RESEARCH

Leveranciers vroegtijdig betrekken bij ICT aanbestedingen binnen het publieke domein

Het inkopen van ICT is vaak een uitdaging door de snel veranderende markt en de vereiste specifieke expertise over bijvoorbeeld de ICT-architectuur. Om vraag en aanbod beter samen te brengen en zo een aanbesteding beter in de markt te zetten, biedt het vroegtijdig betrekken van leveranciers een oplossing. Supply Value heeft daarom in samenwerking met Universiteit Twente onderzoek gedaan naar het vroegtijdig betrekken van leveranciers bij ICT aanbestedingen binnen het publieke domein.

In het Supply Value inkooptrendsonderzoek van 2020 wordt duidelijk dat co-creatie en innovatie met leveranciers de nummer één trend is voor de komende vijf jaar. Inkoopprofessionals benadrukken hiermee dat het in de toekomst steeds belangrijker wordt om samen te werken met leveranciers. De ICT-branche kent daarnaast vele technologische ontwikkelingen met een snel veranderende markt. Dit wordt ook weergeven in het Supply Value IT trendsonderzoek van 2020 waarin duidelijk wordt dat de IT trends van 2019 en 2020 sterk van elkaar verschillen. Dit betekent dat de ICT sector mogelijk veel voordeel heeft bij het vroegtijdig betrekken van leveranciers. Supply Value heeft daarom in samenwerking met Universiteit Twente onderzoek gedaan naar het vroegtijdig betrekken van leveranciers bij ICT aanbestedingen.

In het onderzoek is data verzameld aan de hand van een vragenlijst gericht aan ICT inkopers met 152 respondenten tot gevolg. De ICT inkopers werden gevraagd naar hun ervaringen over het betrekken van leveranciers en de toegepaste aanbestedingsprocedures. Figuur 5 laat de aanbestedingsprocedures zien die door de ICT inkopers werden toegepast om de leveranciers te betrekken, meerdere procedures waren hierbij mogelijk. Uit figuur 5 wordt duidelijk dat een vorm van een marktconsultatie, bestaande uit een mondelinge, schriftelijke, gesloten en interactieve vorm, het vaakst wordt toegepast om leveranciers te betrekken. Bij 245 van de 336 (73%) toegepaste aanbeste-

dingsprocedures is namelijk een vorm van een marktconsultatie toegepast. Verder wordt duidelijk dat 22 keer (6,5%) geen enkele aanbestedingsprocedures werd toegepast om leveranciers te betrekken. Om vast te stellen wanneer leveranciers juist wel en juist niet worden betrokken, zoomen we in op de marktconsultatie en het niet toepassen van een aanbestedingsprocedure. Aan de hand van de verkregen data beantwoorden we drie vragen:

1. Waar worden leveranciers betrokken? 2. Wat zijn de voordelen van het betrekken van leveranciers? 3. Welke factoren zijn van invloed op het betrekken van leveranciers?

Om de vragen te beantwoorden maken we gebruik van beschrijvende statistiek en significante relaties.

Waar worden leveranciers betrokken?

Om te bepalen waar leveranciers worden betrokken is gekeken naar de publieke sectoren en de ICT categorieën waar de leveranciers werden betrokken. De publieke sectoren Figuur 6 laat zien bij welke publieke sectoren de ondervraagde ICT inkopers werkzaam waren. Hieruit blijkt dat de meeste respondenten werkzaam waren voor gemeenten (40x) en het rijk (27x). Om vast te stellen of bepaalde publieke sectoren significant meer of minder gebruik maken van een marktconsultatie hebben er statistische testen plaatsgevonden. De statistische resultaten laten zien dat gemeenschappelijke regelingen, universiteiten en waterschappen significant meer gebruik maakten van een marktconsultatie om leveranciers te betrekken.

ICT categorieën Figuur 7 geeft een overzicht met de ICT categorieën die werden ingekocht door de ICT inkopers. Hieruit blijkt dat ICT inkopers vooral standaardsoftware (84x), cloudoplossingen (72x) en hardware (54x) inkochten. Net zoals bij de publieke sectoren hebben ook hier statistische testen plaatsgevonden om te bepalen of bij bepaalde ICT categorieën significant meer of minder gebruik wordt gemaakt van een marktconsultatie. De statistische resultaten laten zien dat bij het inkopen van ICT personeel en cloudoplossingen significant meer gebruik wordt gemaakt van een marktconsultatie om leveranciers te betrekken.

Figuur 6: Respondenten actief in publieke sector Figuur 7: Ingekochte ICT categorie (meerdere antwoorden mogelijk)

Wat zijn de voordelen van het betrekken van leveranciers?

In het onderzoek is verder gekeken naar de voordelen van het betrekken van leveranciers voor de aanbestedende dienst oftewel de ICT inkoper. De voordelen voor aanbestedende dienst vertalen zich naar effectiviteit, efficiëntie en de kans dat leveranciers opnieuw worden betrokken in de pre-tender fase van een volgende vergelijkbare ICT aanbesteding.

Effectiviteit Effectiviteit gaat over het eindresultaat, dus of het betrekken van leveranciers heeft geresulteerd in een betere aanbesteding. Effectiviteit werd in het onderzoek gemeten als de totale kosten, de waarde en de kwaliteit van de aanbesteding. De resultaten van het onderzoek laten zien dat het toepassen van een marktconsultatie inderdaad leidt tot een betere ICT aanbesteding. Er is namelijk een positieve significante relatie tussen het toepassen van een marktconsultatie en effectiviteit. Daarnaast is er een significante negatieve relatie tussen het niet toepassen van een aanbestedingsprocedure en effectiviteit. Hiermee wordt duidelijk dat het noodzakelijk is om een aanbestedingsprocedure toe te passen om de voordelen van het betrekken van leveranciers te ervaren.

Efficiëntie Efficiëntie gaat over het procesverloop, dus of het aanbestedingsproces beter is verlopen door het betrekken van leveranciers. Efficiëntie werd in het onderzoek gemeten in de doorlooptijd, de kosten, en de complexiteit van het aanbestedingsproces. Voor efficiëntie is geen enkele significante relatie gevonden. Dit betekent dat het toepassen van een marktconsultatie niet leidt tot een efficiënter aanbestedingsproces, maar ook niet dat het proces minder efficiënt verloopt. Daarmee kan worden vastgesteld dat het toepassen van een marktconsultatie niet hoeft te leiden tot efficiëntieverlies in het aanbestedingsproces.

Opnieuw betrekken van leveranciers in de pre-tender fase Uit het onderzoek wordt duidelijk dat de kans gemiddeld 75% is dat leveranciers opnieuw worden betrokken na het uitvoeren van een marktconsultatie. Dit toont aan dat ICT inkopers over het algemeen tevreden zijn over het betrekken van leveranciers. Dit wordt verder onderbouwd met de significante resultaten. Deze laten namelijk zien dat de kans significant hoger is dat leveranciers opnieuw worden betrokken na het toepassen van een marktconsultatie. Dit toont aan dat ICT inkopers het succes van de marktconsultatie ervaren.

Welke factoren zijn van invloed op het betrekken van leveranciers

Tot slot is met dit onderzoek vastgesteld welke factoren van invloed zijn op het betrekken van leveranciers.

Omgevingsfactoren Voor de omgevingsfactoren geldt dat technologische onzekerheid een belangrijke drijver is voor het toepassen van een marktconsultatie. Dit betekent dat ICT inkopers leveranciers betrekken om inzicht te krijgen in de technologische ontwikkelingen van de ICT markt. Naast technologische onzekerheid is concurrerende-intensiteit ook een omgevingsfactor voor het betrekken van leveranciers. Wanneer de concurrerende intensiteit hoog is, dus wanneer er bijvoorbeeld veel nieuwe toetreders op de markt zijn, kiezen ICT inkopers ervoor om een marktconsultatie toe te passen. Hiermee kan worden ingespeeld op de (nieuwe) partijen binnen de ICT markt.

De relatie met de leveranciers De resultaten van het onderzoek laten zien dat in 92% van de gevallen leveranciers worden betrokken waar de aanbestedende dienst al ervaring mee heeft opgedaan. Ook statistische testen laten zien dat ICT inkopers vaker leveranciers betrekken waar ze eerdere ervaringen mee hebben. Daarentegen worden leveranciers waar ICT inkopers geen ervaring mee hebben minder snel betrokken. Hieruit blijkt dat ICT inkopers dus een duidelijke voorkeur hebben om leveranciers te betrekken waar ze al bekend mee zijn.

De Kraljic matrix Verder is vastgesteld of beide assen van de Kraljic matrix, dus leveringsrisico en financieel risico, van invloed zijn op het betrekken van leveranciers. De resultaten laten zien dat leveringsrisico een belangrijke drijver is voor het toepassen van een marktconsultatie. Wanneer weinig partijen de beoogde aankoop kunnen leveren kiezen ICT inkopers er dus voor om een marktconsultatie toe te passen. Verder is het opvallend dat er geen significante relaties zijn gevonden tussen financieel risico en het toepassen van een marktconsultatie. Daarmee lijkt het erop dat de omvang in de opdracht, uitgedrukt in geld, geen invloed heeft op het betrekken van leveranciers.

Aanbevelingen Op basis van het uitgevoerde onderzoek doen wij de volgende aanbevelingen:

• Maak bij het publiek inkopen van ICT gebruik van een marktconsultatie omdat dit leidt tot een betere aanbesteding. Doe dit in ieder geval bij het inkopen van cloudoplossingen en het inhuren van ICT personeel. Doe dit in situaties waarbij er weinig inzicht is in technologische ontwikkelingen en de partijen op de ICT markt. Betrek in ieder geval leveranciers waar al ervaring mee is opgedaan en doe dit sowieso voor aankopen met een hoog leveringsrisico. • Kies bij voorkeur voor een interactieve marktconsultatie omdat dit leidt tot de meeste effectiviteit zonder dat dit ten nadele gaat van de efficiëntie in het aanbestedingsproces. • Het niet toepassen van een aanbestedingsprocedure leidt tot geen enkel voordeel, zelfs niet op het gebied van efficiëntie. Maak daarom naast de marktconsultatie ook gebruik van andere vormen om de markt te betrekken.

Dit artikel is geschreven op basis van de whitepaper ‘leveranciers vroegtijdig betrekken bij ICT aanbestedingen binnen het publieke domein’. Een volledige uitwerking is beschikbaar op onze website.