Lydia Arbaiza

Día a día cada miembro de una organización se encuentra frente a toma de decisiones sobre temas internos y externos de la empresa. En muchos casos se trata de nuevas propuestas las cuales prometen una mejora o beneficios a la empresa. Evidentemente, lo que se desea es que la decisión tomada esté fundamentada, pero sobretodo tener la seguridad de que finalmente la elección resulte ser la correcta; es decir, que existan los beneficios que se esperan conseguir respecto a lo previsto. Existen diferentes factores a eva luar dentro de una nueva propuesta de negocio, solución a un problema o simplemente una mejora para la empresa. Además de múltiples herramientas que reforzarán la propuesta. Sin embargo, la más completa para estos casos es la realización de un Business Case que implica un análisis detallado y riguroso para lograr éxito en la decisión tomada; ya sea cancelando una propuesta por razones comprobadas o aprobando el proyec to al crear valor para la organización. Este análisis es el soporte que con tribuirá a la determinación de costos estimados, la identificación de ries gos y reconocimiento de beneficios futuros esperados; además del valor que aportará al negocio. A continuación, se expondrá de manera sencilla el camino para lograr un Business Case sólido. También, acciones indispensables para el logro de un análisis detallado y preciso, pero sobretodo favorable. Es fundamental empezar este aná lisis completamente desde cero sin ideas premeditadas o basadas en la intuición. Se inicia describiendo brevemente la situación actual o problema que el proyecto busca solucionar. Luego, se definen los objetivos que busca lo grar la empresa con esta propuesta, su argumento o razón de ser, es de cir, justificar porque es mejor opción que otras posibles soluciones, y en qué plazo de tiempo se quiere lograr. En esta etapa se deben agregar y des cribir los resultados esperados, los cuales deben resumir los objetivos que busca la empresa. Además, listar aquellas limitaciones que pudieran restringir o afectar al proyecto. Posterior a ello, llega la delimitación del equipo con diferentes roles y personas a cargo que serán respon sables del análisis del Business Case. Es vital contar con expertos de diversos perfiles, ya que gracias a ello se obtendrá un enfoque completo y detallado basado en diferentes áreas. Es recomendable hacer un listado y registro de cada uno de ellos. Luego, entramos con la descripción del proyecto y el enfoque que tendrá para dar solución al problema que la empresa presenta. Por ello, es nece sario asegurarse que las metas y objetivos que fueron detallados inicialmente soporten las necesidades de la organización. Así mismo, definir la forma en cómo se medirán los resultados del proyec to, es decir las medidas de desempeño que serán usadas y los acontecimientos significativos que marcarán un momento importante en el desarrollo del proyecto y proyecciones. Llegando a este punto, se procede con la evaluación completa del pro yecto que trae consigo el cumplimiento de regulaciones o mandatos directos, alineamiento estratégico, el análisis del impacto que tendrá

en el uso de los recursos y el análisis financiero el cual describe los méto dos usados al calcular los resultados esperados de los costes del proyecto y sus beneficios cuantitativos. También, realizar un análisis de alternativas, en otras palabras, incluir la opción de no ejecutar el proyecto y alguna opción distinta. Finalmente, llegamos a la selección del proyecto, donde se describe la metodología de la empresa usada para tomar la decisión y agregar los resultados que se basan en la aplica ción de esta metodología. También, se tiene que justificar la razón de la elección del este proyecto sobre otras opciones o alternativas. La clave para lograr que nuestro aná lisis de Business Case tenga éxito es mantener en constante control antes, durante y después del desarrollo del mismo y todos sus componentes, ta les como su desempeño, coste y periodo de transición. Solo realizando un profundo análisis de cada factor, se podrá continuar con el diseño y la ejecución del proyecto para obtener el retorno de la inversión esperado, sin riesgos para la empresa. Este análisis debe evaluar como míni mo 3 escenarios o alternativas distintas y valorar cada una de ellas antes de tomar una decisión. No se debe simplificar el proceso, ya que cada dato obtenido en este análisis es de valor para el sustento del proyecto, pero sobretodo, permitirá a la empresa obtener un retorno de inversión aceptable y no caer en pleno proceso de implantación.

(*) Directora de la Dirección de Programas Institucionales ESAN /Profesora de Compor tamiento Organizacional