Saffier | Ieders Nieuws - Mei / Juni 2020

Jaargang 11, nummer 2, mei 2020

leders Nieuws

Oog voor wat telt

voor en door iedereen van Saffier

Welkom Saphira !!!

De eerste, one & only, virtuele medewerker stellen we graag uitgebreid aan jullie voor: Saphira.

Saphira gaat ons allemaal ondersteunen. Als een soort personal assistant is ze er voor iedereen. Heb je vragen over hoe iets bij Saffier gaat, wil je het laatste nieuws bij Saffier lezen, zoek je een collega die jou verder kan helpen, wil je weten welke protocollen er gelden of wil je iets leuks of interessant delen? Dan ga je naar Saphira.

Zij is vanaf 8 juni a.s. dé spin in het web op het gebied van informatie: delen, opzoeken, lezen, vragen stellen, op de hoogte blijven, etc. etc.

Met de komst van Saphira verandert je hele digitale werkplek. Inloggen op het netwerk en voor de programma’s waar je mee werkt, wordt eenvoudiger en alles ziet er anders uit. Over Saphira en waarom zíj voor deze belangrijke rol bij Saffier wordt ingezet én over je nieuwe digitale werkplek lees je in dit bewaarnummer van Ieders Nieuws meer.

Nieuwe digitale werkplek Niet alleen hebben we een nieuwe collega, Saphira, er is op de achtergrond ook veel veranderd in de manier waarop het beheer van ICT zaken is geregeld. Zoals jullie al eerder konden lezen, is dit beheer vanaf 8 juni uitbesteed aan een ander bedrijf. Als gebruiker merk je hier niet zo veel van, maar voor de afdeling I&A is het een grote verandering die veel voorbereiding heeft gevraagd. Als je straks inlogt gaat dit net even anders; je gaat inloggen met je emailadres en een nieuw wachtwoord. Daarna kom je dus terecht in de omgeving van Saphira. Via de linkerbalk in deze nieuwe omgeving, vind je een icoontje Applicaties. Via dit icoontje kom je bij alle programma’s waar je mee werkt, zoals PlanCare, Beaufort, Word, etc. Ook kom je via de Applicaties bij de bestanden zoals die op de L en H schijf staan.

1 4830447 SAFFIER leders nieuws V3.indd 1

25-05-20 10:22

Van de Raad van Bestuur Ken je dat gevoel? Dat je in je huis jarenlang tegen een muurtje zit aan te kijken dat er best wel OK uit ziet. Maar dan op een dag gebeurt er iets waardoor je denkt “laat ik het eens een likje verf geven”. En als je dat dan gedaan hebt, dan kun je er wel een krukje bij pakken om er eens goed van te genieten want dan is dat muurtje toch opeens opgeknapt!

Dit gevoel verwacht ik bij ons allemaal als we in de loop van juni allemaal gewend zijn geraakt aan ons nieuwe intranet. “Sociaal intranet” noemen de experts dat en ik geloof dat dat zo is omdat we daar allerlei informatie, nieuwtjes en leuke weetjes met elkaar kunnen delen. Dat nieuwe intranet is namelijk net als dat geverfde muurtje. Dat we opeens gaan zien dat ons huidige intranet best wel OK is, maar niet meer helemaal

van deze tijd. En dat er zoveel meer mogelijk is om ons werk makkelijker en leuker te maken.

Er is op allerlei plaatsen hard gewerkt om alles klaar te zetten voor de start op 8 juni.

Waar ook hard aan gewerkt is en wat nog even doorgaat na 8 juni, dat zijn de documenten uit Wegwijs. Die worden allemaal bekeken, opgeschoond en overgezet in ons nieuwe social intranet. Waar we ze makkelijker zullen kunnen vinden dan nu.

Geweldig dat deze opruimactie aan het social intranet gekoppeld wordt! Ook hier is het net als het muurtje verven: dan ruim je ook meteen je kamer even op.

Ik kijk er naar uit en hoop dat we inderdaad na een paar weken wennen zullen genieten van onze nieuwe aanwinst.

Annemiek Overboom

Van de OR Saffier Als PR commissie van de OR zien we er naar uit dat we gebruik kunnen maken van het nieuwe social intranet dat binnenkort voor alle werknemers beschikbaar is. Het wordt makkelijk om contact te zoeken met alle medewerkers.

Zo kunnen we jullie stem nog beter meenemen in onze besluitvorming.

We hebben straks als OR een eigen groep, we nodigen natuurlijk iedereen uit om lid van deze groep te worden of ons te volgen. Het is mogelijk om te reageren op berichten die wij als ondernemingsraad plaatsen. Maar ook kan je als medewerker zelf initiatieven nemen en je laten horen.

Voor iedereen zijn er mogelijkheden. Of je nu berichten wilt delen met heel Saffier of alleen jouw locatie of discipline.

Hopelijk tot snel op het sociaal intranet.

PR Commissie OR

Marktplaats Niet iedere keer zo’n mail ontvangen met een goedbedoeld aanbod, maar een groep in Saphira om lid van te worden. Alles wat je op je afdeling kwijt wil of nodig hebt kun je in deze groep aanbieden of een oproep voor doen.

2 4830447 SAFFIER leders nieuws V3.indd 2

25-05-20 10:23

Saphira ambassadeurs en projectgroep In de voorbereiding van het nieuwe intranet hebben een aantal collega’s meegekeken en meegedacht. De projectgroep werkte aan de inrichting en begin van dit jaar zijn er ambassadeurs gevraagd om alvast te bekijken hoe het werkt. Iedereen staat te trappelen om

er mee aan de slag te gaan. De projectgroep leden en de ambassadeurs kunnen helpen bij vragen. Kijk in de widget Aan de slag met Saphira wie dat op jouw locatie zijn. Op deze pagina vind je alvast wat tips en berichtjes van een aantal ambassadeurs.

Wij, Ellen en Jorien, zijn in januari dol enthousiast geworden tijdens de presentatie van Social Intranet.

Eerst waren we wat terughoudend hoor, want tja, wat is nu weer een Social Intranet??? We konden ons er helemaal geen voorstelling van maken. Je kunt bijvoorbeeld de startpagina voor jezelf helemaal leuk maken als je van de digitale wereld houdt. Heb je daar niet zoveel mee, dan kom je op je bureaublad alleen het hoognodige tegen zodat je je digitale werk toch gewoon kunt opstarten. Er is veel mogelijk: Zo kunnen aparte groepen worden aangemaakt, bv. met de mede­werkers van je eigen team. Er is algemene informatie en nieuws te lezen, bestemd voor alle

medewerkers en je kunt berichten plaatsen op een soort prikbord (tijdlijn).

Eigenlijk te veel om op te noemen! Wij hebben leuke voordelen ontdekt, kijk in de widget Aan de slag met Saphira welke tips wij voor je hebben!

Saphira geeft met één oogopslag duidelijkheid en overzicht, doordat je maar je éénmaal hoeft in te loggen om toegang te krijgen tot meerdere applicaties.

Je krijgt meer inzicht in de personen met wie je contact hebt, doordat er profielgegevens en een foto worden weergegeven. Je kunt eigen groepen maken en er is een chat mogelijkheid waardoor je contact sneller en efficiënter is. De lijnen worden korter waardoor je

sneller tot resultaat komt. Hierdoor heb je ook minder mailvervuiling. Saphira geeft je gelijk een overzicht met de nodige informatie over eventuele nieuwsfeeds, dit zorgt wederom voor snelle duidelijkheid. Kortom Saphira staat voor duidelijkheid, overzicht en sneller tot elkaar komen. Hier doen wij het voor :) .

Jorien Kools en Ellen Rensen, clustersecretaresses WoonZorgParken

Angelique de Wolf en Gerda Uil, Domus Nostra

Ambassadeurs Mariska en Lia vinden dit het meest belangrijk om te delen over het nieuwe intranet: - Betere samenwerking op afstand Saffierbreed - Het helpt jou in contact te komen, documenten en adviezen te vragen en delen met jouw collega’s door heel de organisatie.

- Door een leuk profiel aan te maken mogen we de mens achter de zorgmedewerker leren kennen.

Groetjes Mariska en Lia, praktijk verpleegkundigen WoonZorgPark Loosduinen Onze eerste indruk van het nieuwe intranet is dat het niet moeilijk in gebruik is. Het lijkt ons een handig platform om kennis binnen onze organisatie te delen, zodat we niet telkens opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Het nieuwe intranet vraagt een andere manier van werken en dat vergt voor iedereen omschakeling en tijd. Wij hopen dat

alle disciplines van Saffier toch nieuwsgierig zijn geworden en graag een kijkje willen nemen.

Cindy Steenwinkel, management assistente Escamp & Margreet Siekman, secretaresse Scheveningen/Haagse Hout

3 4830447 SAFFIER leders nieuws V3.indd 3

25-05-20 10:23

Startpagina (homepage).

Hier kom je terecht nadat je bent ingelogd. Wat je hier zo al kunt vinden, leggen we hierna verder uit. Eerst met plaatjes en op de achterpagina met korte uitleg.

Jouw profiel is je identiteit. Vul in wat anderen van je mogen weten. Ben je bv goed in ‘Engels’en dat staat in jouw profiel? Jouw collega’s zullen je kunnnen vinden via de collgea zoeker.

Beheer hier alles wat aan jouw profiel hangt. Zo kun je beheren in welke groepen je vertegenwoordigd bent (connecties) en kun je favorieten onderhouden Verdere uitleg hierover krijg je via werkinstructies in de widget Vraag het Saphira.

Ook als app mogelijk op je telefoon.

Niet verplicht, alleen als je dat zelf wilt.

Via het icoontje Groepen vind je alle groepen waar je lid van bent (mijn groepen) en kun je zien welke groepen er allemaal bestaan (Alle groepen).

Daar kun je lid van worden. We werken in Saphira met open groepen. Wil je een team starten en je de rechten daartoe, dan kan dat ook hier. Je kiest altijd voor Openbaar bij het aanmaken van de groep. Bij uitzondering kan een gesloten groep worden aangemaakt, overleg dit met afdeling M&C.

4 4830447 SAFFIER leders nieuws V3.indd 4

25-05-20 10:23

Aan de rechterzijde van het startscherm vind je een aantal blokken: Widgets. In één daarvan staat ‘Collega zoeken’, deze staat vast. Je kunt zelf een aantal widgets toevoegen voor bijvoorbeeld groepen waar je lod van bent, een lijstje van je favoriete websites, maar je kunt ook andere zaken zoals de buienradar toevoegen.

Vanaf nu heb je toegang tot jouw applicaties via het intranet Hier vind je de applicaties waar jij toegang toe hebt. Zie je hier icoontjes van applicaties, zoals 1-2-3 Reserveren, dan werken deze online, via de browser. Alle andere applicaties vind je via ‘Werkplek & Applicaties’. Klik hier op dan start jouw werkplek en kom je in een vergelijkbare omgeving zoals je nu gewend bent.

Schrijf, volg en reageer op berichten in groepen waarvan je lid bent in deze Tijdlijn.

De ‘Kennisbank’ vervangt Wegwijs. Veel informatie uit Wegwijs is opgeschoond (en dit gaat ook nog even door). Tik een woord en deze sterke zoekfunctie doorzoekt niet alleen de Kennisbank, maar zal ook de term zoeken en vinden in Word-, PDF-, XLXS-bestanden en andere documenten die zijn toegevoegd.

5 4830447 SAFFIER leders nieuws V3.indd 5

25-05-20 10:23

Met deze spelregels werken we nét iets beter samen op het nieuwe intranet.

De uitgebreidere versie vind je in de widget Aan de slag met Saphira Wees jezelf

Plaats reacties en deel je mening

Vul je persoonlijke profiel in zodat iedereen weet wie je bent, wat je functie is en op welke locatie(s) je werkt Om het nog persoonlijker te maken, voeg je een goede, herkenbare foto van jezelf toe (dus niet van je favoriete emoji, hond of kat)

Geef een reactie op informatie of berichten. Dan weet je collega dat je zijn/haar informatie waardeert, dat het je geholpen heeft of dat je nog vragen hebt.

Privacy en respect

Deel je kennis

Privacygevoelige informatie en persoonsgegevens horen niet thuis op Saphira. Laat je daarom niet zomaar uit over cliënten, bewoners en collega’s.

We vinden het belangrijk om van elkaar te kunnen leren en onze kennis te delen. Sta daarom open voor kennisdeling met je collega’s.

Leer van elkaar en werk samen

Volg reacties

Saphira is dé online werkomgeving van Saffier waar we allemaal samenwerken en kennis kunnen delen. Het intranet is dus van ons allemaal. Daarom is het niet oké om collega’s buiten te sluiten.

Volg reacties op je eigen berichten en groepen. Op deze manier blijf je in gesprek met collega’s en zend je niet alleen maar informatie.

Maak impact en houd informatie up-to-date!

Blijf professioneel

Zorg dat je berichten en groepen van toegevoegde waarde zijn. Relevantie is belangrijk. Houd je eigen groepen up-to-date. Is je groep niet meer relevant of nodig, archiveer hem dan. Zo houden we het intranet samen overzichtelijk.

Wees altijd professioneel en netjes, zowel in reacties als in werk-gerelateerde discussies. Gebruik je gezond verstand, wees eerlijk, geef vergissingen toe en bied zo nodig je excuses aan.

Ken de Saffier richtlijnen en huisregels Op alle informatie die op het social intranet gedeeld worden, zijn de huisregels en richtlijnen van Saffier van toepassing.

Saphira Communiceren op afstand heeft in de afgelopen periode in elk bedrijf een hele andere lading gekregen.

Veel bedrijven hebben (noodgedwongen) in een hoog tempo veranderingen en verbeteringen moeten doorvoeren om hun werknemers gemakkelijk (op afstand) met elkaar te kunnen laten communiceren. Saffier is al voor de Coronatijd gestart met de voorbereidingen om deze digitale communicatievorm beter te ondersteunen.

Saphira, ons nieuwe, interactieve intranet gaat ons nieuwe communicatie platform worden. Op het beginscherm van Saphira zie je eigenlijk direct hoeveel gemakkelijker communiceren op afstand wordt. Het is een platform waar je gemakkelijk de juiste personen in je organisatie kan vinden, waar je snel en overzichtelijk interessante informatie kan delen met alleen de personen die dit onderwerp ook interessant vinden, maar waar je ook in enkele muisklikken die specifieke werkinstructie te pakken hebt. En er is een agenda

beschikbaar, waardoor je een overzicht hebt van de aangeboden scholingen, presentaties en symposia binnen Saffier. Ik heb er, voor een ander project, al even mee kunnen werken. Als je eenmaal gewend bent aan een andere manier van opstarten van je dag, dan gaat het je enorm helpen op alle gebieden van communicatie, ook als je wat minder digitaal onderlegd bent.

Renske Lelieveld, Physician Assistant Revalidatie Mechropa

6 4830447 SAFFIER leders nieuws V3.indd 6

25-05-20 10:23

Hoe zit het nou precies????? Wat kan ik nu allemaal met Saphira????

Het beste is, gewoon eens kennis met Saphira maken. Blader eens door het hele systeem, met deze korte handleiding erbij. Dan wordt het allemaal een stuk duidelijker en zelfs leuk om te doen!

Kan ook als app op je telefoon als je dat wilt

Zo ziet Saphira er uit en zo werkt het

• Je kunt je eigen startpagina indelen met widgets (informatieblokjes). Kom je vaak op de fiets naar het werk, dan is bijvoorbeeld de Buienrader-widget handig. Ook kun je op je startpagina links plaatsen naar website sites je vaak gebruikt. Zo kun je je startpagina dus persoonlijk maken.

• In de Kennisbank vind je alle documenten, protocollen, procedures en afspraken terug die er zijn bij Saffier.

• Zoekfunctie zoals Google • Collega’s zoeken en vinden doe je via je startpagina • Je eigen, persoonlijke Profiel waar je een foto van jezelf kunt plaatsen en informatie over jouw deskundigheid kunt delen, maar ook je telefoonnummer en werkdagen. Zo weten collega’s gelijk waarvoor, wanneer en hoe ze je kunnen bereiken.

• Via de chat functie kun je met collega’s direct chatten. Let op, hier krijg je een melding van bij het Chat icoontje (nummer).

• De laatste Saffier nieuwsberichten vindt je direct op je startpagina, overige nieuwsberichten vind je via de knop Nieuws • Bij Over Saffier vind je algemene informatie over Saffier als organisatie, samenstelling MT en Raad van Toezicht en de verslagging van de overleggen hiervan.

Privacygevoelige informatie en persoonsgegevens horen niet thuis op Saphira.

25-05-20 10:23

Maak kennis met Saphira

4830447 SAFFIER leders nieuws V3.indd 7

Saphira is dé place-to-be dus echt de moeite waard om mee kennis te maken:

25-05-20 10:23

MAAK KENNIS MET SAPHIRA, DE NIEUWE, EERSTE, ONE & ONLY, VIRTUELE MEDEWERKER VAN SAFFIER

4830447 SAFFIER leders nieuws V3.indd 8

Hoe werkt Saphira?

Als je deze stappen volgt, dan komen jullie er samen wel uit! Een uitgebreide handleiding kun je in de Kennisbank op Saphira vinden (onder de S van Saph ira-handleiding). In dit overzicht zijn de meest gebruikte opties opgenomen.

1. Algemeen

2. Vul je profiel in Het is belangrijk dat je je profiel goed en zo volledig mogelijk in- en aanvult, dan kunnen collega’s je beter vinden en krijgen zij een goed beeld van wie je bent, wat je doet etc.

- Klik links boven op Profiel - Klik op Mijn Profiel bewerken - Sommige velden zijn al ingevuld (naam en email) de rest kun je zelf aanvullen.

- Zorg voor een goede en herkenbare foto van jezelf, laat je gezicht zien. Dus niet je favoriete emoji of je hond of kat, het gaat om jóuw gezicht. Ook de header-afbeelding van je profiel kun je zelf instellen.

- Sla je wijzigingen/aanvullingen op via de knop Wijzigingen opslaan (onderaan de pagina) voordat je naar een andere pagina gaat.

Saphira is alleen toegankelijk voor collega’s Saffier en is er om te helpen elkaar te vinden en informatie te delen. Ook kun je via Saphira informatie (bv protocollen en beleid) vinden en inloggen op je de digitale programma’s die je gebruikt. Kortom, Saphira is je nieuwe digitale werkplek!

3. Werk samen in Groepen

4. Notificaties (meldingen)

Klik op Groepen in de balk aan de linkerkant van Saphira. Je vindt hier een overzicht van alle groepen die er binnen Saphira zijn.

Standaard ben je lid van de groepen ‘Saffier’ en ‘Vraag het Saphira’, andere groepen kun je zelf uitkiezen.

- Llid te worden van een groep: klik op Lid worden - Een nieuwe groep starten gaat via de knop Nieuw - We werken standaard met open groepen, zo kan iedereen meelezen en is informatie dus breed beschikbaar is. Soms is het gewenst dat een groep gesloten is, dan moet je dit apart aangeven bij afdeling M&C. - Geef een nieuwe groep een naam en foto.

Dat maakt de groep goed herkenbaar.

Vul ook een duidelijke omschrijving van de groep in.

- Nodig collega’s uit voor de groep. In principe de collega’s voor wie dat logisch is, andere collega’s die geïnteresseerd zijn in wat deze groep doet, kunnen ook lid worden. Meelezen in een groep kan door er op te klikken.

- In een groep kun je informatie delen, maar ook samen aan documenten werken.

- Bij Notificaties vind je meldingen van groepen waaraan je deelneemt.

- Ook alle uitnodigingen van collega’s aan jou om deel te nemen in een bepaalde groep worden onder notificaties vermeld.

- Als je persoonlijk genoemd bent in een bericht, of iemand heeft gereageerd op een groepsgesprek waaraan jij ook deelneemt, dan zie je ook een melding verschijnen bij notificaties.

- Je ziet notificaties door een nummer dat bij ‘notificaties’ in de linkerbalk verschijnt en optelt wanneer je meerdere berichten hebt gekregen.

5. Deel zelf je startpagina in

6. Plaats een bericht

7. Applicaties en bestanden

8. Kennisbank en zoekfunctie

- Klik links bovenaan op het logo van Saphira - Nu ben je op de homepage (startpagina) - Hier zie je allerlei Widgets (informatieblokjes) die handige links en informatie bevatten. Er zijn allerlei opties, zoals verjaardagen, buienradar, etc.

- Via de + kun je kiezen welke widgets je op jouw persoonlijke homepage wil zien - Klik met je linkermuisknop op de widget (het informatieblokje) dat je wilt en het verschijnt automatisch op je homepage.

- Verplaatsen doe je door met je linkermuisknop te klikken op het vierkante blokje met puntjes.

Houd je muisknop ingedrukt en sleep het blok naar de gewenste plek .

- Klik op Bewerkmodus sluiten om de keuze-optie af te sluiten - Je kunt ook widgets verwijderen. Door in het blok dat je niet meer wil, te klikken op de drie puntjes onder elkaar te kiezen voor verwijderen. Sommige widgets staan vast en kun je niet verwijderen of verplaatsen.

Een bericht plaatsen doe je op de Tijdlijn (het middenblok waar alle berichten zichtbaar zijn).

- Klik bovenaan de tijdlijn op Plaats een bericht en kies de groep waaraan je jouw bericht wil richten.

- Je kunt ook klikken op Stel een vraag . Je krijgt dat de mogelijkheid om een poll (enquête) te starten.

- Wil je een collega persoonlijk aanspreken, of een afdeling aanhaken in een bericht, plaats dan een @ en typ de eerste letters van zijn of haar naam of afdeling. Deze collega(‘s)/afdeling krijgt dan een notificatie van het bericht.

- Je kunt bij je bericht een foto, bijlage, link of emoji toevoegen.

- Als je bericht af is, klik je op Delen. Dan komt het bericht op de tijdlijn van iedereen die in de groep zit aan wie je het bericht hebt gestuurd.

- Nu kunnen anderen op jouw bericht reageren, bv door het te liken of een reactie geven in de tekstbalk. Als mensen een reactie geven op jouw bericht jíj daar weer een melding van.

In de linkerbalk staat het ook icoontje Applicaties.

- Hier vind je de applicaties die je bij je werk nodig hebt. Sommige applicaties, zoals Aysist, kunnen worden gestart via de browser. Andere applicaties vind je door op Werkplek & Applicaties te klikken.

- Omdat je al bent ingelogd met je netwerkaccount, hoef je in de meeste gevallen niet opnieuw in te loggen voor deze programma’s.

- Ook kom je via Werkplek & Applicaties bij je persoonlijke bestanden en gedeelde mappen zoals je dat nu gewend bent bij Saffier

In de Kennisbank vind je alle documenten, protocollen, procedures en afspraken die er zijn bij Saffier.

Dit werkt op alfabetische volgorde per onderwerp.

- Wegwijs is vanaf nu opgeheven en de inhoud is overgezet naar Saphira. Alle documenten van het Handboek Zorg, Welzijn en Behandeling zijn bijgewerkt en dit geldt ook voor een aantal documenten uit andere handboeken.

- Je vindt de informatie niet meer terug als geheel handboek, maar op onderwerp van A-Z en via de Zoekfunctie.

- In de zoekfunctie kun je het onderwerp dat je zoekt intypen en wordt er in heel Saphira gezocht, zowel in de groepen waar je berichten van ontvangt als in de A-Z onderwerpen én in de protocollen en procedures etc. die hierin gelinkt zijn - De Zoekfunctie werkt net zo als Google. Dus kun je vanaf nu veel sneller de informatie vinden die je nog hebt!

TOCH NOG VRAGEN? Ga dan naar de groep Vraag het Saphira of kijk in de widget Aan de slag met Saphira. Ook zijn er op iedere locatie ambassadeurs. Zij hebben al een korte introductie gehad het nieuwe intranet en kunnen je verder helpen. Wie dit zijn? Kijk in de Kennisbank, bij de S van Saphira handleiding of in de widget Aan de slag met Saphira. Ook vind je daar meer uitleg over specifieke knoppen en onderwerpen.

Mocht dat allemaal niet lukken, neem dan contact op met Sanne en Vivian van de afdeling M&C.