Control de gastos, también suma a la sostenibilidad

Por Angel Hernández Murillo

El mercado de las soluciones administrativas mediante software de última generación, se presenta como una de las respuestas inmediatas para que las organizaciones, de todos los sectores y tamaños, puedan agilizar procesos y con ello reducir su huella de carbono al ahorrar en papel, largos traslados y energía en las oficinas.

Ángel Morfín, director general de SAP Concur en México, platica que la firma a la que representa ofrece a sus usuarios una app con la cual la operación del día a día, como por ejemplo, un viaje, puede tener una mejor respuesta tanto en su planeación como en su control de gastos. Y es que además de presentar las mejores opciones para proceder, registra cada uno de los movimientos que el usuario necesita para conocer bajo qué políticas o criterios de la empresa puede actuar durante su viaje.

“Cada que se capturan los gastos, toda la información se va guardando y al final se puedo ver un corte mensual de cuánto se invirtió en ese viaje o en los últimos seis meses con respecto al año pasado. Se pueden medir tendencias e incluso, quién está gastando más, o detectar patrones de comportamiento, buenos y malos, por ejemplo”.

Las empresas contemporáneas tiene dos problemas básicos: revisar con precisión sus egresos monetarios por parte de sus colaboradores y hoy, más que nunca, eficientar sus operaciones atendiendo temas de sostenibilidad

A diferencia de otras soluciones en el mercado, la de SAP Concur brinda el apoyo de un consultor que se reúne con los clientes trimestralmente. En esas sesiones, el consultor, que es un profesional en el manejo de gastos, revelan en qué actividades está destinando más la empresa; sugiere qué políticas es conveniente modificar o en su caso, alerta sobre focos rojos. De esta manera y en todo momento, el usuario puede medir las mejoras de la operación manera continua.

El entrevistado comenta que las soluciones tecnológicas, como esta, abonan a la sostenibilidad cuando las políticas de la empresa se asocian con tendencias del tipo. Por ejemplo, la app de SAP Concur, al momento de su uso, reconoce los lineamientos o parámetros de la organización para adquirir boletos de avión que se apegan, por ejemplo, al presupuesto establecido.

“Podría, incluso, ver el tipo de avión que hará el vuelo, cuál es su huella de carbono; ahí es en donde se empieza a abonar a temas como la gobernanza, el cuidado del medioambiente si para ello, antes se establece el uso de transporte no contaminante, el hospedaje en un hotel que sea verde y el uso de herramientas u objetos no contaminantes”.

Otra de las acciones que contribuyen a esta tendencia del cuidado del medioambiente, es que con el uso de la app, las personas dejan de utilizar papel, llenar formatos y cargar demás documentos porque todo se hace a través de un dispositivo móvil. Incluso, el control de facturas, con una foto, es suficiente para que el sistema la registre y guarde de forma inteligente cada docuemento.

“Cómo sabemos, el tema de la sostenibilidad tiene que ver con objetivos estratégicos y para saber si se están tomando medidas que en realidad abonen, deben ser medibles, porque si no, es muy difícil implementar iniciativas dentro de una organización que en efecto cumplan con la sostenibilidad”.

Ángel Morfín, comenta que los resultados que se obtienen del uso de herramientas tecnológicas, ayudan para que los involucrados en los ingresos/egresos desde la organización, tomen mejores decisiones hacia el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sustentable. Por ejemplo, para tener una mejor logística en cuestión de distribución, de inte- gración de los productos o servicios a los que una empresa se dedica y agilice sus procesos y tiempos de respuesta.

Es un servicio en la nube, tecnología para el control del gasto originados por los empleados o cualquier otro gasto asociado a la operación. Busca, además de ahorros para las empresas, concientizar sobre qué tanta huella de carbono dejan actividades como la de tener un viaje y ofrecer soluciones fáciles de aplicar para un mejor control o adecuación en la logística.

“En SAP Concur más que productos, ofrecemos módulos con diferentes funcionalidades. Expense, tiene que ver con el control de gastos. Travel, relacionado con viajes y el control de los mismos y otro al que llamamos Invoice, que automatiza las cuentas por pagar. Todos permiten monitorear la operación tanto del gasto del empleado como de la empresa, lo que están haciendo e incluso, tener parámetros de control hacia la reducción de la huella de carbono. Hay otros servicios incluidos dentro de lo que es nuestro software as a service, pero en esencia parten de estos principales”.

Ángel Morfín, asegura que estas soluciones han sido desarrolladas para cualquier tipo de empresa, de cualquier sector y cualquier tamaño, por lo que cuentan con, desde grandes corporativos a nivel global, a empresas locales Pymes. Esto porque se trata de una solución en la nube.

“Antes, cuando hablábamos de tecnología, las empresas tenía que comprar un software e instalarlo en un servidor para operarlo. Hoy, lo único que se necesita es bajar la aplicación o tener un acceso a través de internet y con eso ya se pueda interactuar con el aplicativo”.

A su decir, eso hace que los procesos sean más eficientes porque las personas dedican su tiempo a tareas clave y no a una gestión administrativa que consume distintos recursos. En otras palabras, Morfín afirma que con los módulos de SAP Concur, las empresas ya no tienen que preocuparse por el control de gastos porque lo embebe la misma aplicación.

“Además de que es intuitiva; hay cosas que ya ni siquiera se deben capturar porque la controla Machine Learning. Todo lo digitaliza y eso hace que la experiencia del usuario sea única, sencilla y conveniente”, concluye.

Por Víctor Pagaza Malero Director general de a3P Imperllanta