Cartilla volumen 6 SGC VAF

Diciembre de 2018 / Bucaramanga - Santander

Sistema de Gestión de Calidad VAF Un nuevo estilo de gestión

Cartilla volumen 6 del SGC - VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Sistema de Gestión de Calidad -

Sistema de Gestión de Calidad -

INTRODUCCIÓN

CONTENIDO Introducción

2

Crédito y Cartera

4

Infraestructura Tecnológica

9

Planta Física

12

Recordemos la cartilla volumen 5

14

PQRSF

16

Se podría decir que la comunicación es la base estructural de todas las organizaciones. La transmisión y la disponibilidad de información son actividades diarias y de gran importancia en una empresa.

Es por esto que la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad de Santander está comprometida a nivel corporativo y le da el valor que realmente se le debe dar a la comunicación en la consecución de los objetivos institucionales. Haciendo uso de esta valiosa herramienta, durante el año pasado empezamos la presentación de cada uno de los procesos y subprocesos que conforman el SGC-VAF, transmitiendo información dentro y fuera de la Institución para identificar los requerimientos, requisitos y lineamientos.

La Calidad del Servicio, uno de nuestros requisitos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la VAF, es un referente para presentarles en esta edición tres subprocesos más, quienes demuestran que la calidad si es posible. En el volumen 6 de la cartilla del SGC-VAF, los protagonistas son Crédito y Cartera, Infraestructura Tecnológica y Planta Física.

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

1

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

2

Sistema de Gestión de Calidad -

Sistema de Gestión de Calidad -

CRÉDITO Y CARTERA

SU OPINIÓN GENERA MEJORAMIENTO CONTINUO

Nuestro propósito Efectuar la legalización de los ingresos recibidos por concepto de matrículas, derechos pecuniarios y otros servicios, efectuados por los diferentes medios de pago, y brindar alternativas de financiación para los servicios ofrecidos por la Institución a la comunidad universitaria.

El SGC-VAF dispone para usted de un sistema de comunicación, donde puede registrar sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones acerca de los servicios de apoyo a la academia.

Alcance Desde la atención de la solicitud de la comunidad universitaria en cuanto a legalización de ingresos e información de alternativas de financiación hasta la emisión del documento soporte de legalización y gestión de cobro, en los campus de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.

Registre su

PQRSF

Medios de pago en CRC La oficina de Crédito y Cartera recibe pagos con tarjeta débito o crédito, cheques de ge-

rencia, descuentos por nomina UDES, remesas (pago en otro campus), pagos en línea, transferencias y código de barras. ¿Pagos en efectivos?

Los pagos en efectivo se realizan en el BANCO DE BOGOTÁ, BBVA, ITAU, COOPROFESORES, COMULTRASAN, DAVIVIENDA Y COLPATRIA. En el campus Bucaramanga se cuenta con dos cajas satélites ubicadas en la cafetería principal segundo piso: Banco de Bogotá y Colpatria, cuyo horario de atención es de lunes a viernes 9:00 a. m. – 12:30 p. m. y de 2:00 p. m. – 5:00 p. m.

Convenios para trámite de créditos educativos Los convenios con entidades financieras para tramitar créditos educativos son los siguientes:

Esanea el código

SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

Vicerrectoría Administrativa y Faninciera UDES

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

4

Sistema de Gestión de Calidad -

Sistema de Gestión de Calidad Crédito ICETEX

ENTIDADES

La Oficina de Crédito y Cartera es intermediaria en el proceso de legalización del crédito educativo ICETEX, se brinda asesoría para acceder a la plataforma del ICETEX y cuál es el paso a paso para diligenciar la solicitud de crédito. Adicionalmente se explica las modalidades ofrecidas por el ICETEX para que el estudiante escoja la que más le favorezca.

FINANCIERAS

Después de la aprobación del crédito, se hace entrega de la documentación que requiere a la coordinadora de ICETEX en Crédito y Cartera para culminar el proceso de legalización.

La Oficina de Crédito y Cartera es la encargada de revisar si los estudiantes que tramitan descuento cumplen con los requisitos estipulados en el acuerdo N° 004 – Reglamento de descuentos y becas y otros convenios establecidos; si cumplen con la totalidad de los requisitos exigidos se procede a la aplicación del descuento.

Lo invitamos a ingresar al link https://www.udes.edu.co/images/banners/docs/ACUERDODEDESCUENTOS.PDF donde encontrará información sobre los descuentos ofertados por la Universidad de Santander.

Descuentos o estímulos

IMPORTANTE Para realizar pagos con tarjeta crédito es obligatorio la presencia del titular de la tarjeta.

Para realizar pagos en efectivo siempre debe presentar original y copia del pago a realizar.

Los descuentos deben ser entregados con la documentación completa en la oficina de Aten-

ción al Estudiante en el campus universitario.

Los dineros congelados tienen vigencia de un año.

Las solicitudes de congelación o devolución de dinero se radican en la oficina de Atención al Estudiante.

Links para descargar recibos para pago: Matricula pregrado: https://genesis-buc.udes.edu.co/#/ Matricula posgrado: http://www.udes.edu.co/matriculas-y-notas/242-recibos-de-matricula.html Eventos Educación continua: https://diplomados.udes.edu.co/formularios/Inscripcion.aspx Derechos pecuniarios y otros servicios: https://pazysalvos.udes.edu.co/PecuniariosPagos.aspx Vicerrectoría Administrativa y Financiera

5

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

6

Sistema de Gestión de Calidad -

Sistema de Gestión de Calidad -

CAMPUS

La oficina de Crédito y Cartera está conformada por los siguientes grupos de trabajo:

CAMPUS BUCARAMANGA Paola Carvajal Carvajal Jefe de Crédito y Cartera Email: creditoycartera@udes.edu.co Tel.: 6516500 ext. 1740 Laura Martínez Rodríguez Secretaria Email: secretariacyc@udes.edu.co Tel.: 6516500 ex-. 1741 Karol Lina Maldonado Merchán Secretaria de Caja Email: karoll@udes.edu.co Tel.: 6516500 ext. 1746

VALLEDUPAR

Juliana Carreño Mosquera Secretaria de Caja Email: cajacyc@udes.edu.co Tel.: 6516500 ext. 1745 Silvia Juliana Campos Torres Secretaria Email: jacampos@udes.edu.co Tel.: 6516500 ext. 1744

Danellys Tatiana Mora Quintero Secretaria Email: auxiliarcredito@valledupar.udes.edu.co Tel.: 5730073 ext. 143

Doris Vera Rivera Secretaria crédito ICETEX Nuevo Email: Sec.ICETEX@udes.edu.co Tel.: 6516500 ext. 1747 Durley Marcela León Riaño Coordinadora créditos ICETEX Email: mleon@udes.edu.co Tel.: 6516500 ext. 1743

DOCUMENTAL NOS RECUERDA

CAMPUS

CÚCUTA

Ligia Yaneth Peña Bautista Secretaria créditos ICETEX Renovación Email: aux_creditos1@cucuta.udes.edu.co Tel.: 5791008 ext. 224

Horario de Atención: Lunes a viernes 8:00 a. m. a 12 m / 2:00 p. m . a 6:00 p. m. / Sábados de 8:00 a. m. a 12:00 m

GESTIÓN

Horario de Atención: Lunes a viernes 8:30 a. m. a 12 m / 3:00 p. m. a 8:00 p. m. / Sábados de 9:00 a. m. a 2:00 p. m.

Sandra Carolina Villamizar Bohórquez Coordinadora Crédito y Cartera Email: coordcreycar.cuc@cucuta.udes.edu.co Tel.: 5791008 ext. 224 - 5791789

Jean Carlos Negrete Vega Secretario Email: jnegrete@valledupar.udes.edu.co Tel.: 5730073 ext. 143

Lizeth Lorena Camargo Chinchia Coordinadora Crédito y Cartera Email: auxiliarcredito@valledupar.udes.edu.co Tel.: 5730073 ext. 143

Para agilizar los trámites en solicitudes documentales, tenga en cuenta:

TIPS

Diana Carolina Jaimes Castro Secretaria de Caja Email: aux_creditos2@cucuta.udes.edu.co Tel.: 5791008 ext. 224

Identificar el tipo de documento más idóneo para el registro de la información.

Atender los requisitos determinados en el procedimiento VAF-PR-002-UDES Procedimiento Control de Documentos y Registros.

Registrar la información de forma clara y entendible para todos los usuarios, diseñar formatos fáciles de diligenciar.

Noralba Villamizar Ruiz Secretaria crédito ICETEX Nuevo Email: aux_creditos3@cucuta.udes.edu.co Tel.: 5791008 ext. 224

Cuidar la edición del documento para agilizar el trámite de revisión y aprobación, si no tiene claro cómo realizar la inclusión de encabezado, pie de página, portadas, imágenes en horizontal u otros, por favor contacte a la Dirección de Gestión Documental erojas@udes.edu.co extensión 1653.

Horario de Atención: Lunes a viernes 8:30 a. m a 11:30 a. m. / 2:30 p. m. a 6:30 p. m.

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

EN LA ELABORACIÓN DOCUMENTAL

7

EN LA MODIFICACIÓN DOCUMENTAL Solicitar el documento original a Gestión Documental, vía correo electrónico.

Resaltar los aspectos a modificar: inclusiones, eliminaciones, ajustes, para facilitar la revisión de los cambios.

Cuando reciba observaciones por los encargados de la revisión o aprobación de la solicitud, realizar los ajustes sobre el documento ya validado que se adjunta, una vez realice los ajustes envíe el documento a la Dirección para continuar el trámite, por correo electrónico.

Actualizar los documentos asociados al documento modificado para garantizar la coherencia de la información del proceso/subproceso.

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

8

Sistema de Gestión de Calidad -

Sistema de Gestión de Calidad -

TIPS PARA TENER EN CUENTA

INFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

Subproceso de Infraestructura Tecnológica

Compromiso del subproceso

Alcance del subproceso

Administrar la plataforma tecnológica y de información con herramientas óptimas para satisfacer las necesidades de la institución y de las filiales.

Desde las necesidades de generación de información hasta la implementación de las soluciones.

El siguiente enlace le facilitará el acceso: https://sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/20-instructivos-gestion-de-tic

Infraestructura Tecnológica está conformado por los siguientes grupos de trabajo:

CAMPUS BUCARAMANGA Alexis Palomino

Giovanny Castellanos Hinojosa

Email: Alexis.palomino@udes.edu.co Tel.: 6516500 Ext: 1802

email. gcastellanos@udes.edu.co Tel.: 6516500 Ext: 1802

Jefe Infraestructura Tecnológica

Carlos Mario Ballesteros Auxiliar Especializado Redes

email. cballesteros@udes.edu.co Tel.: 6516500 Ext: 1802

Horario de Atención: Lunes a viernes 8:00 a. m. a 12 m 2:00 p. m. a 7:00 p. m. / Sábado 9:00 a. m. a 2:00 p. m.

CAMPUS

Oscar Díaz Orduz

Rafael Cotes Díaz

VALLEDUPAR

Coordinador de Infraestructura Tecnológica

Coordinador de Infraestructura Tecnológica

Jhon Jairo Niño Ortíz

Javier Mauricio Parra

Email: ift.cuc@cucuta.uds.edu.co Tel. 5791008 - Ext: 106, 4004 Auxiliar

Email:aux_infraestructura@cucuta.udes.edu.co Tel. 5791008 - Ext: 106 Horario de Atención: Lunes a viernes 8:00 a. m. a 12 m 2:00 p. m. a 7:00 p. m.

Consulta el código QR

Auxiliar Especializado Redes

CAMPUS

CÚCUTA

Para resolución oportuna de las dudas e inquietudes, están disponibles las guías de manejo del correo electrónico y manuales de configuración en los dispositivos móviles en cualquier tipo de sistema operativo Android, IO´s, Windows Phone.

Email: rcotes@valledupar.udes.edu.co.

Tel.: 5730073 Ext 115 A continuación encontrará información sobre la nueva plataforma de correo y colaboración en la presente dirección web http://www.udes.edu.co/mi-correo.html.

Auxiliar

Email: jparra@Valledupar.udes.edu.co Tel.: 57300377 Ext 115 Horario de Atención: Lunes a viernes 8:00 a. m. a 12 m 2:00 p. m. a 7:00 p. m. / Sábado 8:00 a. m. a 12 m

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

9

Beneficios que se pueden destacar del subproceso. a. Atención de la solicitud en tiempo record; en la actualidad las solicitudes obtienen respuesta en un periodo no mayor a 6.5 horas (hábiles). b. Trabajos con personal altamente calificado; certificados por LEGRAND fabricante. c. Red institucional rápida y confiable (Internet 200 megas y datos de 100 megas). d. Plataforma de correo 99.999% estable y con amplia gama de aplicaciones web. e. Plataforma de virtualización totalmente convergente al crecimiento de la Institución y escalable a las necesidades de la misma.

Sistema de Gestión de Calidad -

QUEREMOS CONOCER SU OPINIÓN PARA SEGUIR MEJORANDO Opine acerca de los siguientes servicios: Gestión Administrativa: •Compras •Logística •Mercadeo Institucional •Planta Física •Talento Humano Gestión de TIC •Infraestructura Tecnológica •Sistemas de Información •Seguridad Informática •Servicio a Usuario Gestión Financiera: •Activos Fijos •Crédito y Cartera •Presupuesto •Tesorería

PLANTA FÍSICA Compromiso del subproceso

Alcance del subproceso

Ejecutar el mantenimiento de la planta física, en apoyo a las actividades de docencia, investigación, extensión y proponer mejoras a la infraestructura física, buscando la mejora continua en sus procedimientos con el fin de garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones.

El alcance del subproceso de Planta Física es; Planear, evaluar y ejecutar las actividades de mantenimiento y realizar el análisis y propuesta de mejora, en los campus de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta de la Universidad de Santander UDES.

Planta Física está conformado por los siguientes grupos de trabajo:

CAMPUS BUCARAMANGA Sergio Contreras

Silvia Juliana Ordoñez Bayona

Email: dirplantafisica@udes.edu.co Tel.: (7) 6516500 ext 1611 cel: 3174006612 3173675401

Email:asistente.plantafisica@udes.edu.co Tel.: (7) 6516500 ext 1612

Jefe de Planta Física

Dina Luz Quintero Villamizar Supervisora de obras civiles

Registre su

PQRSF

Email: supervisoraplantafisica@udes.edu.co Tel.: (7) 6516500 ext 1612

VALLEDUPAR

Orlando Antonio Alcendra Moscote Coordinador de Planta Física

Esanea el código

Email: dirplantafisica@valledupar.udes.edu.co Tel.: (5) 5730073 ext 125 cel 31782675519 Horario de Atención: Lunes a viernes 8:00 a. m. a 12:00 m.

2:00 p. m. a 6:00 p. m. / Sábados 8:00 a. m. a 12:00 m.

SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

Vicerrectoría Administrativa y Faninciera UDES

Secretaria Planta Física

Elsa Montenegro Oróstegui Secretaria Planta Física

Email:auxadmonplantafisica@udes.edu.co Tel.: (7) 6516500 ext 1612 - 1614

Horario de Atención: Lunes a viernes 8:00 a. m. a 12:00 m 1:00 p. m. a 6:00 p. m. / Sábados 8:00 a. m. a 12:00 m.

CAMPUS

Registro y Control Académico Gestión Documental

Sistema de Gestión de Calidad -

CAMPUS

CÚCUTA

Jaime Alonso Cárdenas Núncira

Coordinador de Planta Física

Email: plantafisica.cuc@campus.udes.edu.co Tel.: (7) 5791008 ext 230 cel; 3133039320 Horario de Atención: Lunes a viernes 8:00 a. m. a 12:00 m.

2:00 p. m. a 6:00 p. m. / Sábados 8:00 a. m. a 12:00 m.

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

12

RECORDEMOS QUE EN LA PASADA CARTILLA VOLUMEN 5, APRENDIMOS DE LOS SUBPROCESOS DE: TALENTO HUMANO A) Para iniciar labores se debe antes realizar el examen físico ocupacional de Ingreso.

TIPS PARA TENER EN CUENTA Subproceso

de

Planta

Física

Al ingresar en la siguiente dirección https://srpfbuc.udes.edu.co, podrá registrar solicitudes como; adecuaciones civiles, desinstalación y reinstalación de muebles y accesorios; plomería, carpintería, vidriería y marquetería, refrigeración, eléctrico, alumbrado y cerrajería.

Realización de mantenimientos preventivos de ascensores, plantas de emergencia, aires acondicionados, sistemas de bombeo y los mantenimientos recurrentes de la infraestructura civil.

B) La solicitud de certificaciones laborales se puede realizar a través de correo electrónico o diligenciando el formato físico de código TAH-FT-009-UDES, ubicado en http://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php/component/phocadownload/category/85-formatos-talento-humano.

C) Para solicitar re categorización docente se debe cumplir con los requisitos establecidos en el estatuto profesoral, y realizar la solicitud en las fechas establecidas institucionalmente en los meses de abril y noviembre de cada año; para mayor información sobre los requisitos puede consultar la página web de la Universidad en el siguiente linkhttp://www.udes.edu.co/la-universidad/estatutos-reglamentos-y-politicas.html.

D) Seguros Bolívar es la ARL vigente en la UDES. E) Realizar el reporte oportuno de accidentes laborales a Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual se debe informar en los 2 días hábiles siguientes al evento ocurrido.

Aspectos que se pueden destacar del subproceso de Planta Física

F) Es importante la participación activa de todos los trabajadores en las actividades de capacitación programadas.

1. Para garantizar el mantenimiento y conservación de la infraestructura física de la Universidad, se ejecuta el Programa de Mantenimiento del subproceso.

G) Reportar actos o condiciones inseguras al área de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Verificar las condiciones de pisos, paredes, techos, partes eléctricas, ventilación, puertas, iluminación y ventanas (Infraestructura).

Realizar revisión de los puestos de trabajo, sillas, escritorios, estantes y archivadores.

Observar las condiciones de orden y aseo en toda el área.

Observar la condición del personal y tener en cuenta: posiciones (bípeda, sedente) si manipula cargas, que equipos o elementos utiliza y en qué estado se encuentra.

Verificar la existencia de elementos de atención para emergencia: extintor, botiquín, camilla, rutas de evacuación, señalización.

Para mayor información por favor consultar la guía de Inspecciones Planeadas SST código TAH-GU-001-UDES, la cual puede descargar en el siguiente enlace http://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php/component/phocadownload/category/105-guias-talento-humano.

H) La actualización de datos se debe realizar en el mes de diciembre antes del receso vacacional.

2. Anualmente se entrega a la Dirección Administrativa un informe donde se proponen mejoras en la infraestructura física para brindar un mejor servicio a la Comunidad Universitaria.

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Si usted ha sido delegado para realizar inspecciones de Seguridad y Salud en el trabajo, debe tener en cuenta lo siguiente:

13

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

14

Sistema de Gestión de Calidad -

Sistema de Gestión de Calidad -

MERCADEO INSTITUCIONAL Es importante mantener informado al subproceso de Mercadeo Institucional acerca de la información relevante del programa, mejoras, cambios realizados a los planes de estudios, jornadas, centros de prácticas y demás información que sea empleada en el mercadeo y la publicidad de los programas académicos, canalizada a través de la oficina de Calidad Institucional y Planeación, de modo que la información publicada y suministrada en la atención al cliente sea veraz y actualizada.

des de promoción institucional que el subproceso desarrolle.

El mercadeo de los programas académicos y de la Universidad en general, es una actividad que compete a toda la comunidad educativa, en donde todos somos imagen institucional y voceros de la excelencia de nuestra organización.

El plan de material pop se realiza bajo una planeación anual que realiza el subproceso y en donde se tienen en cuenta las actividades de promoción institucional con colegios y futuros aspirantes, el programa de educación continúa proyectado, las visitas de directivos y pares académicos, todo con previa aprobación de la Dirección Administrativa y Financiera. Las solicitudes contempladas anteriormente deben realizarse a la Jefatura de Mercadeo Institucional y a las Coordinaciones de los campus Cúcuta y Valledupar.

Las piezas publicitarias que se desarrollen de la Universidad de Santander en general, deberán ser revisadas por la Jefatura de Merca-

El mercadeo y publicidad de los programas académicos requiere de apoyo de los docentes, directivos, estudiantes y egresados de las diferentes carreras, quienes cuentan con la competencia disciplinar para promover el programa y despejar dudas de los interesados en el mismo; por este motivo es indispensable el acompañamiento en las activida-

La publicidad pagada por la Universidad de Santander en los campus de Bucaramanga, Cúcuta, Valledupar y en la Unidad de Extensión Bogotá, es ordenada por el subproceso de Mercadeo Institucional; Todas las solicitudes para anuncios publicitarios deben realizarse a la jefatura del subproceso en Bucaramanga y en el caso de los campus Cúcuta y Valledupar a las coordinadoras a cargo.

deo Institucional quien verificará el cumplimiento a las políticas institucionales y a lo estipulado legalmente por el ministerio de educación.

Los registros de interesados en los diferentes programas académicos serán cargados en el aplicativo CRM en el transcurso del año de acuerdo al periodo estimado para ingreso. Es indispensable mantener informado acerca de noticias del programa y demás información relevante a las bases de datos cargadas, así como el apoyo en el seguimiento en las temporadas de inscripciones a todos los interesados.

Para el seguimiento de interesados se habilitarán extensiones que los Directores de programa autoricen, para realizar llamadas a celular, esta gestión se solicita a la Jefatura de MEI. Cada semestre se realizará una reunión inicial de Mercadeo Institucional, en donde se presentará el plan de mercadeo y los planes de

trabajo a los Directores y Docentes encargados del mercadeo del programa.

Las solicitudes de material pop que hayan sido contempladas en la proyección del plan a inicio de año, deberán ser solicitadas por medio de correo electrónico con mínimo dos días de anterioridad al evento, en caso contrario se verifica el stop de inventario y se atiende la solicitud de acuerdo a la disponibilidad.

La invitación y programación de las actividades de mercadeo y publicidad serán notificadas por medio de correo electrónico con mínimo un día de anterioridad a los programas académicos para su participación.

Los registros de interesados en los diferentes programas académicos serán cargados en el aplicativo CRM en un plazo máximo de 20 días corrientes una vez culminado el evento, de modo que el programa inicie con la comunicación que persuada al futuro aspirante.

Gestión Documental le recuerda TIPS PARA PROTEGER

DATOS PERSONALES Y LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

Clasifique la información física o electrónica, para implementar medidas de seguridad según se requiera.

Aplique la metodología de mesas limpias en la oficina para no exponer la información sensible.

Utilice en los equipos contraseñas seguras y manténgalas en reserva, para garantizar la confidencialidad .

Bloqueé su equipo cuando no esté trabajando en el, para evitar uso indebido de la información por usuarios no autorizados.

Utilice contraseñas diferentes para cada servicio y cierre la sesión en cada uno al terminar labor.

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

15

PQRSF Para expresar su conformidad, para comunicar sugerencias, para mejorar el servicio o para informar situaciones o actuaciones que afecten la calidad del servicio o el desempeño de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad VAF, ingrese a nuestra página http://sgc-vaf.udes.edu.co

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

16

CONTACTOS Calidad Administrativa y Financiera Tel. 7 -6516500 Ext. 1810 – 1811 – 1814 - 1816 - 1849 Correo Electrónico: sgc-vaf@udes.edu.co Consulte nuestra web: http://sgc-vaf.udes.edu.co

2018 © Todos los derechos reservados.