9 minute read
Verktyg 10 – Medarbetarsamtal
Varför ska man hålla medarbetarsamtal? Medarbetarsamtalet är rätt hanterat ett fantastiskt tillfälle att följa upp och stämma av själva arbetet med dina medarbetare. Det handlar både om prestationen men även hur de fungerar och mår som människor. Det är lätt att hoppa över medarbetarsamtalet med hänvisning till att det tar för mycket tid samt att vi ändå pratar med varandra mycket om dagarna. Om du sätter dig ned med dina medarbetare och får till ett givande samtal för bägge parter kan du bygga en helhetsbild av situationen i ditt företag som är ovärderligt. Hantera aldrig medarbetarsamtalet som något du skall ”bocka av” eller något du måste ”få ur dig”! Medarbetarsamtalet är en gemensam investering i tid, engagemang och förståelse mellan dig och din medarbetare. På sätt och vis är ni jämställda i situationen.
Medarbetarsamtalet är ett bra tillfälle att försäkra dig om att alla medarbetare känner till målen för företaget. Du kan även försäkra dig om att rätt person arbetar på rätt plats och med rätt arbetsuppgifter. Du kan följa upp arbetsinsatser och samarbete ur ett helhetsperspektiv samt i samråd med medarbetaren formulera ”actions” i en utvecklingsplan. Hoppa inte över utvecklingsplanen, den är en viktig del av medarbetarsamtalet.
Medarbetarsamtal är också ett sätt för medarbetaren att berätta om hur arbetssituationen ser ut och upplevs. Samtalet ger även en chans att förklara hur samarbetet i arbetsgruppen fungerar. Dina medarbetare får tillfälle att lämna förslag på hur arbetssituationen kan förbättras samt prata om egna utvecklingsbehov och ambitioner. Medarbetarsamtalet ger möjlighet att utbyta information och fakta som av olika skäl inte hinns med i vardagen.
Några utgångspunkter
Frågorna i checklistan på nästkommande sidor utgår ifrån medarbetarens syn och tankar kring sin arbetssituation, relationer, utveckling mm. Det finns en stor poäng i att varje medarbetare kan ta ansvar för och vara delaktig i både sin egen och företagets utveckling. Medarbetarsamtalet är verktyget för att lägga den grunden. Missa inte att ta tillvara på det! Lika viktigt är det att chefen tydligt till medarbetaren ger sin bild av situationen, exempelvis hur målen har uppnåtts. Bra samtalsklimat och konstruktiv feedback är viktiga delar i ett företags utveckling.
Krångla inte till det
I utvecklingplanen beskriver du på enklaste sätt vilken utbildning, träning eller annan aktivitet som medarbetaren behöver ta till sig det närmaste året. Det skall inte vara aktiviteter i största allmänhet, utan för att kunna upprätthålla eller öka de kunskaper och färdigheter som krävs i nuvarande eller en ny arbetssituation. Det är viktigt att planen skrivs under av båda parter, då råder ingen tvekan om vad ni kommit överens om.
Se det som att ditt ansvar som chef att budgetera och sätta tidramar. Medarbetaren ansvarar för att genomföra aktiviteterna när dessa väl har bestämts.
Att tänka på inför ett medarbetarsamtal
Informera i förväg om vilken vecka och dag medarbetarsamtalet kommer att äga rum. Skicka ut en inbjudan med tid och plats för mötet, ca en vecka i förväg, och ta gärna en tid som du vet passar din medarbetare. Skicka även med den mall och de frågor du tänker använda, så att din medarbetade kan förbereda sig på bästa sätt.
Vad är en lämplig plats för ett lyckat medarbetarsamtal? Det beror lite på vilken typ av person din medarbetare är. Att slentrianmässigt ha det på ditt eget kontor är ett mindre bra alternativ. Försök att välja en plats som du tror passar din medarbetare. För någon kan det vara att promenera under samtalet, för någon annan fungerar det att ta det mer rätt upp och ned på lämplig plats på företaget. Tänk på att ni inte blir störda och stäng av era mobiler. För en medarbetare som
är tydligt relationsinriktad, så kan två timmar vara kort om tid, för en mer utförande och uppgiftsinriktad medarbetare kan två timmar vara oceaner av tid. Anpassa tid och plats efter dina medarbetare.
Förbered dig genom att gå igenom checklistan för medarbetarsamtal och tänk igenom vilka budskap du vill förmedla. För minnesanteckningar för din egen skull. Checklistan är inget frågeformulär som skall fyllas i med ”rätt” svar, utan mer en beskrivning av de ramar som samtalet bör hållas inom. Det är bra om du tänker igenom vilka utbildnings eller utvecklingsinsatser för medarbetaren som du ser som möjliga, kopplat till företagets situation och behov.
Ta till gott om tid i din planering, och försök genomföra samtalet utan att du känner stress inför något annat som upptar din tid.
Att tänka på under själva samtalet
Båda parter har ett ansvar för att det blir ett bra samtal. Försök få till en balans mellan er båda i fråga om talutrymmet. Välj att tala om de punkter från checklistan som känns angelägna. Alla punkter behöver inte avhandlas. Dock är det viktigt att ni får diskutera målet för verksamheten, ömsesidig återkoppling av prestationer och planering av medarbetarens fortsatta utveckling. Tänk på att anteckna så du inte tappar bort viktiga saker. Var tydlig med att allt som sägs er emellan sägs i förtroende. Om ni är ett familjeföretag och din partner också jobbar i företaget kan din medarbetare lätt tro att ni avhandlar innehållet i samtalet hemma vid köksbordet. Är det uppfattningen finns risken att medarbetaren censurerar sig i samtalet, med risk för att viktiga saker aldrig blir sagt.
Checklista för medarbetarsamtal
Medarbetare……………………………………. Tid…………
Plats…………………..…
Öppning av samtalet: – Hur ser du på ditt senaste halvår här på företaget? – Hur ser du att företagets verksamhet fungerar? – Hur tycker du att den interna informationen fungerar?
Samarbetet med: – Arbetskamrater. – Andra avdelningar eller liknande. – Kunder/leverantörer/konsulter.
Arbetsförhållanden: - Fysisk påfrestning. - Psykisk påfr estning. - Skulle vilja ändra på.
Du själv i arbetet: - Hur ser du på din framtida yrkesroll?
Välj några av nedanstående frågor att diskutera kring.
- Hur är din relation till övriga medarbetare i företaget? - Är det någon du inte fungerar så bra tillsammans med? - Hur tycker du att stämningen på företaget är? - Hur skulle du vilja beskriva din och min relation? - Vilken feedback får du av dina kollegor och utav mig? Hur känns det? - Vad anser du om din egen samarbetsförmåga?
Min uppfattning som chef om: - Dina arbetsinsatser. - Din samarbetsförmåga. - Din utveckling.
Din uppfattning som medarbetare om mitt ledarskap: - Vad är bra i mitt ledarskap? - Vad skall jag förbättra? - Hur delegerar och följer jag upp?
Utvecklingsplan: - Vi formulerar tillsammans konkreta åtgärder i utvecklingsplanen.
Gemensam utvärdering av samtalet: - Vad fungerade bra? - Vad fungerade mindre bra? - Vad skall vi tänka på inför nästa samtal?
Personlig utvecklingsplan
Några saker den kan innehålla är:
- Vad skall uppnås? - Hur skall det uppnås? - Tidsåtgång och eventuell budget. - När det skall vara klart? - Vem ansvarar för vad - Hur ska vi utvärdera utvecklingsarbetet?
Några saker som avslutning
Du och din medarbetaren behåller var sitt exemplar av utvecklingsplanen.
Undvik att använda medarbetarsamtalet till att avhandla personliga problem, om det inte direkt påverkar arbetssituationen. Diskutera inte löner under samtalet, utan gör det vid ett annat tillfälle. Vid nästa medarbetarsamtal bör man börja med att gå tillbaka till och titta på
Ett svårt eller utmanande samtal
En annan typ av samtal du som chef både har rättighet och skyldighet att genomföra vid behov, kallar vi för svåra eller utmanande samtal. Ett svårt eller utmanande samtal innebär vanligen att saker och ting står på spel, det finns olika perspektiv och det är känslor med i bilden. De flesta av oss undviker de svåra eller utmanande samtalen. För det mesta är det dock bättre att ta upp samtalen på en gång när något händer och när de verkligen behövs.
Samtalen är nödvändiga i ditt chefskap och med rätt förberedelser behöver de inte bli svåra. Vi tror att mycket handlar om din egen inställning och att mycket är vunnet med bra förberedelser. Du som chef kan fundera igenom vad ett svårt eller utmanande samtal är för dig? Vad handlar ett sådant samtal om? Vilka områden och ämnen tas upp? Vad är det som gör samtalet svårt för just dig? Att ha funderat på denna typ av frågor är en bra förberedelse och ger dessutom en större trygghet för dig, både som chef och person.
Ett svårt eller utmanande samtal är vad som helst som man har svårt att prata om, några exempel kan vara:
● En medarbetare som presterar sämre än vanligt. ●
En medarbetare som har en attityd som inte passar in i företagets kultur.
En medarbetare som har negativ inställning till arbetsuppgifterna.
En medarbetare som inte passar tider, bär rätt klädsel eller liknande.
En medarbetare som har så dålig hygien att det kan påverka andra.
Uppsägningar och omplaceringar av medarbetare.
Ge konstruktiv feedback till en kollega i företaget.
Att prata med en gruppmedlem som inte håller sin del av överenskommelsen.
Personliga problem hos en medarbetare som kan handla om t ex alkohol, drogmissbruk, hög sjukfrånvaro eller skilsmässa.
Några tips att tänka på:
Före samtalet:
● Förbered dig för att få till ett så bra samtal som möjligt. Tag
hjälp av verktyg 6, Effektiv feedback på s 59.
Sätt av tid så att ni kan slutföra hela samtalet utan att bli avbrutna.
Välj en lämplig tidpunkt dvs. inte före en helg eller semester, detta är särskilt viktigt vid avvecklingssamtal.
Välj en neutral plats där ni kan vara ostörda.
Gör syftet med samtalet tydligt.
Strukturera underlaget för samtalet och gör det tydligt, så att du kan stå för det.
Tänk igenom och ta fram vilket stöd eller hjälp som du och företaget kan erbjuda.
Var beredd på medarbetarens reaktioner och stressnivå.
Gör en kom ihåg-lista för samtalet, så du inte missar något.
Pröva dina tankar på någon annan som du har förtroende för.
Under samtalet:
● Se till att ni är ostörda, stäng av telefon, inga besökare osv. ● ● ● ●
Börja med syftet, t.ex. ”anledningen till vårt samtal är …”.
Var rättfram, öppen och ärlig.
Stå fast vid budskapet. Linda inte in det, ursäkta dig inte.
Ställ öppna frågor och lyssna aktivt på svaren.
Ställ även kontrollerande frågor för att säkra att din medarbetare förstått ditt budskap.
Tillåt medarbetaren att uttrycka känslor och vänta in reaktionerna. Förstå känslor, reaktioner och att din medarbetare kan visa tydliga tecken på stress.
Erbjud stöd om det är lämpligt och medarbetaren är mottaglig.
Tydliggör beslutet och överenskommelser. Bekräfta eventuellt med en symbolisk handling, t.ex. ett handslag.
Planera in ett eventuellt nästa och uppföljande samtal. Dokumentera överenskommelsen och ge din medarbetare en kopia i efterhand.
Efter samtalet:
● Var uppmärksam på reaktioner hos din medarbetare. ● ● ●
