9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 12
Zo kan een brief, geschreven door mevrouw Nahuis en uitgetypt door Angelien de Vries de code NH/dv/1225 hebben (in dit geval geeft 12 het jaar 2012 aan en is 25 dus het volgnummer binnen dat jaar). Bij het antwoord op zo’n brief zal de andere partij altijd dit kenmerk opgeven zodat snel is na te gaan welk antwoord bij welke brief hoort.
1.3.2 De adressering Het adresseren van brieven lijkt simpel. Je zet gewoon het adres op de envelop en klaar is Kees. Maar dat adres en de plaats ervan op de envelop moeten toch aan een aantal voorwaarden voldoen, wil het stuk efficiënt verwerkt kunnen worden. postcode
Allereerst hebben we te maken met de postcode. Zo’n postcode is opgebouwd uit vier cijfers die de plaats of - bij grotere plaatsen - de plaats en de wijk aangeven en twee letters die betrekking hebben op een groepje van zo’n 25 huizen of bedrijfspanden (of op een aantal postbussen). Met uitsluitend de postcode is dus al vrij nauwkeurig te bepalen waar het betreffende poststuk naar toe moet. Ontbreekt deze code, dan is een vlotte verwerking niet mogelijk. Daardoor zal de bezorging vertraagd worden. Mis je een postcode, dan zijn er verschillende sites waar je die eenvoudig kunt vinden. Het bedrijf kan ook een abonnement nemen op het elektronische telefoonboek, de CD-Foongids. In dat geval staan alle gegevens op het eigen netwerk met als voordeel dat die gegevens weer gekoppeld kunnen worden aan bijvoorbeeld het relatiebestand. Dit is vooral handig bij bedrijven die veel zakendoen via de telefoon, bijvoorbeeld verzekeraars. De klant geeft postcode en huisnummer op en de naam, het volledige adres en eventueel de verzekeringsgegevens van de klant verschijnen op je scherm. (In het laatste geval is sprake van een automatische koppeling naar het relatiebestand.) Als sprake is van telefonische verkoop of bijvoorbeeld het toesturen van informatie dan kunnen die gegevens al direct als briefhoofd opgenomen worden. (Uiteraard controleer je de gegevens wel even telefonisch, zeker op ‘mevrouw’ of ‘de heer’ en de bijbehorende voorletters.) De adressering dient uitgevoerd te worden in normaal machineschrift. Opvallend grote of kleine letters en (machine)sierschrift kunnen niet goed verwerkt worden. De adressering moet minstens drie en hoogstens zes regels beslaan. De plaats en eventueel het land liefst in hoofdletters printen. Elke regel bevat maximaal 35 tekens. Het land van bestemming staat - in het Nederlands of Engels - helemaal onderaan, dus onder de plaatsnaam. In Nederland zetten we de postcode (met één spatie tussen cijfers en letters en twee spaties tussen letters
12