3 minute read
Hoe organiseer ik een infomarkt?
Hoe organiseer ik een infomarkt?
Yes, een nieuwe mijlpaal in je project! Tijd voor een infomarkt. We geven je zeven onmisbare elementen voor een waterdicht draaiboek.
Door Lien Morren & Stien Mercken
____
1. Goed gepland, geen gedoe
Eén werkdag voor de levering van de infopanelen, vijf werkdagen voor de drukker, feedbackrondes met de ingenieurs en tijd voor opmaak en copy. Je kan maar beter op tijd beginnen met de voorbereiding van je infomarkt. Met een slimme retroplanning voorkom je gedoe. Een tool zoals tomsplanner.com helpt je om makkelijk het overzicht te bewaren.
2. De perfecte plek? Check!
De ideale zaal is ruim, licht en goed bereikbaar. Bezoek de locatie vooraf en maak een lijstje van de materialen die je nog nodig hebt. Van tafels of extra verlichting tot verlengkabels en stekkerdozen. En nog een tip: denk aan een apart hoekje met een tafel en wat stoelen. Zo kan je gevoelige vragen of privégesprekken op een rustige manier behandelen.
3. Aandacht!
Een infomarkt met weinig bezoekers is maar een trieste bedoening. Denk op voorhand na over wie je wil bereiken en zorg dat de uitnodiging twee weken voor de infomarkt in de brievenbussen valt. In die brief of flyer staat alles wat men moet weten: het adres, de tijdsloten en de manier van aanmelden. Maar ook een duidelijke reden waarom mensen moeten komen. Een affiche in het lokale buurthuis, een item in de gemeentelijke nieuwsbrief en online advertenties vergroten je bereik.
4. Snapt je oma het?
Technische teksten en plannen vertaal je in heldere teksten en duidelijke visuals op de infopanelen. Geen letter te veel en geen witruimte te weinig. Vetgedrukte woorden helpen om snel te scannen en achter een QR-code schuilt aanvullende informatie. Werk je liever op roll-upbanners? Zet de belangrijkste informatie op ooghoogte. En als er nog veel last-minutewijzigingen zijn, gebruik dan beeldschermen met de digitale infopanelen.
Grafische tip: Zorg dat de tekst op de panelen duidelijk leesbaar is op A0formaat: lettergrootte 50 pt voor de bodytekst en minstens 150 pt voor de koppen.
5. Voorbereid op elke vraag
Op de infomarkt moet elk teamlid hetzelfde verhaal vertellen. Zo straal je zelfvertrouwen en professionaliteit uit. Stem de antwoorden op veelgestelde vragen op voorhand af met het team. Vermijd vaktaal, blijf transparant en maak vooral geen beloftes die je niet kan waarmaken. Oefen de Q&A tijdens een dry-run en train ook soft skills zoals actief luisteren en empathie.
6. De pers is je vriend
Wie niet aanwezig kan zijn op de infomarkt, leest er een dag later graag alles over in de krant. Nodig dus zeker ook journalisten uit. Niet samen met de rest van het publiek, maar organiseer een exclusieve rondleiding kort voor de start van de infomarkt. Deel aan de journalisten een persmap uit met relevante info, foto’s, plannen, contactgegevens en een kant-en-klaar persbericht. En vergeet de prikkelende quotes van je woordvoerder, CEO of burgemeester niet.
7. The day after
Deuren dicht, taak volbracht? Nog niet helemaal. Ook de dag na de infomarkt heb je nog wat werk voor de boeg. Vergeet niet de projectwebsite te updaten met de infopanelen, sfeerfoto’s en aftermovie. Verstuur een digitale nieuwsbrief en deel alles op sociale media. En voor de waan van de dag het overneemt, schrijf je een kort verslag. Dat gebruik je om in een evaluatiemeeting met het team te bespreken wat er beter kon. Zo wordt je volgende infomarkt een nog groter succes.
