HiX één jaar na livegang

Precies een jaar geleden, vrijdag 6 oktober 2017, zijn de vier ziekenhuizen binnen de Coöperatie Zorg op Zuid (Maasstad Ziekenhuis, Het Van Weel-Bethesda Ziekenhuis, Ikazia Ziekenhuis en Spijkenisse Medisch Centrum) overgestapt naar HiX, het elektronisch patiëntendossier van ChipSoft. Hoe staan we ervoor een jaar na livegang? Iris Verberk, internist en chief medical information officer en Jacobine Schwab, projectmanager HiX nazorg & optimalisatie vertellen ons er meer over.

“HiX draait op volle toeren”, vertelt Iris Verberk. “Er is veel werk verricht sinds de livegang op het gebied van autorisaties en inrichting om het werken in HiX te verbeteren. Na livegang heeft leverancier ChipSoft nog drie maanden nazorg verleend. Daarmee zijn de eerste grootste zaken aangepakt. Maar ook daarna bleek tijdens het gebruik dat de inrichting niet altijd goed aansloot bij de praktijk. Zo zijn er bijvoorbeeld aanpassingen gedaan op het gebied van de rechten van de gespecialiseerd verpleegkundigen. Ook de verslaglegging op de SEH en het observatorium is verbeterd. JCI heeft ons de kans gegeven om zaken weer strak te trekken die in HiX anders werken dan in EZIS of om met prioriteit zaken door te voeren. Neem bijvoorbeeld de behandelrestricties. De registratie in HiX werkt hiervan anders dan in EZIS, terwijl je in

EZIS alleen een beperking kon vastleggen kun je in HiX ook vastleggen dat iemand een volledig beleid heeft. Hierdoor is meer informatie inzichtelijk. Recent is ook het verpleegkundig dashboard live gegaan waarbij gemonitord wordt welke belangrijke verpleegkundige registraties ontbreken bij patiënten, waardoor de teamleiders hier actief op kunnen sturen en we onszelf verder kunnen verbeteren.”

Eenduidige registratie bespaart tijd Acties die ervoor zorgen dat de HiX gebruiker eenduidig registreert in het EPD staan bovenaan de agenda van de projectgroep HiX nazorg & optimalisatie. Jacobine Schwab: “Er waren veel positieve reacties op de rol van de HiX ambassadeurs voor livegang. Deze rol is nu geformaliseerd en maakt daarmee structureel onderdeel uit van elk team. De HiX ambassadeur is hét aanspreekpunt voor HiX vragen binnen zijn team en wordt ondersteund vanuit het project met diverse tools waaronder de ‘Eenduidig werken-sessies’. Door met elkaar afspraken te maken om ziekenhuisbreed op dezelfde wijze te registreren in HiX bespaar je tijd. Dat is vooral praktisch voor verpleegkundigen die op verschillende afdelingen werkzaam zijn.” “De tevredenheid over het EPD hangt samen met de hoeveelheid tijd die HiX gebruikers daarin willen investeren”, gaat Iris Verberk verder. “Als jij je standaardteksten in je sjabloon of orderpakketten goed inricht, dan kost dat even tijd maar uiteindelijk levert dit veel tijd op. Daar kunnen wij nog wel winst behalen.“

Mandy Hazebroek, gespecialiseerd verpleegkundige kindergeneeskunde, deelnemer gebruikersgroep verpleegkundig dossier HiX Mandy Hazebroek, neonatologie highcare verpleegkundige, a.i. CNIO (Chief Nursing Information Officer), deelnemer landelijke gebruikersgroep verpleegkundig dossier en HiX ambassadeur: “De ‘Eenduidig werken sessie’ is leerzaam. Deze praktische kennis deel ik uiteraard direct met mijn collega’s. Wij werken met een rode map die gebaseerd is op de HiX hulpkaarten. Door samen de werkprocessen onder de loep te nemen, bekijken we hoe we deze nog efficiënter kunnen laten verlopen. Ons team heeft hiervoor ook een vervolgsessie ingepland. Verder komt HiX wekelijks aan bod in de weekmail van onze afdeling. Daarin deel ik belangrijk HiX nieuws met de collega’s. Ook hebben wij als team de afspraak dat wij elkaar aanspreken als we zien dat zaken niet volgens afspraak worden uitgevoerd.”

Start pilot samenvoegen patiëntendossiers Sinds de overstap naar HiX werken de vier zelfstandige ziekenhuizen ook met één database en één beheerorganisatie. Met toestemming van een groep patiënten wordt eind dit jaar gestart met een pilot waarbij hun gegevens beschikbaar zijn voor alle samenwerkende behandelaren ongeacht de ziekenhuislocatie. Dit levert belangrijke voordelen op voor deze patiënten. Zo hoeven zij niet elke keer dezelfde vragen te beantwoorden over persoonsgegevens, medicatie of allergieën. Ook onderzoeken zoals bloedonderzoek of echo’s hoeven maar in één ziekenhuis uitgevoerd te worden. Het samenvoegen van dossiers wordt stapsgewijs ingevoerd omdat het koppelen van de deelsystemen (bijvoorbeeld laboratorium) een tijdrovende klus is voor elk ziekenhuis. Aan de hand van de resultaten van deze pilot neemt het bestuur van de Coöperatie Zorg op Zuid de beslissing of het samenvoegen van dossiers wordt uitgebreid.