E I E NDOMSFORVALTNING
CleanPilot er en tjeneste for renholdere og gjør det enkelt for renholdsleder å distribuere renholdsplaner til hver enkelt renholder. Gjennom en interaktiv renholdsplan kan renholderen se hvilke oppgaver som ligger i hvert rom, bekrefte utført arbeid, legge inn ekstraoppgaver og dokumentere avvik med bilder. Vi har snakket med Jørgen Sannesmoen i CleanPilot for å høre mer om tjenesten. DIGITALE RENHOLDSPLANER DIREKTE TIL RENHOLDER
Hvordan oppstod ideen bak CleanPilot? Bakgrunnen er at vi har jobbet med utvikling av dataverktøy for forvaltning, drift og vedlikehold i mange år. Vi har valgt å sette fokus på renhold de siste årene siden dette er den største kostnadsposten med mange ansatte. Vi så tidlig at renhold har et stort potensiale for effektivisering. Datec har jobbet med verktøy for planlegging og dimensjonering av renhold i flere år. Vi har sett store utfordringer med gjennomføringen av renholdet siden forutsetningene endres ved at rom brukes annerledes eller vegger flyttes. Nye bygninger er mer fleksible enn gamle bygninger og planer må oppdateres slik at renholder kan henge med. Det lages planer men man greier ikke å kommunisere dette til renholder. I tillegg er ca. 80% av renholdere i Oslo fremmedspråklige. Tidligere var renholdsplaner papirbaserte i listeform med beskrivelser av hvor mange ganger man skal utføre forskjellige oppgaver og i beste fall illustrasjoner med fargekoder. Dette fører ofte til at renholder forsøker å jobbe etter eget hode og gjøre det beste de kan uten tilstrekkelig informasjon. Man vet ikke hvordan man kan lage bedre planer hvis man ikke vet hvordan den eksisterende planene egentlig brukes. Dette prøver vi å gjøre noe med.
124
Re n h o l d / A p p
Hvordan er Cleanpilot mottatt i markedet? Ideen slo inn da Steve Jobs lanserte iPad i 2010. Vi så muligheten for at de som lager renholdsplanene kunne sende disse trådløst rett ut til den enkelte renholder. Vi kunne ikke bare selge en applikasjon som annen programvare siden infrastrukturen ikke fantes. Vi måtte selge inn at hver enkelt renholder måtte kjøpe en iPad og argumentere for en relativt stor investering. Vi brukte 3 år på å utvikle, teste, feile og prøve igjen med løsninger. Vi lanserte i februar i 2014 og har i dag 750 renholdere som bruker løsningene i sykehus, kommuner, fylkeskommuner og blant private FM-leverandører over hele landet. Da Eidsvoll kommune havnet på Robekk-lista, en liste for kommuner som går med underskudd og trenger hjelp med økonomistyring, måtte de ta flere grep for å redusere kostnader. Datec bistod kommunen for å gå gjennom hele renholds-organisasjonen og fant, etter kvalitetssikring av planer og benchmarking mot private og andre, et potensiale for besparelser på 10%. Dette tilsvarer 11-12 årsverk. Om man tror man har 100 kvadratmeter mens man egentlig har 130 kvadratmeter er det vanskelig å lage gode planer. Om man i tillegg ikke har god dokumentasjon om hva rommene brukes til er det vanskelig å vurdere hvilken kvalitet leveransen skal ha. Man har ofte store forventninger på brukersiden men dårlig økonomi på driftssiden. Da vi gikk gjennom dette og satte opp forutsetninger så vi at renholdere i det minste måtte skjønne planene og kunne dokumentere jobbens utførelse. Eidsvoll kommune tok derfor beslutningen om at alle renholdere skal bruke CleanPilot fra tidlig 2015. Samtidig har kommunen forpliktet seg til en spareplan med potensiale til å spare 2-3 millioner pr. år fremover i en organisasjon med 51 årsverk, avslutter Sannesmoen.