11
2 Vormgeving van het rapport Natuurlijk is de inhoud van je rapport essentieel. Onderschat echter niet de indruk die de vormgeving bewust of onbewust bij de lezer maakt. Zorgvuldigheid op het gebied van de vormgeving, van omslag en pagina-indeling tot kleurgebruik, van lettertype tot de kwaliteit van een tabel, bevordert de toegankelijkheid, het professionele imago én de motivatie van de lezer.
2.1 Lay-out Computerprogramma’s bieden eindeloos mogelijkheden voor de vormgeving. De uiterlijke kwaliteit van rapporten is dan ook in de loop der jaren met sprongen vooruitgegaan. Het nadeel van de vele keuzemogelijkheden is echter dat een te artistieke of overdadige vormgeving of bijvoorbeeld een overmatig gebruik van verschillende kleuren en lettertypes een averechts effect kan hebben. Maak er dus weloverwogen en vooral functioneel gebruik van. Een goede lay-out ondersteunt de structuur, de opbouw van het rapport. Laat de verdeling in hoofdstukken en paragrafen dus zien door een consequent doorgevoerde verdeling van ‘wit’ op de pagina, de marges, de consequent toegepaste grootte van hoofdtitels respectievelijk subtitels, de eenduidige plaatsing van figuren en tabellen. Zo ontstaat er een rustige bladspiegel die niet afleidt van de inhoud maar deze juist ondersteunt. De tekst staat meestal alleen op de rechterpagina; neem daarom de linkermarge van deze pagina vrij ruim (zo’n 4 cm) zodat de tekst bij inbinden goed zichtbaar blijft. Zorg ook voor ruime marges aan de bovenkant, waar het paginanummer staat en een eventuele herhaling van de hoofdstuktitel, en aan de onderkant, waar een vaste voettekst kan staan. Houd ook de rechtermarge vrij ruim, zodat er relatief korte regels ontstaan wat prettig is voor de leesbaarheid en de lezer de mogelijkheid biedt ook in deze marge opmerkingen te plaatsen. Het is beter geen gebruik te maken van de mogelijkheid de tekst ook rechts ‘uit te lijnen’. Er ontstaan dan blokken tekst, veel afbrekingen en vaak ongewenst grote spaties tussen de woorden. Alleen bij korte tekstblokjes, bijvoorbeeld in een folder, is dit functioneel. Besteed extra aandacht aan de verzorging van: – de cover of omslag: de eerste indruk die de lezer krijgt. Zet de titel centraal in een stevige, grote letter, een eventuele ondertitel iets kleiner en vermeld onderaan de auteur(s). Een inhoudelijk bij het rapport passende illustratie en een goede kleurondersteuning verhogen de aantrekkelijkheid natuurlijk ook.
Boek_15177_Een goed rapport.indb 11
07-01-14 10:23