Verktyg 5 – Personalmöten

Verktyg 5 Personalmöten

Vi människor både gillar och behöver mötas, vi är ett socialt flockdjur i grunden. Personalmöten är ett underskattat verktyg för alla företagare. I en del mindre företag vi möter kan vi se att personalmöten bara förekommer i ringa grad, eller inte alls. Ett vanligt argument är att tiden inte räcker till. Det kostar för mycket i lönekostnader, att bara sitta och prata. Vi menar tvärtom att det är mycket väl investerad tid i engagemang för verksamhetens bästa. Vi möter även de chefer som har ”individuella” personalmöten, vilket i sig kostar ännu mer tid, förutom att alla inte hör samma information på samma gång och kan föra en dialog med varandra. Den tid du investerar i gemensamma personalmöten hjälper dig att planera för framtiden, mer än att konstatera hur det gick.

Om du är företagare behöver du kunna se det ur medarbetarens vinkel. Om ni aldrig ses tillsammans och diskuterar verksamheten, bidrar du till att starta upp rykten och spekulationer. På personalmötet kommer människor att uppfatta och tolka informationen olika, men i och med att ni är samlade så kan ni reda ut vad som menas. Det handlar ytterst om att skaffa sig samma bild av och mål med verksamheten. Förutom det ges en chans att bygga gemenskap med varandra och för den verksamhet man är en del av. Många medarbetare upplever en positiv känsla när de träffar andra i ”firman”. De får också en känsla av att tillhöra en arbetsgrupp, känna ansvar för varandra samt att kunna ställa upp på och se helheten. På ett personalmöte kan man diskutera allt möjligt som har med företaget, medarbetarna, verksamheten och kunderna att göra, men även frågor som rör oss som grupp och vårt samarbete.

I ett mindre företag pågår personalmötena i princip hela tiden och där man är. När ditt företag växer och ni blir fler är det dags att börja med mer formella personalmöten.

Du behöver inte ha prestationsångest för att få till det perfekta mötet, det viktigaste är att ni får träffas och prata igenom viktiga frågor för butiken i stort och smått. Det är dock viktigt att ha en struktur, den hjälper dig och de andra att veta vad som skall behandlas på mötet men även vilka förberedelser som krävs av var och en. Vart efter ni tränar på själva mötestekniken, blir ni allt bättre med tiden. Som en hjälp på vägen vill vi förmedla lite enkla med strukturerade tips på vägen.

Tips för bra personalmöten

Att planera och förbereda sig är det bästa sättet att skapa förutsättningar för ett bra personalmöte. Över femtio procent av det som påverkar om det blir ett lyckat möte ligger i förberedelserna. Börja tänka och planera i god tid, gärna någon vecka innan. Då hinner du tänka efter, sova på saken och be om hjälp från andra utan att hamna i tidsnöd.

Hur ofta skall man ha personalmöte? Det är olika från företag till företag och beroende på situationen, men en bra tumregel är fyra till åtta möten per år. Det är behoven som styr men regelbundenhet är nödvändig och signalerar till dina anställda att det finns inplanerade möten där man kan ta upp saker som är viktiga för verksamheten eller för mig som anställd.

Ett vanligt misstag man kan göra kring möten generellt är att man bokar en tid och så hoppas man att det blir bra, att vi får ut något vettigt av mötet. Vi tror mer på att strukturera upp mötena så att du säkerställer att du får ut det du vill få ut. Det finns inga garantier att det blir så, men är du praktiskt och mentalt förberedd ökar dina chanser till lyckade möten.

Före mötet

Tänk igenom vilket syfte du har och vad du vill få ut av ditt personalmöte. Ett möte kan ha flera syften och det är bra om den informationen delas ut till de som skall delta innan så att även de kan förbereda sig.

Exempel på syften eller frågor:

Att ge information om tex löner, semesterplanering och andra viktiga frågor.

Att planera inför en kampanj eller ett nytt märke.

Att följa upp och utvärdera butikens mål.

Att fatta beslut i frågor som rör alla.

Att diskutera problem eller ta fram och bolla nya idéer.

Att utveckla gemenskapen och känslan av samarbete.

Att utbyta erfarenheter och lära av varandra.

Att fika och socialisera med varandra (man skall inte underskatta småpratets betydelse för effektiviteten).

Skicka ut en dagordning/agenda en vecka innan mötet, då hinner alla tänka till och förbereda sig. Ha med en ”övrig punkt” på agendan där du kan hantera korta och snabba inspel eller om du vill lägga till något i sista stund. Här kan även medarbetare ta upp för dem viktiga frågor. Tänk på att du använder ett upplägg för mötet som är anpassad efter mötets syfte. Är det en allvarlig situation eller läge för företaget, var mer formell och håll mötet på företaget. Vill du boosta och skapa ny energi, så välj att vara mer fri och ledig i din hållning. Du kan exempelvis byta miljö till en annan trevlig plats utanför företaget.

Tänk igenom det praktiska i förväg så kan du vara mer avslappnad och fokuserad i samband med mötet, så att du exempelvis inte behöver springa omkring och leta efter en skarvsladd eller vänta på att kaffet skall bli klart. Det kan också handla om lokal och plats, om du behöver en projektor och filmduk för att visa bilder. Bestäm hur ni gör med fika/mat eller liknande, om något skall kopieras upp eller om papper och penna skall läggas ut på borden.

Under mötet

Om ni är 10-14 medarbetare är det svårt att få fullt engagemang och delaktighet från alla direkt i mötet, för många människor gör att vi får svårt att fokusera på allt som sägs men även att kunna bidra och komma in i samtalet på ett naturligt sätt. Det finns alltid de människor som tar sig in i alla samtal, men även de som inte gör det. En del människor behöver tänka igenom noga innan de säger något, ibland extra länge. Är ni en större grupp, kan ni dela upp er i mindre grupper eller göra bikupor (två och två). På så sätt kan alla få en chans att komma till tals. Du kan sedan med fördel gå laget runt mellan smågrupperna och be dem redovisa vad de har pratat om eller kommit fram till.

Det är lätt att sätta upp för många punkter eller ärenden på agendan i iver att hinna med så mycket som möjligt. Om du vill få till diskussion och delaktighet så måste du skapa tid för det. Annars hamnar du lätt i att du ”sänder” information och alla andra lyssnar, det skapar inte särskilt mycket engagemang. Inte heller kan du dra nytta av vad andra tänker och kan bidra med.

Fikapaus och annat praktiskt tar oftast mer tid än man tror. Det är bättre att ha färre punkter på agendan och göra dem bra än många punkter som bockas av i ett högt tempo. Risken finns att medarbetaren inte hänger med eller riktigt förstod vad som menades.

Ett bra sätt att skapa ordning är att ha gemensamma spelregler för mötet. Det är ett effektivt sätt att skapa delaktighet, engagemang och medansvar (Se verktyg nr 3 Spelregler, s 43). Ett annat bra sätt är att börja mötet med att gå igenom protokoll eller anteckningar från förra mötet för att visa vad som är genomfört och vad som är kvar. Det ger en känsla av hur saker och ting hänger ihop i verksamheten.

Efter mötet

Upptäcker du att det som behandlats på mötet fortsätter att diskuteras utanför, kan det finnas oklarheter. Ta i det direkt! Det kan handla om saker som berör alla men som nu diskuteras av några få. Kanske är det så att frågan bara berör ett fåtal, då är det okej. Det gäller som chef att vara lite uppmärksam på ”pratet” efter mötet och tiden mellan dem.

För protokoll eller mötesanteckningar som du kan skicka/dela ut efter mötet. Förutom att det är seriöst och proffsigt, så råder det ingen tvekan om vad ni pratade och beslutade. När det är ett beslut som påverkar många och som är kan vara ofördelaktigt för någon, kan det uppstå protester eller motstånd. Uttryck som att ”bestämde vi verkligen det, för min bild är att vi bara pratade om det?”, lyfts då fram. I efterhand blir det då svårt som chef att argumentera på ett konstruktivt sätt. När ett beslut är taget kan det vara bra att låta någon gå igen vad som beslutats på mötet. Övriga ges då en chans att förstå vad som beslutats. Det är bra om någon annan än chefen ger den bilden, ett bra sätt att säkra att beslutet är allas och inte bara chefens.

Till slut

Alla möten kräver en investering i tid, engagemang och informationsspridning. Det gäller att använda tid och resurser väl och inte slösa med dem. Med lite tanke och strukturella förberedelser kan man med enkla medel förbättra de flesta möten. Förhoppningsvis upplever då också dina medarbetare att det ger så mycket mer, att engagemanget ökar. Då blir det effektivt!