9789147103355

datorredovisning Visma administration

Per Simonsson

Omslag 4710335.indd 1

2011-03-03 08.15

ISBN 978-91-47-10335-5 © 1999 Per Simonsson och Liber AB Redaktion Helene Carlsson, Liber, och Lena von Sydow, Textbolaget i Stockholm HB grafisk form Nette Lövgren bildRedaktör Nadia Boutani Werner omslagsfoto David Lees/Iconica/Getty Images Produktion Jürgen Borchert

2011 Fjärde upplagan 1 Repro Resultat, Tryck Kina

Grafisk Form & Produktion, Stockholm

2011

Bildförteckning

6 (1) 6 (2)

7 26 31 (1) 31 (2) 40 50 55 57 58

McPhotos/Age Fotostock/IBL Bildbyrå IPN/NordicPhotos Martin Muránsky/Panther Media/IBL Bildbyrå Tina Miguel/Tiofoto/NordicPhotos Liber PhotoAlto/NordicPhotos MarkaMedicina/NordicPhotos Jonathan Kirn/The Image Bank/Getty Images Ron Chapple/Age Fotostock/IBL Bildbyrå Ben Welsh/Age Fotostock/IBL Bildbyrå Andres Rodriguez/Panther Media/IBL Bildbyrå

Kopieringsförbud

Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner/universitet.

Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/ rättsinnehavare.

Liber AB, 113 98 Stockholm Tfn 08-690 92 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 E-post: kundservice.liber@liber.se

Inlaga Datorredovisning.indd 2

2011-03-03 08.37

3

Förord Detta utbildningsmaterial har två syften. Det första är att ge övning i löpande bokföring, genom att du övar på vanligt förekommande affärs­ händelser. Den löpande bokföringen mynnar ut i ett bokslut som väl speglar verkligheten. Som med all kurslitteratur gäller det att sovra.

Det går bra att sluta övningen efter till exempel december månads momsredovisning eller att välja bara några av bokslutsposterna.

Det andra syftet är att visa hur praktisk datorbokföring går till. Få företag bokför idag manuellt. Det är viktigt att du får kunskap om hur ett bokföringsprogram fungerar och vilka möjligheter datorbokföring ger. Övningen är tänkt att användas i bland annat kurser i företagseko­ nomi och redovisning inom ramen för gymnasieskolan/komvux och KY. Den är dock helt självinstruerande och kan med lika gott resultat användas vid självstudier, företagsintern utbildning eller annan vuxenutbildning.

Denna upplaga är uppdaterad och stöder Visma Administration, versionerna 200, 500, 1000 och 2000. Övningen har utökats med en genomgång av konteringsmallar. Som läsare får du nu kunskap om både konteringsmallar och automatkontering och kan själv avgöra vilket arbetssätt som passar just dig bäst.

Allmänna tips Beräknad tidsåtgång för övningen är cirka fem timmar. Materialet kan även användas av den som inte alls har sysslat med datorbokföring tidigare. Eftersom det är självinstruerande är det bara att följa anvis­ ningarna i boken. När du har arbetat klart med praktikfallet Hälsohu­ set AB kommer bokföringen att gå som en dans ...

Inlaga Datorredovisning.indd 3

2011-03-03 08.37

4 | Förord

Om du är lärare och använder övningen i din undervisning är det bra att koncentrera genomgångarna till avsnitten nedan: • Lägga upp företag • Lägga upp konton • Lägga upp automatfördelningar • Lägga upp konteringsmallar • Registrera verifikationer • Att rätta verifikationer • Skapa momsrapport I början kan det vara lite svårt att hitta i menyerna. Ett tips är att välja Arbeta med/Bokföring. I denna meny finns allt som har med själva bokföringen att göra. I Arkiv/Företagsunderhåll finns valet Bokföring, där bland annat automatkonteringar läggs upp. Register-menyn används inte alls i övningen. Det är lätt att glömma att ändra verifika­ tionsdatum vid registrering av en ny verifikation, men för övningen spelar det ingen roll så länge det är rätt månad.

Tänk på att innehållet i utskriftsmenyn varierar beroende på vilket fönster som är öppet. Enklast är att befinna sig i Arbeta med/Bokfö­ ring/Verifikationer för att få fram rätt utskriftsmeny. Ta en säkerhets­ kopia när du slutar. Det är inte roligt att behöva börja om från början.

För att vara ytterligare på den säkra sidan kan säkerhetskopian sparas på en annan dator.

Inlaga Datorredovisning.indd 4

2011-03-03 08.37

Innehåll

Del 1 Skapa företag

Del 3 Bokslut och årsavslut

Allmän information 7 Lägga in säkerhetskopia 7 Hälsohuset AB 7 Lägga upp företag 8 Lägga upp konton 12 Lägga in ingående balanser 15 Säkerhetskopiera 17 Lägga in resultatbudget 18 Lägga upp automatfördelningar 21 Lägga in automatfördelningar på konton 24

Vad innebär bokslut? 51 Bokslutsposter 53 Omföring av resultat 55 Skapa ett nytt år 56 Välja bokföringsår 56 Låsa år 56 Ta fram definitiv balans- och resultatrapport 57

Del 2 Löpande bokföring Registrera verifikationer 27 Att rätta en verifikation 32 November månad 34 Automatfördelning för löner 38 Skriva ut rapporter 41 Verifikationslista 41 Momsredovisning 42 Skapa momsrapport 42 Resultatrapport 44 Konteringsmallar 45 December månad 47

Inlaga Datorredovisning.indd 5

Del 4 Facit Verifikationslista 59 Momsrapport november 63 Resultatrapport november 66 Balansrapport november 67 Momsrapport december 68 Resultatrapport december 71 Balansrapport december 72 Resultatrapport nov–dec före bokslut 73 Balansrapport nov–dec före bokslut 74 Resultatrapport nov–dec efter bokslut 75 Balansrapport nov–dec efter bokslut 76 Konteringsmallar 77

2011-03-03 08.37

1 Inlaga Datorredovisning.indd 6

skapa fรถretag

2011-03-03 08.38

Allmän information | 7

allmän information

1

Lägga in säkerhetskopia Om Hälsohuset AB redan finns på datorn: 1. Arkiv/Säkerhetskopiering/Återkopiera från säkerhetskopia.

2. Välj företag.

3. Välj OK. 4. Om du får frågan Omsortera samtliga register?, gör det.

Om du vill installera företaget på annan dator: 1. Arkiv/Säkerhetskopiering/Installera från säkerhetskopia 2. Se punkt 2, 3 och 4 ovan.

Hälsohuset aB Hälsohuset AB bedriver träningsverksamhet med inriktning på gym, spinning och yoga. Intäkterna kommer från försäljning av träningskort med varierande gällandetid (1–12 månader). De största kostnaderna är hyra och löner till två instruktörer. Du ska nu sköta bokföringen för november och december. Du ska alltid ange innevarande år som datum.

Inlaga Datorredovisning.indd 7

2011-03-03 08.38

8 | Lägga upp företag

lägga upp företag • Klicka på Avbryt om dialogrutan Val av företag visas.

• Välj Arkiv/Företagsunderhåll/Nytt företag.

Inlaga Datorredovisning.indd 8

2011-03-03 08.38

Lägga upp företag | 9

• I dialogrutan Nytt företag skriver du in sökvägen C:\HH + ditt förnamn (\ = AltGr + ?). I denna katalog sparas uppgifterna om det företag du lägger upp. Du måste sitta vid samma dator vid nästa pass. Om du sitter i nätverk och har en egen hemkatalog, välj då den enheten. Du kan då ta fram företaget på samtliga nätverksanslutna datorer.

1

• Välj OK. • Fyll i dialogrutan Skapa nytt år 201X­01­01 till 201X­12­31 (201X = innevarande år). Välj senaste BAS201X som kontoplanstyp.

• Välj Nästa.

I dialogrutan nedan väljer du vilken kontoplan företaget ska använda.

Olika företagsformer kräver olika slags kontoplaner. Hälsohuset är ett aktiebolag. Det finns en kontoplan för aktiebolag. Den är dock mycket omfattande och verksamheten behöver inte så många konton.

Inlaga Datorredovisning.indd 9

2011-03-03 08.38

10 | Lägga upp företag

Du väljer istället att skapa din egen kontoplan genom att efter hand lägga upp de konton som behövs.

• Markera Egen Kontoplan och klicka på Nästa.

Kontrollera ditt val mot bilden nedan (året ska vara det innevarande).

Stämmer inte bilden väljer du Föregående och gör ändringar (enheten C:\ kan vara en annan beroende på var programmet är installerat).

• Välj Slutför.

• Välj Fortsätt i kommande dialogruta.

Inlaga Datorredovisning.indd 10

2011-03-03 08.38

Lägga upp företag | 11

Lite senare kommer du att lägga upp de konton som verksamheten kräver.

1

• I dialogrutan Inställningar nedan behöver du bara skriva in namnet på företaget. Det räcker i denna övning.

• Stäng Inställningar.

I skärmens högra nedre hörn visas nu företagets namn samt aktuellt bokföringsår.

Inlaga Datorredovisning.indd 11

2011-03-03 08.38

12 | Lägga upp konton

lägga upp konton Du valde att inte använda den förvalda kontoplanen för aktiebolag.

Det finns nu inga konton i kontoplanen. Du måste själv lägga upp de konton som behövs.

Du ska nu lägga upp konto 1910 Kassa.

• Välj Arbeta med/Bokföring/Kontoplan eller denna knapp verktygsfältet.

i

Som du ser är kontoplanen tom.

• Klicka på knappen Ny i verktygsfältet • Fyll i Kontonr och Benämning.

.

• Lägg på samma sätt som ovan upp nedanstående konton. Till de konton som påverkar företagets momsredovisning måste du även ta fram en momsrapportkod. Detta för att momsrapporten ska bli rätt.

Inlaga Datorredovisning.indd 12

2011-03-03 08.38

Lägga upp konton | 13

Börja varje kontouppläggning med att klicka på knappen Ny (eller Ctrl + n på tangentbordet samtidigt). Med tabb- eller enter-tangenten växlar du från fältet Kontonr till Beskrivning. Det ser ut som många konton, men det går fort!

Inlaga Datorredovisning.indd 13

Kontonr

Beskrivning

1220

Inventarier

1510

Kundfordringar

1920

Plusgiro

1930

Checkräkning

2081

Aktiekapital

2330

Checkräkningskredit

2350

Banklån

2440

Leverantörsskulder

2610

Utgående moms

12

2640

Ingående moms

48

2650

Redovisning moms (moms att betala eller få tillbaka)

49 (den sista i listan)

3010

Intäkter gym

05 6 %

3011

Intäkter spinning

05 6 %

3012

Intäkter yoga

05 6 %

3740

Öresavrundning

Öresavrundning

5010

Lokalhyra

5060

Städning

5090

El

5910

Reklam

6110

Kontorsmaterial

6210

Leasing spinningcyklar

8400

Räntekostnader

1

Momskod

2011-03-03 08.38

14 | Lägga upp konton

När du är klar ser bilden Kontoplan ut som nedan.

• Stäng fönstret Kontoplan.

i visma administration sparas allt du gör automatiskt.

Det finns ingen speciell ”spara-funktion”. Det enda du behöver spara är en säkerhetskopia på ditt företag.

Inlaga Datorredovisning.indd 14

2011-03-03 08.39

Lägga in ingående balanser | 15

lägga in ingående balanser

1

Innan du börjar med kontering av affärshändelserna måste du lägga in ingående balanser. Du börjar med inventarierna.

• Välj Arbeta med Bokföring/Ingående balans.

• Markera med musen kolumnen Företaget totalt 1220 Inventarier och skriv 400 000.

• Tryck enter.

• Lägg in ingående balans för resterande konton i tabellen nedan.

Inlaga Datorredovisning.indd 15

2011-03-03 08.39

16 | Lägga in ingående balanser

När du lägger in ingående balans på ett kreditkonto måste du skriva ett minustecken före siffrorna. ingående balans

Belopp

1910

Kassa

2 000

1920

Plusgiro

2081

Aktiekapital

– 100 000

2330

Checkräkningskredit

– 100 000

2350

Banklån

– 300 000

98 000

Bilden ska nu se ut som nedan.

Längst ner vid Summa ska det nu stå 0.00.

Debet och kredit är lika stora om ingående balanserna är rätt inlagda.

• Stäng fönstret.

Inlaga Datorredovisning.indd 16

2011-03-03 08.39

Säkerhetskopiera | 17

säkerhetskopiera

1

Nedan beskrivs hur du tar en säkerhetskopia på ditt företag. Det är bra att göra det efter varje arbetspass. Om du sitter i ett nätverk kan det vara idé att lägga kopian på en annan disk.

Om du senare blir tvungen att använda säkerhetskopian förlorar du alla uppgifter som lagts in efter det att du tog kopian. Lägger du in november månads säkerhetskopia i mitten av december förlorar du alltså all information för december. Denna månads uppgifter måste då läggas in på nytt. Därför bör du kontinuerligt säkerhetskopiera ett visst eller alla företag i Visma Administration.

• Välj Arkiv/Säkerhetskopiering/Aktivt företag (acceptera att stänga alla fönster om den dialogrutan visar sig).

• Nedan väljer du att lägga kopian på enhet H:\.Datumangivelsen innebär att en mapp skapas med datum för kopian. Välj själv vilken enhet du vill använda. Om du bara har en enhet att välja på, använd den så att du lär dig hur man gör.

Du har nu säkerhetskopierat all data du lagt in så här långt. ta för vana att alltid säkerhetskopiera innan du slutar. om du glömmer det kan någon radera ditt företag, vilket betyder att du måste börja om från början.

Inlaga Datorredovisning.indd 17

• Klicka på OK och acceptera att programmet skapar mappen 201X1101.

2011-03-03 08.39

18 | Lägga in resultatbudget

lägga in resultatbudget I resultatbudgeten lägger du in de intäkter och kostnader som du har budgeterat.

• Välj Arbeta med/Bokföring/Budget/Resultatbudget.

I resultatbudgeten lägger du in förväntade inkomster i kontoklass 3 och utgifter i kontoklasserna 4–8.

Bilden visar två flikar. I fliken Resultatbudget skriver du in årsbudgeten för hela företaget. I fliken Månadsfördelning skriver du in budgeten för varje månad. Månadsfördelning använder du när du har till exempel olika försäljningssiffror för olika månader. Månadsbudgeten summeras automatiskt i fliken Resultatbudget. Det är flik 2 du ska använda här.

Inlaga Datorredovisning.indd 18

2011-03-03 08.39

Lägga in resultatbudget | 19

Du har gjort en budget för november och december avseende de största inkomsterna och utgifterna. Du ska då fylla i flik 2. Månadsfördelning.

• • • •

1

Markera konto 3010 Intäkter gym.

Välj flik 2. Månadsfördelning.

Markera i kolumnen Kr månad 11 och skriv 50 000.

Tryck enter.

• Skriv in nedanstående resultatbudget. Framför utgifterna måste du skriva ett minus. Klicka på Nästa för att gå vidare i kontoplanen.

ResultatbuDget HÄlsoHuset ab Konto

november

december

Intäkter gym

50 000

52 000

Intäkter spinning

47 000

51 000

Intäkter yoga

23 000

27 000

– 25 000

– 25 000

– 9 000

– 10 500

Lokalhyra Leasing spinningcyklar

Inlaga Datorredovisning.indd 19

2011-03-03 08.39

20 | Lägga in resultatbudget

Längst ner på flik 1. Resultatbudget ser du att budgeten visar en vinst på 180 500 kronor. Denna kommer att minska då du senare lägger in kostnaderna för löner och arbetsgivaravgifter.

• Stäng fönstret.

Inlaga Datorredovisning.indd 20

2011-03-03 08.39

Lägga upp automatfördelningar | 21

lägga upp automatfördelningar

1

Automatfördelningar är ett sätt att underlätta själva bokföringen. När du till exempel bokar en försäljning så måste du använda tre konton, varav ett är Utgående moms. En automatfördelning konterar momsen automatiskt när du krediterar försäljningskontot, istället för att du plockar fram momskontot själv. Detta låter kanske krångligt med du kommer att förstå när du gör första verifikationen med moms.

Du ska lägga upp en automatfördelning som automatiskt konterar rätt del av försäljningssumman på kontot 2610 Utgående moms.

• Välj Arkiv/Företagsunderhåll/Bokföring.

• Välj Automatfördelningar.

.

• Klicka på knappen Ny • Minska bredden på kolumnen Benämning så att du ser %­kolumnen i samma bild som Kontokolumnen (det gör du på samma sätt som i Excel och Word).

Inlaga Datorredovisning.indd 21

2011-03-03 08.39

22 | Lägga upp automatfördelningar

I rutan Fördelning anger du vilket nummer automatfördelningen ska ha. I rutan Kommentar skriver du vad automatfördelningen ska heta, så att du känner igen den när den ska läggas in på ett konto. Rutan Fast belopp använder du när det alltid är samma belopp som ska konte­ ras, till exempel hyra. Hälsohusets samtliga intäkter har 6 % moms då det handlar om motionsidrott bedriven i bolagsform. För mer info se www.skatteverket.se.

• Skriv 1 i rutan Fördelning.

• Skriv Utgående moms 6 % i rutan Kommentar.

• Lämna rutan Belopp tom.

Du vill ha en automatfördelning som drar av momsen från försäljnings­ summan. Du behöver då inte plocka fram konto 2610 Utgående moms varje gång du konterar en försäljning. Börja med att ange att 5,67 % av totalsumman ska dras bort från den summa som du krediterar på konto 3010 Intäkter gym.

• Markera kolumnen % och skriv ­ 5,67. Observera att det inte ska stå något mer på denna rad.

Denna rad anger att det konto som automatfördelningen knyts till ska minskas med 5,67 %.

I kolumnen Konto skriver du det konto som ska automatkonteras när du bokför en försäljningsintäkt i kontoklass tre.

• • • •

Inlaga Datorredovisning.indd 22

Markera andra raden i Kontokolumnen.

Klicka på pilen direkt till höger om Konto.

Gå ner i listan och välj 2610 Utgående moms och dubbelklicka.

Markera kolumnen % och skriv 5,67.

2011-03-03 08.39

Lägga upp automatfördelningar | 23

Att vi anger 5,67 % beror på att vi använder marginalmomsen, det vill säga vi reducerar ett belopp som inkluderar moms.

1

• Tryck Ctrl + n (samtidigt) på tangentbordet så får du en ny tom automatfördelning.

• Fyll i den enligt bilden nedan.

Denna automatfördelning knyter du till kostnadskonton. Den minskar beloppet med momsen och konterar den på 2640 Ingående moms.

• Stäng dialogrutan Inställningar.

Inlaga Datorredovisning.indd 23

2011-03-03 08.39

Datorredovisning Visma Administration

Detta material hjälper dig att komma igång med bokföring i redovis­ ningsprogrammet Visma Administration. Det är uppbyggt kring ett modellföretag, gymmet Hälsohuset AB, och har till syfte dels att ge övning i löpande bokföring, dels att visa hur praktisk datorbokföring går till och vilka möjligheter som finns i programmet.

Det är ett utbildningsmaterial som förbereder för arbetslivet.

Framställningen är lättillgänglig och heltäckande: från uppläggning av företag och verifikationsbokföring till utskrift av rapporter och bokslut. Sist i häftet ligger ett facit till övningarna.

Per Simonsson har gedigen pedagogisk erfarenhet av datorrelaterad undervisning mot gymnasium, vuxen­ utbildning och näringsliv.

Han har även skrivit boken Order-Lager-Fakturering.

Datorredovisning – Visma Administration passar bra i exempelvis gymnasieskola/vuxenutbildning i kurserna Företagsekonomi B, Redovisning och beskattning och Småföre­tagande. Materialet kan också användas i andra grundkurser i datorredovisning och vid självstudier.

Utbildningsmaterialet stöder Visma Administration, versionerna 200, 500, 1000 och 2000.

Best.nr 47-10335-5 Tryck.nr 47-10335-5

Omslag 4710335.indd 2

2011-03-03 08.15