MIXED - Officemanagement - blok 1

OFFICEMANAGEMENT OFFICEMANAGEMENT Keuzedeel E&O Keuzedeel E&O 3/4 vmbo BB/KB/GL Naam Klas

Mixed Omslag Officemanagement vmbo BB-KB-GL.indd Alle pagina's

23/02/2022 10:20

OFFICEMANAGEMENT Economie & Ondernemen

COLOFON Auteur Joyce Houtepen

Auteur oriëntatie op het beroep RadarTalent Assessment & Ontwikkeling

Eindredactie

Over ThiemeMeulenhoff Over ThiemeMeulenhoff

ThiemeMeulenhoff zich van van educatieve tot een een learning design company. company. We ThiemeMeulenhoff ontwikkelt ontwikkelt zich educatieve uitgeverij uitgeverij tot learning design We brengen content, leerontwerp technologie samen.

Met onzegroeiende groeiendeexpertise, expertise,ervaring ervaringen brengen content, leerontwerp en en technologie samen.

Met onze en leeroplossingen zijn we een partner voor scholen bij het vernieuwen en verbeteren van leeroplossingen zijn we een partner voor scholen bij het vernieuwen en verbeteren van onderwijs. onderwijs. samen aan de verschillen tussen lerenden en en scholen Zo kunnenZo wekunnen samenwe beter rechtbeter doenrecht aandoen de verschillen tussen lerenden en scholen ervoor en ervoor zorgen dat leren steeds persoonlijker, effectiever en efficiënter wordt. zorgen dat leren steeds persoonlijker, effectiever en efficiënter wordt.

Samen leren vernieuwen.

Samen leren vernieuwen.

Toos de Zeeuw

www.thiememeulenhoff.nl www.thiememeulenhoff.nl

Bureauredactie

ISBN 978 90 06 33201 8 Eerste druk, eerste oplage, 2016 (LRN-line) Eerste druk, eerste oplage, 2022 (LRN-line)

Singeling Tekstproducties

©ThiemeMeulenhoff, ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, Amersfoort, 2022 2016 © Alle rechten rechtenvoorbehouden. voorbehouden.Niets Nietsuituitdeze dezeuitgave uitgavemag mag worden verveelvoudigd, opgeslagen Alle worden verveelvoudigd, opgeslagen in in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, elektronisch, mechanisch, mechanisch, door doorfotokopieën, fotokopieën,opnamen, opnamen,ofofenig enigandere andere manier, zonder hetzij manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voor zover zoverhet hetmaken makenvan vankopieën kopieën deze uitgave is toegestaan op grond van artikel Voor uituit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B 16B Auteurswet Besluit vanvan 23 23 augustus 1985, Stbl.Stbl.

471 en artikel 17 Auteurswet 1912, Auteurswet 1912 1912j° j°hethet Besluit augustus 1985, 471 en artikel 17 Auteurswet dient de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen Stichting 1912,men dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te aan voldoen aan ­Stichting PublicatiePublicatie- en en Reproductierechten Reproductierechten Organisatie Organisatie (PRO), (PRO), Postbus Postbus 3060, 3060, 2130 2130KB KBHoofddorp Hoofddorp (www. (www.stichting-pro.nl).

Voor het overnemen van gedeelte(n) uit uitgave deze uitgave in bloemlezingen, stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze in bloemlezingen, readers readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. wenden.

Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het ononderwijs zie ­ w ww.auteursrechtenonderwijs.nl. derwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl.

De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen.

De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalinDegenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot gen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich de uitgever wenden. alsnog tot de uitgever wenden.

Deze uitgave is volledig CO2-neutraal geproduceerd.

Het voor deze uitgave gebruikte papier is voorzien van het FSC®-keurmerk.

Deze uitgave is volledig CO2-neutraal geproduceerd.

Dit betekent dat de bosbouw op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.

Het voor deze uitgave gebruikte papier is voorzien van het FSC® -keurmerk.

Dit betekent dat de bosbouw op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.

WOORD VOORAF MIXED is dé methode voor leerlingen in leerjaar 3 en 4 van het beroepsgerichte vmbo.

De methode MIXED is bedoeld voor alle niveaus van het vmbo beroepsgerichte leerweg. In nauwe samenwerking met de gebruikende scholen wordt MIXED continue doorontwikkeld.

Belangrijke kenmerken van MIXED: ■ Beroepspraktijk staat centraal. Door een krachtige didactiek met realistische werkplekken en werkbedrijven bereiden de leerlingen zich goed voor op hun examen.

■ Loopbaanoriëntatie en -begeleiding zijn geïntegreerd in het lesmateriaal en is sterk gekoppeld aan de werkplek en het werkbedrijf.

■ Ieder zijn eigen MIXED. Scholen kunnen kiezen uit leerwerkboeken, een volledige digitale leeromgeving of een combinatie van beide.

■ De lesstof is gedifferentieerd op basis van de exameneisen, zodat elke leerling de lessen kan volgen op zijn eigen niveau.

■ Werkkaarten helpen de leerling stap voor stap belangrijke vaardigheden zich eigen te maken.

■ Video’s verduidelijken de theorie in realistische settings.

Leerlingen en docenten kunnen snel aan de slag dankzij de overzichtelijke opbouw: Het leerwerkboek bestaat uit acht blokken, gevolgd door de theorie en een begrippenlijst.

■ Een blok begint met een introductie en een overzicht van de inhoud en leerdoelen.

■ In een blok maakt de leerling praktijkopdrachten en theorieopdrachten.

■ Elk blok sluit af met Oriëntatie op het beroep. Deze opdrachten helpen de leerling met het kiezen van een passende vervolgopleiding.

■ Achter in het boek staat alle theorie op alfabetische volgorde.

■ Achter de theorie staat ook een uitgebreide begrippenlijst. De vetgedrukte woorden in de theorie worden hier uitgelegd.

■

Wij hebben de methode MIXED met de grootste zorg ontwikkeld. Meer informatie kunt u vinden op www.thiememeulenhoff.nl/mixed.

Hebt u vragen of suggesties? Neem dan gerust contact op met onze klantenservice via 033 448 3600.

Wij wensen u en uw leerlingen een fijne en leerzame tijd met MIXED!

De auteurs, het ontwikkelteam en de uitgever

Beste leerling, Dit boek van Mixed kun je samen met de digitale leeromgeving gebruiken in de les. Dit boek is van jou persoonlijk, dus je mag er aantekeningen in maken. Na dit schooljaar mag je het boek houden.

Dat is makkelijk als je volgend jaar iets wilt opzoeken, of iets moet leren voor een toets.

Wij wensen je veel succes en plezier met Mixed.

Team Mixed

TOELICHTING OP DE PICTOGRAMMEN Oriënteren Opdracht voor tweetal Opdracht voor drietal Groepsopdracht Computeropdracht Lees de theorie Tip Werkkaart Rollenspel

INHOUDSOPGAVE Blok 0 Start Officemanagement Over dit blok

9

11

Blok 1 Post verzorgen

15

Over dit blok 17 Hands on Trends 18 ’t Pakhuijs 26 Oriëntatie op het beroep (LOB) 33

Blok 2 Personeelsadministratie Over dit blok 41 Hands on Trends 42 IJsfabriek De Graaf 51 Oriëntatie op het beroep (LOB) 58

Blok 3 Servicebalie

63

Over dit blok 65 Gemeente Mixdam 66 Woonwinkel Homeland 78 Oriëntatie op het beroep (LOB) 89

Blok 4 At the reception

95

Over dit blok 97 ’t Pakhuijs 98 Hotel Aan de Haven 110 Oriëntatie op het beroep (LOB) 120

Blok 5 Personeelszaken

127

Over dit blok 129 Hands on Trends 130 Gemeente Mixdam 140 Oriëntatie op het beroep (LOB) 147

Blok 6 Officemanager

155

Over dit blok 157 Karremans Transport 158 IJsfabriek De Graaf 167 Oriëntatie op het beroep (LOB) 175

Blok 7 Personal assistant

181

Over dit blok 183 Karremans Transport 184 NEJA Industries 197 Oriëntatie op het beroep (LOB) 206

39

Blok 8 Grote bijeenkomsten organiseren Over dit blok 213 IJsfabriek De Graaf 214 Evenementenbureau Let’s Dance 222 Oriëntatie op het beroep (LOB) 226

Theorie

235

Aan- en afwezigheid bijhouden 237 Agenda beheren 238 Agendabeheer in Outlook 239 Budget beheren 242 Concept uitwerken 243 Draaiboek maken 245 E-mail opstellen in het Engels 246 Engelstalige bezoeker te woord staan 248 Ingekomen post verwerken 250 Materiaalbeheer 251 Pakket ontvangen 252 Pakket versturen 253 Personeelsdossier 254 Rechten en plichten van het personeel 255 Sjabloon gebruiken 257 Tekst controleren 258 Telefoonalfabet 259 Uitgaande post verwerken 260 Urenregistratie 262 Verslag van een vergadering 264 Zakelijke brief maken 267 Zakelijk telefoneren in het Engels 269

Begrippen

273

211

BLOK 1

POST VERZORGEN

OVER DIT BLOK

17

HANDS ON TRENDS Opdracht Opdracht systeem Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht

10 11 12 13 14 15 16 17 18

Ingekomen post verwerken 250 Uitgaande post verwerken 260 Pakket versturen 253 Pakket ontvangen 252

18

1 Werk voorbereiden 18 2 Werken met een postregistratie19 3 Verwerk de ingekomen post 21 4 Werken met een postregistratiesysteem 5 Verwerk de uitgaande post 22 6 Pakket versturen 23 7 Verstuur de pakketten 24 8 Maak een rapportage 25 9 Controleren en opruimen 25

’T PAKHUIJS Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht Opdracht

THEORIE BIJ DIT BLOK

26 Werk voorbereiden 26 Vertrouwelijke post 27 Woordzoeker 28 Verwerk de ingekomen post 29 Verwerk de uitgaande post 29 Pakket ontvangen 30 Ontvang een pakket 31 Maak een rapportage 32 Controleren en opruimen 32

ORIËNTATIE OP HET BEROEP (LOB)

33

Opdracht 19 Jouw superkracht! 33 Opdracht 20 Wat vind je belangrijk in je werk? 35 Opdracht 21 Inspiratie van je klasgenoten 37

21

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

16

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

BLOK 1 POST VERZORGEN Over dit blok Een belangrijke taak van een secretarieel medewerker of receptionist is het verwerken van de ingekomen post, zoals (vertrouwelijke) brieven, e-mails en pakketten. Alle post wordt ingeschreven in het postregistratiesysteem. Zo kun je altijd opzoeken welke post het bedrijf heeft ontvangen en welke post er is verstuurd. Je weet dan wie de post heeft verstuurd of ontvangen en welke post is verstuurd of ontvangen.

Waar werk je?

Groothandel Hands on Trends Hands on Trends is een groothandel in sportartikelen. Het bedrijf is gespecialiseerd in de verkoop van sportbenodigdheden voor de laatste trends op sportgebied. In het assortiment is een ruime sortering van artikelen voor onder andere skaten, bungeejumpen, raften, (kite)surfen en snowboarden. Maar ook voor minder extreme sporten kun je terecht bij Hands on Trends. ’t Pakhuijs In bedrijvenpand ’t Pakhuijs zijn allerlei kleine bedrijven gevestigd, zoals administratiekantoor De Klerk, muziekshop Fake Records, reclamebureau ID en artiestenbureau Axes Agency. De bedrijven delen een receptie. Ze hebben ook een gezamenlijk magazijn, waarin zij hun voorraad kunnen opslaan.

17

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Wat leer je?

□ □ □ □

vertrouwelijke post verwerken pakket ontvangen pakket versturen werken met een postregistratiesysteem

Hoe ga je het doen?

Plannen is belangrijk voor je beroep en voor je studie. Aan het begin van elk blok maak je een planning voor de rest van de week. Bekijk wat je deze week allemaal moet doen en verdeel de opdrachten over de lesuren.

1 Open Planningsdocument Officemanagement.

2 Bekijk hoeveel tijd er voor dit blok gepland is.

3 Vul in wanneer je welke opdracht doet.

4 Bewaar de planning in je map.

5 Ga je aan Mixed werken? Bekijk dan telkens eerst je planning.

6 Ben je klaar met je werk? Open dan je planning en vul in wat je hebt gedaan.

7 Bewaar de bijgewerkte planning in de map Officemanagement.

Hands on Trends

Hands on Trends is een groothandel in sportartikelen. Ze zijn gespecialiseerd in de verkoop van sportbenodigdheden voor de laatste trends op sportgebied. In het assortiment is een ruime sortering van artikelen voor onder andere skaten, bungeejumpen, raften, (kite)surfen en snowboarden. Maar ook voor minder extreme sporten kun je terecht bij Hands on Trends.

Je werkt er als secretarieel medewerker en verzorgt de post.

Opdracht 1 Werk voorbereiden

Je hebt allerlei documenten nodig om je werk goed te kunnen doen. Daarom richt je eerst je werkplek in.

18

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 1.1 ■ Maak op je computer in de map Officemanagement een nieuwe map. Noem de map Blok 1 Hands on Trends. In deze map bewaar je alle documenten die je in deze praktijkopdracht gebruikt of die je zelf maakt.

■ Vraag aan je docent een datumstempel, een brievenweger en zeven postbakjes.

Opdracht 1.2 Download de volgende documenten: ■ Postregistratie HoT ■ Postzegels ■ Pakketzegels ■ Adresetiketten ■ Telefoonlijst HoT Bewaar de documenten in de map Blok 1 Hands on Trends.

Opdracht 1.3 Bekijk het postregistratiesysteem en maak zeven postbakjes. Zes postbakjes zijn voor ingekomen post: ■ directie ■ administratie ■ verkoop ■ inkoop ■ magazijn ■ personeelszaken Eén postbakje is voor uitgaande post.

Opdracht 1.4 Maak een afdruk van de postzegels, de adresetiketten en de pakketzegels.

■ Knip alle zegels uit.

■ Bewaar de zegels in je map.

■

Opdracht 2 Werken met een postregistratiesysteem

Jullie werken bij Hands on Trends met een digitaal postregistratiesysteem. Daarin wordt elk ingekomen poststuk genoteerd. Ook eventuele bijzonderheden kun je in het postregistratiesysteem terugvinden.

Gebruik de werkkaart Postregistratiesysteem 1 Ingekomen poststuk registreren.

19

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 2.1 Bekijk de afbeelding hierboven.

Wat moet je invullen in het veld achter Voor?

Omcirkel het juiste antwoord. a de naam van de afzender van het poststuk b welk soort poststuk het is c de naam van de persoon voor wie het poststuk bestemd is Opdracht 2.2 Wat moet je invullen in het veld achter Van? Omcirkel het juiste antwoord. a de naam van de afzender van het poststuk b welk soort poststuk het is c de naam van de persoon voor wie het poststuk bestemd is Opdracht 2.3 In welk veld kun je aangeven wat voor soort poststuk het is?

Omcirkel het juiste antwoord. a kenmerk b soort c opmerkingen Opdracht 2.4 Wat zou je bij Opmerkingen kunnen invullen? Geef een voorbeeld.

20

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 3 Verwerk de ingekomen post

Het is vandaag woensdag 7 april 2021. Zojuist is de post binnengekomen en jij moet zorgen dat deze bij de juiste personen terechtkomt. Het is een aardig stapeltje, dus je gaat er snel mee aan de slag.

Lees de theorie Ingekomen post verwerken.

Open Postregistratie HoT (dit document heb je al gedownload) en Ingekomen post HoT. Gebruik de werkkaart Postregistratiesysteem 1 Ingekomen post registreren.

Opdracht 3.1 ■ Neem de ingekomen post voor je.

■ Ga in het postregistratiesysteem naar het tabblad Invoeren van ingekomen post.

■ Verwerk het poststuk in het postregistratiesysteem.

■ Verwerk op dezelfde manier de andere poststukken.

Opdracht 3.2 Leg de poststukken in het juiste postvak.

Weet je niet op welke afdeling iemand werkt? Kijk dan in de telefoonlijst.

In welk postvakje heb je de poststukken gedaan? Vul bij elk postvak het juiste aantal in.

Directie Administratie Verkoop Inkoop Magazijn Personeelszaken

Opdracht 4 Werken met een postregistratiesysteem

Behalve de ingekomen post moet je ook de post die vanuit Hands on Trends verstuurd wordt opnemen in het registratiesysteem.

21

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Gebruik de werkkaart Postregistratiesysteem 2 Uitgaand poststuk verwerken.

Bekijk de afbeelding.

Opdracht 4.1 Wat moet je invullen in het veld achter Voor?

Omcirkel het juiste antwoord. a de naam van de persoon aan wie je het poststuk verstuurt b de naam van de persoon die het poststuk verstuurt c het kenmerk van het poststuk Opdracht 4.2 Wat moet je invullen in het veld achter Van? Omcirkel het juiste antwoord. a de naam van de persoon aan wie je het poststuk verstuurt b de naam van de persoon die het poststuk verstuurt c het kenmerk van het poststuk Opdracht 4.3 In welk veld kun je aangeven dat het poststuk vertrouwelijk is?

Omcirkel het juiste antwoord. a kenmerk b soort c opmerkingen Opdracht 5 Verwerk de uitgaande post

Het is nog steeds woensdag 7 april 2021. Er ligt inmiddels een aardig stapeltje in de bak voor uitgaande post. En dat moet allemaal klaar zijn vóór vanmiddag 16.45 uur, als de post wordt opgehaald.

22

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Lees de theorie Uitgaande post verwerken.

Open Postregistratie HoT (werk verder in het document dat op je computer staat) en Uitgaande post HoT. Gebruik de werkkaarten Postregistratiesysteem 2 Uitgaande post registreren en Brief verzendklaar maken.

Opdracht 5.1 ■ Neem de uitgaande post voor je.

■ Ga in het postregistratiesysteem naar het tabblad Invoeren van uitgaande post.

■ Verwerk het eerste poststuk in het postregistratiesysteem.

■ Verwerk op dezelfde manier de andere poststukken.

Opdracht 5.2 Noem de zes stappen voor het verzendklaar maken van de post.

Opdracht 6 Pakket versturen

Per dag gaan er heel wat pakketten de deur uit bij Hands on Trends. De meeste worden verzonden door het magazijn. Maar het verzenden van kleine pakketten is soms ook een taak van het secretariaat. Bovendien help jij weleens in het magazijn als het erg druk is. Je moet dus goed op de hoogte zijn van de manier waarop je pakketpost moet versturen.

Lees de theorie Pakket versturen.

Opdracht 6.1 Hoeveel porto moet op de volgende pakketten? Kijk op www.postnl.nl voor de actuele posttarieven.

■ Brievenbuspakje van 1,5 kilo, niet aangetekend:

■

Aangetekend pakket van 5 kilo met een waarde van € 235:

■

Pakket van 15 kilo, niet aangetekend:

■

Aangetekend pakket van 27,5 kilo

23

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 6.2

Wat betekent Track & Trace?

Opdracht 6.3 Wat is een voordeel van Track & Trace?

Opdracht 7 Verstuur de pakketten

Het is bijna tijd om naar huis te gaan, maar… Astrid van het magazijn belt. Ze is over twee minuten klaar met twee pakketjes en dan brengt ze die naar je toe. Ze vraagt of jij de pakketten verzendklaar wilt maken, zodat zij haar kinderen op tijd van school kan ophalen.

Vraag aan je docent de twee uitgaande postpakketten.

Opdracht 7.1 Bekijk de memo van Astrid.

Pakket 1 Het adres van de ontvanger: Ingo Bercowics De Schoenveterfabriek Engelseweg 294 5705 AK Helmond Pakket 2 Het adres van de ontvanger: Familiepark HappyWorld T.a.v. de heer F. Shong Boulevard de Favauge 1 2042 TT Zandvoort Dit pakje graag aangetekend verzenden.

Dank en groeten, Astrid

24

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Maak het eerste pakket verzendklaar. Doe dit als volgt.

■ Pak een adresetiket. Je hebt dit geprint bij opdracht 1.

■ Schrijf het juiste adres op het etiket.

■ Plak het etiket op het pakje.

■ Weeg het pakket.

■ Kies de juiste pakketzegel. (Je hebt in opdracht 1 de pakketzegels geprint en in je map opgeborgen.)

■ Vul de zegel in.

■ Plak de pakketzegel op het pakket.

Maak op dezelfde manier het andere pakket verzendklaar.

Opdracht 7.2 Wat zijn de Track & Trace-nummers van pakket 1 en 2?

Je vindt deze nummers onder de barcode op de pakketzegel.

Pakket 1:

Pakket 2:

Opdracht 7.3 Open Postregistratie HoT. Werk verder in het document dat op je computer staat.

Gebruik de werkkaart Postregistratiesysteem 2 Uitgaande post registeren.

Verwerk de pakketten in het postregistratiesysteem.

Opdracht 8 Maak een rapportage

Hèhè, de pakketten zijn klaar en alle post is geregistreerd. Je maakt een rapportage van de ingekomen en uitgaande post van woensdag 7 april 2021.

Opdracht 8.1 Open Postregistratie HoT. Werk verder in het document dat op je computer staat.

Gebruik de werkkaart Postregistratiesysteem 3 Rapportage maken.

■ Ga terug naar het beginscherm van het postregistratiesysteem.

■ Maak een verslag van de ingevoerde poststukken.

■ Noem het document Rapportage HoT. Bewaar het document in je map.

Opdracht 9 Controleren en opruimen

Jouw werkdag zit erop! Het is tijd om te controleren of je alle opdrachten hebt gemaakt.

25

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 9.1 ■ Controleer of je alle opdrachten hebt gemaakt.

■ Controleer of je de volgende resultaten hebt: ■ twee uitgaande pakketten ■ het bijgewerkte Postregistratie HoT ■ Rapportage HoT ■ Maak de vergeten opdracht(en) alsnog.

■ Bewaar de resultaten in je map.

■ Ruim je werkplek op.

’t Pakhuijs

In bedrijvenpand ’t Pakhuijs zijn allerlei kleine bedrijven gevestigd, zoals administratiekantoor De Klerk, muziekshop Fake Records, reclamebureau ID en artiestenbureau Axes Agency. De bedrijven delen een receptie. Ze hebben ook een gezamenlijk magazijn, waarin zij hun voorraad kunnen opslaan.

Je werkt als secretarieel medewerker van het bedrijvenpand en verzorgt de post.

Opdracht 10 Werk voorbereiden

Het is vandaag je eerste werkdag bij ’t Pakhuijs. Eerst zoek je op wat je allemaal nodig hebt.

Opdracht 10.1 ■ Maak op je computer in de map Officemanagement een nieuwe map aan. Noem de map Blok 1 Pakhuijs. In deze map bewaar je alle documenten die je in deze praktijkopdracht gebruikt of die je zelf maakt.

■ Vraag aan je docent een datumstempel, een brievenweger en acht postbakjes.

Opdracht 10.2 Download de volgende documenten: ■ Telefoonlijst Pakhuijs ■ Postregistratie Pakhuijs ■ Pakketzegels ■ Informatie receptie Pakhuijs Sla de documenten op in je map.

26

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 10.3 Bekijk Postregistratie Pakhuijs.

Maak acht postbakjes.

Zeven postbakjes zijn voor ingekomen post: ■ Axes Agency ■ Administratiekantoor De Klerk ■ Reclamebureau ID ■ Fake Records ■ Click-Shop ■ Uitgeverij ExpresZo ■ OIL-group Eén postbakje is voor de uitgaande post.

Opdracht 11 Vertrouwelijke post

De regels van ’t Pakhuijs zijn nog nieuw voor je. Daarom ga je eerst rustig bekijken hoe het daar gaat. Je hebt dan minder kans dat je een foutje maakt.

Lees de theorie Ingekomen post verwerken en Uitgaande post verwerken.

Opdracht 11.1 Welk poststuk open je wel en welk poststuk open je niet?

Wel / Niet openen

Wel / Niet openen

Wel / Niet openen

Wel / Niet openen

27

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 11.2 Hoe adresseer je een poststuk aan iemand persoonlijk?

Omcirkel het juiste antwoord. a Je zet VERTROUWELIJK op de envelop. b Je zet PERSOONLIJK voor de naam van de geadresseerde. c Je plakt een postzegel op de envelop.

Opdracht 11.3 Carola heeft met haar leidinggevende afgesproken dat zij alle post opent, dus ook de persoonlijke en vertrouwelijke post. Is het de bedoeling dat Carola dan de inhoud van een persoonlijk of vertrouwelijk poststuk leest? Wat denk jij?

Opdracht 12 Woordzoeker Je hebt even pauze en pakt het vakblad De Officemanager erbij. Daarin staat een woordzoeker. In de woordzoeker zijn dertien woorden verstopt. Ze hebben allemaal te maken met het verzorgen van de post.

Zoek de volgende dertien woorden in de woordzoeker. □ adresseren □ datumstempel □ franco □ frankeren □ intern □ kenmerk □ pakket □ porto □ postbus □ poststuk □ track □ vertrouwelijk □ vullen

28

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 13 Verwerk de ingekomen post

Het is vandaag vrijdagmiddag 14 mei 2021. Ah, eindelijk ... daar is de post! Snel ermee aan de slag.

Lees de theorie Ingekomen post verwerken.

Open Postregistratie Pakhuijs (dit document heb je al gedownload) en Ingekomen post Pakhuijs.

Gebruik de werkkaart Postregistratiesysteem 1 Ingekomen post registreren.

Opdracht 13.1 ■ Neem de ingekomen post voor je.

■ Ga in het postregistratiesysteem naar het tabblad Inkomend.

■ Verwerk het poststuk in het postregistratiesysteem.

■ Verwerk op dezelfde manier de andere poststukken.

Opdracht 13.2 Leg de poststukken in het juiste postvak.

Weet je niet op welke afdeling iemand werkt? Kijk dan in de telefoonlijst.

Hoe veel poststukken zitten er nu in de postvakjes? Vul bij elk postvakje het juiste aantal in.

■ Axes Agency

■

Administratiekantoor De Klerk

■

Reclamestudio ID

■

Fake Records

■

Click-Shop

■

Uitgeverij ExpresZo

■

OIL-group

Opdracht 14 Verwerk de uitgaande post

Het is nog steeds vrijdagmiddag 14 mei 2021. Er ligt inmiddels een aardig stapeltje in de postbak voor uitgaande post. Om half vijf moet alles klaar zijn, want dan wordt de post opgehaald. Je gaat snel aan het werk.

Lees de theorie Uitgaande post verwerken.

29

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Open Postregistratie Pakhuijs (werk verder in het document dat op je computer staat) en Uitgaande post Pakhuijs.

Gebruik de werkkaarten Postregistratiesysteem 2 Uitgaande post registreren en Brief verzendklaar maken.

Opdracht 14.1 ■ Neem de uitgaande post voor je.

■ Ga in het postregistratiesysteem naar het tabblad Uitgaand.

■ Verwerk het poststuk in het postregistratiesysteem.

■ Verwerk op dezelfde manier de andere poststukken.

Opdracht 14.2 Maak de poststukken verzendklaar.

Let op: één brief moet aangetekend verstuurd worden.

Wat is het Track & Trace-nummer van de aangetekende brief?

Track & Trace-nummer:

Bewaar de pakketzegel van het aangetekende stuk in je map.

Opdracht 15 Pakket ontvangen

Bij de ingekomen post zaten ook wat pakketjes. Wat moet je ook alweer daarmee?

Lees de theorie Pakket ontvangen.

Opdracht 15.1 Een koeriersbedrijf levert de post meteen persoonlijk af op het adres van de ontvanger. Dit gebeurt altijd franco. Wie betaalt de verzendkosten?

Omcirkel het juiste antwoord. a de leverancier b de ontvanger c het koeriersbedrijf

30

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 15.2 Bekijk het formulier. Wat is juist?

Omcirkel het juiste antwoord. a Het pakket wordt retour gestuurd. b Het pakket is afgeleverd bij de buren. c Het pakket wordt nogmaals aangeboden.

Opdracht 15.3 Je wilt een pakketje dat voor jou bestemd is ophalen bij het postkantoor. Waarom moet je dan je legitimatiebewijs meenemen?

Opdracht 16 Ontvang een pakket

Er staat iemand aan de balie. Hij draagt het uniform van een koeriersbedrijf. Hij heeft een spoedpakket bij zich.

Vraag aan je docent het inkomende postpakket.

Opdracht 16.1 ■ Open Informatie receptie ’t Pakhuis.

■ Zoek op wat je met dit pakket moet doen.

■ Zoek op voor wie het pakket bestemd is.

Opdracht 16.2 Wat heb je met het pakket gedaan?

Omcirkel het juiste antwoord. a b c d

Ik Ik Ik Ik

heb heb heb heb

het het het het

in de juiste postbak gelegd. geopend, geregistreerd en in de juiste postbak gelegd. in de juiste postbak gelegd en de geadresseerde gebeld. meteen naar de geadresseerde gebracht.

31

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 17 Maak een rapportage

Alle post is geregistreerd. Je maakt een rapportage van de ingekomen en uitgaande post van vandaag.

Open Postregistratie Pakhuijs. Werk verder in het document dat op je computer staat.

Gebruik de werkkaart Postregistratiesysteem 3 Rapportage maken.

Opdracht 17.1 ■ Ga terug naar het beginscherm van het postregistratiesysteem.

■ Maak een rapport van de ingevoerde poststukken.

■ Noem het rapport Rapportage Pakhuijs. Bewaar het document in je map.

Opdracht 18 Controleren en opruimen

Het is tijd om te controleren of je alle opdrachten hebt gemaakt.

Opdracht 18.1 ■ Controleer of je alle opdrachten hebt gemaakt.

■ Controleer of je de volgende resultaten hebt: ■ pakketzegel aangetekende brief ■ het bijgewerkte Postregistratie Pakhuijs ■ rapportage Pakhuijs ■ Maak de vergeten opdracht(en) alsnog.

■ Bewaar de resultaten in je map.

■ Ruim je werkplek op.

32

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Oriëntatie op het beroep (LOB) In het blok heb je geoefend met het verzorgen van de post in een organisatie. Post verzorgen is een onderdeel van officemanagement, maar het kan ook een taak zijn in een ander beroep. In dit blok ga je onderzoeken wat je al goed kunt en wat je nog wilt leren of doen.

Opdracht 19 Jouw superkracht!

Opdracht 19.1 Welke superkracht zou je willen hebben?

Hoe zou jij met deze superkracht jezelf helpen?

Hoe zou jij met deze superkracht anderen kunnen helpen?

Opdracht 19.2 Verander de superkracht van opdracht 19.1 in een ‘gewone’ eigenschap.

Bijvoorbeeld: superkracht = kunnen vliegen g eigenschap = snel.

Heb je die eigenschap al? Leg je antwoord uit met een voorbeeld.

33

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 19.3 Bekijk de volgende tabel met positieve eigenschappen. Zet een kruisje bij de eigenschappen die jij hebt.

Behendig

Avontuurlijk

Gul

Speels

Blij

Optimistisch

Enthousiast

Slim

Nieuwsgierig

Creatief

IJverig

Sportief

Behulpzaam

Gezellig

Bescheiden

Vrolijk

Snel

Rustig

Voorzichtig

Sociaal

Grappig

Serieus

Gehoorzaam

Spontaan

Sterk

Zelfstandig

Handig

Betrouwbaar

Lief

Netjes

Eerlijk

Precies

Zorgzaam

Opdracht 19.4 Zijn jouw eigenschappen handig bij het officemanagement? Leg uit waarom.

Bedenk nog een beroep waarbij jouw eigenschappen goed van pas komen. Leg uit waarom.

Opdracht 19.5 Deze opdracht doe je samen met een klasgenoot.

Laat je klasgenoot twee eigenschappen uit de lijst bij opdracht 19.4 kiezen die hij of zij bij jou vindt passen. Schrijf deze eigenschappen op.

■ ■

Waarom heeft jouw klasgenoot deze eigenschappen voor jou gekozen?

Ben jij het met je klasgenoot eens? Leg uit waarom wel of waarom niet.

Zijn deze eigenschappen handig voor het werk van een officemanager? Leg uit waarom.

34

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 20 Wat vind je belangrijk in je werk?

Opdracht 20.1 Waar ben je het liefst? Beschrijf die plek met zo veel mogelijk details.

Waarom is dat jouw favoriete plek?

Welke dingen van die plek zou je ook graag op je werkplek hebben? Leg uit waarom.

Opdracht 20.2 In dit blok worden twee bedrijven genoemd: groothandel Hands on Trends en bedrijvenpand ’t Pakhuijs.

Wat spreekt jou meer aan: werken als officemanager in een groothandel of in een bedrijvenpand?

Leg uit waarom.

Opdracht 20.3 Omcirkel wat het best bij je past.

1 Ik wil werken bij een grote / kleine organisatie.

2 Ik wil werken in een groot / klein team.

3 Ik wil werken in een mooi gebouw. / Het gebouw waarin ik werk, vind ik niet belangrijk.

4 Ik wil werken in de buurt van waar ik woon. / Ik vind het niet erg om te reizen voor mijn werk.

5 Ik wil een vaste werkplek (bureau) / een flexplek.

6 Ik wil collega’s met wie je wel / niet na werktijd afspreekt.

7 Ik wil wel / niet parttime kunnen werken.

8 Ik wil een baan met een vast / wisselend inkomen.

9 Ik wil werken bij een organisatie waar ik wel / niet mag meedenken over belangrijke beslissingen.

10 Ik wil werken bij een organisatie waar je wel / niet zelf mag bedenken hoe je je werk doet.

11 Ik wil een baan met afwisselend / veel hetzelfde werk.

Dit vind ik ook belangrijk in een baan: ■ ■

35

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Opdracht 20.4 Welke drie zinnen uit opdracht 20.3 gaan over wat jij belangrijk vindt in een toekomstige baan? Leg je antwoord uit.

Zin nummer

, omdat

Zin nummer

, omdat

Zin nummer

, omdat

Opdracht 20.5 De woorden in de tabel hebben te maken met de situatie op het werk. Wat vind jij belangrijk in jouw toekomstige baan? Kruis er drie aan.

Prettige werkomgeving

Respect

Resultaat zien

Rust

Samenwerken

Begeleiding

Interessant werk

Fijne baas

Ontspannen sfeer

Flexibiliteit

Enthousiaste collega’s

Duidelijke taken

Door kunnen groeien

Eigen werkplek

Afwisselend werk

Nuttig werk

Zelfstandigheid

Zekerheid

Veel geld verdienen

Uitdaging

Verantwoordelijkheid

Deadlines

Vrijheid

Veiligheid

Opdracht 20.6 Maak nu een top 5 van de belangrijkste punten voor een toekomstige werkplek. Kijk naar wat je hebt geantwoord bij opdracht 20.1 tot en met 20.5.

1 2 3 4 5 Opdracht 20.7 Kijk nog eens naar de top 5 uit opdracht 20.6.

Denk je dat je die punten kunt vinden in het werk van officemanager? Leg het uit.

Als secretarieel medewerker verzorg je de post. Bedenk twee andere beroepen waarin je post moet verzorgen. Je mag internet gebruiken.

36

Officemanagement Blok 1 Post verzorgen

Passen deze beroepen bij jouw top 5? Leg je antwoord uit.

Opdracht 21 Inspiratie van je klasgenoten Voor deze opdracht heb je de antwoorden uit opdracht 20 nodig.

Opdracht 21.1 Ga met een groepje van vier zitten.

Schrijf de namen van de drie klasgenoten op.

1 2 3 Bedenk wie er mag beginnen.

Vertel om de beurt welke top 5 je hebt gemaakt.

Leg uit waarom je de punten belangrijk vindt voor je werk.

Overleg samen welke top 5 het beste bij het beroep van officemanager zou passen.

Opdracht 21.2 Welke top 5 van je klasgenoten vind jij het leukst?

Schrijf de top 5 over: 1 2 3 4 5 Waarom heb je voor deze top 5 gekozen? Leg het uit.

Opdracht 21.3 Je hebt net geluisterd naar de top 5 van drie klasgenoten.

Zou je iets willen veranderen aan je eigen top 5? Leg uit waarom wel of niet.

Leg ook uit wat je zou willen veranderen.

37

OFFICEMANAGEMENT OFFICEMANAGEMENT Keuzedeel E&O Keuzedeel E&O 3/4 vmbo BB/KB/GL Naam Klas

Mixed Omslag Officemanagement vmbo BB-KB-GL.indd Alle pagina's

23/02/2022 10:20