Verktyg 9 – Rekrytering

Verktyg 9 Rekrytering

Det gamla ordspråket ”som man bäddar får man ligga” stämmer bra in på rekrytering. När du rekryterar bygger du företaget och ditt lag för framtiden. Frågan är vad en felrekrytering kostar i pengar och har för betydelse för ett mindre företag? Vår erfarenhet är att det är värt varenda timme du investerar med att hitta rätt personer att anställa. Ska man spetsa till det så är rekrytering bland det viktigaste du som företagare har att hantera.

Dina medarbetare är din viktigaste resurs samtidigt som det ofta är din enskilt största kostnad. Det är viktigt att du tar dig tid att hitta rätt medarbetare vid de tillfällen du har chansen att välja. Att tänka igenom din rekrytering och följa några tydliga steg i processen, ger dig chansen att hitta just den medarbetare som du behöver.

Erfarenhet är bra, men bara om det vi skall göra framåt är lika det vi gjort tidigare. Om ditt företag är i stark utveckling och förändring kan för mycket erfarenhet i stället vara ett hinder för nyskapande och utveckling. När du anställer en person i ditt företag så anställer du egentligen erfarenhet, attityder, värderingar och olika typer av förmågor. Tänk på att du aldrig kan förändra en person som har attityder eller inställning till saker som inte passar in i ditt företag. Däremot kan du lära upp rätt person så hon/han på sikt kan och behärskar det som krävs. Är det bara rätt person så är det en oerhört bra investering för dig och företaget.

Tänk på att talang är den viktigaste parametern i en lyckad rekrytering!

Sex steg till en bra rekrytering

Nedan följer en struktur du kan stödja dig på och följa i ditt rekryteringsarbete. Strukturen hjälper dig att få överblick samtidigt som du inte riskerar att missa något väsentligt och uppenbart.

Kravprofilen:

Tänk igenom vilka krav du/ni har på den nya medarbetaren, krav som är relevanta och rimliga. Ibland blir det lätt att man listar många saker med risk för att den man söker är en ”supermänniska” som inte existerar i verkligheten. Har du inte en genomtänkt kravprofil är det lätt att välja den bäste av de sökande, men det är inte samma sak som att du hittar den person som ditt företag verkligen behöver.

Annonsering:

När du är klar med din kravprofil är det dags att gå ut och leta/söka efter den medarbetare du vill ha. Det finns idag många sätt att annonsera eller söka efter kandidater till ditt företag. Det finns olika söktjänster på nätet, sociala medier, i ditt nätverk och i andra sammanhang. En annons i tidningen kan kännas ”förlegat” och kostsamt, men det är bra att ha en formell annons (seriöst) att hänvisa till om du använder sociala medier, nätverk eller föreningar.

Urvalet:

Får du många svar ska du vara glad men det i sin tur kräver en större arbetsinsats från din sida, genom att läsa och sortera de svar du får in. Ett tips är att löpande rangordna dina ansökningar och lägga de som inte är aktuella åt sidan på en gång. Glöm inte att alla som söker kanske inte är proffs på ansökningar, men kan likväl vara det i arbetet. Använd din erfarenhet och magkänsla när du sorterar i dina ansökningar.

Intervjun:

När du till slut har bestämt dig för två till tre kandidater, bokar du ett personligt möte med en intervju. Syftet med intervjun är att samla kunskap om kandidaten så att du kan bedöma om han eller hon är lämplig för den aktuella tjänsten. Den perfekta urvalsmetoden existerar inte men en bra genomtänkt intervju ger ett bättre underlag till skillnad mot en ”ogenomtänkt” intervju. Risken finns att du då får chansa eller bara gå på känsla.

Under intervjun fördjupar du din förståelse och kunskap om kandidaten ytterligare och kan granska meriter och erfarenheter. Samtidigt får kandidaten ytterligare information om arbetet och företaget. Låt intervjun ta ca 1-1,5 timmar i anspråk.

Några tips och råd:

Förbered dig genom att läsa ansökningshandlingar samt anteckningar från eventuella tidigare telefonsamtal. Planera därefter vilka intervjufrågor du skall ha och planera för upplägget av intervjun.

Tänk på att lyssna aktivt. Lyssna efter vad som sägs egentligen och försök att inte sitta och tänka på nästa ”smarta” intervjufråga du skall ställa. En paus i samtalet under tiden du tänker efter, gör inget, det ger den du intervjuar en ”tankepaus” också. Tystnad behöver inte vara negativt. Genom att vänta på svaren riskerar du inte att lägga ord i munnen på den som skall svara. Du får de svar du får och kan värdera dem därefter.

Låt kandidaten prata. En bra utgångspunkt är en fördelning 80/20. Den sökande talar 80 % av tiden och du 20%. Tänk på att du i ett senare skede kan berätta både hela företagets och din historia, nu handlar det om att ta reda på om den sökande är en god kandidat till jobbet. Se till att det är du som styr samtalet. Se till att prata och fråga om sådant som du bestämt att du behöver få klarhet i. Är något oklart så kan du fråga igen. Glöm inte att ge tid till frågor i slutet av intervjun. Du behöver också hinna med att informera om nästa steg samt när du kommer att höra av dig igen.

Tänk på att föra anteckningar. Efter några dagar och ett par intervjuer senare, kan det vara svårt att komma ihåg vem som sade vad och vilken av kandidaterna du skulle vilja ställa nya eller kompletterande frågor till. Målet är att skapa ett intervjuklimat där personen svarar öppenhjärtigt och ärligt på dina frågor!

Några fallgropar:

Att jämföra med den som har slutat. Gör inte det, utan fokusera på om personen ifråga är rätt för arbetet eller inte. Att jämföra med den man intervjuat innan. Har man haft några kandidater som inte känts rätt kanske man blir glad om det dyker upp någon som känns bättre. Fortsätt att granska kritiskt, du vet ju vad du söker efter. Att basera bedömningen endast utifrån en egenskap/faktor, exempelvis ”driv”. Att ha förutfattade meningar om utseende, tatueringar eller vad det nu kan vara. Försök att se personen kopplat till arbetsuppgifterna. Att du ”klickar” med någon som är väldigt (för) lik dig själv i termer av beteende och sätt att se på saker. Söker du det så är det okej, men det kan vara bra att hitta någon som är olik och kan komplettera dig och oss andra.

Att tänka på när man frågar:

Variera mellan frågor som handlar om prestation (att göra) och person (att vara). Ställ öppna frågor av typen:

· Hur skulle du göra om… · Beskriv en situation när du… · Beskriv ett företag som du… · Beskriv dig själv med tre ord (självinsikt)

Använd indirekta frågor, tex hur skulle en kompis beskriva dig som person?

Att du har ett stort övertag som intervjuare. Mindre bra och osammanhängande svar kanske bara handlar om nervositet. Försök att avdramatisera och lugna ner. Ditt eget kroppsspråk och hur du själv sitter. Ser du lugn ut smittar det av sig. Fråga mer än du påstår Bjud lite på dig själv Tystnad är en intervjuteknik i sig… Samla inte bevis för att stödja ditt första intryck Se till att det blir en intervju, inte en diskussion, inte ett trevligt snack eller ett förhör!

Referenstagning:

Referenstagning kan vara svårt, men är ett mycket viktigt steg i rekryteringsprocessen. Be alltid de sökande som är på intervju om referenser. Vill de inte ge referenser är det en tydlig varningssignal. Kan de inte ge referenser kan det finnas goda skäl till det. Kanske är det här det första arbete de söker.

Referenser är färskvara, det är svårt att ge en bra bild av en person som arbetade på ett företag för 3-5 år sedan. Bilden bleknar med tiden. Många referenspersoner kan vara jäviga på olika sätt. De kanske gillar personen ifråga och glömmer bort avigsidorna. En del vill hjälpa till och förskönar sanningen en aning. Ställ skarpa och konkreta frågor, av typen; skulle du anställa x igen? Lyssna noga på svaret, finns en tvekan eller blir det ett negativt svar, så ställ ytterligare följdfrågor.

En kort guide till referenstagning:

Inled samtalet med att förklara ditt ärende och att personen i fråga är en av flera personen som du kommer att prata med. Stäm av att personen har tid alternativt boka en tid som passar. För att hjälpa den som skall lämna referens, kan du kort beskriva vad tjänsten handlar om och hur du ser på kravbilden. På så sätt blir det lättare för referenslämnaren att ge lämplig feedback. Glöm inte att variera dina frågor så att du får en bild hur den andre ser på kandidatens kunskap, förmåga och hur den är som person. Be gärna om exempel på hur kandidaten agerat i olika situationer.

Områden att fråga referenslämnaren om:

● På vilket sätt har de jobbat tillsammans eller haft kontakt? ●

Vilka arbetsuppgifter hade kandidaten under den aktuella tiden?

Var är personens intryck av den aktuella kandidaten?

Vilka styrkor är särskilt utmärkande?

Vilka svaga sidor finns, vad behöver vi som företag tänka på?

Hur uppfattade kollegor eller kunder den aktuella kandidaten?

Beskriv det aktuella jobbet, vad är personens spontana kommentarer. Passar jobbet kandidaten?

Har det funnits några problem kring kandidaten? Avseende närvaro, sjukdom, ekonomi eller alkohol/narkotika. Här förklarar man att det är standardfrågor, vi har ingen anledning att misstänka något.

Varför slutade den aktuella kandidaten hos er?

Skulle ni återanställa kandidaten igen? Varför?

Är det något ytterligare som vi bör känna till?

Runda av samtalet med att tacka för hjälpen.

Anställa och tacka nej:

Som intervjuare är du företagets representant och ansikte utåt. Även om en kandidat inte får jobbet är det viktigt att de fortfarande har ett gott intryck av företaget, så att kandidaterna fortsätter att prata väl om dig och er. Var därför noga med att alla får ett besked om hur det gått med deras ansökan. De kandidater som varit på intervju bör få ett personligt meddelande av dig, till övriga kan du skicka ett trevligt ”tack, men nej tack-mail”.

När du anställt din kandidat och kommit överens om villkor och ramar så kommer ett av de viktigaste stegen i hela rekryterings-processen. Det är den nye medarbetarens första tid på nya arbetet och själva introduktionen i företaget och till arbetsuppgifterna. Hur den första tiden blir avgör i många fall hur det sedan kommer att bli längre fram. Det krävs att du avsätter tid och gör dig tillräckligt fri från dina vanliga

uppgifter så att du kan lägga din energi på att ge den nye medarbetaren en riktigt bra start. Vi har genom åren hört allt för många exempel på hur ”slarvigt” det kan gå till. Gör inte det misstaget.

Några saker att tänka på:

Se till att det finns exempelvis verktyg, dator, telefon eller andra arbetsredskap på plats i förväg. Att vänta på de nödvändigaste arbetsredskapen ger ofta känslan av att inte känna sig riktigt välkommen. Ordna med behörigheter, mailadresser och tillgång till andra system ni använder, exempelvis passerkort och larmkoder. Informera alla i företaget om att en ny kollega kommer att börja hos oss samt vilken dag det sker. På så sätt vet alla och kan ta sitt ansvar för att välkomna personen. Utse en fadder/mentor i företaget, en person som känner till och kan helheten, men som även kan introducera den nya kollegan socialt i gänget. Be faddern/mentorn se till att den nya kollegan kommer med på lunch, fika och liknande samlingar.

Exempel på intervjufrågor

● Berätta lite om dig själv! - Om jag skulle be din bästa kompis beskriva vad som är

bra med dig, vad skulle jag få höra då?

- Om du skulle vara ett djur, vilket skulle det vara? Vad är

det djuret bra respektive mindre bra på?

Varför har du sökt den här tjänsten?

- Vad driver dig att söka nya jobb, förutom att ha en in-

komst?

- När du tänker på vårt företag som bolag och arbetsplats –

vad tänker du på då?

Varför vill du arbeta med det vi gör?

- Finns det någon tjusning i att arbeta med det vi gör och i

så fall vilken?

- Om jag skulle möta dig i trafiken när du kör bil – vilken

sorts förare skulle jag möta?

Vad är en bra medarbetare?

- Nämn tre saker som utmärker en bra medarbetare? - Vad skiljer en bra från en mindre bra medarbetare?

Vad anser du gör dig till en bra medarbetare?

- Brukar andra vilja samarbeta med dig och varför är

det så? Berätta om en situation när du blev stressad – hur hanterade du det?

- Vad på jobbet kan stressa dig? - Om du blir stressad – hur hanterar du det? - Hur märker du själv att du är stressad? Tror du andra,

exempelvis dina jobbarkompisar eller kunder, märker det? på vilket sätt? Vad driver dig?

- Vad vill du få ut av jobbet? - Vad är viktigt för att du skall tycka att ditt jobb har en

mening?

- Vad skulle du jobba med om du fick välja helt fritt?

Varför? Vad gör dig omotiverad?

- Vad vill du inte vara med om på jobbet? - Hur tänker du kring ”tråkiga” arbetsuppgifter?

Vad är du mest stolt över att uppnått?

- Vad är det bästa du gjort eller varit med om? Varför var

det så?

- Är det ok att känna sig stolt? När var du stolt över något

eller någon senast? Berätta! Vilka är dina mest positiva egenskaper?

- Beskriv dig själv med tre ord! - Vad skulle du kunna bidra med som person i vårt företag? - Har du fått positiv kritik någon gång? Vad handlade den

om? Vilka egenskaper skulle du vilja utveckla?

- Vad vill du lära dig mer om? - Vad tror du att det här jobbet skulle kunna innebära för

din egen personliga utveckling?

Berätta om någon situation där samarbetet fungerat bra – hur bidrag du till det goda samarbetet?

- Har du jobbat i en riktigt bra grupp någon gång? Varför

var den bra? Vad irriterar du dig på hos andra?

- Finns det något du ogillar hos andra – exempelvis saker

de gör eller säger?

- Hur är man mot varandra i en arbetsgrupp när det är inte

är så bra?

- Brukar du ge negativ kritik till andra?

Vad irriterar sig andra på hos dig?

- Finns det något hos dig som du tror kan irritera andra? - Har du fått negativ kritik någon gång? Vad handlade den

om? Vad är din inställning till regler och rutiner?

- Om jag säger regler och rutiner – vad säger du då? - Varför tror du att vi har regler?

Berätta om någon gång du har brutit mot en regel – varför gjorde du det och hur kändes det?

- Om jag säger att regler är till för att brytas – vad säger du

då?

- Tycker du att det kan bli för mycket regler ibland? Har du

något exempel? Brukar andra anförtro sig till dig? Varför och kan du ge några exempel?

- Brukar andra prata med dig om personliga saker eller be

dig om råd? Varför tror du att det är så? 18. Vad tror du att vi får om vi väljer att anställa dig?

- Vad anser du att du kan tillföra vår grupp och vårt företag,

förutom att vi blir en person till?

- Hur känns det nu?

Rekrytering är en av de absolut viktigaste arbetsuppgifterna. Det är även ett av ledarskapets bästa verktyg!