Journalist Ole Peter Galaasen Foto Wilhelmsen
Store besparelser ved Managed Document Services C
Managed Document Services (MDS) er en helhetlig forlengelse av Managed Print Services (MPS). Bedrifter med stor dokumentflyt har dermed muligheter for rasjonalisering og reduserte kostnader gjennom effektiv dokumenthåndtering.
D
okumenttjenester som MDS gir ansatte tilgang til riktig informasjon til rett tid og med korrekt format uavhengig av hvor de befinner seg i bedriften. Dette gir flere konkurransefortrinn, reduserte kostnader og styrket datasikkerhet.
Implementering av MDS optimaliserer forvaltning og dokumenthåndtering slik at bedriften kan fokusere på kjernevirksomheten. Tjenester og programvare for skanning, lagring og søk etter dokumenter reduserer tid som tidligere ble brukt til å lete etter riktige dokumenter. Med riktig løsning for dokumenthåndtering kan bedrifter spare tid, penger og få et bedre beslutningsgrunnlag. Wilh. Wilhelmsen forventer besparelser i millionklassen
Da Wilh. Wilhelmsen-gruppen måtte skifte ut sin aldrende maskinpark på 122 utskriftsenheter på Lysaker valgte de en MDS-løsning fra Ricoh. Reidar Heyer, administrerende direktør i WilService forteller at de opplevde at det kom frem mange skjulte kostnader forbundet med administrasjon og drift av maskiner. Bedriften ønsket å se på kostnader ved bestilling av toner, feilsituasjoner på ulike type enheter, håndtering av skriverkøer og kostnader forbundet med fakturabehandling. En analyse som ble gjort av disse
forholdene viste at en løsning som tar hensyn til hele dokumenthåndteringsbildet ville gi store besparelser. Fra 122 til 44 utskriftsenheter
Resultatet av prosjektet var en reduksjon fra 122 til 44 utskriftsenheter som er forventet å gi en besparelse på 1,6 millioner kroner de neste fem årene. Løsningen har redusert kostnader, sikret konfidensialitet med kortløsning og rasjonalisert flåten med utskriftsenheter. Som en bonus oppnår bedriften miljømessige gevinster på strøm og papirforbruk. Administrasjonen knyttet til utskriftsenheter er forenklet og de har innført retningslinjer for utskrift som de ansatte er fornøyd med. Reduserte utskriftsmengde med 17 prosent første måned
Allerede etter første måned er utskriftsmengden redusert med 17 prosent. Med den nye løsningen ble 20 000 av sidene som ble sendt til utskrift slettet aktivt av brukere og 14 000 ble slettet etter å ha gått ut på tid. ”Dette er langt mer enn vi hadde forventet etter kun en måned”, sier Heyer. ”Vi hadde et mål om å redusere med 10% i starten og jobbe mot 20% etter hvert.” Han mener at et fokus på å jobbe med holdninger til endring kan ha noe med den høye oppnåelsen å gjøre. «For oss er det viktig å se hele bildet, slik at vi kan drive rasjonelt,” avslutter han. «