Sistema de Gestión de
CALIDAD VAF
Un nuevo estilo de gestión
Agosto de 2019 Bucaramanga - Santander
Ganadores del concurso Cumplimiento del requisito 8.7 Control de Salidas No Conformes
Sandra Carolina Villamizar Bohórquez
Ligia Yaneth Peña Bautista
Diana Carolina Jaimes Castro
Noralba Villamizar Ruiz
Cartilla volumen 8 del SGC - VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Primer Puesto Crédito y Cartera Campus Cúcuta
Mairon Caicedo Contreras
Nayibe Melo Pabón
Segundo Puesto Tesorería Campus Cúcuta
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 3 MAPA DE PROCESOS .............................................................................. 4 PQRSF DENTRO DEL SGC-VAF ............................................................. 4 GESTIÓN TIC ............................................................................................... 8 SEGURIDAD INFORMÁTICA .................................................................... 10 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ................................................................ 12 SGC-VAF ....................................................................................................... 15 BENEFICIOS DE UN SGC .......................................................................... 18 ACTUALIZACIONES EN EL SGC-VAF ................................................... 20 PQRSF ............................................................................................................ 20
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Vicerrectoría Administrativa y Financiera
INTRODUCCIÓN La mejora permanente de un servicio tiene una importancia relevante para la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad de Santander – UDES. El objetivo para la institución no culmina cuando un cliente adquiere un servicio, por el contrario, es la oportunidad perfecta para iniciar un seguimiento a los niveles de Satisfacción del Cliente y, de esta manera poder identificar mejoras en cada uno de los procesos y subprocesos que conforman la cadena productiva de la Universidad. Es bajo esta realidad, donde los procesos y subprocesos que conforman la Universidad de Santander se convierten en la principal herramienta para apoyar la competitividad de la institución, ofreciendo un producto o servicio excelente y aportando valor al cliente. En esta ocasión el subproceso de Atención al Estudiante se une al SGC-VAF para formar parte de su alcance, perteneciendo a la Gestión Administrativa. En este volumen 8 de la cartilla del SGC-VAF, quienes participarán son el proceso de la Gestión TIC y los subprocesos de Seguridad Informática y Sistemas de Información.
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Necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria y la Sociedad
GESTIÓN GERENCIAL
DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
Apoyo
Claves
Docencia
Gestión Ambiental
Extensión
Gestión Financiera
Bienestar Universitario
Investigación
Gestión Administrativa
Gestión Documental
Registro y control Académico Gestión TIC
Biblioteca
Satisfacción de las Necesidades y Espectativas de la Comunidad Universitaria y la Sociedad
Estratégicos
MAPA DE PROCESOS MUNIVERSIDAD DE SANTANDER La est r mapa uctura del de de la U procesos prese niversidad nt gener a una visión al del s istema organ iz de la in acional stitució n.
Gestión de Comunicaciones
Tomado del Proyecto Educativo Institucional P.E.I - Ver documento en la WEB https://www.udes.edu.co/images/la_universidad/documentos/PEI_MARZO_21_DE_2014.pdf
PQRSF dentro del SGC-VAF La Representante de la Dirección, es la autoridad encargada de recibir, tramitar y direccionar las quejas, reclamos, sugerencias, información e inquietudes, que los clientes internos/externos y la comunidad universitaria formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la Misión del SGC - VAF.
Una de las ventajas del uso del buzón virtual PQRSF, es que una vez guardado el registro de la PQRSF, notifica por correo electrónico tanto al administrador como a quien realizó el reporte de PQRSF que se ha reportado una nueva incidencia, se le asigna un código con el cual podrá ir verificando el estado en que se encuentra.
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NOTA: cuando no fuere posible resolver dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, estableciendo un nuevo plazo razonable para atender o responder.
TÉRMINOS El término para resolver las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, será de diez (10) días hábiles, una vez se cuente con toda la información requerida para darle el tratamiento correspondiente.
SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LAS PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS O SUGERENCIAS La Representante de la Dirección será la encargada de hacer seguimiento, control y evaluación a las acciones o soluciones que se den, producto de la petición, queja, reclamo o sugerencias, solicitadas por la comunidad educativa. Para este 2019 la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, adelanta el proyecto de ampliación del alcance de su SGC-VAF, incluyendo Atención al Estudiante como subproceso de la Gestión Administrativa. A continuación, compartimos con ustedes las entrevistas realizadas a los líderes de este nuevo subproceso de la Universidad de Santander, quienes se encuentran en el proceso de inclusión dentro del SGC.VAF
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Lina Maria Cáceres Uribe CAMPUS BUCARAMANGA
Sandra Lucia Durán Solano
Héctor Francisco Zubiria Osuna
CAMPUS CÚCUTA
CAMPUS VALLEDUPAR
SGC-VAF: Cómo se lleva a cabo un subproceso con Calidad?
LMCU: Un subproceso con calidad se lleva a cabo identificando y documentando las actividades que se realizan, quienes son los responsables y el tiempo estimado para hacerlo. Así mismo identificando las necesidades de los clientes para garantizar un mejoramiento continuo.
SLDS: Se lleva a cabo según un plan de trabajo que agrupa actividades definidas, las cuales son desarrolladas de manera coherente y sistemática apoyando y siendo herramienta esencial en pro de la academia y el reconocimiento institucional.
HFZO: Para poder llevar a cabo un Subproceso con calidad, primero que todo hay que asumir un compromiso de hacer las cosas bien, que cada acción a desarrollar cumpla con un objetivo que genere valor. Se debe definir claramente cuál es el verdadero propósito del subproceso para así determinar cuáles son las entradas y salidas, las secuencias de ellas, cómo interactúan entre sí, generar criterios y medidas, determinar unos recursos, asignar unos responsables, tener en cuenta riesgos y oportunidades, evaluar y así mejorar.
SGC-VAF: Qué beneficios directos obtiene el subproceso de Atención al Estudiante al pertenecer al Sistema de Gestión de la Calidad VAF?
LMCU: Entre los beneficios que obtiene la oficina de Atención al Estudiante al ingresar al sistema de gestión de la calidad es el de incrementar la satisfacción del cliente, mejorar los procesos internos, trabajar de manera eficaz y eficiente todas las actividades que se realizan.
SLDS: El principal beneficio que aporta al subproceso es la eficiencia en cada una de las actividades las cuales contribuyen continuamente a la satisfacción de los clientes internos y externos.
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HFZO: Considero que el Subproceso de Atención al Estudiante, al pertenecer al Sistema de Gestión de la Calidad VAF, se beneficiará ya que tendrá claro cada una de las actividades y/o funciones a realizar para poder ofrecer un mejor servicio y atención a sus clientes. Al pertenecer al Sistema se podrá fortalecer el liderazgo, las competencias del personal, estandarización de la información entre campus, entrega de información clara y oportuna; situación que permitirá ser un excelente aliado en el alcance de metas institucionales, contando positivamente con los recursos para adelantar las acciones planeadas, evitando reprocesos.
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SGC-VAF: Quiénes deben participar de un Sistema de Gestión de la Calidad?
LMCU: En una empresa todos deben participar en el sistema de Gestión de la calidad y por lo tanto en el departamento de la oficina de atención al estudiante todos los involucrados en ella debemos participar, ya que nuestro objetivo es brinda un servicio de calidad.
SLDS: Todos los integrantes de la organización son y deben ser parte activa de un sistema de gestión de calidad. Lo ideal es que la calidad se convierta en una filosofía y que forme parte de los valores corporativos. Es importante tener en cuenta que el objetivo número uno de cualquier compañía debe ser la satisfacción de sus clientes, y esto solo se logra con la calidad como elemento integrador.
HFZO: Todos quienes deseamos mejorar y hacer las cosas bien, pero no solamente para obtener un cartón, sino que en verdad queramos y deseemos apropiarnos de una filosofía de trabajo para hacer las cosas con calidad, lo cual implica actitud y compromiso, que se genera en un ambiente donde no existan desigualdades.
SGC-VAF: Qué representa la certificación ISO 9001:2015 para el subproceso de Atención al Estudiante?
LMCU: Representa aplicar y gestionar de manera organizada los recursos que se tienen en el departamento con el fin de realizar mejoras, análisis y medición de cada actividad, de esta manera lograr una excelente atención al cliente.
SLDS: La certificación representa un respaldo que permite mejorar el desempeño y la eficacia de las actividades, a partir de la planificación, control y mejora en pro de la satisfacción de los clientes internos y externos.
HFZO: Una oportunidad para ser más visible y diferente; la certificación aseguraría que los procedimientos internos de la Oficina funcionen de acuerdo a las exigencias y necesidades de nuestros estudiantes.
SGC-VAF: ¿Cuál es el propósito del subproceso de Atención al Estudiante en la Institución?
Orientar integralmente a los estudiantes en los servicios y trámites institucionales, de forma oportuna, adecuada y manteniendo canales de comunicación, con la finalidad de mejorar y dinamizar su trayectoria universitaria en la UDES, así como gestionar acciones y propuestas de mejora con los procesos de la universidad, para garantizar una correcta resolución, prestación del servicio y satisfacción del estudiante, contribuyendo al desarrollo institucional.
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GESTIÓN TIC Nuestro propósito
Generar, implementar y administrar soluciones tecnológicas, que provean en forma oportuna, eficiente y transparente la información necesaria para el cumplimiento de los objetivos institucionales, garantizando la seguridad, disponibilidad, integridad, autenticación, confidencialidad de la información y el resguardo de los recursos informáticos que permitan el óptimo desempeño de la gestión de la Universidad.
Alcance
Identificación de las necesidades TIC de la Universidad de Santander, la elaboración del plan estratégico, la formulación e implementación de los proyectos tecnológicos, evaluación y seguimiento de los mismos.
CONTACTOS CAMPUS BUCARAMANGA JOSÉ LUIS OLIVAR QUIN Director TIC Email: jolivar@udes.edu.co Tel: 6516500 Ext: 1800
NANCY MURALLAS HERNÁNDEZ Apoyo Dirección TIC Email: direcciontic@udes.edu.co Tel: 6516500 Ext: 1800
CAMPUS CÚCUTA
CAMPUS VALLEDUPAR LILIANA PATRICIA ORTÍZ ROZO Jefe de TIC Email: lortiz@udes.edu.co Tel: 5730073 Ext: 129
WILLIAM RAFAEL PEÑA ANGULO Jefe de TIC Email: wpena@udes.edu.co Tel: 5791008 Ext: 106 - 5792745
HORARIO DE ATENCIÓN: Campus Bucaramanga
Campus Cúcuta
Campus Valledupar
Lunes a viernes 8:00 AM a 12:00 M 2:00 PM a 6:00 PM
Lunes a viernes 8:00 AM a 12:00 M 2:00 PM a 7:00 PM
Lunes a viernes 8:00 AM a 12 M 2:00 PM a 6:00 PM Sábados de 8:00 AM a 12:00 M
Aspectos Importantes: •
El proceso Gestión TIC cuenta con líneas de acción proyectadas en los siguientes subprocesos: Infraestructura Tecnológica, Servicio a Usuario, Sistemas de información y Seguridad Informática, cada uno posee su propia estructura y propósito desde los cuales se apoya el cumplimiento de los objetivos institucionales y las metas establecidas según plan de Desarrollo Institucional.
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•
Gestiona ante la alta dirección las necesidades tecnológicas de los diferentes campus.
•
Identifica junto con los líderes de cada s ubproceso de la Gestión TIC, las necesidades de renovación tecnológica en pro de prestar y garantizar un mejor servicio.
•
Apoya y r ealiza el seguimiento a la evolución de las tecnologías de la información y comunicaciones orientando las decisiones institucionales.
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN TIC • • • • • • • • •
La innovación de la tecnología como apoyo a la gestión académico-administrativa. Uso de tecnología de punta en la Institución. Fortalecimiento y renovación de las herramientas tecnológicas. Canales de internet y datos adecuados para los diferentes usuarios. Apoyo eficiente a través de los diferentes servicios ofrecidos en favor de la gestión educativa, administrativa y del desarrollo de los procesos misionales. Atención de servicio a usuario apoyado en la mesa de ayuda https://helpdesk.udes.edu.co, la cual está orientada bajo el marco de buenas prácticas ITIL. Desarrollo e implementación de aplicaciones tecnológicas, facilitando y automatizando las tareas en las unidades académico-administrativas. Mantenimiento y gestión de la red y de la infraestructura tecnológica, procurando un mejor desempeño de las mismas. Garantiza la seguridad, disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información, así como el resguardo de los recursos informáticos logrando un óptimo desempeño de la gestión de la Universidad.
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SEGURIDAD INFORMÁTICA Nuestro propósito
Garantizar la seguridad de todo el sistema informático, minimizando la vulnerabilidad del mismo y detectando tanto riesgos como violaciones, de manera que se logre un servicio de prevención y seguridad informática seguro, transparente y confiable.
Alcance
Desde el establecimiento de planes de acción de seguridad informática, hasta el desarrollo y seguimiento de los mismos en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.
CAMPUS BUCARAMANGA WILMAR PAVA CASELLES Jefe de Seguridad Informática Email: seguridadinformatica@udes.edu.co Tel.: 6516500 Ext. 1005
CAMPUS CÚCUTA
CAMPUS VALLEDUPAR LILIANA PATRICIA ORTÍZ ROZO Jefe de TIC Email: lortiz@udes.edu.co Tel: 5730073 Ext: 129
WILLIAM RAFAEL PEÑA ANGULO Jefe de TIC Email: wpena@udes.edu.co Tel: 5791008 Ext: 106 - 5792745
HORARIO DE ATENCIÓN: Campus Bucaramanga Lunes a viernes 8:00 AM a 12:00 M 2:00 PM a 7:00 PM
Campus Cúcuta Lunes a viernes 8:00 AM a 12:00 M 2:00 PM a 7:00 PM
Campus Valledupar Lunes a viernes 8:00 AM a 12 M 2:00 PM a 6:00 PM Sábados de 8:00 AM a 12:00 M
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Tips del Subproceso 1. 2. 3. 4. 5.
Si recibe un correo electrónico con información de la cual desconfía, por favor no lo abra e informe de inmediato a seguridad informática. Evite guardar o escribir las contraseñas en sitios o documentos visibles. No comparta con nadie las contraseñas o credenciales de acceso a los sistemas de información. Al retirarse de su estación de trabajo mantenga bloqueada su pantalla. Evite descargar software o contenido diferente al autorizado en su proceso o subproceso.
BENEFICIOS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA 1. Tratamiento oportuno y especializado de incidentes relacionados con la seguridad de la información. 2. Respaldo y Restauración de la información institucional crítica para la continuidad de los procesos y subprocesos. 3. Tener procedimientos definidos para la operación y monitoreo de la infraestructura tecnológica de la institución. 4. Seguimiento y trazabilidad de incidentes a través de proceso de gestión de servicios de la mesa de ayuda. 5. Asesorar la unidades académico-administrativas sobre buenas prácticas y mejoras de procedimientos para asegurar los activos de información.
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Tips recomendados para construir contraseñas seguras • No repita contraseñas • No use datos relacionados con el nombre de la ins�tución, proceso o subproceso. • No use información personal como nombre, edad, fecha de nacimiento, nombres de hijos o mascotas, colores o canciones favoritas, etc. • Cambie la contraseña de forma periódica (El sistema lo exigirá cada 120 días).
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Nuestro propósito
Realizar el análisis, diseño, desarrollo, implantación y soporte a los sistemas de información que sean requeridos por las distintas áreas de la institución.
CAMPUS BUCARAMANGA SERGIO EDUARDO BAUTISTA ARIAS Profesional de Servicio y/o Soporte Email: sergio.bautista@udes.edu.co Tel.: 57-7-651650 Ext. 1117
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Alcance
Desde el análisis de las necesidades del usuario hasta garantizar la solución y satisfacción a los requerimientos en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.
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CAMPUS CÚCUTA BORIS MORALES LIZARAZO Jefe Sistemas de Información Email: bmorales@udes.edu.co Tel.: 5791008 Ext. IP 4003
EDISON MORALES LIZARAZO Coordinador de Desarrollo de Software Email: desarrollodesoftware@cucuta.udes.edu.co Tel.: 5791008 Ext. IP 4005
VIVIANA ESPINOSA PEÑA Ingeniería de Servicio y/o Soporte Email: soporte.cuc@cucuta.udes.edu.co Tel.: 5791008 Ext. 4011
CAMPUS VALLEDUPAR * En el campus de Valledupar no contamos con equipo de trabajo, la atención y soporte se da desde el campus de Cúcuta.
HORARIO DE ATENCIÓN: Campus Bucaramanga
Campus Cúcuta
Campus Valledupar
Lunes a viernes 8:00 AM a 12:00 M 2:00 PM a 7:00 PM
Lunes a viernes 8:00 AM a 12:00 M 2:00 PM a 7:00 PM
Lunes a viernes 8:00 AM a 12 M 2:00 PM a 7:00 PM
Tips del subproceso o aspectos importantes para tener en cuenta del subproceso: •
Somos el subproceso más joven de la Universidad, nos originamos desde el año 2013, atendíamos al nombre de Departamento de Desarrollo de Software; pero con la implementación del SGC VAF UDES, nos acoplamos como subproceso perteneciente a Gestión TIC, renombrándonos hasta la fecha como Sistemas de Información.
•
A corte del año 2018, el subproceso de Sistemas de Información ha cubierto el 92% de los procesos académico-administrativos con Sistemas de Información y/o aplicativos implementados.
•
Nuestro aplicativo más joven es: http://educacioncontinua.udes.edu.co, implementado para la g estión de eventos, seminarios, diplomados y cursos ofrecidos desde el área de Educación Continua. A través de este, la comunidad estudiantil, docentes, administrativos, egresados y personal externo, pueden inscribirse a los diferentes eventos, tramitar el pago respectivo, diligenciar encuestas y generar sus certificados de asistencia.
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•
Nuestro Sistema de Información estrella es el Sistema de Gestión Administrativa y Académica SIGA UDES, el cual se encuentra compuesto del portal estudiantil Génesis, el portal de docentes Galileo, el portal administrativo y Financiero Master y el portal de Registro y Control Davinci; este sistema opera en todos los campus de la Universidad de Santander desde el año 2015.
•
Recuerde que los navegadores cuentan con una memoria caché que almacena información temporal. Si presenta problemas con alguno de los aplicativos, recuerde primero limpiar la memoria caché de su navegador y volver a iniciar sesión.
•
Ante cualquier inquietud, novedad o inconveniente con el funcionamiento de los diferentes aplicativos desarrollados por la oficina de Sistemas de Información, no dude en comunicarse al teléfono 5791008 Ext. 206 en Cúcuta o al 57-7-651650 Ext. 1117 en Bucaramanga.
BENEFICIOS QUE SE PUEDEN DESTACAR •
Automatización de los procesos académico administrativos, aumentando la eficiencia en los tiempos de la realización de labores diarias.
•
Disminución de la utilización de papel en los diferentes trámites académico administrativos, aportando significativamente a la unidad de UDES VERDE.
•
La sistematización de los procesos académico administrativos ha mejorado significativamente la prestación de los servicios a la comunidad estudiantil en los trámites de matrículas, solicitudes de certificados, pagos en línea, gestión de paz y salvos entre otros.
•
Nuestra plataforma académica SIGA UDES, permite a las unidades académico administrativas, la consulta en tiempo real de información académica de interés como (Ver imágenes):
• Estudiantes activos.
•
Estudiantes activos financieramente.
• Estudiantes matriculados. • Estudiantes aptos para matricular. • Estudiantes no matriculados. • Matrículas por día. • Operaciones de matrículas y cancelaciones por día.
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SGC-VAF PREMIACIÓN GANADORES CONCURSO SE BUSCA: Cumplimiento del requisito 8.7 Control de las Salidas No Conformes
Julio de 2019 Nos complace entregar el premio a los ganadores en la actividad de aprendizaje programada por el SGC-VAF, con el objetivo de facilitar la identificación de posibles salidas no conformes en la prestación de los servicios de los procesos y subprocesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad VAF. El concurso fue orientado como actividad práctica de aplicación del aprendizaje del requisito 8. Operación, el cual comprende los numerales que hacen referencia a la planeación, ejecución y control de la prestación del servicio. Adicionalmente se establecen los requisitos para la liberación del servicio, y el tratamiento de las salidas no conformes que se identifiquen antes y durante la provisión del servicio.
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Reconocemos el compromiso con el SGC-VAF de todos los participantes en la actividad y esperamos que consideren que la principal recompensa es el conocimiento del requisito, cuya aplicación está inmersa en la realización del servicio y que debe evidenciarse en cada una de las etapas de la prestación de los servicios. Además de lo anterior, desde el SGC-VAF se ha determinado recompensar a los equipos de trabajo que participaron en todas las actividades prácticas propuestas. Los criterios de evaluación para determinar los ganadores, fueron: cumplimiento y oportunidad en la entrega de las actividades de aplicación de cada uno de los requisitos, obteniendo como resultado: segundo puesto para Tesorería y primer puesto Crédito y Cartera, del campus Cúcuta. Esperamos que con este aprendizaje se observe una mejore en la dinámica del tratamiento de las salidas no conformes, en lo que se refiere a la identificación, tratamiento antes de la liberación del servicio y naturalmente registro de la evidencia de cada una de estas etapas, que se realiza a través del aplicativo en el módulo de Salidas No Conformes y continuar con su apoyo en las actividades que el equipo de Calidad Administrativa y Financiera propone para el fortalecimiento y mejora del SGC-VAF.
Recordemos que en la pasada cartilla volumen 7, aprendimos de los subprocesos de:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA La Gestión Administrativa cuenta dentro de la página institucional con mesas de ayuda para los subprocesos de Planta Física, Logística e Imprenta) y un aplicativo para proveedores y pedidos de almacén, lo cual genera los siguientes beneficios: • Tener un portal de auto-servicio para que los usuarios puedan hacer peticiones de manera inmediata y les llegue a las personas indicadas de inmediato. 16
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• Tener procesos definidos de atención y qué se debe hacer en cada caso. • Tener informado a los usuarios sobre el estado de sus peticiones y si se requiere de algo más como formatos, capturas de pantalla, etc. • Tener tiempos bien definidos para dar una respuesta y dar una solución al problema o petición y evitar que algunas peticiones pasen mucho tiempo sin ser atendidas y se le asigne prioridad a varias tareas. • Se puede tener reportes de eficiencia de todas las áreas de atención y tener indicadores que se puede reportar a la dirección general sobre nuestro trabajo como área de atención. • Las mesas de servicio aceleran la solución a problemas porque se guardan soluciones pasadas o también procesos de cómo ayudar a encontrar la solución a los problemas.
GESTIÓN FINANCIERA La Gestión Financiera cuenta con los siguientes beneficios: •
Se implementó el pago de viáticos a través de pago por transferencia, lo que permite contar con los recursos económicos de manera inmediata en la cuenta bancaria cuando se trata de cuentas del banco Bogotá, evita el desplazamiento al banco para descambiar el cheque o consignar lo que implica tres días para que haga canje.
•
A los estudiantes se les realiza la devolución d e dinero a través de giros empresariales, sin necesidad de tener cuenta bancaria, solo se requiere un número celular y presentarse con el documento de identidad en cualquier oficina.
•
Sistematización de los servicios que se ofrecen desde los subprocesos de Activos Fijos y Presupuesto, ingresando por https://srpfbuc.udes.edu.co/
•
Confiabilidad, agilidad y seguridad en el pago. 17
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TESORERÍA •
Todos los servicios públicos de los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar están programados para pago con débito automático. Se programan dos días antes de su vencimiento esto hace que el pago este a tiempo evitando inconvenientes de cortes, se ahorra tiempo haciendo filas en las entidades bancarias, ahorro en la emisión de cheques.
• Los gastos de viaje se pagan por pago DISFON MANUAL quedando de esta manera abonado en la cuenta de los beneficiarios. Ahorro del tiempo de los beneficiarios ya no se desplazan a recibir cheques para luego cambiarlo, solo deben retirar desde cualquier cajero del país. •
Las devoluciones de matrícula se están realizando con giro empresarial a nivel nacional con esta modalidad de pago el estudiante recibe la información del pago en su celular y se presenta en el banco con su identificación y recibe el pago. Se benefician los estudiantes que no poseen cuenta bancaria, comodidad en la información del pago. Ahorro en la emisión de cheques.
• El reintegro de las cajas menores se realiza con giro empresarial. Ahorro en la emisión de cheques.
BENEFICIOS DE UN SGC Un sistema de gestión de calidad (SGC) abarca un conjunto de normas y estándares internacionales que, interrelacionados entre sí, promueven el cumplimiento de los requisitos de calidad en una organización. Esto contribuye que los productos, servicios, y todos los procesos relacionados a ellos, cumplan con las condiciones que se les exige. Estos son los principales beneficios de contar con un sistema de gestión de calidad:
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• Generar mayor eficiencia. Las empresas con un SGC tienen el objetivo de maximizar la eficiencia y la calidad de sus procesos. Establecen pautas para ser seguidas por todos los empleados con el fin de llevar a cabo procesos comerciales y capacitaciones más sencillas y menos agotadoras en términos de tiempo o gasto financiero. • Estimula la moral de los empleados. Las funciones claras y definidas, los sistemas de capacitación establecidos, así como una clara comprensión de cómo sus roles afectan la calidad y el éxito del negocio, son propios del enfoque de un SGC. Este busca que los empleados estén motivados y satisfechos, ya que así se desempeñarán adecuadamente en la organización. • Ofrece reconocimiento internacional. ISO 9001, la norma que establece los requisitos para la implementación de un SGC, es una marca mundial de gestión de calidad. Al implementar este sistema, tu negocio parecerá digno de confianza. El objetivo de muchas empresas es exportar a nivel internacional, y la acreditación ISO contribuirá en gran medida a establecer la credibilidad en el ámbito comercial internacional. • Mejora la gestión de procesos. Los directivos pueden aprender qué mejoras son necesarias en un negocio a través de un sistema de documentación y análisis. Este es un procedimiento cuidadosamente planificado e implementado, que garantizará la toma de decisiones correctas para el negocio y la eliminación de los riesgos de cualquier error costoso. • Ofrece niveles más altos de satisfacción del cliente. ISO 9001 se basa en el principio de mejora continua. El estándar permite a las empresas definir qué debe ser un producto de calidad y cómo deben satisfacerse las necesidades de los clientes. Así, proporciona a l as empresas el marco para revisar periódicamente si se satisfacen estas necesidades, con el objetivo de una mejora continua. Los beneficios, entonces, se ven reflejados en los resultados positivos a mediano y largo plazo en una empresa. Ahí radica la importancia de implementarlo, más allá de que constituya un reto perfeccionar los procesos para cumplirlo. Fuente: https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2018/01/beneficios-de-implementar-un-sistema-de-gestion-de-calidad/
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ACTUALIZACIONES EN EL SGC-VAF GUÍA DE REQUISITOS DE DOCUMENTOS PARA APROBACIÓN PRESUPUESTAL Y PAGOS: Se realiza inclusión y ajustes de nuevos lineamientos Institucionales y Reglamentarios sobre la factura electrónica y honorarios por servicios técnicos y profesionales. DOCUMENTOS
RECURSO HUMANO
PROGRAMA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: Tiene como propósito gestionar los conocimientos que se generan a partir de la operación de funcionamiento de los servicios ofrecidos en el SGC-VAF, para asegurar el conocimiento crítico de la institución, protegiendo la continuidad del negocio, compartirlo y utilizarlo entre todo el personal, orientado en la mejora de l a prestación de los servicios y mantenimiento de la competencia institucional. Coordinación de Capacitación y Formación Coordinación de Nómina
PQRSF Para expresar su conformidad, para comunicar sugerencias, para mejorar el servicio o para informar situaciones o actuaciones que afecten la calidad del servicio o el desempeño de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad VAF, ingrese a nuestra página http://sgc-vaf.udes.edu.co
CONTACTOS Calidad Administrativa y Financiera
Tel. 7 -6516500 Ext. 1810 – 1811 – 1814 – 1816 - 1849 Correo Electrónico: sgc-vaf@udes.edu.co Consulte nuestra web: http://sgc-vaf.udes.edu.co
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