9 Eficacia - Acciones - Abordar Riesgos

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9 Eficacia - Acciones - Abordar Riesgos

Se ha documentado el procedimiento VAF-PR-007UDES Procedimiento de la Gestión del Riesgo, en el cual se describe la metodología que deben aplicar los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF para abordar los riesgos y oportunidades identificados en el contexto organizacional, partes interesadas y Sistema de Gestión de Calidad. El propósito de este documento es contribuir a identificar, controlar y monitorear los riesgos, que puedan afectar a la Universidad de Santander UDES, mediante la integración de las herramientas para la gestión del riesgo en todos los procesos y los diferentes integrantes que conforman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad VAF.

El Sistema de Gestión de la Calidad VAF, se compromete con la adecuada gestión de riesgos y la implementación de controles y toma de acciones, para su eliminación o mitigación, como una práctica proactiva que contribuya a mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos institucionales, en función del mejoramiento de la calidad de los servicios que se brindan y que están contemplados dentro de su alcance. La gestión del riesgo se articula armónicamente con los objetivos de calidad, la política de calidad, y los diferentes elementos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, la misión, la visión y los objetivos institucionales contemplados dentro del PEI (Proyecto Educativo Institucional), las metas de los planes estratégicos y de mejoramiento de todos los procesos y subprocesos. Los riesgos identificados podrían ser de carácter estratégico, financiero, operativo, tecnológico o humano entre otros. Los riesgos son más que sutiles hipótesis, cuando la probabilidad de su ocurrencia e impacto sobre vidas, personas y daño a bienes es alta. Para que éstos no se materialicen es necesario identificarlos, priorizarlos, evitarlos, manejar escalas de probabilidad e impacto, tratarlos, cuantificar la relación costo – beneficio, adoptar medidas o controles, hacerles seguimiento, mejorar permanentemente su gestión y elaborar planes de emergencia y contingencia de ser necesario.

Evolución en la medición de la eficacia de las acciones para abordar riesgos y oportunidades dentro del SGC-VAF.

Nota: Articulo creado con base a los registros del informe de la alta dirección del SGC-VAF para el 2020.

La revisión por la dirección se debe tomar como una herramienta gerencial dentro de la organización para dar respuestas a preguntas como: ¿se están logrando los objetivos? ¿Se están cumpliendo los requisitos? ¿Se lograron los resultados? De acuerdo a la revisión realizada en el 2020 al SGCVAF, se pueden responder estas preguntas, así:

¿Se están logrando los objetivos? • A pesar de haber vivido una situación de pandemia, el desempeño de los procesos y subprocesos en el año 2020 dio respuesta y atención a los diferentes servicios y solicitudes de las partes interesadas.

• Se dio cumplimiento a las actividades programadas dentro de los objetivos de calidad para el año 2020.

• Los líderes de procesos y subprocesos han madurado frente al SGC-VAF, identificando acciones de mejora y preventivas, realizando el respectivo registro y ejecución del plan de acción.

¿Se están cumpliendo los requisitos? • Se ha avanzado considerablemente en materia de Gestión Documental al interior de los procesos y subprocesos que no conforman el SGC-VAF; sin embargo, se debe seguir apoyando y fortaleciendo a este proceso, con el fin de que permee toda la institución frente los lineamientos en el manejo de los archivos, correspondencia y comunicaciones.

• Ha mejorado considerablemente los tiempos de respuesta entre la elaboración de los planes de acción y la aprobación por parte de los jefes inmediatos, se puede determinar que las acciones tomadas han sido positivas en este aspecto.

• Los líderes deben fortalecer las evidencias, así como la apropiación de la aplicación del procedimiento de salidas no conformes.

¿Se lograron los resultados? • El SGC-VAF cuenta con un sistema robusto de medición, lo cual permite controlar y medir los servicios ofrecidos, aportando información valiosa para la toma de decisiones enfocadas hacia el mejoramiento continuo.

• Se evidencia mejora en el ingreso de la información de los datos y análisis por parte de los líderes, así como el cargue de los archivos que sustentan los datos registrados, se debe fortalecer en la generación de las acciones una vez se tengan los resultados de las mediciones.

• Se observa una mejora notablemente en el planteamiento de los nuevos planes de acción, a partir del acompañamiento y capacitación en la elaboración de los análisis de causas y planes de acción.

• Teniendo en cuenta que la inducción y reinducción del SGC-VAF de forma virtual fue un éxito, se debe mantener esta actividad en esa modalidad. • Se evidencia que la campaña y estrategias que se han generado para el uso del buzón virtual ha sido efectiva.

• Se consolida la buena percepción del SGC-VAF y de sus procesos y subprocesos.

A continuación, compartimos algunos cambios e innovaciones que se dieron en el 2020 dentro de proceso y subprocesos del SGC-VAF. El subproceso de Talento Humano se suma a los servicios en línea, Con el apoyo del programa MIDASOFT, se logró optimizar el proceso de entrega de certificados en el área administrativa.

Desde el subproceso de Sistemas de Información se desarrolló el aplicativo Cuídate UDES, el cual permite registrar el estado de salud en relación con el Covid-19, éste debe ser diligenciado por los estudiantes, profesores, administrativos y visitantes que deseen ingresar a las instalaciones de los diferentes campus de la Universidad.

ACCESO A CUÍDATE UDES

Con el apoyo del subproceso de Servicio a Usuario se incorporó el acceso remoto a través de VPN para los usuarios administrativos, lo que ha permitido el uso de los recursos informáticos dispuestos para el desarrollo de sus labores. Cabe mencionar que anteriormente el acceso remoto a través de VPN era usado por pocos usuarios (menos de 20), debido a la pandemia el número aumentó a alrededor de 500 clientes.

A nivel general el uso de las VPN ha impactado los siguientes servicios: • Acceso desde el pc de casa al pc de la oficina, desde el cual los usuarios han podido operar el software y recursos de red.

• Para los usuarios que trasladaron su pc institucional hacia sus casas, acceso a los recursos de red y al software cliente – servidor.

• Configuración e implementación de la telefonía

Ip a través de software.

• La conexión del sistema de respaldo de información de las estaciones de trabajo que actualmente se encuentran operativas, tanto en las oficinas de los campus como en el domicilio del usuario, apoyados en la infraestructura de seguridad perimetral, con cual se garantizó la continuidad de este importante servicio.

Se da inicio a la utilización de plataformas como ZOOM, Skype empresarial y Microsoft TEAMS para las reuniones externas, virtualización de capacitaciones y procesos de formación internas y las clases de pregrado, posgrado y educación continua.

Se realizó la reestructuración del catálogo de servicios ofrecido a través de la mesa de ayuda, clasificando por categorías según las incidencias o requerimientos de los subprocesos de Infraestructura tecnológica, Servicio a Usuario y Seguridad informática.

Luego de revisar y probar varias herramientas OpenSource para monitoreo y gerenciamiento de infraestructura de redes, el subproceso de Seguridad Informática, realizó la actualización y unificación de las herramientas de monitoreo de la red institucional de la Universidad de Santander, dejando como herramienta única el software LibreNMS.

Desde el proceso de Gestión Documental se incorporaron nuevas y novedosas formas para cumplir con sus actividades.

· Aplicación del correo electrónico certificado para distribución de comunicaciones, con valor probatorio. En la imagen podemos observar los pasos a seguir.

· Apertura de cuenta de correo institucional para recibo de comunicados en medio digital.

· Se actualizó los siguientes documentos para ajustar a acciones en contingencia: procedimientos de correspondencia recibida y para despacho, Instructivo de correspondencia y comunicaciones, Protocolo de Uso adecuado y protección de la información, Guía de conservación preventiva para documentos de archivo, Matrices de identificación y valoración de riesgos.

· Implementación de elaboración, revisión y despacho de comunicados por medio digital. · Difusión de medidas de cuidado y control, documentadas en guía de conservación preventiva.

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