FROM OUR EXPERTS

MEER WAARDE MINDER KOSTEN

Het begrip “waarde” is voor velen een containerbegrip. Wat wordt er verstaan onder waarde? En hoe kunnen organisaties meer waarde creëren in zekere maar ook onzekere tijden? Wij zien dat veel organisaties te maken hebben met onvoldoende inzicht in de inkoop van goederen of diensten. Vaak hebben zij weinig inzicht in de processen, knelpunten en mogelijke verbeteringen. Daarnaast is er vaak ook geen inzicht in het uitgavenpatroon en besparingspotentieel. Zonde, want juist door inzicht in de processen en uitgaven van de organisatie ontstaan kansen voor kostenbesparing, risicoreductie en waardevermeerdering.

Voor veel organisaties gaat inkopen gepaard met een focus op kosten. Dit is echter niet de geschikte aanpak voor maximale waardecreatie. Het meest goedkope product in de aanschafkosten is niet per definitie het meest goedkope product voor uw organisatie. Vaak zitten er verborgen kosten in bijvoorbeeld de levering of de kwaliteit waardoor uw organisatie later alsnog voor hoge kosten komt te staan. Door te focussen op waardecreatie wordt er verder gekeken dan alleen de aanschafprijs. Waardecreatie gaat over het optimaliseren van de gehele keten. Cruciaal hierbij is dat er integraal wordt gekeken naar de verschillende aspecten en dat suboptimalisatie wordt vermeden. In dit inzicht wordt duidelijk hoe procesverbeteringen in het inkoopproces integraal worden gerealiseerd door gebruik te maken van het Professional Procurement Model. Aanvullend wordt duidelijk hoe de Savings for Value methode wordt gebruikt om inkoopuitgaven inzichtelijk te maken. Tot slot worden de drie fasen van kostenbesparingen toegelicht.

Figuur 8 Het Professional Procurement Model

Procesverbeteringen in kaart brengen

Het Professional Procurement Model (PPM) bevat best practices voor het inrichten van de inkoopfunctie binnen organisaties. Het model bestaat uit inkoopbeleid en governance, het primaire inkoopproces en de onderliggende inkoopinfrastructuur. De verschillende onderdelen uit het primaire proces zijn als volgt: • Categoriemanagement richt zich op het opstellen en uitvoeren van een lange termijn sourcingsstrategie (zelf maken, uitbesteden, inhuren, samendoen) en kijkt 3-5 jaar vooruit.

Dit gebeurt per inkoopcategorie, waardoor beter kan worden ingespeeld op de specifieke kenmerken van de leveranciersmarkt voor die categorie. Doel van categoriemanagement is het maximaliseren van de toegevoegde waarde en het minimaliseren van risico, impact op mens en milieu en kosten. • Strategie tot contracteren richt zich op het opstellen van een tenderstrategie, het doen van marktverkenningen, het uitschrijven van tenders/aanbestedingen, het selecteren van de beste leverancier en het concretiseren van de aanpak en plannen om vervolgens de leverancier te kunnen contracteren. • Contract en leveranciersmanagement richt zich op het situationeel beheren en managen van (de prestaties van) contracten en leveranciers om zo te zorgen dat u maximale waarde krijgt voor uw geld gedurende de gehele levenscyclus van het contract c.q. de relatie met de leverancier. • Aanvraag tot betalen richt zich op het afroepen van goederen en diensten onder bestaande contracten, de ontvangst, kwaliteitscontrole/prestatieverklaring en vervolgens het afhandelen van facturen.

Iedere organisatie heeft processen om producten en diensten te bestellen en geleverd te krijgen. Meer professionele organisaties bestellen zoveel mogelijk onder contract en managen de contracten en leveranciers selectief. De meest volwassen inkooporganisaties voeren categoriemanagement uit en kijken samen met de business eigenaren meerdere jaren vooruit en op strategisch niveau naar datgene dat nodig is. Met het Professional Procurement Model worden allereerst de huidige processen in kaart gebracht en de knelpunten geïdentificeerd. Met behulp van procesverbeteringen worden besparingen gerealiseerd en risico’s gereduceerd. Door een optimale inrichting van de bovenstaande processen wordt meer waarde gecreëerd met minder kosten. Procesverbeteringen, risico reducties en besparingen worden gerealiseerd in lijn met het beleid en de strategie van de organisatie.

Inzichtelijk maken van de inkoopuitgaven

Met behulp van de Savings for Value methode maakt u inkoopuitgaven inzichtelijk, brengt u het besparingspotentieel in kaart en kunt u kostenbesparingen realiseren. De methode bestaat uit de volgende stappen:

• Spend- en contractanalyses: inzicht creëren in de spend door het analyseren van contracten en alle inkoopuitgaven van uw organisatie. • Benchmark: met benchmarking worden uw processen en kosten vergeleken met soortgelijke ondernemingen om de eigen processen te verbeteren en daarmee kostenbesparingen te realiseren. • Een overzicht van het besparingspotentieel: de inzichten uit de spend- en contractanalyses worden gebruikt om het besparingspotentieel vast te stellen. • Realisatie kostenbesparingen: samen met de betrokken stakeholders wordt de best passende strategie opgesteld voor het realiseren van de kostenbesparingen. Vervolgens worden de besparingen gerealiseerd aan de hand van een concreet actieplan. • Een rapportage dashboard: met een dashboard worden de concrete kostenbesparingen gemonitord en de voortgang bijgehouden.

Kostenbesparingen realiseren in drie fasen

Naast procesverbeteringen en het inzichtelijk maken van de inkoopuitgaven kan een organisatie ook meer waarde creëren met het realiseren van kostenbesparingen. Voor het realiseren van kostenbesparingen wordt gebruik gemaakt van drie besparingsfasen. Om te bepalen welke besparingen bij welke fasen horen is het zaak om de product / dienst complexiteit binnen de organisatie in kaart te brengen en het aanbod in de markt te bepalen. Dit wordt visueel weergegeven in figuur 9. De verschillende fasen van kostenbesparingen zijn als volgt:

• Fase 1 (1 tot 3 maanden): Dit betreffen homogene en eenvoudige producten en diensten binnen de organisatie. Er is sprake van een ruim aanbod in de markt. Binnen deze categorie kunnen relatief snel besparingen behaald worden. • Fase 2 (3 tot 5 maanden): Dit betreffen de meer risicovollere en geavanceerde producten en diensten binnen de organisatie. Er is enige variatie in eisen, met voldoende aanbod in de markt. • Fase 3 (> 5 maanden): In de laatste fase wordt er gefocust op de producten en diensten met de meeste complexiteit binnen de organisatie. Waarbij er specifieke eisen zijn en sprake is van een beperkt aanbod in de markt.

De drie fasen van kostenbesparingen worden opeenvolgend doorgelopen. Het gros van de producten / diensten bevindt zich in fase 1, hier valt over het algemeen het meeste te behalen vanwege het ruime aanbod in de markt en de generieke producten / diensten. Kostenbesparingen worden hier met name behaald door het aantal leveranciers te reduceren en de toegenomen onderhandelingsmacht te gebruiken voor scherpe prijsafspraken. In fase 2 wordt er gefocust op meer specifieke producten waarbij er nog wel voldoende aanbod is. Kosten worden in de fase bijvoorbeeld bespaard door contracten op te stellen met gerichte afspraken over kwaliteit of levertermijnen. Doel hiervan is het reduceren van transactiekosten. Fase 3 staat in het teken van bijzondere producten / diensten en een beperkt aanbod. Deze aanpak vereist de meeste tijd omdat er gesprekken met leveranciers worden gevoerd over procesoptimalisaties of de prijsopbouw van een product. Allen door nauw samen te werken met de leveranciers kunnen kosten worden bespaard in deze fase.

Product / dienst Complexiteit in de organisatie

Aanbod in de markt van producten / diensten

Figuur 9: Het realiseren van kostenbesparingen