9789127136724

Till: Kopia: Ämne:

Författarfoto: Mia Carlsson Omslag: Jenny Ström

Christopher Engman, VD, Vendemore AB

ISBN 978-91-27-13672-4

FOKUS PÅ JOBBET

Sara Hultman är journalist, författare och psykolog med inriktning på KBT och ACT, Acceptance and commitment therapy. Sara har bl.a. medverkat i Svenska Dagbladet, Sveriges Radio och SVT och är medförfattare till böckerna Att vänta barn och Att leva med barn.

”Detta är årets viktigaste bok! Oavsett om du har en ledande position eller rollen som medarbetare hjälper dig Fokus på jobbet att utveckla din verkliga potential.

Vi kan alla träna vår hjärna för att bli mer kreativa, mer närvarande och vänligare. Mindfulness har haft en stor effekt på vårt företag och för mig personligen. Den här boken innehåller allt du behöver för att börja träna idag.”

SARA HULTMAN MARTIN STRÖM

Martin Ström är civilingenjör och psykolog med KBT-inriktning. Han är en av Sveriges ledande experter på mindfulnessträning för företag och genomförde den första svenska studien om effekterna av mindfulnessträning i arbetslivet.

Fokus på jobbet utgår från ny forskning som visar att vi med mindfulness kan träna hjärnan så att vi förblir fokuserade och lugna när vi står mitt i den storm som är vår arbetsdag. Träningen handlar om att ta kontroll över vår uppmärksamhet och stänga av autopiloten.

I boken presenteras praktiska tips och erfarenheter från företag och individer som framgångsrikt använt sig av mindfulnessträning.

Mindfulness är relativt nytt inom organisationspsykologi och fler och fler företagsledare får upp ögonen för metoden. Mindfulness på jobbet lönar sig, både för individen och för företaget som helhet: effektiviteten ökar, stressnivåerna sjunker, sjukskrivningarna blir färre, man får större engagemang och färre konflikter, mindre personalomsättning och högre nivåer av kreativitet och innovation.

Hösten 2013 var en kaotisk tid på jobbet.

Jag som alltid tyckt mig vara stresstålig reagerade plötsligt känslomässigt och med reptilhjärnan. Jag försökte multitaska men fick inget gjort. Efter ett tips började jag träna mindfulness, fast jag som ingenjör tyckte det lät som flum. Med träningen kom nattsömn, gott humör och tålamod tillbaka. Jag kunde välja mina distraktioner och ta medvetna beslut. Nu är det jag som är i förarsätet, inte mina invanda responser.

Monika Gullin, civilingenjör, Head of Operations på Enghouse Interactive I en tid när vi lärt oss att ”många bollar i luften” är något eftersträvansvärt ger Fokus på jobbet ett välgörande perspektiv som vänder på begreppen: multitasking gör dig inte mer effektiv – tvärtom. Det är uppmärksamhet vi behöver, inte splittring.

Boken tar avstamp i forskning om stress och hjärnan. På ett lättillgängligt sätt varvar den målande anekdoter och praktiska övningar. Läsaren får ny kunskap och motivation för förändring och guidas på ett handfast sätt mot nya färdigheter.

Ulrica von Thiele Schwarz, docent i psykologi, forskare vid Karolinska Institutet Previa är marknadsledande inom företagshälsa och verksamhetsutveckling. ”Corporate mindfulness” har snabbt blivit en av våra mest efterfrågade tjänster.

Fokus på jobbet är en ytterst angelägen bok som lättillgängligt och inspirerande redogör för hur man kan öka fokus i vardagen. Mindfulness hjälper människor att utveckla den mentala klarhet som krävs för att möta ökande krav på kreativitet och innovation. Det är en bok alla i det moderna arbetslivet borde läsa.

Christer Zaar, VD, AB Previa

9 789127 136724

omslag-dator.indd Alla sidor

2014-06-11 15:56

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 2

2014-06-05 13.06

INNEHÅLL 1. Två minuter i nio. Varför mindfulness på jobbet?.... 7 2. Hur tio minuter förändrade livet för en dansk marknadschef. Om myten multitasking..... 19 3. Astrid som gick ut ur väggen.

Om hur du slutar stressa......................................43 4. Vad mindfulness och mindfulnessträning är.

Definitioner samt grundövningar.......................... 67 5. Varför jobbar du? Om IT-chefen som blev chef på riktigt, om konstnären som hittade glädjen i en limpistol och om hur du skapar hållbarhet i dig själv och din organisation..............................83

6. Konsulten som sökte lyckan.

Om produktivitet – ett sätt att slappna av.............. 111

7. Träna din hjärna! Om hur

mindfulness förändrar dig neurologiskt ............... 133

8. Journalisten som hittade magkänslan.

Om hur mindfulness hänger ihop med kreativitet och innovation................................... 151

9. Björken som förändrade livet för en vd.

Om hur ledares utmaningar kan mötas med mindfulness............................................... 173

10. CBMT – ett träningsprogram i mindfulness.

Att etablera en vana........................................... 193

Litteratur.......................................................222

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 5

2014-06-05 13.06

‌ medan bonden blev uttrÜttad av sina arbetsuppgifter och industriarbetaren uttrükad blir kunskapsarbetaren orolig.

6

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 6

2014-06-05 13.06

Kapitel 1

TVÅ MINUTER I NIO VARFÖR MINDFULNESS PÅ JOBBET? Helena småspringer in på kontoret, kränger av sig jackan, ställer ifrån sig latten och slår på datorn för att logga in på rätt sida heltimmen. Någon har lagt fram mappen med internpost på hennes skrivbord. Hon bläddrar i luntan och slår samtidigt på mejlen och datorns kalender. Tomt hela förmiddagen. Skönt. Helena pustar ut.

Hon lägger mappen åt sidan medan hon funderar över om det ändå kan ha varit något viktigt i den. Kaffet sinar i koppen medan Helena skrollar igenom nattens och morgonens skörd av e-post. Flera mejl lämnar hon öppna. Helena tänker att hon ska svara på dem senare, när hon har gått igenom all post och har ett rent skrivbord. Hon ska bara radera skräpposten först och kolla sitt bankkonto så att hon vet om hon kan beställa konsertbiljetterna hon tänkt boka inför helgen. Utan närmare eftertanke klickar hon sig in på en länk i ett mejl om en bransch­ mässa som hon borde gå på. Där ligger en faslig massa artiklar.

Hon skummar rubrikerna när mobilen piper till. Yngsta dottern undrar om hon kan följa med en kompis hem efter skolan.

Medan Helena gräver efter bankdosan i väskan och funderar på om familjen har planerat något annat i eftermiddag ringer marknadschefen. ”Var är du?”

Det blixtrar till i huvudet. Plötsligt minns hon morgonens kundmöte. Hur kunde hon glömma! Ljudet i tunnelbanan K L O C K A N Ä R T VÅ M I N U T E R I N I O.

7

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 7

2014-06-05 13.06

måste varit så högt att hon inte hört påminnelsen i mobilen.

Men varför hade hon inte synkroniserat datorns och mobilens kalendrar? Helena petar på sina nagelband, mumlar fram en ursäkt och slänger sig iväg. I hissen på väg till mötet, skickar hon ett ”NEEJ, inte i dag!” till dottern och försöker komma ihåg varför de skulle ha mötet just nu.

När hon väl möter marknadschefen och kunden går Helenas hjärna på högvarv, panik och skuld tumlar runt i kroppen och hon har svårt att fokusera på det som mötet skulle ha handlat om.

Om Helena läst denna text om sig själv hade hon troligen insett att hon försökte ägna sig åt så kallad multitasking i stället för att fokusera på en uppgift i taget. Men det är lätt att vara efterklok.

Den här boken har kanske kommit i din hand för att du ­befinner dig i en arbetssituation som liknar Helenas. Kanske har du råkat ut för en omorganisation som lett till att du fått mer att göra, kortare deadlines och odefinierade uppgifter. Och har du det som de flesta andra är du uppkopplad och nåbar med både dator och mobil, i bästa fall bara en av varje.

Du har kollegor, chefer och kanske kunder att förhålla dig till och utöver ditt kärnuppdrag väntar administrativa uppgifter.

Du har också förväntningar på dig att kommunicera till andra vad du ägnar dig åt. Möten, mejl och avrapportering står återkommande på din agenda. Och fastän du maxar din arbetstid känner du krav på att utvecklas. Och kanske lust – eftersom du vill lära dig mer och se till att din organisation ligger i framkant. För man vet aldrig. Din anställning kan komma att ­avgöras av en global marknad som du inte har någon kontroll över, eller så kanske den ryker i nästa offentliga upphandling.

8

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 8

2014-06-05 13.06

Troligen känner du också, precis som Helena, att gränsen mellan arbete och privatliv har blivit mer glidande. Det syns kanske tydligast på Facebook, där dina 539 friends inkluderar både vänner, kollegor, kursare, bekanta och släkt.

Alla dessa parametrar har bidragit till en mycket komplex arbetssituation, som blivit vardag för dem som har så k ­ allade white-collar-jobs, på svenska ungefär: informations- eller kunskapsarbete.

Men till skillnad från den snabba förändring som har skett inom arbetslivet har inte människans hjärna anpassat sig i samma takt. Den är fortfarande ganska primitiv och går allt­ som­oftast in i ett stressat och icke-konstruktivt tillstånd när du upplever att omgivningens krav överstiger din förmåga att hantera dem.

Förenklat kan man säga att medan bonden blev ­ut­tröttad av sina arbetsuppgifter och industriarbetaren uttråkad blir kunskapsarbetaren orolig. I dag är oro och grubblande (ruminerande) det enskilt största psykologiska problemet på moderna arbetsplatser.

Psykologiskt kan man förstå oro och grubbleri som försök att mentalt lösa problem på ett emotionellt negativt laddat sätt. Och eftersom vi ofta ägnar oss åt detta medan vi har en annan uppgift framför oss, blir varken den faktiska uppgiften eller det mentala problemet löst på bästa sätt. För tvärtemot vad vi gärna vill tro kan vi faktiskt bara fokusera på en sak i taget. Detta lärde sig Alfons Åbergs pappa redan på 80-talet när han försökte städa, packa in varor och tvätta på en och samma gång. Resultatet: glassen hamnade i garderoben och kalsongerna i frysen!

På liknande sätt fungerar det för informationsarbetaren.

Försöker du skriva klart ditt mejl medan din kollega dyker upp 9

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 9

2014-06-05 13.06

i dörren, använder du kanske 60 procent av din uppmärksamhet på skärmen och 40 procent på att lyssna. Följden blir att kollegan känner sig obekväm och ignorerad, samtidigt som du missar väsentlig information och förmodligen glömmer en del av vad du tänkte skriva i mejlet.

Inte gör det dig lyckligare heller. Att tänka på julsemestern vid skrivbordet korrelerar mer med negativa känslor än att fokusera på arbetsuppgiften, hur mycket du än ser fram emot julen. Kortsiktigt känns det som en lättnad att fly in i en rolig tanke i stället för att skriva den pliktskyldiga rapporten, men långsiktigt lagras olösta arbetsuppgifter, som nu ska göras på kortare tid. Resultat: mer stress och sämre prestationer.

I takt med att konsekvenser av det splittrade och stressfyllda arbetslivet uppmärksammas, trappas den parallella forskningen kring botemedel upp. Och det är här de spännande upptäckterna kommer in, om hur träning av mindfulness påverkar vår hjärna, vår hälsa, vår effektivitet och vår sinnesstämning. Kortfattat kan man säga att mindfulnessträning innebär att du riktar din uppmärksamhet på ett medvetet sätt, utan att låta dig störas av distraherande tankar, känslor och impulser.

Just nu pågår det, världen över, en intensiv forskning för att kartlägga exakt vad som händer i vår hjärna när vi tränar mindfulness. För även om människor har mediterat i 2 500 år – mindfulnessövningarna har sitt ursprung i buddhistisk meditationskultur – är detta ett relativt nytt forskningsfält inom neurovetenskapen. Därmed är resultaten och tolkningarna från dessa studier ofta präglade av en viss försiktighet, vilket de enligt god forskningstradition bör vara tills studierna påvisar mer hållbara resultat.

10

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 10

2014-06-05 13.06

Vad forskarna dock är helt eniga kring – och vad som kanske är den viktigaste lärdomen – är att hjärnan är långt mer påverkbar än vad man tidigare har trott. Långt upp i åldrarna kan vi träna, omforma och stärka flera av ­hjärnans funktioner på liknande sätt som vi kan bygga biceps och lårmuskler på gymmet. Även inom organisationspsykologi och angränsande ­discipliner bedrivs alltmer forskning för att se vilken ­inverkan mindfulnessträning har på arbetslivet. Och även om a ­ ntalet studier i skrivande stund är begränsat finns det gott om enskilda undersökningar som visar hur mindfulness ökar uppmärksamhet och produktivitet samt minskar stress och multitasking, faktorer som är högst relevanta ur ett arbets­ perspektiv.

I denna bok har vi samlat kunskap, forskning, erfarenhet och personliga berättelser från psykologer, läkare, kunskaps­ arbetare och hjärnforskare, mindfulnessinstruktörer och organisationskonsulter, människor som i olika sammanhang och ur olika synvinklar har förenat mindfulness med arbets­livet.

En av de mer erfarna mindfulnessinstruktörerna är Michael Chaskalson. Han har sedan ett par decennier ut­vecklat och infört träningsprogram för ledare och kunskaps­ arbetare på många brittiska arbetsplatser, främst inom näringslivet och bankväsendet. I utvärderingar från de arbetsplatser som har genomgått dessa mindfulnessprogram framkommer att de är präglade av signifikant lägre stressnivåer än andra. De har också färre sjukskrivningar, mer engagemang, större produktivitet, färre konflikter, högre nivå av jobbtillfredsställelse, mindre personalomsättning samt mer kreativitet och innovation.

11

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 11

2014-06-05 13.06

Sådana resultat är förstås lockande för arbetsgivare. Och raden av organisationer som har insett fördelarna av mindfulnessträning blir allt längre. När vi började skriva boken 2012 var svenska företag och myndigheter nyfikna, men något avvaktande till att själva ta steget. Sedan kom ketchup­ effekten. I dag vore det dumt att nämna en siffra. Antalet arbetsplatser där anställda och chefer dagligen lägger en stund på att ta hand om sin hjärna ökar för varje dag som går.

Ett av världens mest innovativa IT-företag, Google, var – i detta sammanhang – tidigt ute. 2007 utvecklade Googles självutnämnda jolly good fellow, ingenjören Chade-Meng Tan, ett mindfulnessprogram tillsammans med forskare och mindfulnessutövare. Det blev succé. Hösten 2013 var programmet, Search Inside Yourself (SIY), en så efterfrågad kurs att Tan inte hann utbilda instruktörer i samma takt som de anställda skrev in sig på programmet.

Gensvaret fick Tan att skriva en bok i vilken han ­återger övningarna i uppmärksamhet, självkännedom, självreg­lering och skapandet av användbara mentala vanor. I boken sammanfattar han den feedback han fått och ­beskriver, i ett försök att finna en minsta gemensamma nämnare, hur de anställda funnit större mening och tillfredsställelse i sina arbeten samt blivit bättre på vad de gör. Han skriver till exempel (i vår översättning): ”Ingenjörsledaren Bill Duane upptäckte vikten av att ge sig själv kvalitetstid, så han ­minskade sin arbetstid till fyra dagar i veckan. Efter det blev han befordrad.” Förklaringen som Duane själv gav till att han både lyckats gå ner i arbetstid och bli befordrad, var att han hade lärt sig att lyssna bättre, fått kontroll över sitt temperament och kunde förstå varje situation bättre, genom att inse ­skillnaden mellan tolkningar av verkligheten och verkligheten i sig.

12

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 12

2014-06-05 13.06

En annan personlig skildring av hur mindfulness har på­verkat livet på och utanför arbetet ger Manish Chopra i boken The equanimous mind (ungefär ”Det jämnmodiga sinnet”).

Som partner i ett globalt konsultföretag, blev han 2010 skickad på ett tiodagars meditationsläger av sin fru som såg hur jojo-dieter och ledarskapscoachning inte hade hjälpt maken att få bukt med anspänning, ilska, sömnsvårigheter, övervikt och stress. I boken beskriver Chopra hur han, fyra månader efter lägret, fortfarande kände en 80-procentig förändring i sin livsstil till följd av daglig hjärnträning. Han skriver: ”Jag vet att jag inte bara genuint bryr mig mer om människor än vad jag någonsin har gjort. Jag är också bekväm med tanken att mitt jobb kommer att bli gjort på ett tillfredsställande sätt, om inte bättre än någonsin, på grund av den snabbare och mer kreativa problemlösningsförmåga som jag uppnått. Den hjälper mig att komma på bättre lösningar, snabbare.”

Sedan, på över sex sidor, listar Chopra område efter område som har inneburit förändringar i hans liv, till exempel ­effek­tivare konfliktlösning, större delegeringsförmåga, lägre stressnivå, högre uppmärksamhetsnivå, bättre läsförståelse och språkbruk, mindre alkoholkonsumtion, hälsosammare mat, djupare sömn, mer regelbunden fysisk träning och ­starkare personliga drivkrafter. Och en för Chopra oväntad konsekvens av mindfulnessträningen, förutom att han gick ner i vikt (!), var att han lyckades förena sina delvis nya värderingar, som går i en alltmer altruistisk riktning, med att stanna kvar och utveckla ett av världens ledande konsultföretag.

Ett mer närliggande exempel hittar vi på försäkringsbolaget If i danska Hvidovre. Här har personalen och avdelningschefen, Halldor Machholm, sedan 2009 dagligen samlats i ett enkelt 13

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 13

2014-06-05 13.06

konferensrum för att på förmiddagen träna mindfulness tillsammans i tio minuter. Ett år efter introduktionen uppgav 88 procent av utövarna att de upplevde ett ökat fokus på arbetsuppgifterna, tre av fyra trivdes bättre på jobbet och 65 procent tyckte sig ha blivit effektivare och mer produktiva. Drygt ­hälften ansåg sig även kunna hantera stress bättre. I en intervju säger Machholm att effekterna inte bara har kommit utövarna till godo, utan att hela avdelningen har förändrats i liknande riktning. Vad mindfulness har inneburit för honom person­ligen sammanfattar han så här: – Jag tror att mindfulness är betydelsefullt på ett mer fundamentalt sätt för att förstå helheten och se sammanhang i det du gör. Jag märker det på mig själv. Jag blir klar och lugn och kan stanna upp mitt i allt och vara där jag är. Har du inte någon ro flänger du ju bara runt.

Programmet som danska If använder sig av kallas för CBMT, Corporate Based Mindfulness Training. Det är också detta program som ligger till grund för de flesta av denna boks övningar. En av oss som skrivit den här boken (Martin) har genomfört den första vetenskapliga studien i Sverige av programmet. Resultat från studien, som genomfördes på ett IT-företag, visar att den grupp medarbetare som regel­ bundet tränade mindfulness upplevde en ökning i effektivitet och produktivitet på 17 procent, samtidigt som den upplevda stressen i samma grupp minskade med 36 procent. Och precis innan den här boken gick till tryck kom resultat från ytter­ ligare ett CBMT-program som Martin studerat effekterna av. Den här gången var det en grupp på ett läkemedelsbolag som genomgått programmet. Även denna gång uppmättes en ­kraftig minskning av upplevd stress, 37 procent. Produktivitet 14

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 14

2014-06-05 13.06

och effektivitet ökade samtidigt med 10 procent hos dem som tränat mindfulness. Båda effekterna uppnådde med råge det forskare kallar statistisk signifikans.

CBMT-programmet har utvecklats av en internationell grupp bestående av forskare inom psykologi och neurologi, ledare från näringslivet samt mindfulnessexperter. Programutvecklingen tog sex år och leddes av företaget Potential Project och dess grundare, dansken Rasmus Hougaard.

Bland större företag som arbetat med CBMT finns Google, Carlsberg, Sony, Johnson & Johnson, Vattenfall, IKEA, McKinsey, ­Mannheimer Swartling och Nike.

Vi är medvetna om att den bild vi här målar upp av mind­ fulness är odelat positiv. Men faktum är att vi i den mängd böcker och rapporter vi plöjer och har plöjt (det publiceras cirka 50 nya studier i månaden), inte har kunnat hitta några risker eller negativa effekter av att träna mindfulness.

I sämsta fall har studierna inte gett några signifikanta resultat. Det beror troligen på att det finns metodologiska svagheter i forskningen som ibland gör den svårtolkad.

Det finns skillnader i hur mindfulness förstås och praktiseras, få studier använder aktiva kontrollgrupper och ibland råder det brist på objektiva mått. I sådana fall kan det vara svårt att fastställa i vilken grad resultaten beror på specifika eller ospecifika effekter av mindfulnessträning. En forskargrupp konstaterar i en översiktsartikel från 2011 att det behövs en ökad förståelse av mindfulness och mindfulnessträning, dels kring hur begreppet ska tolkas, dels hur mindfulnessträning bör mätas och vilka ingredienser som ingår i träningen. Vi hoppas att vår bok kan vara ett bidrag i den riktningen.

15

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 15

2014-06-05 13.06

Hur du använder denna bok Det här är inte en bok du behöver läsa från pärm till pärm.

Troligen intresserar några av kapitlen dig mer än andra.

Kanske brottas du med multitasking och stress eller söker ledtrådar för att öka din innovationsförmåga. Då går du till kapitel 2, 3 och 8. I kapitel 4 och 7 benar vi ut begreppet mindfulness samt beskriver hur träningen påverkar dig och din hjärna. I slutet av kapitel 4 finns även grundövningarna i riktad och öppen uppmärksamhet som vi rekommenderar dig att börja träningen med.

I varje kapitel zoomar vi in på en specifik aspekt av arbetslivet. Forskningsresultat varvas med röster från människor som berättar hur träningen har förändrat deras arbetsliv och privatliv. Vi ger också förslag på övningar du själv kan pröva samt ger dig andra råd och tips på hur du kan ge ditt arbetsliv (och liv) mer mening, fokus och glädje. Övningarna ur CBMT-programmet hittar du i kapitel 10.

Vill du komma igång direkt med egen träning kan du gå dit, men det kan underlätta för din förståelse och motivation om du läser de övriga kapitlen först.

Med detta sagt, vågar vi påstå att du med mindfulness­träning inte riskerar något annat än din tid. Och som med fysisk träning kommer resultaten med insatsen. Forskning visar att 10–15 minuter om dagen kan ge stor effekt. Det viktiga är dock att du tränar regelbundet.

För en genomgripande utveckling av din arbetsplats är det önskvärt att även dina kollegor och chefer går ett mindfulness­ program. Men skulle det av någon anledning inte bli av, råder vi dig att börja träna på egen hand eller söka upp en mindfulnessgrupp.

16

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 16

2014-06-05 13.06

När din hjärnas ”uppmärksamhetsmuskel” växer till sig kommer detta sannolikt att påverka både dig själv och din arbetssituation, troligen även dina kollegor. Exakt hur återstår för dig att ta reda på.

17

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 17

2014-06-05 13.06

Gör det du gör till 100 procent eller låt det vara helt och hållet.

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 18

2014-06-05 13.06

Kapitel 2

HUR TIO MINUTER ­FÖRÄNDRADE LIVET FÖR EN DANSK MARKNADSCHEF OM MYTEN MULTITASKING

Jag var mästare i multitasking. Jag kunde ha tio mejl öppna samtidigt och svara lite på alla.

Hemma satte jag en ära i att ha tvättmaskinen och diskmaskinen igång samtidigt som jag gjorde något tredje, kanske jobbade. Jag såg det som en dygd att klara av allt samtidigt. När jag kom på min första retreat och ledaren sa att multitasking är det sämsta du kan ägna dig åt, tänkte jag: ”What”?! Jag hade aldrig tänkt på det som annat än som bra och självklart.

Gitte Matzen Gitte Matzen är marknadschef sedan fem år på Irma, en matvarukedja i Danmark. På huvudkontoret i Albertslund, två mil utanför Köpenhamn, leder hon en marknadsföringsgrupp om fem personer som sköter utskick, kundtidningar, reklamkampanjer, butiksdekor och online-shopping. Gitte beskriver ett arbete som hela tiden tilltar i omfattning. Ökad 19

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 19

2014-06-05 13.06

organisatorisk komplexitet i form av nya marknadsförings­ kanaler, en växande personalgrupp och alltfler möten har drivit upp kraven på hela hennes avdelning. Hennes egen arbetstid har ökat från 40 till 45 timmar i veckan under de senaste två åren. Med tanke på denna förändring, är det en märkvärdigt lugn röst som reflekterar över sakernas tillstånd i andra änden av telefonlinjen. Lugn är också det ord som Gitte använder flera gånger när hon beskriver hur hon bemöter sina många olika arbetsuppgifter. Med lugn och med fokus. Och med inställningen: En sak i taget.

Men så har det inte alltid varit. Tidigt 2011 prövades hennes liv hårt. Utmaningar i privatlivet skapade ovisshet kring fram­ tiden, en ovisshet och otrygghet som Gitte försökte parera med det tryggaste hon hade, jobbet. Hon var redan en upp­skattad och hårt arbetande chef, och nu tryckte hon på gasen ännu mer. Det blev fler och fler timmar på kontoret och när hon var hemma var hennes huvud kvar på jobbet.

– Jag hittade tröst hos kollegor som uppskattade mig för det jag gjorde. Det var det sättet jag använde för att hantera kaoset i mitt liv.

Det var i detta tillstånd som den andra prövningen kom.

Företaget hade anlitat en reklambyrå för att lansera en ny reklamkampanj. I påkostade annonser visades Post-it-lappar på vilka en kvinna hade skrivit ett meddelande till sin man. Frågan löd ungefär: Vad hade de gjort för fel med sin son eftersom han nu ville dansa balett? Skulle maken möjligtvis kunna göra något riktigt manligt med pojken för att motverka utvecklingen?

– Detta var förstås ironiskt menat, men reaktionen blev bedövande. Vår e-postserver kraschade och vi fick så mycket negativ kritik i medierna att högsta chefen var tvungen att gå 20

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 20

2014-06-05 13.06

ut i radion och be om ursäkt för hela kampanjen. Och jag kände mig så skyldig. Jag tog på mig skulden för allt. Människor skrev att personen som stod bakom kampanjen borde sparkas och att de aldrig mer skulle handla på Irma. Jag tappade helt min orientering, min kompass. Platsen där jag hade varit så framgångsrik och trygg, fanns inte längre.

Det var i det läget Gittes chef lämnade över kontaktupp­ gifter till mindfulnessinstruktören Rasmus Hougaard som hade organiserat en mindfulnesshelg, en retreat. Utan att veta något om mindfulness grep Gitte halmstrået och åkte.

Sessioner med 24 minuters meditation varvade med föreläsningar fredag till söndag blev vändpunkten i Gittes liv.

Hon beskriver förändringen som att gå från mörker till ljus, även om det inte hände över en natt.

– Det var inte så att jag vaknade upp en morgon och allt hade förändrats. Det hände långsamt, troligen lite dag för dag.

Och det går inte att pinpointa exakt vad som hände. Det var och är en inre förändring som har skett subtilt och stegvis.

Men vad det handlar om är att jag har uppnått ett lugn som jag inte hade förut. Och jag känner mig extremt hemma med mig själv.

När Gitte i dag, två år senare, pratar om nu och då är det tiden före och efter mötet med mindfulness hon syftar på.

I praktiken innebär träningen att Gitte på morgonen går direkt från sängen till sin lilla sittkudde i ett hörn av vardagsrummet. Hon pluggar in en snäcka i örat och låter en röst från Ipoden guida henne genom en sittande meditation. Varje morgon. Tio minuter.

– Jag har försökt med tjugo minuter också men det ­fungerar inte. Jag går upp tidigt nog som det är, och ibland misslyckas 21

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 21

2014-06-05 13.06

jag även med de tio minuterna. Övar jag inte direkt när jag går upp är det kört. Sedan vaknar huset och allt drar igång.

I grundövningen tränar man upp förmågan att vara närvarande och koncentrerad genom att fokusera på sina andetag. Varje vecka lägger Gitte dessutom till en mental strategi som hon påminner sig själv om och tränar under övningen.

Dessa strategier handlar om att inta olika förhållningssätt till det som händer, exempelvis att odla tålamod, ha tillit till sin förmåga och sitt omdöme eller acceptera saker som de är. Även om Gitte säger sig ha svårt att se exakt vad det är i mindfulnessträningen som påverkar henne, beskriver hon en tydlig skillnad i hur hon hanterar problem i dag jämfört med för hur det var för två år sedan.

– Tidigare kunde problemen äta sig in i mig och jag tänkte på dem jämt. Som med den där kampanjen. Jag tog reaktionen så personligt, som att det var mig de kritiserade. Nu blir jag inte lika överväldigad av problemen längre. Jag distanserar mig från dem genom att hålla mig lugn och i stället fokusera på vad jag kan göra. Och om det inte är möjligt att göra något, accepterar jag att allt inte kan vara perfekt, vare sig på jobbet eller hemma.

– Jag lyckas inte att hålla distansen varje dag, men jag påminner mig om det hela tiden. Och just acceptans är den attityd som verkligen har gett mig en känsla av befrielse.

När det fungerar kan jag använda min energi åt det som jag faktiskt kan göra något åt, i stället för att känna oro eller skuld över vad som gick fel.

Gitte ger exempel på en sådan situation – en anställd som valde att sluta för att pressen och stressen blev för stor.

22

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 22

2014-06-05 13.06

– Innan utbrändheten var ett faktum hade vi gjort allt vi kunde. Hade detta skett för ett par år sedan hade jag skuldbelagt mig själv och grubblat över vad mer jag kunde ha gjort.

Men i stället för att slå på mig själv för det påminner jag mig om allt jag gjort för att försöka hjälpa. Jag känner mig lugn i beslutet och den vissheten ger mig mer utrymme att lägga all min energi på att hjälpa personen där hon befinner sig nu.

Förändringen, berättar Gitte, har skett på både ett yttre och ett inre plan. Samtidigt som hon agerar mer effektivt och konstruktivt utåt har ältandet av misslyckanden minskat.

Hon tycker sig få mer ur händerna, fatta bättre beslut sam­­ tidigt som hon känner sig tryggare. Hon har lättare att ­prioritera och göra en sak i taget.

Hur dessa förändringar hänger ihop med det faktum att hon fokuserar på sina andetag tio minuter om dagen samt tar till sig vissa förhållningssätt är en fråga som Gitte inte kan svara på.

Eftertänksamt förklarar hon att hon inte riktigt vet vad det är som händer där på kudden, men att hon, mot bakgrund av de tydliga förändringar som har skett, känner en stor ödmjukhet inför mindfulness och att det har uppstått ”space kring mig själv som ger klarhet och lugn”. Detta märks även när Gitte pratar. Hon lyssnar noga på frågorna och börjar ofta sina svar med ”Jag noterade hur …” eller ”Jag la märke till … ” eller gör en kort paus, vilket verkar ge henne en mikrostund för eftertanke. Så var det inte förr. Gitte beskriver hur hon oftast lät impulser och känslor styra sitt beteende: – Känslor kan vara en tillgång i mitt arbete, men ibland har jag använt dem för mycket och sprungit rakt in i saker i stället för att stanna upp. Och det är inga långa stunder jag pratar om. Det kan räcka med att gå tillbaka till mig själv i en 23

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 23

2014-06-05 13.06

eller två sekunder för att andas och reflektera över om jag ska handla på det ena eller andra sättet.

– Hemma märker jag också skillnad. Jag brukade tappa tålamodet om någon till exempel råkade slå sönder ett glas.

Den typen av starka reaktioner har mer eller mindre försvunnit. Nu reagerar jag mer stillsamt och hinner tänka: ”Ska jag bli arg eller hjälpa dem att sopa upp glassplittret?”

När jag inte spiller energi på att bli arg märker jag att jag får mer energi över för att vara med barnen i stället.

Visst kan jag fortfarande tappa humöret, men det har blivit betydligt mer sällan sedan jag börjat använda mitt mind.

I likhet med många andra storföretag har matvaru­kedjan Irma genomgått organisationsförändringar som ökat trycket på de anställda. Gitte ser hur alltfler och alltmer komplexa uppgifter leder till att personalen försöker hålla många upp­­gifter igång samtidigt. Så gjorde Gitte också. Och gör fort­farande ibland.

Som vi såg kunde Gitte ha tio mejl öppna samtidigt och försöka svara lite på dem allihop. Men medveten­heten om att jobbet blir mindre effektivt utfört när man försöker hålla flera bollar i luften, får henne numera att försöka låta bli.

Då och då trillar hon ändå dit, särskilt när inboxen ­ständigt fylls på.

– Ibland har jag fortfarande fyra mejl igång samtidigt, men kommer det ett femte märker jag att jag börjar tappa tråden.

Skillnaden är att jag nu är medveten om när det händer. Och jag vet att det inte är bra, men jag brottas fortfarande med det.

Jag har det i mig.

En del av den klarhet och det lugn Gitte tycker sig ha uppnått försöker hon, i egenskap av arbetsledare, förmedla vidare till sina medarbetare.

24

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 24

2014-06-05 13.06

– Jag tror att jag lyckas leda mina anställda mer individuellt numera. Jag kanske gjorde det innan också, men nu är jag väldigt medveten om att möta dem mer utifrån vilket stöd var och en behöver. Jag försöker vara tolerant och vänlig och det tycks vara motiverande för dem. Jag har fått feedback att de uppskattar mitt fokus på de problem och frågeställningar som de kommer med.

Trots att Gitte arbetar fler timmar i dag än för två år sedan känner hon sig mindre stressad. Lugnet och fokuset säger hon sig kunna hålla hela dagen. Men finns det då ingen gräns för vad man kan hantera med mindfulnessträning? Gitte reflek­ terar en stund och svarar sedan: – Jag vet inte hur jag skulle klara av det om de la på mig 50 procent till av arbetsuppgifter. Det skulle förmodligen inte funka. Det är klart att det finns gränser.

Gitte är väldigt noga med att framhålla att hon inte är någon mästare i mindfulness. Det händer att hon slarvar, att hon hoppar över träningen och att hon fortfarande tycker det är svårt att ”komma till kudden”. Även om träningen bara handlar om tio minuter.

– Jag tror att det är något som inte faller sig naturligt för västerlänningar som jag själv, vi som hela tiden springer och har så många saker att göra och hela tiden vet vad vi ska göra härnäst. Jag tror också att vi generellt är väldigt fokuserade på att åstadkomma saker som exponerar oss utåt, som gör att andra kan tala om för oss hur duktiga vi är. Men själva medi­ terandet är inte svårt. Sekunden jag sätter mig på kudden är jag lycklig.

25

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 25

2014-06-05 13.06

Att Gitte ägnar sig åt mindfulness är något hon sällan för på tal. Hon vill inte vara en missionär, utan ser sin resa som helt igenom privat. Hon vill inte heller riskera att få sin meditation ifrågasatt eller förringad av människor som inte har förstå­elsen.

– Det är inget middagsämne. Det kan vara svårt för människor att förstå. Och eftersom jag väljer att själv inte ta upp det slipper jag också höra de fördomar som finns.

Gitte är den enda som praktiserar mindfulness på sin arbetsplats och det kan ibland få henne att känna sig ensam.

Hon tar det med jämnmod. Hon vill inte att någon eller något utifrån ska kunna påverka hennes träning och drar ­parallellen till om man gillar att springa. Det kan underlätta att vara med i en springklubb, men har man ingen klubb kan man ändå inte låta det stoppa en från att springa.

Spring­klubben i Gittes liv motsvaras av retreater som hon åker på några gånger om året. Där tränar hon i grupp bland människor som har gjort liknande erfarenheter.

– De människor jag har träffat genom mindfulness möter en med hjärtat och det är så fint när allt annat är så hektiskt och baserat på vad man gör. Det är ett rum att bara vara i.

När Gitte tänker tillbaka på den situation hon befann sig i för drygt två år sedan, och den resa som följde, blir hon själv rörd.

– Du möter många människor i ditt liv och vissa av dem förändrar dig. Rasmus [Hougaard] har definitivt förändrat mitt liv och jag är evigt tacksam för att min chef satte mig i kontakt med honom. Jag vet inte hur jag hade hanterat den här situa­ tio­nen om jag inte hade börjat med mindfulness. Det kommer vi aldrig få veta, men måla ingen perfekt bild av mig. Jag kan bara säga att saker har hänt och att jag inte vill tillbaka till den mörka plats jag var på för två år sedan. Det är jag uppriktigt livrädd för, och den rädslan får mig att återvända till kudden varje morgon.

26

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 26

2014-06-05 13.06

DEN SEGLIVADE MYTEN OM MULTITASKING Liksom för Gitte Matzen består de flesta av våra arbets­dagar av hundratals skilda uppgifter. Vi rusar mellan möten och hanterar den ena komplexa uppgiften efter den andra. Mejlen plingar. Sms kräver svar. Kollegan väntar och beslut ska fattas.

Sällan är det någon som hjälper oss att styra upp våra dagar eller prioritera rätt. En vanlig reaktion när informationskällorna är många är att vi försöker hantera dem ­parallellt, kanske till och med samtidigt. Vi har mobilen på ljudlöst och skriver ett svar under mötet. Vi läser det nya mejlet medan vi pratar i telefon. Vi äter lunch vid datorn. Och vi använder ”pauser” till att kolla Facebook eller nyheterna på nätet.

Denna myt om att en effektiv medarbetare kan jonglera tio bollar i luften är seglivad, även om kostnaden för multitasking blir alltmer känd. För oavsett vad vi tror, kan vår hjärna bara göra en sak åt gången. Och förmår vi vara fullständigt när­­ varande i en sak i taget blir vi mer effektiva och produktiva.

Dessutom mår vi bättre. Det enda som händer om vi exempelvis sitter i ett möte och redan tänker på nästa är att vi blir oroliga, splittrade och stressade.

I en redan klassisk studie om effekterna av multitasking bestämde sig forskare vid Stanforduniversitetet för att undersöka vad som gjorde människor bra på att utföra flera upp­gifter samtidigt. En av forskarna, Clifford Nass, och hans ­kollegor slog vad om vilken förmåga dessa människor var bättre på.

Nass själv trodde att det var filtrering, att de var experter på att filtrera ut det som var irrelevant. En kollega trodde att det var förmågan att växla från en aktivitet till en annan. En tredje trodde att det var förmågan att organisera information i minnet på ett effektivt sätt. Alla forskare var säkra på att vana mångsysslare skulle utmärka sig inom något område.

27

141601_Fokus_pa_jobbet_ORIG.indd 27

2014-06-05 13.06

Till: Kopia: Ämne:

Författarfoto: Mia Carlsson Omslag: Jenny Ström

Christopher Engman, VD, Vendemore AB

ISBN 978-91-27-13672-4

FOKUS PÅ JOBBET

Sara Hultman är journalist, författare och psykolog med inriktning på KBT och ACT, Acceptance and commitment therapy. Sara har bl.a. medverkat i Svenska Dagbladet, Sveriges Radio och SVT och är medförfattare till böckerna Att vänta barn och Att leva med barn.

”Detta är årets viktigaste bok! Oavsett om du har en ledande position eller rollen som medarbetare hjälper dig Fokus på jobbet att utveckla din verkliga potential.

Vi kan alla träna vår hjärna för att bli mer kreativa, mer närvarande och vänligare. Mindfulness har haft en stor effekt på vårt företag och för mig personligen. Den här boken innehåller allt du behöver för att börja träna idag.”

SARA HULTMAN MARTIN STRÖM

Martin Ström är civilingenjör och psykolog med KBT-inriktning. Han är en av Sveriges ledande experter på mindfulnessträning för företag och genomförde den första svenska studien om effekterna av mindfulnessträning i arbetslivet.

Fokus på jobbet utgår från ny forskning som visar att vi med mindfulness kan träna hjärnan så att vi förblir fokuserade och lugna när vi står mitt i den storm som är vår arbetsdag. Träningen handlar om att ta kontroll över vår uppmärksamhet och stänga av autopiloten.

I boken presenteras praktiska tips och erfarenheter från företag och individer som framgångsrikt använt sig av mindfulnessträning.

Mindfulness är relativt nytt inom organisationspsykologi och fler och fler företagsledare får upp ögonen för metoden. Mindfulness på jobbet lönar sig, både för individen och för företaget som helhet: effektiviteten ökar, stressnivåerna sjunker, sjukskrivningarna blir färre, man får större engagemang och färre konflikter, mindre personalomsättning och högre nivåer av kreativitet och innovation.

Hösten 2013 var en kaotisk tid på jobbet.

Jag som alltid tyckt mig vara stresstålig reagerade plötsligt känslomässigt och med reptilhjärnan. Jag försökte multitaska men fick inget gjort. Efter ett tips började jag träna mindfulness, fast jag som ingenjör tyckte det lät som flum. Med träningen kom nattsömn, gott humör och tålamod tillbaka. Jag kunde välja mina distraktioner och ta medvetna beslut. Nu är det jag som är i förarsätet, inte mina invanda responser.

Monika Gullin, civilingenjör, Head of Operations på Enghouse Interactive I en tid när vi lärt oss att ”många bollar i luften” är något eftersträvansvärt ger Fokus på jobbet ett välgörande perspektiv som vänder på begreppen: multitasking gör dig inte mer effektiv – tvärtom. Det är uppmärksamhet vi behöver, inte splittring.

Boken tar avstamp i forskning om stress och hjärnan. På ett lättillgängligt sätt varvar den målande anekdoter och praktiska övningar. Läsaren får ny kunskap och motivation för förändring och guidas på ett handfast sätt mot nya färdigheter.

Ulrica von Thiele Schwarz, docent i psykologi, forskare vid Karolinska Institutet Previa är marknadsledande inom företagshälsa och verksamhetsutveckling. ”Corporate mindfulness” har snabbt blivit en av våra mest efterfrågade tjänster.

Fokus på jobbet är en ytterst angelägen bok som lättillgängligt och inspirerande redogör för hur man kan öka fokus i vardagen. Mindfulness hjälper människor att utveckla den mentala klarhet som krävs för att möta ökande krav på kreativitet och innovation. Det är en bok alla i det moderna arbetslivet borde läsa.

Christer Zaar, VD, AB Previa

9 789127 136724

omslag-dator.indd Alla sidor

2014-06-11 15:56