Dossier de auditoria administrativa final by YELITZA MONTAGUTH

DOSSIER DE AUDITORIA

ADRIANA LISBETH SANGUINO CARVAJALINO YELITZA MONTAGUTH ANNY ORTEGA

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTADURIA PÚBLICA OCAÑA 2017

DOSSIER DE AUDITORIA

ADRIANA LISBETH SANGUINO CARVAJALINO YELITZA MONTAGUTH ANNY ORTEGA

Presentado: Aneth Magreth Muñoz Villegas

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTADURIA PÚBLICA OCAÑA 2017

CASO Electrodoméstico Montaguth Ltda.es una empresa que nació hace 3 años, y su principal actividad económica es la compra y venta de electrodomésticos, satisfaciendo las necesidades de los consumidores y generando recursos, además de ser fuentes de empleo para la ciudad de Ocaña Norte de Santander. El desarrollo de este trabajo está basado en una Auditoría Administrativa a la empresa Electrodomésticos Montaguth Ltda. Para esto se desarrolló una investigación sobre las debilidades existentes en dicho negocio. Se inició con el estudio Preliminar donde se elaboró un programa de auditoría para recopilar y obtener información útil y conocimiento preliminar sobre el desempeño de la empresa, luego de haber realizado este estudio se procedió a realizar una planificación específica que permitió procesar y obtener información suficiente, competente y relevante, para determinar y desarrollar los hallazgos encontrados y a través de un borrador de informe se presentó las conclusiones y recomendaciones del caso. MISION. Somos una empresa dedicada a satisfacer las necesidades de los hogares ocañeros, ofreciendo un servicio único e innovador dirigido a convencer las expectativas de los clientes y construir de manera importante al desarrollo de la comunidad.

VISION. Para el 2019 estaremos distribuyendo a nivel nacional una variedad de electrodomésticos logrando obtener la mejor calidad de producto.

VALORES Nuestros valores son la base que ayuda a nuestra empresa a las metas propuestas, asumiendo con compromiso los retos y cumpliendo los reglamentos que hacen nuestro servicio diferente. LEALTAD. Inculcando en nuestros empleados el sentido de pertenencia en la empresa, haciéndolos parte de ella. DISCIPLINA. Realizando una evaluación constate, área por área de nuestra empresa. HONESTIDAD. Enmarcándonos en la Ley, y comprometiéndonos en brindar un excelente servicio a nuestros clientes.

TALENTO HUMANO. Capacitando para que alcancen niveles óptimos en la atención del usuario. RESPETO. Valorando el punto de vista y aceptando cualquier contribución.

BASE LEGAL DE LA EMPRESA ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA La base legal con la que cuenta y es administrada la empresa es la siguiente:   

Ley de régimen tributario interno, la empresa actualmente cumple con todas las responsabilidades fiscales. Organismo de control superintendencia financiera de sociedades, la empresa cuenta con las certificaciones. Instituto se seguridad social. La empresa Electrodomésticos Montaguth Ltda. paga a todos los empleados la seguridad social.

Junta de Socios Gerente

Departamentos administrativos

Departamento de ventas

Contador PĂşblico

Auxiliar Contable

Vendedores

Vigilancia

Servicios Generales

Auxiliar de Bodega

POLÍTICAS DE LA EMPRESA ELECTRODOMÉSTICOS MONTAGUTH LTDA. La organización actualmente viene desarrollando su actividad principal en base a disposiciones internas que se entiende como normas o políticas las mismas que regulan la compra de materiales y la venta del producto. POLÍTICAS DE COMPRA 

Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa



Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos obsoletos para malas gestiones de compras



Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido



Negociar descuentos y condiciones de pago



Mantener los niveles de calidad de los productos

POLÍTICAS DE VENTA     

El vendedor entregara cualquier pedido y se le dará respuesta en 3 días hábiles y a partir de ese momento inicia el periodo de entrega. La empresa ofrecerá productos a crédito contado máximo de 6 meses. La empresa ofrecerá productos a corto plazo con el método de pago trimestral. se ofrece descuentos 10% por pronto pago. Los planes para retribuir a nuestros clientes contemplan descuentos, cambios de modelo, envíos gratis, según sea el caso.

PROVEEDORES. Credihogar Ltda. Fird Ltda. Global Ltda. Electrolobo Ltda. Electrodomésticos Surtihogar Ltda. Electrodomésticos Montaguth Ltda. CLIENTES. Los clientes de la empresa Electrodomésticos Montaguth Ltda. Son los habitantes de la ciudad de Oca HORARIO DE TRABAJO. El horario de trabajo se distribuye de la siguiente manera la entrada 7:30am hasta las 12:00 y en la tarde de 2:00 hasta las 6:00pm.

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Gerente

DEPENDENCIA: Junta de Accionistas

NIVEL: administrativo

CARGO: 1

REQUISITOS Edad: 27 a 35 años Estudios profesionales en administración y con experiencia en las actividades del puesto.

FUNCIONES 

Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.



Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.



A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.



Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.



Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.



Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.



Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Contador

NIVEL: Administrativo

DEPENDENCIA: Gerencia

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 28 a 60 años Profesional contador público, alta tolerancia a trabajar bajo presión, capacidad para trabajar en equipo.

FUNCIONES 

Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable y de impuestos con el fin de obtener la.



consolidación de los Estados Financieros y el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Coordina la ejecución de políticas relacionadas con el área contable, asegurándose que se cumplan los principios de contabilidad y las normas internacionales, al igual que las políticas de la Entidad y las normas fiscales vigentes. Elaborar estados financieros mensuales con información oportuna y verídica Verificar y depurar cuentas contables. Revisar y comparar gastos mensuales: Preparar pagos y servicios públicos y nómina. Correspondencia con los bancos.



    

MANUAL DE FUNCIONES

CARGO: Auxiliar Contable NIVEL: administrativo

DEPENDENCIA: Contador Público CARGO: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 45 años Estudios profesionales en administración y con experiencia en las actividades del puesto. FUNCIONES  Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas del conmutador.  Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como externa.  Atender todas aquellas personas que necesiten información.  Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal que lo requiera.  Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social.  Revisión de la contabilización de los documentos.  Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes los documentos contables

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Vendedor

NIVEL: Administrativo

DEPENDENCIA: Departamento de ventas

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 37 años Actitudes, habilidades y conocimientos en ventas.

FUNCIONES 

Antes de la venta. organizar el tiempo, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas.



Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta.



Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario, atender reclamaciones e incidencias.



Investigar el área asignada



Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales.



Preparar pronósticos de venta en función del área asignada para ser evaluados por la supervisión.



Definir las necesidades de material promocional.



Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión.



Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa.

MANUAL DE FUNCIONES

CARGO: Auxiliar de Bodega

NIVEL: Dpto. Ventas

DEPENDENCIA: Jefe de Ventas

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 35 años Bachiller como mínimo, con experiencia en el manejo de paquetes computacionales, con experiencia de un año en manejo de unidades vehiculares, sexo Masculino, licencia de conducir Liviana (Vigente) FUNCIONES     

Control y manejo de inventarios Recepción de mercancías proveniente de los diferentes proveedores Despacho de mercancía a mostrador Mantener el orden y aseo de la bodega La bodega debe estar organizada por marcas

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Vigilante

DEPENDENCIA: Departamento Operativo

NIVEL: Servicios Generales

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 45 años Estar en posesión o en condiciones de obtener el título de graduado educación secundaria obligatoria, de técnico u otros equivalentes a efectos profesionales o superiores.

FUNCIONES 



 



Ejercer la vigilancia y protección de bienes muebles e inmuebles, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos. Efectuar controles de identidad en el acceso o en el interior de inmuebles determinados, sin que en ningún caso puedan retener la documentación personal. Evitar la comisión de actos delictivos o infracciones en relación con el objeto de su protección. Poner inmediatamente a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad a los delincuentes en relación con el objeto de su protección, así como los instrumentos, efectos y pruebas de los delitos, no pudiendo proceder al interrogatorio de aquéllos. Efectuar la protección del almacenamiento, recuento, clasificación y transporte de dinero, valores y objetos valiosos. Llevar a cabo, en relación con el funcionamiento de centrales de alarma, la prestación de servicios de respuesta de las alarmas que se produzcan, cuya realización no corresponda a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Aseadora

DEPENDENCIA: Departamento Operativo

NIVEL: Servicios Generales

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 40 años

FUNCIONES   



Realiza las tareas de aseo correspondientes, de acuerdo con el programa y con las normas y procedimientos respectivos Informa al vigilante de turno, de las novedades que encuentre en el desarrollo de su trabajo. Reemplaza al vigilante, en las labores de vigilancia desde la portería o conserjería, cuando este deba ausentarse para su colación, concurrir a los servicios higiénicos u otra causal propia del servicio. Devuelve al vigilante, o deja guardados en los lugares asignados, los artículos o insumos de aseo sobrantes.

INFRAESTRUCTURA. La empresa Electrodomésticos Montaguth Ltda. Funciona en la ciudad de Ocaña norte de Santander en la Cr 27 6-19.

RECURSOS TECNOLOGICOS.

Cantidad

Descripción

Computadores Portátiles

Scanner

Tabletas

Fotocopiadoras

PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE

Neveras MABE, HACEB, SAMSUNG Y LG Hornos LG, SAMSUNG, MABE Licuadoras OSTER, MABE,WHIRLPOOL Lavadoras SAMSUNG, LG, WHIRLPOOL, MABE

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA

PROPUESTA TÉCNICA Naturaleza: Auditoria administrativa Alcance: Se pretende llevar a cabo un análisis del departamento de ventas para identificar problemáticas y así mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar las actividades a realizar. Antecedentes: se le realizo una auditoría financiera Objetivos: Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual. Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones. Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora. Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Estrategias: El auditor realizara visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores. Justificación: Elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento. Acciones: Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar. Recursos: Adriana Lisbeth Sanguino Carvajalino Yelitza Montaguth Ortega Anny Tatiana Ortega Sarabia Resultados: Identificar los procesos utilizados en el establecimiento para proceder a estandarizarlos. Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña en el área de operaciones. Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área. Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área. Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área. Asignación de la Responsabilidad: sobre Yelitza Montaguth, Adriana Sanguino, Anny Ortega Capacitación: Instrumentarla a través de libros o documentales que se puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir adecuadamente y si es necesario

acudir a su asesor respectivo; de la misma manera con esta información ayudarse para analizar las estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría. Actitud: La labor de investigación se realizara de la manera más objetiva y sin perjuicios por parte del auditor. Diagnóstico Preliminar Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobre esta información para afirmarla y complementarla. Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización. Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme las instrucciones del área. Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como información directa e investigación documental. Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos, la propuesta técnica se someterá a un estudio por parte del dueño del negocio que a la vez hace de administrador, el mismo que nos dará la autorización para realizar las modificaciones procedentes. La determinación de las acciones se apegará al programa definido. Proponer mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua. El informe de auditoría de debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la Información: La recopilación de la información se realizó con las herramientas diseñadas para ello. La correspondiente a estructura, misión y visión de la empresa fue proporcionada Por el titular de la organización. El resto de la información fue captado por el auditor en cédulas para la detección y registros de hallazgos y evidencias, así como el registro de aspectos relevantes. Técnicas de recolección: Decidí aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener la información necesaria. Investigación documental Observación directa Entrevista Cuestionarios Cédulas Medición: Esta actividad se basó en los siguientes indicadores: Indicadores de Operación Indicadores Cualitativos: Proceso mediante el cual el área respectiva administra los venta de los productos (electrodomésticos). Como promueve la rentabilidad de las ventas. Forma en que estimula el ambiente laborar. Indicadores Cuantitativos: Con la aplicación de este indicador se pretende justificar cuántos trabajadores de toda la empresa están inmersos en las operaciones: Personal asignado a la venta / Total del personal

1/7 = 1.

PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría. Evidencia. En las visitas que se realizó se comprobó: Evidencia Física manual de procedimientos. Evidencia Testimonial La opinión de tres clientes a los cuales se les realizó un pequeño cuestionario fue que el servicio y los productos son buenos, a la vez que acuden al negocio por las promociones y descuentos a nivel de la competencia.

EMPRESA ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LITA

ÍNDICE Archivo Permanente Administración de la Auditoría Información Enviada Información Recibida

DE P/ T AP AP AP1. 1/n AP2. 1/n

Archivo de Planificación

APL

Planificación Preliminar Programa de Auditoria Preliminar Entrevista al Gerente Entrevista con empleados Evaluación Control Interno Matriz Preliminar de Riesgo Reporte Planificación Preliminar

PP PP1. 1/n PP2. 1/n PP3. 1/n PP4. 1/n PP5. 1/ PP6. 1/n

Archivo Corriente Planificación Específica Programa de Auditoría Específica Evaluación Control interno Reporte Específico

AC PE PE1. 1/n PE2. 1/n PE3. 1/n

Establecimiento Auditado Cedula Narrativa de Entrevista al Gerente Cedula Narrativa de Entrevista a Empleados Cedula Narrativa Cumplimiento Legal Cedula Aplicación Indicadores de Gestión Cedula Narrativa Listado del Personal Cedula Análisis de precios Cedula Flujograma de Procesos Cedula Horario de Trabajadores

EA EA1. 1/n EA2. 1/n EA3. 1/n EA4. 1/n EA5. 1/n EA6. 1/n EA7. 1/n EA8. 1/n

Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimento Cédula de Seguimento y Monitoreo

SM SM1. 1/n SM2. 1/n

Hoja de Hallazgos Hoja de Hallazgos

HH HH. 1/n

FIRMA DE AUDITORIA L&Y

AP. AP1. 1/1 CIRCULAR

Ocaña, Octubre 01 del 2017

Sres. EMPRESA ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA

ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA. De conformidad con el dueño de la empresa se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA , la misma que se les informa que se realizara a partir del de 1 de Octubre al 30 de Noviembre del 2017 donde se designara a la Auditor (a) L&Y a realizar el trabajo en comendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos.

Atentamente,

__________________________ YELITZA MONTAGUTH Gerente de la firma de auditores

AP. AP2. 1/4

CERTIFICADO QUE EL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA ESTA MATRICULA EN EL REGISTRO MERCANTIL

BAJO EL NUMERO 18946 VALIDO PARA EL AÑO 2017 _____________________________________________ PRESIDENTE EJECUTIVO RENUEVE CADA AÑO SU MATRICULA MERCANTIL

AP. AP2. 2/4

ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA

AP. AP2. 3/4

AP. AP2. 4/4

ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA

FIRMA DE AUDITORIA L&Y APL. DD1. 1/2 ORDEN DE TRABAJO Ocaña, Octubre 01 del 2017 Señores ELECTRODOMESTICOA MONTAGUTH LTDA

Cordial Saludo De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar una auditoria administrativa a la empresa ELECTRODOMESTICOA MONTAGUTH LTDA. Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa que cubrirá el período comprendido entre el 1 de Octubre al 30 de Noviembre del 2017. Objetivos: administración de la empresa. Verificar el cumplimiento de las funciones por parte de cada empleado que labora en él. Medir la efectividad de las tareas realizadas dentro de los procesos que se realizan diariamente. Evaluar el control dentro del establecimiento y ver qué tan eficaces son los métodos actualmente utilizados para el mismo. Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado en el área. Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados. Atentamente,

__________________________ YELITZA MONTAGUTH Gerente de la firma de auditores

FIRMA DE AUDITORES L&Y APL. DD1 2/2

ELCTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA

C CR

O A

P T CC

S IN IP

FIRMA DE AUDITORIA L&Y APL.PP1. 1/1 ELECTRODOMESTICO MONTAGUTH LTDA PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR Inicio: 1 octubre 2017

Término: 16 de noviembre 2017

Objetivo: Evaluar y definir la estructura organizacional de la empresa en tal forma que permita desarrollar las funciones y operaciones con eficiencia y control adecuado. Procedimientos: Núm. Actividad del Programa 1 1.1.

1.2

1.3

2.1

3.1

3.2

Aspectos Generales Programar y efectuar entrevista preliminar con el dueño de la empresa a efecto de oficializar la actividad y a sus empleados. Solicitar para efecto de archivo permanente toda la información primordial del negocio, como son RUT, copias de afiliaciones de los trabajadores, entre otros. Elaborar nota descriptiva de los procesos que realiza en el desarrollo de sus actividades. Seleccionar los puestos a entrevistar, para ello tomar en cuenta la posición jerárquica y determinar si es posible hora y fecha Elaborar de preferencia en forma previa la temática que se abordará en la entrevista y si es posible hora y fecha. Elaboración de un Diagnóstico conceptual y detallado. Analizar la información obtenida en la fase preliminar general realizando una cédula narrativa del proceso administrativo. Realizar una matriz de

Personal Responsable Auditor Auditor

Ref

Auditor

AP. AP2. 1/4 AP. AP2. 2/4 AP. AP2. 3/4 AP. AP2. 4/4

Auditor

APL.PP6.1/1

Auditor

APL. PP2. 1/3 APL. PP2. 2/3 APL. PP2. 3/3

Auditor

APL. PP2. 1/3 APL. PP2. 2/3 APL. PP2. 3/3

Auditor

APL.PP4.1/1

Auditor

APL.PP6.1/3 APL.PP6.2/3 APL.PP6.3/3

Auditor

APL.PP5.1/1

APL.PP2.1/3 APL.PP2.2/3 APL.PP2.3/3

Fecha

3.3

3.4

riesgo preliminar para evaluar el proceso administrativo. Depurar la información recopilada por medio de las entrevistas y considerar la más significativa para emplearla como referencia en el transcurso de la actividad evaluatoria. Estudiar la información generada en el proceso evaluatorio y elaborar como resultado un informe que contenga como mínimo el diagnóstico dirigido al negocio, el cual constate la labor desarrollada.

ELABORADO POR: Adriana Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA: 05/10/17

Auditor

SUPERVISADO POR: Yelitza Montaguth Ortega FECHA: 05/10/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y APL.PP2.1/3 ASADERO DE POLLO TEJANO ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 1 de octubre Al 16 de noviembre del 2017 NOMBRE Alejandro Contreras Mejía CARGO Gerente FECHA 05/10/17 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades? 2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada función exactamente? 3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal? 4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación? 5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna? 6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores? 7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador? 8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? 9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados? 10. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias? 11. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos? Elaborado Por: Adriana Lisbeth Sanguino Fecha:05/10/17

FIRMA DE AUDTORIA L&Y APL.PP3.2/3 ASADERO DE POLLO TEJANO ENTREVISTA AL VENDEDOR PERIODO: Del 1 de octubre Al 16 de noviembre del 2017 NOMBRE Andrés Gonzales Pérez CARGO Vendedor FECHA 05/10/17 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? 2. ¿Cuáles son sus funciones? 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilizar el trabajo? 3. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 4. ¿Es remunerada por horas extras? 5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? 7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? 9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? . ELABORADO POR: Adriana Lisbeth sanguino FECHA:05/10/17

FIRMA DE AUDTORIA L&Y APL.PP2.3/3 ASADERO DE POLLO TEJANO ENTREVISTA AL AUXILIAR DE BODEGA PERIODO: Del 1 de octubre Al 16 de noviembre del 2017 NOMBRE. Cristian Guerreo López CARGO Auxiliar de Bodega FECHA 05/10/17 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? 2. ¿Cuáles son sus funciones? 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilizar el trabajo? 3. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 4. ¿Es remunerada por horas extras? 5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? 7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? 9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? ELABORADO POR: Adriana Lisbeth sanguino FECHA:05/10/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y APL.PP4. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: Del 1 de Octubre Al 16 de Noviembre del 2017

No.

PREGUNTAS SI

N O

PLANEACION ¿En quién recae la responsabilidad de la Planeación de la empresa? ¿Se ha desarrollado estrategias para mejorar los procesos y de esta manera mejorar las ventas de la empresa? ¿Cuenta usted con políticas a las que se deba regir para desarrollar ciertas actividades? ¿Tiene usted programas de trabajo para los días más complicados?

RESPUESTAS OTRAS OBSERVACIONES

Gerente

¿Existen niveles de jerarquía dentro de su negocio?

¿La visión de su negocio constituye la declaración fundamental de sus valores, aspiraciones y metas?

¿La visión enmarca la experiencia y un conocimiento profundo de su trabajo?

¿Considera la visión como un atributo primordial a la planeación?

¿El personal que trabaja dentro de la empresa conoce los objetivos?

No existe manuales de procedimientos

Solo tiene políticas de compra y venta

¿Se brinda capacitación permanente o por lo menos de manera semestral? ORGANIZACION ¿La división y distribución de funciones es la correcta para su empresa?

¿El personal que trabaja en su establecimiento tiene el perfil adecuado?

¿Cuenta usted con los suficientes conocimientos para dirigir el negocio?

¿Cree usted que la organización estructural de la empresa es la adecuada?

DIRECCION ¿Existe por parte del gerente la suficiente capacidad de liderazgo?

¿La comunicación dentro del local es la suficiente?

¿Existe motivación para el personal que trabaja en su establecimiento?

¿Cuándo existe algún conflicto se lo soluciona rápidamente y de la mejor manera posible?

¿Para la toma de decisiones se cuenta con información rápida y oportuna?

¿Se maneja creatividad e innovación?

CONTROL 1

¿Cuenta con un sistema de información que le ayude a control las ventas diarias?

software contable

¿Dentro del establecimiento se cuenta con un manual de funciones? ¿Se cuenta con la suficiente capacitación para manejar la caja registradora?

POR ELEMENTOS ESPECIFICO 1 ¿Las adquisiciones que se realiza X son controladas de acuerdo a las ventas? 2

¿Se maneja un control de inventarios? ¿La distribución del espacio físico es el adecuado para el trabajo? ¿Cuenta con algún sistema informático para la Contabilidad de la empresa?

¿Se tiene un control de proveedores?

¿Se ha planificado algún proyecto a futuro?

¿El servicio al cliente se basa en normas de procedimientos que estipule la empresa?

Por medio de un software contable

ELABORADO POR: Adriana Lisbeth Sanguino FECHA:06/10/17

medio de un software contable

Mediante facturas

expandirnos

FIRMA DE AUDITORIA L&Y APL.PP5. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO Inicio: 1 Octubre 2017

No.

Componente

Término: 16 Noviembre 2017

RIESGO DE CONTROL Alto Medio Bajo

PLANIFICACION ESTRATEGICA La empresa cuenta con una 1 planificación estratégica debidamente elaborada, para que tanto sus trabajadores como el dueño tengan el conocimiento de sus objetivos.

ENFOQUE DE AUDITORIA

Ayuda a la empresa a visionar objetivos epecificos.

Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.

ESTRUCTURA ORGANICA 2

Se cuenta con un organigrama funcional , donde se detallan las actividades que deben realizar

PROCESOS 3

No existe un manual de procedimientos sin embargo se está estructurando o definiendo uno con el fin de mejorar el desempeño

Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.

DESPACHO Y FACTURACIÓN 4

En el área de despacho y facturación todo se realiza con normalidad, la facturación se hace en software contable y la persona a cargo si sabe utilizar la correctamente; en lo que se refiere a despacho el servicio es bueno.

ELABORADO POR: Adriana Lisbeth Sanguino FECHA: 07/10/17

Se comprobara mediante inspección en un día de trabajo normal para verificar.

FIRMA DE AUDITORIA L&Y APL.PP6. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA REPORTE PLANIFIFICACION PRELIMINAR Del 01 de Octubre Al 16 de Noviembre 2017 MOTIVO DEL EXAMEN. La Auditoria administrativa se realiza para evaluar la eficiencia, eficacia y económica de los procesos administrativos de la empresa ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA. OBJETIVOS DEL EXAMEN. Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de los procesos que se realiza dentro del local. Verificar el cumplimiento de la base legal que está implantada en la empresa. Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión. Evaluar el control interno del establecimiento, a fin de mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño. Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado. ALCANCE. El examen de Auditoría Administrativa a realizarse en la empresa Electrodomésticos Montaguth Ltda., cubrirá el período comprendido entre el 01 de Octubre al 30 de Montaguth del 2017. CONOCIMIENTO PRELIMINAR DE LA EMPRESA. El empresa cuenta con una persona responsable de la administración, que posee el perfil requerido para desarrollar todas las actividades referentes al manejo de la empresa. Consta de dos áreas: área administrativa y área de ventas. ACTIVIDADES PRINCIPALES Las actividades principales que se desarrollan en la son las siguientes: Compra y venta de electrodomésticos. NIVEL DE CONFIANZA. El nivel de riesgo dentro de la empresa es bajo ya que existe una organización establecida, que vigila el trabajo que se realiza; por lo cual la empresa debe establecer medidas que garantice el manejo adecuado las actividades que se desarrollan, por lo tanto el nivel de confianza detectado es alto. CONCLUSIONES existe un organigrama funcional que determina las responsabilidades de cada trabajador, lo cual hace que cada trabajador conozca cuáles son sus funciones. existe un manual de funciones donde se especifica claramente cómo se debe desarrollar los procesos y determina tiempos para cada labor, por tanto esto agiliza las actividades de la empresa. existe un control eficiente en los inventarios. se realizan capacitación técnicas para el personal. De las siete personas que trabajan dentro del establecimiento están afiliadas al Seguro Social.

RECOMENDACIONES Diseñar e implementar un manual de procesos, en el cual se especifique cada uno de ellos por área, donde estén paso a paso como realizar cada método de trabajo y las técnicas que se van a utilizar para desarrollar en el menor tiempo posible con eficacia y eficiencia todos los procesos para obtener el producto final a la venta, además del servicio que se va a brindar al cliente.

Yelitza Montaguth Ortega Atentamente, Adriana Lisbeth Sanguino Auditora,

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.PE1.1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA Período: Del 01 de octubre al 16 de noviembre 2017

N°

PROCEDIMIENTOS OBJETIVO: Procesar y obtener la información suficiente, relevante, pertinente, que permita determinar los hallazgos encontrados para la presentación de conclusiones y recomendaciones.

REF PT

Analice la información obtenida y presente una cédula narrativa de la entrevista realizada al dueño del local y empleados responsables de todos los procesos que se realizan. Verifique el cumplimiento de la base legal del local.

AC.EA1.1/1 AC.EA2.1/3 AC.EA2.2/3 AC.EA2.3/3

AC.EA3.1/1

Proponga los respectivos organigramas funcional, estructural y personal.

Analice y evalúe a través de una cédula narrativa información obtenida en el listado de personal

AC.EA5.1/3 AC.EA5.2/3 AC.EA5.3/3

Analice y compare los precios de la empresa con la competencia.

AC.EA6.1/1

Diseñe los procesos de las áreas de ventas Verifique la estabilidad del personal en el registro de ingreso a la empresa

AC.EA7.1/1

Realice una evaluación del control inventario de la empresa.

AC.EA9.1/1

AC.EA8.1/1

RESP

FECHA

OBSERVACIONES

Desarrolle la hoja de hallazgos como resultado de la auditorĂa realizada.

Realice el respectivo borrador del informe de auditorĂa.

HH.1/1

ELABORADO POR: Adriana Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA: 08/10/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.PE2. 1/1 ELECTRODUMESTICOS MONTAGUTH LTDA EVALUACION CONTROL INTERNO PERIODO: Del 1 de octubre Al 16 de noviembre del 2017 No.

COMPONENTES

PONDERACION PLANIFICACION Existe planificación 7 dentro de la empresa Existen estrategias 7 para funcionamiento de la empresa No existen 7 programas de trabajo para las actividades fuertes del año No existen niveles 7 de jerarquías el dueño es el único que emite órdenes. La visión de la 7 empresa se encuentra clara para el gerente y los empleados pero falta el manual de procedimientos para poder llegar a la eficacia y eficiencia. La misión está bien 7 definida dentro de la empresa No existe 7 capacitación técnica para los procesos que se desarrollan en la empresa. ORGANIZACIÓN La división y 7 distribución de funciones es deficiente El personal que 7 trabaja si cuenta con el perfil adecuado La persona que está 7 a cargo cuenta con el perfil adecuado para administrar la

CALIFICACION 7

OBSERVACIONES Existe planificación lo cual agiliza el trabajo de los empleados.

empresa. La organización estructural de la empresa es poco adecuado Si existe liderazgo por parte del gerente. Falta comunicación en el interior de la empresa Existe motivación para los empleados del negocio Falta información oportuna para la toma de decisiones En momentos de conflicto se soluciona de la mejor manera los problemas.

DIRECCION 7

CONTROL Se tiene un sistema de información de ventas (software contable) No se cuenta con manuales de procesos Falta de capacitación para los sistemas de información que existe.

ELEMENTOS ESPECÍFICOS Las adquisiciones que se realizan se controlan de acuerdo a las necesidades de la empresa. Se tiene un sistema para control de inventarios

La distribución del espacio físico no es la adecuada

147 ELABORADO POR: FECHA:

116

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.PE3.1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA REPORTE ESPECÍFICO PROCESO DE ADMINISTRACION PERIODO: Del 1 de Octubre al 30 de Noviembre del 2017 PLANIFICACIÓN: Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. Se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de nuestras metas. Las políticas internas de la empresa están bien establecidas y el personal lo conoce plenamente. No cuenta con un manual de procedimientos donde se detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente. ORGANIZACIÓN: La estructura de la empresa está formada por el organigrama estructural que nos demuestra la jerarquía de los trabajadores de la organización desde allí parten las órdenes hacia los demás en forma circular. El organigrama funcional nos ha especificado las funciones que debería realizar cada persona que labora en la empresa, y para ello hemos verificado teniendo como resultado que las funciones están bien distribuidas y se están llevando a cabo correctamente. Los instrumentos técnicos con los que cuenta la empresa son adecuados para el funcionamiento del mismo en un 90%.

DIRECCIÓN: Con lo que respecta a esta etapa la comunicación ha sido de gran ayuda en las decisiones que se toman por parte del gerente hacia los empleados. La motivación es económica para los trabajadores de la empresa. El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que se refiere ventas. La creatividad y innovación ha ayudado en la empresa a cumplir con el objetivo y ser competitivo en el mercado. CONTROL: El control dentro de la empresa es eficiente, en lo que respecta a inventarios, horarios de trabajo, y en los procesos diarios de las actividades, pero no existe un manual de procedimientos que especifique como realizar paso a paso cada función, por lo que el nivel de control es medio por que se elevan los riesgo puesto que los empleados no saben cómo deben realizar sus funciones. ELABORADO POR: Adriana Lisbeth Sanguino FECHA: 09/10/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA1. 1/1 ELECTRODOMÉSTICOS MONTAGUH LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE Período: Del 01 de Octubre Al 16 de Noviembre 2017 Analice la información de acuerdo a las entrevistas realizadas al Sr Gerente Propietario: En base a la entrevista realizada se puede concluir que la empresa cuenta con reglamentos y normas que muestran las responsabilidades que debe cumplir dentro de ella, las instalaciones son adecuadas para el funcionamiento de la misma; se puede obtener información de manera oportuna y rápida por que se cuenta con un software contable que facilita el registro de las operaciones. Las personas que trabajan dentro de la organización cuentan con el perfil adecuado para realizar sus funciones correctamente. La supervisión ha sido efectiva cubriendo todas las áreas de la empresa, determinado si la realización de las funciones es la correcta. Los trabajadores conocen clara mente y ejecutan las funciones en pro del cumplimiento los objetivos propuestos por la empresa.

C ELABORADO POR FECHA

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA2. 1/3 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE Período: Del 01 de Octubre Al 16 de Noviembre 2017 Análisis de la entrevista realizada Al gerente: En base a la información obtenida con la entrevista realizada al gerente de la empresa se puede evidenciar que tiene claridad sobre las funciones que debe realizar y las de sus empleados, además motiva y capacita a los empleados, implementa tecnología que permite obtener información oportuna, reúne a sus empleados para conocer las deficiencias semestralmente, busca personal con conocimientos adecuados para el desempeño de los diferentes cargos. El gerente está satisfecho al saber que el personal a su cargo sabe cuáles son los objetivos y hacen su mayor esfuerzo para alcanzarlos, logrado un crecimiento permanente de la organización y competitividad en el mercado.

V- CR- C ELABORADO POR Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA 08/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA2. 2/3 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL VENDEDOR Período: Del 01 de Octubre Al 16 de Noviembre 2017 Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida con la entrevista realizada al vendedor se puede señalar que el trabajador conoce las políticas y objetivos de la empresa, las funciones a realizar de su cargo, tiene conocimientos claros para la ejecución de las operaciones de venta, se encuentra satisfecho con la remuneración, la capacitación y motivación que ayuda a mejorar su trabajo, la empresa se encarga de dotarlos con todos lo necesario para la realización de su labor. V- CR- C ELABORADO POR Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA 08/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA2. 3/3 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL AUXILIAR DE BODEGA Período: Del 01 de Octubre Al 16 de Noviembre 2017 Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida por la entrevista realizada al auxiliar de bodega se puede destacar que el auxiliar controla y maneja el inventario y mantiene en orden en la bodega, ejerce su trabajo con satisfacción puesto que su remuneración es buena y la empresa efectúa capacitaciones que mejora su trabajo cada día. La empresa cumple con el pago de las prestaciones legales del auxiliar, lo cual lo hace sentir al empleado seguro en su trabajo.

V- CR- C ELABORADO POR Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA 09/11/17

FIRME DE AUDITORIA L&Y AC.EA3. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CÉDULA NARRATIVA DEL C UMPLIM IENTO DE LA B ASE LEGAL Período: Del 01 de octubre Al 16 de noviembre 2017 En lo que respecta a la empresa, su base legal cumple con lo establecido por el cómo cumplir con el pago de las prestaciones sociales, la seguridad social, cuenta con los permisos correspondiente por parte de la alcaldía de Ocaña Norte de Santander, certificación de Cámara de. En la parte tributaria ha cumplido con todas las presentaciones y pago de declaraciones. . IN ELABORADO POR Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA 09/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA4. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA APLIC AC IÓN DE INDICADORES DE GESTION Período: Del 01 de octubre Al 16 de noviembre 2017 Visión = Empleados que lo conocen / Total de empleados

Misión = Empleados que la conocen / Total de empleados = Empleados que participan en su definición / Total de empleados Políticas = Políticas aplicadas / Políticas establecidas División y distribución de funciones = Empleados / Número de áreas. Sistema de Control = Controles automáticos / Total de controles ELABORADO POR Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA 09/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA5. 1/3 LECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CEDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL Período: Del 01 de octubre Al 16 de noviembre 2017

A continuación se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta: Yelitza Montaguth Ortega, gerente, contrato termino fijo, estudios profesionales en administración y con experiencias en actividades del puesto. Funciones: Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa, Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas, A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo, Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles, Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción, Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados, Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales. V-C ELABORADO POR Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA 11/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA5. 2/3 LECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CEDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL Período: Del 01 de octubre Al 16 de noviembre 2017

A continuación se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta: Carlos Daniel Gómez, vendedor, contrato término indefinido, actitudes, habilidades y conocimientos en ventas. Funciones: Antes de la venta organizar el tiempo, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas, Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta, Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario, atender reclamaciones e incidencias, Investigar el área asignada, Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales, Preparar pronósticos de venta en función del área asignada para ser evaluados por la supervisión, Definir las necesidades de material promocional, Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión, Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa. V-C ELABORADO POR Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA 11/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA5. 3/3 LECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CEDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL Período: Del 01 de octubre Al 16 de noviembre 2017

A continuación se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta: Alejandro Páez Quintero, contrato a término indefinido, bachiller, con experiencia en el manejo de paquetes computacionales, con experiencia en manejo de unidades vehiculares, sexo masculino y licencia de conducir. Funciones: Control y manejo de inventarios, Recepción de mercancías proveniente de los diferentes proveedores, Despacho de mercancía a mostrador, Mantener el orden y aseo de la bodega y La bodega debe estar organizada por marcas. V-C ELABORADO POR Lisbeth Sanguino Carvajalino FECHA 11/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA6. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ANÁLISIS DE PRECIOS Período: Del 01 de Octubre Al 16 de Noviembre 2017

La empresa Montaguth Ltda. cuenta con productos de diferentes marcas las cuales cuenta con precios que permiten que la empresa se encuentre competitiva en el mercado. Estas marcas (MABE, LG , HACEB, SAMSUNG, OSTER, SONY ) nos ofrecen precios bajos que ayudan a la empresa a hacer ofertas insuperables por la competencia.

ELABORADO POR: Adriana Lisbeth sanguino carvajalino FECHA: 11/11/17

FIRME DE AUDITORIA L&Y AC.EA7. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA FLUJOGRAMA DE PROCESOS PerÃodo: Del 01 de Octubre Al 16 de Noviembre 2017

ELABORADO POR: Adriana Lisbeth sanguino carvajalino FECHA: 12/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA8. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CEDULA NARRATIVA HORARIO DE TRABAJADORES PerÃodo: Del 01 de octubre Al 16 de novimienbre 2017

La empresa Montaguth cuenta con el siguiente horario para los trabajadores de la empresa: El horario de trabajo se distribuye de la siguiente manera la entrada 7:30am hasta las 12:00 y en la tarde de 2:00 hasta 6:00pm.

V ELABORADO POR: Adriana Lisbeth sanguino carvajalino FECHA: 12/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA9. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CEDULA NARRATIVA CONTROL DE INVENTARIO PERIODO: Del 1 de Octubre al 16 de Noviembre del 2017

Dentro de esta área hemos verificado que existe una persona con excelentes cualidades para llevar un control de los productos que salen y entran de la bodega. Con la información dada por la persona encargada beneficia a la organización por que se evita acumulación de productos y se distribuye mejor la mercancía. Con el buen funcionamiento de esta área se mejora el flujo de productos y la empresa podrá ofrecer un servicio más ágil al despachar los productos.

O-V ELABORADO POR: Adriana Lisbeth sanguino carvajalino FECHA: 12/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA10. 1/2 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA CEDULA NARRATIVA AREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACION PERIODO: Del 1 de Octubre al 16 de Noviembre del 2017

Dentro de esta รกrea de La empresa se encuentran el gerente y la auxiliar contable quienes se encargan de prestas servicio eficiente de facturaciรณn y despachos en la organizaciรณn. Se emite la factura en cada compra venta de productos lo que permite una contabilidad mรกs veras y que ayuda a realizar declaraciones contables con mayor facilidad. Estos dos trabajadores de la empresa estรกn enfocados en estas funciones y agiliza los procedimientos contables de la empresa. C ELABORADO POR: Adriana Lisbeth sanguino carvajalino FECHA: 12/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y AC.EA11. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA Cร DULA NARRATIVA DE PROCESOS PERIODO: Del 1 de Octubre al 16 de Noviembre del 2017 AREAS DE VENTAS RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE VENTAS FECHA 12/11/17 OBJETIVO: Revisar los manuales de procedimientos y funciones con los que cuenta la empresa. COMENTARIO: Al momento de solicitar el Auditor L&Y, los manuales de procedimientos y funciones, se ha detectado que no existe manual de procedimientos; en la empresa, pero si cuenta con un manual de funciones. Por lo que se puede afirmar que la empresa debe implementar el manual de procedimientos para mejorar la calidad y efectividad de las operaciones.

Los empleados cumplen a cabalidad con sus funciones aunque no cuenta con un manual de procedimiento que especifique como se debe realizar cada funciรณn.

ELABORADO POR: Adriana Lisbeth sanguino carvajalino. FECHA: 12/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y HH. 1/1 ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 2 PERIODO: Del 1 de octubre Al 16 de noviembre del 2017 INEXISTENCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Condición: Se ha constatado que no existe un manual de procedimientos para la empresa, el cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas que ayudan a realizarlas de forma adecuada y eficaz. Criterio: La aplicación de un manual de procedimientos que cumpla con los requerimientos de la empresa y permita mejorar la realización de las funciones. Causa: La falta del manual de procedimientos ha provocado erros en la realización de algunos procesos. Efecto: Genera equivocaciones, puesto que no hay un lineamiento que especifique como deben realizar los procesos que diariamente se dan en la empresa. CONCLUSIÓN: Se ha determinado que no existe un manual de procedimientos el cual facilitaría y mejoraría la calidad del trabajo, lo cual conlleva a que las funciones sean realizadas más ágilmente, aplicando la normatividad y las exigencias de la empresa. . RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente propietario un manual de procedimientos para fortalecer y llevar a cabo las funciones propias de la empresa. implementar el manual de procedimientos y capacitarlos sobre el manejo de el mismo. ELABORADO POR: Adriana Lisbeth Sanguino Carvajalijno

FECHA: 12/11/17

FIRMA DE AUDITORIA L&Y

Señores ELECTRODOMESTICOS MONTAGUTH LTDA Ocaña N de S

Hemos practicado una Auditoria Administrativa sobre el departamento o área de ventas, para el mes de octubre al 16 de noviembre. La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y planear las actividades. Debido que mediante la estructuración de los planes de ventas ocurre muchas sorpresas, el departamento debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de ventas es de vital importancia satisfacer la necesidad ya que tiene falencia al no contar con un manual de procedimientos. Nuestra obligación es de expresar opiniones, recomendaciones y conclusiones sobre el cumplimiento de los objetivos, metas y programa de plan de gestión y resultados del establecimiento, así como de las estrategias para su ejecución eficiente.

Realizamos el trabajo de acuerdo con las normas de auditoria aplicables a la auditoria de gestión, en las cuales utilizamos criterios, indicadores y modelos para la evaluación de cómo se están llevando acabo los procesos dentro de la organización. Las normas de auditoria requieren que el trabajo se planifique y se lleve a cabo de tal manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos, también para analizar las deficiencias y error cometidos en las realización de las operaciones. RECOMENDACIONES   

Se recomienda elaborar un manual de procedimientos para mejorar los procesos. Capacitar a los empleados sobre la implementación del manual de procedimientos. Contratar una persona capacitada para la elaboración del manual.

CONCLUSIONES  

Se encontró la falencia de que la empresa no cuenta con un manual de procedimientos, lo cual mejoraría la calidad de sus operaciones. Existe controles suficientes sobre todas las áreas que abarcan la organización, se cumple con las metas y objetivos propuestos para alcanzar el éxito.

Atentamente, Yelitza Montaguth Ortega__ Gerente firma auditora L&Y