Prvi dojam važan i u predstavljanju tvrtke

Ksenija Benedetti, savjetnica za poslovno komuniciranje i protokol

Egzistencijalna potreba svake tvrtke je uspješan nastup i dobar ugled na tržištu, što uključuje brojne kontakte s inozemnim i domaćim poslovnim partnerima, kao i s mnogim drugim važnim osobama iz javnog, političkog i diplomatskog života. Protokol u tvrtki služi ostvarenju poslovnog cilja i kao takav usmjeren je prema zahtjevima koji određuju rang i poštovanje gosta te pravilima pristojnosti i ponašanja koje gost očekuje i zaslužuje. U svim tim kontaktima tvrtka stvara svoj imidž, pa prilikom posjeta gostiju mora paziti na pravila ponašanja i protokola koji se donedavno u tvrtkama nisu smatrali previše važnima.

oštovana gospođo Benedetti, objasnite nam gdje i tko stvara prvi dojam o tvrtki?

Postoji nekoliko elemenata: dizajn i upotrebljivost web stranice, imidž tvrtke na društvenim mrežama, table za usmjeravanje i ploča sa adresom, ulaz u tvrtku, vanjski dio i hodnik, izgled radnog prostora, vratar, ako ga tvrtka ima. I na kraju, ali ne i najmanje važno, dojam o tvrtki stvara i svaka osoba, njen izgled, njena neverbalna komunikacija, rukovanje i prve riječi koje izgovori pri dolasku gosta.

Tko je u tvrtki, po Vašem mišljenju, najprikladniji za vođenje protokola poslovnih posjeta?

Prije svega to mora biti jedna osoba. Znate kako kažu: „Više babica, kilavo dijete...“. Priprema i izvedba posjeta je projekt, dakle projektni rad. Potrebno je imati voditelja ovog projekta i tim gdje svatko ima svoj zadatak i odgovornost. Tko je to, ovisi o organizacijskoj shemi tvrtke. Najčešće su to osobe zadužene za odnose s javnošću ili poslovne tajnice. Ali nije nužno.

Postoji li način da pripremimo zaposlenike za posjet?

Ako se radi o vrlo važnom posjetu, bitno je imati sastanak ili dva sa svima koji su na bilo koji način uključeni u posjet i sastati se barem dan prije posjeta te proći program točku po točku. Za to je potrebno izraditi pisani scenarij posjeta koji mora sadržavati sve podatke – od rasporeda posjeta, popisa tko će gdje biti prisutan od gostiju i kolega, rasporeda sjedenja i slično.

Kada su darovi prilikom posjeta primjereni, kada se uručuju i što određuje najprikladniji dar?

Mali inovativni promotivni pokloni znak su pažnje i uvijek su dobrodošli. Dobro ih je podijeliti cijeloj delegaciji, svakom pojedinačno. Najbolje ih je poslužiti na kraju posjeta. Prikladnost poklona ovisi o tome čime se tvrtka bavi, o gostu koji nas posjećuje i o odnosu kojeg imamo s gostom.