6 minute read
Verktyg 11 – Delegering
Verktyg 11 Delegering
Genom att delegera kan varje chef ägna sig åt de uppgifter som är mest väsentliga. Ett gott ledarskap innebär en strävan att ge större ansvar till gruppen och individerna vartefter de blir mer trygga och rutinerade tillsammans. Rätt utnyttjat är delegering ett sätt att utveckla individen och företaget. Det Vid delegering lämnar man tydligt över är ledarens roll att bidra till ansvar, befogenheter och resurser. att öka tryggheten i gruppen, vilket innebär att medarbetarna kan öka sin ansvarskänsla och lojalitet.
Delegering är en naturlig del i arbetet för att öka företagets effektivitet. En förutsättning för att delegera är att du är väl medveten om ansvarets omfattning, medarbetarens kompetens och arbetsgruppens mognad. Beslutet att delegera får inte styras av att du till varje pris vill slippa vissa arbetsuppgifter eller ett visst ansvar. Gör du det så ”dumpar” du arbetsuppgifter och delegerar inte. Det är inte bra vare sig på kort eller på lång sikt.
Vad bör man tänka på när man delegerar?
Du måste vara medveten om villkoren då du delegerar. Vissa skyldigheter måste du ta ansvar för själv. Vissa befogenheter är också bundna till den formella position du har. Du kan inte heller delegera dina problem. Det finns situationer där du råkar ut för fler problem än du orkar hantera. I en sådan situation kan det vara frestande att delegera problem till en duktig medarbetare. Men det är inte acceptabelt att du lägger dina problem på någon annan. Som ledare riskerar du att förlora förtroendet hos dina medarbetare när de inser att du lämnar de svåra problemen åt andra. Det är en förtroendefråga och själva basen i ett
ledarskap. Det är viktigt att betona att när man ber om hjälp är det inte samma sak som att dumpa saker som känns obekväma. Delegera inte bara en uppgift att lösa, utan delegera även ansvaret och befogenheterna. Att fördela uppgifter innebär att medarbetaren får ansvar att lösa ett antal mer eller mindre väl preciserade uppgifter där genomförandet blir viktigast. Om du istället delegerar ansvaret och befogenheterna medför det att man får ansvar att förverkliga en viss målsättning och frihet att bestämma hur man ska nå dit. Du följer upp i dialog med fokus på målet, inte kontrollera i detalj. Du måste följa upp resultatet utan att ta över uppdraget. Du måste också vara beredd att förtydliga uppdraget, ändra det eller skjuta till mer resurser om så krävs.
Vilka frågor ska du ställa dig inför en delegering?
Det är viktigt att tänka på om medarbetaren kan, vill och vågar ta uppdraget. Att kunna handlar både om att du ser att medarbetaren kan, men även om att medarbetaren upplever sig kunna ta uppdraget. Det är ofta en stor skillnad mellan formell kompetens och upplevd kompetens. Har medarbetaren rätt kompetens? Hur mogen är gruppen? Det är andra frågor du bör ställa dig. I en grupp som inte är tillräckligt mogen och där rollerna inte har satt sig blir delegering inte lika självklart. Frågor om varför inte jag utan andra får, uppkommer lätt om mognadsgraden i gruppen är för låg. Det som startar i en god tanke kan få en omvänd effekt.
Ofta uppstår problem i delegeringssituationer för att chefen har svårt att släppa på befogenheterna. Det kan vara av rent personliga skäl, exempelvis att du har ett stort behov av kontroll, men även att du känner en osäkerhet om vad du får göra. Att släppa på befogenheterna till någon annan innebär ändå att du står kvar med det fulla ansvaret för det som din medarbetare gör. Till slut handlar det om hur mycket vi litar på varandra. Som chef måste du kunna hantera känslan att någon annan kan göra samma sak som du fast på ett annat och kanske bättre sätt. Om så är fallet, glöm inte att ge positiv feedback.
Att sätta ramar för uppdraget handlar inte bara om kontroll och uppföljning. Det ger dig som chef och uppdragslämnare en möjlighet att bjuda in dig i det delegerade uppdraget på ett naturligt sätt. Du får möjlighet att stötta och bidra utifrån uppkomna behov. Det ger även uppdragstagaren en möjlighet att be dig om hjälp och råd. På så sätt kan båda växa, du som ledare och medarbetaren i sin roll.
Det är av största vikt att delegeringen kommuniceras i företaget, särskilt när uppdragstagaren kommer att fatta beslut som påverkar andra. Görs inte det på rätt sätt kan omgivningen uppfatta att de ”fått” en ny chef utan att man talat om det. Att bli kallad chef med negativa förtecken, gör att medarbetaren kan känna olust och kanske vill bli befriad från sitt uppdrag. Det är ditt ansvar som chef att vara tydlig angående delegeringens omfattning och ta i den här typen av signaler när de uppstår. Det gäller även att vara tydlig mot medarbetare som inte får delegerade uppdrag och vad skälet till det är.
Fördelar med att delegera
Delegering skapar engagemang och lojalitet samt minskar arbetsbördan för chefen och skapar utrymme för chefen att ägna sig åt rätt saker. Det är utvecklande för medarbetarna och ger ökad effektivitet i organisationen i om man utnyttjar och fördelar kompetensen rätt. Chefen visar förtroende för medarbetarna vilket skapar delaktighet och sårbarheten minskar. Delegering kan betyda belöning och stimulans, och medarbetaren får en ökad tro på sin förmåga. De som står närmast arbetsuppgifterna och har de mest praktiska synpunkterna får större inflytande, vilket medför att trovärdigheten i det man gör och de beslut man tar ökar. Byråkratin kan minska och möjligheterna att förankra beslut ökar med kortare kommunikationsvägar.
Nackdelar med att delegera
Det finns risk att du som chef tappar helhetsgreppet och resultaten kan bli fel. Det kan skapa konkurrens mellan medarbetarna vilket kan skapa missnöje. Det kan ta längre tid och du kan tappa roliga och intressanta arbetsuppgifter. Uppdraget kan även missförstås. En medarbetare kan få ”höra” att hon får göra mer än hon får, och att då gå in och korrigera kan bli besvärligt. Hade jag ansvar eller inte? Det är viktigt att uppgiften och hur den bör uppfattas, kvitteras på ett bra sätt.
Frågor att ställa sig inför en delegering:
● Vad är syftet med att jag delegerar? Är det för att lösa en be-
stämd uppgift på grund av tillfällig arbetsbelastning eller för att jag tycker att den är tråkig? Är det för att utveckla medarbetarna och öka företagets effektivitet?
Delegerar jag rätt? Det vill säga delegerar jag ansvar och befogenheter eller bara en begränsad uppgift?
Delegering kan hjälpa dig som chef att skaffa dig den tid du behöver för att se framåt och hinna tänka ut hur nuvarande mål skall uppnås och vilka nya som skall formuleras. Att ha överblick och vara framsynt är viktigt i allt ledarskap.
Andra viktiga frågor:
● Kan, vill och vågar medarbetaren ta uppdraget? ● ● ●
Har medarbetaren rätt kompetens?
Hur mogen och trygg är gruppen?
Vilket ansvar och vilka befogenheter ska jag delegera för att ge rätt förutsättningar att lösa uppdraget.
Vilken tid krävs och när ska uppdraget vara klart?
Hur gör jag det känt i organisationen att jag delegerat uppdraget?
Du måste följa upp resultatet utan att ta över uppdraget. Du måste också vara beredd att förtydliga uppdraget, ändra det eller skjuta till mer resurser om så krävs.
