Verktyg 2 – Förväntningar

Verktyg 2 Förväntningar

Missa inte kraften i förväntningar! Alla människor har förväntningar, tänk bara på hur du själv någon gång recenserat en film eller en middag hos några vänner. Var det bra, toppen, trevligt osv, så har det överträffat dina förväntningar. Låter det på ett annat sätt så är förväntningarna inte uppfyllda. Våra förväntningar påverkar alltid resultatet. Tydliga förväntningar skapar aktivitet, otydliga förväntningar skapar passivitet. Förväntningar eller ”förväntan” är en slags beräkning av vilka händelser eller beteenden vi vill ska inträffa i framtiden. Idrottsmän ”målbildstränar” genom att visualisera för sig själva det perfekta loppet eller Våra förväntningar påverkar alltid känslan av att stå överst på palresultatet. Tydliga förväntningar skapar len. Det kan handla om något aktivitet, otydliga förväntningar skapar som vi vill ska ske eller att nåpassivitet. gon person (eller jag själv) ska göra något.

Förväntningar är något vi vill uppnå. Man blir bra på det man tränar har någon sagt, och många av oss är otränade i att sätta ord på förväntningar, vi är mycket bättre på att recensera i efterhand. Om förväntningarna inte diskuteras öppet så finns det en stor risk att vi inte lever upp till varandras förväntningar och därmed blir besvikna. Det uppstår en svår situation om dina kollegor förväntar sig att du skall vara ett föredöme och du tror att du lever upp till den förväntan till ett hundra procent, samtidigt som dina medarbetare inte tycker att du gör det. Många chefer vi mött genom åren har varit nervösa

eller spända inför att öppet diskutera förväntningarna på varandra i en grupp. När det genomförts så blir reaktionen ofta – var det inte mer, vad bra och då vet jag.

Farhågor är ”den andra sidan av myntet”, något vi vill undvika. Vi vill inte att vissa saker skall hända eller slippa vara med om något. Även här kan farhågorna delas upp i hårda (konkreta/ strukturella) och mjuka (personliga/kulturella) farhågor.

Ur ett ledarskapsperspektiv är det mycket kraftfullt att kunna prata om förväntningar och farhågor för de kan till stor del styra hur det sedan blir. Som chef är det en inventering av hur din grupp ser på saker, vad de vill uppnå och undvika. Det ger dig möjlighet att få grepp om hur energin är och hur förståelsen ser ut i just din grupp. Därmed får du också värdefull information om hur du ska bedriva ditt ledarskap i stunden och för framtiden.

Det handlar om att du som chef och ledare vet hur det är och inte spekulerar. Det här kan tyckas självklart, men det är faktiskt många chefer som helt förbiser det här i sitt företag och i det aktiva ledarskapet, att man blir rent förvånad. Prata med varandra om hur ni vill ha det och hur det ska gå till! Hur svårt kan det vara?

För många år sedan arbetade vi med en chef och hennes medarbetare. Alla inblandade var missnöjda över den situation de var i och de visste inte hur de skulle komma vidare. Medarbetarna var missnöjda med (som dom upplevde) ”sin dåliga chef”, att det var dålig trivsel, mycket skitsnack om varandra och att det var bättre förr. Chefen var missnöjd med det ekonomiska resultatet, dålig trivsel, mycket skitsnack men framför allt att många medarbetare kändes omotiverade. De var ganska överens i sak men inte vems fel det var. Vi hjälpte till så de kunde ha ett personalmöte och diskutera förväntningar på varandra, alla inblandade var väldigt nervösa innan men mycket nöjda efter mötet. Den här arbetsplatsen hade under de senaste åren genomgått stora förändringar, de jobbar i en bransch där mycket har ändrats i kombination med att företaget genomfört många förändringar samtidigt. Inget var sig riktigt likt. Medarbetarna kunde nu tydliggöra sina förväntningar på chefen som nu kunde förklara och säga vad av medarbetarnas

förväntningar (delvis önskningar) som chefen kunde ställa upp på och inte med tillhörande motiveringar. Hon kunde också på samma möte uttrycka sina förväntningar på sina medarbetare, det visade sig att alla inblandade ville samma sak, att ha en bra arbetsplats. De kunde i samband med det prata igenom hur det var förr och att den tiden inte kommer tillbaka. Det fanns således ingen idé att förvänta sig det för det kommer inte att hända. Vi besökte vår chef några månader senare och möttes av en annan arbetsplats, några hade slutat då de insåg att ”det nya” skulle vara kvar. En del andra hade kommit in i stället, men alla var glada och tyckte att de nu hade en bra arbetsplats. Vår chef var också glad och konstaterade att de numera tjänade pengar.

Vad kan man ha förväntningar till?

Ett syfte är att göra allas förväntningar publika så att vi kan ta i dem. Det är alltid en bra start i alla grupper och för alla uppgifter. Att göra det kan av många upplevas svårt. En del kan känna obehag över att önska sig saker av sin chef, för tänk om det finns en ”svart bok” där mina åsikter noteras. Många gånger är förväntningarna outtalade och lätt orealistiska, men de finns alltid där och påverkar arbetsprestationen. Många är de chefer som har orealistiska förväntningar på sig själva utan att ens vara medvetna om det. Ett stort problem med förväntningar som är ”dolda”, är att de ligger till grund för bedömningen av ditt ledarskap och i förlängningen din prestation. Du kanske har en för dig okänd förväntan på dig, som dessutom inte går att uppfylla. Som en effekt av det får du ett lågt betyg i ledarskap, då du inte gör det du ska i medarbetarnas ögon.

I många grupper där ledarskapet inte anses fungera beror det inte på att chefen är en dålig ledare, det kan snarare handla om förväntningar som inte är tydliga. När man praktiskt arbetar med förväntningar på varandra i en grupp så uppstår ett visst och sunt mått av självcensur. Det är inte ovanligt att medarbetarna under arbetets gång med att diskutera och lista förväntningar på sin chef ställer sig frågor som: Kan vi verkligen förvänta oss det där? Finns det någon chef och människa som kan leva upp till allt vi förväntar oss? Här sitter vi och önskar och vad hjälper vi till med?

Diskussionen är i sig mer värdefull än det som till slut hamnar i ett dokument. Om du arbetar med förväntningar i din grupp, behöver du inte bli förvånad om det visar sig att det är mindre att leva upp till än du tror! Du får mer tid över till annat och kanske rent av kan gå hem för dagen och känna dig nöjd.

Förväntningar i praktiken

Att inventera förväntningar och farhågor är en relativt enkel aktivitet till sin struktur. Kalla till ett möte och förklara vad ni ska göra och varför, det brukar ta ca 2 – 4 timmar i anspråk. Hur lång tid det tar är beroende på hur mycket deltagarna vågar uttrycka, hur vana man är att prata med varandra om ämnet, hur mycket som behöver sägas och vad som ännu ingen vågat ge uttryck för. Att inte kontinuerligt säkra och synkronisera medarbetarnas förväntningar påverkar både effektiviteten i arbetet och välbefinnandet i företaget.

Om jag som medarbetare har en förväntan, ligger det också ansvar på mig att bidra i handling för att det ska bli så som jag önskar.

När du ska genomföra den här aktiviteten finns det en struktur att hålla sig till och ett antal saker att tänka på:

Lista frågor på ett blädderblock eller dela ut ett arbetspapper, frågorna är:

- Vilka förväntningar har vi på XY som chef och person?

Vilka förväntningar har vi på varandra som gruppmedlemmar och kolleger?

- Vilka förväntningar har chefen på oss som gruppmedlem-

mar och medarbetare? Arbeta i grupper om 3 - 4 personer och redovisa på blädderblock eller i PowerPoint direkt i datorn. Låt medarbetarna redovisa sina förväntningar på chefen först och sedan på varandra som gruppmedlemmar eller arbetskollegor. Chefen redovisar sina förväntningar på medarbetarna sist.

När medarbetarna redovisar sina förväntningar på (dig) chefen så kan chefen respondera på fyra sätt och i den här ordningen:

- Jag har några frågor och jag skulle vilja be er utveckla.

Vad ni menar med …

- Det där ställer jag upp på och ska försöka leva upp till

eller göra!

- Det där kan jag inte ställa upp på… för att… - Det där är jag osäker på och måste fundera på. Jag åter-

kommer med svar senast… Ha en ”open end”, d v s att ni inte har något annat inplanerat efter. Det kan dra ut på tiden och det blir fel om ni bryter en bra diskussion som kommit igång. Det kan vara svårt att ta upp tråden igen och framför allt få tillbaka känslan alla hade med sig in i aktiviteten. Låt någon annan än chefen leda aktiviteten och vara moderator. Då kan du som chef ingå som gruppmedlem som alla andra, med dina egna förväntningar. Den som håller i aktiviteten (moderatorn) har till uppgift att leda övningen genom att hålla i strukturen, hålla i tiden, ställa utvecklande frågor och vid behov fördela ordet. Censurera inte i förväntningar. Man behöver inte vara överens, för de förväntningar som finns, de finns. Dokumentera och se till att alla får en kopia. Vänta tre till fyra veckor och följ upp. Fråga varandra på enklaste sätt – hur går det för oss med våra förväntningar och farhågor? Vad har vi gjort bra, vad har vi kvar att göra och vad har vi inte hunnit med eller klarat av?