Redegjørelse iht. åpenhetsloven §5 for REMA Distribusjon AS
Formål
Formål med denne redegjørelsen er å kommunisere vårt arbeid med aktsomhetsvurderinger, funn og planer.
Omfang
REMA Distribusjon AS er en del av Reitan Retail AS, og et datterselskap av REMA 1000 Norge AS. REMA Distribusjon sammen med vårt datterselskap REMA Distribusjon
Import vil inngå i den totale redegjørelsen til vårt morselskap. I tillegg har REMA Distribusjon en egen selvstendig redegjørelse for de varer og tjenester vi og vårt datterselskap kjøper inn som dette dokumentet besvarer.
Redegjørelsen gjelder perioden fra og med 1. juli 2022.
Redegjørelse for REMA Distribusjon AS
REMA Distribusjon med datterselskap REMA Distribusjon Import baserer sitt arbeid knyttet til åpenhetsloven på de retningslinjer og styringssystemer som morselskap REMA 1000 har definert, med nødvendige tilpasninger.
Informasjon om hvordan REMA Distribusjon jobber med åpenhetsloven dekkes gjennom det REMA 1000 har på sine nettsider og det er samme kanal som brukes for innsynsbegjæringer.
Se mer om hvordan vi jobber med aktsomhetsvurderinger på vår nettside
https://www.rema.no/ansvar-i-rema-1000/
Forankring ansvarlighet
§5 a. En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
REMA Distribusjon er en del av REITAN Retail AS og et datterselskap av REMA 1000 AS.
1. Hvordan selskapet er organisert på et overordnet nivå
Administrerende direktør har det øverste ansvaret for at REMA Distribusjon ivaretar de krav som Åpenhetsloven stiller til oss som virksomhet. Ansvaret for å definere system og oppfølging for å ivareta
2. Hva slags produkter og tjenester selskapet tilbyr og markeder selskapet opererer i
3. Hvordan selskapet har forankret arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i interne retningslinjer og rutiner
4. Varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative konsekvenser
våre forpliktelser i Åpenhetsloven ligger i Internkontrollavdelingen. Direktør for Ansvar og Bærekraft rapporterer til Administrerende direktør på forhold som har med åpenhetsloven å gjøre.
REMA Distribusjon sitt datterselskap REMA Distribusjon Import har sin egen organisering for oppfølging av åpenhetsloven, men følger samme policy og retningslinjer som REMA Distribusjon. Ansvaret knyttet til åpenhetsloven ligger i REMA Distribusjon Import hos Daglig leder. REMA Distribusjon Import har en dedikert ressurs som ivaretar løpende oppfølging av Åpenhetsloven som rapporterer til Daglig leder.
REMA Distribusjon distribuerer dagligvarer i det norske marked, i all hovedsak til dagligvarekjeden REMA 1000.
REMA Distribusjon Import har i tillegg en importfunksjon av varer til REMA systemet.
REMA 1000 har utarbeidet «Policy for bærekraftig forretningspraksis» som også er gjeldende og legger føringer for REMA Distribusjon som datterselskap samt REMA Distribusjon. Dette policy-dokumentet sammen med vår Supplier Code of Conduct danner grunnlaget for arbeid med arbeids- og menneskerettigheter, klima, miljø, antikorrupsjon og andre former for økonomiske misligheter som hvitvasking, i våre innkjøp.
REMA 1000 har en varslingskanal som er tilgjengelig for interne og eksterne interessenter. Denne varslingskanalen er også gjeldende for REMA Distribusjon og REMA Distribusjon Import.
Aktsomhetsvurderinger/risikovurderinger §5 b. opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger. Minstekravet til redegjørelsen gjelder kun de faktiske negative konsekvensene, samt «vesentlig» risiko.
1. Hvordan aktsomhetsvurderinger har blitt gjennomført
REMA Distribusjon og REMA Distribusjon Import har gjennom 2022 og 2023 jobbet med implementering av rutiner og prosedyrer knyttet til åpenhetsloven, i tett samarbeid med REMA 1000.
Overordnet risikovurderinger ble gjennomført i tråd med REMA 1000 sine føringer for kategorisering etter bransje og opprinnelsesland. I tillegg har REMA Distribusjon foretatt egne risikovurderinger for å komplementere dette.
2. Opplyse om faktiske negative konsekvenser som virksomheten har avdekket
3. Opplyse om vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket
Vi begynte med en overordnet analyse som gir oss et bilde av vår virksomhet; våre forretningsforbindelser, fra hvilke land og type varer og tjenester vi kjøper inn.
Basert på kartleggingen over har vi gjort en risikoanalyse med utgangspunkt i:
• Type leverandører (bransje): Hva kjennetegner bransjen? Eks prissensitiv, korte tidsfrister ol.
• Selskapets risikoeksponering: eks hvor stor omsetning vi har hos leverandøren, nivåer i verdikjeden.
• Landrisiko: menneskerettigheter, rettstat, lovgivning, U-land.
• Industririsiko: eks produksjonsprosess, råvare, manuelt arbeid, CO2 fotavtrykk.
• Relasjon: eks eksisterende eller ny tredjepart.
Deretter har vi gjort en vurdering opp mot de 15 kravene som vi stiller i våre etiske retningslinjer.
For de områdene vi mener er størst sannsynlighet for at vår virksomhet kan ha en negativ påvirkning har vi kommet i gang med aktsomhetsvurderinger. Vi har tatt utgangspunkt i aktsomhetsprosessen definert i retningslinjer fra OECD samt veileder fra Forbrukertilsynet.
I løpet av rapporteringsperioden har det ikke blitt avdekket faktiske negative konsekvenser.
Basert på overordnet risikovurdering for REMA Distribusjon foreligger det størst risiko for negative konsekvenser knyttet til solcelleanlegg. Solceller er et område hvor vår virksomhet med sannsynlighet kan være forbundet med negativ påvirkning på menneskerettigheter og et område vi har undersøkt nærmere.
Solcellebransjen er en ung, umoden bransje med en uoversiktlig verdikjede bestående av mange underleverandører. Mange ledd i verdikjeden øker kompleksiteten og risikoen. Verdikjeden er konsentrert i Kina og noen asiatiske land. Store deler av silisiumproduksjonen ligger i Kina og Xinjiang. Rapporten «In Broad Daylight», som kom i mai 2021, setter søkelyset på systematisk bruk av uigurer i tvangsarbeid i Xinjiang-provinsen i Kina til silisiumproduksjon. Situasjonen for uigur urbefolkningen beskrives som alvorlig.
REMA Distribusjon er ikke direkte kjøper av solcelleanlegg, men blir indirekte involvert gjennom leieavtaler. Leverandør av solcelleanleggene på våre distribunaler har over tid jobbet med å sikre sporbarhet og åpenhet i sin verdikjede for å utelukke produkter med tilknytning til Xinjiang-regionen og kan bekrefte at ingen av våre anlegg har silisium som kan spores tilbake til Xinjiang-provinsen.
4. Opplysninger om leverandørkjeden
Transport utgjør en stor del av REMA Distribusjon og REMA Distribusjon Import sin virksomhet. Det er en bransje preget av mange aktører, både innen- og utenlandske. Det er stor spennvidde fra store, internasjonale konsern til små, lokale enkeltmannsforetak. Det er ofte mange underlevererandører. Bransjen er prissensitiv, og konkurransen er høy. Det har de siste årene vært mangel på arbeidskraft og det i kombinasjon med stadig strengere krav til korte ledetider gjør at risikoen for lange arbeidsdager er til stede. I vår overordnede kartlegging har vi derfor definert transport som et område hvor vår virksomhet kan ha en risiko for å ha en negativ påvirkning og et område som vi må undersøke nærmere. Vi har gjort en kartlegging og risikoen er vurder til middels for REMA Distribusjon, gitt den kjennskap og erfaring vi har med dagens leverandører. For REMA Distribusjon Import vil det være en større risiko for negativ påvirkning knyttet til kjøp av utenlandske transporttjenester.
Vi har definert regime for kontinuerlig karlegging og oppfølging av våre transportører for å kunne avdekke eventuelle brudd.
Totalt antall leverandører i rapporteringsperioden: REMA Distribusjon har i overkant av 1000 og REMA Distribusjon Import 207 leverandører og forretningsforbindelser. Vi har da innledningsvis valgt å se bort fra husleie, finansielle tjenester, konsulenthonorarer etc.
Basert på innledende risikokartlegging har vi definert noen områder med potensiell risiko og gjort en prioritering for å dykke dypere ned disse områdene / leverandørene. Kategoriene vi mener det er en viss sannsynlighet for at vår virksomhet kan ha en negativ påvirkning er innenfor solceller, transport, emballasje og til dels IT tjenester.
Antall leverandører som ble risikovurdert: REMA Distribusjon har vurdert 127, mens REMA Distribusjon Import har vurdert 207.
Antall leverandører definert som høy risiko: REMA Distribusjon vurderer å ha en leverandør med høy risiko for potensiell negativ påvirkning; leverandør av solcelleanlegg. De resterende 126 leverandørene innenfor transport og IT ble vurdert til middels og lav risiko.
REMA Distribusjon Import har vurdert sine 19 av sine 207 leverandører til middel risiko og resterende til lav risiko. Det er kategoriene transport og emballasje som vurderes som de områdene hvor det er størst risiko knyttet til anstendige arbeidsforhold.
Antall leverandører der det har vært iverksatt tiltak: 1
Det har vært igangsatt tiltak for leverandør av solceller.
For de leverandørene som har blitt vurdert til middels risiko har vi definert et oppfølgingsregime for å kunne overvåke og avdekke ev. brudd.
Oppfølging av risiko og leverandørkjede §5 c. opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene
1. Beskrive tiltak dere har iverksatt eller kommer til å iverksette for å stanse eller begrense slike negative konsekvenser som er beskrevet under punkt b.
REMA Distribusjon og REMA Distribusjon Import gjør kontinuerlig forebyggende arbeid, blant aktiviteter inngår å få Supplier Code of Conduct (SCoC) inn i alle våre kontrakter. ScoC klargjør vår posisjon når det gjelder etisk handel og våre krav og forventninger til våre leverandører og forretningspartnere.
Basert på risikokartleggingen følger vi opp aktuelle leverandører og iverksetter forbedringstiltak der det er behov. Vi har definert regime for karlegging og oppfølging av leverandører innenfor de kategorier vi mener vår virksomhet kan ha en potensiell negativ påvirkning.
I vår overordnede kartlegging definerte vi solceller som et område hvor vår virksomhet med sannsynlighet kan være forbundet med negativ påvirkning på menneskerettigheter, og et område vi må undersøke nærmere. Vi har gjort en nærmere vurdering, definert noen strakstiltak og oppfølgingspunkter. Det ble satt i gang tiltak som krav om dokumentasjon av leverandørkjeden og krav om gjennomført revisjon av leverandørkjede. Leverandøren har over tid jobbet med å sikre sporbarhet og åpenhet i sin leverandørkjede, for å utelukke produkter med tilknytning til Xinjiang-regionen og kan bekrefte at ingen av våre anlegg har silisium som kan spores tilbake til Xinjiang-provinsen.
2. Beskrive oppnådde eller forventede resultater av tiltakene. Som et minimum:
a) redegjøre for hvordan tiltakene har bidratt til eller forventes å bidra til å redusere risiko eller rette opp faktiske negative konsekvenser
Vårt fokus for rapporteringsperioden har vært å få på plass og forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer samt komme i gang med samt bli kjent med å jobbe med aktsomhetsvurderinger.
Kartlegging og risikovurdering av leverandørkjeden har bidratt til kompetanseheving internt og økt bevissthet knyttet til Åpenhetsloven.
Regime vi har etablert for oppfølging av leverandører vil være et godt verktøy for å få ytterligere innsikt og avdekke potensielle risikoforhold som vi må utrede videre.
REMA Distribusjon skal utvikle og implementere gode bærekraftige løsninger for distribusjon av dagligvarer.
Godkjent av Styre i REMA Distribusjon.
REMA Distribusjon jobber tett med forretningspartnere og leverandører for å oppnå en forsvarlig forsyningskjede og arbeidet baserer seg på våre etiske retningslinjer for leverandører (Supplier Code of Conduct, SCoC) som klargjør vår posisjon når det gjelder etisk handel og våre krav og forventninger til våre leverandører.
REMA Distribusjon er omfattet av åpenhetsloven, og jobber kontinuerlig med aktsomhetsvurderinger i tråd med lovkrav og OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv sammen med vårt morselskap REMA 1000.
