Registro y Control Académico

Recordemos que en la pasada cartilla volumen 9, aprendimos de los procesos y subprocesos de:

REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

Nuestro propósito

Hacer seguimiento sobre el registro de datos y procesamiento de los mismos, estableciendo mecanismos de control de la información procesada relacionada con la comunidad de estudiantes activos, inactivos y de los que se hayan graduado de la Institución, dando cumplimiento a la normatividad institucional interna y externa existente, garantizando confidencialidad, compromiso, responsabilidad, integridad, excelencia y transparencia en la custodia, manejo, conservación y preservación de documentos y datos inherentes a esta población.

Alcance

Desde la aceptación y verificación de los documentos de Inscripción del aspirante a ingresar a la Universidad y una vez admitido y matriculado, hacer seguimiento sobre el registro y control de sus estudios académicos hasta terminarlos, la postulación de su candidatura a grado y su presentación como candidato ante la Secretaría General, hasta la conservación, preservación de su historial académico y la expedición de constancias y certificados de estudios, en cada uno de los Campus de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.

Aspectos Importantes

• Dar cumplimiento al reglamento académico estudiantil vigente, según lo establecido en el acuerdo No. 031 del 2013, en lo concerniente a las actividades inherentes al proceso de Registro y Control Académico, como: grados, homologaciones, evaluaciones, registro de calificación y aprobación de los cursos, evaluaciones supletorias, habilitaciones, validación de cursos, matrícula, modificación de matrícula académica mediante inclusiones y/o cancelaciones de los estudiantes, renovación de matrícula y readmisión, expedición de constancias y certificados.

• Garantizar que la información académica se proporcione de manera oportuna, confiable y de acuerdo con lo aprobado en el Calendario Académico en cada período lectivo.

• Vigilar que la actividad de planificación de horarios, sea realizada según lo establecido en la Guía ARA-GU-001-UDES.

• Administrar la operación del Sistema de

Información Académica de Registro y

Control Académico en todos sus servicios ofertados.

• Expedir constancias y certificados académicos de estudiantes de pregrado y posgrado.

• Atender la recepción de solicitud de grado, la verificación de cumplimiento de requisitos, generar y enviar a la Secretaría

General las autorizaciones para grado.

Beneficios que se pueden destacar del

proceso:

• Agilidad en los procedimientos debido a que todo se encuentra documentado. • Fácil acceso a hojas de vida de los estudiantes, teniendo en cuenta que se encuentran en físico y digitalizadas. • Celeridad en el procedimiento de inscripciones, grados, constancias, matrículas, cargue de notas, al realizarse vía

Web. • Capacitación a docentes para ingreso de notas y registro de asistencia. • Capacitación a estudiantes nuevos en matriculas. • Mejora continua de los procesos. • Verificación de documentación como acta de grado, diploma y resultados de