Boletín para Clientes
Entérate 2024
Edición de Otoño
Innovación al servicio de nuestros clientes
En nuestra constante búsqueda por ofrecer soluciones que transformen la gestión y operación de las organizaciones públicas, nos complace presentarles las últimas innovaciones que hemos desarrollado para optimizar procesos y mejorar la experiencia gubernamental digital de nuestros usuarios.
Esta edición está dedicada a destacar nuestras nuevas herramientas, comenzando con Amanda, una herramienta innovadora para la gestión de permisos, que promete revolucionar el proceso de permisología, haciéndolo más transparente y accesible tanto para los solicitantes como para las autoridades.
Además, presentamos Streamline, una solución avanzada para el manejo de solicitudes de contratos. Con STREAMLINE©, nuestros clientes pueden agilizar y simplificar todo el proceso, desde la solicitud hasta la firma, garantizando una gestión más eficiente y segura.
También presentamos el Portal de Recursos
Humanos, diseñado para centralizar y facilitar la administración de todo lo relacionado
con el capital humano. Desde la gestión de nóminas hasta la capacitación y el desarrollo de empleados, esta herramienta está pensada para cubrir todas las necesidades de las áreas de recursos humanos.
Nos enorgullece compartir la historia de éxito de una de las organizaciones que ya está utilizando estas soluciones y ha logrado resultados sobresalientes en un corto período de tiempo.
Por último, no podemos dejar de mencionar EHQ, nuestro más reciente producto, que busca darle visibilidad a los proyectos en marcha y fomentar la participación y retroalimentación ciudadana. Con EHQ, las comunidades pueden involucrarse más activamente en los procesos de toma de decisiones, asegurando que sus voces sean escuchadas y consideradas.
Con estas nuevas soluciones, reafirmamos nuestro compromiso de seguir apoyando a nuestros clientes en su camino hacia la excelencia operativa, ofreciendo productos que no solo faciliten su labor diaria, sino que también impulsen su crecimiento y éxito.
1
2
Índice
Modernización en la Gestión de Permisos
Gubernamentales
Transformación Digital en la Gestión de Contratos
Gubernamentales
3
Mejores Prácticas para Optimizar la Gestión de Recursos Humanos con un Portal en Línea.
4
Historia de éxito: Municipio Autónomo de Cabo Rojo
5
Transformando la Gobernanza en Puerto Rico: El Poder de la Retroalimentación Ciudadana con EHQ
Modernización en la Gestión de Permisos Gubernamentales
En la actualidad, las oficinas gubernamentales dependen de múltiples proveedores, contratistas y terceros para llevar a cabo sus operaciones diarias. Estas interacciones pueden generar cuellos de botella y retrasos, especialmente si las organizaciones utilizan sistemas obsoletos o procesos manuales.
¿Qué pasaría si pudieras...?
Permitir que usuarios externos autorizados participen en procesos de permisos, licencias y otros trámites sin necesidad de acceder a los sistemas internos.
Ofrecer acceso seguro y específico a expedientes y tareas para que los usuarios solo interactúen con la información relevante para ellos.
Permitir que los usuarios reasignen tareas para gestionar mejor la carga de trabajo.
Monitorear la finalización de tareas, incluyendo detalles de auditoría como quién las completó y cuándo.
Beneficios clave:
Colaboración entre múltiples organizaciones involucradas en procesos críticos y solicitudes de información.
Completar digitalmente transacciones gubernamentales entre agencias y organizaciones.
GRANICUS PRESENTA:
AMANDA
El Portal de Colaboración AMANDA simplifica los procesos de permisos, licencias y otros trámites gubernamentales al permitir que las agencias otorguen acceso a usuarios autorizados de diferentes departamentos y organizaciones. Estos usuarios pueden interactuar, trabajar en tareas conjuntas y completar casos sin que la burocracia o sistemas desconectados interfieran.
Gracias a las características de administración de AMANDA, las agencias pueden otorgar acceso a usuarios autorizados para compartir documentos y asignar tareas. Cuando se asigna una tarea, los usuarios reciben un enlace por correo electrónico que los dirige al Portal de Colaboración, donde pueden ver y completar las tareas asignadas, incluyendo sub-tareas para otros usuarios. Por ejemplo, en el caso de un nuevo desarrollo urbanístico, los usuarios autorizados de todas las organizaciones involucradas pueden acceder a los expedientes y completar las tareas necesarias a través del portal.
Con AMANDA, los procesos de permisos, licencias y otros trámites pueden ser completamente digitales, desde el inicio hasta el final.
Nuestro objetivo es respaldar la digitalización de procesos en diversas áreas tales como:
Permisos y Cumplimiento
Licenciamiento
Libertad de Información
Gestión de Subvenciones
Inspección y Cumplimiento de Códigos
Regulatorios
Revisión de Planes de Desarrollo de Tierras
Descarga
Transformación Digital en la Gestión de Contratos Gubernamentales
La Innovación de STREAMLINE©
En la era digital, la eficiencia en la gestión de contratos es esencial para las agencias gubernamentales que buscan optimizar recursos y cumplir con sus responsabilidades de manera efectiva. Para los directores de oficinas legales y de contratos, la tarea de manejar solicitudes y contratos puede ser compleja, especialmente cuando se utilizan sistemas tradicionales que dependen en gran medida de procesos manuales y manejo de documentos físicos. Aquí es donde STREAMLINE© se destaca como una solución innovadora que está revolucionando la manera en que las organizaciones gubernamentales gestionan sus contratos.
STREAMLINE©: Automatización y Eficiencia al Servicio de su Organización
STREAMLINE© es una plataforma de software como servicio (SaaS) diseñada específicamente para el manejo de información gubernamental. Esta herramienta no solo automatiza los procesos involucrados en la solicitud y gestión de contratos, sino que también ofrece la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades particulares de cada organización, mejorando significativamente su eficiencia y productividad.
Eficiencia Operacional Mejorada
Uno de los principales beneficios de STREAMLINE© es la capacidad de automatizar y agilizar cada fase del ciclo de vida de un contrato, desde la solicitud inicial hasta la firma final. Este enfoque reduce considerablemente el tiempo requerido para completar cada etapa, permitiendo que su organización cumpla con los plazos establecidos de manera más consistente. Al eliminar las barreras que tradicionalmente entorpecen estos procesos, STREAMLINE© libera al personal de tareas repetitivas y les permite concentrarse en actividades de mayor valor estratégico.
Reducción de Costos y Optimización de Recursos
Otra ventaja crucial de STREAMLINE© es la reducción de costos operativos. Al minimizar la dependencia del papel y simplificar los flujos de trabajo, la plataforma ayuda a reducir los gastos asociados con la impresión, el almacenamiento y la manipulación manual de documentos. Este ahorro no solo se traduce en una mejor protección de los recursos financieros de su organización, sino que también contribuye a una mayor sostenibilidad y eficiencia operativa.
Transparencia y Cumplimiento: Pilar de la Confianza Pública
En el contexto gubernamental, la transparencia y el cumplimiento son esenciales para mantener la confianza pública. STREAMLINE© centraliza y facilita el acceso a todos los contratos, simplificando auditorías internas y externas. Rastrear acciones en tiempo real asegura que su organización demuestre el cumplimiento normativo, fomentando la rendición de cuentas y la transparencia.
Colaboración y Visibilidad
La gestión de contratos requiere colaboración entre múltiples departamentos y partes interesadas. STREAMLINE© facilita esta colaboración con visibilidad en tiempo real del estado de solicitudes y contratos. Esta función promueve decisiones informadas y coherentes, asegurando que todos trabajen con la misma información actualizada.
Funcionalidades Clave de STREAMLINE©
STREAMLINE© es una plataforma completa que optimiza el manejo de contratos. Sus funcionalidades incluyen paneles analíticos para monitoreo continuo, flujos de trabajo personalizables, y robustas características de seguridad que protegen datos confidenciales. También ofrece integración con sistemas existentes, manejo avanzado de documentos, y un portal de autoservicio para mejorar la experiencia del usuario.
Maximización del Rendimiento Operativo con STREAMLINE© Al adoptar STREAMLINE©, su organización experimentará mayor eficiencia, reducción de costos, y mejora en la precisión y seguridad en transacciones contractuales. Su interfaz intuitiva y herramientas avanzadas simplifican la gestión de contratos, permitiendo al equipo legal enfocarse en cumplir los objetivos organizacionales y servir al público más eficazmente.
Mejores Prácticas para Optimizar la Gestión de Recursos Humanos con un Portal en Línea
Fomentar el Autoservicio y la Autonomía del Empleado
Una de las mayores ventajas de un portal de recursos humanos en línea es la capacidad de autoservicio que ofrece a los empleados. Fomentar el uso de estas funciones, como la actualización de perfiles, la descarga de talonarios de pago, y la gestión de solicitudes de tiempo libre, puede reducir la carga de trabajo del personal de recursos humanos y mejorar la satisfacción del empleado.
Facilitar la Supervisión y Aprobación Digital
Los supervisores deben ser capacitados para utilizar el portal para revisar y aprobar las solicitudes de tiempo libre y ajustes de asistencia de manera digital. Esta práctica no solo agiliza el proceso de aprobación, sino que también crea un registro digital que es fácilmente auditable y transparente.
Integrar el Portal con Otros Sistemas de Gestión
Para maximizar la eficiencia, el portal de recursos humanos debe integrarse con otros sistemas de manejo financiero y de recursos humanos utilizados por el municipio, como sistemas de nómina, control de tiempo y asistencia, y módulos de administración de personal. Esta integración proporciona una vista unificada de los datos de recursos humanos y ayuda a mejorar la toma de decisiones.
Realizar Actualizaciones Regulares y Mejoras Continuas
Un portal de recursos humanos en línea debe mantenerse actualizado con las últimas mejoras y parches de seguridad. Además, se debe fomentar la retroalimentación de los usuarios para identificar áreas de mejora y realizar actualizaciones que mejoren la experiencia del usuario y la funcionalidad del portal.
La implementación de un portal de recursos humanos en línea para los servidores públicos en los municipios de Puerto Rico no solo moderniza la gestión de personal, sino que también introduce eficiencias significativas y mejora la satisfacción de los empleados. Al seguir estas mejores prácticas, los municipios pueden asegurarse de que su portal de recursos humanos en línea no solo cumpla con sus objetivos iniciales, sino que también evolucione para satisfacer las necesidades cambiantes de sus usuarios.
Granicus y el Municipio Autónomo de Cabo Rojo
La implementación del portal de empleados en el Municipio Autónomo de Cabo Rojo ha sido un verdadero éxito, transformando la gestión de recursos humanos y mejorando significativamente la eficiencia operativa. Gracias a esta innovadora herramienta, el Departamento de Recursos Humanos municipal, ha logrado centralizar y automatizar procesos clave, desde la gestión de nóminas hasta la capacitación del personal, lo que ha resultado en una reducción notable en los tiempos de respuesta y una mejora en la satisfacción de los empleados. Esta solución ha permitido al municipio no solo optimizar recursos, sino también ofrecer un entorno de trabajo más organizado y accesible para todos sus colaboradores.
Haz clic aquí para accesar la historia de éxito completa Cabo Rojo
Mejora en la eficiencia administrativa al automatizar procesos de manejo de asistencia y nómina.
Incremento en la transparencia y la precisión de los registros de asistencia y pagos.
Empoderamiento de los empleados a través de funciones de autoservicio para acceder y gestionar su información de manera rápida y sencilla.
Facilitación del trabajo de supervisión al permitir a los líderes revisar y aprobar la asistencia de manera digital.
Transformando la Gobernanza en Puerto Rico: El Poder de la Retroalimentación Ciudadana con EHQ
En un mundo cada vez más digital, la relación entre los ciudadanos y el gobierno está experimentando una transformación significativa. Para los municipios y agencias públicas de Puerto Rico, la necesidad de ser transparentes y receptivos a las necesidades de la ciudadanía nunca ha sido tan crucial. Aquí es donde EHQ, una herramienta de retroalimentación ciudadana, se convierte en un aliado clave en los proyectos de revitalización, ofreciendo un puente entre el gobierno y los ciudadanos, y fortaleciendo la confianza pública.
Empoderando a Puerto Rico a través de la Retroalimentación
La implementación de EHQ en proyectos municipales y de agencias públicas permite que los ciudadanos se involucren activamente en los procesos de toma de decisiones. A través de esta plataforma, las voces de los ciudadanos son escuchadas y tomadas en cuenta, lo que resulta en una mayor transparencia y confianza en las instituciones gubernamentales. Esta herramienta no solo facilita la comunicación directa entre el gobierno y la ciudadanía, sino que también empodera a los ciudadanos al permitirles participar de manera significativa en la mejora de sus comunidades.
Visibilidad y Transparencia en los Proyectos de Revitalización
Uno de los mayores desafíos en la ejecución de proyectos de revitalización es mantener a la ciudadanía informada sobre los avances y decisiones tomadas. EHQ aborda este desafío al proporcionar una plataforma donde los ciudadanos pueden acceder a información actualizada sobre los proyectos en curso, conocer los plazos y entender cómo se están utilizando los recursos públicos. Esta visibilidad no solo fomenta la transparencia, sino que también permite que los ciudadanos se sientan parte del proceso, lo que es fundamental para el éxito y la aceptación de cualquier iniciativa gubernamental.
Retroalimentación Ciudadana: Clave para la Eficiencia
Gubernamental
La retroalimentación ciudadana es una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia gubernamental. Con EHQ, los ciudadanos pueden expresar sus opiniones y sugerencias en tiempo real, lo que permite a los municipios y agencias públicas identificar rápidamente áreas de mejora. Por ejemplo, los ciudadanos pueden reportar problemas con servicios públicos como el mantenimiento de carreteras o la recolección de basura, lo que permite a las entidades gubernamentales responder de manera más rápida y eficiente. Además, la retroalimentación continua asegura que los proyectos de revitalización se ajusten a las verdaderas necesidades de la comunidad, evitando la implementación de soluciones que no resuelvan los problemas fundamentales.
Construyendo Confianza a través de la Inclusión Ciudadana
En una democracia saludable, la confianza entre el gobierno y los ciudadanos es esencial. EHQ contribuye a construir esta confianza al ofrecer un canal de comunicación directo y accesible. La participación activa de los ciudadanos en los procesos gubernamentales, como la planificación y ejecución de proyectos, no solo refuerza la transparencia, sino que también demuestra el compromiso del gobierno con sus necesidades y preocupaciones. Este enfoque inclusivo crea un entorno donde los ciudadanos se sienten escuchados y valorados, fortaleciendo la relación entre el gobierno y la comunidad.
Innovación en la Gobernanza Pública
La innovación en la gobernanza pública es fundamental para adaptarse a un mundo en constante cambio. EHQ ofrece una plataforma que no solo facilita la retroalimentación, sino que también impulsa la innovación en políticas públicas. Al recopilar ideas y sugerencias directamente de los ciudadanos, las agencias gubernamentales pueden desarrollar políticas más efectivas y adaptadas a las realidades del entorno local. Esta colaboración entre el gobierno y los ciudadanos garantiza que las soluciones implementadas sean prácticas, relevantes y sostenibles a largo plazo.
Adaptación y Mejora Continua con EHQ
El entorno dinámico de la gobernanza requiere que las entidades públicas se adapten constantemente a las necesidades cambiantes de la población. EHQ permite una mejora continua al proporcionar un flujo constante de retroalimentación ciudadana. Esta retroalimentación no solo ayuda a identificar problemas y áreas de mejora, sino que también permite al gobierno ajustar sus enfoques y estrategias en tiempo real. De esta manera, EHQ asegura que las políticas y servicios públicos permanezcan relevantes y efectivos en el cumplimiento de su misión de servir al pueblo de Puerto Rico.
La implementación de EHQ en proyectos de revitalización de municipios y agencias públicas es clave para una gobernanza más transparente, inclusiva y eficiente en Puerto Rico. Al empoderar a los ciudadanos y garantizar que sus voces sean escuchadas, EHQ transforma la interacción entre gobierno y comunidad, fortaleciendo la confianza pública y alineando políticas con las necesidades de la población.
Descarga el folleto de EHQ para que conozcas más de nuestras herramientas de participación ciudadana.
Sobre Granicus: Líder en Soluciones SaaS para el Sector Público
Más de 6,000 agencias gubernamentales confían en Granicus para modernizar sus servicios y operaciones en línea. Nuestro enfoque se centra en maximizar el rendimiento operativo y garantizar la prestación de servicios de la más alta calidad. STREAMLINE© es una prueba de nuestro compromiso con la innovación y la excelencia, ofreciendo a las organizaciones gubernamentales las herramientas que necesitan para prosperar en un entorno cada vez más digital.
Recuerda que puedes contactarnos para coordinar una demostración de cualquiera de nuestras soluciones, escribenos a marketinglac@granicus.com y nuestros recursos se comunicarán con usted para coordinar la visita.
Conferencia de Clientes 2025
¡SEPARA LA FECHA!
20-21 de marzo de 2025
