5 minute read
FROM OUR EXPERTS
LEAN MANAGEMENT
VOOR EFFICIËNTERE EN EFFECTIEVERE PROCESSEN IN DE ZORG.
Advertisement
De druk op zorgmedewerkers is hoger dan ooit: de piek als gevolg van COVID-19 bovenop de al structureel toenemende vraag aan zorg maakt pijnlijk duidelijk dat er een dringend tekort is aan zorgverleners. Wat kan er gedaan worden om deze druk (deels) te verlagen? Daarbij wordt ook de hoge administratieve belasting van zorgverleners genoemd als een knelpunt en de alsmaar oplopende kosten binnen zorginstellingen. Hoe kunnen we deze administratieve lasten en oplopende kosten verlagen? Het inzetten van lean management, waarbij continu verbeteren centraal staat, kan het antwoord zijn op de genoemde vragen. In dit inzicht nemen we u kort mee in wat lean management is en hoe dit concept kan worden toegepast in de zorg.
Lean management wat is het?
Lean management richt zich op het creëren van een zo hoog mogelijke waarde voor de klant, tegen zo weinig mogelijk verspilling in het proces, oftewel: zo efficiënt en effectief mogelijk werken en waar mogelijk besparingen realiseren. Dankzij het gebruik van lean management worden de processen in een organisatie continu verbeterd. Dit begint bij het aankaarten van het probleem en het herkennen van het bijbehorende proces. Aan de hand van een waardestroom analyse worden alle stappen van het proces in kaart gebracht en worden eventuele verspillingen en niet-waarde-toevoegende activiteiten visueel weergegeven en gekwantificeerd. Door het proces zo onder de loep te nemen en ‘overbodige’ stappen te elimineren, wordt het proces efficiënter en effectiever ingericht.
Het inzetten van lean management in de zorg
In de zorg kan het inzetten van lean management processen efficiënter en effectiever maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verbeteren van patiënt- en cliënttevredenheid, het optimaliseren van planningen en het optimaliseren van de verhouding primaire taken en secundaire taken van zorgverleners. Zo is een vaak gehoorde ‘klacht’ van de zorgverleners dat zij veel tijd besteden aan secundaire werkzaamheden, zoals het invullen van patiënten- of cliëntendossiers, het opstellen van rapportages en overleg of overdracht. De tijd die hieraan besteed wordt, gaat ten koste van de primaire taak, namelijk het verlenen van zorg. Door hier lean management in te zetten en zo het proces te analyseren, kan gekeken worden of hier sprake is van een ‘verspilling’ en kan deze worden weggenomen. Hoe ziet bijvoorbeeld het hele proces van het verplegen van een patiënt eruit? Zijn er stappen in dit proces die een verpleegkundige uitvoert die geen directe toegevoegde waarde hebben? Zijn er stappen die op een andere manier ingericht kunnen worden, bijvoorbeeld door deze te verplaatsen naar een medewerker voor wie deze werkzaamheden meer een primaire taak zijn dan voor de verpleegkundige? Door op deze manier naar alle processen te kijken en eventuele overbodige stappen te elimineren, verloopt het proces efficiënter en effectiever, waardoor het totale proces meer waarde toevoegt voor zowel de patiënt als de zorgmedewerkers en de zorginstelling. Een resultaat van een procesverbetering zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat er minder tijd wordt besteed aan de administratieve lasten en meer tijd overblijft voor het verlenen van zorg, waardoor meer patiënten kunnen worden behandeld en ook wachtlijsten af zullen nemen.
Door toepassing van het lean gedachtegoed worden suggesties voor verbeteringen niet alleen aangedragen vanuit bestuurlijk niveau, maar is het juist de bedoeling dat alle medewerkers meedenken en hun ideeën voor verbetermogelijkheden aandragen, van de baliemedewerker bij ontvangst tot en met de behandelend specialist en de verzorging. Door mensen zelf verbeterpunten aan te laten dragen voor hun eigen werkzaamheden krijgen zij de mogelijkheid om hun eigen werkzaamheden te verbeteren, wat hen zal motiveren om zich hiervoor in te zetten.
Resultaten van lean management
Om het gebruik van lean management te blijven stimuleren is het van belang om de resultaten inzichtelijk te maken. Vaak hebben organisaties de neiging om de resultaten van lean management alleen uit te drukken in financiële opbrengsten. Hoewel de financiële opbrengsten belangrijk zijn, vertellen ze niet het hele verhaal. Het gaat namelijk ook om het perspectief van bijvoorbeeld de patiënt en de zorgverlener: wat zien zij van de resultaten door de inzet van lean management?
Onderzoek naar het ontwikkelen van een methode om de lean management prestaties te meten in opdracht van een klant heeft een set van perspectieven en gerelateerde indicatoren opgeleverd die uw organisatie houvast kunnen bieden in het meten van de prestatie van een lean-traject. De set van perspectieven en gerelateerde indicatoren wordt in de tabel weergegeven. De perspectieven zijn gebaseerd op de Balanced ScoreCard en specifiek gemaakt voor toepassing binnen een lean omgeving.
Het eerste dat opvalt aan de tabel is dat het continu verbeteren perspectief verticaal is weergegeven, in plaats van horizontaal zoals de andere perspectieven. De reden hiervoor is dat continu verbeteren een zodanig cruciaal onderdeel is van lean management, dat er constant gestreefd moet worden naar een verbetering van de scores op alle indicatoren in de perspectieven.
De resultaten in het patiënt-, arts- en proces-perspectief moeten ook worden gemeten om adequaat te kunnen weergeven wat lean management concreet oplevert voor een organisatie. Te veel nadruk op alleen het financiële plaatje, kan bijvoorbeeld ten kosten gaan van de werknemers, die vaak een drijvende kracht zijn in de financiële prestaties van een organisatie en met ideeën kunnen komen voor kostenbesparingen. Kijk bijvoorbeeld naar hoe de patiënten hun bezoek aan de organisatie beoordelen, de gemiddelde doorloop- en wachttijd en de betrokkenheid van medewerkers. Kortom, om te voorkomen dat uw organisatie in een negatieve vicieuze cirkel komt, is het belangrijk om gebalanceerd te presteren!
Werknemer-perspectief
Proces-perspectief
% klanten dat uw organisatie aanbeveelt aan andere klanten
Mate van servicekwaliteit
Mate van werknemersbetrokkenheid
Mate van algemene kennis Lean % Arbeidsverzuim
