4 Cumplimiento - Objetivos

Dentro del SGC-VAF, se establecieron indicadores para cada proceso y subproceso con la finalidad de realizar mediciones periódicas, evaluar los resultados, analizarlos y generar las acciones pertinentes, para garantizar la prestación de los servicios de acuerdo a lo establecido por la alta dirección; estos indicadores se clasifican en estratégicos y operativos, en los estratégicos se identifican aquellos indicadores que apuntan a la medición del objetivo de cada uno de los procesos y subprocesos y dentro de los operativos, se incluyen aquellos que permiten monitorear la operación de los servicios ofrecidos. Según su clasificación, se subdividen en: Eficacia, Efectividad y Eficiencia.

El SGC-VAF cuenta con un sistema robusto de medición 159 indicadores, lo cual permite controlar y medir los servicios ofrecidos, aportando información valiosa para la toma de decisiones enfocadas hacia el mejoramiento continuo. En el año 2020 se realizó tres seguimientos al estado de los indicadores, donde se identificó los aspectos a fortalecer, evaluando la eficacia de estos seguimientos con los resultados de la última revisión, donde se evidenció la aplicación de las correcciones solicitadas y mejoras aportadas por los líderes.

Un buen trabajo en equipo es un rasgo que caracteriza a las organizaciones exitosas, donde sus empleados se comprometen con los objetivos de la institución y participan activamente para alcanzarlos a través de la realización de sus propias tareas. Finalmente, el éxito de cada persona que labora en la empresa contribuye al éxito de la misma,

Para que esto suceda eficazmente, es indispensable que la institución tenga objetivos bien definidos que ayuden

z Línea de acción factor diferencial:

a crear un plan de acción en el que se involucre cada empleado mediante sus propios objetivos individuales, de forma que se tenga un rumbo bien definido para alcanzar el éxito. Dentro del SGC-VAF esta actividad se centra en las 6 líneas de acción que se determinan en la política de calidad, Observemos:

Objetivo de Calidad: “Innovar permanentemente los procesos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, de acuerdo a los requerimientos del cliente, en cumplimiento de los requisitos de ley.” Que se hizo para lograrlo: 1. Capacitar al personal sobre la innovación y como aplicarla en sus procesos. 2. Los cuestionarios pertenecientes a la actividad de gestión del conocimiento, se revisaron, se retroalimentaron al líder correspondiente y se determinaron aquellos casos planteados que requerían tratamiento en mesa de trabajo.3. Las propuestas de innovación se iniciarán de forma estructurada a partir del 2021.

z Línea de acción Comunicación Asertiva:

z Línea de acción Oportunidad en el Servicio:

Objetivo de Calidad: “Suministrar información veraz, clara y respetuosa a las partes interesadas, de tal forma que facilite la comunicación”

Objetivo de Calidad: Comunicar a la comunidad universitaria los procesos en forma clara, oportuna, transparente, pertinente y dinámica, mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación” Que se hizo para lograrlo: a partir del programa de Gestión del Conocimiento se divulgaron y actualizaron “Preguntas Frecuentes”, una de las actividades de la fase de interiorización del modelo SECI, con la finalidad de documentar información clara, veraz, respetuosa y puntual. 2. Se Implementó el protocolo de atención al público por parte de TAH. Que se hizo para lograrlo: 1. Elaboración, publicación y divulgación de 3 volúmenes de la cartilla informativa del SGC-VAF en la página web y a través del entérate de la Universidad, los volúmenes fueron: 10, 11 y 12. 2. Actualización y publicación del blog del SGC-VAF cada dos meses, publicados así: enero - febrero, marzo - abril, mayo - junio, julio - agosto, septiembre - octubre, noviembre y diciembre, publicación realizada en el micro sitio de la universidad y con estrategia de consulta. 3. Divulgación y publicación de noticias del SGC-VAF en el medio de comunicación institucional Entérate.

Objetivo de Calidad: “Oportunidad en los tiempos de entrega de los servicios ofrecidos a través de los procesos y subprocesos que conforman el SGC VAF y de acuerdo a las necesidades de las partes interesadas.” Que se hizo para lograrlo: 1. Revisión documental para ajustar tiempos de respuesta. 2. Revisión del diagnóstico sobre los sistemas de información institucionales, en concordancia con los requerimientos del Ministerio de Educación Nacional y presentación de posibles alternativas.

Objetivo de Calidad: “Consolidar en el equipo de trabajo del SGC-VAF, la apropiación y el empoderamiento de sus actividades para garantizar el cumplimiento de los objetivos”

Objetivo de Calidad: “Potenciar el desarrollo del talento humano como soporte esencial para el logro de las metas institucionales”. Que se hizo para lograrlo: 1. Dentro del cronograma de capacitación y formación se incluyeron talleres, foros, capacitación y entrenamiento de los líderes y equipos de trabajo para lograr el empoderamiento y liderazgo, orientados hacia el cumplimiento de los objetivos.

Que se hizo para lograrlo: 1. A través del programa de capacitación y formación se está trabajando el desarrollo del talento humano en las diferentes áreas, así como potenciar sus habilidades y competencias.

z Línea de acción Cultura del Servicio:

z Línea de acción Autoevaluación y autorregulación:

Objetivo de Calidad: “Desarrollar proyectos para el fortalecimiento de la cultura del servicio, la calidad y recuperación del sentido de pertenencia e identificación con la universidad, buscando la motivación del personal, mediante programas de sensibilización y capacitación” Objetivo de Calidad: “Mejorar la percepción de la satisfacción de la comunidad académica frente a la calidad de los servicios prestados por los procesos y subprocesos que conforman el SGC-VAF”. Que se hizo para lograrlo: Generación del cronograma de capacitación y ejecución del mismo, dentro del programa de formación del 2020; se incluyeron temáticas de sentido de pertenencia, cultura del servicio y la calidad.

Que se hizo para lograrlo: 1. Se realizó una revisión documental para mejorar los tiempos de respuesta de los servicios que se ofrecen desde los procesos y subprocesos que conforman el SGC-VAF. 2. Ofrecer información clara y oportuna, esta actividad da respuesta a varios objetivos de la calidad, y es desarrollada en los objetivos 1 y 2.

Objetivo de Calidad: “Fortalecer la cultura de la autoevaluación y la autorregulación al interior del equipo del SGC-VAF, para garantizar la eficiencia y eficacia del propósito de cada procesos y subproceso”. Que se hizo para lograrlo: Acompañamiento y seguimiento mensual frente al estado de las ACPM y orientación frente a las mejoras que pueden hacer en los planes de acción vigentes. 2. Campaña publicitaria para sensibilizar a los líderes y equipos de trabajo del SGC-VAF sobre la importancia de una adecuada elaboración, ejecución, registro y seguimiento en las actividades del SGC-VAF, así como de las salidas no conformes.

Dentro de la revisión por la dirección se concluye que se evidencia la ejecución de los objetivos de calidad de forma oportuna, eficaz y coherente, la alineación de los diferentes responsables con la ejecución de los mismos, la apropiación de las líneas de acción y para este 2021, se debe seguir fortaleciendo las líneas de acción.