PQRSF dentro del SGC-VAF

PQRSF dentro del SGC-VAF

La Representante de la Dirección, es la autoridad encargada de recibir, tramitar y direccionar las quejas, reclamos, sugerencias, información e inquietudes, que los clientes internos/externos y la comunidad universitaria formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la Misión del SGC - VAF.

1. Recepción de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones

¡Su opinión es muy importante para nosotros! PQRSF Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones Carta o correo electrónico Recepcionadas en las oficinas de los procesos y subprocesos que conforman el SGC-VAF, estas incidencias deben ser remitidas a la representante de la dirección en el mismo día de recibidas.

Verbal o telefónicamente Se debe ingresar a la página web del Sistema de Gestión de Calidad ( http://sgc-vaf.udes.edu.co/) y registrar la incidencia en el banner PQRSF, con la información solicitada.

Buzón Se diseñó el formato VAF-FT-003-UDES PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS O FELICITACIONES, el cual se encuentra ubicado en los diferentes buzones de la Universidad.

Módulo PQRSF Se adquirió un aplicativo en el cual se lleva la administración del SGC-VAF, este contiene el módulo de Servicio al Cliente, para hacer uso de él, se debe ingresar a la página web del Sistema de Gestión de Calidad ( http://sgc-vaf.udes.edu.co/) se ingresa la información solicitada en el banner PQRSF.

Una de las ventajas del uso del buzón virtual PQRSF, es que una vez guardado el registro de la PQRSF, notifica por correo electrónico tanto al administrador como a quien realizó el reporte de PQRSF que se ha reportado una nueva incidencia, se le asigna un código con el cual podrá ir verificando el estado en que se encuentra.

2. Términos

El término para resolver las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, será de diez (10) días hábiles, una vez se cuente con toda la información requerida para darle el tratamiento correspondiente.

NOTA: cuando no fuere posible resolver dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, estableciendo un nuevo plazo razonable para atender o responder.