit public, en particulier du droit administratif et du droit spécifique aux études, mais également en droit des contrats, de la propriété intellectuelle, de l’association et de la protection des données. Le Service juridique remplit notamment les missions suivantes : · conseil, appui juridique ou prise de position pour toute question en lien avec la formation · examen du cadre légal des projets de l’EPFL en matière de formation · préparation des projets de textes légaux de l’EPFL concernant la formation et, le cas échéant, suivi de leur procédure d’adoption auprès de l’EPFL et du CEPF · rédaction ou contrôle d’accords contractuels pris par l’EPFL dans le domaine de la formation · décision sur contestation d’étudiant auprès de l’EPFL · détermination et, le cas échéant, défense des intérêts de l’EPFL dans le cadre des recours d’étudiants auprès des autorités de recours · suivi des procédures disciplinaires et rédaction des projets de décision pour le compte du Président de l’EPFL · vérification ou rédaction de statuts pour les associations d’étudiants reconnues par l’EPFL

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATIONS 2014 1. Conseils, appuis, avis de droit et gestion de dossiers · Statut du président de jury de thèse au doctorat (analyse et conseil). · Décisions École doctorale (7x) (appui à la rédaction). · Accès à des données personnelles à une fin scientifique (conseil). · Rédaction des examens écrits (conseil). · Communication sur les cours d’appoint et de répétition (conseil). · Checklist programme « Stages de recherche » (conseil). · Utilisation du logo EPFL (informations). · Nom interface de recherche bibliothèque EPFL (analyse). · Modèle Décision SAC sur DNA (rédaction). · Modèle lettre admission EDOC (rédaction). · Modèles pour six décisions EDOC (modification). · Projet AGEPoly de réforme de la représentation étudiante (analyse). · Portail EPFL à l’attention des enseignants (vérification). · Examens en ligne (prise de position). · Marge de manœuvre Conférence des notes et Conférence d’examen (historique). · Site citation.epfl.ch (projet de FAQ). · Projet de recherche avec données de Moodle (analyse légale). · Examens extramuros pour étudiants en échange (appui et cadre légal). · Voies de recours contre les décisions (mises à jour). · Lettres-types et formulaires EDOC (appui à la modification). · Accréditation, exigence CTI sur la connaissance du français (étude légale). · Conflit d’intérêt particulier entre recherche et participation à une Start up (conseils). · Consultation des copies d’examen (cadre légal). · Données personnelles des Alumnis gérés par EPFL-Alumnis (cadre légal). · Divergence Cours Euler et Direction générale de la formation post-obligatoire Vaud (analyse et conseil). · EDOC : répartitions compétences entre Doyenne et Vice-Président (clarifications). · Exceptions aux conditions d’admission à l’EPFL (analyse). · Jurisprudence sur la Convention de Lisbonne et interpellation du Conseil fédéral (étude d’impact, communication et prise de position). · Formulaires stages du Centre de carrière (examen en vue de révision). · Collaboration à la préparation séances du Président à la CRUS et au CEPF.

· Plaintes pénales pour faux certificats et pour infractions sur le site EPFL. · Perception des droits d’auteurs par les sociétés de perception (récolte des données). · Questionnaire de l’ONU via le DFAE : établissement pour l’EPFL. · Statuts d’associations d’étudiants : SChO, STIL, COUAC, SYSMIC, Financial Engineering Society, CQFD, UNIPOLY, ADSV, DYNAMIC, EPFL & UNIL Wine Society, AESD, AEGC-Projet B2B (rédaction) et Lémania (analyse et conseil). · Problématiques diverses concernant notamment les certificats médicaux, les comportements déviants, la prise en compte d’études antérieures, les dommages dans un laboratoire, la copie d’examen perdue, les contraintes religieuses, le changement de section, la contestation de plan d’études, le piratage de logiciel, la publications au nom de l’EPFL, la fraude à l’admission, les prérequis non prévus, la légalité de barèmes, les cours pour gymnasiens, la variations de crédits dans la passerelle HES, la cotutelle de thèse, la non admission à un master spécialisé, le droit d’auteur sur les travaux d’étudiants, le logo EPFL, la responsabilité dans l’organisation d’événement ou encore l’admission à l’Ecole doctorale (analyses, conseil ou prise de position).

2. Textes légaux Lois · Loi sur les EPF : nouvel article réglant l’utilisation des données personnelles dans les projets de recherche (analyse et prise de position). · Loi sur les EPF : modification de la loi pour permettre de limiter les admissions en première année à l’EPFL (proposition au CEPF). · Loi sur l’encouragement et la coordination des hautes écoles (analyse et questionnements sur l’impact sur l’EPFL).

Ordonnances · Ordonnance relative à la loi sur l’encouragement et la coordination des hautes écoles (analyse et prise de position dans la consultation). · Ordonnance sur le contrôle des études à l’EPFL (révision totale, avant-projet, procédure de consultation et projet). · Ordonnance sur la formation à l’EPFL (révision partielle, avant-projet, procédure de consultation et projet). · Ordonnance sur la formation à l’EPFL (révision partielle du tableau des titres de masters).

DOMAINE DE LA FORMATION

· Ordonnance concernant l’admission à l’EPFL (révision partielle, avant-projet, procédure de consultation et projet). · Ordonnance sur l’organisation de l’EPFL (analyse).

Directives · Directive concernant la mise en valeur et l’évaluation de l’enseignement à l’EPFL (modification de l’art. 10 al. 3). · Directive concernant les titres académiques octroyés aux collaborateurs scientifiques de l’EPFL (analyse concernant les MER). · Directives pour l’intégrité dans la recherche scientifique (lecture finale pour la Commission éthique).

Règlements · Règlement pour le Master of Advanced Studies in Management of Technology (vérification). · Règlement pour le Master of Advanced Studies in Sport Administration and Technology (révision). · Règlement concernant les manifestations à l’EPFL (conseils sur le projet cadre proposé). · Règlements et plans d'études bachelor et master (appui ponctuel) · Règlement pour le Certificate of Advanced Studies Richemont (corrections). · Règlement pour le Master of Advanced Studies in Design Research for Digital Innovation ECAL (corrections). · Règlement de la Passerelle HES 2014-15 (rédaction). · Règlement Prix EPFL (rédaction). · Règlement Bourse d’excellence Haenny (rédaction).

Conventions et contrats · Convention ELSTE (UNIL et UNIGE) et ENAC EPFL (vérification et conseils). · Convention sur la consultation psychothérapique des étudiants UNIL et EPFL (rédaction). · Convention Bourse UPC Cablecom (rédaction). · Contrat EPFL, UNIL et Swisscaution (rédaction). · Agreement joint Phd EPFL and the Université catholique de Louvain (vérification et conseil). · Accord de formation EPFL, Grenoble INP et le Politecnico di Torino (vérification et conseil). · Convention pour la collecte et l’archivage de publications universitaires en ligne entre la Bibliothèque nationale suisse et l’EPFL (vérification et conseil pour les thèses électroniques). · Convention bourse privée d’excellence (rédaction d’un modèle). · Student mobility agreement between the University of British Columbia and EPFL (vérification et conseil). · Accord de mobilité entre University of Toronto et l’EPFL (conseil).

RAPPORT ANNUEL 2014

· Accord interinstitutionnel de collaboration académique et d’échange d’étudiants et de collaborateur (analyse d’un modèle et conseil). · Convention double diplôme Master dans le domaine des Biosciences, de la Bioingénierie et des Sciences et technologies du Vivant entre ENS Lyon, EPFL et UCBL (conseil). · Agreement QCRI et EPFL (conseil). · Contrat pour une charge de cours externe des RH (règlement des aspects propriété intellectuelle). · Convention aumônerie (résiliation ancienne convention et vérification projet de nouvelle convention). · Convention de stage au Japon (résolution de problèmes). · Convention pour le Master of Advanced Studies Management of Technology avec UNIL (vérifications). · Convention de recherche avec l'Institut de Police Scientifique de l’UNIL (projet). · Convention pour le Certificate of Advanced Studies avec Richemont (modifications et vérifications). · Convention avec la Fondation Giveka (vérification). · Contrat d'édition Profession (vérification et conseils). · Contrat d’engagement d’artistes de rue pour l’inauguration du STCC (élaboration).

3. Contentieux Le contentieux regroupe les procédures opposant formellement un étudiant à l’EPFL et traitées directement par le Service juridique du DAF. On distingue les trois catégories suivantes : · les procédures disciplinaires de l’EPFL à l’endroit d’un étudiant (procédures internes). · les procédures de contestation d’une décision de l’EPFL par un étudiant sous la forme d’une demande de nouvelle appréciation (DNA) ou d’une demande de réexamen auprès de l’EPFL (procédures internes). · les procédures de contestation d’une décision de l’EPFL par un étudiant sous la forme d’un recours auprès de la Commission de recours interne des EPF (CRIEPF), puis du Tribunal administratif fédéral (TAF) et du Tribunal fédéral (TF) (procédures externes). Les procédures internes de contestation qui ne revêtent aucun aspect juridique particulier sont suivies par le Service académique avec un appui du Service juridique en cas de problème. Ces procédures sont ainsi comptabilisées uniquement dans les statistiques du Service académique.

Il est également à noter que nombre de cas traités par le Service juridique et le Service académique ne débouchent finalement pas sur une procédure de contestation formelle (soit l’école reconnait d’emblée le problème soulevé, soit l’étudiant renonce à contester après plus d’informations ou un premier avis juridique sur sa situation). Pour l’année 2014, le Service juridique a eu à traiter 43 procédures : 15 contestations internes, 10 procédures disciplinaires et 18 recours (cf. tableaux plus bas). Fait marquant de cette année 2014 en ce qui concerne le contentieux, l’EPFL a recouru au Tribunal administratif fédéral contre une décision de la Commission

de recours interne des EPF. La décision contestée prévoyait l’annulation partielle d’une sanction disciplinaire de l’EPFL au motif qu’elle était disproportionnée. Le recours a été rejeté par le TAF sans qu’il puisse se pencher sur le fond de l’affaire. Procédures internes : contestations Année

Nb de contestations recevables

2008 2012

14.6 (moyenne) 12 15

2013 2014

Admises *

Rejetées

2 (17 %) 6 (40 %)

10 (83 %) 9 (60 %)

* l’EPFL a donné gain de cause à l’étudiant

Procédures internes : procédures disciplinaires Année

Nb de Nb d’étu- Cursus procé- diants en & Section cause dures

Type de cas

Décision

Faux certif. médicaux Fraude travail Fraude travail Fraude travail Fraude travail Fraude travail Fraude travail Fraude travail Fraude travail Fraude projet BA (récidive disciplinaire)

NA et Non admission au cycle BA Pénalité de 0.5 pts sur note finale Pénalité de 0.5 pts sur note finale Blâme, note 0 au travail, invalidation d’examens pour 17 crédits ECTS Blâme, note 0 au travail, invalidation d’examens pour 11 crédits ECTS Blâme et note 0 au travail Blâme, note 0 au travail et pénalité de 1 pt sur note finale Blâme, note 0 au travail et pénalité de 1 pt sur note finale Blâme et pénalité de 1 pt sur note finale Blâme, note 0 au projet BA, invalidation d’examens pour 15 crédits ECTS et Non-admission au MA

2002 8.4 2012 (moyenne) 2013 2014

5 10

14 1 2 2 1 1 1 2 2 1 1

BA IN MA IN & SC MA IN & SC MA GC MA GC MA SC BA SC BA IN MA AR BA GC

Procédures externes : recours Année

Nb de recours

2008 2012

14.8 (moyenne) 23 18

2013 2014

Admis l’autorité a donné gain de cause à l’étudiant, au moins partiellement

Rejeté l’autorité a donné gain de cause à l’EPFL

Non entrée en matière, irrecevabilité ou radiation

Reporté sur l’année suivante

3 1*

15 6

5 4

0 7

CRIEPF 12 TAF 2 + 1* TF 3 * Recours au TAF déposé par l’EPFL sur décision de la CRIEPF : rejeté mais comptabilisé sous rubrique « admis » dès lors que la décision de la CRIEPF a été confirmée et que l’étudiant a ainsi eu gain de cause

DOMAINE DE LA FORMATION

PROJETS 2015

Formations Séminaire de légistique organisé par l’Université de Genève en collaboration avec l’Office fédéral de justice, modules 2 et 3 (séminaire les 20 et 21 mars 2014). Formation Centrale de publication officielle de la Confédération (19 juin 2014). Séminaire « Gestion des risques et communication » (10 novembre et 3 novembre 2014).

Réforme des études : traduction et publication de la nouvelle Ordonnance sur le contrôle des études, de l’Ordonnance sur l’admission et de l’Ordonnance sur la formation à l’EPFL. Rédaction d’une ordonnance sur la protection des données à l’EPFL. Révision de la Directive interne concernant les épreuves d’examen à l’EPFL. Révision de la Directive régissant les associations d’étudiants reconnues par l’EPFL. Révision de la feuille d’information sur les procédures de contestation. Organisation d’un répertoire des décisions disciplinaires avec analyse de l’opportunité de publier ces décisions.

DONNÉES QUANTITATIVES DU SERVICE JURIDIQUE Nb de collaborateurs

équivalents plein temps

3 (2 juristes et 1 secrétaire)

1.7

Nb d’organes externes à l'EPFL auxquels le SJ a participé pour au moins une séance (réseau juristes académiques romands / ETHZ / Conseil des EPF) Nb de séances EPFL auxquelles a participé le SJ (estimation) Nombre de téléphones demandant réponse (estimation) Nb d’emails avec réponse d’ordre juridique (estimation)

RAPPORT ANNUEL 2014

2013

2014

191 576 1’310

210 620 1’400

LE SPIRITUEL AU ROYAUME DE LA RATIONALITÉ

UNIL.CH/AUM Aumônerie œcuménique UNIL - EPFL par Christian Vez et Xavier Gravend-Tirole

Comme son nom l’indique, l’aumônerie UNIL-EPFL est au service des deux Ecoles présentes sur le campus de Dorigny. Elle compte 4 EPT à son service. A l’EPFL, Maria Zufferey (0.7 EPT) a assuré l’aumônerie pour le compte de l’Eglise Catholique jusqu’à la reprise de septembre. Xavier Gravend-Tirole (0.5 EPT) lui a succédé dès le 15 novembre. Christian Vez (1 EPT) a assuré l’aumônerie pour le compte de l’Eglise Evangélique Réformée du Canton de Vaud. Les missions principales de l’aumônerie UNIL-EPFL sont les suivantes : · Assurer, dans un esprit œcuménique, une présence spirituelle sur le campus · Accompagner les remises en question existentielles · Etre disponible pour les étudiants et doctorants étrangers qui rencontrent des difficultés, et faciliter leur intégration · Favoriser et promouvoir la coexistence religieuse et le dialogue interreligieux · Gérer les espaces interreligieux

RAPPORT ANNUEL 2014

RÉALISATION 2014 1. Dialogue interreligieux Au mois de novembre, différentes activités ont été proposées par le groupe interreligieux, à l’occasion de la semaine du dialogue interreligieux. Né de l’initiative des aumôniers, ce groupe rassemble des étudiants venant du Groupe Musulman Universitaire (GMU), des Groupes Bibliques Universitaires (GBU), des étudiants hindous, des étudiants chiites et quelques étudiants athées. Il a organisé : · Une exposition sur les pèlerinages, présentée dans le hall SG · Un moment de partage avec des étudiants appartenant à diverses croyances, religions et pensées autour du thème « Ma Vérité, chance ou menace pour la tienne ? » (40 participants) Au mois d’avril, une soirée de même type a été organisée autour du thème « Prier, méditer, pourquoi ? » rassemblant le même nombre de personnes. Journées d’accueil : l’aumônerie s’est présentée comme un lieu de rencontres ouvert à tous. Les stands des musulmans et groupes bibliques se trouvaient côte-à-côte, proche de celui des aumôniers. Plusieurs étudiants ont apprécié l’ouverture et la qualité du dialogue interreligieux sur le campus. Célébration interreligieuse : dans le cadre de la soirée grillade de fin d’année de l’aumônerie, une célébration a été préparée avec des étudiants de pays et de religions différents. Depuis septembre 2014 nous proposons une nouvelle activité-découverte ; visites des communautés religieuses qui font partie du dialogue interreligieux dans le Canton de Vaud (Bouddhisme, Hindouisme, Bahaïsme, Islam, Judaïsme, Christianisme). Une fois par mois, nous allons rencontrer une des communautés qui se trouve à Lausanne et dans la région pour découvrir sa culture, sa religion et ses convictions. Chaque soirée permet d’assister à un temps de prière ou de méditation et de partager un repas traditionnel avec ceux qui nous accueillent. Une cinquantaine d’étudiants ont participé à ces rencontres.

2. Conférences-Débats Cette année, trois conférences ont été organisées sur le site de l’EPFL. · Le 11 mars, « Le vrai prix d’un jeans », avec Shatil Ara, de la Fair Wear Foundation au Bangladesh. Une quarantaine de personnes étaient présentes. Cette conférence a été organisée avec l’association Ingénieurs du Monde. · Le 13 mars, « Peut-on encore parler de Dieu » avec le philosophe Fabrice Hadjadj. Environ 80 personnes y ont assisté. · Le 13 mai, « Revivre », avec le psychanalyste Guy Corneau. Elle a réuni environ 100 personnes.

3. Ressourcement et Spiritualité Accompagnements : dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les aumôniers accompagnent spirituellement et humainement les étudiants et collaborateurs / rices qui le demandent. Environ 50 personnes de l’EPFL ont été accompagnées dans ce cadre-là. La prière de Taizé a eu lieu tous les jeudis et réunit une dizaine de participants en moyenne. Elle est suivie par un repas en commun dans les locaux de l’aumônerie. L’Eucharistie a été célébrée chaque semaine à l’EPFL durant les deux semestres 2014. Le nombre de participants varie entre 8 et 15 personnes. Suite à plusieurs demandes, une méditation guidée a été proposée depuis le semestre de printemps, tous les mercredis à midi. En moyenne, une quinzaine de personnes y participent. Retraites : 8 étudiants ont participé à un week-end de retraite à Taizé en mars. 9 étudiants ont participé à un week-end de retraite au Carmel de Mazille en Bourgogne en septembre. La fête de Noël, appelée EthNoël, a engagé l’ensemble des aumôniers. Elle était composée de trois moments distincts: · Une célébration réunissant plus de 120 personnes d’horizons et de cultures diverses · Des mets et des animations préparés par différents groupes d’étudiants répartis par pays : Angleterre, Pologne, Belgique, France, Brésil, Algérie, Québec, Iran, Ukraine, Maroc, Madagascar, Sénégal, Allemagne, Suisse, Mexique, Espagne. La fête dans son ensemble a réuni environ 250 étudiants. Elle a été le symbole de l’union des aumôniers et du succès de leur engagement.

DOMAINE DE LA FORMATION

4. Autour d’une table

7. Participation à la vie des institutions

Les raclettes d’accueil sur l’Esplanade ont été l’occasion de rencontrer 500 personnes environ et surtout de se faire connaître. Ces actions ont la cote auprès des étudiants et sont un bon vecteur de présentation de l’aumônerie et de ses activités.

Les aumôniers ont tenu un stand lors des journées d’accueil des nouveaux étudiants.

La grillade d’été a réuni environ 150 personnes à la Grange pour une fête de fin d’année. Chaque lundi à midi à la Grange, le repas du lundi a rencontré un franc succès et a fait salle comble. Il a été organisé à 27 reprises. Le nombre de participants a atteint une moyenne de 80-100 personnes pour le premier semestre.

Des apéritifs de bienvenue ont été offerts en février et en septembre aux étudiants étrangers participant au cours de français. Les aumôniers ont également tenu un stand lors du rallye organisé par l’AGEPoly lors de la semaine d’intégration. Les aumôniers ont assisté régulièrement aux colloques du DAF et ont tenu un stand ludique dans le cadre de la fête Vivapoly.

Nombre d’étudiants fréquentent les locaux de l’aumônerie lors des pauses de midi. Ils profitent de réchauffer leur repas dans le four à micro-onde mis à leur disposition, et mangent dans la salle d’accueil. Beaucoup de contacts, discussions et rencontres ont lieu à ces occasions.

Dans les semaines précédant Noël, les aumôniers ont procédé à une visite personnalisée dans les bureaux des collaborateurs de l’EPFL, en offrant des cartes de vœux et du chocolat à 250 personnes environ.

5. Escapades

PROJETS 2015

Assise à pied : Du 19 au 27 avril, 14 étudiants et 3 accompagnants ont participé à la semaine de marche en direction d’Assise. 150 kilomètres ont été parcourus à pied à la découverte de Claire et François d’Assise.

Lancer des groupes de discussion portant sur les grandes questions de la vie.

Voyage en Turquie : En été 2014, une vingtaine d’étudiants ont participé au voyage en Turquie.

Voyage en Israël en été.

Excursions à La Dôle et à Romainmôtier : En automne, 2 excursions d’une journée ont été organisées dans le Jura. Une quarantaine d’étudiants y ont participé.

6. Chœur gospel Le chœur gospel de l’aumônerie (Lep’s go) a continué ses activités. Ce chœur était composé de 25 chanteurs au semestre de printemps, et de 35 au semestre d’automne. En cours d’année, il s’est produit lors de deux concerts, de 3 cultes, ainsi que lors du mariage d’une collaboratrice de l’EPFL. Les deux-tiers de l'effectif se sont renouvelés au début de chaque semestre.

RAPPORT ANNUEL 2014

Pèlerinage en direction de Compostelle en avril.

Conclusion L’aumônerie a vu la fréquentation des étudiants croître ou se maintenir dans la plupart de ses activités. Les aumôniers se réjouissent de poursuivre leur collaboration et leurs activités sur le campus. Ils espèrent que les négociations, suite à la dénonciation de la convention actuelle, aboutiront à un partenariat solide et réussi, qui leur permettra de continuer d’assurer une présence spirituelle de qualité auprès de la communauté universitaire.

Participation à des organes externes DOMAINE DE LA FORMATION

SERVICE ACADÉMIQUE

Externe à l’EPFL

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· Groupe des responsables pour les relevés statistiques « étudiants » (OFS) · Groupe de coordination interuniversitaire (avec la HES-SO) · Groupe de mise en application Bologne (CRUS-ECTS) · Commission d’admissions équivalences (CRUS-CAE) · Conférence de l’EAIE (European Association of international education) · UK-Naric

Réseau d’expert Bologne (CRUS) Réseau enseignement (CRUS) Fondation Maison pour étudiants UNIL-EPFL Fondation de l’Espace des inventions, Lausanne Fondation pour les Etudiants EPFL (FEE) Coopérative des Estudiantines

Internes à l’EPFL · · · · ·

Conférence des Directeurs de section (CDS) Commission doctorale (CDOCT) Commission de restauration Coordination logement Comité de pilotage des systèmes d’informations, y compris son bureau · Comité de pilotage IS-Academia

ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION Externe à l’EPFL · Projet Adaptation de la Statistique des Etudiants au Système de Bologne (ASBOS). Groupe des utilisateurs IS-Academia · User Group IS-Academia · Opérations des services applicatifs

Internes à l’EPFL · · · · · · · ·

Conférence des Directeurs de Sections (CDS) Cellule gymnase Commission doctorale (CDOCT) Comité de pilotage IS-Academia Conférence des examens Commissions d’admission Bachelor Commissions d’admissions Master Commissions d’admission Formation continue

BUREAU DU LOGEMENT · Conseil d’administration des Estudiantines

CENTRE D’APPUI À L’ENSEIGNEMENT

Internes à l’EPFL

Externe à l’EPFL

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· CRUS : groupe disciplinaire en Informatique dans le cadre du projet pilote de Développement de descripteurs spécifiques aux disciplines · Swiss Faculty Development Network (SFDN), secrétariat général et organisation de mainfestations · AIPU-CH, section suisse de l’Association internationale de Pédagogie Universitaire.

Conférence des Directeurs de section (CDS) Séance des chefs de service Comité de pilotage IS-Academia Coordination des stages d’ingénieurs Coordination avec les sections et les programmes doctoraux

RAPPORT ANNUEL 2014

Interne à l’EPFL · Conférence des Directeurs de section (CDS) · Conférence des chefs de services

SERVICE DES AFFAIRES ESTUDIANTINES · Commission cantonale des bourses d’études du Canton de Vaud · Commission fédérale des bourses · Fondation Erna Hamburger · Fondation Maisons pour étudiants UNIL - EPFL · Fondation du sanatorium suisse · International Relations Universités Suisses (IRUS) · Fondation du Centre Universitaire Protestant · Agence Nationale (Fondation CH)

CENTRE DE CARRIÈRE

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· Adhésion à la Chambre Vaudoise de Commerce et d’Industrie (CVCI) · Adhésion au Career Services Network Switzerland (CSNCH)

BIBLIOTHÈQUE CENTRALE (SISB)

(GI-ELHE) – un groupe d'intérêt dans le cadre de l'Association suisse de linguistique appliquée (VALS / ASLA). Cette association est membre à part entière de la Confédération Européenne des Centres de Langues de l'Enseignement Supérieur (CERCLES). AKDaF : Arbeitskreis Deutsch als Fremdsprache in der Schweiz LEDAFIDS : Verein der Lehrenden für Deutsch als Fremdsprache und Deutsch als Zweitsprache der Schweiz BALEAP : British Association of Lecturers in English for Academic Purposes ETAS : English Teachers Association, Switzerland IATEFL : International Association of Teachers of English as a Foreign Language EUROCALL : European Association for Computer Assisted Language Learning RISET : Réseau interfacultaire de soutien enseignement et technologies Examens internationaux (Université de Cambridge, Institut Goethe, DELF / DALF, CELI) comme experts Commission pour les relations internationales et de la mobilité de la Direction de l'UNIL

SERVICE DE PROMOTION DES ÉTUDES

· Conférence des Bibliothèques universitaires suisses KUB-CBU · Bureau du Consortium pour le sauvetage des documents en cas de catastrophe COSADOCA · Commission des membres NEBIS, Suisse · Représentant du SISB dans les séances de coordination NEBIS et auprès de la centrale du réseau CODUL-E (commission conjointe des bibliothèques UNIL-EPFL) · Conférence des responsables des acquisitions des bibliothèques universitaires suisses · Consortium des bibliothèques suisses : groupe « licences » · Groupe suisse « Open access » · Comité scientifique du Master Information documentaire

· Rencontres avec les directeurs des gymnases vaudois, valaisans, fribourgeois, biennois et identification des besoins en terme de relève scientifique · Promotion du Cours de Mathématiques Spéciales via la fédération des écoles techniques suisses, pour une meilleure communication destinée au public maturités professionnelles · Adhésion à l’association suisse d’orientation universitaire (assemblée générale 2014 prévue à l’EPFL) · Participation au groupe de travail MINT de la CDIP (Maths, Info, Sciences Nat. et Technique) · Participation à l’organisation des Tecdays en Suisse romande (ateliers et conférences scientifiques dans les gymnases) en partenariat avec la SATW (académie suisse des sciences techniques) · Participation aux séances du groupe SUIM (Swiss Universities International Marketing)

CENTRE DE LANGUES

SERVICE JURIDIQUE

· ELC / CEL : European Language Council/Conseil Européen pour les Langues · CERCLES : Confédération européenne des Centres de langues dans l'enseignement supérieur · VALS / ASLA : Association suisse de linguistique appliquée · GI-ELHE : Organisation nationale suisse « Enseignement des langues dans les Hautes Ecoles en Suisse »

Externe à l’EPFL

· Réseau des juristes des universités romandes

Internes à l’EPFL · · · ·

Groupe litiges du Risk Management Commission disciplinaire Conférence des Directeurs de section (CDS) Commission doctorale (CDOCT)

DOMAINE DE LA FORMATION

EDITION Daniel Chuard, Albertine Kolendowska, Magali Favre GRAPHISME & IMPRESSION Anne-Sylvie Borter | Repro â&#x20AC;&#x201C; Centre d'impression EPFL PHOTOS Alain Herzog, Chris Blaser (p. 20), Hoang Pham (p. 50) Lausanne, mars 2015